alcaloi'a mayor DE BOGOTA D.C.

CULTURA. RECREACION Y DEPORTEInstiano Olstriial de Racroaddn y Deporto

787INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACION Y DEPORTE RESOLUCION No. %

“Por medio de la cual se aprueba, adopta e implementa la Tabla de Valoracion Documental - TVD del IDRD - fondo cerrado de la Junta Administradora de

Deportes de Bogota, Distrito Especial - JADB y se dictan otras disposiciones”.

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACION Y DEPORTE

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el Acuerdo 4 de 1978, la Resolucion No. 602 de 2015 y,

CONSIDERANDO.

Que el articulo 209 de la constitucion politica dispone: "La funcion administrative esta al servicio de los intereses generates y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economia, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacion, la delegacion y la desconcentracion de funciones". Igulamente, que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado.

Que la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archives y se dictan otras disposiciones" establece las reglas y principios generales que regulan las funciones archivisticas del Estado y, en su articulo 11 senala la obligatoriedad de la conformacion de los archives publicos: “El Estado esta obligado a la creacion, organizacion, preservacion y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivistica".

Que la Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho del acceso a la informacion publica nacional y se dictan otras disposiciones", en el articulo 16 indica que las Entidades Publicas y demas sujetos obligados, deben asegurarse de que existan dentro de sus entidades procedimientos claros para la creacion, gestion, organizacion y conservacion de sus archivos.

Que el numeral 3 del articulo 2.8.2.1.16 del derecho Nacional 1080 de 2015 “ Por medio del cual se expide el Decreto Unico Reglamanetario del sector Cultura”, proferido por el Presidente de la Republica, preve como funcion del Comite Interno de Archive de las entidades territoriales, el “Aprobar las tablas de retencion documental y las tablas de valoracion documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para su convalidacion y al Archivo General de la Nacidn Jorge Palacios Preciado para su registro".

Que el articulo 2.8.2.2.2 ibidem, senala la elaboracion y aprobacion de las tablas de retencion documental y las tablas de valoracion documental y establece que el resultado del proceso de valoracion de documentos de archivo que realicen las entidades se registrars en las tablas de retencion documental o en las tablas de valoracion documental.

Que en el mismo sentido, el Decreto Distrital 329 de 2013 “Por medio del cual se crea el Consejo Distrital de Archivos de Bogota D.C., se derroga el decreto Distrital 475 de 2006 y se dictan otras disposiciones”, proferido por el Alcalde Mayor de Bogota D.C., dispone como una de las funciones del Consejo Distrital de Archivos, la de revisar, evaluar y convalidar las Tablas de Valoracion Documental - TVD de las entidades distritales, que hayan sido aprobadas por los respectivos Comites Internes de Archivo, asi como, emitir concepto de viabilidad tecnica sobre su elaboracion y solicitar, cuando sea el caso, los ajustes que a su juicio deban realizarse.

Que el Acuerdo No. 002 de 2004, “Por el cual se establecen los lineamientos basicos para la organizacion de fondos acumulados”, expedido por el Consejo Directive del Archivo General de la Nacion Jorge Palacios Preciado, en su articulo primero establece los lineamientos basicos que deben seguir las entidades del Estado para la organizacion de

ALCALDlA MAYOR DE BOGOTA D.C.

CULTURA. RECREACI6N V OEPORTEInstituto Oistrltal da Recreaddn y Oeoorte

787 mRESOLUCION No.INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACION Y DEPORTE

“Por medio de la cual se aprueba, adopta e implementa la Tabla de Valoracion Documental - TVD del IDRD - fondo cerrado de la Junta Administradora de

Deportes de Bogota, Distrito Especial - JADB y se dictan otras disposiciones”.

sus fondos acumulados y la elaboracion y aplicacion de las Tablas de Valoracion Documental.

Que el Acuerdo No. 027 de 2006 “Por el cual se modified el acuerdo No.07 del 29 de junio de 1994", del Consejo Directive del Archive General de la Nacion Jorge Palacios Preciado, define las Tablas de valoracion documental, como el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archive central, asi como una disposicion final.

Que el Acuerdo No. 004 de 2019 “Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboracion, aprobacion, evaluacion y convalidacion, implementacion, publicacion e inscripcion en el Registro Unico de Series Documentales - RUSD de las Tablas de Retencion Documental - TRD y Tablas de Valoracion Documental - TVD", expedido por el Consejo Directive del Archive General de la Nacion Jorge Palacios Preciado, indica que las Tablas de Valoracion Documental - TVD se elaboran para documentacion semiactiva de uso administrative y legal ocasional o inactiva que ha dejado de emplearse y, para documentos producidos en los periodos de la historia de la entidad que no cuentan con las Tablas de Retencion Documental - TRD.

Que el articulo 19 ibidem sehala que el Secretario General de la entidad o quien haga sus veces, solicitara al Archive General de la Nacion Jorge Palacios Preciado, la inscripcion de las Tablas de Retencion Documental - TRD y Tablas de Valoracion Documental - TVD en el Registro Unico de Series Documentales - RUSD.

Que en cumplimiento de la normatividad anterior, el Comite Interno de Archive del Instituto Distrital de Recreacion y Deporte - IDRD, en sesion del 21 de marzo de 2018, tal como consta en el Acta No. 01 de la misma fecha, aprobo las tablas de valoracion documental - TVD del fondo cerrado de la Junta Administradora de Deportes de Bogota, Distrito Especial - JADB y, ordeno su remision al Consejo Distrital de Archives de Bogota D.C., para su respectiva convalidacion.

Que la citada Tabla de Valoracion Documental -TVD del IDRD fondo cerrado de la Junta Administradora de Deportes de Bogota, Distrito Especial - JADB, fue presentada en la sesion No.5 del Consejo Distrital de Archives de Bogota D.C., Nevada a cabo el 16 de octubte de 2019, en donde los consejeros por unanimidad decidieron convalidar el mencionado instrumento archivistico, como consta en el Acta No.5 de la misma fecha.

Que con el fin de facilitar la adecuada organizacion y conservacion de los documentos de la Entidad, el acceso del ciudadano a la informacion publica y preserver el patrimonio documental, se hace necesario aprobar, adoptar e implementar la Tabla de Valoracion Documental -TVD del IDRD fondo cerrado de la Junta Administradora de Deportes de Bogota, Distrito Especial - JADB, convalidada por el Consejo Distrital de Archives de Bogota D.C.

En merito de lo expuesto,RESUELVE.

ARTICULO PRIMERO. Aprobacion, Adopcion e Implementacion. Aprobar, Adoptar e Implementar la Tabla de Valoracion Documental -TVD del IDRD fondo cerrado de la Junta Administradora de Deportes de Bogota, Distrito Especial - JADB, confome a la parte motiva del presente acto administrative.

ARTICULO SEGUNDO. Responsabilidad. La aplicacion de la citada Tabla de Valoracion Documental -TVD, la organizacion y disposicion de los documentos cualquiera sea su

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alcaldi'a mayor DE BOGOTA D.C.

CULTURA. RECREACI6N Y OEPORTEInstiiuto Otstrital tie Reaeadtin y Oeporte

INSTITUTO DISTRITAL DE R EC RE AC ION Y DEPORTE RESOLUCION No.7

“Por medio de la cual se aprueba, adopta e implementa la Tabla de Valoracion Documental - TVD del IDRD - fondo cerrado de la Junta Administradora de

Deportes de Bogota, Distrito Especial - JADB y se dictan otras disposiciones”.

formato, estara a cargo del Responsable del Archive Central y/o Encargado del Area de Archive y Correspondencia, quien seguira las instrucciones que para tal fin imparta la Secretaria General del IDRD.

ARTICULO TERCERO. Eliminacion de Documentos. La eliminacion de documentos del archive fisico de la Tabla de Valoracion Documental -TVD del IDRD fondo cerrado de la Junta Administradora de Deportes de Bogota, Distrito Especial - JADB, debera ser aprobada previamente por el Comite Interne de Archive de la entidad y cumplir con el procedimiento previsto en el articulo 22 del Acuerdo No. 004 de 2019 “Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboracion, aprobacion, evaluacion y convalidacion, implementacion, publicacidn e inscripcion en el Registro Unico de Series Documentales - RUSD de las Tablas de Retencion Documental -TRD y Tablas de Valoracion Documental - TVD", expedido por el Consejo Directive del Archive General de la Nacion Jorge Palacios Preciado.

ARTICULO CUARTO. Transferencia. El Responsable del Archive Central y/o Encargado del Area de Archive y Correspondencia del IDRD sera el encargado de preparar, documentar y presenter al Comite Interne de Archive de la entidad la propuesta de transferencia documental secundaria al Archive General del Distrito de Bogota D.C., de acuerdo con los tiempos de retencion establecidos en la Tabla de Valoracion Documental - TVD del IDRD fondo cerrado de la Junta Administradora de Deportes de Bogota, Distrito Especial - JADB, siempre y cuando hayan sido valoradas para conservacion permanente o como documentos de valor historico, conforme a lo previsto en los articulos 2.8.2.9.1, 2.8.2.9.4 y 2.8.2.11.1 del Decreto 1080 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Unico Reglamentario del Sector Cultura”.

ARTICULO QUINTO. Registro Unico de Series Documentales -RUSD. Remitir el Cuadro de Clasificacion Documental y la Tabla de Valoracion Documental -TVD del IDRD fondo cerrado de la Junta Administradora de Deportes de Bogota, Distrito Especial - JADB al Archive General de la Nacion -AGN para su inscripcion en el Registro Unico de Series Documentales -RUSD.

ARTICULO SEXTO. Vigencia. La presente resolucion rige a partir de la fecha de su publicacidn.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE,

Dada en Bogota D.C. el dia

2ANDO MOLANO PEREZirector General

PED

mJose Jaiden Lbpez - Profesional Area de Archive y Correspondenci Juan Camilo Chavarro - Abogado Contratista Secretaria General Luz Patricia Camelo Urrego - Secretaria General Ernesto Ramirez Avellaneda - Jefe Oficina Asesora Juridica

Proyecto: Revise: Aprobo: Vo.Bo.:

* 5. s17 DIC 2019ALCALOfA MAYOR

DC BOGOTA D.C,CULTURA, R&CREAClON Y OEPORTEinsuiute Oisu^ai <to RacrodeiOn y Dopona

MEMORANDO

Radicado IDRD No. 20191100806573

Bogota D.C. 2019-12-13

JOSE JAIDEN L6PEZ PALACIO

COORDINADOR AREA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

PARA:

OFICINA ASESORA JURIDICA.DE:

AS UNTO: Control de legalidad remitido mediante memorando No. 20192100756493 de 21/11/2019.

De acuerdo con la solicitud del asunto y una vez efectuada la revision y analisis del marco normative, asi como de los antecedentes que dieron lugar a la elaboracion del acto administrative: “Por medio de la cual se aprueba, adopta e implementa la Tabla de Valoracion Documental - TVD del IDRD- fondo cerrado de la Junta Administradora de Deportes de Bogota, Distrito Especial-JADB y se dictan otras disposiciones”, me permito efectuar control de legalidad en el siguiente sentido:

1. FACULTAD PARA EXPEDIR EL ACTO ADMINISTRATIVO.

El proyecto de acto administrative para firma del Director General de la Entidad, se encuentra conforme a la regulacion vigente en la materia:

El Articulo 6° del Acuerdo 4 de 1978 “Por el cual se crea el Institute Distrital para la Recreacidn y el Deporte”, sefiala las funciones del Director General a saber:

"Articulo 6°.- El Director del Instituto sera su representante legal, de libre nombramiento y remocion del Alcalde Mayor de Bogota y tendra las siguientes funciones:

1. Dictar los actos, realizar las operaciones y los contratos que se requieran para el buen funcionamiento del Instituto, de conformidad con los Acuerdo del Concejo, las decisiones de la Junta Directiva y las demas disposiciones estatutarias que rigen la Entidad.(...)5. Las demas que le senalen los Acuerdos y los Estatutos y las que refiriendose a la marcha del Instituto, no esten atribuidas expresamente a otra autoridad.” (Negrilla fuera del texto original).

La Resolucion 602 de 2015 “Por la cual se modified el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales para los empleos den la Planta de personal del Instituto Distrital de Recreacidn y Deporte", en su Articulo 1:

bogOTAMEJOR

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ISO 9001Fecha de firmado: 2019.12.16 16:49:56 COT Firmado digitalmente desde SGD-Orfeo

PARA TODOSSC 5155-1

S * .

AJLCAtOte MAYOR DE BOGOTA OX.

CULTtlRA. RECfiEAClON Y DEPORTS ineuiuto astral de Rec<€DCH>n y Desxjfte

“IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES/

(...) 6. Dirigir y controlar las acciones del Institute en materia de fijacion de pollticas, ejecucidn de programas de capacitacion, coordinacion, procesamiento de la informacidn, promocidn, asesoria y divulgacidn de servicios".

Asi las cosas, el Director General del IDRD, se encuentra legalmente facultado para expedir el acto administrative objeto de estudio.

Se precisa que en el proyecto de Resolucion las facultades del Director General fueron cambiadas por la normatividad vigente.

2. FUNDAMENTOS LEGALES.

El Articulo 209 de la Constitucion Politica dispone: “La funcidn administrativa esta al servicio de los intereses generates y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economia, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacion, la delegacion y la desconcentracion de funciones.” Igualmente, que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado.

La Ley 594 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archives y se dictan otras disposiciones", establece las reglas y principios generales que regulan las funciones archivisticas del Estado y, en su articulo 11 senala la obligatoriedad de la conformacion de los archives publicos: “El Estado esta obligado a la creacion, organizacion preservacion y control de los archives, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivistica".

La Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho del acceso a la informacidn publica nacional y se dictan otras disposiciones”, en el articulo 16 indica que las Entidades Publicas y demas sujetos obligados, deben asegurarse de que existan dentro de sus entidades procedimientos claros para la creacion, gestion, organizacion y conservacion de sus archives.

El numeral 3 del articulo 2.8.2.1.16 del Decreto Nacional 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Unico Reglamentario del Sector Cultura", proferido por el Presidente de la Republica, preve como funcion del Comite Interno de Archive de las entidades territoriales, el “Aprobarlas tablas de retencidn documental y las tablas de valoracidn documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archives para su convalidacidn y al Archivo General de la Nacidn Jorge Palacios Preciado para su registro”.

El articulo 2.8.2.2.2 ibidem, senala la elaboracion y aprobacion de las tablas de fetencion documental y las tablas de valoracidn documental y establece que el resultado del proceso de valoracidn de documentos de archivo que realicen las entidades se registrars en las tablas de retencidn documental o en las tablas de valoracidn documental.

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Ai.CALOfAMAYO«DC BOGOTA OX:.

CUtTUftA, RECREAClOM y oeportc(nsututo Oistnui do RacrcociOo y o«oon»

En el mismo sentido, el Decreto Distrital 329 de 2013 "For medio del cual se crea el Consejo Distrital de Archives de Bogota D.C., se deroga el Decreto Distrital 475 de 2006 y se dictan otras disposiciones”, proferido por el Alcalde Mayor de Bogota D.C., dispone como una de las funciones del Consejo Distrital de Archivos, la de revisar, evaluar y convalidar las Tablas de Valoracion Documental - TVD de las entidades distritales, que hayan sido aprobadas por los respectivos Comites Internes de Archive, asi como, emitir concepto de viabilidad tecnica sobre su elaboracion y solicitar, cuando sea del caso, los ajustes que a su juicio deban realizarse.

El Acuerdo No. 002 de 2004, "Por el cual se establecen los lineamientos basicos para la organizacion de fondos acumulados", expedido por el Consejo Directive del Archive General de la Nacion Jorge Palacios Preciado, en su articulo primero establece los lineamientos basicos que deben seguir las entidades del Estado para la organizacion de sus fondos acumulados y la elaboracion y aplicacion de las Tablas de Valoracion Documental.

El Acuerdo No. 027 de 2006 “Por el cual se modified el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994", del Consejo Directive del Archive General de la Nacion Jorge Palacios Preciado, define las Tablas de valoracion documental, como el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archive central, as! como una disposicion final.

El Acuerdo No. 004 de 2019 "Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboracidn, aprobacion, evaluacion y convalidacion, implementacion, publicacion e inscripcidn en el Registro Unico de Series Documentales -RUSD de las Tablas de Retencidn Documental-TRD y Tablas de Valoracion Documental-TVD”, expedido por el Consejo Directive del Archive General de la Nacion Jorge Palacios Preciado, indica que las Tablas de Valoracion Documental-TVD se elaboran para documentacion semiactiva de uso administrative y legal ocasional o inactiva que ha dejado de emplearse y, para documentos producidos en los periodos de la historia de la entidad que no cuentan con las Tablas de Retencidn Documental-TRD.

Que el articulo 19 ibidem sehala que el Secretario General de la entidad o quien haga sus veces, solicitara al Archive General de la Nacion Jorge Palacios Preciado, la inscripcidn de las Tablas de Retencidn Documental-TRD y Tablas de Valoracion Documental-TVD en el Registro Unico de Series Documentales -RUSD.

3. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES A LA PARTE CONSIDERATIVA Y RESOLUTIVA.

Analizada la normatividad anterior, esta Oficina Asesora realiza las siguientes apreciaciones:

3.1. EPIGRAFE:

Se sugiere el siguiente: "Por medio de la cual se aprueba, adopta e implementa la Tabla de Valoracion Documental - TVD del IDRD- fondo cerrado de la Junta AdministradoraP£gina 3 de 4

bogoTAMEJOR

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AkCAJLOfA MAYOR OE BOGOTA OX.

CULTURA, ftECfiEAClON Y DEPOftTHtnsiiiuto Oistftta) do RoerdDCMn yoepcoo

Seccional de Deportes de Bogota, Distrito Especial-JASDB y se dictan otras disposiciones’'.

3.2. CONSIDERACIONES PARTE CONSIDERATIVA Y RESOLUTIVA:

Se realiza la revision juridica a la normatividad, la cual se encuentra acorde a la materia objeto de estudio y vigente.

Se revisa igualmente la decision del Consejo Distrital de Archivos de Bogota D.C., en la quinta sesion, quienes por unanimidad decidieron convalidar la citada tabla de retencion documental.

Es procedente la suscripcion del presente acto administrative, su divulgacion e inscripcion en el Registro unico de Series Documentales, de conformidad con los articulos 17, 18, 19 del Acuerdo 04 de 2019, expedido por el Archive General de la Nacion.

4. DECISIONES:

En los anteriores terminos, se viabiliza para la firma del Director General, el proyecto de acto administrative en referencia, toda vez que se encuentra ajustado al marco normative ya sehalado y, se observa conforme con los antecedentes que se indican o describen en el mismo.

Atentamente,

ernestc/ramirez avellanedaJefe Ofidma Asesora Juridica

Anexos:Copia:

12 folios: 10 anexos- 2 ResolucibnN/A

Elaborb:Proyectb:Revisb:Aprobb:

Zolangie Franco Diaz- Contratista OAJ Zolangie Franco Diaz- Contratista OAJN/AN/A

Pbgina 4 de 4

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COMlTt/RELfAACHIVO V CORAE6POKDENCIA20\6>•ClACOMHt Pt AttCWMO •» 1 21

KORA RN: li-sop.m.NORA OE INTCtOt 10:35 A m.VUOAft: OfiOna Socr«i«rta Oooorsl

ASSTENTE8I OEPENOENCtA

SECRETARY 6EMEkALMOM8RE CARGO

S^CfeEfXRU GENERAL" S^bblRECTQHA

VJZ PATRICIA CAMBIO URREOOULIANA DtAZ! PoVfibA ';hajr f^rnAH56 O^ego

SUBOIHECCION ADMJNISTRATIVA Y F1NANDERAO^felNAASESQ^CriUWDICA

AHcwVb ycorrespqrdewUaJEFE

JOSE JAIOEK LOPEZ PALAC40 COOROIHAOCKPit GO VAKGA SROSAIBA GU^AAN GUZMANbettybula arr6yo

COOROWAPOR (E) AREA OE SrSTEMASOFtctNA oe comKbi wiSrnoJErt

CONTRATISTA - PKOFE510NAL ARCHIVO Y ciORRESPONDEfJtUARCHIVE Y C^RtS^O^OE^ttAArfCHlVd Y CORRESPONDENCE

Miouei Amgel hk:o COWTRATISTA » PROFEGIONALCORTRAYISTA - ^O^ESlONALCO.Vt^AHSTA > TEC^OIOGA

JOSE DlQNEl BIzdlTEZ RQDRtGufl?IEYIAALaRCON MARTINEZANGELA JIM.ENA P^HlJr ~~va^^m ontjSon Wor^no

ARCKIVQ Y CORRESPONDENCIA •ARCHiVo Y dOftWESPONOE^CBT^'

asesQra 6fe planeaciq^T"CONTRATiSTA • PROFUSIONALCQN/HATlStA » ^RQFtSIQNAL

ORDEH DEL OiA6. Irrfarme evsneo tfe Ut« odNWMo* aeiorredatfas en el ArcWvo Cental (twertarto, tronsferoncfa eoaimeflta\attrinectMv cap»cftac*6»i). evranto cl ptlmef ofcncaUe Oai 2016. 1. LMmrto « Oslo r va^ncpeMfl M qudfvm.

7. Avertee 0* m tdMdaeea dfiterreOMes en tea prepremgt d«t $ltteme intogredo da Cenaarveddn en el primer dime atre 60(2016-

2. leetum y aprebeeMn del Orden dd dla.

3. Lecture y AproOttUn del acta anterior CemS6 da ArcriNo No 5 del erio 2017. 6. Pmsentecttn y eprebacMn do (at TVD del (e Junta AdmMftredor* da Oeporiea Secdenal Gogols

4. (nfomts del Plan da Metoromtonto ArcNvteUoo • AGN, 2* trtmettre (30 dongriembfa el 28 da fabrefe «20i6). 9. Vartea.

5, pretentniOn del Pien do trtta)o del Ore* de AnMvo y Corrotpondanda pen (a vigenda 20tB'20l9, heftridaa taa noeeitdadea da eontraladdn deldree.

TCMA8 TRATAOOS

i. Utmtdo a Hite y vari/)eicldn del quOnm.

Stands tee 10:35 em dot dte 21 de maao de 2016.» Dm. ua Patricia Camels; Secret aria GenarM da Mete e) p>%nar CcmtA da Arcntvo da) ate 2013, ae pnaceda el ftnttda e tola y verifeaettn dal quorum. Se camprobO to edsier.de del quOr^n con is presende de tos ttguierttei rrtemOrsi: Lux Patrida Comets Unrego; an catead de Pratldeme dd CantHA qulen medera la lestdn; Angda UOena Qiaz Poveda; Subdlractore AdmMstrvttre y Ftnenelere; Jhalr Fernando Onego Pareto; ids de U Ofelna Atesora Juridtea; Otogo Verges; Coorttvedor{E) de Ststemes; Joi6 Jeldan LOpei Potedo; ConireUste CoordZnedor dd Area de Arcftfvo y Correipondende y Retire Ouzmen Ouzman; Jde de la OTidne de Control Intemp. Atbtieron eomotofledos lei pmiottonetei; JenJeh OntibOrv Controtlite Oficha Aieiora de PtaneedOn; Getty 8dt Arroyo. Leyte AtamOn. Miguel Angd Rico, Angde Jtaena Ptoaa, y joio Otond Geraoz dd Ante de ArcriNo y Corrotpondonda.

2. Lecture y epro&ecldn del Orden dd die.So dip tod urn ei praen oe) dte. a cud fue eyofredo por imentmWed per lot Mtomomi oa ComaQ.i, Lecture y AprobedOn del arte •nterlor Com«6 de Archfvo No 6 del afto 2017.Se did lecture si Acte del CorrflA de ArtMre No S cotebretto el 12 do dtoefftre do 2017. No ee Wyo ntnouna obierveddn q respects y fue eproboda por unanlmtded.4^tnfcnwedel Plinde MefaremlentoArcblvtstlco«AON, 2*tr1meebe(10d«novlembrei12>defebreto ♦2018|> ~ ^ ■ — -n . — —^Se Caserne a io» toemtw dd ComRO el evened legundo trimettre dot Plan do Mejorcmlomo A/cftMinico «PMA evtcrito oon d AON en egoito da 20(7, oeQnteo en 4 Acdonoe; pare to 55tobre ta primoro Aeddn tevsntamtortfo da to* (nvtfttarioi doewmadeiei an las archNvi de goiDOn. arentvo central y rondos ecumdadoy*. presenta un evsmte ocumutade dd 65H: pare to tegwdo AodOn ‘EtsberedOn de tat Tabtat de VdoridOn Oocvmorttd y ius onozos, de lot fendet (1) Fondo Rotarie de Etpectoeutof, (2) Junta AdnCntotradara da Oeporiet do Gogotl y (3) fendo IQRO*. pretomO un avanee ecvmutodo dd 57%; para to lercere Accttn *Capacftacl6n <m proeotot Tferricot organltadOn de ercMvot a toptorneniocttn rie TR£T to atoenzo un $3% da drenoa; y para te cuerip Aoddn *&ent(bCtze<l6n tobre e) Sbtems toegrado de Coruervsclbn SIC, y teguMente al Pton da Contervaddn Oocumentol y eut Pio^amai*, aa togrp d 63% detomeioasletoaetdo.Coneitos ratudados ocumutodoi y datcrtteaenelPMA en cede AedOn, to mairizceictd»unTO%de avanee eobra lode el plan doftnlde, dcvdvencdel30ddentoreddote2016.Sobra d paitleuid te oomtmta a to Jate do Control (memo qua eon bote en ettos resu&ados qua te to envtimn hoy retime via conao (mtftudond dsben emrisr er AGN el ratpadNo infonrte dd evened preiemtdo come to astabtooe el Oeerelo 1080 de 2015, pardgrale 2 dd eritatoo 2.8.6 JB. Wornw OCl d AGN.!: 6. Pratonliddn del Pltn dttrtDi/odtllm de ArcrilvoyCorrvtpondancti para la vlgantla 70U-2O1P, InduldttlM ftaceddideadacerrtraUcldndtllrai.

Jalden Ldpei pretentaeioi Miembret dd Conita a) Cranogrerna de efctucMn dd Pton de trebqft pare las vlganctot 2016*7010 qua etoboto oon ai aqutpo tmerdHcOdnario dd Area, para iscud expfico de manara ganaral In aetMdadei mat topertonlat y latavantas come ton las ternes de ectuslasdOn de TRO, tonxlerandat OoeumantetoB, aetuetzaddnde procadMantot, hsbvctNes, manuttoi o formato* del precaio do goitidn documentd defWoot an al stttama intagrtdo da Geslion. to aetuafireddn dd cuodro de caraetertzaddn doamentai dd procato, to actvalxaciOn de lot inst/umentn ArchMtUcot PCD y PINAR, let TVD, e< tegulmtonto a tot pmgremai dal SIC, to actuaazaclOn de to mairiz de AdNot da tnfonnnton y let nuavet desarrotet dd SDG ORFEO 2016 y 2019.

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4:♦AI. tnformi tvine« <!• Isi ictMdtdts deaarrotlod** en el Arthhro Ctntnl OnwnUflo, tnnifirtnela tfocumenut, iflrntniclOn, eepiefttdGn), dun me el pnener trtmottn dol totl. u8e pratentoentndispoaiWiaNe. 7.5. C, \0 jr 11 loi rttultdot d# tn edMditfti m&trvtovtntn aiecnudta on d prtmer wncitro del aAo 2016 en cuanto ecapedlectonn rooHudei e un letd do 65 pottones. en preitemo* y eortsudas en el ereMvo eentnl un loltl da 760 cdcftudO! atenddat, tram/efendts documenttles prtmtrtaj i/n tow do 13 ecus ivtcrtai eva v tumeron 121 cejn X-200 equtvtfentet o 30,23 moves nneales do onTtfvo.$« htzo Irwnerto e lei propvtslet no oanodorai on to SuMbmMn do Contrstattn pra cCninmiis, do to cuai resuturon tn FU1D 408 rcgtstms ds onotoatos 1267 da copioi: etiMded enpfOOQKO. <7. Avinca tf« lat actteldadii dtaarrDiUdaa «n lee prognmaa dal Slitema fnlaprido da Certavmcion an ti prtm at wmaabre dal 2016.At rasp&do do kn evinces del Stsiema imegtedo do Cenaonreddfi SIC, Anpaie PktSa pres onto 6 dtepostlfres donda ta puedtn apreciat tea ectMdadat desaneeadaa an et prtmer uimasVe d«l8no2Ol6,eomofuerent0OreelProBTema de Mometoe de condtclenai emaartteto, due eapOco U cctxirtun a todw iosnrireieadi3<enMm6emoeen«iiitmeeenVal.toa depdsRoa da fondos ocumuadoi y tot ercMvos de geaiton alendo en total 11 eiptdot monberotdds con eoinpos ditatoppeit due mid an It vtdacton da to Umpetvturt j humedtd relathra.Sotto el PregTeme de Attnecencnnento puo tteanto un tovemcto da ptonoi do 4 tocaidedBa on un toitf do 2.724 punos da ta tvstes «* to prwtfco prWos ttodBose MBS. a oononuecMn mostro dos rotogrtfas da ba efcMm aiecUdos en to UCL per fiBrocton da egua en ai lectio ova mofo dbAes documemos, Vasiidandobs a to ptanoteca donda it precdco tot prtneroi auxtoos j el aoeedo natural epoyado tomtoOn con at oqulpo dettiunddTbeder, eslo en mtodOn eon fats ectMdtdu dot Programs da Pravencttn jr Atencton da &norgenekn.Luego moatro totagrttas soon tos eetMdtdis reoQaedai dal Programa do Stnttmtomo Amsumai para to gua ai Devamn atebo |emedas de tmptaze por aspfaBcton, come temattn tes eot fomadtt da dearttfaedOn y dastruodecton Oovodoa a ceoo en fetrao y mano de esia efto.ExpOco aebfo el Progrema da impoccton y Mamertmtorco da Insietoctorm, AbsVtndo dos totos, una sobro tos cabtoi suettos en ol tocho del ixWvo da Contratodbn y ova ova muosvo d ptoiltoo quo to cotocen a to puvte da dltfio trddvo de gestton pare quo no enve et ftumo quo producen tos venedos dal perqueadaro.Y onaimeme, aebra at Programa da Cepadtecton y Sons&ltBCJdv mostro dos lotos de rasgamns da ptonos como aa faooo to ttenvoncttn 7 ao Dova o cebo tos primeros amdBos.

•>

p 6. PmentidOn y aprobsddn ds toe TVO da Is Junta Admlntotndort di Oepertts Geecionil Bogota. ^Como gvodd est^Uodo an at Acta No 5 dd Conte da Artttro de dUarcira da 2017, Jots Otond Rodrigues Wcto nadendo un roeuervo ganorai sobra fa prastniecson doi Cffimo Comilflsobre el evance en to etoboreden da tos TVO dal rondo Junto AdmRstmdora da Deport a i Gocdena Sogoto, moswndo como so mc/btoton dim ardtoros en idol doiordon y como hoy die ya osttn inverttonadoa en au totaOded y uttcsoos en un afchhrtflor rod ante dd Archho Cenvat en la aada d«i IDPD, a eonthuaddn vt prosontando uno e uno tos oifemmoi penodos enconvndos (4) y to TVO retpecdva • ceds uno con sus aortas documentales dspuostas en d tomato da TVO vJ2 y ftnaBu con una fotogrefla qua muestre dd Acueftfo Mo.ta de novtorr&o 6 da ts&s pet modb dal ewtl to Junto esiebtoce y epruobo tea estatutea pcrv iu fundontmtardo y eperedbn qua roglre • pertk de ese feche.a conytuaetom te pone en conatoerecton da tos Mtontoros dd Corrfi to aprobeclan da lat TVD dd (ondo Junto AdrdnisVedora de Depones Beodonai Bogota, ta cud por unentmaad os eprobeda. 1

t

I. vines.Miguel Angel Rfco raspansede de ta Correspondende manffiatta qua tat dependenetot no eaton eceienoo to estebtoddo en et Menuai de Gestton Doeumemel, en cusrro e mas mar tosdocumantos ongtnatos en las prime res 46 hor&s en ta uentanQb de Corrospandsnda do bs rodfccdot quo eparocon on lot buzonot dd S6D OAFEO de coda dspendoneta, por to qua propone sa envto un eomuntoedo roeotdalono por el conoo insUtuctand aodaftundo d lema, ye qua eOn hay documentation <s» ertes 201S-20I6 y 2017 ain roctamor. Al rospocto to Dm. Pctrtda Cemeto mertfasto quo ao hege un Memorrmdo pare flrma do ole dondo te to erttrega e cads GubdreccMn yto Jtte de Ofktn$ Aaeson tod os tos redtoedos qua o4n no hen sldo roctomedoi y ptoa togtamlemo sobn> d tcma a to Jda do to Oflcba do Control tntcrmo.De oVe parlo, ta Dm Rosdba Guzmon iofo ds to OTdno de Convol intomo, dos toco ardo tos Mtombros dd Contto tos evances s^nTTrcethros preientados por d e^po fertardscipunsiio dal Iroa da A/tfcMo y Corrospondeneta ds ta Secmtarta Oenervi en Is btoor reattade e tos fonoot dooumentdsi ecvmursdos que custodta to embed rcfajode en to etaboroddn do lea Tatrtaa do Vctortddn Oocurntmtal •TVO que ruoren eprabodea en Condto. ya quo no es una labor red y reset!* el cmpefto y prufestonaBsmo toda vet comente qua on otres onlidadta dd eslodo qua (tenon londos acumulodos mat pequoftoa htn psstdo varies crtos y «<i>no 6enen TVD. Igud, luce refarancta a tos damtt evancos preientados da etrei actMtoedos ojeouteoes y e) tpoyo quo so to he dado a tos erettvot de to aerie Convetos/Omenos/Corrrertes do to GuMreocbn da Contra!acton y d eranco HgnOcaVro en tos tnvcnurtos tfooumsntalos. orrtre etroa.

NOT A: En ol punta No. 6 fvemn eprobeots (as Tettei do Vatoracton Documamd >TVD dd Fondo da to Junta AdmMttredori da Dcportos Sacdonal Bogota slAOSB; tos Tattas da Control da Aceeso corrJhutn sipetftadas el evd do ta Ofctoe Aieiore Jubtoe: so t^unta to pmsanteston en paver potol quo eontlene cede ir» da tos tames tratados.

cowpROmtsosF6CHA liMfTE PARA SU

REAUZACtONRESPON6ABL6TEMA

Raprogrameddn do tos mas os do trobqto con toa Cdorea do precesos qua eun (tonen pendtomoa definir on ta mttrtt da Acthos da Informacton. to daftrfcton da TubBeo, Resorvodo y Ctasfflcodcf (toy 1712 de 2014) par cedi serto y tubsorto do tas TRO do cede dapendeneii. tendtonoo on cuoma qua muches dasmcectonos dsdst quodaron mai denomtoadas atendo *PfltQca>* qvedamn ecmo "Rosanretfo y Ctasfkado* o ifcovoria.

USana Dto Povada SUbdaeclare Adn*diV«Vra y Ftaanetore y Merta Emme Rub Coordnadore Amo da Bbtemos 30 4 2016

Con el fin da ffttmber ol rtosgo do dototfom y perdtoe da Mormeddn da toa archNos ublcedoa an to UEl dabtoo a tos consientes tsvectones de egus por e) tacno. sa dove coordtor con to Su&dtreccttn de Ccnvmacton el trieto da tos vensferenstos prtmmtas do to tarte Convatot/Ordonas/Convenios da vlgtnctos antartoras el 2005. dabtoamente invamanatfas en FUIO alAnddvo CentraL

Betty Buto Arroyo rosponsobta dd Anffro Cenva) dd dree do Arcttvo y Conospandenda y Ruby Yoims Maioui msponsabta dal A/cMvo da Gestton da to Butx&raxttn de Cordmtacttn

6 201615

EVAUMCtON Y CIERRE 06 LA REUfOdN om NO^8e fogrd ei objeUvoT 61Obsonrtdonta

PEN0ENC1A/PRESIOENTEtssEtisr SECRETARiO (S) 8) an la reunion no ea minajs tsu dalagaclOn coloqua N AFmMA FIRMA

Lux Petrtda Ctmoto Urrogo NOMBRENOMBRE

CARGO yContspondarKtoCARGO cammsto raipomiM dal ■Presbamat

jjBslialdcnupeiPaiBClDNOMBRE COMPLETO OE QUlEN EUBORA EL ACTA!

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!GESTlON OOCUMENTAl.

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0§E- uaii lNo. 20192100410652 'C6dioo web:Nqo@4S PECHA:18O1-2019,1.S.46:SS FOLIOS: 1 RADICADOR: MAR ISO L CARDONA HINCAPIE OESTINO: SECRETARlA GENERAL SECRETORIA GENERAL CONVALIDACION DE LA TABLA

Segulmlento de trdmlte cbnsulte ______ Calle 63 No. "

sWWAiK

DRD ALCALOlA MAYOR 06 BOGOTA- SECRETARlA GENERAL

mitente-UNTO: No Radicado: 2-201 9-30940ALCALDfA MAYOR

DE BOGOTA D.C. •1DE VALORACION

4213000 Bogota D.C.,

Fecha: 18/11/2019 13:10:06 Deaiino: inStituto distrital oe Anexos: n/a

i Copia: n:awww.secretariageneral.gov.co

SECRETARtACEHERAl.

■ i

Jv_DoctoraLUZ PATRICIA CAMELO URREGOSecretaria GeneralINSTITUTO DISTRITAL DE RECREACION Y DEPORTE - IDRDCalle 63 No. 59 A - 06 Ciudad

Asunto: Convalidacion de la tabla de valoracion documental del INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACION Y DEPORTE - IDRD. FONDO CERRADO DE LA JUNTA ADMINISTRADORA DE DEPORTES DE BOGOTA D.E.

Respetada doctora Camelo:

La Secretaria Tecnica del Consejo Distrital de Archives de Bogota, D.C., recibio a traves de los radicados No. 1-2019-7548, 1-2019-8684 y 1-2019-20993 de fechas 28 de marzo, 8 de abril y 16 de agosto de 2019, solicitud para que se revisaran los ajustes a la tabla de valoracion documental del IDRD del fondo cerrado de la Junta Administradora de Deportes de Bogota D.E., y a traves del radicado No. 2-2019-21428 de fecha 20 de agosto de 2019 se remitio concepto tecnico de verificacion de ajustes, estableciendo el cumplimiento de los requisites tecnicos exigidos por el Archive General de la Nacion y la Direccion Distrital de Archive de Bogota.

El referido concepto tecnico fue presentado en la quinta sesion de 2019 del Consejo Nevada a cabo el pasado 16 de octubre, en donde los consejeros por unanimidad decidieron convalidar la citada tabla de retencion documental. El acta donde consta dicha convalidacion sera remitida a traves de correo electronico.

Se recuerda a la entidad que debe proceder a expedir el acto administrative interne que ordene la adopcion e implementacion de la tabla de retencion documental, asi como su divulgacion publicacion e inscripcion en el Registro Unico de Series Documentales, de conformidad con los articulos 17, 18 y 19 del Acuerdo 04 de 2019 del Archive General de la Nacion.

Atentamente,

----MARiA TERESA PARDO CAMACHOSecretaria Tecnica del Consejo Distrital de Archives de Bogota D.C.c.c. N.A.Anexos: N.A.

rProyecto: Monica Cortes - profesional Sistema Distrital de Archives de Bogote Revise: Julio Parra Acosta - Subdirector del Sistema Distrital de Archives yp

CraSNo. 10-65 C6digo postal 111711 Tel: 381 3000 www.bogota.gov.co Info: Linea 195

BOGOTAMEJORPARATODOS

C018/3582

4233100-FT-012 Version 05• * • : : £

21/11/2019 Correo de Bogota es TIC - Acta No. 5 CDA

Jose Jaiden Lopez Palacios <jaiden.lopez@idrd.gov.co>BOGOTA D.C.

Actji No. 5 CDA2 mensajes

Monica Yaneth Cortes <mycortes@alcaldiabogota.gov.co>Para: Luz Patricia Camelo Urrego <patricia.camelo@idrd.gov.co>, Josd Jaiden Ldpez Palacios <jaiden.lopez@idrd.gov.co>Cc: Julio Alberto Parra Acosta <japarra@alcaldiabogota.gov.co>, Nancy Angelica Rodriguez Marin <narodriguezm@alcaldiabogota.gov.co>

18 de noviembre de 2019,14:58

Cordial saludo,

Para su informacidn y fines pertinentes, remito el acta No. 5 del Consejo Distrital de Archivos de Bogota, D.C. donde consta la convalidacion de:

Instituto Distrital de Recreacion y Deporte - Fondo de la Junta Administradora de Deportes de Bogota, Distrito Especial.Institute Distrital de Recreacion y Deporte - Fondo cerrado del Fondo Rotatorio de EspectSculos de Bogota, Distrito Especial. (TVD convalidada en acta No. 8/2018).

Atentamente

M6NICA CORTIzS ProfesionalSubdireccion del Sistema Distrital de Archivos Direccion Distrital de Archive de Bogota

La informaciGn aquf contenida es para uso exclusive de la persona o entidad de destine. Estd estrictamente prohlbida su utilizacidn, copia, descarga. distribucIGn, modificaciGn y/o reproducdGn total o pardal, sin el permiso expreso de la Secretarla General de la Alcaldia Mayor de Bogota, pues su contenido puede ser de car&cter confidendal y/o contener material privilegiado. SI usted recibiG esta informacidn por error, por favor contacte en forma Inmediata a quien la enviG, borre este material de su computadof y abstdngase de usario, coplarlo o divulgario. La Secretarla General de la Alcaldfa Mayor de Bogota no es responsable por la informaddn contenida en esta comunicacidn. et directo responsable es quien la firma o el autor de la misma. Conozca nuestra polltica de protecciGn de datos personates, de acuerdo a lo estableddo en la Ley 1S81 de 2012 en: hup://secrotariagenoral.gov.co/transparencia/mecanismos-contacto/protecclon>datos- porsonalos

5. Acta_CDA_5a_ssesion_2019_oct_16.pdf ^ 4149K

Jose Jaiden Lopez Palacios <jaiden.lopez@idrd.gov.co>Para: Monica Yaneth Cortes <mycortes@alcaldiabogota.gov.co>Cc: Luz Patricia Camelo Urrego <patricia.camelo@idrd.gov.co>, Julio Alberto Parra Acosta <japarra@alcaldiabogota.gov.co>, Nancy Angelica Rodriguez Marin <narodriguezm@alcaldiabogota

18 de noviembre de 2

Mil gracias a todos Dr. Julio Parra, excelente noticia.(El texio citado esiG ocultoj

Cordialmente,

JOSE JAIDEN LOPEZ PALACIOCoordinador - Contrato 0150 de 2019AREA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCiAjaiden.lopez@idrd.gov.coCalle 63 # 59° - 06(571)647 7524 Ext. 247

.V I BOGOTA MEJOR:9-,y

'rts&ar,• V*-’

PARA TODOS

3https://mail.google.com/mail/u/0?ik=9ed0e756d4&view=pt&search=all&permthid=thread-f%3A1650570939647273749&simpl=msg-f%3A16505709396... 1/1

* V■iv

ALCAUDlA MAYOR OE BOGOTA D C.CCCWUH^ CD£RAL

QUINTA SESI6N CONSEJO DISTRITAL DE ARCHIVOS DE BOGOTA, D.C.

ACTA No. 05

FECHA: 16 de octubre de 2019

HORA: 8:00 a.m.

LUGAR: Sala de juntas de la Direccidn Distrital de Archive de Bogota.

ASISTENTES:

MARiA TERESA PARDO CAMACHO Directora Distrital de Archive de Bogota

Secretaria T6cnica del Consejo Distrital de Archives de Bogota

CRISTINA ARISTIZABAL CABALLERO Subsecretaria T6cnica

Delegada del Secretario General Alcaldia Mayor de Bogota D C

Presidente

iSERGIO MARTINEZ MEDINA Alto Consejero Distrital de las

Tecnologlas de la Informacidn y las Comunicaciones

Secretaria General de la Alcaldia Mayor de Bogota, D.C.

MAURICIO URIBE GONZALEZ Director

Institute Distrital de Patrimonio Cultural - IDPC

DANIEL GARCIA CANON Vice veedor Distrital

Veeduria Distrital

JORGE FERNANDEZ DUQUE Representante de la Academia de

Historia de Bogota

MARIA YANNETH ALVAREZ ALVAREZ Representante de las Instituciones de Educacidn superior del Distrito Capital

SuplenteUniversidad de La Salle

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR Universidad de La Salle

Representante de las Instituciones de Educacidn superior del Distrito Capital

*

bogOTAMEJOR

CraSNo. 10-65 COdigo postal 111711 Tel: 381 3000 www.bogota.gov.co Info: Llnea 195 PARA TODOS

4233100-FT-008 Verslbn 05

4i

ALCAljDlA MAYOR OE BOGOTA O.C.sccronttAGCNCRtt.

INVITADOS:

HERMAN OSWALDO PARADA ARIAS Subdirector T6cnico

Direccibn Distrital de Archive de Bogota

JULIO ALBERTO PARRA ACOSTA Subdirector del Sistema Distrital de Archives

Direccibn Distrital de Archive de Bogota

MARGARITA CASTANEDA VARGAS Subdirectora de Divulgacibn

Instituto Distrital de Patrimonio Cultural - IDPC

ALFREDO CASTANO AMARIS Asesor

Subsecretaria Tbcnica Secretarla General

Alcaldla Mayor de Bogota, D.C.

MONICA YANETH CORTES Profesional

Subdireccibn del Sistema Distrital de Archivos

Direccibn Distrital de Archive de Bogota

NELSON LEON ACUNA Profesional Especializado

Subdireccibn del Sistema Distrital de Archivos

Direccibn Distrital de Archive de Bogota

CESAR AUGUSTO RUSSI LOPEZ Profesional

Subdireccibn del Sistema Distrital de Archivos

Direccibn Distrital de Archive de Bogota

2

AUSENTES:

JULIE ANDREA ZAPATA BARRETO Representante de los archivos privados

Camara de Comercio de Bogota

9

BOGOTAMEJOR

Cra 8 No. 10 - 65 C6digo postal 111711 Tel: 381 3000 www.bogota.gov.co Info: Llnea 195 PARA TODOS

4233100-FT-008 Vcrslbn 05

mALCALDlA MAYOR OE BOGOTA D C.sccsrwiA gccjui.

ORDEN DEL DlA

Verificaci6ri del quorum

Lecture y aprobacidn del orden del dla

Informe del acta No. 4 de 2019

Evaluacidn y convalidacidn de tablas de retencidn y de valoracidn documental de

entidades distritales

Presentacidn y aprobacidn del informe del tercer trimestre del Consejo Distrital de

Archives de Bogota D C.

Avance de vistas de seguimiento al cumplimiento de la normativa archivlstica en las

entidades del Distrito Capital

Acciones relacionadas con el patrimonio documental

Seguimiento a compromisos

Varies

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

DESARROLLO:3

1. Verificacion del quorum

La sesidn es presidida por la doctora Cristina Aristizabal Caballero - Subsecretaria T6cnica, delegada del Secretario General de la Alcaldla Mayor de Bogota D.C., doctor Raul Jos6 Buitrago Arias, quien da la bienvenida a los consejeros y solicita a la doctora Maria Teresa Pardo vertficar el quorum.

La doctora Marla Teresa Pardo realiza la verificacidn del quorum mencionando que hacen presencia siete de los nueve consejeros. Infdrma que la doctora Julie Andrea Zapata, representante de los archives privados de la Camara de Comercio de Bogota tuvo un percance en el camino y el Colegio Colombiano de Archivistas no ha presentado su representante. De esta manera, se precede con la lectura del orden del dla.

2. Lectura y aprobacion del orden del dia

Continua la doctora Cristina Aristizdbal e informa que se tiene un orden del dia de 9 puntos y precede con su lectura.

De acuerdo con lo anterior, los consejeros aprueban por unanimidad el orden del dla y se continua con el desarrollo de la sesidn.

bogOTAMEJOR

CraSNo. 10-65 C6digo postal 111711 Tel: 381 3000 www.bogota.gov.co Info: Llnea 195 PARA TODQS

4233100-FT-008 Verslbn 05

s

ALCALOiA MAYOR DE BOGOTA O.C.flCCMSVMUCG.*fiML

3. Informe del acta No. 4 de 2019

La doctora Maria Teresa Pardo informa que el acta No. 4 se envid a los consejeros y se recibieron observaciones por parte de la presidencia del Consejo, las cuales fueron incorporadas en el texto, y del doctor Daniel Garcia - Viceveedor quien manifestd que se encontraba de acuerdo con el texto del acta. Posteriormente, el acta fue suscrita y publicada en la pdgina web de la Secretaria General de la Alcaldia Mayor de Bogota, D.C.

De esta manera, la Secretaria Tdcnica manifiesta que a la fecha el Consejo se encuentra al dia con la publicacidn de las actas.

4. Evaluacidn y convalidacion de tablas de retencidn y de valoracidn documental de entidades distritales

La doctora Mdnica Cortds, profesional de la Subdireccidn del Sistema Distrital de Archives presenta los instrumentos tecnicos que fueron revisados y evaluados y que se ponen a consideracibn de los consejeros para su convalidacion.

Senala que en el periodo comprendido entre el 14 de agosto y el 15 de octubre de los corrientes fueron evaluadas 4 tablas de retencibn documental y 2 tablas de valoracibn documental, como se muestra en la siguiente tabla:

4Tabla No. 1 Tablas de Retention Documental y Tablas de Valoracibn Documental

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Y TABLAS DE VAL0RACI6N REVISADAS Y EVALUADAS(14 DE AGOSTO A15 DE OCTUBRE DE 2019)

TABLAS DE RETENClON DOCUMENTALNo. RESULTADO

1 Institute Distrital para la proteccibn de la Ninez y la Juventud (Actualizacion) CumpleSociedad Revision Plus S.A. (Centro de Diagnbstico Automotriz) CumpleSecretaria Distrital de Cultura, Recreacion y Deporte (Actualizacion) No cumpleSociedad Integral de Especialistas en Salud - SIES SALUD No cumple

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL - TVD RESULTADONo.

Institute Distrital de Recreacion y Deporte - Fo.ndo de la Junta Administradora de Deportes de Bogota, Distrito Especial.

Cumple1

Institute Distrital de Recreacion y Deporte - Fondo cerrado del Fondo Rotatorio de Espectbculos de Bogota, Distrito Especial. (Ajustes a la TVD convalidada en acta No. 8/2018).

2 Cumple

Informa que una vez evaluadas las tablas de retencibn documental del Institute Distrital para la proteccibn de la Niftez y la Juventud IDIPRON, la cual se trata de una actualizacibn, y la d el Centro de Diagnbstico Automotriz denominado Sociedad Revisibn Plus S.A., se concluyb que

bogOTA

MEJORCra 8 No. 10 - 65 C6digo postal 111711 Tel: 381 3000 www.bogota.gov.co Info: Llnea 195 PARA TODOS

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ALCALOiA MAYOR DE BOGOTA D C.aEcncvMKO&AMAL

cumplen con los requisites t6cnicos establecidos por el Archive General de la Nacidn y la Direccibn Distrital de Archive de Bogota.

Por su parte, las tablas de retencibn documental presentadas por la Secretarfa Distrital de Cultura, Recreacibn y Deporte (Actualizacibn) y la Sociedad Integral de Especialistas en Salud - SIES SALUD, tienen inconsistencias entre los diferentes soportes de la tabla por lo que se solicitb realizar ajustes y en este sentido, no cumplen con los requisites minimos para considerar su convalidacibn.

Respecto de las tablas de valoracibn documental, se trata de dos fondos documentales cerrados heredados por el Institute Distrital de Recreacibn y Deporte: Junta Administradora de Deportes de Bogota, D.E. y el Fondo Rotatorio de Espectbculos de Bogota, D.E.

Se aclara que la tabla de valoracibn de este ultimo fondo -Fondo Rotatorio- fue convalidada por el Consejo Distrital de Archives de Bogota, D.C. a travbs del acta No. 8 de 2018, y una vez iniciado el proceso de aplicacibn de la tabla, la entidad encontrb documentacibn que fue agrupada bajo nuevas series documentales, razbn por la que remitieron los soportes para ajustar el instrumento tbcnico de archive. Producto de la evaluacibn, se verificb que estos dos instrumentos tbcnicos de archive cumplen con los requisites exigidos por el Archive General de la Nacibn y la Direccibn Distrital de Archives de Bogotb.

De acuerdo con lo anterior, la doctora Cristina Aristizbbal pone a consideracibn de los consejeros la convalidacibn de las tablas antes citadas. Los consejeros deciden convalidar por unanimidad los instrumentos tbcnicos de archive que se detallan a continuacibn:

5

Tabla No. 2 Tablas de retencibn y de valoracibn documental convalidada

C0NVALIDACI6N de instrumentos tecnicos de archivo

No. Tablas de Retencibn Documental

1 Institute Distrital para la proteccibn de la Ninez y la Juventud (Actualizacibn)2 Sociedad Revisibn Plus S.A. (Centro de Diagnbstico Automotriz)

No. Tabla de Valoracibn Documental

Instituto Distrital de Recreacibn y Deporte - Fondo de la Junta Administradora de Deportes de Bogota, Distrito Especial.1

Ajustes a la Tabla de Valoracibn Documental

Instituto Distrital de Recreacibn y Deporte - Fondo cerrado del Fondo Rotatorio de Espectaculos de Bogota, Distrito Especial. (TVD convalidada en acta No. 8/2018).1

*

bogOTAMEJOR

Cra a No. 10 - 65 C6digo postal 111711 Tel: 301 3000 www.bogota.gov.co Info: Llnea 195 PARA TOOOS

4233100-FT-008 Verslbn 05

ALCALDlA MAYOR OE BOGOTA O.C.aGcnruiifcasMtftAL

5. Presentacion y aprobacion del informe del segundo trimestre del Consejo Distrital de Archives de Bogota O.C.

El doctor Julio Parra sefiala que la Secretarla T6cnica del Consejo elabora cada trimestre un informe que da cuenta de los avances del plan de trabajo de esta instancia de acuerdo con las funciones que le han sido asignadas y precede con la presentacibn del informe del tercer trimestre de 2019 en el siguiente orden:

a. Sesiones del Consejo Distrital de Archivos de Bogota D.C.: Durante el tercer trimestre del ano se realizb la cuarta sesibn del Consejo de fecha 14 de agosto de 2019.

b. Asesorar al Archivo de Bogotb en la aplicacibn de la politica archivistica en el Distrito Capital: En el tercer trimestre de 2019 se realizaron 7 jornadas de socializacibn sobre los siguientes temas: Elaboracibn de TRD y socializacibn del Acuerdo 04 de 2019 del AGN, taller de documentos y expedientes electrbnicos de archivo, responsabilidades de los funcionarios en la entrega de los documentos de archivo y organizacibn documental de archivos de gestibn.

En estas jornadas participaron 132 servidores publicos de las siguientes entidades: Subredes Integradas de Servicios de Salud, Universidad Distrital Francisco Josb de Caldas, Fondo de Prestaciones Econbmicas, Cesantias y Pensiones -FONCEP y Unidad Administrativa Especial de Servicios Publicos -UAESP.

6En cuanto a la propuesta de lineamiento para la implementacibn del Sistema de Gestibn de Documento de Archivo bajo el estbndar NIC - ISO 30300:2013, durante los meses de julio a septiembre se avanzb en la elaboracibn de los capitulos 1 y 2 de la propuesta,asl:

• Capitulo 1: estado actual del nivel de implementacibn del Subsistema Interne de Gestibn Documental y Archivos y su interaccibn con los dembs componentes del Sistema Integrado de Gestibn.

• Capitulo 2 modelo de armonizacibn.

La propuesta final se entregarb el mes de diciembre de los corrientes.

c. Seguimiento al cumplimiento de las politicas y normas archivisticas: Senala el doctor Julio Parra que entre el mes de julio y septiembre de los corrientes se realizaron 21 visitas de seguimiento al cumplimiento de la normativa archivistica. Asimismo, se realizb un comparative respecto de la calificacibn que las entidades recibieron en afio anterior, observando que, en su mayoria, las entidades mantuvieron o elevaron su calificacibn.

d. Descripcibn de avance en temas archivisticos en el Distrito Capital: En cuanto al avance en temas archivisticos, en el tercer trimestre del afio se prestaron 79 asistencias tbcnicas, de las cuales 39 se relacionaron con la elaboracibn y/o ajustes de tablas de retencibn documental y tablas de valoracibn documental.

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AtCALOU MAYOR DE BOGOTA D C.

e. Evaluar y emitir conceptos tdcnicos sobre las tablas de retencidn documental -TRDy las tablas de valoracidn documental -TVD de las entldades publicas y privadas que cumplen funciones publicas en el Distrito Capital: Continua el doctor Julio Parra indicando que respecto de la revisidn, evaluacidn y convalidacidn de tablas de retencidn y de valoracibn documental, durante el tercer trimestre del afio se emitieron 11 conceptos t6cnicos de 8 de tablas de retencidn documental y 3 de tablas de valoracidn documental. Asl mismo, en el mencionado periodo se convalidaron 3 tablas de retencidn documental y 1 tabla de valoracibn documental.

f. Programas y proyectos de archive

Estrategia Bogota 2019 IGA +10

Indica el doctor Julio Parra que respecto de las 4 entidades que participan en esta estrategia para lograr la elaboracibn y presentacibn de sus respectivas tablas de valoracibn documental ante este Consejo, el avance es el siguiente: la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacibn y Mantenimiento Vial presenta un avance del

. 58,5%, la Secretaria de Educacibn del Distrito un 85,4 %, la Contraloria de Bogotb un 56.6% y la Caja de la Vivienda Popular un 100%. Esta ultima entidad radicb su instrumento archivfstico el 25 de septiembre y se encuentra en proceso de evaluacibn.

En cuanto a los 14 documentos del Sistema Integrado de Conservacibn se trabaja con 21 entidades distritales. Durante el tercer trimestre del afio, se realizaron 28 mesas de asistencia tbcnica para asesorar a los equipos de trabajo de las entidades encargados de la formulacibn de dicho documento y se revisaron y realizaron observaciones a 20 proyectos de documentos SIC, con el compromise de que a 31 de octubre las entidades deben contar con el documento de SIC aprobado por el Comitb Institucional de Gestibn y Desempefio y con al Acto Administrative de adopcibn.

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Respecto de la participacibn de la Contraloria de Bogotb, el doctor Parra menciona que la entidad se apartb de la estrategia. La doctora Cristina Aristizbbal informa que se realizaron los requerimientos formales, pero no se observa interbs de la entidad.

Requisites funcionates y tecnolbgicos para Sistemas de Gestibn de Documentos Electrbnicos: Programa Innovacibn e Investigacibn Archivistica Sustentada - PIIAS

El doctor Nelson Lebri, profesional de la Subdireccibn del Sistema Distrital de Archives sefiala que el Programa Innovacibn e Investigacibn Archivistica Sustentada - PIIAS, en el tercer trimestre del presente afio avanzb de la siguiente manera:

• Se realizb un taller tebrico prbctico sobre la gestibn de documentos electrbnicos de archive, dirigido a estudiantes de segundo semestre de Archivistica y Gestibn de la Informacibn Digital de la Universidad Distrital Francisco Josb de Caldas.

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ALCALOU MAYOR OE BOGOTA D£.■SCRCWAA CB>CR*i.

• Se realizaron 11 asistencias tecnicas sobre el estado de las entidades frente a la gestidn de documentos electrdnicos, revisidn del modelo de requisites, tabal de control de acceso y denominacidn de series electrdnicas para tablas de retencidn documental.

• Se elaboraron 2 conceptos t6cnicos a los estudios previos de contratacibn de las entidades referentes a la adquisicibn e implementacibn de software y SGDEA.

Respecto del mapa digital de archivos de la Administracibn Distrital, informb el doctor Nelson Lebn que ahora tambibn se puede consultar en la pbgina de la Secretarla General de la Alcaldla Mayor de Bogotb, D.C.

Tambibn comentb que finalizb el proceso de elaboracibn de la guia de metadatos para presentar a las entidades distritales un modelo de esquema para la estandarizacibn de los metadatos mlnimos encaminados a la descripcibn de archives, la cadena de custodia, la preservacibn y administracibn de los documentos de archivo.

Al respecto, el doctor Sergio Martinez - Alto Consejero Distrital de las Tecnologlas de la Informacibn y las Comunicaciones sugiere revisar el tema de Habeas Data y manifiesta la disposicibn de su oficina para revisar y validar la gula.

For ultimo, el doctor Nelson Lebn sefiala que se elaborb el diagnbstico del estado de la gestibn de documentos electrbnicos en el Distrito Capital, el cual arroja como conclusibn la necesidad de que las entidades distritales sigan trabajando en la implementacibn de politicas y normativas dispuestas para la gestibn de sus documentos electrbnicos de archivo establecidas en la Circular 075 de 2016 de la Secretarla General de la Alcaldla Mayor de Bogotb para la implementacibn de SGDEA.

Polltica Publica de Transparencia, Integridad y No Tolerancia con la Corrupcibn

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Continua el doctor Julio Parra informando sobre los avances en la Polltica Publica de Transparencia, Integridad y No Tolerancia con la Corrupcibn. Durante los meses de julio a septiembre se recibib la encuesta para medir el “Aumento del puntaje del indicador de divulgaclbn de la informacibn publica del iTB” por parte de 541 entidades de la Administracibn Distrital, los 3 brganos de control y el Concejo de Bogotb.

Luego de ello, se procedib a depurar la informacibn de manera previa a su anblisis. Los resultados se entregarbn en el mes de noviembre de los corrientes.

De acuerdo con lo anterior, la doctora Cristina Aristizbbal coloca a consideracibn de los Consejeros la aprobacibn del informe correspondiente al tercer trimestre del afio, el cual es aprobado por unanimidad.

1 La Empresa de Telecomunlcaciones de Bogota S A-ETB - ESP y el Grupo de Energla de Bogota no diligenciaron la encuesta.

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6. Avance de visitas de seguimiento al cumplimiento de la normativa archivistica en las entidades del Distrito Capital

El doctor Julio Parra seftala que durante el tercer trimestre del ario se programaron y realizaron 14 visitas de seguimiento, como aparece en la siguiente tabla:

Tabla No. 3 Visitas de seguimientoVISITAS DE SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA ARCHIVISTICA

(14 de agosto al 15 de octubre)

FECHAVISITA FECHADE N° RADICADO INFORME

ENTIDADNo.

2-2019-2272414/08/2019 30/08/20191 Loteria de Bogota

Secretaria Distrital de Cultura, Recreacion y Deporte. **

15-20/08/2019 2-2019-2250429/08/20192

11/09/201926-27/10/2019 2-2019-238343 Capital Salud EPS-SAS *

11/09/2019Instituto Distrital de Recreacion y Deporte - IDRD 26/08/2019 2-2019-237784

Empresa Metro de Bogota S.A. ** 05/09/2019 16/09/2019 2-2019-242775

Unidad Administrativa Especial Cuerpo de Bomberos - UAECOB

09/09/2019 2-2019-25970 930/09/20196

7 Veeduria Distrital 10/09/2019 30/09/2019 2-2019-25997

Secretaria Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia

23/09/20198 N.A. En elaboracion

9 Secretaria Distrital de Movilidad * 23-24/09/2019 N.A. En elaboracidn

Secretaria General de la Alcaldia Mayor de Bogota, En elaboracibnN.A.10 24/09/2019D.C.

Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacion y Mantenimiento Vial **.

N.A. En elaboracion11 25-26/09/2019

Instituto Distrital de Ciencia Biotecnologia e Innovacion en Salud - IDCBIS

N.A. En elaboracion12 07/10/2019

Subred Integrada de Servicios de Salud Centro Oriente E.S.E.

7-8/10/2019 N.A. En elaboracibn13

14 Concejo De Bogota D.C. 08/10/2019 N.A. En elaboracibn* Entidades cuya visita fue necesaria ampliar a dos dias." Entidades que tuvieron modificacibn de la fecha de la visita.

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MALCALOfA MAYOR OE BOGOTA 0.0fficnrtMUasTAftu.

Las visitas se realizaron con normalidad, salvo los casos sefialados donde fue necesario ampliar la visita debido a las necesidades de la entidad.

7. Acciones relacionadas con el patrimonio documental

Continuando con el orden del dla, el doctor Hem£n Parada - Subdirector T6cnico manifiesta que en cuanto a la gestibn del patrimonio documental se ha avanzado en la formalizacibn de donaciones de acuerdo con la Resolucibn 03 de 2019 “Por la cual se reglamenta el ingreso de fondos y colecciones privadas de valor patrimonial para la ciudad al Archive de Bogotb, de que trata el artlculo 9 del Decreto Distrital 828 de 2018”, asl:

Tabla No. 4 Patrimonio documentalACCIONES RELACIONADAS CON EL PATRIMONIO DOCUMENTAL

FONDO ACTIVIDAD

En tieimite la firma del convenio de donacibn, de acuerdo con la nueva reglamentacibn establecida en Resolucibn 03 de 2019:- 3.450 cintas master de musica original Jorge Veloza, Guayacan Orquesta, Galy Galeano, Raul Santi, Checo Acosta, Arnulfo Briceno, Andres Cepeda, entre otros artistas colombianos.- Se adelanta el levantamiento del inventario de las piezas documentales.

FMENTRETENIMIENTO

I0

Se creb el fondo “Sociedad Salesiana" en el SIAB, al cual se estbn subiendo los documentos de las series:Album fotografico: fotografias de la obra de los salesianos en Colombia (.1890 - 1941) Proyectos arquitectbnicos: 70 proyectos con 427 pianos, proyectos de iglesias, conventos, colegios (finales del siglo XIX y comienzo de siglo XX). Pendiente por digitalizar 20 proyectos.Album fotografico fundacional del santuario del Divino Nifio - 20 de Julio, aproximadamente 450 fotografias de comienzos del siglo XX. (en preparacibn para digitalizacibn)

CONVENIOCOMUNIDADSALESIANA

En tramite la firma del convenio de donacibn de acuerdo con la nueva reglamentacibn establecida en Resolucibn 03 de 2019 de mbs de 37 mil pianos arquitectbnicos, tales como: Calatrava (1972-1975), Metrbpolis (1991-1998), Unicentro (1976) y el Centro Andino (1993).

COMPAfiiA PEDRO GOMEZ

Oferta de donacibn de la coleccibn de musica clasica del Medico Veterinario y coleccionista HANS SCHROEDER WEISBACH.

colecciOnMUSICAL

Tramite de permiso de uso en sala de investigadores: 260.000 imagenes, libros parroquiales de San Victorino, Santa Barbara, Las Nieves y La Veracruz.

CONVENIO 392 DE2010ARDQUIDIOCESIS

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ALCOLOiA MAYOR OE BOGOTA D C.SECRffURUOOCRAL

ACCIONES RELACIONADAS CON EL PATRIMONIO DOCUMENTAL

FONDO ACTIVIDAD

INVENTARIO ANALiTICO - SECRETARlA DE OBRAS PUBLICAS

Al servicio de la ciudadania 14.243 unidades documentales de proyectos de construccion y mantenimiento de vias (licencias de construccion).

Se elaboraron las sigulentes guias:• Coleccidn Otto de Greiff: Fotos, autografos, correspondencia, grabaciones.• Coleccibn teatro El Local: Folletos publicitarios, fotos, guiones, actas.• Coleccion Mauricio Camargo: Fotograflas de barrio (constmccidn vivienda)• Coleccion Alcaldes Mayores de Bogota (varies)• Coleccion Jeanne Crepy Chabot: Dibujos de paisajes urbanos de Bogota.

GUIAS DE FONDOS Y/O COLECIONES

Se elaboraron y estan en tr^mite de publicacion los catalogos de:• Coleccidn Mauricio Camargo• Coleccton Jeanne Crepy Chabot• Coleccibn Gaston Lelarge

catAlogos

Se lanzo (5 de septiembre) el libra “Archivo de Bogota Itinerario por los foridos originados en colecciones privadas”, homenaje a los aportantes del patrimonio documental de la ciudad.

HOMENAJE A LOS DONANTES DE PATRIMONIO II

Unidades documentales patrimoniales puestas al servicio en 2019:• Fondo Secretaria de Salud (Inhumaciones): 62.557• Fondo Secretaria de Obras Publicas: 14.243• Fondo Concejo de Bogota:• Coleccion Carlos Martinez:• Coleccion Adolfo Triana:• Coleccion fonoteca - IDCT:• Coleccion Gaston Lelarge:• Sociedad Salesiana:• Coleccion Alcaldes Mayores:• Coleccion Mauricio Camargo:• Coleccion bibliogrSfica Normas Tecnicas: 35• Coleccibn Jeanne Cr6py Chabot:• Fondo Patrimonio Filmico:• Coleccion Bibliografica General:

TOTAL:

9.723545

FONDOSDOCUMENTALES PUESTOSAL SERVICIO EN 2019

54227919517512252

25158

88.516 Unidades

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alcaidCa mayor D£ BOGOTA D CSKREtWCUCSeM.

Informa que en lo que va corrido este ano se han puesto al servicio de la ciudadania 88.516 unidades documentales, con las cuales se estd al dia respecto de la meta anual y cuatrienal definida.

La doctora Cristina Aristizdbal agradece de manera especial al doctor Jorge Fernandez Duque - Representante de la Academia de Historia de Bogota, por su intervencidn para lograr la donacidn del coleccionista HANS SCHROEDER WEISBACH, la cual resulta de un especial valor para la fonoteca del Archive de Bogota.

8. Seguimiento a compromisos

La doctora Marfa Teresa Pardo informa del avance en los compromisos de las sesiones anteriores:

a. Plan de trabajo para la aplicacibn del Registro Especial de Archive de Derechos Humanos y Memoria Histbrica entre el Centro Nacional de Memoria Histbrica - CNMH, el Archive General de la Nacibn y la Direccibn Distrital de Archive de Bogotb.

En el mes de septiembre se realizaron 2 jornadas de trabajo con el AGN en donde se trataron temas como: Secop II, el Registro Especial de Archives de los DDHH (REACH) y Memoria Histbrica y el Acuerdo 04 de 2019. En estas jornadas se llegb a los siguientes acuerdos:

I2• Conformacibn de mesas tecnicas para abordar cada uno de estos temas.• Realizar un ejercicio piloto de aplicacibn del Registro Especial de Archives de los DDHH

en el Institute Distrital para la Proteccibn de la Nihez y la juventud IDIPRON.

b. Gestibn electrbnica de los expedientes de contratos en la plataforma de SECOP II:

El 18 de octubre se llevara a cabo una mesa de trabajo entre Colombia Compra Eficiente y el "Archivo General de la Nacibn, en donde presentarbn los instrumentos a travbs de los cuales se espera fijar los lineamientos administrativos, archivfsticos, jurfdicos y tbcnicos frente al manejo de los expedientes en la plataforma.

c. Enviar a los Consejeros las Resoluciones 03 y 04 de 2019, el Acuerdo 04 de 2019 del AGN y el video homenaje al arquitecto Germbn Samper:

A travbs de correo electrbnico de fecha 23/08/2019 se envib la informacibn a los Consejeros.

d. Avances respecto de las TRD de las Subredes Integradas de Servicios de Salud: Entre los meses de agosto y septiembre se realizaron 5 mesas de trabajo producto de las cuales se cuenta con los siguientes avances:

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ALCALOlA MAYOR DE BOGOTA D C.SCCREUfilA CCNUM.

Tabla No. 5 Avances TRD Subredes Integradas de Servicios de SaludSubred Integrada de Servicios de Salud

Centro Oriente E.S.E.

Subred Integrada de Servicios de Salud Sur

E.S.E.

Subred Integrada de Servicios de Salud Sur

Occidente E.S.E.

Soportes de la TRD

% De Avance

10%Memoria Descriptiva 0% 0%Cuadro de Clasificacibn Documental

100% 100%100%

Cuadro de Caracterizacibn

80% 100% 90%

Tabla de Retencibn Documental

100% 100% 0%

Fichas de Valoracibn 10% 100% 10%TOTAL 58% 100% 40%

La tabla de retencibn documental de la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur E.S.E. fue radicada el pasado 3 de octubre de los corrientes ante la Secretaria Tbcnica del Consejo para su revisibn y evaluacibn.

9. Varies13

La doctors Maria Teresa Pardo informa que los dlas 17 y 18 de octubre se realizarb el IV encuentrb Bogotanblogos, cuyo tema central es el patrimonio sonoro de la ciudad. En el marco de este evento, se realizarb el lanzamiento de la fonoteca del Archive de Bogotb, en la cual en los prbximos meses se pondrb al servicio de los investigadores y ciudadanla en general mbs de nueve mil horas de grabaciones histbricas, dentro de las que se destacan los programas radiales del maestro Otto de Greiff, pionero en la difusibn de la musica clbsica en Colombia; los discursos completos de Jorge Elibcer Gaitbn, voces de poetas y literatos compilados por la Casa de Poesia Silva, sesiones del Concejo de Bogotb entre 1990 y 1993 y programas radiales del antiguo Institute Distrital de Cultura y Turismo, conducidos por el desaparecido periodista Bernardo Hoyos.

Por su parte, la doctora Cristina Aristizbbal informa que de acuerdo con la Resolucibn 002 de 2019, a travbs de la cual se abrib la convocatoria del "Premio Archive General de Bogotb 2019”, como se informb en la anterior sesibn, se recibieron las tesis, los jurados procedieron con la revisibn y evaluacibn de estas y ya se cuehta con la tesis.ganadora. La prbxima semana serb publicado el ganador a travbs de acto administrative y hacia el mes de noviembre se realizarb la premiacibn.

La doctora Maria Teresa Pardo sehala que el pasado 7 de octubre se inaugurb la exposicibn “El Bicentenario a travbs de la Filatelia", la cual contb con el apoyo del Ministerio de las TIC y el Servicio de envios de Colombia 472.

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ALCALDlA MAYOR OE BOGOTA D.C.SEO^TM^CSCML

Por ultimo, el doctor Julio Parra informa que el Archivo General de la Nacibn convocb a la reunibn anual de Consejos Territoriales de Archives que se llevarb a cabo el prbximo 12 de noviembre de los corrientes.

11. ACCIONES CLAVES ACQRDADAS RESPONSABLE FECHAConvocar una mesa de trabajo para revisar y recibir observaciones a la guia de metadatos.

Antes del 31 de octubreSecretaria Tbcnica

ACTIVIDADESPROGRAMADAS

ACTIVIDADES EJECUTADAS >6°. PLAN DE

SEGUIMIENTO

Anexos:

Anexo 1. Registro de asistencia a la sesibn.Anexo 2. Conceptos tbcnicos de las tablas de retencibn y de valoracibn documental:• Concepto tecnico TRD (Actualizaci6n) Institute Distrital para la ProtecciPn de la Niftez y la Juventud. Radicado No. 2-2019-

21111 SIGA.• Concepto T6cnico TRD Sociedad Revision Plus S.A. Radicado No. 2-2019-25748 SIGA.• Concepto TOcnico TRD Secretaria Distrital de Cultura, RecreaciOn y Deporte. Radicado No. 2-2019-27817 SIGA.• Concepto TOcnico TRD Sociedad Integral de Especialistas en Salud - SIES Salud. Radicado No. 2-2019-23560 SIGA.• Concepto T6cnico TVD Institute Distrital de Recreacidn y Deporte - Fondo de la Junta Administradora de Deportes de

Bogota, Distrito Especial. Radicado No. 2-2019-21428 SIGA.• Concepto TScnico TVD Institute Distrital de Recreacidn y Deporte - Fondo cerrado del Fondo Rotatorio de Espectdculos

de Bogota, Distrito Especial. (Ajustes a la TVD convalidada en acta No. 8/2018). Radicado No. 2-2019-27791 SIGA.

14

Anexo 3. Presentacibn quinta sesibn del Consejo del aho 2019.Anexo 4. Informe de gestibn del Consejo Distrital de Archives de Bogotb, D.C. (tercer trimestre de 2019)

A las 10:45 a.m. se da por terminada la quinta sesibn del Consejo Distrital de Archives de Bogota D.C.

En constancia firman,

Cn'S?>f| o( A'irUrCRISTINA ARISTIZABAL CABALLEROSubsecretaria TbcnicaDelegada del Secretario GeneralAlcaldia Mayor de Bogota D.CPresidenta

'MARiA TERESA PARDO CAMACHO Directora Distrital de Archivo de Bogota Secretaria Tbcnica del Consejo Distrital de Archives de Bogota, D C.

•5

Proyectd: Mdnica Yaneth Cortes- Profeslonal Subdireccidn del Slstema Distrital de Archives. Revisd: Julio Alberto Parra Acosta -Subdirector del Sistema Distrital de Archives, ip-. Aprobd: Marla Teresa Pardo Camacho - Directora Distrital de Archivo de Bogote^^

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