DEL SISTEMA DECONTROL II xn-cn · 1. Gerencia de Relaciones Públicas e Imagen Institucional. 2....

llJUNICIPALlDAD PROVINCIAL DE CHICLA YO

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COMITÉ DE CONTROL INTERNO PARA LA IlVIPLEMENTACIÓNDEL SISTEMA DE CONTROL IITTERNODE LA xn-cn

PROGRAMA DE TRABAJO

1. INTRODUCCION

Mediante Resolución de Alcaldía N° 896-2010/MPCH/A de 24 de noviembre de2010 se conforma el Comité de Control Interno de la Municipalidad Provincial deChiclayo, con 7 (siete) integrantes, incorporando a dos (2) Integrantes medianteResolución de Alcaldía N° 1009-201 O/MPCH/A dp. ~1 de diciembre de 2010; conel fin de planificar, organizar, ejecutar y evaluar la implementación del Sistema deControl Interno, así como velar por HI efir.éJ:':f1lr'lcionamiento en las diferentesoficinas de la Municipalidad Provincial de Chiclayo.

Mediante Resolución de Contraloría General N° 458-2008-CG, de 28 de octubrede 2008, se aprueba la "Guía para la imc'ementación del S'sterna dI? CentrolInterno de las entidades del Estado", como documento orientador para la gestiónpública y el control gubernamental, y en el numeral 1.2.1 de ID mencionada Guía,señala que para dar inicio al proceso de diagnóstico, será necesario que elComité elabore y apruebe un Programa de Trabajo, el cual con endrá lasactividades a desarrollar y su cronograma.

La Municipalidad Provincial de Chiclayo, como paso previo para laimplementación del Sistema de Control Interno, con fecha 01 de julio de 2009,emite la Directiva N° 001-2009-MPCH/SCI rlenominada "Directiva para laimplementadón del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado".

2. OBJETIVOS DEL DIAGNÓSTICO

Teniendo en cuenta que, el diagnóstico se presenta como un medio de análisis, elobjetivo de este Programa de Trabajo es (.1 sigu;entc:

- Evaluar el nivel de desarrollo y organización del sistema de control interno, suselementos de control, las 'deficiencias, vacíos y oportunidades de mejoras quepresenta, para determinar el estado situacional actual del Sistema de ControlInterno, con respecto a lo establecido por las normas de control internoaprobado por la Contraloría General de la República, con el fin de proporcionarinformación a la Alta Dirección para la toma de decisiones en lo que respecta ala adecuada implementación y mejora del Sistema de Control Interno.

3. ALCANCE DEL DIAGNOSTICO

El diagnóstico comprenderá el ámbito de la Alta Dirección y de '')s Órqanor de 18Municipalidad Provincial de Chiclayo, y son:

F'rograma de Trabajo - Comité de Control Interno para Irnplernentación del Sistema de Control Interno - Ley 28716Pág, 1 de 7

t

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CHICLAYO

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ALTA DIRECCION

1. Alcaldía.2. Gerencia General Municipal.

ORGANOS DE CONTROL INSTITUCIONAL

1. Órgano de Controllnstitucional.

ORGANOS DE ASESORAMIENTO

1. Asesoría Técnica.2. Gerencia de Planeamiento y Presupuesto.

);- Sub Gerencia de Presupuesto.>- Sub Gerencia de Racionalización y Estadística.>- Sub Gerencia de Programación de Inver sienes.

3. Gerencia de Asesoría Jurídica.

ORGANO DE DEFENSA CVIL

1. Procuraduría Pública Municipal.

ORGANOS DE APOYO

1. Gerencia de Relaciones Públicas e Imagen Institucional.2. Sub 3erencia de Secretaria General.3. Sub Gerencia de Cocrdinación de Alcaldla.4. Sub Gerencia de Participación Vecinal.5. Sub Gerencia de Defensa Civil.6. Sub Gerencia de Seguridad Ciudadana.7. Gerencia Central de Administración y Finanzas.

>- Sub Gerencia de Tesorería.> Sub Gerencia de Logística.~ Sub Gerencia de Contabilidad.

8. Gerencia de Recursos Humanos.9. Gerencia de Sístemas e Informática.

ORGANOS DE LlNEA

1. Gerencia de Urbanismo.

y Sub Gerencia de Obras Privadas y Catastro.);- Sub Gerencia de Control Urbano y Fiscalización.>- Sub Gerencia de Medio Ambiente y Ornato.

Programa de Trabajo - Comité de Control Interno para Implementación del Sistema de Control Interno - Ley :1.8716Pág, 2 de 7

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CHICLA YO

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2. Gerencia de Edificaciones.3. Gerencia de Desarrollo Humano.

>- Sub Gerencia de Educación, Cultura, Deportes y Recreación.> Sub Gerencia de Registro Civil.> Sub Gerencia de Turismo.r: Sub Gerencia de Programas Sociales.

4. Gerencia de Servicios a la Ciudad.

)~.. Sub Gerencia de Limpieza Pública ..,.. Sub Gerencia de Mecáf1ir.a y Mantenimiento.>. Sub Gerencia de Sanidad, Higiene y Salua.

5. Gerencia de Tránsito y Transporte.

ORGANOS DE DESCONCENTRADOS y DESCENTRALIZADOS

1. Programa del Vaso de Leche.2. Agencias Municipales.

3. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Para realizar el diagnóstico del ámbito de la Alta Dirección y de los Órganos de laMunicipalidad Provincial de Chiclayo, se acopiará la información siguiente:

v" Organigrama./ Reglamento de Organización y Funciones -ROF./ Manual de Organización y Funciones - MOFv" Manual de Procedimientos Administrativosv" Directivas internasv" Plan Operativo Institucional 2011- POI./ Plan Estratégico Institucional 2011 -PE!v" Cuadro Analítico de Personal -CAP./ Observaciones y Recomendaciones de auditorías internas y externas.

También se hará uso de algunas técnicas que perrrutiran obtener mayorinformación

Obtención de Información:

Como paso previo a la obtención de información, se sensibilizará a todo elpersonal de la Municipalidad Provincial de Chiclayo, con la finalidad de queparticipen activamente en la implementación del Sistema de Control Inte rI'" 0: paraello el Comité de Control Interno de la MPCH elaborará un Programa deSensibilización, partiendo de un proceso de capacitación y motivación al personal.

Programa de Trabaio- Comité de Control Interno para Implernentación del Sistema de Control Interno - Ley 28716Pág. 3 dr 7

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Técnicas Verbales:

Se obtendrá información oral mediante averiguaciones o indagaciones dentro ofuera de la entidad, sobre posibles debilidades en la aplicación de losprocedimientos, prácticas de control interno y otras que se considere relevantes.

Las técnicas verbales que se apliquen serán:

a) Indagación.- consiste en la averiguación mediante la aplicación deentrevistas directas al personal de la entidad o a terceros.

b) Encuestas o cuestionarios.- preguntas relacionadas con las accionesrealizadas por la eru.oao (Anexos N°s. úí al 06).

Técnicas Oc.ulares

Se verificará en forma directa y paralela, la manera con los responsablesdesarrollan y documentan los procesos o procedimientos, mediante los cuales laentidad ejecuta sus actividades.

Las Técnicas oculares que se apliquen serán:

a) Observación.- se contemplará a simple vista, las acciones que realiza elequipo de trabajo durante la ejecución de una actividad o p.oceso: pcrejemplo se podrá observar el cumplimiento de algunas políticas de controltales como el control de asistencia del personal, el control de acceso deípúblico. etc.

b) Comparación o confrontación.- se observará las operaciones realizadaspor la entidad y se contrastará con los lineamientos normativos de controlestablecldos para ello, para identificar sus diferenci.qs.

e) Revisión selectiva.- es decir se verificará la secuencia que debe cumpliruna actividad, informes o documentos seleccionándose parte de lasoperaciones que serán evaluadas o verificadas.

Técnicas Documentales

Se obtendrá información escrita para demostrar las afirmaciones, análisis oestudios realizados por el evaluador. Pudiendo ser:

a) Comprobación.- Se verificará la evidencia que apoya o sustenta leSoperaciones evaluadas, con el fin de corroborar su autoridad, legalidad,integridad, propiedad. veracidad. Ejemplo: comprobar si los documentosncrmatr.os internos cuentan con documentación que evidencie su aprobacióno actualización,

b) Revisión Analítica.- De ser el caso se analizará los índices, indicadorcs y lainvestigación de las fluctuaciones, variaciones y relaciones que resulteninconsistentes o se desvíen de las operaciones.

?rograma de Trabajo - 'Comité de Control Interno para Implernentación del Sistema de Controllnterno-:'-Ley 28716----Pág 4 de 7


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.=========================================================Técnicas Escritas

Se tomará nota de información que sea importante para el trabajo del =valuador.para lo cual se realizará lo siguiente:

a) Análisisb) Confirmacionesc) Tabulaciones

Análisis de la Información obtenida:

El comité de Control Interno efectuará el análisis a la información obtenida comoresultado de la aplicación del programa de trabajo. con el fin ae identificar lasdebilidades de control que presente el Sistema de Control Interno de lamunicipalidad. en relación con las Normas de Control Interno.

Análisis Normativo

Como parte del diagnóstico se realizará un análisis de la normatividad interna queexiste con r especto de las Normas de Control interno.

Para el efecto se elaborara una concordancia del marco nOI n.ativo interno de laentidad (resoluciones, directivas. reglamentos entre otros) con las Normas deControl Interno (Anexo N°. Oi).

El análisis de la normativa Interna deberá ser realizado considerando los objetivosde cada uno de los componentes de las Normas de Control Interno.

Identificación de debilidades y fortalezas

Finalmente, tomando en consideración el análisis efectuado él la mur::::p!idad,con respecto a las Normas de Control Interno. se mostrará los resultados deforma agrupada. por cada componente. identificando las dc~ilidade:;. (con suscausas) y las fortalezas del Sistema de Control Interno - SCI (Anexo N° 08).

Informe de Diagnóstico.

La elaboración del Informe, deberá ser ejecutado por el equipo de trabajoresponsable del diagnóstico, el mismo que será puesto a consideración de lamunicipalidad para su aprobación.

Para elaborar el Informe de Diagnóstico. se seguirá las siguientes etapas:

a) Elaboración del proyecto de diagnóstico del control interno.- Los miembrosdel Comité de Control Interno de la Municipalidad Provincial de Chiclayo.redactará el proyecto de diaqnós.uco del control interno; ter-ende e,cuenta que el diagnostico debe enfocar lo siguiente:

Programa de Trabajo - Comité de Control Interno para Implementación del Sistema de Control Interno - Ley 28716;;;g.5d,,;


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./ El nivel de desarrollo, organización y vigencia del Sistema de ControlInterno actual.

./ Los elementos de control que lo conforman .

.¡' Las deficiencias, vacíos y oportunidades de mejora que presenta elSCI en operación .

./ Los ajustes o modificaciones que deben efectuarse

./ Los componentes y normas de control que deben ser implementadosy su priorización

./ Las normas internas pendientes a implementar o actualizar .

./ Identificación de los principales procesos y áreas críticas .

.¡' Las normas internas pendientes a implementar o actualizar .

.¡' Una estimación de los recursos económicos, materiales y de personalrequeridos para la implementación .

./ Los lineamientos a considerar por el Comité de Control Interno para suplan de trabajo.

b) Presentación a la Alta Dirección, el proyecto de diagnóstico del ControlInterno de la Municipalidad Provincial de Chiclayo, para su aprobacióny autorización de ejecución.

Presentación del Informe final.

Terminada la ejecución del proyecto del diagnóstico situacional respecto delSistema de Control Interno de la Municipalidad Provincial de Chiclayo, sepresentará a la Alta Dirección, el informe final conteniendo conclusiones yrecomendaciones para su aprobación.

Este Informe es la base con el cual se elaborara el Plan de Trabajo para laimplementación del Sistema de Control Interno.

Modelo del Informe final.

(Ver Anexo N° 09).

---------~--~~~~--~------~~--~~~~--~~~~--Programa de Trabajo - Comité de Control Interno para Implementación del Sistema de Control Interno - Ley 28716

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4. CRONOGRAMA DE TRABAJO.-

28/1212012 CCI

'1. Sensibilización del personal de la

MPCH.23/0112012 24/04/2012 Comité de

Control Interno.

Se elaborará crono-grama de sensibiliza-ción sobre elcompromiso en lasupervisión y operacióndel Sist. de ControlInterno - SC!.

2. Recopilación de Información. 30/081201224/04/2012Se hará uso detécnicas verbales,oculares, documentalesescritas.

Comité deControl Interno yComité de Apoyo

3. Análisis de la normativa del 03/09/2012Control Interno.

19/11/2012 Comité deControl Interno yComité de

4. Elaboración de proyecto deldiagnóstico de control interno 21/1112012de la MPCH.

Comité de14/12/2012 Control Interno y

5. Presentación a la Alta Direcciónel proyecto de diagnóstico de 1712/2012 20/12/2012

6. Presentación del Informe final. 27/12/2012

CCI Aprobación medianteResolución de Alcaldia.

Chiclayo, 23 de diciembre de 2011

Programa de Trabajo - Comité de Control Interno para Irnplementación del Sistema de Control Interno - Ley 28716Pág. 7 de 7

RELACION DE ANEXOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO .

ANEXO N°, 01: Lista de Verificación: 'Ambiente de ControlANEXO N°, 02: Lista de Verificación: Evaluación de RiesgosANEXO N°, 03: Lista de Verificación: Actividades de ControlANEXO N°, 04: Lista de Verificación: Información y ComunicaciónANEXO N°, 05: Lista de Verificación: SupervisiónANEXO N°, 06: Ambiente de ControlANEXO N°, 07: Concordancia de la Normativa del Sistema de Controllntemo,ANEXO N°, 08: Análisis de Componentes del ControllntemoANEXO N°, 09: Modelo del Informe de Diagnóstico del Controllntemo de la Municipalidad Provincial de

Chiclayo,



ANEXO N°01

LISTA DE VERIFICACiÓN: AMBIENTE DE CONTROL

ELEMENTOS SI NO N/A DOCUMENTOS DE -1SOPORTE/COMENT ARIOS

Filosofía de la Dirección1 La Dirección muestra interés de apoyar al

establecimiento y mantenimiento del controlinterno en la entidad a través de políticas, --------------1documentos, reuniones, charlas y otros medios.

2 La Dirección reconoce y promueve los aportesdel personal que mejoran el desarrollo de lasactividades laborales. ,

._-~----_._-_.._-_ .._ ..

3 La Dirección incentiva el desarrollo transparentede las actividades de la entidad.

4 Se toman decisiones de indicadores,variaciones frente a los resultados contables,dejándose evidencia mediante actas.

5 La Dirección proporciona el apoyo logístico y de I

personal para un adecuado desarrollo de laslabores de control.

6 La Dirección demuestra una actitud positivapara implementar las recomendacionesdel DCI.

Integridad y Valores Éticos.7 La entidad cuenta con un código de Etica

debidamente aprobado, y difundido mediantetalleres o reuniones

8 La administración ha difundido la "Ley delCódigo de Ética de la Función Pública" .__._--_.

9 Se comunican debidamente dentro de la entidadlas acciones disciplinarias que se toman sobreviolaciones éticas. -----_ .._ ....

10 La Dirección demuestra un comportamiento Iético poniendo en práctica los lineamientos deconducta de la entidad.

N' ______ ._._ ••_____________

11 Se sanciona a los responsables de actosilegales de acuerdo con las politicas definidaspor la Dirección.Administración Estratégica

12 La Dirección ha difundido y es de conocimientogeneral la visión, misión, metas y objetivosestratégicos de la entidad. --.-_ .._--_._._ ..

13 La Dirección asegura que todas las Areas,Departamentos formulen, implementen y !

Ievalúen actividades concordantes con su plan Ioperativo instítucíonal I

I-- --_.1

Programa de Trabajo - Comité de Controllnlerno para Implemenlación del Sistema de Control Interno - Ley 28716


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-- .._---_._ .._--------ELEMENTOS SI NO N/A DOCUMENTOS DE

SOPORTE/COMENTARIOS14 Los planes estratégicos, operativo y de

contingencia se elaboran, conservan yactualizan segun procedimiento documentado.

15 Todas las unidades orgánicas evalúanperiódicamente su plan operativo con el fin deconocer los resultados alcanzados y detectarposibles desvíos.

16 La entidad ha formulado el análisis de lasituación con participación de todas lasgerencias para definir su direccionamiento ydesarrollo de los servicios. _._---_ ..

17 Los resultados de las mediciones efectuadas alos planes operativos en los últimos dossemestres están dentro de los nivelesesperados. -'--

Estructura Organizacional18 La estructura organizacional se ha desarrollado

sobre la base de la misión, Dbjetivos yactividades de la entidad y se ajusta a larealidad.

19 El Manual de Organización y Funciones (MOF)refleja todas las actividades que se realizan enla entídad_y_están debidamente delimitadas. -

20 La entidad cuenta con un Reglamento deOrganización y Funciones (ROF) debidamenteactualizado.

21 Todas las personas que laboran en la entidadocupan una plaza prevista en el PAP y un cargoincluido en el de Asignación de Personal (CAP)

22 La Dirección se asegura de que los trabajadoresconozcan los documentos normativos (MOF,ROF, CAP y demás manuales) que regulan lasactividades de la entidad. I

23 Se han elaborado manuales de procesos consus respectivos flujos de información.

Administración de los Recursos Humanos24 La entidad cuenta con mecanismos, políticas y

procedimíentos adecuados para la selección,inducción, formación, capacitaciónI

compensación, bienestar social y evaluación depersonal.

25 Se cuenta con un programa de inducción alpersonal que ingresa relacionados con el puestoal Queingresa y de los principios éticos. --

Programa de Trabajo - Comité de Control Interno para Irnplementación del Sistema de Control Interno - Ley 28716



ELEMENTOS SI NO N/ASOP~~~~~~~~;~~;;~-1

26 Las unidades orgánicas cuentan con la cantidadde personal necesario para el adecuadodesarrollo de sus actividades.

27 La entidad elabora anualmente un plan deformación y capacitación del personal, con laparticipación de todas las áreas y se dacumplimiento al mismo.

28 La escala remunerativa está en relación con elcargo, funciones y responsabilidadesasignadas.

Competencia pr.ofesional ----------29 Se han identificado las competenciasnecesarias para cada cargo previsto en el CAPy han sido plasmadas en un documentonormativo (perfil del c~rgo}.

30 El personal que ocupa cada cargo de trabajocuenta con las competencias establecidas en elperfil del careo.

31 El titular, funcionarios y demás servidores sonconocedores de la importancia del desarrollo,implantación y mantenimiento del controlinterno.

Asignación de autoridad y responsabilidad32 La autoridad y responsabilidad del personal

están claramente definidas en los manuales,reclamemos Y otros documentos normativos.

33 Estos documentos normativos son revisadosperiódicamente con el fin de ser actualizados omejorados.

34 Todo el personal conoce sus responsabilidadesy actúa de acuerdo con los niveles de autoridadque le corresponden.

Órgano de Control Institucional -.-r----.---.------ ..--------.-...-...35 El Organo de Control evalúa los controles de losprocesos vigentes e identifican oportunidadesde mejora acorde a su plan de trabajo ..

36 Son de comprobada competencia e idoneidadprofesional los miembros que conforman elequipo de trabajo del OCI. ._--37 El OCI evalúa periódicamente el sistema decontrol interno de la entidad

Programa de Trabajo - Comité de Control Interno para Implementación del Sistema de Control Interno - Ley 2871 Ó


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ANEXO N° 02

LISTA DE VERIFICACiÓN: EVALUACiÓN DE RIESGOS--

ELEMENTOS SI NO N/A DOCUMENTOSDESOPORTE/COMENTARIOS

Planeamiento de la Administración de Riesgos1 Se ha desarrollado un Plan de actividades de

identificación, análisis o valoración, manejo orespuesta y monitoreo y documentación de losriesgos.

2 La Dirección (Directorio, Gerencias 'y Jefaturas)ha establecido y difundido lineamientos ypolíticas para la administración de riesgos.

3 El planeamiento de la administración de riesgoses específico en algunas áreas, como en laasignación de responsabilidades y monitoreo delos mismos.

4 La entidad cuenta y ha puesto en práctica elPlan de Administración de Riesgos.

Identificación de Riesgos5 Están identificados los riesgos significativos por

-----Jcada objetivo.6 Se han identificado los eventos negativos

(riesgos) que pueden afectar el desarrollo de lasactividades. ---_._.-

7 Se ha participado en la identificación de losriesgos de las actividades de las diferentesunidades orgáni~s o procesos. ____ o

•__ M' ___ M __ •

8 En la identificación de riesgos se ha tomados enconsideración aspectos internos (de la entidad)y externos (fuera de la entidad). -------_._._._ .._.-

Valoración de Riesgos9 En el desarrollo de sus actividades se ha

detenninado y cuantificado la posibilidad de queocurran los riesgos identificados (prohabilidad de ocurrencia)

10 En el desarrollo de sus actividades se hancuantificado el efecto que pueden ocasionar losriesgos identificados (impacto).

11 Los riesgos, sus probabilidades de ocurrencia,impacto y cuantificación han sido registradospor escrito

Respuesta al riesgo12 Se han establecido las acciones necesarias

(controles) para afrontar los riesgos evaluados.13 Se han definido lineamientos para efectuar

seguimiento periódico a los controlesdesarrollad9s con r~ecto a los riesgos ._--

Programa de Trabajo ..Comité de Control Interno para Implementación del Sistema de Control Interno - Ley 28716



ANEXO N° 03

LISTA DE VERIFICACIÓN: ACTIVIDADES DE CONTROL

ELEMENTOS SI NO N/A DOCUMENTOSDESOPORTE/COMENTARIOS

Procedimiento de Autorización y Aprobación*,1 Los procedimientos de autorización y

aprobación para los procesos, actividades ytareas están claramente definidos en manualeso directivas y son realizados' para' todos losprocesos y actividades. ._---

2 Los procedimientos de autorización yaprobación para los procesos, actividades y

Itareas han sido adecuadamente comunicados alos responsables. I

Segregación de funciones'3 Las actividades expuestas a riesgos de error o

Ifraude han sido asignadas a diferentespersonas o equipos de trabajo.

4 Se efectúa rotación periódica del personalasignado en puestos susceptibles a riesgos defraude.

Evaluación Costo-Beneficio*5 El costo de los controles establecidos para sus

actividades está de acuerdo a los resultadosesperados (beneficios).

6 Se toma en cuenta que el costo de establecerun control no supere el beneficio que se puedeobtener.

Controles sobre el acceso a los recursos oarchlvos"7 Se han establecido políticas y procedimientos

documentados que se siguen para la utilizacióny protección de los recursos o archivos. --

8 El acceso a los recursos o archivos quedaevidenciado en documentos tales como recibos,actas entre otros.

9 Periódicamente se comparan los recursosasignados con los registros de la entidad (porejemplo arqueos, inventarios u otros)

10 Se ha identificado los activos expuestos ariesgos como robo o uso no autorizado, y se

Ihan establecido medidas de seguridad para losmismos.

-. .(*) Son aplicables a los diferentes procesos, actiVidades.

----------------------------------Programa de Trabajo - Comité de Control Interno para Implementación del Sistema de Control Interno - Ley 28716



ELEMENTOS SI NO N/A DOCUMENTOS DESOPORTE/COMENTARIO~

11 Los documentos internos que genera y recibenlas unidades orgánicas están debidamentenumerados y orotecidos. ;

;

"--"'-Verificaciones y conclliaciones'12 Las unidades orgánicas periódicamente llevan a

cabo verificaciones sobre la ejecución de losprocesos, actividades y tareas.

13 Periódicamente se comparan los resultados conlos registro de los procesos, actividades y tareasutilizando para ello distintas fuentes. ..-

Evaluación de desempeño"14 La entidad cuenta con indicadores de

desempeño para los procesos, actividades ytareas.

15 La evaluación de desempeño se hace con base

¡en los planes organizacionales, disposicionesnormativas vigentes.

Rendición de cuentas

--116 La entidad cuenta con procedimientos ylíneamientos internos que se siguen para larendición de cuentas. I

17 La administración exige periódicamente lapresentación de declaraciones juradas a supersonal.

18 Conoce sus responsabilidades con respecto delas rendiciones de cuenta.

Documentación de procesos, actividades y tareas"19 El personal conoce qué procesos involucran a

su unidad orgánica y qué rol le corresponde enlos mismos.

20 Los procesos, actividades y tareas de la entidad Ise encuentran definidos, establecidos ydocumentados al iQualQuesus modificaciones.

Revisión de procesos, actividades y tareas'21 Se revisan periódicamente con el fin de que se

estén desarrollando de acuerdo a lo establecido Ien la normativa vigente.122 Se implementan las mejoras propuestas y en

caso de detectarse deficiencias se efectúan lascorrecciones necesarias.

Controles para las tecnologías de Información yComunicaciones. --23 Se cuenta con politicas y procedimientos

Iescritos para la administración de los sistemasde información. ,_....J

. .(*) Son aplicables a los diferentes procesos, acfívidades .

Programa de Trabajo - Comité de Control Interno para lmplementación del Sistema de Control Interno - Ley 28716


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ELEMENTOS SI NO N/A DOCUMENTOSDESOPORTE/COMENTARIOS--

24 Es restringido el acceso a la sala de cómputo,procesamiento de datos. a las redes instaladas,así como al respaldo de la información (backup).

25 Los sistemas de información cuentan concontroles y sistemas que evitan el acceso no

--- ~_torizado a la información. --26 La entidad cuenta con un Plan OperativoInformático.

27 El Area de informática cuenta con un Plan deContingencias.

28 Se han definido los controles de acceso general

I

(seguridad física y lógica de los equiposcentrales)

29 Se han creado perfiles de usuario de acuerdocon las funciones de los empleados. creación deusuarios con accesos propios (contraseñas) yrelación de cada usuario con el perfilcorrespondiente. --3D Los programas informáticos (software) de laentidad cuentan con licencias y autorizacionesde uso.

31 La entidad cuenta con un adecuado servicio desoporte técnico para las Tecnologías de laInformación y Comunicación (TIC).

32 Se lleva el control de los nuevos productosingresados a desarrollo así como de las

Imodificaciones de los existentes en carpetasI

documentadas. ¡33 La entidad ha definido pollticas sob~eel cambio I

frecuente de contraseñas, sobre su uso ycuando el personal se desvincule de lasfunciones. ----------_._ ..

34 La entidad ha establecido controles para laadquisición paquetes software. --

Programa de Trabajo - Comité de Control Interno para Implementación del Sistema de Control Interno - Ley 28716._-------_._._---_ _ .


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ANEXO N° 04

LISTA DE VERIFICACiÓN: INFORMACiÓN Y COMUNICACiÓN

ELEMENTOS SI NO N/A DOCUMENTOSDE 1SOPORTE/COMENTARlos__

Funciones y características de la información1 La información Gerencial es seleccionada,

analizada, evaluada y sintetizada para la tomade decisiones.

2 Se han definido niveles para el acceso delpersonal al sistema de información. ._- _.. ..__._--

Información y responsabilidad3 Los titulares y funcionarios identifican las

necesidades de información de todos losprocesos y han implementado los controlesnecesarios en las áreas respectivas.

4 Se cuenta con políticas y procedimientos quegarantizan el adecuado suministro deinformación para el cumplimiento de susfunciones y responsabilidades.

Calidady suficiencia de la información . - -_ .._------ ..._.-_ ....._----5 La información interna y externa que maneja la

entidad es útil, oportuna y confiable en eldesarrollo de sus actividades.-_... -

6 Se han diseñado, evaluado e implementadomecanismos para asegurar la calidad ysuficiencia de la información. --

Sistemas de información .-.7 La entidad está integrada a un solo sistema de

información y se ajusta a las necesidades desus actividades. ..

8 Periódicamente se solicita a los usuarios Iopinión sobre el sistema de informaciónregistrándose los reclamos e inquietudes parapriorizar las mejoras.

Flexibilidad al cambio9 Se revisan periódicamente los sistemas de

información y de ser necesario se rediseñanpara asegurar su adecuado funcionamiento.

Archivo Institucional ._-_.._ ....__ ...._---10 La entidad cuenta con una unidad orgánica que

se encarga de administrar la documentación einformación generada por la entidad

11 La administración de los documentos einformación se realiza de acuerdo con laspolíticas y procedimientos establecidos para lapreservación y su conservación (archivoselectrónicos, magnéticos y fisicos).

•••••••••••••• _ ••••••••• _ ••• __ ••••••• _._ •• _ •••• __ ._._ ••• __ ••• H •• •__ •••••••••••• _ ••••• • • •__ ••• _ •• _ •• __ •• __ •• ._ ••••••• __ •••••••••••••••• _. __ ••••••••••• H •••••••••••••••••••••••••• __ ••••••• •

Programa de Trabajo· Comité de Control Interno para Implementación del Sistema de Control Interno - Ley 28716


Av. Grau.N" 15.3 [Biblioteca Municipal "José Eufemio Lora y Lora"]

ELEMENTOS SI NO N/A DOCUMENTOS DESOPORTE/COMENTARIOS

12 Los ambientes utilizados por el archivoinstitucional cuenta con una ubicación yacondicionamiento apropiado.

Comunicación interna13 La entidad ha elaborado y difundido

documentos que orienten la comunicacióninterna.

14 La administración mantiene actualizado a laDirección respecto al desempeño, desarrollo,riesgos, principales iniciativas y cualquier otroevento resultante

15 La entidad cuenta con mecanismos yprocedimientos para la denuncia de actosindebidosj)orparte del personal

Comunicación externa16 La entidad cuenta con mecanismos y

procedimientos adecuados para informar haciael exterior sobre su gestión institucional.

17 El portal de transparencia de la entidad seencuentra adecuadamente actualizado.

18 La entidad cuenta con mecanismos yprocedimientos para asegurar la adecuadaatención de los requerimientos extemos deinformación (Ley de Transparencia y Acceso ala Información Pública) _.-

Canales de Comunicación19 Se ha implementado alguna política que

estandarice una comunicación interna y extema,considerándose diversos tipos de comunicación:memorando, paneles, informativos, boletines,revistas.

20 Estos canales de comunicación permiten que lainformación fluya de manera clara, ordenada yoportuna.

--_.__ ._----_ ..._-_ ...._----_ .._._._. __ ._-_ .._-_. __ .__ ..--- ._----_._-_._-_._-----------_ ..---_._- ..._ ..._-Programa de Trabajo - Comité de Control Interno para Implementación del Sistema de Control Interno .. Ley 28716



ANEXO N° 05

LISTA DE VERIFICACiÓN: SUPERVISiÓN

ELEMENTOS SI NO N/A DOCUMENTOS DE ISOPORTElCO~ENTARIO~.~.j

Actividades de prevención y monitoreo1 En el desarrollo de sus labores, se realizan

acciones de supervisión para conoceroportunamente si éstas se efectúan de acuerdocon lo establecido, quedando evidencia de ello.

2 Las unidades orgánicas realizan acciones paraconocer oportunamente si los procesos en losque interviene se desarrollan de acuerdo con losprocedimientos establecidos (monitoreo).

Seguimiento de resultados

l3 Las deficiencias y los problemas detectados en

el monitoreo se registran y comunican conprontitud a los responsables con el fin de quetomen las acciones necesarias para su

Icorrección.4 Cuando se descubre oportunidades de mora, se ! I

disponen medidas para desarrollarlas.5 Se realiza el seguimiento a la implementación

de las mejoras propuestas a las deficienciasdetectadas por el GCI. .. _-

Com cromlso de mejoramiento6 La entidad efectúa periódicamente

autoevaluaciones que le permite proponerplanes de mejora que son ejecutadosposteriormente.

7 Se implementan las recomendaciones productode las autoevaluaciones realizadas.

8 Se implementan las recomendaciones queformulan los Órganos de control, las mismasque constituyen compromisos de mejoramiento.

--_.-._------- _ .._----_. __ ._.._-------_ - _----_ ..__ .Programa de Trabajo - Comité de Control Interno para Implementación del Sistema de Control Interno - Ley 28716



ANEXO N° 06

AMBIENTE DE CONTROL

Para efectos implernentar el presente componente a continuación se presentan algunos conceptos, políticos ybuenas prácticas que se pueden adecuar a cada entidad.

1. Filosofía de la Dirección

Es necesario que la Alta Dirección formule una filosofía que comprenda conductas y actitudes que caractericena la gestión de la entidad con respecto del control interno.

El Titular de la Entidad junto con los demás integrantes de la Alta Dirección deben demostrar su compromisocon el control interno de manera formal, por lo que se recomienda la elaboración de documentos internos (talescomo Acta de Compromiso de la Alta Dirección) firmados por dichos funcionarios, en donde conste no sólo elcompromiso sino también las acciones tomadas para la implementación del SCI de la entidad. Estosdocumentos serán difundidos para el conocimiento de todos en la entidad.

Paralelamente a la difusión de dichos documentos, es importante la realización de charlas de sensibilización alos funcionarios y servidores para que comprendan e interioricen la importancia del control interno en laentidad.

Por otro lado, la Alta Dirección implementará mecanismos que motiven el desarrollo de un ambiente deconfianza en la entidad y la participación de los trabajadores en el control interno (por ejemplo, buzón desugerencias. línea de denuncias, entre otros) con el fin de conocer la actitud, quejas y sugerencias de lostrabajadores.

La Alta Dirección incluirá a todos los miembros de la entidad en una estrategia destinada a mejorar de manerasistemática los niveles de calidad y productividad. reduciendo los costos y tiempo de respuestas, mejorandolos índices de satisfacción de los ciudadanos, mejorando los rendimientos sobre el impacto de la entidad en elpaís.

Una estrategia de mejora es también la evaluación del desempeño que constituye una función esencial aefectuarse en toda entidad. Al evaluar el desempeño, la Alta Dirección obtiene información para la toma dedecisiones. Si el desempeño es inferior a lo previsto. se emprenderán acciones correctivas; si el desempeño essatisfactorio ha de ser alentado.

Dentro de otros aspectos para fortalecer y exteriorizar una adecuada Filosofía de Dirección se podríanconsiderar lo siguiente:

• Diseño de la estructura organizativa de acuerdo con la misión y los objetivos de la entidad.• Responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos dentro de los parámetros y lineamientos

preestablecidos por el Estado.• Formalizacíón o actualización de los reglamentos y manuales• Respeto por la transparencia en el desarrollo de las operaciones de la entidad• Respeto por la aplicación de los controles establecidos.• Proceso continuo de identificación y seguimiento periódico a los riesgos de la entidad.

Programa de Trabajo - Comité de Control Interno para Implementación del Sistema de Control Interno - Ley 2871 6



• Motivación del potencial humano para el logro de los objetivos de la entidad.Respeto e igualdad de oportunidades para todos los trabajadores de la entidad; yRespeto por la independencia de la función del Órgano de Conlrollnstitucíonal.

••

Programa de Trabajo - Comité de Control Interno para Implementación del Sistema de Control Interno - Ley 28716

ANEXO N° 07

CONCORDANCIA DE LA NORMATIVA DEL SISTEMADE CONTROL INTERNO

NORMAS DE CONTROL INTERNO NORMAS INTERNAS Art. Literal o num~~~L_1AMBIENTE DE CONTROL JFilosofía de la Dirección __JIntegridad v Valores EticosAdrnin istración EstratégicaEstructura OrganizacionalAdministración de los recursos Humanos.Competencia Profesional .__ ...

Asignación de Autoridad yResponsabilidad IOrgano de Control Institucional I,EVALUACION DE RIESGOS I

!

Planeamiento de la administración de IriesgosIdentificación de los riesgosValoración de los riesgos

IRespuesta al riesgo ~ACTnnDADESDECONTROL

IG~RENCIAL _. ._-\Procedimientos de autorización yaprobación. I_. _..__ .___ ._ ...____ ._ .._.·· __.._. ___ ··M_·_···

Segregación de funcionesEvaluación de Costo - Beneficio ---Controles sobre el acceso a los recursos oarchivos.Verificaciones '\f conciliaciones --- ._._- r---- ....--- .Evaluación de desempeñoRendición de cuentas _.- --Documentación de procesos, actividades ytareasRevisión de procesos, actividades y tareasL',TFORMACION y COMUNICACIÓNFunciones y Estadísticas de la InformaciónInformación y responsabilidad. -- ~_·_··_----------·-ICalidad y suficiencia de la informaciónSistemas de información

~Flexibilidad al cambio I

Archivo institucional ..------1Comunicación interna IComunicación externa ·1Canales de comunicación !SUPERVISIONActividades de prevención v monitoreo ¡Seguimiento de resultados --_ ..~ ..._-- ---_.__._----_ ...._.__ .... ICompromisos de mejoramiento. .... \

--- - _____J

ANEXO N° 08ANALISIS DE COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

----~--------

COMPONENTES DEBILIDADES FORTALEZAS CAUSAS

I II AMBIENTE DEI CONTROL

III

II EVALUACIÓN DELRIESGO

ACTIVIDADES DECONTROL

iI

INFOlUv1ACIÓN YCO[v1UNICAC¡ÓN

i

I.._- .._ ..._._----_._ .._._-- _._----_._---_._-_ .._._._-_._-_ ...-.- J____ ---,,_ .._ ..,._---_._ ..

ISUPERVISIÓN

iIIII

ANEXO N° 09

MODELO DEL INFORME DE DIAGNOSTICO DEL CONTROL INTERNO DELA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CHICLAYO.

SINTESIS GERENCIAL

INDICE

1. ANTECEDENTES

1. Origen2. Objetivos3. Alcance.

11. BASE LEGAL

111. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

Fortalezas y Debilidades

1. Ambiente de Control

1.1 Filosofía de la Dirección1.2 Integridad y valores éticos1.3 Administración estratégica1.4 Estructura Organizacional1.5 Administración·de los recursos humanos1.6 Competencia profesional1.7 Asignación de autoridades y responsabilidad1.8 Órgano de Control Institucional.

2. Evaluación de riesgos

2.1. Planeamiento de la administración de riesgos2.2. Identificación de los riesgos2.3. Valoración de los riesgos2.4. Respuesta al riesgo

3. Actividad de control gerencial

3.1 Procedimiento de autorización y aprobación3.2 Segregación de Funciones3.3 Evaluación costo - beneficio3.4 Controles sobre los accesos a los recursos o archivos3.5 Verificación y conciliaciones3.6 Evaluación de desempeño

3.7 Rendición de cuentas3.8 Documentación de procesos, actividades y tareas3.9 Controles para las tecnologías de la informacíór y comunicación

4. Información y Comunicación

4.1 Funciones y características de la información4.2 Información y responsabilidad4.3 Calidad y suficiencia de la información4.4 Sistema de Información4.5 Flexibilidad al Cambio4.6 Archivo Institucional4.7 Comunicación interna4.8 Comunicación externa4.9 Canales de comunicación

IV. SUPRVISIÓN

1. Normas básicas para Is actividades de prevención y monitoreo

1.1 Prevención y monitoreo1.2 Monitoreo oportuno del control interno

2. Normas Básicas para el seguimiento de resultados

2.1 Reporte de deficiencias2.2 Implementación y seguimiento de medidas correctivas

3. Básicas para los compromisos de mejoramiento

3.1 Normas Autoevaluación3.2 Evaluaciones independientes

V. ASPECTOS A IMPLEMENT AR

VI. CONCLUSIONES

VII. RECOMENDACIONES

Chiclayo xx de xxx de 1912

FIRMAS:

INTEGRANTES DEL COMITÉ DE CONTROLINTERNO DE LA MPCH.

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