Desarrollo trabajo unidad no.3
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FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS 1
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Desarrollo trabajo Unidad No.3 de la asignatura Gestión Documental I
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FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
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TAREA No.3: FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
CAROLINA HERRERA ARISTIZABALYURI MARCELA ECHEVERRI CAMPUZANO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
ASIGNATURA GESTIÓN DOCUMENTAL IGRUPO 2
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESCIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAARMENIA
2014
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TAREA No.3: FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Trabajo para mostrar la competencia en el tema de formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos
CAROLINA HERRERA ARISTIZABALYURI MARCELA ECHEVERRI CAMPUZANO
Docente
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZProfesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología
y Archivística
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOASIGNATURA GESTIÓN DOCUMENTAL I
GRUPO 2FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA2014
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CONTENIDO NÚMERO
DISPOSITIVA
INTRODUCCIÓN 5
1. OBJETIVOS 6
1.1 OBJETIVO GENERAL 6
1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 6
2. DESARROLLO TAREA No.3 7
CONCLUSIÓN 86
BIBLIOGRAFÍA 87
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INTRODUCCIÓN
La Gestión Documental esta formada por un conjunto de
procesos que contemplan el tratamiento de la documentación
desde su producción hasta su disposición final. El ciclo vital de
los documentos presenta tres etapas: Archivo de Gestión, Archivo
Central y Archivo Histórico que son dadas según los valores
primarios y secundarios establecidos dentro de las Tablas de
Retención Documental como uno de los principales instrumentos
archivísticos para la organización de archivos.
Como estudiantes y futuros profesionales CIDBA la Gestión
Documental es uno de los conocimientos que más claros
debemos tener, por ser parte misional de nuestra profesión.
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1. OBJETIVOS
1.1 OBJETIVO GENERAL
Poner en práctica los conocimientos teóricos aprendidos durante el
desarrollo de la Unidad No.3 a través de la visita realizada a un
archivo público y a un archivo privado.
1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Visitar un archivo público y otro privado para aplicar los
conocimientos teóricos estudiados en esta unidad.
Desarrollar cada punto del taller propuesto basándonos en la
normatividad y en la fundamentación teórica.
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2. DESARROLLO TAREA No.3
2.1 Visite un archivo de una entidad pública y otro de una
entidad privada, indique el nombre de la entidad, dirección,
nombre de la persona que le ofrece la información y
teléfono. Elabore un comentario como se encuentra
organizada su documentación. Realice como mínimo diez
preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le
permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión
documental. Identifique en dichos archivos las etapas o
fases del ciclo vital de los documentos.
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CUESTIONARIO
El siguiente cuestionario fue dividido en cuatro aspectos:
Administrativos, Recursos técnicos y tecnológicos, Gestión
Documental y Talento Humano, con el fin de tener una mejor
perspectiva de los procesos llevados a cabo dentro de la Gestión
Documental de las entidades visitadas y obtener un acercamiento
práctico a los conceptos teóricos desarrollados durante la Unidad
No.3.
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2.1.1. ARCHIVO PÚBLICO: EMPRESAS PÚBLICAS DE LA
CEJA E.S.P.
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NOMBRE DE LA ENTIDAD: Empresas Públicas de La Ceja E.S.P.
DIRECCIÓN: Carrera 22 No. 19-24, La Ceja Antioquia.
NOMBRE DE LA PERSONA QUE LE OFRECE LA
INFORMACIÓN: Milena Bedoya
TELÉFONO: 553 77 88
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ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
1- ¿De quién depende el Archivo en el orden jerárquico?
El Archivo depende de la Dirección Administrativa.
2- ¿Los archivos de gestión son centralizados o
descentralizados?
El archivo de gestión de la Entidad es centralizado.
3. ¿Cuentan con un manual de archivo o tienen los
procedimientos de Gestión Documental normalizados?
Si, se cuenta con un manual de archivo que establece todo el
procedimiento de la documentación desde la planeación hasta la
disposición final de los documentos, además se tienen todos los
procesos documentados.
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4- ¿Se tiene el conocimiento adecuado sobre las últimas
disposiciones legales que regulan la Gestión Documental, en
especial el Decreto 2609 de 2012?
Si, conocemos las últimas modificaciones que han sufrido las
normas en cuento a la Gestión Documental, lo que tenemos dudas
es sobre la aplicación de la normatividad que regula la
presentación y aprobación tanto de las Tablas de Retención
Documental (TRD) como de las Tablas de Valoración Documental
(TVD). La funcionaria entrevistada hace referencia al Decreto 2578
de 2012, por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de
Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el
Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones
relativas a la administración de los archivos del Estado y al
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Acuerdo No.004 de 2013, por el cual se reglamentan parcialmente
los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento
para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación, e
implementación de las Tablas de Retención Documental y las
Tablas de Valoración Documental.
5. ¿Es satisfactorio para la Entidad el funcionamiento de sus
Archivos de Gestión, el Archivo Central y el Archivo
Histórico?
Si, la correcta implementación de los procesos archivísticos se ve
reflejada en la organización de los archivos (gestión, central e
histórico), y en general las demás dependencias de la Entidad
depositan su confianza en el Archivo, porque su organización da la
atención oportuna y eficiente a las consultas realizadas.
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6. ¿La entidad cuenta con un Comité de Archivo y mediante
que acto administrativo fue creado?
Si , se cuenta con Comité de Archivo desde el año 2002 y la última
modificación se dio por medio de la Resolución No.171 de 2005.
1.¿Son suficientes y adecuados los muebles y equipos en los
diferentes archivos de la entidad?
Si, el Archivo siempre ha contado con el apoyo administrativo y
financiero por parte de la Gerencia, lo que permite que se cuente
con los muebles y equipos necesarios para llevar a cabo la Gestión
Documental de la Entidad.
RECURSOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS
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2. ¿Cuentan con los equipos, materiales e inmuebles
adecuados para la prevención y control de agentes de
degradación de la documentación? Enúncielos.
Si, en el Archivo se trabaja con carpetas y cajas que cuentan con
las especificaciones técnicas para la prevención y control de
agentes de degradación de la documentación, además las
estanterías permiten el adecuado almacenamiento de la
información y se tienen varias planotecas para la conservación del
material cartográfico tan importante para la gestión técnica de la
Entidad.
3. ¿Dispone el archivo de equipos de reprografía? Enúncielos.
El Archivo cuenta con dos fotocopiadoras y dos escáner.
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4. ¿Cuenta la entidad con un software que le permita realizar
los procesos de Gestión Documental con mayor agilidad y
facilitar la consulta de los documentos?
Si, el Archivo cuenta con un software denominado Saimyr que
ayuda al manejo de toda la documentación en las tres etapas del
ciclo vital (archivo de gestión, archivo central y archivo histórico),
este permite la consulta de la información de manera ágil y
oportuna por medio de la digitalización. La herramienta tiene como
ventaja que todas las dependencias de la Entidad trabajan con el
mismo software, lo que le da al Archivo la oportunidad de obtener
información de otras áreas, sin tener que ingresarla dentro del
software de gestión documental.
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ASPECTOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
1.¿La Entidad cuenta con Tablas de Retención Documental
(TRD) aprobadas?
Si, la última actualización se realizó en el año 2013.
2. En caso de contar con las TRD ¿a quién le corresponde su
aprobación y mediante que acto administrativo fueron
aprobadas?
Las TRD se hicieron en el año 2005 y en su momento fueron
aprobadas por el Consejo Municipal de Archivo como lo establecía
la norma, la última modificación fue en el año 2013 y la aprobó el
Comité de Archivo de la Entidad, por medio de Acta No.002
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de 2013.
Nota: Los funcionarios de Archivo no han dado aplicabilidad al
Decreto 2578 de 2012 y al Acuerdo No.004 de 2013, por
desconocimiento de la norma.
3. ¿Las TRD han sufrido alguna modificación desde su
aprobación?
Como ya se mencionó en el punto anterior las TRD fueron
actualizadas en el año 2013.
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ASPECTOS DE TALENTO HUMANO
1.¿Cuál es el perfil que debe tener una persona para ingresar a
trabajar en el archivo de la Entidad?
El Archivo cuenta con dos funcionarios de planta: uno como
Coordinador del Área y el otro como Auxiliar, ambos deben ser
como mínimo Técnicos Profesionales en Archivística.
2. ¿El personal que en este momento trabaja en el archivo,
cuenta con la capacitación necesaria para el adecuado
desarrollo de la función archivística dentro de la institución?
Si, aunque hace falta más capacitación que permita la actualización
en algunos temas de Gestión Documental del personal que allí
labora.
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COMENTARIO DE LA VISITA
Una vez realizadas las preguntas que fueron establecidas
previamente y conociendo de forma general como se maneja la
Gestión Documental dentro de la Entidad, podemos concluir que su
documentación se encuentra organizada según lo establecen las
TRD, esto es respetando el principio de procedencia y de orden
original, por lo que físicamente se observan las secciones y
subsecciones, series, subseries, unidades documentales y al
interior de los expedientes se pueden ver las diferentes tipologías
que lo conforman. Además, en la visita pudimos poner en práctica
los conocimientos teóricos sobre el ciclo vital de los documentos,
porque la Entidad cuenta con las tres etapas: Archivo de Gestión,
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como se mencionó en la encuesta es de carácter centralizado, lo
que le permite tener un mayor control sobre la documentación
desde esta primera fase, allí mismo se tiene la unidad de
correspondencia; el Archivo Central y por último el Archivo
Histórico que se dio con la aplicación de las TRD, en estas dos
últimas etapas se esta realizando en este momento el proceso de
digitalización documental. Por último, podemos decir que esta
Entidad es un buen ejemplo de aplicación de los procesos llevados
a cabo en la Gestión Documental y se ve el interés de los directivos
en la inversión de los recursos y la participación activa dentro del
Comité de Archivo.
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2.1.2. ARCHIVO PRIVADO: MUSEO DE ANTIOQUIA
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NOMBRE DE LA ENTIDAD: Museo de Antioquia
DIRECCIÓN: El Museo está en la manzana ubicada entre la
Avenida de Greiff y la calle 52 (Calibío) y las carreras 53 y 52
(Carabobo).
NOMBRE DE LA PERSONA QUE LE OFRECE LA
INFORMACIÓN: Gilberto Aníbal Álzate Segura
TELÉFONO: 251 36 36 ext. 113
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ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
1- ¿De quién depende el Archivo en el orden jerárquico?
De la Dirección Administrativa y Financiera.
2- ¿Los archivos de gestión son centralizados o
descentralizados?
Descentralizados.
3. ¿Cuentan con un manual de archivo o tienen los
procedimientos de Gestión Documental normalizados?
Si, contamos con un manual de procedimientos para archivos de
gestión que normaliza la producción de documentos, el modo de
organizar la información, como se hace la rotulación y la foliación,
los requisitos para las transferencias documentales al Archivo
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Central, entre otros procesos técnicos.
4- ¿Se tiene el conocimiento adecuado sobre las últimas
disposiciones legales que regulan la Gestión Documental, en
especial el Decreto 2609 de 2012?
Si, tenemos conocimiento sobre la normatividad archivística pero
aún no se ha dado aplicabilidad al Decreto en mención, porque el
Museo no cuenta con un Programa de Gestión Documental (PGD).
5. ¿Es satisfactorio para la Entidad el funcionamiento de sus
Archivos de Gestión, el Archivo Central y el Archivo
Histórico?
No, porque a pesar que desde hace varios años se ha venido
trabajando para mejorar el proceso de Gestión Documental aún
falta más inversión de recursos y terminar de implementar
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procesos técnicos y herramientas archivísticas que hagan más
efectiva y eficiente la prestación de los servicios del Archivo.
6. ¿La entidad cuenta con un Comité de Archivo y mediante
que acto administrativo fue creado?
Comunicación interna No.22 del 12 de marzo de 2009.
1.Son suficientes y adecuados los muebles y equipos en los
diferentes archivos de la entidad?
Los muebles son insuficientes, en cuanto a los equipos para
algunos archivos de gestión son suficientes mientras que para
otros no.
RECURSOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS
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2. ¿Cuentan con los equipos, materiales e inmuebles
adecuados para la prevención y control de agentes de
degradación de la documentación? Enúncielos.
Si, la documentación es almacenada en cajas y carpetas con
especificaciones para archivos y se cuenta con un termo
higrómetro para medir humedad y temperatura.
3. ¿Dispone el archivo de equipos de reprografía? Enúncielos.
No.
4. ¿Cuenta la entidad con un software que le permita realizar
los procesos de Gestión Documental con mayor agilidad y
facilitar la consulta de los documentos?
No.
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ASPECTOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
1.¿La Entidad cuenta con Tablas de Retención Documental
(TRD) aprobadas?
Si.
2. En caso de contar con las TRD ¿a quién le corresponde su
aprobación y mediante que acto administrativo fueron
aprobadas?
La aprobación le corresponde al Comité de Archivo del Museo y
fueron aprobadas mediante comunicación interna No.071 del 28 de
diciembre de 2009.
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3. ¿Las TRD han sufrido alguna modificación desde su
aprobación?
Si las TRD fueron actualizadas en el año 2011.
1.¿Cuál es el perfil que debe tener una persona para ingresar
a trabajar en el archivo de la entidad?
Tener conocimientos en Gestión Documental para desempeñarse
como Coordinador o Auxiliar de Archivo. Anteriormente no era
necesario que la persona que fuera a ocupar el cargo tuviera
estudios en las áreas de la información, pero con los cambios que
ha sufrido esta disciplina es necesario como mínimo ser Técnico
en Archivística.
ASPECTOS DE TALENTO HUMANO
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2. ¿El personal que en este momento trabaja en el archivo,
cuenta con la capacitación necesaria para el adecuado
desarrollo de la función archivística dentro de la institución?
Si, aunque hace falta actualizarse en la elaboración de algunas
herramientas archivísticas para poder mejorar la Gestión
Documental llevada a cabo dentro del Museo.
¿Dónde estará el contrato de cesión de obras del Maestro Botero?
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COMENTARIO DE LA VISITA
Lo que pudimos evidenciar en la visita realizada al Museo y por
medio del cuestionario planteado, es el esfuerzo por parte de los
funcionarios del Archivo desde hace varios años para mejorar sus
procesos, pero falta más compromiso por parte de la Dirección
General del Museo en la inversión de recursos para proyectos
archivísticos que hagan mucho más eficiente y efectivo el proceso
de Gestión Documental en la Entidad. Por falta de aplicación de las
TRD, el Museo no cuenta con un archivo histórico, por esto la
información que contiene valores secundarios no esta cumpliendo
con su objetivo principal, el cual es brindar información a usuarios
que quieren conocer sobre la historia del Museo, porque este es un
referente en la producción de conocimiento sobre las practicas
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artísticas, los patrimonios y las culturas como factores que
contribuyen a la transformación social. Falta brindar más
capacitación en materia archivística tanto a los funcionarios del
Archivo Central, como a los que se encargan de los Archivos de
Gestión en cada una de las dependencias, porque algunos
procesos que hacen parte de la Gestión Documental no los tienen
muy claros lo que impide su aplicación. La documentación se
encuentra organizada de acuerdo a las TRD: por dependencias,
series y subseries documentales, este procedimiento debe ser
revisado internamente, porque la respuesta a las consultas internas
que se hacen en los Archivos de Gestión y en el Archivo Central en
algunas ocasiones no son oportunas, lo que denota falta de
organización.
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2.2 Identifique en los archivos visitados los siguientes
conceptos y luego, explique con sus propias palabras que
entiende por:
ARCHIVO TOTAL: Esta conformado por las tres etapas del ciclo
vital del documento (archivo(s) de gestión, archivo central y
archivo histórico) es decir, contiene el proceso de los documentos
desde su producción hasta su disposición final.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Son las diferentes etapas por
las que atraviesan los documentos desde su producción hasta su
disposición final, todos los documentos pasan por la primera etapa
(archivo de gestión) y por la segunda (archivo central), pero en esta
última es donde se define si se transfieren a la tercera etapa (archivo
histórico) o se eliminan de manera total o parcial por no poseer valores
secundarios.
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PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Es aquel que establece que la
documentación debe ser organizada según la dependencia
productora o para el caso de los documentos recibidos, la
dependencia que da el trámite a cada asunto dentro de una
entidad.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Es aquel que estable que la
documentación organizada dentro de una unidad de conservación
(carpeta, folder, etc.) debe respetar el orden en que se dan los
trámites referentes a un mismo asunto, este se organiza de lo
más viejo a lo más nuevo.
FOLIO: Corresponde a una hoja de un documento, es decir un
folio es una hoja sin importar que este escrita por ambas caras
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(cada cara es una página).
LEGAJO: Es el que esta formado por un conjunto de
documentos que se unen por ser parte de un mismo asunto u
unidad documental. Ejemplo: los comprobantes de egreso de una
entidad del mes de mayo de 2014, se legajan: primero para
archivarlos juntos y segundo para hacer más fácil su
manipulación.
FONDO: Es el conjunto de documentos de una entidad
producidos o recibidos en el desarrollo de sus actividades. Es así
como podemos decir que Empresas Públicas de La Ceja E.S.P. y
el Museo de Antioquia son fondos.
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SUBFONDO: Son las subdivisiones del fondo donde se reúnen
los documentos relacionados entre sí, corresponden a las
dependencias que constituyen una entidad. Empresas Públicas
de La Ceja E.S.P. como ya lo dijimos en la definición anterior es
un fondo, y sus subfondos son: Dirección Administrativa,
Dirección Financiera y Comercial, Dirección Técnica, etc.
SERIE: Es el conjunto de documentos producidos o recibidos por
una entidad en desarrollo de sus funciones con contenido y
estructura homogénea. Las series documentales de una entidad
son establecidas en las Tablas de Retención Documental.
Algunos ejemplos de series de las dos entidades visitadas son:
contratos, actas, informes, comunicaciones oficiales,
comprobantes, etc.
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SUBSERIE: Es la subdivisión de la serie que se da por las
características propias de los documentos. Las series
mencionadas en la definición anterior tienen subseries, contratos
por ejemplo es la serie y las subseries según la entidad pueden
ser: contratos de prestación de servicios, contratos de obra,
contratos de leasing, contratos de arrendamiento, etc.
TIPO DOCUMENTAL: Es una unidad documental simple que
tiene unas características específicas. Los expedientes por
ejemplo, están formados por diferentes tipos documentales, es
así como un contrato tiene actas, informes, recibos de pago,
minutas, comunicaciones oficiales, etc.
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TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: Son un listado de
series o asuntos, que se aplican a fondos documentales
acumulados, es decir documentos arrumados por una entidad sin
ningún tipo de organización archivística.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Son un listado de
series y subseries con sus respectivos tipos documentales,
donde se establecen los valores primarios y secundarios de los
documentos constituyendo así las tres etapas del ciclo vital del
documento: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo
Histórico. Además, en ellas se establecen procesos técnicos para
el tratamiento de la información, organización de los archivos en
las diferentes etapas del ciclo vital, procesos de selección
documental, entre otros. Se diferencian de las TVD porque estas
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se aplican a la documentación actual y buscan normalizar los
documentos a partir de su implementación.
VALOR PRIMARIO: Son los valores que adquieren los
documentos desde su producción, se aplica a aquellos que tienen
valor legal, administrativo, técnico, contable y fiscal. En las visitas
realizadas pudimos observar que los documentos de valores
primarios se encuentran principalmente en el Archivo de Gestión
pero también en el Archivo Central.
VALOR SECUNDARIO: Es el valor que adquieren algunos
documentos una vez finalizan los valores primarios, estos
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son: valor cultural, histórico y científico, estos documentos son los
que forman el Archivo Histórico.
2.3 De ejemplos de documentos que se conservan en dicho
archivos por sus valores primarios y secundarios (mínimo
cuatro documentos).
Documentos con valores primarios y secundarios que se
conservan en Empresas Públicas de La Ceja E.S.P.:
Serie: Contratos Subserie: Contratos de Arrendamiento-
Tiene valores primarios.
Serie: Acuerdos Subserie: Acuerdos de Junta Directiva-
Tiene valores primarios y secundarios.
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Serie: Convenios Subserie: Convenio pago de servicios
públicos-Tiene valores primarios.
Serie: Informes Subserie: Informes de caracterización
de vertimientos líquidos-Tiene valores primarios.
Documentos con valores primarios y secundarios que se
conservan en el Museo de Antioquia:
Serie: Historias Subserie: Historia clínica de restauración-
Tiene valores primarios y secundarios.
Serie: Actas Subserie: Actas de Asamblea-Tiene valores
primarios y secundarios.
Serie: Contratos Subserie: Contratos de compraventa de
obras-Tiene valores primarios y secundarios.
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Serie: Autorizaciones y permisos Subserie: Autorizaciones
para toma de imágenes-Tiene valores primarios.
2.4 Realice tres ejemplos donde se evidencie la serie,
subserie y tipo documental.
Ejemplo No.1:
Serie: Comunicaciones oficiales
Subserie: Acción de tutela
Tipos documentales: Comunicación recibida del Juzgado donde
se notifica la acción de tutela interpuesta, comunicaciones
enviadas de la entidad con las pruebas necesarias referentes a
la acción interpuesta, fallo final de la acción de tutela.
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Ejemplo No.2:
Serie: Informes
Subserie: Informe general de facturación
Tipos documentales: Recaudo y cartera, reporte de tarifas,
lecturas y consumos, morosos.
Ejemplo No.3:
Serie: Informes
Subserie: Informes contables y presupuestales
Tipos documentales: Balance general, estado de resultados
consolidado y por servicios, balance de prueba, balance de
prueba por servicios, ejecución presupuestal de ingresos,
ejecución presupuestal de egresos, auxiliares de movimiento.
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2.5 Indague cuáles documentos se deben eliminar en las
oficinas, es decir, no son archivados.
En las oficinas se eliminan los documentos de apoyo, es decir,
como su nombre lo indica apoyan a la diferentes dependencias al
desarrollo de sus funciones, pero no se constituyen en
documentos de archivo. Un ejemplo claro de este tipo de
documentos es la normatividad, veamos de manera práctica: En
Empresas Públicas de La Ceja E.S.P. la dependencia Dirección
Financiera y Comercial tiene una carpeta en su oficina donde
archiva todas las normas de la Superintendencia de Servicios
Públicos Domiciliarios y la Comisión de Regulación de Agua
Potable y Saneamiento Básico, esto con el fin de tener siempre a
la mano las normas sobre regulación de tarifas, estas son
importantes para la dependencia como apoyo a sus funciones,
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pero no se constituyen en documentos de archivo, porque no
fueron producidas ni recibidas por la entidad en desarrollo de sus
funciones, por lo que la oficina que las conserva puede
eliminarlas cuando lo considere pertinente. También pueden
eliminarse las fotocopias que conservan las dependencias de
series documentales que en el desarrollo de sus funciones
necesitan tener a la mano pero el original reposa en la
dependencia productora del documento (archivo de gestión), un
ejemplo práctico, es la copia de la minuta de un contrato de obra
que conserva el Director Técnico de Empresas Públicas de La
Ceja E.S.P. y el original forma parte del expediente del contrato
que se encuentra en el Archivo de Gestión de la Entidad
(recordemos que es centralizado), esta copia es importante para
él en su momento, debido que es el interventor del mismo, pero
podrá eliminarla cuando desee.
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Como conclusión, en las oficinas pueden eliminarse: normatividad
de apoyo, fotocopias (en algunos casos es necesario averiguar
con el Archivo Central si estas fotocopias se encuentran
archivadas en original, esto con el fin de evitar la eliminación de
documentos que por algún motivo no cuentan con versión
original), periódicos, revistas, etc. es decir, aquellos documentos
que por sus características no son documentos de archivo.
2.6 Observe y explique en forma resumida como se lleva a
cabo la foliación de los documentos.
En ambas entidades visitadas, este proceso se lleva a cabo de
manera similar, como se describe a continuación: Se folian los
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documentos en la parte superior derecha, con lápiz de tinta negra
oscura (esto con el fin de si se equivocan poder hacer las
respectivas correcciones), la foliación comienza desde el número
uno y cuando se trata de un expediente que por su volumen tiene
varios tomos, este se folia de manera continua, los documentos
son foliados en la primera etapa (Archivo de Gestión). En
Empresas Públicas de La Ceja E.S.P. cuando se trata de
expedientes como contratos, convenios, actas, etc. una vez
foliados realizan una hoja control de documentos que va al inicio
del expediente, donde describen: fecha, tipo documental y
número de folio, esto con el fin de llevar un mejor control al
expediente y facilitar la consulta dentro del mismo.
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2.7 Indique como se organizan los documentos dentro de las
carpetas.
Dentro de las carpetas los documentos se organizan respetando
el principio de orden original, es decir, teniendo en cuenta el
orden en que se da el trámite para la producción del documento.
Para hacer más fácil esta organización se utiliza en la carpeta el
gancho a la izquierda, con el fin de ir anexando de manera
práctica los documentos dentro de la carpeta. Como lo
mencionamos en el punto anterior, en Empresas Públicas de La
Ceja E.S.P. a medida que van ingresando nuevos tipos
documentales en un expediente, los folian de manera inmediata y
los anotan dentro de la hoja control de documentos que archivan
al principio de la carpeta.
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2.8 Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las
carpetas y cajas.
Las etiquetas de las carpetas de archivo son las que identifican el
contenido de los mismos, estas varían según los fondos
documentales, pero como mínimo deben tener: nombre de la
serie y subserie documental. En Empresas Públicas de La Ceja
E.S.P. las etiquetas de las carpetas se hacen de la siguiente
manera: cada serie documental es identificada con un color, por
lo que la etiqueta va del color que corresponda a la serie
archivada dentro de la carpeta, se colocan primero las siglas
establecidas dentro de las TRD para la dependencia productora
del documento, ejemplo: GE-Gerencia, DT-Dirección Técnica,
ARCH-Archivo, etc., luego va el código y el nombre de la serie y
subserie documental. Para el caso de las cajas estas van
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rotuladas de la siguiente forma: fondo, sección, subsección,
listado de series y subseries documentales, número de carpetas,
número de la caja y fechas extremas. En algunas entidades las
cajas se marcan con el formato único de inventario documental
del Archivo General de la Nación.
2.9 Explique lo siguiente y haga un mapa conceptual:
a) Cuáles son los procesos del Programa de Gestión
Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en
la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos.
Nota: Para el desarrollo de este punto trabajaremos con la
información recopilada de la visita realizada a la Entidad
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Empresas Públicas de La Ceja E.S.P. por ser un buen referente
en materia de Gestión Documental y tener sus procesos muy
organizados.
Los procesos que hacen parte del Programa de Gestión
Documental llevados a cabo por la Entidad en el Archivo de
Gestión son:
Planeación: En este proceso la Entidad normaliza por medio
del Manual de Archivo los formatos para los diferentes tipos
documentales: informes, actas de comités, actas de reuniones,
memorandos, comunicaciones enviadas, circulares, etc. Además,
esta planeación como lo indica la norma va precedida de un
análisis legal, funcional y archivístico que determina la utilidad de
estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión.
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En Empresas Públicas de La Ceja E.S.P. un ejemplo de este
proceso son las Resoluciones, primero se analiza el tema que
debe ser normalizado, la competencia de la Gerencia frente al
tema y luego se utiliza el formato de resoluciones establecido
previamente para poder pasar a la etapa que se muestra a
continuación.
Producción: El documento es realizado por el área a la que
compete el asunto utilizando el formato establecido por la Entidad
según el tipo documental.
Gestión y trámite: Para seguir con el ejemplo de la
Resolución que venimos trabajando en los procesos anteriores,
dentro de la gestión una vez se tiene lista la Resolución debe
solicitarse al Archivo de Gestión donde se llevan a cabo las
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funciones de la Unidad de Correspondencia, el número
consecutivo y a su vez es registrada dentro del software de
gestión documental de la Entidad. En el trámite se reúnen todos
los antecedentes necesarios para poner en vigencia el
documento, por tratarse de una Resolución el cual es un acto
administrativo, su vigencia comienza a partir de la firma del
documento y termina una vez se concluye definitivamente el
asunto por el cual fue creado el documento.
Organización: Este proceso es llevado a cabo en las tres
etapas del ciclo vital del documento (archivo de gestión, archivo
central, archivo histórico), porque en las tres etapas es necesario
desarrollar operaciones técnicas que permitan: clasificar el
documento, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y por último
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describirlo de manera detallada y siguiendo los pasos dados
dentro del Manual de Archivo. Para continuar con el ejemplo: la
Resolución una vez pasa por los procesos anteriores es
digitalizada dentro del software de gestión documental,
clasificada y archivada dentro de la carpeta de Resoluciones y si
tiene relación con un asunto específico es fotocopiada para ser
llevada al expediente (la original siempre se conserva en la
carpeta de Resoluciones y la copia en el asunto con el que tiene
relación).
Transferencia: Para realizar este proceso la Entidad se basa
en las TRD, en esta primera etapa de los documentos, las
transferencias se denominan: transferencias primarias y es donde
la información se transfiere del Archivo de Gestión al
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Archivo Central de la Entidad, para esto se utiliza el formato único
de inventario documental del Archivo General de la Nación y se
tienen en cuenta las fechas establecidas para las transferencias
anuales dentro del plan de transferencias. Las Resoluciones en
Empresas Públicas de La Ceja E.S.P. son transferidas al Archivo
Central cumplidos cuatro años en el Archivo de Gestión, los
cuales son contados a partir de la terminación de su vigencia o
que se concluye definitivamente el asunto que generó la
documentación.
Preservación a largo plazo: Es el conjunto de operaciones
técnicas desarrolladas con el fin de garantizar su preservación en
el tiempo. En esta primera etapa desde la producción del
documento hasta su organización se establecen medidas que
56
permitan la preservación en el tiempo de los documentos, tales
como: evitar al máximo la perforación de los documentos, no
utilizar ganchos metálicos ni en las carpetas de almacenamiento, ni
para legajar los documentos, utilizar capetas con especificaciones
para la preservación de documentos, no utilizar en lo posible
estanterías de madera, usar los inmuebles adecuados según el
tipo de documentos a almacenar, ejemplo: planotecas para planos.
Valoración: Este proceso es permanente y continuo e inicia
desde la planificación de los documentos, aunque esta valoración
se da en las TRD de la Entidad en el Archivo de Gestión se debe
dar aplicación a las mismas según los valores primarios de los
documentos.
57
b) Cuáles son los procesos del Programa de Gestión
Documental que se desarrollan en la Entidad visitada en el
Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos.
Organización: Como ya se explicó en el “literal a” de este
mismo punto, el proceso de organización le corresponde a las
tres etapas del ciclo vital del documento, en el Archivo Central los
documentos son clasificados y ubicados físicamente respetando
el principio de procedencia, es decir por dependencias y se
realiza inventario documental. En esta etapa los documentos son
dispuestos en cajas especiales de archivos para su conservación.
58
Transferencia: En esta etapa se reciben las transferencias que
vienen del Archivo de Gestión y se realizan a su vez
transferencias secundarias al Archivo Histórico, estas
transferencias son inventariadas y se cumple con el cronograma
establecido dentro del plan de transferencias.
Disposición de documentos: Para este proceso se da la
aplicación de las TRD de la Entidad, donde se seleccionan,
eliminan o se conservan de manera permanente los documentos
por contener valores secundarios. Para el caso de las
Resoluciones, son transferidas al Archivo Histórico una vez
cumplido el tiempo total de conservación establecido dentro de
las TRD en las dos primeras etapas (diez años), por contener
valores secundarios.
59
Preservación a largo plazo: En la Entidad en la segunda
etapa archivan toda la documentación en cajas que cuentan con
las especificaciones técnicas de archivo, pero antes de realizar
las transferencias del Archivo de Gestión (centralizado) al Archivo
Central, revisan que toda la documentación que se encuentra
almacenada en carpetas este libre ganchos y material metálico
que pueda dañar los documentos.
Valoración: En esta etapa del ciclo vital del documento se
determinan los valores secundarios, por lo que dando aplicación
a las TRD se hace un proceso de selección, eliminación o
conservación total, los documentos que tienen valores
secundarios mas el resultado de los muestreos, son los que se
transfieren al Archivo Histórico.
60
c) Cuáles son los procesos del Programa de Gestión
Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo
Histórico (si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno
de ellos.
Organización: En este proceso la Entidad organiza en el
Archivo Histórico la documentación de conservación total
siguiendo la misma clasificación que los documentos traen del
Archivo Central, esto es respetando el principio de procedencia.
Transferencia: Podríamos decir que este proceso no hace
parte de esta etapa, pero es importante mencionarlo porque el
Archivo Histórico recibe las transferencias secundarias realizadas
por el Archivo Central.
61
Disposición de documentos: En esta última etapa los
documentos son dispuestos para la consulta tanto de usuarios
internos como externos. El Archivo Histórico de Empresas
Públicas de La Ceja E.S.P. aún es pequeño, porque la Entidad
tiene a penas 18 años de creación.
Preservación a largo plazo: En esta etapa del ciclo vital los
documentos se conservan de la misma manera que en el Archivo
Central: en cajas con especificaciones técnicas para su
conservación, la información viene lista desde el Archivo Central,
por lo que en esta etapa no es necesario hacer revisión de la
documentación con miras a implementar medidas para la
preservación de los documentos.
62
PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
según
El ciclo vital del documento:
ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO
Planeación
Producción
Gestión y trámite
Organización
Transferencia
Preservación a largo plazo
Valoración
Organización
Transferencia
Disposición de documentos
Preservación a largo plazo
Valoración
Organización
Transferencia (se reciben documentos de la segunda etapa)
Disposición de documentos
Preservación a largo plazo
63
2.10 Cada integrante del equipo debe tomar un documento
que se produzca en alguna dependencia de una entidad
visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese
documento desde que se origina hasta su etapa final de
conservación o eliminación.
Documento No.1: Empresas Públicas de La Ceja E.S.P.-
Contrato de prestación de servicios.
Serie documental: Contratos
Subserie documental: Contratos de prestación de servicios
Tipos documentales: Disponibilidad presupuestal, propuesta
técnico económica, fotocopia de la cédula, fotocopia del RUT,
certificado de antecedentes judiciales, certificado de
Procuraduría, certificado de Contraloría, registro presupuestal,
pólizas, acta de aprobación de pólizas, acta de inicio, informes
64
con todos sus respectivos anexos, actas de interventoría, acta de
liquidación.
Proceso: La dependencia que requiere contratar un servicio lo
solicita a la Gerencia quien da su visto bueno, una vez se tiene la
aprobación respectiva se procede a realizar las invitaciones con
las especificaciones contractuales a diferentes oferentes para
que presenten las propuestas técnico económicas; la Gerencia y
la dependencia a la que compete el asunto evalúan las
propuestas recibidas para elegir la que más se ajusta a los
requerimientos de la Entidad y se notifica sobre el resultado a
todos los oferentes indicándole al seleccionado que debe ponerse
en contacto con la Entidad para iniciar los trámites contractuales.
Una vez son recibidos los documentos exigidos
65
se procede a solicitar el consecutivo del contrato al Archivo de
Gestión (centralizado) donde registran el contrato en el software
de gestión documental, inicialmente con los siguientes datos:
cédula o Nit del contratista, nombre del contratista, valor del
contrato y objeto contractual; la dependencia encargada procede
a realizar la minuta del contrato la cual va firmada por el
contratante (Gerente de la Entidad), el contratista y visto bueno
del Asesor Jurídico; el contratista procede a sacar las pólizas
exigidas dentro del contrato, las cuales una vez son revisadas por
el Asesor Jurídico de la Entidad se aprueban para poder proceder
a firmar el acta de inicio. Durante la vigencia del contrato los
funcionarios del Archivo de Gestión son los encargados de
archivar en el expediente todos los tipos documentales que se
producen y tienen relación con el asunto.
66
Todos los tipos documentales que conforman el expediente van
digitalizándose dentro del software de gestión documental lo que
permite a los usuarios internos que tienen permisos para ingresar
a esta unidad documental, poder ver desde sus equipos el
expediente digital actualizado sin tener que consultar el
documento físico. Estos contratos, son conservados según las
TRD de la Entidad de la siguiente forma: 2 años en el Archivo de
Gestión (son contados a partir de que se liquida el contrato), 18
años en el Archivo Central y cumplido el tiempo de la retención
documental realizan un muestreo donde tienen en cuenta sólo
aquellos contratos que tienen incidencia con la comunidad y los
que fueron contratados para desarrollar estudios, planes o
proyectos de gran importancia para el desarrollo de la misión
de la Entidad; el resultado de este muestreo se transfiere al
67
Archivo Histórico el resto se eliminan, una vez cumplidos los
requisitos establecidos dentro de las TRD.
La Entidad cuenta con toda la información digitalizada, por lo que
se tienen establecidos dentro de sus procesos planes que
garantizan la migración de la información digital a los diferentes
medios tecnológicos que van apareciendo, esto con el fin de
permitir su conservación en el tiempo.
Documento No.2: Empresas Públicas de La Ceja E.S.P.-
Memorandos.
Serie documental: Instrumentos de control.
Subserie: Consecutivo de comunicaciones oficiales-
memorandos.
68
La dependencia de la Entidad que vaya a producir un
memorando debe solicitar al Archivo de Gestión el consecutivo
interno, una vez firmado el memorando según lo establece el
Manual de Archivo (por el funcionario que esta produciendo el
documento y con visto bueno de su jefe inmediato) lo pasa al
Archivo de Gestión, donde los funcionarios se encargan de
ingresarlo al software de gestión documental, el cual una vez
registrado genera de manera automática el radicado del
documento con su respectivo código de barras. Los funcionarios
de Archivo proceden a sacar una copia del memorando y
entregan al destinatario el documento original y hacen firmar la
copia como recibido; luego se digitaliza el memorando y es
archivado dentro del consecutivo de comunicaciones internas de
la oficina productora, si el documento tiene relación con algún
69
otro trámite se lleva una copia al expediente correspondiente.
2.11 Indague y explique como se lleva a cabo la valoración
documental en la entidad visitada y de ejemplos de los
documentos que conserva dicha entidad por sus valores
primarios y secundarios.
Empresas Públicas de La Ceja E.S.P. y Museo de Antioquia
Como ya lo hemos mencionado en el desarrollo de esta actividad,
las dos Entidades cuentan con sus TRD aprobadas y es allí
donde se da el proceso para la valoración documental. Para
entrar a establecer los tiempos de conservación a cada serie y
subserie documental ambas Entidades tuvieron
70
en cuenta los valores primarios, tales como: el valor
administrativo, legal, fiscal, contable y para establecer los valores
secundarios, estudiaron el valor histórico de los documentos
teniendo en cuenta su utilidad para la ciencia, la cultura y la
investigación, esta valoración se hace estudiando cada una de
las unidades documentales arrojadas en las encuestas, además
se invita a los responsables de cada Unidad Administrativa,
porque su criterio como productores de documentos es muy
importante para el proceso de valoración documental, sin dejar
de lado la normatividad tanto interna como externa que aplica a
cada documento. Adicionalmente, en este proceso se tienen en
cuenta los conceptos de valor mediato predecible y valor mediato
no predecible. Las dos Entidades establecieron los plazos de
vigencia de los documentos teniendo en cuenta el plazo
71
precaucional de los documentos.
A continuación se muestran algunos ejemplos de documentos
que contienen valores primarios y/o secundarios en las Entidades
visitadas:
Ejemplo No.1:
Serie documental: Historias
Subserie documental: Historias de objetos de colección
Valores primarios: Administrativo, legal.
Valores secundarios: Evidencial, testimonial, informativo. Son
de conservación permanente por ser parte de la misión del
Museo.
72
Ejemplo No.2:
Serie documental: Comunicaciones oficiales
Subserie documental: Autorizaciones y permisos (Factibilidades
de servicios públicos)
Valores primarios: Administrativo, legal y técnico.
Valores secundarios: No poseen valores secundarios, por lo
que cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central se
eliminan.
Ejemplo No.3:
Serie documental: Libros
Subserie documental: Libros auxiliares
Valores primarios: Administrativo, legal, fiscal, contable.
Valores secundarios: Evidencial, informativo. Se conservan de
manera permanente por ser soporte legal de la contabilidad.
73
Ejemplo No.4:
Serie documental: Proyectos
Subserie documental: Proyectos de exposiciones itinerantes
Valores primarios: Administrativo, legal y técnico.
Valores secundarios: Evidencial, testimonial, informativo. Son
conservados de manera permanente, porque son parte de la
misión del Museo.
2.12 Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004,
005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una entidad
pública lo siguiente:
a) ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de
2012) para el país?
74
El Decreto 2609 de 2012 es importante para la Gestión
Documental del país, porque reglamenta el Artículo V de la Ley
594 de 2000 que se refiere a la gestión de documentos donde se
contemplan: los Programas de Gestión Documental, los procesos
archivísticos, la formación de archivos, la obligatoriedad de las
TRD y el inventario documental, así mismo parcialmente los
artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 sobre el archivo
electrónico de los documentos y los expedientes electrónicos.
Según lo anterior, podemos decir que el Decreto busca hacer
énfasis nuevamente en la importancia que tiene la Gestión
Documental en las entidades, de manera especial en las públicas
y privadas que cumplen funciones públicas y normalizar los
procesos que hacen parte de un Programa de Gestión
Documental, incluyendo en ellos los documentos electrónicos
75
que cada vez han tomado mayor fuerza en nuestras entidades
y con frecuencia no los incluimos dentro de los PGD, poniendo
en riesgo la conservación en el tiempo de la información que se
tiene almacenada en estos soportes diferentes al papel.
b) ¿Cuáles son los cambios en los procesos de la Gestión
Documental a la luz de ese nuevo Decreto? Realice un
cuadro comparativo entre los procesos del Programa de
Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de
2013 y los Procesos de la Gestión Documental a partir de la
expedición de dicho Decreto. Indague que cambios o ajustes
han tenido que hacer para dar cumplimiento a la norma.
76
Cambios en los procesos de la Gestión Documental a la luz
del nuevo Decreto.
Desde antes de la expedición del Decreto 2609 de 2012 el
Gobierno Nacional a través de diferentes normas ha buscado la
reglamentación de los procesos que se llevan a cabo dentro de la
gestión documental de las entidades, pero se puede decir que el
Decreto 2609 de 2012 hace una recopilación de estas normas e
incluye dentro de los PGD la documentación que se genera en
otros soportes diferentes a los tradicionales, porque la gestión
documental no ha sido ajena a los grandes cambios tecnológicos
que se vienen presentando desde hace varios años. A la luz de
este Decreto se enfatiza nuevamente en la obligatoriedad de la
formulación los PGD, el cual debe ser aprobado teniendo en
77
cuenta las instancias asesoras establecidas en el Decreto 2578
de 2012 y una vez aprobado publicado en la página web de la
respectiva entidad lo que antes no se hacia. Este Decreto
contempla diferentes instrumentos archivísticos necesarios para
desarrollar la gestión documental, tales como: el Cuadro de
Clasificación Documental, la Tabla de Retención Documental, el
Programa de Gestión Documental, el Plan Institucional de
Archivos de la Entidad, el Inventario Documental, los bancos
terminológicos de tipos, series y subseries documentales, entre
otros, y el Decreto es reglamentado parcialmente por el Acuerdo
No.004 del 15 de marzo de 2004, donde se modifica el
procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación,
aprobación, e implementación de las TRD y las TVD, con esta
nueva reglamentación las entidades deben ajustar estos
instrumentos a los requerimientos de la norma.
78
Empresas Públicas de La Ceja E.S.P. la Entidad pública visitada
a pesar de tener sus procesos archivísticos muy bien
organizados aún no ha dado aplicabilidad al Decreto 2609 de
2012, porque no tiene establecido el PGD y en las TRD han
cometido algunos errores en cuanto a la aplicación de la norma,
debido a que en la última actualización (año 2013) no se
presentó al Consejo Departamental de Archivo (instancia
correspondiente según el Decreto 2578 de 2012) para su
respectiva aprobación y tampoco las tienen publicadas en la
página web de la Entidad como lo establece la norma. Esta
Entidad no esta dando cumplimiento a lo señalado en el Artículo
15 del Acuerdo No.004 de 2013 en cuanto a la eliminación de los
documentos.
,
79
A continuación veremos un cuadro comparativo entre los
procesos del Programa de Gestión Documental antes del
Decreto 2609 de 2012 y los procesos de Gestión Documental
a partir de la expedición de dicho Decreto.
,
80
PGD 2005 PGD 2012
No contempla Planeación dentro de los procesos de la gestión documental
Planeación
Producción Producción
Recepción Gestión y Trámite, que hace referencia a todo lo relacionado con la recepción, distribución y trámite de los documentos ya sean análogos o electrónicos y digitales
Distribución
Trámite
Organización Organización
Consulta Transferencia, como procedimiento dentro del establecimiento del ciclo vital del documento teniendo en cuenta sus valores primarios y secundarios.
81
PGD 2005 PGD 2012
Conservación Disposición de los documentos, teniendo en cuenta parámetros de conservación de los mismos (planes de conservación)
Disposición final de los documentos
Preservación a largo plazo (siguiendo los parámetros de preservación tanto de medios análogos como digitales)
Valoración (aplicando lo enunciado en las Tablas de Retención Documental y en las de Valoración Documental) es decir, la disposición final de los documentos.
82
c) ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en
cuenta según el contenido del mencionado Decreto?
Los aspectos más importantes a tener en cuenta son los métodos
para implementar un adecuado Programa de Gestión Documental
y el proceso que se debe dar para su respectiva aprobación por
la instancia correspondiente, los parámetros a seguir al momento
de implementar un sistema de Gestión Documental electrónica de
archivo y finalmente la gestión de los documentos electrónicos de
Archivo y sus metadatos.
d) Realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de
marzo 15 de 2013.
,
83
Acuerdo No. 003 de 2013: Reglamenta parcialmente el Decreto
2578 de 2012 y adopta el Comité Evaluador de Documentos del
AGN lo que involucra el nuevo SNA Sistema Nacional de
Archivos.
Este acuerdo da los parámetros y responsables que incluyen el
seguimiento y evaluación de todos los procesos de la Gestión
Documental en las entidades de la Administración Pública
integrando lo relacionado con las Tablas de Valoración y
Retención documental.
Acuerdo No. 004 de 2013: Reglamenta los Decretos 2578 y
2609 de 2012, y actualiza el procedimiento de elaboración,
presentación, evaluación, aprobación e implementación de las
,
84
Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración
Documental.
Dicho Acuerdo da un nuevo concepto del manejo procedimental
que se debe aplicar a la elaboración, actualización, aprobación,
aplicación y publicación tanto de las TRD como de las TVD en las
entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
Acuerdo No. 005 de 2013: Establece los criterios básicos para la
clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las
entidades de la administración pública y privadas que cumplen
funciones públicas.
Dicho acuerdo normaliza los procesos técnicos de la organización
de los documentos de archivo y da un contenido
,
85
principal a lo relacionado con la descripción de los documentos,
donde las entidades deben realizar la descripción de documentos
de sus archivos aplicando la normatividad internacional ISAD (G)
en los niveles indicados.
86
CONCLUSIÓN
Como estudiantes y futuros profesionales CIDBA debemos conocer
los procesos y normas que se aplican en la Gestión Documental y
el tema: Formación de los archivos según el ciclo vital de los
documentos trabajado durante el desarrollo de esta unidad, es vital
para poder comprender otras asignaturas que veremos más
adelante dentro del currículo de nuestra carrera, además el ciclo
vital de los documentos es la base para el desarrollo de todos los
procesos dentro de un archivo.
87
BIBLIOGRAFÍA
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2012). Decreto 2609. Recuperado el 05 de mayo de 2014 de:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?
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88
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Archivo General de la Nación. (15 de marzo de 2013). Acuerdo
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ARIAS GONZÁLEZ, Luz Marina. Guía No. tres. Disponible en:
Plataforma virtual estudiantes CIDBA Uniquindio [consultado en
mayo de 2014]
89
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según el ciclo vital de los documentos. Disponible en: Plataforma
virtual estudiantes CIDBA Uniquindio [consultado en mayo de
2014]
ARIAS GONZÁLEZ, Luz Marina. Programa de Gestión
Documental. Disponible en: Plataforma virtual estudiantes CIDBA
Uniquindio [consultado en mayo de 2014]
