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Diagnostico LogísticoReactivo

Informacion General

¿La empresa, en relación con las fuentes de abastecimiento, está geográficamente alejada?¿Afecta o dificulta el abastecimiento esta lejanía?

¿Los precios de adquisición son estables?¿Cuál es la potencialidad de la empresa en relación a la de los proveedores que la abastecen?En el caso de la Distribución Física, como parte del área logística, indicar:

¿Se establecen metas y objetivos para el área logística, a largo y mediano plazo?Indicar cuáles sonExiste un plan de ventas

ORGANIZACIÓN¿Existe un organigrama de la empresa?¿Existe un manual que indique de forma general las funciones de cada departamento?Organigrama de la Dependencia Logística y de sus elementos hasta nivel de Sección

COMPRAS¿Qué sistema de pedir se ha utilizado?

¿Qué procedimiento se emplea para emitir una Orden de Compra?Solicitud de Cotizaciones

¿El abastecimiento de esas materias primas y los otros materiales significa un riesgo capaz de interrumpir la continuidad de la operación?

El suministro o abastecimiento de los materiales que necesita la empresa es razonablemente estable. ¿Hay competencia en su adquisición, tanto entre los proveedores que pueden abastecer, como en los competidores que adquieren el mismo material?

·         Número de clientes,

·         Distancias de la empresa a ellos,·         Frecuencia de pedidos,

¿En la empresa se tienen bien definidos los objetivos y las metas por alcanzar, tanto a corto, como a mediano y largo plazo?

¿En estos objetivos y metas se consideran aspectos relacionados con las actividades logísticas en todas sus funciones o solamente en algunas?, ¿en cuáles?

¿Las metas y objetivos, tanto a nivel empresa como del área logística, son del conocimiento de todo el personal de la empresa?

Existe comunicación y coordinación para establecer objetivos, metas, planes, procedimientos y programas, entre el área logística y la Gerencia General, así como con las dependencias de Finanzas, Comercialización, Producción, Administración, Control de Calidad, Mantenimiento, etc.

¿El costo del personal para desempeñar las funciones logísticas es razonable con los resultados que se obtienen en eficiencia y control?

·         Orden de Compra cerrada ·         Orden de Compra abierta·         Programa de Entregas ·         Contrato·         Otro

·         Cuadro Comparativo de las cotizaciones presentadas·         Concurso de Precios

Existe política de utilizar dos o más proveedores para cada tipo de material.Explique las normas que tiene la empresa sobre este aspecto y si se cumplen o no

¿Incluye a las fuentes de abastecimiento posible?¿Se investiga el mercado con esta finalidad?Se realiza una tabla comparativa para jerarquizar las mejores opciones? ¿Qué aspectos consideran para seleccionar y calificar a los proveedores?

¿Utilizan algún procedimiento para calcular la cantidad a pedir?

Cómo se calcula la cantidad a pedir en los casos de:Materia PrimaSuministrosRepuestos Productos terminados

Qué porcentaje de las adquisiciones se realizan en condiciones extremas, tales como:

Si no es así indicar qué clasificación emplean para definir la importancia y necesidad del material

·         Licitaciones Públicas·         Negociaciones·         Otros 

¿Cuál es el procedimiento para solicitar cotizaciones? Indicar si es igual para todos los materiales que se adquieren, si hay excepciones y cuáles son y por qué razón

·         Calidad ·         Antigüedad en el mercado y/o con la empresa Confiabilidad·         Servicio para entregar a tiempo,·         Servicio post-venta ·         Precio ·         Forma de Pago ·         Descuentos que otorga y por qué ·         Cuenta con servicio de repuestos para atender a la empresa·         Otros aspectos

Si la hay, ¿quién es el responsable de determinar qué cantidad debe adquirirse y qué posibilidades tiene Compras para variar dicha cantidad y en qué casos? 

Otros 

¿Qué porcentaje de las adquisiciones sé realizan sin la previa preparación de la Orden de Compra y por qué razones?

·         Roturas de Stock·         Pedidos de último minuto (muy urgentes)·         Caprichos de los usuarios·         Órdenes superiores·         Otros

La requisición o solicitud a compras, indica la fecha en que se necesita el material y permite medir la disponibilidad de tiempo con que cuenta compras para actuar

Los usuarios conocen el tiempo que dura el procedimiento de compras para que la dependencia efectúe las adquisiciones nacionales y/o extranjeras y lo respetan

¿Cuál es el tiempo promedio que se emplea para procesar una adquisición desde la definición de la necesidad hasta que el material esté disponible en los almacenes de la empresa?

Indicar este tiempo para las adquisiciones nacionales y las importadas, estableciendo el tiempo de demora para cada una de las zonas de las cuales importan

Cuáles son las causas más frecuentes de demora:

Indicar cómo y quién hace el seguimiento

¿Los compradores tienen acceso a las computadoras, las usan o no tienen confianza en ellas?¿Emiten informes la dependencia de Compras?Conclusiones y observaciones sobre la actividad de compras

ANÁLISIS DE LOS INVENTARIOSControl Manual:

¿La información de los registros es confiable?¿Se encuentra al día? Si está atrasada indicar cuánto tiempo¿Existe Catálogo de Materiales?¿Existe procedimiento establecido para la Toma de Inventarios?¿Existen diferencias entre el control físico y el control contable?

·         Tipo de Material·         Tipo de Proveedor·         Lejanía del proveedor·         Trámite o Procedimiento Interno·         Nivel de la Decisión de comprar·         Falta de Planeamiento·         Otros ¿Se realiza seguimiento a la orden de compra una vez emitida y hasta cuándo?. 

¿Con qué frecuencia se controla una orden de compra para conocer si llegará a tiempo o no? 

¿Cuántas adquisiciones han llegado tarde por falta de seguimiento y cuál es el porcentaje en relación a las Órdenes de compra emitidas?

¿Quiénes están autorizados a comprar y por qué montos? Indicar los nombres y puestos de las personas que tienen autorización para comprar

Cuando las Órdenes de compra no son atendidas a tiempo por el proveedor, ¿qué actitud se toma en la empresa y quién es el responsable de actuar en estos casos?

·         Tarjetas de control visible·         Procesamiento Electrónico de Datos·         Listados semanales o mensuales·         Descripción del Artículo, completa o abreviada·         Código del material·         Ubicación del material·         Fecha del ingreso o de la salida·         Documento que originó el ingreso o la salida·         Saldos·         Inventario máximo·         Inventario mínimo·         Punto de pedido

Existen artículos con sobre stock (niveles superiores a las necesidades) por fines especulativos, demanda fuera de lo normal o por alguna otra razón que afecte la inversión en inventarios.

Se preparan y emiten informes estadísticos sobre los inventarios y sus niveles; indicar a quiénes se les envía y qué uso hacen de ellos

En la planeación, control y administración de los inventarios, se efectúan coordinaciones con el área financiera o ésta interviene con mayor poder y autoridad que el área logística, ordenando y disponiendo y ésta acata dichas disposiciones.

Se efectúan clasificaciones de los inventarios por:

¿Se cuenta con determinados para los inventarios?

Quién es el responsable de la determinación y renovación de los inventarios y de sus niveles para:

Materias PrimasRepuestosSuministrosArtículos para mantenimientoProductos en procesoProductos Terminados¿Cuál es el tratamiento de los materiales críticos o de protección?

¿Qué sistema de toma de inventarios se utiliza y cada cuánto tiempo se realiza ésta?¿Cómo se emplean los resultados que se obtienen?¿Se paralizan trabajos por falta de materiales?¿Cuántas veces al año y cuáles han sido sus consecuencias?

Almacenes¿Existen las siguientes áreas?Recepción, con espacio para:

Se cuenta con un espacio especial para materiales deteriorados y/u obsoletos, fuera del almacén general

·         Movimiento y Valor·         Stock y Valor·         Cantidad comprada y valor·         Características de los materiales·         Riesgo y dificultad de abastecimiento·         Incidencia sobre los beneficios 

¿Se efectúan otras clasificaciones, a fin de lograr una mejor forma de abastecimiento y obtener productividad en el área?

Teniendo en cuenta los niveles máximo y mínimo fijados para cada artículo, cuántos de los existentes en el almacén están en situación de:

·         Exceso de stock·         En cero·         En riesgo de romper el stock

¿Se preparan planes o presupuestos de Compras, teniendo en cuenta la necesidad de renovar las existencias en forma adecuada y económica? Indicar cómo se realiza esta labor

¿Se tiene desarrollado un plan de toma de inventarios que permita constatar el movimiento, detención, estado y cantidades en existencia?

¿Se originan compras apresuradas a mayor precio por falta de materiales? Indicar con qué frecuencia y en que artículos

·         Descarga·         Desembalaje Verificación y Control Calidad·         Área de resguardo para materiales hasta que pasen el control de calidad·         Área para material rechazado o de devolución·         Área para material peligroso.

Almacenamiento indicando forma de ordenar los materiales dentro de las bodegas y estableciendo número de estanterías y espacios libres para apilar materiales en cajas o bolsas

¿Existen las siguientes áreas?Despacho, con espacio para Verificación y control de los materiales por entregarEmbalaje Cargar los vehículos o entregar los materiales ¿Se registra alguna de las sigueintes situaciones?Cantidad recibida diferente a la solicitada por la Orden de Compra

Material diferente al solicitado en la orden de compra

Devolución de mercadería por el usuarioRechazo por control de calidadAtraso en la entrega por el proveedor, sobrepasando los márgenes de tolerancia

Encontrarse en un contenedor especial o con alguna marca que indique su condición

Colocar en áreas especiales de materiales rechazados o deteriorados para ser devueltos al proveedor

Cuenta con el siguiente equipo de manejo:CarretillasBandas o rodillos transportadores, tarimas, contenedores, GrúasMontacargas eléctricos

¿El personal que opera este equipo de manejo de materiales está capacitado y certificado?El personal utiliza:Fajas, Zapatos de seguridad, Cascos,Lentes de seguridad,Equipo térmicoArneses,

La disposición interna de los almacenes o bodegas permite:

Se cuenta con un plano de la disposición y ubicación de los materiales dentro del almacén.El material almacenado puede ser identificado en relación a:Clase o tipo de materialCódigo de la empresaNúmero de parte del fabricanteSe conocen las condiciones generales del o los almacenes, indicando:Área utilizada para almacenar materiales

Cantidad recibida diferente a la especificada en la guía de remisión del proveedor 

Daños en los materiales atribuibles al proveedor o al transporte 

Disponer de una tarjeta de identificación 

Montacargas a motores de explosión: Diésel o Gasolina 

¿Existe un código de Ubicación en uso para cada material que permita encontrar con facilidad cualquier material sin recurrir a la memoria (sistema de Ubicación). Explique cómo es el sistema de ubicación en uso y si no produce confusiones?

·         El máximo aprovechamiento de su capacidad. La mínima manipulación y transporte.·         Almacenar los materiales de acuerdo con sus características físicas·         Realizar ampliaciones en el futuro.

Área desperdiciadaLimpiezaMateriales amontonadosMateriales deteriorados por descuidoMateriales no identificadosMateriales almacenados provisionalmente y el tiempo que permanecen en éste estadoMateriales apilados, indicando su tipo Altura máximaEstabilidad, separación, facilidad de control,

Condiciones especiales de almacenamiento como temperatura, humedad exposición a la luz, etc.

El tipo de material causa problemas en y manipulaciónSe requiere manejo mecánico o manualLos materiales deteriorados u obsoletos están mezclados con los buenos

Se cambia la unidad del material recibido, para despacharlo, transferirlo o trasladado (Picking)Se cuenta con un procedimiento de Cros docking

La unidad de recepción dificulta la manipulación, es ineficiente o no corresponde a la unidad de uso

El manejo, manual o mecanizado, se emplea en exceso. ¿Cuál de ellos?Los desechos o desperdicios se manipulan adecuadamenteEl material apilado o estibado en las bodegas dificulta el manejoExisten áreas de acceso restringid o controlado para materiales valiosos

Transportes

Existe un plan de mantenimiento para el equipo de transporteSe lleva un bitácora de mantenimiento para el equipo de transporteEl equipo de transportes de la misma marca y tipo o existe más de una marca

Se tiene un plan para evitar retrasos por averías del equipo de transporteSe cuenta con rutas establecidas para la recolección de materialesSe cuenta con rutas establecidas para la entrega de mercancíasSe cuenta con una bitácora para los vehículosSe lleva un control de kilometrajeSe lleva un control de gastos por vehículoSe da seguimiento en ruta pare el equipo de transporte

Volumen de almacenaje no utilizado 

Tipo de estanterías que utiliza, indicando si están armadas de acuerdo al material que se guarda en ellas o son estándar

Saber la influencia de las características del material en el manejo por unidades, en aspectos tales como los siguientes

Se reciben los materiales en cargas unitarias 

¿Los materiales son transportados con medios propios o contratados cuando se despachan hacia los clientes?

Se cuenta con un área dentro de la empresa para el mantenimiento del equipo, o esta labor se realiza con un tercero.

NIVEL DE MADURACION

Siempre/SI Poco Nunca/NO GuíaAlgunas Veces