diagnóstico administrativo, definición

DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO Y FORMULACIN DE INDICADORES DE

LA UNIDAD DE ATENCIN Y ORIENTACIN A LA POBLACIN

DESPLAZADA DE FLORENCIA-CAQUET-UAO.

DALIA MARGARITA SEVILLANO JARAMILLO.

INFORME FINAL

ASESOR ESAP: JAIRO RINCN PACHN.

ASESOR UNIDAD DE ATENCIN Y ORIENTACIN A LA POBLACIN DESPLAZADA DE FLORENCIA-CAQUET-UAO.

MAURICIO CLEVES GERENTE GENERAL

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOT, D.C.

2008

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NDICE INTRODUCCIN. I PARTE DEL TRABAJO

1. IDENTIFICACIN DEL TIPO DE PRCTICA ADMINISTRATIVA Y SU RELACIN CON EL TEMA A DESARROLLAR.

2. OBJETIVOS 12.1. Generales 12.2. Especficos 2.3. Resultados Esperados. 23.2. MARCO CONCEPTUAL. 43.2.1. Diagnstico Administrativo. 44.1. Fase de recoleccin de informacin 54.2. Fase de Anlisis de la Informacin. 64.3. Fase de Diseo del Documento. 6II SEGUNDA PARTE RESULTADO DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA 75. ANLISIS DE LA INFORMACIN PARA LE DIAGNOSTICO. 85.1. INSTITUCIONAL. 85.1.1. Misin. 85.1.2. Visin. 85.2. FUNCIONES. 95.3. PROYECTOS QUE MANEJA. 105.4. OBJETIVOS ESTRATGICOS. 105.5. METAS. 105.6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. 105.7. ANLISIS DE FUNCIONES. 115.8. PLANES Y PROGRAMAS ADMINISTRATIVOS. 135.9. ANLISIS DE PROCESOS. 135.10. SELECCIN DE PERSONAL, INDUCCIN Y CAPACITACIN. 145.11. INSTALACIONES Y EQUIPOS DE DOTACIN. 145.12. RECURSOS. 146. CONCEPTUALIZACIN DE INDICADORES PARA LA UNIDAD DE ATENCIN Y POBLACIN DESPLAZADA DE FLORENCIA-CAQUET. 156.1. ESTABLECIMIENTO DE UN PROCESO DE MEDICIN. 156.2.1. Objetivos De Los Indicadores en la Unidad De Atencin Y Orientacin Para La Poblacin Desplazada-UAO De Florencia Caquet 156.2.2. Caractersticas Que Deben Tener Los Indicadores Formulados Para La UAO. 166.2.3. Que Van Medir Los Indicadores Formulados En La UAO. 6.2.4. TIPOS DE INDICADORES. 6.2.4.1. Indicadores De Eficacia. 17

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6.2.4.2. Indicadores De Eficiencia. 176.2.4.3. Indicadores De Efectividad. 176.4.4.4. Indicadores De Calidad. 177. CONSTRUCCIN DE MATRIZ DOFA. 187.1. FACTORES EXTERNOS. 187.1.1. Competencia. 187.1.2. Polticos. 187.1.3. Sociales. 187.1.4 Jurdico.19 7.1.5. Econmicos.19 7.2. FACTORES INTERNOS. 197.2.1. Capacidad Administrativa. 197.2.2. Capacidad Econmica. 197.2.3. Capacidad de personal. 209. DOFA. 2210. ESTRATEGIAS. 2311. RECOMENDACIONES. 2412. FORMULACIN DE INDICADORES EN LA UNIDAD DE ATENCIN Y ORIENTACIN PARA LA POBLACIN DESPLAZADA DE FLORENCIA CAQUET-UAO. 12.1. Perspectivas. 2812.1.2. Perspectiva del Cliente. 2812.1.3. Perspectiva Financiera. 2912.1.4. Perspectiva del conocimiento. 2912.2. Vectores. 2912.3. Objetivos Estratgicos. 3012.4. Estrategias. 3112.5 Conjunto de Estrategias. 3212.6 Definicin de Factores Crticos de xito. 3613. Formulacin de Indicadores. 3713.1. Identificacin de Variables. 3714.2. CONSTRUCCIN. 3714.2.1. Manual Indicador 1. 3714.2.2. Hoja de vida Indicador de Cobertura. 3814.2.3. Manual Indicador 2. 3914.2.4. Hoja De Vida Del Indicador. 4014.2.4. Manual del indicador 3. 4114.2.5. Hoja De Vida Del Indicador 3. 4214.2.6. Manual del Indicador 4. 4314.2.7. Hoja De Vida Del Indicador. 4414.2.8. Manual Indicador 5. 4514.2.9. Hoja De Vida Del Indicador. 4614.2.10. Manual Indicador 6. 4714.2.11. Hoja De vida Del Indicador 4813.2.12. Manual del Indicador 7. 4914.2.13. Hoja De Vida Del Indicador. 50

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14.2.14. Manual Indicador 8. 5014.2.15. Hoja De Vida Del Indicador. 5115. TABLERO DE CONTROL 55BIBLIOGRAFIA 62ndice de anexos A. ENCUESTA FORMULADA A LOS FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD PARA EL ANLISIS DEL DIAGNOSTICO.

55B. MATRIZ DE PONDERACIN DE DOFA. 60C. ENCUESTA PARA FORMULACIN DE INDICADORES. 61ndice de Cuadros. 1. Matriz DOFA. 212. Estrategias 233. Matriz De Identificacin De Objetivos Estratgicos 244. Matriz Identificacin De Estrategias 255. Matriz Conjunto De Estrategias 266,. Hoja De Vida Indicador 1 387. Hoja De Vida Indicador 2 408. Hoja De Vida Indicador 3 419. Hoja De Vida Indicador 4 4310. Hoja De Vida Indicador 5 4511. Hoja De Vida Indicador 6 4712. Hoja De Vida Indicador 7 4913. Hoja De Vida Indicador 8 5014. Tablero De Control 54

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I PARTE DEL TRABAJO

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INTRODUCCIN

La Unidad de Atencin y Orientacin a la poblacin desplazada UAO de

Florencia Caquet es una entidad descentralizada de la alcalda, esta, para

cumplir a cabalidad con los requerimientos de la poblacin necesita adecuar su

estructura interna y demostrar su creciente desempeo. Para poder cumplir con

tales cometidos es necesario que realice un diagnostico y que formule unos

indicadores de gestin y resultados, el primero consiste en: un estudio

sistemtico, integral y peridico que tiene como propsito fundamental conocer

la organizacin administrativa y el funcionamiento del rea objeto de estudio,

con la finalidad de detectar las causas y efectos de los problemas

administrativos de la empresa, para analizar y proponer alternativas viables de

solucin que ayuden a la erradicacin de los mismos.1 El segundo hace

referencia a la formulacin de una tcnica de medicin de la gestin de la

entidad por medio de indicadores.

La UAO debe involucrarse debe prepararse para la constante evolucin de los

mercados y para que tambin puedan competir con calidad dentro de estos.

Por esta razn resulta necesario realizar un diagnostico para evaluar las

condiciones actuales en que se encuentra la Unidad de Atencin y Orientacin

para la poblacin desplazada de Florencia-Caquet- UAO y formular unos

indicadores de gestin y resultados que conlleven a la cultura de la auto

evaluacin y de esta manera se refuerce su estructura y se pueda repensar

su desempeo de manera constante para que ofrezca un excelente servicio a

la comunidad.

El presente plan de trabajo contiene el diseo de la prctica administrativa que

se realizara en la Unidad de Atencin y orientacin para la poblacin

1Harold HerreraEl Diagnostico Administrativo Articulo encontrado en Internet www.gestiopolis.com

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desplazada de Florencia Caquet-UAO. La cual consistir en la realizacin de

un diagnostico administrativo y la formulacin de unos indicadores de gestin.

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1. IDENTIFICACIN DEL TIPO DE PRCTICA ADMINISTRATIVA Y SU RELACION CON EL TEMA A DESARROLLAR

La prctica administrativa se llevar a cabo en la Unidad de Atencin y

orientacin para la Poblacin Desplazada de Florencia-Caquet estar

relacionada con el conjunto de actividades desarrolladas en el marco de

procesos de asesora y/o consultora teniendo en cuenta los compromisos

adquiridos con la entidad y estn orientados realizacin de un diagnostico de

mejoramiento institucional y la formulacin de indicadores de gestin y

resultados para la misma

2. OBJETIVOS

2.1. Generales.

1. Realizar un diagnostico administrativo de la Unidad de Atencin y Orientacin Para la Poblacin Desplazada UAO de Florencia-Caquet y

Construir los indicadores de gestin para la Unidad de Atencin y

orientacin para la Poblacin Desplazada UAO de Florencia Caquet.

2.2. Especficos.

1. Evaluar la conformacin de la estructura de la Unidad de Atencin y Orientacin a la Poblacin desplazada de Florencia Caquet.

2. Analizar las funciones de de los rganos administrativos, su conjunto de actividades que se requieren para lograr los objetivos de la entidad.

3. Identificar los problemas que se estn presentando dentro de la unidad de Atencin y orientacin a la Poblacin desplazada.

4. Brindar unas recomendaciones para la entidad. 5. Realizar un manual de indicadores

2.3. RESULTADOS ESPERADOS.

Al final de la prctica se obtendr un documento aplicable con un diagnstico

de mejoramiento institucional y unos indicadores de gestin y resultados

formulados para la Unidad de Atencin y orientacin a desplazados de

Florencia-Caquet. UAO. Donde se especifiquen:

1. Naturaleza, conformacin y funciones de la UAO. 2. Identificacin de problemas actuales. 3. Matriz DOFA 4. Recomendaciones para la entidad 5. Manual de indicadores. 6. Indicadores de gestin y resultados debidamente formulados

3. MARCO DE REFERENCIA

3.1. Marco institucional.2

Segn el ttulo primero de la Ley 387 de 1997, en su artculo tercero es

responsabilidad del Estado colombiano formular las polticas y adoptar las

medidas para la prevencin del desplazamiento forzado; la atencin, proteccin

y consolidacin y estabilizacin socioeconmica de los desplazados internos

por la violencia. En el captulo II, artculo 19, convoca a las instituciones para

que se comprometan en la atencin integral a la poblacin desplazada, con su

planta de personal y estructura administrativa, y adopten a nivel interno las

directrices que les permitan prestar en forma eficaz y oportuna la atencin a

la poblacin desplazada, dentro del esquema de coordinacin del Sistema

Nacional de Atencin Integral a la poblacin desplazada, del cual hacen

parte el conjunto de entidades pblicas, privadas y comunitarias del Estado

Colombiano.

En el Decreto 2569 del 2000 se reglamenta parcialmente la Ley 387 de 1997 y

se dictan otras disposiciones, decreta en el literal j) del Ttulo I que la Red de 2 /www.accionsocial.gov.co/documentos/directorioUAO.pdf

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Solidaridad Social, ahora Agencia Presidencial para la Accin social y la

Cooperacin Internacional-ACCIN SOCIAL -, como entidad coordinadora del

Sistema Nacional de Atencin Integral a la Poblacin Desplazada, promover

con entidades pblicas y privadas el establecimiento de una red nacional para

la atencin humanitaria integral de emergencia conformada, entre otros, por

Unidades de Atencin y Orientacin en las ciudades medianas y grandes

receptoras de poblacin en situacin de desplazamiento.

El Decreto 250 de 2005 (Plan Nacional para la Atencin Integral a la Poblacin

Desplazada), incluye dentro de las lneas de accin para fortalecer la

capacidad territorial de respuesta, el montaje y fortalecimiento tcnico, humano

y logstico de las Unidades de Atencin y Orientacin, con el objetivo de brindar

orientacin, informacin y servicios a la poblacin en situacin de

desplazamiento por parte de las entidades que en el nivel territorial hacen parte

del SNAIPD, propendiendo por la integralidad, oportunidad de la atencin y

facilitando su acceso a los servicios institucionales.

3.1.1. Objetivo principal

El objetivo principal de la Unidad de Atencin y Orientacin es mejorar la

calidad de la atencin brindada a la poblacin que se encuentra en situacin de

desplazamiento, a travs de:

1. Facilitar el acceso de la poblacin a los servicios estatales locales, que

brinden atencin integral a sus diferentes requerimientos.

2. Facilitar el acceso a informacin integral, clara y oportuna.

3. Prestar atencin personalizada y humanizada.

4. Brindar mayor oportunidad y efectividad en la atencin, disminuyendo

trmites y optimizando el tiempo de los usuarios.

3.2. MARCO CONCEPTUAL.

3.2.1. Diagnstico Administrativo: es un estudio sistemtico, integral y peridico que tiene como propsito fundamental conocer la organizacin

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administrativa y el funcionamiento del rea objeto de estudio, con la finalidad

de detectar las causas y efectos de los problemas administrativos de la

empresa, para analizar y proponer alternativas viables de solucin que ayuden

a la erradicacin de los mismos.

3.2.2. Conocimiento administrativo: pretender explicar y predecir la relacin entre los elementos de una situacin determinada de las organizaciones, se

ubica en el campo de las ciencias fcticas y por consiguiente dentro de la

dimensin material o campo fctico de la teora de la ciencia. El conocimiento

administrativo al buscar la explicacin y prediccin de todo fenmeno

organizacional,

3.2.3. Indicador: se define como la relacin entre las variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situacin y las tendencias de cambio

generadas en el objeto o fenmeno observado, respecto de objetivos y metas

previstos e influencias esperadas

3.2.4. Atributos de la medicin:

Pertinente: Las mediciones que se hagan deben ser tomadas en cuenta y tener importancia en las decisiones que se toman con base en las mismas.

Precisa: Se refiere al grado en que la medida obtenida refleja fielmente la magnitud del hecho que se quiere analizar o corroborar.

Oportuna: Se refiere al logro de medicin que permita tomar las decisiones ms adecuadas de correccin, restableciendo as la estabilidad deseada del

proceso.

Confiable: Se refiere al hecho de que la medicin no es un acto que se haga una sola vez, por el contrario es un acto repetitivo y de naturaleza

generalmente peridica.

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3.2.5. Que permite ver los indicadores:

Gracias a ellos podemos ver el impacto progresivo en el desarrollo de los

procesos de la empresa, tambin nos muestra el grado de aceptacin los

diferentes programas de la entidad.

4. METODOLOGA

La Practica Administrativa que consiste en la realizacin de un diagnostico de

mejoramiento institucional y la formulacin de indicadores de gestin de la

unidad de Atencin y Orientacin a Desplazados- UAO., se realizara en tres

fases que son:

4.1. Fase de recoleccin de informacin: la informacin recolectada ser de tipo Administrativo y Legal con el fin de determinar la situacin actual de la

entidad con respecto al cumplimiento de las labores, los documentos que se

requieren para esto sern generados por la misma entidad y las normas

regulatorias existentes, tambin tipo de informacin nos debe arrojar

4.2. Fase de Anlisis de la Informacin:, Despus de realizada la recoleccin de informacin, se permitir comparar la informacin recolectada y

los aspectos tcnicos establecidos para determinar las debilidades, fortalezas,

amenazas y oportunidades de la entidad para la realizacin de la matriz DOFA

y se determinaran los puntos crticos que afecten el buen desempeo de la

entidad , a su vez se comenzara a relacionar lo conceptualizado de los

indicadores de gestin con la formulacin de los indicadores de gestin de la

UAO

4.3. Fase de Diseo del Documento: con la informacin tabulada, organizada y validada se proceder a disear y elaborar el documento final objeto de la

prctica, este documento se ajustara a las necesidades de la entidad, a la

normatividad vigente y ser aplicable para vigencias futuras.

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II PARTE DEL TRABAJO RESULTADOS DE LA PRACTICA

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5. PRIMERA PARTE DEL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO

5.1. INSTITUCIONAL.

La Unidad de Atencin y orientacin para la Poblacin Desplazada de Florencia Caquet UAO es una entidad descentralizada de la Alcalda municipal de Florencia Caquet, lleva 5 aos de funcionamiento en el departamento; Esta se cre con el fin de mejorar la calidad de la atencin brindada a la poblacin que se encuentra en situacin de desplazamiento, Tiene como objetivo general: Establecer y consolidar un programa de atencin y orientacin integral para la poblacin para las familias desplazadas por la violencia que llegan a Florencia, coordinadamente con las instituciones Nacionales, Departamentales, Municipales, ONGS, iglesias, Empresas Privadas y sociedad civil para restablecer las condiciones de vida digan de las familias. Sus objetivos especficos son:

1. Brindar un espacio fsico nico a laso servicios de informacin, toma de declaracin, registro y remisin de las personas para su atencin a las instituciones competentes.

2. Definir y coordinar la oferta institucional del orden nacional, departamental y municipal, relacionada con la ejecucin de estrategias de ayuda inmediata, atencin humanitaria de emergencia y restablecimiento.

3. Orientar a la poblacin desplazada acerca de los procedimientos para acceder a los beneficios.

5.1.1. Misin

Somos un espacio interinstitucional para la atencin y orientacin de las familias desplazadas, donde convergen programas, acciones y recursos del gobierno del orden nacional, departamental y municipal, para ofrecer una atencin coordinada, eficiente y eficaz a la poblacin

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5.1.2. Visin:

Ser en el 2010 un institucin modelo en la prestacin de los servicios y liderar procesos integrales de atencin, orientacin, capacitacin y prevencin, para mejorar la calidad de vida l de la poblacin desplazada; reconocida y querida a nivel Municipal y Departamental por sus excelente niveles de efectividad, equipo humano que presta sus servicios con: Solidaridad, calidez, respeto y transparencia

La misin y visin como se vio anteriormente estn claramente definidas y estn acordes a la funciones de la entidad que son:

5.2. FUNCIONES.

1. Orientar a la poblacin en situacin de desplazamiento sobre sus derechos como sujeto de especial proteccin por parte del Estado, una vez sea incluido en el Registro nico de Poblacin Desplazada - RUPD -, y acerca de la responsabilidad que ste adquiere frente a la construccin de iniciativas y propuestas que le permitan retomar su proyecto de vida.

2. Informar a la Poblacin Desplazada sobre el procedimiento para vincular a los nios menores de 7 aos, mujeres embarazadas y lactantes a los programas del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (I.C.B.F).

3. Comunicar a la persona sobre las alternativas existentes para que pueda volver a su lugar de origen (Retorno), pueda establecer su lugar de residencia en otro lugar (Reubicacin) o permanecer donde se encuentra (Reasentamiento).

4. Informacin sobre su estado de inclusin si fue incluido en el Registro nico de la Poblacin Desplazada o notificar la no inclusin por no cumplir los requisitos establecidos por la ley.

5. Orientacin a la Poblacin Desplazada sobre los procedimientos para que acceda a los servicios de salud.

6. Informacin a la persona sobre los programas de vivienda rural y urbana, y los procedimientos para acceder a ella.

7. Orientacin a la poblacin desplazada sobre los programas que ofrece Accin Social, relacionados con la seguridad alimentaria, Familias en Accin, generacin de ingresos, entre otros.

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8. Orientacin a la poblacin desplazada sobre programas de generacin de ingresos a travs de actividades productivas o vinculacin laboral, por parte de otras entidades.

9. Asesora jurdica frente a las diversas situaciones de carcter legal en la que requieran orientacin.

10. Remitir a las personas a la registradura para que realice los trmites necesarios que le permitan la obtencin de su documento de identidad si lo requiere.

11. Orientacin sobre los cursos de capacitacin que brinda el SENA y otras entidades que desarrollan este tipo de acciones.

12. Orientacin sobre el procedimiento para proteger la tierra que tuvo que abandonar.

5.3. Proyectos que maneja.

Actualmente maneja dos proyectos productivos para las distintas familias que pertenecen a la poblacin desplazada. Trabaja en coordinacin con la Alcalda Municipal de Florencia, la Gobernacin del departamento de Caquet, Accin Social, el Ministerio Pblico, (Defensora del pueblo, o personera), Secretaria de salud, Instituto Colombiano de Bienestar familiar, Las organizaciones no gubernamentales operadoras de Atencin Humanitaria de Emergencia, entre otras.

5.4. Objetivos Estratgicos

La entidad no cuenta con objetivos estratgicos, para la consecucin de sus fines, tampoco cuenta con estrategias, metas o polticas que orienten al alcance satisfactorio de sus objetivos y a la autonoma de la entidad.

5.5. Metas.

Se suma a lo anterior la falta de metas definidas para la entidad, por esta razn el personal no cuenta una motivacin para realizar sus labores de manera eficiente.

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5.6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

La entidad no cuenta con un organigrama estructural, no existe una lnea jerrquica y no estn definidas lneas ni tipos de autoridad, no hay un tramo de control regular, el control lo ejerce el gerente directamente sobre todos los cargos, cuenta con cinco reas las cuales no son las ms adecuadas para la entidad.

La entidad no tiene un planta definida y hay carencia de mandos medios, no existe la figura de delegacin de funciones, generalmente la mayora de funciones recaen sobre el gerente.

5.7. ANLISIS DE FUNCIONES:

Como se dijo anteriormente la planta de personal est compuesta por tres cargos: uno de Nivel Directivo (gerente), uno de apoyo (asistente) y uno asistencial (servicios generales).

El gerente cumple con funciones de coordinacin entre las diferentes instituciones que aportan recursos a la entidad tambin cumple las siguientes funciones:

1. Proponer y generar diferentes tipos de alternativas para la poblacin desplazada.

2. Coordinar con diferentes instituciones los diferentes proyectos productivos que se genere a la poblacin desplazada.

3. Crear estrategias oportunas de ayuda inmediata y atencin humanitaria en coordinacin con otras entidades para la poblacin desplazada.

4. Idear estrategias para la obtencin de recursos por parte de diferentes entidades y organismos para la financiacin de los proyectos productivos de la UAO.

5. Realizar seguimiento y control a los diferentes proyectos de la entidad

6. Supervisar la debida ejecucin presupuestal de la entidad.

7. Reportar a travs de informes la evolucin de la entidad, tanto a la alcalda con las dems entidades instituciones involucradas.

8. Asesorar en aspectos tcnicos y productivos los diferentes proyectos que maneje la entidad

9. Atender a las distintas personas pertenecientes a la poblacin desplazada.

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10. Repartir insumos alimenticios a las distintas familias que pertenezcan a este tipo de poblacin.

11. Recolectar informacin de la poblacin desplazada existente en la ciudad de Florencia para poder formular proyectos para esta poblacin.

12. Asistir a los diferentes eventos y reuniones que se realicen en el departamento y dar a conocer los proyectos que maneja la UAO.

13. Creara bases de datos para la debida organizacin de la informacin de la poblacin desplazada.

La asistente cumple con funciones de apoyo:

1. Llevar la agenda, organizar y coordinar las reuniones de carcter oficial en las que deba participar el jefe inmediato y dems funcionarios de la dependencia.

2. Controlar y tramitar la correspondencia, proveniente de otras dependencias y entidades externas a la Contralora y la originada en la dependencia.

3. Responder por el manejo y buen uso de la informacin documental y personal de la dependencia.

4. Divulgar la informacin institucional al interior de la dependencia.

5. Tomar y transcribir dictados de cartas, notas, memorandos, oficios, informes y dems documentos que deba producir la dependencia.

6. Coordinar y controlar el trmite de la correspondencia recibida o remitida por la dependencia.

7. Coordinar y controlar la actualizacin y buen estado de conservacin de los documentos que conforman el archivo de la dependencia

8. Atender cordialmente, dar informacin y debida orientacin a las personas que lo soliciten.

9. Efectuar, contestar y dar trmite a las llamadas telefnicas.

10. clasificar y tabular la informacin de la poblacin desplazada.

11. actualizar la base de datos constantemente.

La persona de servicios generales se encarga de realizar el aseo en las instalaciones y ofrecer caf, aromtica y agua al personal.

La entidad no cuenta con un manual de funciones los diferentes cargos deben asumir cualquier tipo de funcin, esto se denota sobretodo en las funciones del Gerente. Tampoco est definido el grado de especializacin que se requiere para realizar las diferentes funciones y no hay perfiles definidos.

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En cuanto a la calidad profesional y tcnica de los diferentes puestos de trabajo se cuenta con lo siguiente:

1. Dos profesionales nicamente con pregrado: funcionaria de accin social (psicloga) y gerente (Contador).

2. Un bachiller cursando algn tipo de estudio tipo de estudio de nivel tcnico (asistente).

3. Un bachiller (servicios generales).

No se cuenta con los siguientes perfiles: Tecnlogos, tcnicos, profesionales con especializacin, posgrado o maestra. Teniendo en cuenta que son de suma importancia los perfiles tcnicos y tecnlogos para asesorar los diferentes proyectos productivos.

5.8. PLANES Y PROGRAMAS ADMINISTRATIVOS.

No cuenta con planes y programas administrativos que facilite el trabajo para los diferentes cargos, esto es debido a que no se ha realizado ningn tipo de estudio de necesidades que seale la importancia de la existencia de estos en la entidad.

5.9. ANLISIS DE PROCESOS.

La entidad no cuenta con un manual de procesos y procedimientos, hasta el momento no se ha realizado el debido estudio para su diseo e implementacin en la entidad.

El personal tiene conocimiento acerca del MEC pero no es suficiente, solo cuenta con ocho horas de capacitacin por medio de la Alcalda Municipal y no cuenta con un equipo especializado para implementarlo.

Actualmente no se est llevando cabo ningn tipo de estudio para la construccin de un manual de procesos y procedimientos, tan solo se cuenta con una propuesta que est desarrollando un pasante.

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5.10. SELECCIN DE PERSONAL, INDUCCIN Y CAPACITACIN.

La entidad no realiza una adecuada seleccin de personal, no se realizan pruebas de ingreso, ni entrevistas, la seleccin no se encuentra debidamente regulada.

Tampoco se realizan programas de induccin al personal, llegan directamente de trabajo y realizan su labor. No existe un equipo de capacitacin dentro de la entidad, por esta razn no tiene formulado un plan de capacitacin, no se renuevan los conocimientos y la entidad no se encuentra preparada para un proceso de renovacin de la administracin pblica: implementacin de MEC, Implementacin de sistemas de calidad etc.

5.11. INSTALACIONES Y EQUIPOS DE DOTACIN.

Las instalaciones fsicas de la entidad nos son las ms adecuadas para el desarrollo de la gestin, son muy pequeas y resulta difcil atender a la poblacin, el desarrollo de reuniones con esta poblacin suele tener problemas por las dimensiones del recinto. A estos problemas se suma la ubicacin de la planta fsica, esta se encuentra al lado del serpentario de la universidad de la Amazona y tal situacin afecta constantemente la salud de los empleados y los visitantes ya que estn en riesgo de ser vctimas de las mordeduras de las serpientes porque constantemente se pasan al sitio donde est ubicada la entidad.

La entidad cuenta con cuatro computadores, pero no cuenta con Internet. La dotacin para realizar las distintas labores no es suficiente, no cuentan con suficiente papelera, no hay scanner, faxes ni impresoras, no hay suficientes elemento para ayudar a realizar su labor, y cuentan con una sola lnea telefnica.

5.12. RECURSOS.

La entidad mantiene sus gastos de funcionamiento con recursos de la alcalda, la gobernacin y la universidad de la Amazona el resto se obtiene por gestiona ante organismos, instituciones ONGS y entidades de carcter territorial.

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6. CONCEPTUALIZACIN DE INDICADORES PARA LA UNIDAD DE ATENCIN Y POBLACIN DESPLAZADA DE FLORENCIA-CAQUET

6.1. ESTABLECIMIENTO DE UN PROCESO DE MEDICIN

Es importante establecer un proceso de medicin en la Unidad de Atencin y orientacin para la poblacin desplazada para brindar una oportunidad de mejorar los procesos de la entidad y as poder corregir las falencias que se estn presentando a tiempo en esta.

Un proceso de medicin por medio de la formulacin de indicadores en la UAO ayudara a las personas competentes en la entidad para tomar a las decisiones acertadas en el momento oportuno.

6.2. INDICADORES PARA LA UAO

Los indicadores para la UAO se consideraran como elementos que permitan establecer el grado de cumplimiento de la misin, visin y los objetivos de la entidad, para as determinar sobre qu temas se debe prestar especial atencin, corregir los problemas que se detecten a tiempo y prevenir situaciones que afecten en un futuro la gestin de la entidad.

6.2.1. Objetivos De Los Indicadores En La Unidad De Atencin Y Orientacin Para La Poblacin Desplazada UAO De Florencia Caquet.

1. Establecer las prioridades de la entidad.

2. Contar con una herramienta de control sobre la gestin de la entidad.

3. Disear estrategias de mejoramiento para la entidad.

4. Corregir oportunamente las falencias que se estn presentando.

5. Evaluar los procesos de la entidad.

6. Impulsar a la eficiencia y eficacia y productividad de las actividades de la entidad.

7. Generar procesos de innovacin y enriquecimiento del trabajo diario.

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8. Motivar al personal para alcanzar metas retadoras y generar un proceso de mantenimiento continuo.

9. Establecer una gerencia basada en datos y hechos.

6.2.2. Caractersticas Que Deben Tener Los Indicadores Formulados Para La UAO.

Los indicadores que se formulen para unidad de atencin y orientacin para la unidad de atencin y orientacin para la poblacin desplazada deben cumplir con los siguientes requisitos:

1. Deben ser cuantificables: deben sealarse unidades de medidas para los indicadores: # de horas, # de personas atendidas etc.

2. Deben ser tiles. Deben orientarse hacia la toma de decisiones para la UAO

3. Pertinentes: que se asocien a la misin y la visin de la entidad.

4. Consistentes: Despus de determinar unos factores claves de xito lo indicadores deben relacionarse con estos.

6.2.3. Que Van Medir Los Indicadores Formulados En La UAO.

1. Nivel de alcance de los objetivos.

2. Capacidad de respuesta de la entidad ante las necesidades de la poblacin.

3. satisfaccin de la poblacin ante la gestin de la gestin de la entidad.

6.2.4. TIPOS DE INDICADORES.

Los indicadores diseados para la Unidad de Atencin y Orientacin sern de tres tipos:

6.2.4.1. Indicadores De Eficacia.

1. Capacidad de gestin de la UAO ante las necesidades de la poblacin segn el numero proyectos ejecutados en su totalidad

2. Nivel Respuesta de la entidad segn el tiempo de ejecucin de proyectos.

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3. Nivel de atencin a la poblacin.

4. Capacidad estratgica de la UAO segn el nmero de proyectos formulados versus el nmero de proyectos aprobados

6.2.4.2. Indicadores De Eficiencia.

1. Uso de capacidad instalada.

2. Ejecucin presupuestal

3. Cumplimiento.

6.2.4.3. Indicadores De Efectividad.

Nivel de satisfaccin de la poblacin ante la gestin de la entidad

6.2.4.4. Indicadores de Calidad.

Los que miden la calidad del producto entregado

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24

7. CONSTRUCCIN DE MATRIZ DOFA

Para la realizacin del DOFA se realizo una encuesta, que ayudo a extraer unos factores que sirvieron de apoyo para construir para construir una matriz de ponderacin, de la encuesta levantada se identificaron los siguientes factores que se desagregaron de la siguiente manera:

7.1. FACTORES EXTERNOS

7.1.1. Competencia

Caquet es un Departamento afligido por el conflicto armado, por esta razn existen varios organismos y entidades que cumplen con el mismo objetivo de la U.A.O como:

1. OIM: organizacin internacional para las migraciones. 2. Accin Social: 3. Mdicos sin fronteras 4. Cruz roja internacional

7.1.2. Polticos

El actuar poltico influye en gran medida en la gestin de la U.A.O, aqu se identificaron los siguientes elementos:

Alcalda: destina recursos para gastos de funcionamiento de la U.A.O. y el funcionamiento de esta entidad depende en gran medida del gobierno local de turno.

Concejo: puede presentar y aprobar proyectos para aumentar recursos.

Presidencia de la repblica: con el fin de dar disposicin a la ley 387 y el decreto 250 de 2005, creo y promovi las diferentes U.A.O en el pas, a su vez las puede suprimir segn las necesidades de la poblacin.

7.1.3. Sociales:

El conflicto armado, los altos niveles de pobreza, los bajos niveles de educacin que presenta son bajos, los niveles de educacin son elementos que determinan la pronta y eficaz gestin de la UAO.

25

25

Grupos armados: el departamento de Florencia Caquet tiene una alta presencia de grupos al margen de la ley, esto causa que el ndice de desplazamiento de municipios aledaos a la capital sea alto.

Pobreza: es uno de los elementos por los cuales muchas familias deciden migrar hacia la capital del departamento, en busca de nuevas oportunidades.

7.1.4. Jurdico

La creacin, fortalecimiento y supresin de la U.A.O. depende jurdicamente de las siguientes normas:

Ley 387

Decreto 250 de 2005.

7.1.5. Econmicos

Presupuesto: sus gastos de funcionamiento dependen directamente de la alcalda, la Gobernacin y la universidad de la Amazona.

Recursos propios: no cuenta con recursos propios.

7.2. Factores internos

7.2.1. Capacidad Administrativa

En el factor administrativo de la U.A.O. encontramos que:

1. Planeacin: no cuenta con planes, programas administrativos que conlleve al logro de los objetivos

2. Estructura organizacional: no se encuentra definida. 3. Control: existe un sistema de control como tal, pero no es el ms

conveniente para la entidad.

7.2.2. Capacidad Econmica:

1. Gastos de funcionamiento: no son altos debido a que cuenta con una planta de 8 personas estos mensualmente ascienden a 11 500.000. y son asumidos por la alcalda, la universidad de la Amazona y la Gobernacin de Cundinamarca a travs de IDESAP.

7.2.3. Capacidad de personal

1. Capacitacin: el personal no se encuentra capacitado, la entidad no cuenta con un plan de capacitacin; tampoco se realizan programas de induccin o re induccin.

2. Salarios: consideran que son buenos

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26

3. Capacidad gerencial es buena pero el gerente se ve muy limitado por que el presupuesto no es suficiente para adelantar la gestin de la mejor manera.

7.2.4. Instalaciones fsicas 1. Cuenta con un espacio fsico ubicado al lado del serpentario de la

universidad de la Amazona. 2. Solo cuenta con un punto de red de Internet. 3. No cuenta con la dotacin suficiente

8. CLASIFICACIN DE LOS DATOS

En base a los factores anteriormente definidos se construyo una matriz de ponderacin para que las personas que trabajan en la UAO den un valor a cada elemento y poder as sacar las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas DOFA. (Ver anexo 2)

La clasificacin que se le dio a la ponderacin es la siguiente:

Para los factores externos:

De 1 a 4 se considera una oportunidad

De 4 a 7 el elemento se considera neutral.

De 8 a 10 la entidad tiene muchas amenazas

Para los factores internos:

De 1 a 4 la entidad es dbil

De 4 a 7 neutral

De 8 a 10 la entidad tiene muchas fortalezas.

Tal matriz de ponderacin se realizo para los empleados de dicha entidad la cual arrojo los siguientes resultados.

Totales:

Factores externos: 5.9 la empresa tiene varias amenazas pero puede fcilmente contrarrestarlas

Factores internos: 4 la empresa es dbil.

Con estos totales proseguimos a clasificar las amenazas que tiene la entidad:

Amenazas:

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27

1. La alta competencia que se presenta en el departamento sin embargo esta competencia generalmente termina alindose con la entidad. Calificacin 8

2. El intenso conflicto armado que se presenta en el departamento y sus consecuencias, aun as no se puede olvidar que la existencia de la UAO se debe a la presencia de este conflicto Calificacin 9.3

3. Impacto en la legislacin 9

4. La entidad no tiene capacidad buena econmica el presupuesto es muy limitado.

Debilidades:

1. su sistema de planeacin presenta falencias y est en proceso de ajuste y no cuenta con: planes administrativos, estratgicos, de accin etc.

2. No tiene una estructura organizacional definida.

3. El sistema de control no es el adecuado para la entidad

5. El personal no cuenta con programas de capacitacin, y no cuenta con mtodos definidos de seleccin de personal.

6. L a entidad es una competidora dbil.

Oportunidades:

1. Es una entidad relativamente nueva en el municipio, por lo tanto no ser difcil que empiece a implementar planes de mejora para su gestin.

2. Cuenta con apoyo de distintas instituciones para llevar a cabo sus proyectos

3. Se pueden desarrollar nuevas ideas para aumentar sus recursos tales como: dictar conferencias, seminarios etc.

4. Se pueden lograr nuevos acuerdos con las diferentes instituciones que la apoyan.

3. Se puede mejorar el producto que se le entrega a la poblacin

Fortalezas.

1. La gerencia se encuentra comprometida con la gestin de la entidad.

2. La entidad se puede adaptar a los cambios internos y a la implementacin de manuales tales como: funciones, procesos y procedimientos, etc.

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28

3. los funcionarios trabajan constantemente con la mejora de la atencin a la poblacin.

9. DOFA

1. MATRIZ DOFA

AMENAZAS DEBILIDADES

La alta competencia que se presenta en el departamento

Tiene un sistema de planeacin pero este se encuentra en ajuste planeacin y no cuenta con: planes administrativos, estratgicos, de accin etc.

El intenso conflicto armado que se presenta en el departamento y sus consecuencias, aunque en este punto se debe resaltar que una de las razones por la cuales existe la UAO es por la presencia de este tipo de agentes

No tiene una estructura organizacional definida. Las instalaciones no son las ms adecuadas para la desarrolla la gestin de la entidad. El sistema de control que se utiliza en la entidad no es el ms adecuado Impacto en la legislacin

La entidad no tiene buena capacidad econmica su presupuesto es muy limitado

El personal no cuenta con programas de capacitacin, y no cuenta con mtodos definidos de seleccin de personal.

OPORTUNIDADES FORTALEZAS Es una entidad relativamente nueva en el municipio, por lo tanto no ser difcil que empiece a implementar planes de mejora para su gestin. La gerencia se encuentra comprometida con la gestin de la entidad. Cuenta con apoyo de distintas instituciones para llevar a cabo sus proyectos Se pueden desarrollar nuevas ideas para aumentar sus recursos tales como: dictar conferencias, seminarios etc.

La entidad se puede adaptar a los cambios internos y a la implementacin de manuales tales como: funciones, procesos y procedimientos, etc. Se pueden lograr nuevos acuerdos con

las diferentes instituciones que la apoyan Los funcionarios trabajan constantemente con la mejora de la atencin a la

poblacin. Se puede mejorar el producto que se le entrega a la poblacin

Fuente: Dalia Margarita Sevillano Jaramillo

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29

10. ESTRATEGIAS.

2. Matriz Estrategias

Estrategias para las oportunidades Estrategias para las fortalezas

Crear nuevos convenios con las instituciones que apoyan la entidad para formular y gestionar nuevos proyectos que estn enfocados en el mejoramiento de vida de la poblacin desplazada

Empezar por la formulacin e implementacin de los diferentes manuales para que se empiece a orientar de mejor manera la gestin de los funcionarios.

Crear un portafolio de servicios donde se empiecen a vender productos de la misma entidad(seminarios conferencias y dems que pueda ofrecer), ofrecerlo a distintas universidades y entidades para empezar a generar recursos Crear incentivos para que los

funcionarios se motiven a desarrollar mejor su gestin

para mejorar la calidad en la atencin empezar a crear acuerdos con universidades y utilizar la figura de pasantes que ayuden en la atencin de la poblacin desplazada

Estrategias para las amenazas Crear alianzas con las distintas entidades, organismos y dems instituciones que traten el problema del desplazamiento para generar y fortalecer los proyectos existentes en la UAO.

Estrategias para las debilidades

Solicitar recursos a la alcalda para contratar personal competente que empiece a disear un sistema integrado de planeacin en la entidad. Empezar a incursionar en el

mercado, ofertando los servicios que puede ofrecer como conferencias y dems para empezar a generar recursos de manera progresiva

Gestionar con las diferentes entidades un espacio ms adecuado para realizar la gestin de la entidad


11. RECOMENDACIONES.

Teniendo en cuenta los resultados obtenidos con la realizacin del DOFA, llegamos a la conclusin que la entidad se encuentra tiene muchas amenazas y es dbil, aun as tambin debemos tener en cuenta que es una entidad relativamente nueva en el municipio y que por lo tanto puede adaptarse a los cambios que sean necesario

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30

En general los problemas que se encontraron en la entidad fueron los siguientes:

1. Las falencias que se presentan en el sistema de planeacin.

2. Inexistencia de manuales de funciones.

3. No hay manual de procesos y procedimientos.

4. Hay muy poco personal en la entidad.

5. Debe ajustarse y redisearse el sistema de control

6. La estructura organizacional no se encuentra bien definida.

7. No hay delegacin de funciones.

8. las instalaciones son inadecuadas

9. No hay programas de capacitacin.

10. los recursos no son suficientes para adelantar una adecuada gestin

Por lo tanto la entidad debe entrar en un proceso de diseo y de implementacin de una serie de estrategias para mejorar su gestin, organizar su parte interna y ser competente.

Por eso es necesario que:

1. Debe revisar como se encuentra su estructura interna y como esta no est claramente definida entonces debe ajustarse y redisearse para poder comenzar a establecer jerarquas, canales de comunicacin y dems que sean necesarios para la implementacin de los diferentes manuales.

2. Una vez rediseada la estructura organizacional debe empezar a crearse un manual de funciones para la entidad, dentro de este manual de funciones deben definirse los perfiles necesarios para los cargos y establecerse una serie de parmetros que los caracteric ejemplo: profesin requerida, experiencia etc. esto con el fin de definir cules son las responsabilidades de cada cargo y as evitar los cuellos de botella que se presenta en la gerencia.

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31

2. Debe empezar a estudiarse la posibilidad de disear, formular e implementar el MEC en la entidad para empezar a adaptar a la entidad a la gestin por procesos.

3. Se debe solicitar a la alcalda o a la gobernacin ms recursos para la contratacin de por lo menos 5 personas ms 2 que sirvan de apoyo, 2 con perfil tcnico para asesorara en proyectos productivos y por lo menos una con perfil administrativo. En el caso de las personas de apoyo se puede realizar un convenio con la universidad de la Amazona para instaurar la figura de pasantes en la entidad para que no se genere un aumento muy grande en los gastos de funcionamiento.

4. Es necesario contratar una persona que ajuste el sistema de control de la entidad y que se empiece a difundir la cultura de la medicin a travs de los indicadores para generara el autocontrol en la entidad, los indicadores ya se encuentran diseados.

5. Cuando se haya realizado la contratacin de las 5 personas y est terminado el Manual de funciones se debe empezar a delegar funciones y responsabilidades en los mismos funcionarios para lograr ms efectividad en el logro de los objetivos.

6. Es necesario empezar a gestionarse con a las diferentes instituciones que apoyan a la UAO para que se le brinde un nuevo espacio ms grande y con menos riesgos en el desempeo de sus funciones.

7. Debe estudiarse la posibilidad de empezar al formular para el 2009 un programa de capacitacin par ala UAO. Si financieramente esto no es posible entonces lo ms recomendable es pasar una propuesta a la alcalda para que el personal de la UAO sea incluido en su programa de capacitacin.

8. Pasar una propuesta a la alcalda para que se aumente en un porcentaje el presupuesto, esto con el fin de dar solucin a los problemas existentes de la entidad.

Concluido este diagnostico es necesario que la entidad tenga muy en cuenta las propuestas establecidas anteriormente y empiece a estudiar una seria de estrategias para poder llevarlas a cabo.

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32

12. FORMULACIN DE INDICADORES EN LA UNIDAD DE ATENCIN Y ORIENTACIN PARA LA POBLACIN DESPLAZADA DE FLORENCIA

CAQUET-UAO.

Para poder formular los indicadores de la U.A.O. primero se verifico que tiene

la entidad para tener una base sobre que trabajar, para esto se recolecto la

informacin por medio de una encuesta. Ver anexo 3

De tal encuesta se concluye que no existe un plan estratgico, tablero de

control y que por ende nunca se ha realizado un monitores de la gestin, por lo

tanto debemos partir de cero, esto quiere decir que debemos empezar por

definir unos objetivos estratgicos, unas estrategias, metas y ahora si se

formularn los indicadores.

El primer paso ser la definicin de los objetivos estratgicos. El fin es guiar a

los funcionarios mediante un esquema organizado al xito de la gestin de la

entidad, para esto se delimitaran los siguientes elementos:

1. Perspectivas: Son dimensiones para describir el desempeo

estratgico de la entidad en la forma de construir la promesa de valor

hacia la comunidad y la ciudadana 3

2. Vectores: Describen las estrategias o programas para alcanzar la

promesa de valor 4

12.1 IDENTIFICACIN DE VARIABLES

12.1.1Perspectivas

Las perspectivas que se van a definir deben ser los puntos claves hacia los

cuales la U.A.O. debe trabajar y monitoreas su gestin, para la definicin de

estas se estudiaron las propuestas en la gua metodolgica de los andes:

3 Universidad de los Andes, Facultad de IngenieraDepartamento de Ingeniera Industrial, Gua para la construccin de indicadores de control de gestin para las entidades del Distrito. PG. 10

4 Ibd. PG. 11

33

33

1. Cliente

2. Ciudadano

3. Financiera

4. Procesos

5. Conocimiento y aprendizaje

Para definirlas se tuvo en cuenta que se est hablando de una entidad de

carcter social, que no cuenta con procesos y procedimientos, que es

relativamente nueva en el municipio y que es la primera vez que se desea

implantar un proceso de medicin, se va hacer referencia en: la poblacin, el

manejo de recursos y su capital humano por ende las perspectivas ms

adecuadas analizar son:

1. Cliente

2. Financiera

3. Conocimiento y aprendizaje

12.1.1.2. Perspectiva del cliente:

Para medir la expectativa de la poblacin acerca de la gestin de la entidad se

formulo una pregunta que logre desagregar una serie de factores:

Qu es lo primordial que se debe satisfacer en la poblacin? Ante esta

formulacin los funcionarios de la entidad contestaron:

1. Calidad en el servicio de informacin para la poblacin.

2. Cobertura.

3. Generacin de estrategias que mejoren la calidad de vida.

4. Asesora oportuna en los procedimientos de acceso de salud, jurdicos y

que competan que ayuden a subsanar su situacin

12.1.1.3 Perspectiva Financiera:

La pregunta correspondiente es:

Cmo podemos asegurar que nuestros recursos sean suficientes para

alcanzar los propsitos?

34

34

Los funcionarios de la entidad llegaron a un acuerdo y establecieron que la

mejor manera es mediante los siguientes factores:

1. Autonoma presupuestal.

2. Eficiencia en el manejo de la ejecucin presupuestal.

13.1.4 Perspectiva del conocimiento.

Qu se necesita para alcanzar nuestro ltimo fin? los funcionarios

propusieron 4 elementos que consideran esenciales para el mejoramiento de

su desempeo:

1. Conocimientos

2. Destrezas

3. Ser competentes

4. Ser hbiles para manejar cualquier situacin.

12.2. Vectores

Para definir los vectores se realizo una encuesta n la cual los mismo

funcionarios propusieron unas estrategias que ayuden al logro de los objetivos.

Cmo considera Ud. Que se pude conseguir el fin ltimo de la entidad?

1. Servicio de informacin efectivo y veraz

2. Generando mayor cantidad de proyectos para la poblacin.

3. Aumento de los recursos

4. Capacitando al personal.

12.3. Objetivos Estratgicos:

Para definir los objetivos de la entidad, es decir el estado final que desea llegar

la entidad se les propuso a los funcionarios que dieran sus propias ideas de los

cuales se obtuvieron los siguientes resultados:

1. Mejorar la capacidad de respuesta institucional, mediante la provisin de

informacin veraz, oportuna y pertinente para poblacin desplazada.

2. Disminuir la tramitologa, prestando atencin personalizada y diseando un

formato nico de informacin que permita recopilar los datos para la correcta

remisin de la poblacin a las entidades competentes.

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35

3. Aumentar la capacidad de respuesta integral no solo por medio de la

remisin sino tambin por medio de la formulacin de nuevos proyectos de

generacin de ingresos que beneficien a la poblacin desplazada.

4. mejorar el capital humano de la entidad De lo anterior se obtuvo la siguiente

matriz:

3. Matriz De Identificacin De Objetivos Estratgicos

1 2 3

Perspectiva Cliente financiera Conocimiento

Vectores Incremento de capacidad de

respuesta integral

Mejora en la

utilizacin de los

recursos

Mejorar el capital

humano de la entidad

Mejoramiento en el

servicio de

informacin.

Objetivos Mejorar la capacidad de respuesta

institucional en el

municipio en los

prximos 5 aos

Utilizar de la manera

ms eficiente los

recursos de la

entidad

Construir un capital

humano competente

para conseguir el

xito de la gestin de

la entidad


12.4. Definicin De Estrategias:

para definir las estrategias se relacionaron los objetivos de la entidad, con las

perspectivas, los vectores y los objetivos estratgicos, y en conjunto con los

funcionarios de la entidad se propusieron un conjunto de acciones que

conllevara la logro de los objetivos, esto con el fin de obtener una matriz que

nos arrojar un valor agregado que son las estrategias:

36

36

4. Matriz Definicin De Estrategias


12.5. CONJUNTO DE ESTRATEGIAS.

Despus de haber organizado la informacin en la matriz anterior, se prosigue

a definir el conjunto de acciones que ayudaran al logro de los objetivos.

Lo primero que se hizo fue preguntar los funcionarios como sera la mejor

forma de conseguir un mejoramiento en la capacidad de respuesta institucional,

ellos nombraron una serie de elementos que hacen la gestin sea algo lenta:

3. No existe un orden para la debida atencin personalizada.

4. El personal existente no es suficiente para atender a la poblacin.

5. El establecimiento no es el adecuado para a la atencin adecuada de las

personas.

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37

6. No existe un formato nico de toma de datos.

7. los medios de divulgacin de la entidad para la poblacin no son

suficientes.

8. No hay recursos suficientes para sostenibilidad de la entidad.

9. el personal no est lo suficientemente capacitado.

Teniendo como base principal esta serie de dificultades tambin se les propuso

que dieran un conjunto de soluciones las cuales sern nuestras estrategias.

Ellos propusieron las siguientes ideas:

1. Disear un formato nico que sea claro y preciso para la toma de datos. 2. Disear una base de datos que recoja toda la informacin de las personas

y actualizara semanalmente.

3. Establecer un sistema de turnos para dar ms orden al sistema de atencin.

4. Realizar semanalmente un evento donde se informe a las distintas personas pertenecientes a la poblacin desplazada.

5. Solicitar a la alcalda recursos para la contratacin de 4 personas ms, 2 que sirvan de apoyo para agilizar la atencin y otras dos con un perfil

tcnico y experiencia en proyectos productivos que ayuden a formular y

ejecutar proyectos productivos para ayudar a subsanar la situacin de la

poblacin desplazada de Florencia

6. Realizar un portafolio de productos donde se establezca que servicios puede vender la entidad a diversas universidades y entidades del

departamento estos servicios puede ser: conferencias, seminarios,

capacitaciones etc. Con el fin de empezar a generar recursos propios que

tenga como fin el fortalecimiento del capital humano.

7. Empezar el diseo de una de una revista en material reciclable en conjunto con la poblacin desplazada, que esta sea ofrecida en distintas

universidades, colegios y entidades para recoger fondos que ayuden al

sostenimiento de la revista y se convierta en un futuro en un proyecto

departamental que genere ingresos para la entidad y para poblacin.

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8. Empezar a formular proyectos artesanales y agrcolas y comercializarlos en los distintos espacios que generen: ONGS, Instituciones de carcter

regional, I.C.B.F, la alcalda y dems entidades del departamento.

9. Comenzar a gestionar un espacio en el canal regional para la difusin de la entidad y sus distintos eventos.

10. Solicitar a la alcalda capacitaciones para el personal de la U.A.O. a su vez que seamos insertados en el plan de capacitacin de la alcalda y si

esto es inviable entonces que se estudie la posibilidad de remitir personal

de la misma para formular un plan de capacitacin para la U.A.O.

El conjunto de soluciones anteriormente dado se resume en las siguientes

estrategias

1. Diseo de elementos adecuados que ayuden a la mejor prestacin del

servicio de informacin.

2. Aumento de recursos por solicitud a la alcalda que tengan como fin nico

ms contratacin de personal.

3. Generacin de alternativas propias para la entidad que ayuden a

aumentar los recursos para que en un futuro sea sostenible.

4. Generacin de proyectos por parte de la entidad que ayuden a la atencin

inmediata de la poblacin.

5. Mayor publicidad de la entidad por medio de distintos medios de difusin.

6. Ser lderes en estrategias de comunicacin para poblacin desplazada sin

necesidad de utilizar exceso de recursos

7. Aumento de la capacitacin de los funcionarios

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39

5. Matriz conjunto de estrategias


40

40

12.6. DEFINICIN DE FACTORES CRTICOS DE XITO. El paso a seguir es definir los factores crticos de xito, se entiende por factor

crtico de xito aquel aspecto que es necesario mantener bajo control para

lograr el xito de la gestin, el proceso o la labor que se pretende adelantar5

Para tener una idea ms clara se les formulo la siguiente pregunta a los

funcionarios:

De los siguientes factores de xito seale cuales consideran importantes para

su monitoreo:

1. Eficacia donde se el grado de cumplimiento de los objetivos.

2. Eficiencia donde se mide la utilizacin adecuada de los recursos.

3. Efectividad donde se mide el grado el grado eficiencia y eficacia.

4. Productividad donde se mide la capacidad transformadora de la gestin de

la entidad.

5. Calidad donde se mide los atributos del producto entregado a la poblacin

Los funcionarios de la entidad se inclinaron en los numerales uno, dos y cinco

de la lista anterior, consideraron estos pertinentes para el proceso de

monitoreo.

Por lo tanto los factores crticos de xito (FCE) definidos fueron:

1. Eficacia.

2. Eficiencia.

3. Calidad.

5 Beltrn Jaramillo Jess MauricioIndicadores de Gestin Herramienta Clave Para el Logro de la CompetitividadDocumento del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, PG. 16

41

41

13. FORMULACIN DE INDICADORES

13.1. IDENTIFICACIN DE VARIABLES

Para identificar las variables se realizo una encuesta la cual se relaciono con

cada objetivo estratgico planteado

1. Qu elementos cree que son pertinentes para la consecucin de este

objetivo?

Objetivo estratgico numero 1

Mejorar la capacidad de respuesta institucional en el municipio en los prximos

5 aos.

1. Atencin personalizada a la poblacin.

2. Formulacin y ejecucin de proyectos para el mejoramiento de la calidad de

vida de la poblacin.

3. Cobertura de los programas generados por los programas de la U.A.O.

Objetivo estratgico numero 2

Utilizar de la manera ms eficiente los recursos de la entidad

1. Ejecucin presupuestal.

2. Nivel de gastos que incurre la entidad.

Objetivo estratgico 3.

Construir un capital humano competente para conseguir el xito de la gestin

de la entidad

1. Personal competente.

2. Personal capacitado

3. Programas de capacitacin existentes.

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42

14.2. CONSTRUCCIN.

14.2.1. Manual Indicador 1

Objetivo:

Formular un indicador que establezca el grado de cobertura que tiene la UAO

en el municipio de Florencia a travs de sus Programas.

Nombre del indicador:

Cobertura

Variables:

1. Nmero de personas desplazadas beneficiadas por los programas de la

UAO.

2. Poblacin Total desplazada del municipio.

Periodicidad: Este indicador es pertinente medirlo anual para establecer un comparativo con respecto al ao anterior de la medicin.

Meta: Teniendo en cuenta que anteriormente no se haban formulado indicadores para esta entidad, la meta que se propone para establecer la

gestin de la entidad ser del 50% como mnimo, esta deber subir el ao

inmediato de la primera medicin realizada en un 10%

Responsable: Debido a que la entidad no tiene personal competente para realizar un monitoreo la responsabilidad de medicin deber recaer sobre el

gerente hasta que se realice una contratacin de una persona que lleve a cabo

esta tarea.

43

43

14.2.2. Hoja de vida Indicador de Cobertura

6. Hoja de Vida

HOJA DE VIDA DEL INDICADOR CDIGO 0 0 0 0 1

Fecha de Creacin del Indicador Da 1 0 mes 0 8 Ao 2 0 0 8

ENTIDAD Unidad de Atencin y orientacin Para laPoblacin Desplazada-UAO-de Florencia-Caquet.

NIT Objetivo Estratgico Mejorar la capacidad de respuesta

institucional en el municipio en los prximos 5 aos.

Nombre Del Indicador Cobertura de los programas de la UAO

Objetivo del Indicador

Establecer el nivel de cobertura de los programas de la UAO. En la poblacin desplazada de Florencia

Categorizacin del Indicador Eficacia. Meta >50%

Definicin Operacional

C= Xi/Yi*100 donde :Xi es el nmero de personas desplazadas beneficiadas con los programas de la UAO y Yi: es la poblacin total desplazada del departamento

Mecanismo de medicin

A partir de los datos recolectados y consignados en las base de datos de la entidad

DATOS DE LAS VARIABLES

Variable Fuente Frecuencia de medicin Unidad de

medida Responsable

Xi Bases de datos Anual % Gerente Yi Bases de datos Anual % Gerente

Interpretacin del Indicador

Se interpretara con el porcentaje de personas beneficiarias de la entidad con respecto a la poblacin desplazada del municipio: % de la poblacin desplazada de Florencia son beneficiarios de la entidad.

Observaciones: se debe tener una base actualizada de datos donde se recopile

44

44

la informacin de todas las personas que han accedido a beneficios de alimentacin, salud y educacin por medio de la UAO. Elaborado por Dalia Margarita Sevillano Jaramillo Aprobado por Mauricio Cleves Fecha de actualizacin



Objetivo

Disear un indicador que establezca un promedio de tiempo de atencin por persona en la U.A.O.


Tiempo de atencin

Variables:

1. Nmero de personas atendidas en dos horas.

2. Nmero de personas atendida en un da

Frmula Matemtica: (Nmero de personas atendidas en dos horas/Nmero de personas atendidas en un da)*100

Periodicidad: Este indicador es pertinente medirlo mensualmente, y establecer un comparativo con el mes anterior a la medicin y as definir si se est

cumpliendo o no con la meta

Meta: Se estableci una meta de 15 minutos por persona, esta no necesariamente tiene que subir con respecto al mes al ao anterior porque

ante todo se debe tener calidad en la atencin a la poblacin


45

45


esta tarea

14.2.4. Hoja De Vida Del Indicador

7. Hoja De Vida

CDIGO 0 0 0 0 2Fecha de Creacin del Indicador Da 1 0 mes 0 8 Ao 2 0 0 8

ENTIDAD Unidad de Atencin y orientacin Para la Poblacin Desplazada-UAO-de Florencia-Caquet.

NIT Objetivo Estratgico

Mejorar la capacidad de respuesta institucional en el municipio en los prximos 5 aos.

Nombre Del Indicador Tiempo de Atencin


Establecer cuanto es el nivel promedio de atencin de las personas en un mnimo de 2 horas

Categorizacin del Indicador Calidad Meta 15 minutos


T= (Di/Pi)*100: donde :Di es el nmero de personas atendidas en 2 horas y Pi: es el nmero total de personas atendidas en un da *100




Variable Fuente Frecuencia de medicin

Unidad de medida

Responsable

Di Bases de datos Mensual Numero Gerente Pi Bases de datos Mensual Numero Gerente

Interpretacin del Indicador Se establecer el promedio de tiempo gastado en atender a una persona en el da: la entidad tiene un tiempo de atencin promedio de #- se

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46

especifica el tiempo utilizado- por persona

Observaciones: se debe tener una base actualizada de datos donde se recopile la informacin de todas las personas que han accedido a beneficios de alimentacin, salud y educacin por medio de la UAO. Elaborado por Dalia Margarita Sevillano Jaramillo Aprobado por Mauricio Cleves Fecha de actualizacin



Objetivo

Establecer un indicador que establezca al relacin entre el personal que trabaja en la UAO para atencin y las personas que requieren de los servicios

de la entidad


Nivel de atencin

Variables:

1. Personal existente en la UAO para atencin

2. Personas Atendidas en el da.

Frmula matemtica: Personas atendidas en el da/personas existente en la U.A.O para la atencin

Periodicidad: Este indicador es pertinente medirlo semestralmente y establecer un comparativo con el semestre anterior siempre y cuando se haya

realizado una nueva contratacin con el fin de aumentar el personal existente

de lo contrario no es necesario hacer comparaciones porque la relacin seria la

misma.

Meta: Se estableci una meta de 16

47

47



esta tarea.


8. Hoja De Vida


ENTIDAD

Unidad de La Atencin y orientacin Para la Poblacin Desplazada-UAO-de Florencia-Caquet.



Nombre Del Indicador Nivel de Atencin


Medir el nivel de atencin de la entidad con una relacin de personal existente y poblacin atendida

Categorizacin del Indicador Eficacia Meta 16 Definicin Operacional

Ni(Ai/Pi): Donde: Pi es el nmero de personas atendidas en un da existente y Ai: personal existente dedicado a la atencin en la U.A.O




Variable Fuente Frecuencia de medicinUnidad de

medida Responsable

Ai Bases de datos Mensual Numero Gerente Pi Bases de datos Mensual Numero Gerente

Interpretacin del Indicador Relacin directa de personal que trabaja en atencin frente a un valor de referencia Pi (

48

48

personas atendidas en el mes): de cada 16 personas que llegan a la entidad existe 1 funcionario para su atencin



14.2.6. Manual del Indicador 4

Objetivo

Crear un indicador que permita ver la cantidad de solicitudes que la misma

entidad es capaz de resolver sin necesidad de remitir a las personas a otras

entidades


Capacidad de respuesta de solicitudes por parte de la entidad

Variables:

1. Solicitudes respondidas por la entidad

2. solicitudes totales en un mes

Frmula matemtica: (Nmero de solicitudes respondidas por la entidad/Nmero total de solicitudes que llegan en un mes)*100

Periodicidad: Este indicador es pertinente medirlo mensualmente y establecer un comparativo con el mes anterior.

Meta: Se estableci una meta del 50% esta meta deber incrementarse al mes siguiente en 1% para as demostrar que se est trabajando en mejorar la

gestin de la U.A.O

49

49



esta tarea.


8. Hoja De Vida

CDIGO 0 0 0 0 4Fecha de Creacin del Indicador Da 1 2

mes 0 8 Ao 2 0 0 8




Nombre Del Indicador Calidad de respuesta


Medir la capacidad que tiene la entidad de responder directamente las solicitudes sin tener que remitir a las personas a otras entidades

Categorizacin del Indicador Calidad Meta 50%


Ci:(Si/St)*100, Donde Si es el nmero de solicitudes respondidas por la entidad y St es el nmero total de solicitudes que llegan a la entidad en el lapso de un mes

Mecanismo de medicin A partir de los datos recolectados y consignados en las base de datos de la entidad



medida Responsable

Si Bases de datos Mensual % Gerente

50

50

St Bases de datos Mensual % Gerente


Se expone el porcentaje de solicitudes propias resueltas por la entidad frente al total de solicitudes que se presentaron: de un total de # solicitudes que llegaron a la entidad un % fueron resueltas directamente en la UAO




Objetivo

Formular aun indicador que permita ver la gestin de la entidad mediante la ejecucin de los proyectos en un ao frente a los aprobados para el mismo


Ejecucin de proyectos

Variables:

1. Proyectos ejecutados en un ao

2. proyectos aprobados

Frmula matemtica: (Proyectos ejecutados en un ao/ proyectos aprobados)*100

Periodicidad: Este indicador es pertinente medirlo anual y establecer un comparativo con el ao anterior.

51

51

Meta: Se estableci una meta del 70% esta meta deber incrementarse al ao siguiente en 5% para as demostrar que se est trabajando en mejorar la

gestin de la U.A.O



esta tarea.


9. Hoja De Vida

CDIGO 0 0 0 5Fecha de Creacin del Indicador Da 1 3 mes 0 8 Ao 2 0 0 8




Nombre Del Indicador Ejecucin de proyectos


Medir la capacidad de respuesta de la entidad frente a esta poblacin por medio de la ejecucin total de los distintos proyectos que maneja en el lapso de un ao

Categorizacin del Indicador Eficacia

Meta 70% Definicin Operacional

E=(Fi/Ft)*100, Donde Fi es el nmero de proyectos ejecutados en el ao por la entidad y Ft es el nmero de proyectos Aprobados


A partir de los datos recolectados y consignados en las base de datos y en los archivos de la entidad


52

52


medida Responsable

Fi Bases de datos Anual Numero Gerente Ft Bases de datos Anual Numero Gerente


Se evidencia el nmero total de los proyectos que se llevaron a cabo referente a los aprobados para ese mismo tiempo: en el ao se ejecutaron # proyectos frente a # proyectos aprobados

Observaciones: se debe tener un archivo organizado en donde se consigne todos los proyectos que fueron formulados aunque no hayan sido aprobados y tambin lo que se aprobaron y tambin cuantos se ejecutaron realmente Elaborado por Dalia Margarita Sevillano Jaramillo Aprobado por Mauricio Cleves Fecha de actualizacin



Objetivo: Disear un indicador que mida la capacidad de generar proyectos que ayuden a la mejorar la calidad de vida de la poblacin


Generacin de proyectos

Variables:

1. Proyectos formulados

2. proyectos aprobados

Frmula matemtica: (Proyectos formulados en un ao/ proyectos aprobados)*100

Periodicidad: Este indicador es pertinente medirlo anual y establecer un comparativo con el ao anterior.

53

53

Meta: Se estableci una meta del 70% esta meta deber incrementarse al ao siguiente en 2% para as demostrar que se est trabajando en mejorar la

gestin de la U.A.O



esta tarea.


10. Hoja De Vida

CDIGO 0 0 0 0 6Fecha de Creacin del Indicador Da 1 3 Mes 0 8 Ao 2 0 0 8




Nombre Del Indicador Generacin de proyectos


Medir la capacidad estratgica de la entidad mediante los proyectos que esta sea capaz de formular y que le sean aprobados

Categorizacin del Indicador Eficacia Meta 70%


Ei= (Fa/Ft)*100, Donde Fa ES el nmero de proyectos aprobados y Ft es el nuero total de proyectos formulados


se tomara como base el nmero de proyectos que la institucin formule durante el ao y se encuentren consignados en el archivo y el numero que sean aprobados

DATOS DE LAS VARIABLES Variable Fuente Frecuencia Unidad de Responsable

54

54

de medicin

medida

Fa Archivo Anual % Ft Archivo Anual %


Se relaciona el nmero de proyectos formulados frente al nmero de proyectos aprobados: de # proyectos formulados por la entidad, # fueron aprobados

Observaciones: se debe tener un archivo organizado en donde se consigne todos los proyectos que fueron formulados aunque no hayan sido aprobados y tambin lo que se aprobaron Elaborado por Dalia Margarita Sevillano Jaramillo Aprobado por Mauricio Cleves Fecha de actualizacin


INDICADORES REFERENTES AL OBJETIVO ESTRATGICO NMERO 2

14.2.12. Manual del Indicador 7

Objetivo: Disear un indicador que mida el porcentaje de ejecucin de los recursos aprobados de la entidad en el ao


Ejecucin presupuestal

Variables:

1. Presupuesto ejecutado

2. Presupuesto aprobados

Frmula matemtica: (Total presupuesto ejecutado en un ao/ presupuesto aprobado)*100

Periodicidad: Este indicador es pertinente medirlo anualmente

55

55

Meta: Se estableci una meta del 100%



esta tarea.


11. Hoja De Vida


ENTIDAD

Unidad de Atencin y orientacin Para la Poblacin Desplazada-UAO-de Florencia-Caquet.



Nombre Del Indicador Ejecucin Presupuestal


Establecer el nivel de ejecucin presupuestal de la entidad

Categorizacin del Indicador Eficiencia Meta 100% Definicin Operacional Ep=(Ea/Eb)*100 en donde Ea es el

presupuesto ejecutado en el ao y Eb es el presupuesto total aprobado


A partir de los soportes Contables: nominas, recibos de cajas, egresos etc.


Variable Fuente Frecuencia de medicinUnidad de

medida Responsable

Ea Soportes Contables Anual % Gerente

56

56

Eb Soportes Contables Anual % Gerente


Se especifica el porcentaje ejecutado del presupuesto: se ejecuto un % del presupuesto aprobado de la entidad en el ao



Objetivo

Disear un indicador que mida el porcentaje de destinacin para gastos de funcionamiento dentro del presupuesto total de la empresa.


Nivel de gastos de funcionamiento

Variables:

1. Gastos de funcionamiento

2. Presupuesto aprobado

Frmula matemtica:

(Valor destinado para gastos de funcionamiento / presupuesto aprobado)*100

Periodicidad: Este indicador es pertinente medirlo anualmente

Meta: Se estableci una meta del

57

57



esta tarea.


12. Hoja De Vida

CDIGO 0 0 0 0 8Fecha de Creacin del Indicador 1 9 mes 0 8 Ao 2 0 0 8

ENTIDAD

Unidad de Atencin y orientacin Para la Poblacin Desplazada-UAO-de Florencia-Caquet.

NIT Objetivo Estratgica


Nombre Del Indicador Nivel de gastos de funcionamiento

Objetivo del indicador

Determinar si el nivel de gastos de funcionamiento de la entidad es muy alto, bajo o es pertinente

Categorizacin del Indicador Eficiencia Meta

58

58

gastos de funcionamiento frente al total del presupuesto de la entidad: se destino un % para gastos de funcionamiento del presupuesto total de la entidad

Observaciones:

Elaborado por Dalia Margarita Sevillano Jaramillo Aprobado por Mauricio Cleves

Fecha de actualizacin Fuente: Dalia Margarita Sevillano Jaramillo

INDICADORES REFERENTES AL OBJETIVO ESTRATGICO NMERO 3

Para este objetivo no se crearon indicadores debido a que la entidad no se

llevan a cabo programas de capacitacin, aun as se crearon los primero

elementos para que cuando estos programas se empiecen a implementar se

creen los indicadores

59

59

15. TABLERO DE CONTROL.

El tablero de control quedo de la siguiente manera:

VER. AMA. ROJ.

Generacin de proyectos

Eficacia(#Proyectos aprobados/#proyectos formulados)*100 Anual Gerente >70 6955 70 %

>50 4930 50 %

>50 4940 50 %

Capacidad de respuesta de solicitudes por parte de la entidad

Calidad(# De solicitudes respondidas por la entidad /# Solicitudes totales en un mes )*100

Mensual Gerente

>70 6955 70 %

Cobertura Eficacia(#Beneficiarios de los programas de la U.A.O/poblacin desplazada de Florencia)*100 Semestral Gerente

R 16 1725

60

60

ANEXO 1

ENCUESTA PARA LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN.

PARTE INSTITUCIONAL

1. Defina cual es el objetivo principal de la Unidad de Atencin Y orientacin a

la poblacin desplazada de Caquet?

2. Indique el tiempo de funcionamiento de la unidad de atencin y orientacin

a la poblacin desplazada en Florencia Caquet.

Misin, visin y objetivos definidos claramente.

3. Cuenta con misin y visin la unidad?, si la respuesta es negativa indique

porque la entidad carece de esta, si por el contrario la entidad cuenta con

misin y visin seale si estas estn definidas claramente y si estn acordes a

las funciones de de la entidad.

4. Cuenta la entidad con objetivos estratgicos para la consecucin de sus

fines, si no explique el porqu no cuenta con tales objetivos y si la respuesta es

contraria selelos

Estrategias, metas y polticas administrativas que orienten sobre los objetivos

de la organizacin, para no confundir autonoma con independencia.

5. Existen estrategias en la entidad para la orientacin de los objetivos?, si la

entidad no cuenta con estrategias indique la razn.

LAS SIGUIENTES PREGUNTAS SE CONTESTAN SLO SI LA ENTIDAD

TIENE LAS ESTRATEGIAS DEFINIDAS, SI NO, POR FAVOR SALTARSE A

LA PREGUNTA 15

6. seale cuales son las estrategias de la entidad

7. indique que tipo de estrategias tiene le entidad.

1. Las que conllevan a logro de los objetivos misionales.

2. Las que conllevan la logro de objetivos estratgicos.

61

61

3. Las que se consideran de apoyo.

8. Si la entidad carece de alguna de las estrategias mencionadas

anteriormente seale el porqu de la situacin.

9. Cuenta la entidad con estrategias propias que se relacionen con sus

necesidades o son las definidas a nivel nacional? Si no cuenta con estrategias

propias conteste la siguiente pregunta de lo contrario pase a la pregunta 10.

10. Porque la entidad no cuenta con estrategias propias?

diagnóstico administrativo, definición

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