Manual de Usuario

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istemadminist ativor

Age 8.1

PremiumSoftThe Software House

Departamento de Soporte TécnicoOccidente

Enero 2013Maracaibo Edo.Zulia

ElaboraciónIng. Diego Perea

Diseño Gráfico:Sara Alcántara

Todos los derechos reservados

Los Sistemas Premium Soft, son una colección de aplicaciones y soluciones administrativas orientadas a “cubrir” las necesidades del mercado a todos los niveles, cada aplicación posee implícitamente un cumulo de experiencia obtenida a lo largo de más de 12 años en el desarrollo de aplicaciones, así como una amplia base de datos de sugerencias y peticiones hechas por usuarios de distintas plataformas, en cada versión de Premium notará un mercado avance hacia la tecnología, la automatización y la integración de nuestras aplicaciones entre sí, con su empresa y los usuarios de nuestro software.

Nuestros sistemas nacen debido a la necesidad como gerente de obtener una herramienta que permita verdaderamente la automatización de procesos sin dejar nada por fuera o parte del trabajo en forma manual, recuerdo que en mis inicios tuve la empresa de servicios y asesorías en el área de informática y tenía un software que había comprado para el control administrati-vo, lo adquirí pues la casa de software que lo fabricaba era la más reconocida en mi país (Venezuela) y como dicen aquí “lo compré a ojos cerrados”, en efecto el programa era rápido y relativamente bueno, pero al poco tiempo me di cuenta que los bancos no coincidían con los libros legales, que las comisiones de mis técnicos las llevaba en una hoja de cálculo, que si instalaba esta aplicación bajo Windows esta se “Colgaba” o se inhibía la máquina, total que decidí hacer un módulo en un lenguaje de base de datos para el control de comisiones y termine instalándolo a mis clientes para “llenar” las expectativas del software que yo había comprado y recomendaba, pues cual es mi sorpresa que un buen día me di cuenta que solo utilizaba el software inicial para emitir facturas y presupuestos pues todo lo demás lo había desarrollado con el tiempo en otras plataforma y lenguaje y lo mejor de todos mis clientes pedían los módulos programados por mi pues eran rápido y confiables.

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Fue entonces cuando decidí en forma seria elaborar un diseño profesional de una aplicación administrativa a gran escala pero a precios justos, ya tenía experiencia en aplicaciones Medicas y Clínicas pero esto significaba un reto, utilice la experiencia como gerente, más las peticiones de mis clientes, complementando con mucha investigación y observación de los software más vendidos, de diversos precios y de distintas plataformas, no sé cuántos programas me “baje” de internet, en todos los lenguajes, perdí la cuenta de cuantas veces tuve que reformatear mi disco duro por los virus que a veces traían los programas en el download, quería tener visión general y por país de los requerimientos, así fui armando un concepto global administrativo y los puntos clave que debía tener la solución profesional a presentar.Han sido años y años de trabajo duro, de pruebas y pruebas, primero en el sistema operativo DOS usando el lenguaje Clipper en todas sus versiones, ahora en Microsoft Visual FoxPro, de todo este andar quedan los momentos buenos y malos, los triunfos y los fracasos, pero sobre todo queda la experiencia y un manantial incesante de ideas que con su ayuda estimado usuario llevaremos adelante.

Hoy me acompañan un equipo de profesionales, amigos, excelentes analistas – programadores, administradores y distribuidores de las aplicaciones, un equipo multi disciplinario que hace de PREMIUM SOFT una empresa con todas las posibilidades de triunfo, pronto serán mis hijos los que continúen mi labor, pero mientras pueda programare, me siento como el gerente de un restaurant que a pesar de estar en la “caja” nunca deja de cocinar un buen plato no perder la esencia de brindar a sus clientes algo propio de su artesanía culinaria, Bienvenidos a usar nuestras aplicaciones, estamos abiertos a sus sugerencias, a sus aportes bien intencionados, a recibir cualquier reporte de fallas o averías en las mismas para corregirlo en forma inmediata, no solos perfectos ni libres de errores, somos Premium y luchamos día a día por ser y brindar los mejor lo mejor de lo mejor. “Para ser el NUMERO UNO no hay que ser el más grande, simplemente hay que ser el mejor…”

Nodgard Miguel Seguías BorgesPresidente Grupo Premium-Soft. Venezuela

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AdministraciónArchivosProcesosInformes Misceláneos

Introducción

FacturaciónArchivosProcesosInformesMisceláneos

ComprasArchivosProcesosInformes Misceláneos

BancosArchivosProcesosInformes Misceláneos

A continuación se presenta el manual del sistema administrativo 8.X, lea cuidadosamente cada uno de los fáciles e intuitivos procesos, funcionales para cualquier área de trabajo. No olvide luego de cualquier cambio o modificación presionar el botón de Grabar para que todos los cambiosrealizados tengan efectos.

En este modulo se clasifica y configura la información de la empresa y los usuarios, según los parámetros establecidos en esta etapa se determinara el funcionamiento del sistema

Administracion

Archivos:Al seleccionar el menú se despliega una lista la cual contiene un conjunto de opciones las cuales son:

Empresas/Sucursales: Esta opción le permite crear una empresa, la cual se utilizara en el proceso de integración de la oficina principal con las sucursales. Se clasifican y codifican las empresas y/o sucursales; indicando un Código, Nombre, Persona, Contacto, Dirección, Teléfonos, RIF, NIT, Web Site, Email. El resto de los campos es para especificar información más detallada de la empresa.

Definir Monedas: Permite definir una lista de monedas que usted podrá manejar según sea el tipo, por ejemplo Dólares, Bolívares, Pesos, Entre otros. Para ingresarla al sistema de indicar el Código, Nombre y Símbolo que representa la moneda.

Definir Caja Chica: Permite definir varias cajas chicas, para luego ser administradas desde Procesos/Operaciones de Caja Chica. Para identificarlas se les asigna un Código, Nombre, Responsable y se indica el tipo de moneda con la que se va a trabajar la caja chica.

Concepto de Caja Chica: Permite definir concepto ya sea de ingreso o egreso para las diferentes operaciones de caja chica.

Tipos de Descuento: Permite crear la tabla de Descuentos asignando el Código, Nombre y Porcentaje de descuento, con la opción de aplicarla para la facturación normal, punto de venta, punto de venta touch screen.

Depósitos/Almacenes:Es donde se almacenan las existencias de los artículos de inventario, los campos solicitados en esta opción son Código, Nombre, Ubicación, Responsable y si están Activos o Inactivo es importante pues las existencias que se coloquen en un deposito Inactivo NO SERÁN consideradas para la evaluación de inventario a nivel de costo ni existen-cias, Es útil el colocarle que NO para aquellos casos donde quiera asignar un depósito de mercancía averiada o en devolución al proveedor. Los depósitos activos es donde se colocara la mercancía disponible para la venta. En los depósitos inactivos se colocara la mercancía del inventario que no está disponible para la venta pero que es parte del inventario pudiéndose marcar como RMA (Return Materia Autorization).

Lista Tallas: Permite definir una lista de las diferentes tallas a aplicar a los productos de inventario para la venta. Esta opción se debe activar en la configuración inicial de la empresa.

Lista de Colores:Permite definir una lista de los diferentes colores a aplicar a los productos de inventario para la venta. Esta opción se debe activar en la configuración inicial de la empresa.

Grupos de Inventario: Permite adicionar grupos que luego serán aplicados a los diferentes artículos de inventario para llevar un control y un orden de los diferentes productos, también se podrá asignar un Sub-grupo donde podría definir por ejemplo la “marca” de dicho producto. Un ejemplo seria asignar un grupo llamado “Charcutería” y los Sub-grupos serían “QUESOS”,”JAMON”, entre otros

Artículos de Inventarios: Desde esta opción se incluyen y se definen todos los artículos de inventario y/o servicios que la empresa facture, los campos solicitados son:

Código: para la identificación del artículo.

Grupo: para agrupar u ordenar el inventario según características similares o a juicio del usuario.

Origen del artículo: Permite indicar si el artículo es Nacional o Importado en cada caso el sistema desplegara una ventana para que el usuario especifique el costo en la Moneda respectiva (en caso de ser importado solicitará el factor de cambio entre la moneda extranjera y la nacional), así también solicitara los márgenes de utilidad para configurar los precios finales de venta y los porcentajes de comisión para los vendedores en cada tipo de precio.

Nombre o descripción del artículo: está referido a la descripción del artículo, recuerde que puede utilizar el botón denominado DETALLES para especificar una descripción bastante amplia del artículo.

Foto del artículo: Si pulsa CLICK del mouse sobre este cuadro el software le permitirá seleccionar una fotografía del artículo que está incluyendo, por supuesto usted debe proporcionar dichas imágenes y tenerlas almacenadas en el servidor de datos.

Usa existencia: Es uno de los campos más importantes pues dependiendo de la respuesta indicada el sistema descargará o no existencia al momento de facturar o “mover” inventario, al indicar SI el sistema desplegará una ventana donde podrá especificar los topes mínimos y máximos de existencia para el artículo en cuestión los cuales serán utilizados para monitorear los puntos de re orden, en caso de indicar NO de especificar si dicho artículo será incluido o no en compras.

Es integrado:Esta opción le permite especificar que el artículo en cuestión es un repositorio que contiene en si otros artículos simultáneamente, es útil definir un artículo como integrado pues cuando se facture cada unidad de él descargará en línea la cantidad específica de sus componentes.

Es agrupado: Un artículo agrupado se utiliza cuando el mismo se puede ven-der en dos unidades distintas por ejemplo: Lápiz y Cajas de Lápices, el sistema al indicar que SI es agrupado despliega una ventana que indica la estructura de la agru-pación e inclusive los precios y márgenes de utilidad cuando el artículo se vende agrupado, es importante adelantarle que cuando se factura un artículo agrupado el sistema presenta una ventana de selección a fin de permitirle especificar como venderá el mismo si en unidades simples o agrupadas en el caso de ser agrupadas descargará la cantidad vendida multi-plicada por la cantidad que compone la agrupación de ventas, por ejemplo: Si tenemos un artículo que se vende en Lápices y el grupo se especifica que son 12 lápices por grupo si usted factura 10 grupos el software descargará 120 lápices, pero si seleccionó por lápices descargara 10 lápices.

Es fraccionable: Esta opción permite definir aquellos artículos que serán vendidos en distintas porciones o divisiones.

Usa seriales:Le permite indicar si el artículo usa o no seriales estos serán preguntados en las facturas, nota de entrega, entre otros. Según lo haya especificado en el configurador del software.

Tipos de Cargo y Descargo: Esta opción le permite definir una gran cantidad de conceptos para cargar o descargar artículos de inventario, Ejemplo: “COMPRAS” para cargos o “DAÑADOS” para descargo.

Zonas / Sectores:Son zonas o sectores que va a permitir organizar a los clientes, proveedores, vendedores y cobradores. Se debe indicar el Código y Nombre de la Zona.

Tipos de proveedores: esta opción le permite crear una tabla con diversos tipos de proveedores para emplearlos en el registro de proveedores, Ejemplo: de informática, de bebidas, de alimentos, entre otros y definir el porcentaje máximo de retención permitido.

Proveedores: Los proveedores son los entes(personas o empresas) con los cuales se contraen compromisos bien sea por compras de artículos y/o suministros o servicios, esta opción dentro de los campos que ameritan explicación ofrece los siguientes: “Días” está referido a la cantidad de días de crédito que este ente les otorga para la cancelación de sus pagos, “Sectores” que permite zonificar a los

proveedores, es decir, agruparlos por sectores o zonas, “Banco” que opcional-mente si lo prefiere puede indi-car el código de la cuenta ban-caria que posea el proveedor y que la misma coincida con una cuenta que posea su empresa, esto es usado para planificar los pagos a proveedores por medio de los saldos disponi-bles en sus cuentas bancarias, “e-mail y web site” se refiere a la dirección de correo electróni-co y dominio en internet.

Vendedores: Permite procesar una lista de vendedores clasificados por zonas, esta lista puede ser ordenada por nombre del vendedor o por código asignado. Si es vendedor que cobra por artículo o por volúmenes o en su defecto un vendedor que cobra un porcentaje por la cobranza, se deben incluir los rangos y porcentajes de comisiones. También se pueden incluir las estimaciones de ventas y posteriormente comparar lo estimado con lo realizado, gratificarlo e imprimirlo.

Tipo de clientes:Esta opción permite crear un tabla o lista de tipos clientes para clasificar los mismos, muy útil a la hora de querer filtrar una lista, ya que se pueden distribuir por su tipo ya sea publicidad, gobierno, contado, crédito entre otros.

Tipo de compradores / Autorizados: Se clasifican los compradores autorizados, se le asigna un Código y el Nombre para describir el tipo.

Definición de convenio: Permite crear los tipos de convenios por Grupo y Sub. Grupo para clientes, se asigna un Código y Nombre del convenio.

Definir clientes: La opción clientes está dirigida a facilitarle una ventana de ingreso a la información referente a las entidades con quienes se establece una relación comercial de venta, bien sea de servicio o artículos, cada campo se explica a sí mismo, sin embrago expli-caremos algunos especiales como por ejemplo “Precio:” este campo se refiere a indicar que tipo de precio de inventario le será aplicado a este cliente, los cuales están comprendidos entre 1 a 7 eso determinara el porcentaje de comisiones de los vende-dores y márgenes de utilidad para su empresa, el campo “Estatus” Permitirá indicar si el cliente está activo para la venta o suspendido, en cuyo caso solo podrá usted recibir pagos o abonos por parte de los mismos pero no podrá aplicar nuevas transacciones de ventas hasta estar activo, el campo “Estatus Fiscal”

permite indicar desde el punto de vista tributario (impuestos) como se afectaran las transacciones que se ejecuten con este cliente, posee tres modalidades:Contribuyente: lo cual le indicara que las transacciones serán afectadas por el impuesto y seránseparados los montos de Base e impuesto, No Contribuyente: indica que igualmente pagara impuesto pero los montos de Base e Impuesto no son separados en las facturas más si en el libro de impuestos sobre las ventas, Exento: Le indicara que al cliente los montos por impuestos no podrán ser aplicados ni afectara las transacciones de los mismos. Los Campos E-MAIL y WEB SITE: le permitirán indi-car la dirección de correo electrónico del cliente y si lo posee la dirección de su espacio o dominio en Internet (WWW).

Consulta de Clientes y Autorizados: Es donde se consulta la lista de Autorizados y compradores.

Entidades Bancarias: esta opción le permite indicar una serie de bancos sobre los cuales usted permitirá recibir dinero en efectivo, cheque, tarjetas, entre otros. La opción le solicita especificar el Código y Nombre del banco, esta lista NO ES la misma que se especifica en el Módulo de Bancos.

Tarjeta de Débito: esta opción le permite especificar una lista de tarjeta de débito que su empresa aceptara a sus clientes para cancelar lo comprado en su empresa, deberá indicar un Código, Nombre de la tarjeta y seleccionar de una lista de bancos la entidad bancaria que respalda cada tarjeta.

Tarjeta de Crédito:esta opción le permite especificar una lista de tarjeta de crédito que su empresa aceptara a sus clientes para cancelar lo comprado en su empresa, deberá indicar un Código, Nombre de la tarjeta y seleccionar de una lista de bancos la entidad bancaria que respalda cada tarjeta.

Tabla de Retenciones: Permite crear la tabla de retenciones de impuesto, según normas y datos del SENIAT. Se codifica el tipo de servicio con su debida base imponible, el sustraendo, el porcentaje de retención y el tipo de beneficiario, si es una persona natural o jurídica.

Tipo de Operaciones:esta opción le permite clasifica sus operaciones administrativas relacionadas tanto con los clientes como con los proveedores, las cuales se utilizan para filtrar la información en los reportes transaccionales. Como por ejemplo: Notas, Ajustes, retenciones, entre otros.

Denominaciones Monetarias: Permite clasificar las denominaciones monetarias indicando la Moneda, Código, el Tipo (sea BILLETE o MONEDA), y su denominación.

Terceros: Permite registrar una lista de Terceros indicando el ID Tercero y Razón Social.

Códigos arancelarios: Permite registrar los Códigos arancelarios Indicando al País al cual aplica, Nombre, Cód. ISO, y todos los campos respectivos.

Vías de Transporte de carga: Permite registrar las vías de transporte de carga, por ejemplo: AEREA, MARITIMA, entre otras. Indicando el Código y Nombre de la vía.

Procesos:Al seleccionar el menú se despliega una lista la cual contiene un conjunto de opciones las cuales son:

Cuentas por Cobrar: esta opción permite el registro de algunas operaciones de índole administrativo sobre los clientes así como consulta de saldos, reimpresio-nes, anulaciones y aplicación de documentos de saldo deudor y acreedor del cliente.

• Pagos o abonos• Notas de crédito• Notas de débito• Factura

• Anulaciones• Estado de Cuenta • Reimprimir• Financiar• Retenciones

En esta ventana encontramos:

Pagos o abonos: Se debe seleccionar el documento, introducir el monto a abonar o se pulsa ENTER para cancelarlo. Se indica el proceso de transacción y la forma de pago, bien sea en efectivo, cheque o tarjetas. También se puede Distribuir el monto en varias facturas. Se selecciona DISTRIBUIR UN MONTO y se especifica el monto a distribuir. Al introducir un monto en cada factura se indicara el saldo. Al procesar la transacción saldrá la pantalla de comisiones por cobrar, en la misma se debe indicar el código del Cobrador y el porcentaje o monto de la comisión, si se pulsa salir sin especificar cobrador, no asigna comisión.

Nota de crédito: Seleccionar el tipo de transacción se es N/Crédito, Pago por Adelantado o Pronto Pago. Posteriormente se debe indicar si afecta o no el Libro de Impuesto, concepto, monto y tipo de operación. Es de hacer notar que a pesar de que el sistema indica efectivo, no se toma este monto para la caja. Seguido a esto, se debe entrar al módulo Pagos o Abonos e indicar el documento al cual se le aplicara la Nota de Crédito para que esta tenga efecto.

Notas de débito: La información solicitada es similar a las Notas de Crédito; concepto, monto se debe indicar si afecta o no el Libro del Impuesto, tipo de operación y la fecha de vencimiento. Al procesar la información automáticamente se le debita al cliente.

Factura: esta opción permite introducir facturas al sistema que no afecten el inventario, por ejemplo facturas de servicio; o bien sea facturas viejas para actualizar la data del sistema. Se introduce el concepto, fecha de emisión, días de crédito, monto impuesto, vendedor y el tipo de operación. Se debe pulsar Procesar para grabar la información.

Anulaciones:Permite anular documentos como:• Recibo de caja.• Avisos de cobro.

• Retenciones.• Pedido.

Estado de Cuenta: Esta opción permite visualizar e imprimir el estado de cuenta. De cliente Al seleccionar esta opción se pueden ver solo los documentos pendientes,Factura o todos sus movimientos (Estado de Cuenta).

Reimpresión: A través de este modulo se pueden reimprimir cualquier tipo de documento tales como: Recibo de caja, Nota de débito y crédito, Factura, entre otros, al seleccionar el tipo se debe indicar el código del cliente y el número de documento, inmediatamente son mostrados los saldos involucrados para verificar los mismos.

Financiamiento: Esta opción permite convertir la deuda del cliente en giros, cambiar el cobrador de los giros, consultar la tenencia de giros, y ver la efectividad en la cobranza de los giros. Se introduce el Código del cliente, el número del documento, así como algunos datos adicionales del fiador. Para hacer los giros hay que indicar el número de giros, los días del intervalo, intereses, entre otros. Al pulsar Generar los giros se procesa la información y visualiza los giros. Con los botones de Imprimir y Giros se puede visualizar los giros existentes e imprimirlos.

Retenciones: El sistema permite realizar retenciones de impuesto a las Facturas, Nota de Débito y Nota de Crédito. Al indicar el Documento Base, el sistema muestra el cliente, fecha y montos del Documento. Se debe introducir el concepto, la retención a aplicar y el tipo de operación.

Planificación de Cobranza: A través de este módulo se pueden planificar las cobranzas de la empresa. Se indica el cobrador y la zona. Después de indicar el Vendedor. Se debe pulsar calcular y se visualizara todos los documentos pendientes por cobrar, al posicionarse sobre un documento y pulsar doble clip este es seleccionado. Por último procesar la información para que salga el reporte. Si se selecciona filtrar solo saldrá los documentos asignados a este representante.

Cuentas por Pagar: Esta opción permite el registro de algunas operaciones de índole administrativo sobre los proveedores así como consultas de saldos, reimpresiones, anulaciones y aplicación de documentos de saldo deudor a saldo acreedor del cliente.

• Pagos o abonos.• Notas de crédito.• Notas de débito.• Gastos.• Anulaciones.

Entre las operaciones que se pueden realizar están:

• Estado de Cuenta.• Reimprimir.• Renumera.• Retenciones.

Pagos o abonos: Se debe seleccionar el documento, introducir el monto a abonar o se pulsa ENTER para cancelarlo. Se indica el Concepto de la transacción y la forma de pago, bien sea en efectivo o cheque. El código del banco y el tipo de Operación.

Si se trabaja con proveedores con moneda extranjera se debe seleccionar Dólares para mostrar las facturas pendientes en esa moneda e indicar el factor cambiario a utilizar. Si se cancela con cheques debe existir una cuenta bancaria en dólares.

Notas de crédito: Indicar el Numero de Nota de Crédito del Proveedor, concepto, monto, y tipo de opera-ción; se debe indicar si afecta o no el Libro del Impuesto.

Notas de débito: La información solicitada es similar a las Notas de Crédito; concepto, monto, se debe indicar si afecta o no el Libro del Impuesto, tipo de operación y la fecha de emisión.

Gastos: Esta opción permite introducir facturas al sistema que no afecten el inventario, por ejem-plo empresas de servicio; o bien sea facturas viejas para actualizar la data del sistema. Se introduce el número de Factura, concepto, fecha de emisión, días de vencimiento, monto, impuesto, y el tipo de operación. Se debe especificar si es un gasto o no.

Anulaciones:Permite anular documentos como:

• Comprobante.• Nota de débito.• Nota de crédito.

En forma operativa esta opción permite seleccionar el tipo de documento a Anular, al seleccionar el número, son mostrados los saldos involucrados para verificar los mismos, se debe indicar el motivo de la anulación. Al procesar, inmediatamente el sistema genera la impresión del comprobante para permitir por medios físicos externos la validación (sello de Anulado). Es de hacer notar que si el documento esta cancelado, no permitirá anular los mismos.

• Factura.• Orden de Compra.• Retenciones.

Estado de Cuenta:Esta opción permite visualizar e imprimir el estado de cuenta del proveedor. Al seleccionar esta opción se pueden ver solo los documentos pendientes (Factura) o todos sus movimientos (Estado de Cuenta).

Reimpresión: A través de este módulo se pueden reimprimir cualquier tipo de documento tales como: Comprobantes, Nota de Débito y Crédito, Órdenes de Compra, Gastos, etc., al seleccionar el tipo, indicar el código del proveedor y el número de documento, inmediatamente son mostrados los saldos involucrados para verificar los mismos. Si se pulsa el botón consultar muestra el detalle de la transacción.

Renumera: Por medio de esta opción se pueden renumerar los documentos de compras.

Retenciones: El sistema permite realizar retenciones de impuesto sobre facturas y notas de débito. Al indicar el Documento Base, el sistema muestra el proveedor, fecha y montos del Documento. Se debe introducir el concepto, la retención a aplicar y el tipo de operación.

Entrada Y Salida De Inventario: Esta opción permite cargar o descargar existencias de artículos de inventario separando los mismos por depósito o almacén.

Como segundo paso se introducirán los códigos de los artículos a registrar. Al indicar un código, automáticamente se muestra el nombre, se solicita el depósito u almacén al cual se va a afectar, y la cantidad de artículos, inmediatamente después se solicita que se defina el tipo del proceso si es un Cargo o Descargo. Se debe presionar Procesar para incluir próximo artículo. En la parte inferior se mostrara el listado de artículos a procesar y su tipo de proceso. Con el Botón de Revisar se podrá como la palabra lo dice revisar y modificar el listado de artículos. Para modificar el artículo primero se debe seleccionar y posteriormente modificarlo en la parte superior. Para finalizar se debe Totalizar, al realizar este proceso se afectará la existencia del artículo.

La información solicitada es la siguiente: RESPONSABLE, se trata de la persona que autoriza la ope-ración, la fecha y el concepto de la transacción.

A través del botón de Imprimir se puede reimprimir algún movimiento de Entrada y Salida de inventario anterior.

Caja Chica (Operaciones):Acá se realizan las operaciones de caja chica, operaciones tanto de entrada como de salida de dinero.

Ajustes de Inventario: Permite efectuar ajustes de inventario para cuadrar de los depósitos, por ejemplo, cuando se daña una mercancía, permitiendo llevar un control de las pérdidas por ajuste.

Esta opción permitirá registrar la existencia de un lote o grupo de artículos ya clasificados por un depósito determinado, previamente se debió efectuar un conteo físico de los artículos para luego vaciar al computador.

La información solicitada es la siguiente: RESPONSABLE, se trata de la persona que autoriza la operación, la fecha y el concepto de la transacción. Como segundo paso se introducirá el código del depósito a ajustar, automáticamente se muestra el nombre. En la parte inferior se mostrará el listado de artículos del depósito a ajustar, con su código, nombre, existencia teórica, que es la que tiene registrado el sistema, la existencia física o real, que es la que usted contó, y por último la diferencia resultante de la existencia teórica menos la existencia real. Se pude buscar un artículo específico para ajustar su existencia de una forma más rápida. Para modificar el artículo primero se debe seleccionar y posteriormente modificar su existencia en la columna de existencia física. Para finalizar se debe Totalizar, al realizar este proceso se afectará la existencia del artículo. A través del botón de Imprimir se puede reimprimir algún ajuste de Entrada y Salida de inventario anterior.

Comisiones:Este proceso permite cancelar las comisiones a los vendedores y cobradores. Se solicita el código y el status según el cliente, es decir, si las facturas deben estar totalmente cancelas por el cliente o todas las comisiones pendientes de la empresa para el vendedor.

En la parte inferior se mostrarán las comisiones pendientes. Se pueden seleccionar relación por relación o todos los documentos con el Botón Marcar Todos, así mismo, se pueden desmarcar con el Botón Desmarcar. También se pueden realizar ajuste en la relación el cual nos permite acreditar o debitar montos a la misma. En la parte inferior se muestra el Monto Facturado, Total de las Comisiones, el Total Abonado y el Saldo de las Comisiones por pagar. Con el Botón Anular se puede anular una relación de pago de comisiones previamente elaborada. Para finalizar se debe totalizar el documento, en este momento solicita la fecha, el concepto y los montos de retención.

Cierre mensual de comisiones: Este proceso se encargará de evaluar las facturas canceladas por los clientes durante dicho mes, sin importar si las mismas fueron o no emitidas para el mes en cuestión, luego el programa crea un registro único en el archivo de comisiones el cual podrá ser accedido desde la opción correspondiente, queda claro que el usuario puede reprocesar el mes, en cuyo caso el sistema verificará que no se hayan efectuado abonos parciales o totales sobre el registro de comisión generado, de no haber pagos borrará el anterior y almacenará el resultado del nuevo re-calculo, luego de indicar el mes pulse el botón de PROCESAR para comenzar a calcular o SALIR para abandonar esta ventana.

Tasa de Cambio: Permite modificar el valor actual del Dólar, permitiendo ajustar los precios de venta o utilidad de todos los artículos según las variaciones del mismo.

Cambio De Impuestos: Esta opción le permitirá efectuar cambios masivos de una tasa de impuestos a otra, el proceso consiste en indicar la tasa de impuesto anterior y al lado la tasa hacia la cual se pretende cambiar, esta operación puede ser aplicada tanto a los impuestos por venta como a los de compra.

Arqueo de Caja: Esta opción le permite grabar los Arqueos de Caja. El sistema no le permite realizar dicha operación hasta que se configuren las Denominaciones Monetarias en el modulo de archivos para así registrar las diferentes transacciones ya sean en efectivo, Cheques, Tarjetas de Crédito, Débito, Cesta Ticket.

Repreciar Artículos:Esta opción permite aumen-tar o disminuir los precios o porcentajes de utilidad de los artículos. Es importante señalar que esta repreciación la realiza sobre todos los artí-culos en general, por un grupo en específico o por origen del artículo. Se debe marcar las opciones desea-das, y posteriormente indicar los porcentajes de reprecia-ción por el tipo de precio. Para realizar el proceso se debe pulsar Procesar.

Configurar Ofertas:Esta opción permite configurar una oferta ya se por artículos o por grupos y/o subgrupos, la oferta se configura de acuerdo a un rango de fecha, y en ese mismo rango de fecha se puede activar que días de la semana esa oferta está activa; de la misma forma se puede asignar un mínimo y un máximo de artículos a ofertar por compra, y se puede realizar descuento por unidad simple o por artículos agrupados.

Validación fiscal en lote: Esta opción permite validar de forma masiva los números de RIF contra la base de dato del ente tributario en Venezuela, obteniendo así el nombre o razón social con la cual se registro oficialmente cada empresa, corrigiendo en la base de datos del sistema los nombres de Clientes y Proveedores, valido solo para Venezuela.

Procesos Adicionales:Procesos adicionales creados por el usuario.

Consultas Para Gerentes: Esta opción permite supervisar de una forma rápida y sencilla lo que está ocurriendo en la compañía. Este módulo es de altísima utilidad para los Gerentes de Empresas, a través de éste se puede consultar:

• Consulta de saldos: se pueden visualizar los montos fac-turados, descuentos otorgados, devoluciones en ventas y los montos cobrados.• Disponibilidad bancaria.• Utilidad en facturas: muestra la utilidad aproximada de cada factura.• Utilidad en presupuestos: muestra la utilidad aproximada de cada presupuesto.• Cuadro de rentabilidad.• Auditoria de usuarios.• Auditoria de clientes: consulta tolo lo referente a las ventas, cobros y artículos referente a cada cliente.• Auditoria de proveedores: consulta todo lo referente a las compras, pagos, devoluciones y artículos referente a cada proveedor.• Pareto de Artículos, Clientes, Vendedores y Proveedor.

Informe:En esta opción de menú se despliegan todos los reportes que por defecto trae el sistema en el módulo Administración. Estos son:

Informes De Ventas: • Máster de Ventas.• Lista Transacciones.• Cortes de Caja• Vencimientos por

• Resumen de Ventas.• Ventas por grupo.• Reimpresiones de

• Lista de notas de

• Cobranza diaria.• Lista de operaciones

Informes De Vendedores: • Lista de Vendedores• Presupuestos emitidos.• Lista de comisiones,• Efectividad en venta• Saldo de vendedores.

Informes De Clientes: • Listas de Clientes.• Lista Compradores por

• Días calle en

• Saldo de clientes.

Clientes

documento

cobros.

venta

entrega

en tránsito.

Informe De Gastos: • Máster de gastos.• Vencimientos de

• Saldo de Proveedores• Transacciones de pago• Lista de proveedores.

pagos.

Reimpresiones: Esta opción permite reimprimir, recibos de caja, notas de crédito, notas de débito, avisos de cobro, factura, nota de entrega, presupuesto, operación en tránsito, devolución, pedido, retenciones y nota de crédito por devolución.

Informes De Impuestos:

• Libro de Ventas• Libro de Compras.

• Retenciones en TXT• Reporte de inventario valorizado.• Reporte de ARC.

Informes Adicionales:Informes adicionales creados por el usuario.

Misceláneos:Configurar: Esta opción permite configurar el sistema, desde los datos de las empresas hasta la configuración de los nombres de diferentes entidades (Clientes, Proveedores, Impuestos, etc.), se inicializan los consecutivos de los códigos a usar para Depósitos, Grupos, Artículos, Clientes entre otros y se configura el sistema de a cuerdo a las necesidades de la empresa.

Integración Contable: Esta opción permite configurar laintegración con el sistema de Contabilidad de Premium-Soft.

Configurar Servidores FTP: Esta opción permite configurar los

servidores FTP.

Definición De Usuarios: Esta opción permite crear usuarios, y dar accesos y restricciones para uso del sistema a los usuarios.

Cambiar Clave de Usuarios: Esta opción permite realizar el cambio de claves a los usuarios del sistema.

Calculadora: Calculadora de ayuda.

Agenda: Agenda personal.

Conversión / Actualización: Permite trasladar los datos de una versión DBF a MySQL.

Editor de Funciones:Permite hacer edición de funciones para usuarios avanzados con conocimiento en programación.

Editor de Formatos: Permite realizar cambios a los formatos preestablecidos de Premium-Soft.

Definir Informes Adicionales: El Usuario define sus propios formatos.

Definir Procesos Adicionales: El Usuario define sus propios procesos.

Actualizar la estructura de datos: Proceso que se realiza una vez que se hace una actualización del sistema de una revisión a otra.

Visor de Sucesos: Permite consultar los informes de las averías ocurridas en el sistema.

Consola Fiscal: Cuando se activa el uso de Equipos Fiscales, a través de esta consola se

Consola de Punto de Venta (PINPAND).

Conf. Términos (Costo de Importación): Permite la configuración de términos de los datos bá-sicos y gastos (exclusivo para el proceso de Costo de importación), en el cual se le indica las etiquetas y descripción que serán reflejadas en la ventana de Costo de Importación (Módulo de Compra).

Facturacion

Archivos:Al seleccionar el menú se despliega una lista la cual contiene un conjunto de opciones las cuales son:

Consola De Precios: Esta opción le permite consultar las existencias físicas del inventario, al introducir un código el sistema muestra toda la información acerca del artículo, como el nombre, marca, modelo, entre otros.

Tipos De Clientes: (Se explicó en el Modulo Administración)

Clientes:(Se explicó en el Modulo Administración)

Lista De Bancos: (Se explicó en el Modulo Administración)

Tarjetas De Débitos:(Se explicó en el Modulo Administración)

Tarjetas De Créditos: (Se explicó en el Modulo Administración)

Tipo De Operación: (Se explicó en el Modulo Administración)

Procesos:Emisión De Facturas: Esta opción le permite generar facturas al Contado o Crédito, la misma está orientada al registro de las operaciones de venta de artículos y servicios que preste su empresa, lo primero a indicar es el código del cliente, recuerde que dispone del botón de BUSCAR para consultar la lista de clientes y seleccionarlo, luego muestra con posibilidad de modificar para este documento los siguientes datos: Nombre del cliente, RIF, NIT y el nombre de un representante de la empresa cliente, en forma automática el sistema muestra el código del vendedor asignado a este cliente, si desea seleccionar otro solo deberá borrar este código usando la tecla de DELETE y pulsando ENTER cuando el campo código este en blanco, será mostrada la ventana de selección de vendedores.

También le permite incluir el código del depósito de donde serán tomadas las existencias de los artículos a facturar, recuerde que usted dispone de siete precios por cada producto, al momento de la definición del cliente en el módulo administrativo usted debió indicar el tipo precio que se considerará para el cliente, ese tipo de precio es mostrado en el proceso de facturación por defecto, sin embargo usted podrá cambiarlo si posee los privilegios de usuario necesarios.

Esta ventana posee una serie de botones que son explicados a continuación:

ADICIONAR: Permite "cargar" artículos al documento de venta, para ello al pulsar este botón se desplegará una ventana con varias opciones para el proceso, entre ellas la posibilidad de indicar el código del artículo a facturar, nombre, precio, descuento, recargos y el impuesto. Con el Botón IMPORTAR permite traer artículos provenientes de otros documentos, al finalizar la inclusión del artículo se habilita un botón denominado PROCESAR el cual da entrada definitiva al artículo a la factura.

UTILIDAD: El cual muestra una ventana con el detalle de la cantidad y tipos de artículos facturados, en esta ventana se consideran los costos de compra de los artículos y las comisiones o incentivos asignados al vendedor (es) involucrados en la factura pudiendo establecer los márgenes de utilidad aproximados (pues no están incluidos los costos financieros ni operativos) a nivel de monto y porcentual de la transacción.

Puede invocar la calculadora y la presente ayuda con los botones identificados para ello, el botón de REVISAR CUERPO permite dirigir la atención operativa del programa hacia el cuerpo de la factura una vez allí usted podrá desplazarse con las flechas entre cada columna, pulsar ENTER y modificar o DEL para borrar una línea.

TOTALIZAR:Permite dar por terminada la factura, pu-diendo otorgar dos descuentos adiciona-les los cuales no afectan las comisiones y un monto por recargo a la transacción, este último no afecta el monto del im-puesto, al finalizar puede indicar el monto a cancelar, usted podrá hacer abonos parciales y generar saldo deudor al clien-te, solo si al mismo le está permitido el otorgamiento de crédito o si es aprobado por medio del ingreso de una clave de un supervisor del sistema.

En caso de indicar un monto a cancelar, el sistema luego de pulsar el Botón de PROCESAR mostrará una ventana para el registro de la cancelación o abono parcial a la factura, usted podrá cancelar la misma recibiendo el pago en Efectivo, Cheque, tarjeta de crédito, tarjeta de débito o combinación de todos los tipos antes mencionados, deberá indicar un concepto del recibo y pulsar el la ventana de impresión del mismo, luego será desplegada la ventana de selección de la salida para la impresión de la factura, recuerde que usted puede seleccionar en una lista en la ventana de totalización el formato de impresión a utilizar, este documento puede ser reimpreso en el módulo de facturación y administrativo desde el menú de reporte con la opción reimpresiones.

Pedidos en Venta: Esta opción permite generar pedidos de clientes. El modulo es muy similar al de Factura, solo que este no solicita información del pago pues es sólo un pedido. Desde la ventana de totalizar pedido el sistema da la opción de controlar por BACKORDER dicho pedido.

Se debe considerar lo siguiente: • Los pedidos en venta NO COMPROMENTEN EL INVENTARIO.• Desde una factura o nota de entrega se importa el pedido.

Operaciones en Transito: Permite efectuar una factura y mantener en espera la misma, agregando artículos a medi-da que se vaya necesitando. Ideal para Restaurantes, Pizzerías, entre otros. También se puede aplicar a Hoteles, Moteles. Con las etiquetas de Guardar y Cargar Operación se pueden tener varias transacciones abiertas al mismo tiempo. Con la etiqueta Ubicada en la esquina superior derecha de esta ventana, se puede buscar una transacción en espera específica. El proceso de introducción de datos y artículos es similar a la Factura.

Nota de Entrega: Una Nota de entrega es un documento que permite el despacho de uno o varios artículos a un cliente sin generar un saldo deudor del cliente para con su empresa, es usual el "hacer entregas" parciales de mercancía a los clientes durante un período y al final emitir una factura que contenga los artículos despachados anteriormente, esto permite el controlar los egresos de inventario y proporcionar un soporte físico por escrito y controla dichas "salidas de inventario". El proceso de introducción de datos y artículos es similar a la Factura.Usted puede importar a una factura varias notas de entrega si lo desea , así como también puede a una nota de entrega importar otros documentos, las notas de entrega no gene-ran comisiones ni permiten pagos o abonos por parte del cliente, pero sobre una nota de entrega si puede efectuar procesos de devoluciones parciales o totales, así como también asociar seriales a artículos contenidos en las mismas, usted podrá reimprimirlas desde la opción de "Reimpresiones" en el menú Reporte de los módulos administrativo y facturación.

Presupuesto (cotización):Los presupuestos o cotizaciones son documentos donde se ofertan una serie de artículos para someterlos a consideración de uno o varios clientes, su comportamiento desde el punto de vista operati-vo para el usuario es idéntico al de la factura.

Un Presupuesto no tiene validez fiscal ni a nivel de cobranza, solo es una propuesta de precios para esperar, de ser posible la aprobación de los mismos por parte del cliente, usted podrá convertir un presupuesto en factura si desde la emisión de la factura "importa" el presupuesto, cabe destacar que puede importar varios presupuesto a una factura sin que necesariamente pertenezcan al mismo cliente a quien le es emitida la factura.

Avisos de Cobro: Los avisos de cobro son una nueva modalidad que ofrece exclusivamente nuestro siste-ma, su comportamiento desde el punto de vista operativo para el usuario es idéntico al de la factura.

Un aviso de cobro es un documento que permite relacionar artículos o servicios que lue-go serán "cobrados" a un cliente, permitiendo el descargo de inventario, pero evitando la generación de la factura hasta la recepción del primer pago total o parcial del cliente en cuyo momento deberá ser convertido por medio del proceso de importación en una fac-tura definitiva, en ese momento, se generarán los procesos administrativos que normal-mente se ejecutan en la emisión de la factura, como lo son por ejemplo: la generación de comisiones, la relación al libro de ventas, la notificación a cuentas por cobrar, el sistema implementa un consecutivo para cada aviso de cobro y permite la impresión del mismo en un formato parecido al de una nota de entrega o presupuesto, es de mucha utilidad para formalizar de alguna manera un compromiso de compra verbal entre un cliente y su empre-sa mientras se espera la cancelación o aprobación del mismo.

Generación De Documentos En Lotes: Esta opción permite generar documentos en lotes como son, aviso de cobro, factura, presupuesto y nota de entrega.

Convertir Documentos en Lotes:Permite convertir avisos de cobro en factura.

Intereses De Mora:Esta opción permite calcular y procesar los intereses de mora de uno o varios clientes.

Cuentas por Cobrar: Este proceso se explicó en el Modulo Administración.

Anulaciones: Por medio de esta opción usted podrá anular (dejar sin efecto) los tipos de transacción vistos en la siguiente pantalla:

En forma operativa esta opción le permite seleccionar un cliente y el documento a anular previa selección del tipo de documento, a fin de permitir la verificación son mostrados los saldos involucrados en el documento, usted podrá indicar el motivo detallado de la anula-ción, sin embargo el sistema escribe un con-cepto predeterminado o sugerido el cual puede utilizar en forma opcional, posteriormente pulse el botón de PROCESAR para ejecutar la anulación.El sistema genera la impresión del comproban-te para permitir por medios físicos externos la invalidación (Sello de anulado).

Las Anulaciones y devoluciones fiscales: Se generan por 2 vías en Premium-soft, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:• Que el computador donde se registra la anulación o devolución debe estar conectado a un impresor fiscal (al mismo en el cual se hizo la factura) y configurado para ser operado desde Premium-soft.

• Que al hacer una anulación de una Factura o devolución, el programa activa una casilla cerca del total de la anulación o devolución que dice"Generar DEVOLUCION en impresor fiscal?".

• Las Devoluciones y las anulaciones de facturas son los únicos procesos que generan una nota de crédito (que es como se llama) en las impresoras fiscales.

Borrar Presupuesto: Por medio de esta acción usted podrá borrar del sistema uno o varios presupuestos, para ello dispone de 3 modalidades descritas a continuación:

Por vencimiento: Esta opción le permite especificar la can-tidad de días de vencido que debe tener un presupuesto para poder ser eliminado, al pulsar el botón de PROCESAR el sistema evaluará todos los presupuestos emitidos y aquellos que cumplan con la condición de vencimiento serán borrados.

Varios: Permite especificar un rango desde hasta para los números de presupuesto, los que estén comprendidos en dicho rango serán eliminados al pulsar el botón de PROCESAR

Un presupuesto:Usted debe indicar el número de presu-puesto a borrar, recuerde que dispone del botón de BUSCAR para consultar la lista de presupuestos emitidos, luego deberá pulsar el botón de PROCESAR para eliminar el presu-puesto.

Devoluciones: La opción de devolución permite registrar el reingreso de artículos a un almacén o depósito que fueron entregados a clientes usando documentos tipo factura o notas de entrega. (En Impresora Fiscal, ver Anulaciones, Modulo Facturación).

Lo primero que debe indicar es el código del cliente al cual se le emitió el documento, luego indicará el depósito donde será almacenada la existencia de artículos que serán devueltos, usted puede indicar si el sistema generará una nota de crédito por la devolución, esto último depende si el documento afectado es una factura y si existen pagos previamente registrados sobre la misma, también puede indicar si las comisiones de los vendedores involucrados serán afectadas por la devolución en cuyo caso serán generadas en negativo.

Luego indique el número de documento a afectar, usted decide si la devolución será total o parcial, en caso de indicar que será total el sistema afecta todo el documen-to, usted podrá notar los artículos que se afectan pues en el display son cambiados los fondos de blanco a celeste, cuando la devolución es parcial deberá pulsar ENTER sobre la cada línea de artículo a afectar, el sistema mostrará una ventana con suficiente información del mismo, así como el máximo de artículos que usted podrá devolver, esto se indica pensando en evoluciones ante-riores de un mismo artículo en un mismo documento afectado, para finalizar indique el concepto de la devolución y pulse el botón de PROCESAR el programa dará la posibilidad de imprimir un comprobante de la devolución y una nota de crédito dependiendo de las opciones respectivas antes explicadas.

Consulta de Facturas: Permite auditar las facturas emitidas bajo los siguientes aspectos: Consulta básica: Mues-tra factura por factura y el detalle de la misma; o Consulta por status del Despacho: permite ver las facturas de las cuales está pendiente por entregar la mercancía, para modi-ficar el status de la factura se debe posicionar sobre la factura a cambiar, posicionarse en la columna mercancía y pulsar la barra espaciadora.

Consulta por campos Adicionales: A través de esta opción se pueden consultar los documentos que tengan campos adicionales. Recordemos que estos campos se abren en la configuración de la empresa y se solicitan al momento de realizar una operación por ejemplo: Factura, Notas de Entrega, entre otros.

Modificar documentos: Esta opción permite realizar modificacio-nes a documentos tanto de ventas, cobro y compras.

Cortes Zeta: Permite el registro manual de cortes zeta impreso por la impresora fiscal y alimentar el libro de venta, dichos registros pueden ser comparados con la facturación.

Guías de remisión: Esta opción permite el registro que sustenta el traslado de la mercancía seleccionando un documento referencial, sea una factura o nota de entrega, seguido a esto se procede a llenar la información requerida, mostrada en la siguiente ventana.

Ordenes de despacho: Permite generar una nota de servicio, los campos a consignar: cliente, ruta, placa, color, año, entre otros.

Informe:

• Máster de Ventas.• Reimpresiónes.• Transacciones De Caja.• Lista de BackOrder.

En esta opción de menú se despliegan todos los reportes que por defecto trae el sistema en el módulo de Facturación y Ventas. Estos son:

• Backorder resumido• Lista de Guías de Remisión• Lista de Ordenes de servicio• Reportes Adicionales.

Misceláneos:Calculadora: (Se explicó en el Modulo Administración)

Agenda:(Se explicó en el Modulo Administración)

ComprasEn este módulo se maneja toda la información de la empresa referente a las compras y gastos de la misma.

Archivos:Grupo y Sub Grupos: (Se explicó en el Modulo Administración)

Artículos De Inventario:(Se explicó en el Modulo Administración)

Deposito o Almacenes: (Se explicó en el Modulo Administración)

Proveedores:(Se explicó en el Modulo Administración)

Consulta de Precios: (Se explicó en el Modulo Administración)

Asoc. Proveedores a Artículos: Por medio de esta opción se asigna a cada artículo su proveedor.

En este módulo se crean:

Procesos:

Planificación de cobranza: Esta opción permite planificar el pago por proveedor de acuerdo a la fecha del documento o los días de vencimiento, e imprimir un reporte que se pasaría a Administración para Procesar el pago.

Facturas por Compra:Esta opción permite el registro de facturas de proveedores que afectan el inventario. Esta opción está orientada al registro de las operaciones de compra de artículos, lo primero a indicar es el código del proveedor.

Seguidamente podrá incluir la fecha de emisión de la factura, el número de orden de compra, el código del depósito a donde serán introducidas las existencias de los artículos a comprar Con el botón ADICIONAR: Permite "Adicionar" artículos al docu-mento de compra, para ello al pulsar este botón se desplegará una ventana con varias opciones para el proceso, entre ellas la posibilidad de indicar el código del artículo a compra, nombre, costo, descuento, recargos y una opción para IMPORTAR artícu-los provenientes de otros documentos, al finalizar la inclusión del artículo se habilita un botón denominado PROCESAR el cual da entrada definitiva al artículo a la factura de compra. Para finalizar pulsar al botón de TOTALIZAR.

Costo de Importación: Para poder trabajar con este proceso necesitamos una fac-tura por compra cargada en el Módulo de Compras (Pro-ceso explicado más adelante). Seguido a esto, se registran las facturas de los proveedores que componen la Plantilla de Declaración, los artículos contenidos en las facturas serán desglosados en la ventana. Para Grabar el Proceso de importación se debe indicar los datos de la Declaración, transporte y ubicación de carga, gastos y costos involucrados.

Devoluciones En Compra: La opción de devolución permite registrar el retiro de artículos a un almacén o depósito que fueron comprados al proveedor

a través de un documento tipo factura o nota de entrega

Lo primero que debe indicar es el código del proveedor al cual emi-tió el documento. Usted decide si la devolución será total o parcial,

en caso de indicar que será total el sistema afecta todo el docu-mento. Usted podrá notar los artículos que se afectan pues en el display son cambiados los fondos de blanco a celeste, cuando la devolución es parcial deberá pulsar ENTER sobre cada línea de artí-

culo a afectar, pulse el botón de PROCESAR el programa dará la posi-bilidad de imprimir un comprobante de la devolución y una nota de

crédito dependiendo de las opciones respectivas antes explicadas. Usted puede indicar si el sistema genera una nota de crédito por la

devolución.

Consultar Compras: La opción permite visualizar una compra específica. Primero se debe selecciona el Proveedor a consultar, posteriormente se selecciona el documento o factura a consulta. Con el botón de Visualizar se podrá ver la factura detallada a consultar.

Órdenes de Compra: Esta opción está orientada al registro de las órdenes de compra de artículos, lo primero a indicar es el código del pro-veedor. Seguidamente podrá incluir la fecha de emisión de la orden, el número de orden de compra se genera automática-mente, el número de la cotización, entre otros.

Con el botón ADICIONAR: Permite "cargar" artículos al docu-mento de compra, para ello al pulsar este botón se desple-gará una ventana con varias opciones para el proceso, entre ellas la posibilidad de indicar el código del artículo a comprar, nombre, costo, descuento y una opción para IMPORTAR artícu-los provenientes de otros documentos, al finalizar la inclusión del artículo se habilita un botón denominado PROCESAR el cual da entrada definitiva al artículo a la Orden de compra. Para finalizar pulsar el botón de Totalizar.

Requisiciones: Esta opción está orientada al registro de la solicitud de coti-zaciones por parte de los proveedores. Al indicar el provee-dor, se debe llenar la solicitud a través del botón Adicionar. Este permite introducir artículo por artículo o importar los artículos de la factura, orden de compra o requisición previa. Para finalizar se debe totalizar el documento.

Consulta de seriales: Este proceso es muy útil para las empresas que manejan seriales y necesitan llevar un control de los mismos. Al bus-car un serial el sistema muestra los movimientos del serial mostrando si es una compra o venta, el número del docu-mento, el titular y la fecha de la operación.

Hoja Anexa de seriales: Este proceso permite imprimir una hoja anexa con los artículos. Se debe seleccionar el número del documento del cual se quiere imprimir este reporte, esta información puede filtrarse seleccionando solo los artículos que usan seriales o todos los artículos.

Entrada y salida de Inventario: Se explicó en el modulo de Administración.

Traslado de Inventario: Carga o descarga inventarios en los diferentes depósitos. Esta op-ción permite trasladar de un deposito a otro, según el criterio del usuario, la información solicitada es la siguiente; Responsable: se trata de la persona que autoriza la operación de manejo de existen-cia, Concepto: es un campo que le permitirá indicar el motivo o jus-tificación del movimiento que está registrando, para ubicar el artículo puede utilizar el boto de BUSCAR. Posteriormente se le debe especi-ficar al sistema el número del almacén del que saldrá el artículo y el número del almacén a dónde va el mismo, por último se debe es-pecificar la cantidad de artículos a trasladar. Pulsar el botón procesar para proceder a incluir un nuevo artículo. Para finalizar se debe pulsar el botón de Totalizar.

Producción Básica: Esta opción permite generar la solicitud de producción básica de un artículo integrado. Deben existir los códigos de los artículos integrados para que esta opción funcione. Selecciona el código del artículo que se va a producir, luego indique los depósitos que va afectar.

Recalculo de Existencias: Esta opción permite recalcular la existencia de los productos. Para ejecutar este proceso no debe haber ninguna estación trabajando en el sistema. El procesará artículo por artículo, pasando por los diferentes procesos que involucran los movimientos de los artículos.

Ajustes de Inventario: Este proceso se explicó en el módulo de Administración.

Repreciar Inventario: Este proceso e explicó en el módulo de Administración.

Importar Costos en DBF: Esta opción permite importar la lista de precios desde un archivo en DBF.

Opciones Adicionales de Inventario:

• Conversión de existencias: • Relación de Nota Trans• Relación de Cargo y descargos• Actualización de precios• Asignación de Ubicaciones• Conteo físico de inventario• Lista de diferencias• Calculo de Rotación en Ventas• Lista de compras (Pedido Sugerido)• Artículos sin vender

Informe:En esta opción de menú se despliegan todos los reportes que por defecto trae el sistema en el módulo de Compras y Gastos. Estos son:

Listas de Proveedores.Máster de Gastos.Vencimientos por Pagar.Transacciones de pagos.Saldos por Pagar.Informes de Inventario:

• Listas de precios.• Listas de Grupos y Subgrupos.• Existencias agrupadas.• Inventario Físico.• Grupos por tallas y colores.• Kardex de un Artículo.• Lista de reposición.• Reposición de Stock calculado.• Ventas de un Artículo.• Ventas por Grupo.• Análisis de ventas por grupo.• Artículos no Vendidos.• Compras por Grupo.

• Compras de un Artículo.• Artículos Presupuestados.• Artículos devueltos en ventas.• Artículos devueltos en compras.• Movimiento de existencia.• Análisis de existencia (turn ver).• Análisis de disparidad.• Valorización de inventario.• Precios por grupo, sub grupo y color.• Vencimiento por fecha y lote.

Reimpresión de documentos de compra: De un documento por Compra o porOrden de Compra.Reimpresiones Varias: Gastos, Notas de Crédito y Debito, Retenciones,Devoluciones, entre otros.Códigos de Barra.Reportes Adicionales.Procesos Adicionales.

Misceláneos:Calculadora: (Se explicó en el Modulo Administración)

Agenda:(Se explicó en el Modulo Administración)

Banco

Clasificación de Cuentas: Es la clasificación que tiene la empresa de sus transacciones bancarias. Se introduce un código, y la descripción de la cuenta. Se debe especificar si el tipo es un Ingreso o Egreso.

Cuentas Bancarias: La opción de cuentas bancarias le permite incluir todas las entidades bancarias donde su empresa o usted posea algún tipo de cuenta permitiendo especificar información como la siguiente:

Datos del Banco: Código, Nombre del Banco, Nombre del titular de la cuenta es decir a nombre de quien está registrada la cuenta bancaria, Dirección del banco, persona contacto: se refiere al nombre de alguna persona conocida por usted en el banco, Teléfonos, Website y e-mail.

Archivos:

Datos de la Cuenta: Número de cuenta bancaria, fecha de apertura de la Cuenta, tipo de cuenta, Correlativos y Diferimientos, la moneda en la cual esta expresada la cuenta si es nacio-nal o extranjera, y un campo denominado Impuesto que permite especificar un porcentaje que se aplique como impuesto al débito bancario, en caso de no requerirlo o aplicarlo solo debe colocarlo en 0 (cero). A través del moviendo entre las etiquetas se puede codificar toda la información necesaria para la cuenta Bancaria.

Proveedores / Beneficiarios:(Se explicó en el modulo administrativo).

Procesos:Operaciones Bancarias: Por medio de esta opción usted realizará las distintas operaciones bancarias sobre cada cuenta, tales como Cheques, depósitos, retiros, Notas de crédito y Notas de débito así como la modificación y ajustes sobre los movimientos antes planteados, para tal fin usted deberá indicar el código del banco con el cual va a trabajar así como el mes en cuestión, luego seleccione la operación a efectuar según lo indica cada botón, dispone también del botones de recalcular este permite actualizar los ingresos como los egresos.

Conciliaciones: Este proceso permite realizar la concilia-ción de las diferentes entidades bancarias con que trabaja la empresa, esta conciliación se realizar por banco y por mes. Primero debe seleccionar el banco al que va a rea-lizar la conciliación, posteriormente el mes y por ultimo indicar monto indicado el esta-do de cuenta bancario. Para visualizar las transacciones del banco pulsar el Botón de Procesar y el traerá toda la información.

A través de los botones de Marcar o Desmarcar, usted podrá seleccionar todas las transacciones o desmarcarlas todas. Se ten-drán que ir seleccionando las transacciones que están en el estado de cuenta. El botón de Guardar se utiliza cuando el proceso debe ser suspendido temporalmen-te, permitiendo entrar posteriormente sin per-

der el trabajo antes realizado. Al botón de Ajuste es para realizar ajustes al momento de realizar la conciliación que no se hayan realizado en el poseso de transacciones bancaria.

Al finalizar la conciliación se debe pulsar el botón de procesar, la que permite visualizar una nueva panta-lla donde se ve el resultado de la conciliación. Si esta conforme se debe pulsar procesar, si no lo está pulsar salir lo que permite volver a la página anterior y seguir con la conciliación.

Consultar Conciliación: Permite consultar las conciliaciones anteriores, al seleccionar la indicada esta se puede imprimir. Con los botones de Flechas se puede ir visualizando todas las conciliaciones. Con el botón X, se puede eliminar una conciliación realizada con anterioridad, posteriormente debe volver a realizarla.

Pago A Proveedores: Este proceso se explicó en el módulo administración.

Pago De Comisiones: Este proceso se explico en el módulo administración.

Análisis de disponibilidad: Por medio de este proceso se reflejan los saldos bancarios describiendo el banco con sus ingresos, egresos y saldo tanto de las cuentas nacionales y extranjeras.

Procesos Adicionales:Este proceso se explicó en el módulo administración.

Informe:En esta opción de menú se despliegan todos los reportes que por defecto trae el sistema en el Modulo de Bancos.

Movimiento Bancario.Movimiento por Cta. Clasificadora.Impresión de Cheques.Saldos Resumidos.

Análisis de Disponibilidad.Reportes Adicionales.Procesos Adicionales.

Misceláneos:Calculadora: (Se explicó en el Modulo Administración)

Agenda:(Se explicó en el Modulo Administración)