Necesidad de Informacin econmica

LA CONTABILIDAD Y LA NECESIDAD DE INFORMACION FINANCIERAIntroduccin

En cualquier punto de la tierra y momento de la historia, los hombres y la sociedad, en general, han sentido y sienten la necesidad de conocer con qu recursos cuentan y cmo ejercer un control sobre los mismos, de forma que logren aumentar sus posibilidades de acumulacin o, al menos, no caer en una situacin deficitaria.

A fin de decidir qu lneas de actuacin son ms convenientes para lograr el objetivo anterior, han de tener conocimiento del entorno econmico en el que se hallan inmersos, de las expectativas que puede presentar el maana y de lo que sucedi ayer, puesto que se aprende de las experiencias pasadas.

Ante el progreso experimentado por la sociedad, el conocer el entorno exige cada vez mayor volumen de informacin y ms rica en contenido. Cualquier individuo, en un momento dado, puede precisar informacin acerca de la actividad econmica de las familias, de las empresas, del sector pblico, de la nacin o de la de otros pases. Estos mayores niveles de exigencia informativa, que pretende satisfacer la contabilidad, han provocado que el proceso seguido para su obtencin haya ido evolucionando y perfeccionndose.

1.2. Evolucin histrica

Ya en Mesopotamia 1 , Egipto, Grecia y Roma aparecen los primeros documentos que recogen informacin econmica. Posteriormente, con el desmoronamiento de la civilizacin romana se produce un gran retroceso, ms bien una ruptura, originndose un gran vaco en Occidente que, al llegar al trmino de la Edad Media, hay que partir nuevamente de cero en lo que se refiere a informacin contable.

El desarrollo del crdito, la creacin de sociedades mercantiles y el uso del contrato de mandato , en la Alta Edad Media, favorecen enormemente el crecimiento comercial. Las operaciones se hacen cada vez ms complejas y, ante esta nueva perspectiva econmica, surge el mtodo de la partida doble que pretende satisfacer las crecientes exigencias informativas de la sociedad y, en especial de los comerciantes, para as conseguir una mejor organizacin y una administracin ms racional del negocio. En esta poca, concretamente en 1494, ve la luz la primera obra impresa de contabilidad Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proportionalita , de Fray L uca Pacioli 2 , en la que se describen y recogen las prcticas existentes en la poca relativas a la informacin emitida por los comerciantes y, en particular, sobre la partida doble.

Fruto de los cambios culturales, sociales y econmicos acaecidos en la Europa occidental de la Edad Moderna entre los que cabe destacar el mercantilismo se produce, ya avanzado el siglo XVIII, la Revolucin Industrial en Inglaterra. Este fenmeno determina un nuevo modelo de sociedad industrial que se exporta rpidamente a la Europa continental y norte de Amrica, con la consiguiente expansin de la empresa, incremento y diversificacin de la produccin y una demanda creciente de informacin.

A partir de este momento y gracias a la acumulacin de recursos, la sociedad ha progresado hasta nuestros das a pasos agigantados, lo que ha supuesto una honda transformacin a todos los niveles. El eje de este avance ha sido la empresa, sta como combinacin de medios productivos encaminados a la obtencin de bienes y servicios ha logrado producir ms y mejor; esta progresin se ha debido, entre otros factores, a la divisin del trabajo y especializacin de tareas, as como a la mayor complejidad de los procesos productivos.

El mundo actual, mxime en los pases desarrollados, ofrece a los agentes econmicos un gran abanico de posibilidades y alternativas de eleccin. Cualquier agente puede estar interesado en conocer: cmo ha utilizado el Estado los impuestos que pag, qu inversin le puede resultar ms rentable, qu entidad le prestar dinero en las condiciones ms ventajosas, cul es el Producto Interior Bruto de un pas determinado, etc. La creciente participacin econmica ha motivado que las fuentes de informacin abarquen contenidos ms amplios, referidos a las empresas, al sector pblico y a la nacin en su conjunto. Adems, ante las inciertas expectativas que depara el actual entorno econmico, llamado en ms de una ocasin entorno turbulento, la informacin ha de ser ms consistente y objetiva.

Si importante es la informacin que cualquier unidad econmica difunde al exterior para que sus usuarios tomen decisiones acertadas, no es menos relevante aquella que permanece en la entidad para que los estamentos directivos decidan las lneas de actuacin a seguir. Estos datos, distintos a los emitidos al mundo exterior, cobran especial relevancia conforme se desarrollan los procesos productivos y, an ms, en los ltimos tiempos en los que la situacin cambiante y la incertidumbre reinante exigen tomar decisiones que hagan que la unidad empresarial sea ms competitiva, a fin de asegurar su supervivencia.

En sntesis, la contabilidad naci, en principio, como instrumento de informacin al exterior. Hoy tambin se considera una importante herramienta de direccin, dentro del mbito interno, para mejorar su gestin y organizacin.

INTRODUCCIN A LA CONTABILIDAD

A las personas que inician el conocimiento de la contabilidad, ya sea porque eligieron ser en lo futuro Contadores Pblicos, o bien porque necesitan conocimientos de la misma para entender y solucionar los problemas administrativos y financieros que se presentan en sus negocios o empresas que poseen. En el presente estudio se dan las bases de la contabilidad, sus principios y reglas, as como el resultado final que se obtiene y la manera de interpretar dicho resultado.

La contabilidad, es una tcnica diseada por el hombre para satisfacer su necesidad de administrar y conocer el resultado de ganancia o prdida en las actividades que realiza, ya sea de comercializacin de bienes o servicios, produccin o manufactura y extraccin de bienes. Esta necesidad, surge desde el momento mismo en que el hombre inicia el trueque de productos y requiere conocer el valor de lo que esta intercambiando. La poca del trueque, que caracteriz la economa de los pueblos primitivos dej de operar desde el momento en que la moneda se convirti en la mercanca de aceptacin general, a partir de ese momento, todas las transacciones mercantiles se conciertan en dinero. Efectivamente, ahora cualquier bien, cosa o servicio, se cambia por dinero, y ste a su vez, se cambia tambin por otras cosas bienes o servicios. As es como opera la economa actual y funcionan los negocios, la moneda es el patrn la medida universal para concertar cualquier transaccin. De esta manera es posible cuantificar y medir los aumentos o disminuciones que afectan a nuestro patrimonio y hace posible la elaboracin de la contabilidad.

A partir del auge del comercio en la poca del Renacimiento, las personas dedicadas a esta actividad inician el registro de lo que adquieren, los gastos que realizan, as como el precio en que efectuaban la venta, a travs de un registro de sus ingresos y egresos y de esta manera conocan la ganancia o prdida resultante de su actividad. Este tipo de control representaba la forma simple de una contabilidad. En el ao de 1494, en la Ciudad de Venecia Francesco di Luca Paciolo publico su libro denominado Summa de arithmetica, en uno de cuyos captulos relativo a "las cuentas y las escrituras", se describe por primera vez el sistema que ahora conocemos como partida doble el cual es la base de la contabilidad actual.

La contabilidad ha venido evolucionando en el tiempo adaptndose a las circunstancias de los diferentes modelos econmicos y a las necesidades de las diferentes actividades realizadas por el hombre, as encontramos que la contabilidad se ha especializa por tipo de Industria. Existiendo una para las actividades bsicas o extractivas como son la agricultura, ganadera, minera, petrolera, etc., otra para las Industrias manufactureras o transformadoras, y otra especializacin para las actividades comerciales y de servicios como los bancos.

Siendo la contabilidad una tcnica susceptible de modificaciones y cambios de acuerdo a las circunstancias y necesidades de cada entidad, fue necesario su reglamentacin para unificar los criterios de las personas encargadas de realizar la contabilidad. En Mxico, en el ao de 1965 el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos adquiri el carcter de Organismo Nacional, con el propsito de representar a la profesin contable nacional, uno de los objetivos fundamentales del Instituto, consiste en propugnar por la unificacin de criterios y lograr la implementacin y aceptacin de normas, principios y procedimientos bsicos de tica y actuacin profesional por parte de los contadores.

La contabilidad como tcnica utilizada para producir informacin cuantitativa que sirve de base para tomar decisiones econmicas a los usuarios de la misma, debe cumplir con una serie de requisitos para que satisfaga adecuadamente las necesidades de sus usuarios. Las caractersticas fundamentales que debe tener la informacin contable son Utilidad y Confiabilidad.

Se ha dicho que la contabilidad es el lenguaje de los negocios; y en cierto modo as es. Mediante la contabilidad es posible hacer una narracin coherente del desarrollo de toda actividad en la que se maneje alguna riqueza, ya sea que con ello se persigan o no fines de lucro, tambin sabemos que la contabilidad es muy extensa y con cambios constantes, por ello, en el presente trabajo se exponen los principios fundamentales de la misma, con el fin de que las personas que desean o han elegido la carrera de contadura pblica para su futuro profesional, descubran la importancia que tiene la contabilidad en las entidades econmicas y en la sociedad.

Bienvenidos al mundo de la contabilidad.

CAPTULO 1

NOCIONES PRELIMINARES

CONCEPTO DE CONTABILIDAD

Existen diversas definiciones de la contabilidad, a continuacin presentamos las de algunos autores:

C.P. Elas Lara Flores la define como " la disciplina que ensea las normas y los procedimientos para ordenar, analizar y registrar las operaciones practicadas por las unidades econmicas constituidas por un solo individuo o bajo la forma de sociedades civiles o mercantiles.

C.P. Alejandro Prieto Llorente la define como " el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en trminos monetarios, transacciones que son, en parte al menos, de carcter financiero, as como de interpretar los resultados obtenidos".

La Comisin de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, la define como "la tcnica que se utiliza para producir sistemticamente y estructuradamente informacin cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad econmica y de ciertos eventos econmicos identificables y cuantificables que la afectan, con objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relacin con dicha entidad econmica."

Haciendo un resumen de las definiciones anteriores, se puede decir que la contabilidad es una tcnica diseada por el hombre para ordenar, analizar, clasificar y registrar las operaciones monetarias que realizan los entes econmicos y producir en forma sistemtica y estructurada, informacin cuantificable en unidades monetarias la cual esta dirigida a los diferentes interesados de una entidad para la toma de sus decisiones relacionadas con sta.

Informacin contable

La contabilidad, produce informacin indispensable para la administracin y el desarrollo del sistema econmico. La informacin contable se compone bsicamente de los estados financieros (Balance general, el estado de resultados, el estado de cambios en la situacin financiera y el estado de costo de produccin y ventas) as como las notas a los estados financieros. Con objeto de que se pueda juzgar adecuadamente la situacin financiera, es recomendable que los estados financieros se presenten en forma comparativa y mencionen aspectos generales sobre el desempeo de la entidad econmica, como es el caso de su estructura financiera, liquidez, capacidad de pago, productividad y rentabilidad.

Caractersticas de la informacin contable

Las caractersticas fundamentales que debe tener la informacin contable son utilidad y confiabilidad. Adems, la informacin contable tiene, impuesta por su funcin en la toma de decisiones, la caracterstica de la provisionalidad.

La utilidad como caracterstica de la informacin contable, es la cualidad de adecuarse al propsito del usuario. Estos propsitos son diferentes en detalle para cada usuario, pero al final prevalece el inters econmico, entre los interesados se encuentran: los administradores de la Empresa, inversionistas, accionistas, trabajadores, proveedores, acreedores, autoridades gubernamentales, etc. Dada la imposibilidad de conocer al usuario especfico y sus necesidades particulares, se presenta informacin general por medio de los estados financieros: el balance general, el estado de resultados y el estado de cambios en la situacin financiera.

La utilidad de la informacin esta en funcin a:

Su contenido informativo, y

Su oportunidad.

El contenido informativo se basa en:

La significacin de la informacin, es decir, en su capacidad de representar simblicamente con palabras y cantidades la entidad y su evolucin, su estado en diferentes puntos en el tiempo y los resultados de su operacin; la relevancia de la informacin, que es la cualidad de seleccionar los elementos de la misma que mejor permitan al usuario captar el mensaje y operar sobre ella para lograr sus fines particulares.

La veracidad, cualidad esencial, pues sin ella se desvirta la representacin contable de la entidad, que abarca la inclusin de eventos realmente sucedidos y de su correcta medicin de acuerdo con las reglas aceptadas como vlidas por el sistema.

La comparabilidad, es decir, la cualidad de la informacin de ser validamente comparable en los diferentes puntos de tiempo para una entidad y de ser validamente comparables dos o ms entidades entre s permitiendo juzgar la evolucin de las entidades econmicas.

La oportunidad de la informacin contable, es el aspecto esencial de que llegue a manos del usuario cuando ste pueda usarla para tomar sus decisiones a tiempo para lograr sus fines.

La confiabilidad es la caracterstica de la informacin contable por la que el usuario la acepta y utiliza para tomar decisiones basndose en ella. Esta no es una cualidad inherente a la informacin, es adjudicada por el usuario y refleja la relacin entre l y la informacin.

La provisionalidad de la informacin contable, significa que no representa hechos totalmente acabados ni terminados. La necesidad de tomar decisiones obliga a hacer cortes en la vida de la empresa para presentar los resultados de operacin y la situacin financiera y sus cambios incluyendo eventos cuyos efectos no terminan a la fecha de los estados financieros. Esta caracterstica, ms que una cualidad deseable, es una limitacin a la precisin de la informacin.

Conceptos que componen la estructura

Bsica de la contabilidad

La estructura est compuesta por varias clases de conceptos ordenados de acuerdo con su jerarqua, que son:

Principios de contabilidad,

Reglas particulares, y

Criterio prudencial de aplicacin de las reglas particulares.

El orden en que se presentan los conceptos que forman la estructura de la teora de la contabilidad est basado en generalidad decreciente, que se da entre los principios y las reglas particulares. El criterio prudencial de aplicacin se refiere a las reglas particulares, ya que los principios son proposiciones decarcter ms amplio que deben aplicarse en todos los casos.

Principios de contabilidad

Son conceptos bsicos que establecen la delimitacin e identificacin del ente econmico, las bases de cuantificacin de las operaciones y la presentacin de la informacin financiera cuantitativa por medio de los estados financieros.

Los principios de contabilidad que identifican y delimitan al ente econmico y a sus aspectos financieros, son: el de entidad, el de realizacin y el de periodo contable.

Los principios de contabilidad que establecen la base para cuantificar las operaciones del ente econmico y su presentacin, son: el de valor histrico original, el de negocio en marcha y el de dualidad econmica.

El principio que se refiere a la informacin es el de revelacin suficiente.

Los principios que abarcan las clasificaciones anteriores como requisitos generales del sistema son: el de importancia relativa y el de consistencia.

b) Reglas particulares

Son la especificacin individual y concreta de los conceptos que integran los estados financieros. Se dividen en: reglas de valuacin y reglas de presentacin. Las primeras se refieren a la aplicacin de los principios y a la cuantificacin de los conceptos especficos de los estados financieros. Las segundas se refieren al modo particular de incluir adecuadamente cada concepto en los estados financieros.

Criterio prudencial de aplicacin de las reglas particulares

La medicin o cuantificacin contable no obedece a un modelo rgido, sino que requiere de la utilizacin de un criterio general para elegir entre alternativas que se presentan como equivalentes, tomando en consideracin los elementos de juicio disponibles.

Principios de contabilidad

Entidad.- La actividad econmica es realizada por entidades identificables, las que constituyen combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecucin de los fines de la entidad.

A la contabilidad, le interesa identificar la entidad que persigue fines econmicos particulares y que es independiente de otras entidades. Se utilizan para identificar una entidad dos criterios: (1) conjunto de recursos destinados a satisfacer alguna necesidad social con estructura y operacin propios, y (2) centro de decisiones independiente con respecto al logro de fines especficos, es decir, a la satisfaccin de una necesidad social. Por tanto, la personalidad de un negocio es independiente de la de sus accionistas o propietarios y en sus estados financieros slo deben incluirse los bienes, valores, derechos y obligaciones de este econmico independiente. La entidad puede ser una persona fsica, una persona moral o una combinacin de varias de ellas.

Realizacin.- La contabilidad cuantifica en trminos monetarios, las operaciones que realiza una entidad con otros participantes en la actividad econmica y ciertos eventos econmicos que la afectan. Las operaciones y eventos econmicos que la contabilidad cuantifica, se consideran por ella realizados: (A) cuando ha efectuado transacciones con otros entes econmicos, (B) cuando han tenido lugar transformaciones internas que modifican la estructura de recursos o de sus fuentes o (C) cuando han ocurrido eventos econmicos externos a la entidad o derivados de las operaciones de sta.

Periodo contable.- La necesidad de conocer los resultados de operacin y la situacin financiera de la entidad, que tiene una existencia continua, obliga a dividir su vida en periodos convencionales. Las operaciones y eventos as como sus efectos derivados, susceptibles de ser cuantificados, se identifican con el periodo en que ocurren; por tanto cualquier informacin contable debe indicar claramente el periodo a que se refiere. En trminos generales, los costos y gastos deben identificarse con el ingreso que originaron, independientemente de la fecha en que se paguen.

Valor histrico original.- Las transacciones y eventos econmicos que la contabilidad cuantifica se registran segn las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o la estimacin razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizados contablemente. Estas cifras debern ser modificadas en el caso de que ocurran eventos posteriores que les hagan perder su significado, aplicando mtodos de ajuste en forma sistemticaque preserven la imparcialidad y objetividad de la informacin contable.

Negocio en marcha.- La entidad se presume en existencia permanente, salvo especificacin en contrario: por lo que la cifras de sus estados financieros representarn valores histricos, o modificaciones de ellos, sistemticamente obtenidos. Cuando las cifras representen valores estimados de liquidacin, esto deber especificarse claramente y solamente sern aceptables para informacin general cuando la entidad este en liquidacin.

Dualidad econmica.- Esta dualidad se constituye de:

1) Los recursos de los que dispone la entidad para la realizacin de sus fines y,

Las fuentes de dichos recursos, que a su vez son la especificacin de los derechos que sobre los mismos existen, considerados en su conjunto.

La doble dimensin de la representacin contable de la entidad es fundamental para una adecuada comprensin de su estructura y relacin con otras entidades. El hecho de que los sistemas modernos de registro aparentan eliminar la necesidad aritmtica de mantener la igualdad de cargos y abonos, no afecta al aspecto dual del ente econmico, considerado en su conjunto.

Revelacin suficiente.- La informacin contable presentada en los estados financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operacin y la situacin financiera de la entidad.

Importancia relativa. La informacin que aparece en los estados financieros debe mostrar los aspectos importantes de la entidad susceptibles de ser cuantificados en trminos monetarios. Tanto para efectos de los datos que entran al sistema de informacin contable como para la informacin resultante de su operacin, se debe equilibrar el detalle y multiplicidad de los datos con los requisitos de utilidad y finalidad de la informacin.

Consistencia. Los usos de la informacin contable requieren que se sigan procedimientos de cuantificacin que permanezcan en el tiempo. La informacin contable debe ser obtenida mediante la aplicacin de los mismos principios y reglas particulares de cuantificacin para, mediante la comparacin de los estados financieros de la entidad, conocer su evolucin y mediante la comparacin con estados de otras entidades econmicas, conocer su posicin relativa.

OBJETIVOS FUNDAMENTALES DE LA CONTABILIDAD

Los propsitos fundamentales de la tcnica contable se resumen como sigue:

Establecer un control riguroso sobre cada uno de los recursos y las obligaciones del negocio.

Registrar, en forma clara y precisa, todas las operaciones efectuadas por la Empresa durante el ejercicio fiscal.

Proporcionar, en cualquier momento, una imagen clara y verdica de la situacin financiera que guarda el negocio.

Prever con anticipacin el futuro de la empresa.

Servir como comprobante y fuente de informacin, ante terceras personas, de todos aquellos actos decarcter jurdico en que la contabilidad puede tener fuerza probatoria conforme a lo establecido por la Ley.

Elementos fundamentales de la contabilidad.

La partida doble.- Se conoce as al procedimiento mediante el cual se registra cada operacin en dos movimientos que se compensan uno con el otro, al primero se le denomina como "debe" y al segundo "haber". Las dos partidas as eslabonadas en cada operacin constituyen lo que tcnicamente se llama asiento contable. La partida doble se basa en la Ley de la Causalidad que seala que a toda causa corresponde un efecto, as por ejemplo a travs de la partida doble se reconocen los ingresos, pero tambin el origen o fuente de donde se obtuvieron; y en los egresos la salida de recursos pero tambin el destino que se les dio.

El contador pblico

Es el profesional responsable de establecer un adecuado sistema de contabilidad en toda empresa o entidad, para obtener un buen registro de las operaciones y proporcionar estados financieros en forma oportuna y eficiente a los administradores y accionistas de una empresa. En conjunto, el sistema de contabilidad que disea el contador tiene por objetivo, entre otros, los siguientes:

Establecer las polticas y procedimientos que aseguren el correcto registro de las operaciones,

Asegurar los bienes y activos propiedad de la empresa, permitiendo un uso adecuado de los mismos,

Cumplir con los requerimientos de informacin solicitados por los administradores y accionistas.

Cumplir correctamente y en tiempo con las obligaciones fiscales y laborales a que esta sujeta la Compaa,

Establecer los mtodos adecuados de control y valuacin de los activos propiedad de la empresa,

Asesorar a los Administradores en la toma de sus decisiones financieras.

En adicin, el cdigo de tica profesional del contador pblico, seala en sus postulados los siguientes:

Calidad profesional de los trabajos. En la prestacin de cualquier servicio se espera del contador un verdadero trabajo profesional, por lo que siempre tendr presentes las disposiciones normativas de la profesin que sean aplicables al trabajo especfico que este desempeando. Actuar asimismo con la intencin, el cuidado y la diligencia de una persona responsable.

Preparacin y calidad del profesional. Como requisito para que el contador acepte prestar sus servicios, deber tener el entrenamiento tcnico y la capacidad necesaria para realizar las actividades profesionales satisfactoriamente.

Secreto profesional. El contador tiene la obligacin de guardar el secreto profesional y de no revelar por ningn motivo los hechos, datos o circunstancias de que tenga conocimiento en el ejercicio de su profesin, a menos que lo autoricen los interesados, excepto por los informes que establezcan las leyes respectivas.

Obligacin de rechazar tareas que no cumplan con la moral. Faltar al honor y dignidad profesional todo contador que directa o indirectamente intervenga en arreglos o asuntos que no cumplan con la moral.

Lealtad hacia el patrocinador de los servicios. El contador se abstendr de aprovecharse de situaciones que puedan perjudicar a quin haya contratado sus servicios.

Aspectos legales

Marco jurdico de la contabilidad.

En Mxico como en la mayora de los Pases, se ha reglamentado a travs de leyes la obligacin de llevar contabilidad a todos los entes econmicos, las principales disposiciones legales y fiscales se encuentran contenidas en:

Cdigo de Comercio

Ley del impuesto sobre la renta y su reglamento

Ley del impuesto al valor agregado y su reglamento

Cdigo Fiscal de la Federacin y su reglamento

CDIGO DE COMERCIO

CAPTULO III

DE LA CONTABILIDAD MERCANTIL

En su artculo 33, seala: El comerciante est obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema podr llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las caractersticas particulares del negocio, pero en todo caso deber satisfacer los requisitos mnimos siguientes:

Permitir identificar las operaciones individuales y sus caractersticas, as como conectar dichas operaciones individuales con los documentos comprobatorios originales de las mismas.

Permitir seguir la huella desde las operaciones individuales a las acumulaciones que den como resultado las cifras finales de las cuentas y viceversa.

Permitir la preparacin de los estados que se incluyan en la informacin financiera del negocio.

Permitir conectar y seguir la huella entre las cifras de dichos estados, la acumulacin de las cuentas y las operaciones individuales.

Incluir los sistemas de control y verificacin internos necesarios para impedir la omisin del registro de operaciones, para asegurar la correccin del registro contable y para asegurar la correccin de las cifras resultantes.

LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA

CAPTULO V

DE LAS OBLIGACIONES DE LAS PERSONAS MORALES

Obligaciones de los contribuyentes.

En el artculo 58 indica. Los contribuyentes que obtengan ingresos de los sealados en este Ttulo, adems de las obligaciones establecidas en otros artculos de esta Ley, tendrn las siguientes:

Llevar la contabilidad de conformidad con el Cdigo Fiscal de la Federacin, su reglamento y el reglamento de esta Ley y efectuar los registros en la misma. Cuando se realicen operaciones en moneda extranjera, debern registrarse al tipo de cambio aplicable en la fecha en que se concierten.

Expedir comprobantes por las actividades que realicen y conservar una copia de los mismos a disposicin de la Secretara de Hacienda ycrdito Pblico.

Formular un estado de posicin financiera y levantar inventarios de existencias a la fecha en que termine el ejercicio, de acuerdo con las disposiciones reglamentarias respectivas.

CDIGO FISCAL DE LA FEDERACIN

DE LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS CONTRIBUYENTES.

OBLIGACIONES EN MATERIA CONTABLE.

En el artculo 28 se indica. Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estn obligadas a llevar contabilidad, debern observar las siguientes reglas:

Llevarn los sistemas y registros contables que seale el Reglamento de este Cdigo, los que debern reunir los requisitos que establezca dicho Reglamento.

Los asientos en la contabilidad sern analticos y debern efectuarse dentro de los dos meses siguientes a la fecha en que se realicen las actividades respectivas.

Llevarn la contabilidad en su domicilio. Dicha contabilidad podr llevarse en lugar distinto cuando se cumpla los requisitos que seale el Reglamento de este Cdigo.

Los registros y cuentas especiales se incluyen en la contabilidad.

Quedan incluidos en la contabilidad los registros y cuentas especiales a que obliguen las disposiciones fiscales, los que lleven los contribuyentes an cuando no sean obligatorios y los libros y registros sociales a que obliguen otras leyes.

Como se integra la contabilidad

En los casos en que las dems disposiciones de este Cdigo hagan referencia a la contabilidad, se entender que la misma se integra por los sistemas y registros contables a que se refiere la fraccin I de este articulo, por los registros, cuentas especiales, libros y registros sociales sealados en elprrafo precedente, por los equipos y sistemas electrnicos de registro fiscal y sus registros, as como por la documentacin comprobatoria de los asientos respectivos y los comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales.

REGLAMENTO DEL CDIGO FISCAL DE LA FEDERACIN

SECCIN III

DE LA CONTABILIDAD

Artculo 26. Los sistemas y registros contables a que se refiere la fraccin I del artculo 28 del Cdigo, debern llevarse por los contribuyentes mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor convengan a las caractersticas particulares de su actividad, pero en todo caso debern satisfacer como mnimo los requisitos que permitan:

Identificar cada operacin, acto o actividad y sus caractersticas, relacionndolas con la documentacin comprobatoria, de tal forma que aqullos puedan identificarse con las distintas contribuciones y tasas, incluyendo las actividades liberadas de pago por la Ley.

Identificar las inversiones realizadas relacionndolas con la documentacin comprobatoria, de tal forma que pueda precisarse la fecha de adquisicin del bien o de efectuada la inversin, su descripcin, el monto original de la inversin y el importe de la deduccin anual.

Relacionar cada operacin, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas.

Formular los estados de posicin financiera.

Relacionar los estados de posicin financiera con las cuentas de cada operacin.

Asegurar el registro total de operaciones, actos o actividades y garantizar que se asienten correctamente, mediante los sistemas de control y verificacin internos necesarios.

Identificar las contribuciones que se deben cancelar o devolver, en virtud de devoluciones que se reciban y descuentos o bonificaciones que se otorguen conforme a las disposiciones fiscales.

Comprobar el cumplimiento de los requisitos relativos al otorgamiento de estmulos fiscales.

Opcin de los contribuyentes para llevar su contabilidad indistintamente en forma manual, mecanizadas o electrnica.

Artculo 27. Los contribuyentes, para cumplir con lo dispuesto en el artculo anterior, podrn usar indistintamente los sistemas de registro manual, mecanizado o electrnico, siempre que se cumpla con los requisitos que para cada caso se establecen en este Reglamento.

Los contribuyentes podrn llevar su contabilidad combinando los sistemas de registro a que se refiere este artculo.

Cuando se adopte el sistema de registro manual o mecnico, el contribuyente deber llevar cuando menos el libro diario y el mayor;tratndose del sistema de registro electrnico llevar como mnimo el libro mayor.

Como debe llevarse el sistema de registro en forma manual

Artculo 28. Los contribuyentes que adopten el sistema de registro manual, debern llevar sus libros diario, mayor y los que estn obligados a llevar por otras disposiciones fiscales, debidamente encuadernados, empastados y foliados.

Cuando el contribuyente adopte los sistemas de registro mecnico o electrnico, las fojas que se destinen a formar los libros diario y/o mayor, podrn encuadernarse, empastarse o foliarse consecutivamente, dicha encuadernacin podr hacerse dentro de los tres meses siguientes al cierre de ejercicio, debiendo contener dichos libros el nombre, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyentes. Los contribuyentes podrn optar por gravar dicha informacin en discos pticos o en cualquier otro medio que autorice la Secretara mediante reglas decarcter general.

Anotaciones que deben llevarse a cabo en los libros de registro respectivos

Artculo 29. En el libro diario, el contribuyente deber anotar en forma descriptiva todas sus operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronolgico en que estos se efecten, indicando el movimiento de cargo o crdito que a cada una corresponda.

Informacin deber contener el libro de mayor

En el libro mayor debern anotarse los nombres de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del perodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento de cargo o crdito a cada cuenta en el perodo y su saldo final.

Podrnllevarse libros diarios y mayores, particulares, por establecimientos o dependencias, tipos de actividad o cualquier otra clasificacin, pero en todos los casos deber existir el libro diario y el mayor general en que se concentren todas las operaciones del contribuyente.

La contabilidad cuando se adopte el sistema de registro electrnico

Artculo 32. Cuando el contribuyente adopte el sistema de registro electrnico, deber conservar como parte integrante de su contabilidad toda la documentacin relativa al diseo del sistema y los diagramas del mismo; poniendo a disposicin de las

autoridades fiscales el equipo y sus operadores para que las auxilien cuando stas ejerzan sus facultades de comprobacin.

CAPTULO 2

CONCEPTO DE

CAPITAL, ACTIVO Y PASIVO.

Definicin de Capital.

La palabra capital, tiene varios significados, aqu nos referiremos especficamente al capital econmico, que por definicin se refiere al dinero o a los bienes expresados en dinero que posee una persona.

Para tener un concepto claro del verdadero significado que el capital tiene en el estudio de la contabilidad, a continuacin explicamos lo que se entiende por capital en los tres aspectos que por s mismo puede presentar, o sea, el capital econmico, el capital financiero y el capital contable.

Capital econmico. Es uno de los factores de la produccin y esta representado por el conjunto de bienes necesarios para producir riqueza; por ejemplo, en el caso de un carpintero, sus herramientas de trabajo constituyen su capital, porque sin ellas no puede hacer productivo su trabajo.

Capital financiero. Representa el dinero que se invierte para que produzca una renta o un inters; por ejemplo, cuando un inversionista adquiere acciones de determinada empresa para obtener utilidades, el valor de sus acciones constituye su capital, porque sin ellas no puede percibir dividendos.

Capital contable. Es el derecho de los propietarios sobre los activos netos, es decir activos totales disminuidos de los pasivos, dicho derecho surge por las aportaciones de los dueos, por transacciones y otros eventos o circunstancias que afectan una entidad, el cual se ejerce mediante reembolso o distribucin.

De acuerdo a su origen, el capital contable est formado por capital contribuido y capital ganado, o dficit en su caso.

El capital contribuido lo forman las aportaciones recibidas por la entidad, as como tambin el ajuste a estas partidas por la representacin de los cambios en los precios.

El capital ganado corresponde al resultado de las actividades operativas de la entidad y de otros eventos o circunstancias que le afecten y el ajuste que por la repercusin de los cambios en los precios se tenga que hacer a este concepto.

De acuerdo con su definicin, los conceptos que generalmente incluye el capital contable son los siguientes:

Capital contribuido formado por:

Capital social

Aportaciones para futuros aumentos de capital

Prima en venta de acciones

Donaciones

Capital ganado formado por:

Utilidades retenidas, incluyendo las aplicadas a reservas de capital

Prdidas acumuladas

Exceso o insuficiencia en la actualizacin del capital contable

El capital social est representado por ttulos que han sido emitidos a favor de los accionistas o socios como evidencia de su participacin en la entidad. Las caractersticas de los ttulos se establecen tanto en los estatutos como en las leyes que los regulan.

En contabilidad se emplean trminos especiales decarcter tcnico para indicar con ellos conceptos, cosas o hechos, como los que se indican a continuacin:

CONCEPTO DE ACTIVO

Una de las acepciones que da el diccionario es: "Importe total de bienes y valores que posee una persona".

Contablemente, el activo representa todos los bienes y derechos que son propiedad de la empresa.

CONCEPTO DE PASIVO

Una de las acepciones que da el diccionario es: "Importe total de los dbitos y gravmenes que tiene contra s una persona o entidad".

Contablemente, el pasivo representa todas las deudas y obligaciones a cargo de la empresa.

El pasivo comprende obligaciones presentes provenientes de operaciones o transacciones pasadas, tales como: la adquisicin de mercancas o servicios, prdidas o gastos en que se ha incurrido, o por la obtencin de prstamos para el financiamiento de los bienes que constituyen el activo.

Capital lquido o capital neto. El capital contable es la diferencia aritmtica entre el activo y el pasivo.

CAPTULO 3

DENOMINACIN Y MOVIMIENTO DE LAS PRINCIPALES CUENTAS DE ACTIVO Y PASIVO. LA CUENTA

El comerciante o empresario pone en operacin valores, como dinero en efectivo, mercancas, etc., de los cuales necesita registrar las entradas y salidas cuando stas sucedan. Asimismo, realiza opresiones a crdito contrayendo deudas u obligaciones que debe registrar con el fin de saber, cundo stas aumentan por nuevas compras o crditos, y cundo disminuye por pagos a cuenta o en liquidacin total de las mismas.

Tambin el capital invertido en la negociacin o empresa sufre modificaciones por gastos o productos. Estas modificaciones deben registrarse tambin para determinar el estado real de su capital.

Para registrar todos estos movimientos, se necesita llevar un registro por cada uno de los conceptos que se operen en los que se mencionen por separado tanto los aumentos como las disminuciones de los mismos; por ejemplo se deber llevar un registro para las entradas y salidas de efectivo, cheques, documentos, etc., otro para las entradas y salidas de mercancas, otro por las deudas u obligaciones que se contraigan con los proveedores o acreedores para registrar los aumentos por compras de mercancas o cualquier otro bien que se adquiera a crdito; as como las disminuciones que se realicen por los pagos de las mismas; por lo tanto, deber llevarse un registro para todos los gastos efectuados y otro para los productos obtenidos, los cuales representan algunas modificaciones al capital.

A estos registros que deber llevar el comerciante o empresario, se les llama, en contabilidad, cuentas. Concepto de cuenta

Se le da el nombre de cuenta, a cada uno de los registros en los que se controlarn todos los movimientos (entradas o aumentos; salidas o disminuciones) de cada una de las operaciones realizadas en una negociacin o empresa.

Cada una de estas operaciones modifican dos de los renglones del balance, aumentando o disminuyendo su importe; pero en ningn caso afectan su equilibrio representado por la frmula de activo igual a pasivo ms capital.

Las cuentas mantienen una estrecha relacin con uno de los libros principales de contabilidad, que las leyes consideran como obligatorio para todas las negociaciones o empresas que acten como causantes mayores, dicho libro es conocido con el nombre de Libro Mayor.

Dicha relacin tiene su base en que, en el mencionado libro, deber dedicarse una hoja o folio para cada una de las cuentas, registrando, de un lado, todos los aumentos o entradas y del otro, las disminuciones o salidas, pero depende de qu clase de cuenta se trate.

Las cuentas, pues no son ms que documentos en los cuales se describe la historia de cada uno de los renglones del balance, de donde resulta que existen cuentas de activo, cuentas de pasivo y cuentas de capital, segn que se refieran a las propiedades de la empresa, a sus acreedores o a sus dueos, respectivamente.

Por lo que hace a los conceptos de activo y pasivo, una cuenta es suficiente para cada propiedad o para cada acreedor segn aparezcan en el balance; pero al tratarse del capital resultar muy confuso utilizar una sola cuenta para registrarla aportacin del, o de los dueos de la empresa y, adems todas las operaciones que produjeron utilidad o prdida, las cuales pueden ser muy numerosas y de muy distinta ndole.

Para evitar esta dificultad, y como una medida de orden, se acostumbra abrir una cuenta destinada a registrar el capital que el dueo o dueos de la empresa hayan aportado; y, adems, emplear un nmero ilimitado de cuentas adicionales para todos los conceptos de utilidad o prdida, segn convenga en vista de la mayor o menor informacin que sea necesaria. A estas ultimas cuentas se llama cuentas de resultados, cuentas de operacin, o cuentas de capital precisamente por referirse a los productos y a los gastos del negocio, que en todo caso afectan el importe de su capital.

En una empresa mercantil, las cuentas destinadas a registrar las afectaciones al capital, generalmente comprenden los siguientes conceptos: ventas, costo de ventas y gastos, o bien, dicho en otras palabras: productos y costos-gastos. El resultado neto de compensar estos conceptos, antagnicos por naturaleza, ser la utilidad o la prdida neta del negocio, que aumenta, o disminuye, segn el caso, el importe de su capital inicial.

Forma y tecnicismos de la cuenta

En su aspecto material, la cuenta es una hoja de papel rotulada con el nombre del rengln del balance cuya historia desee registrarse. Y como en el balance existen propiedades del lado izquierdo- y obligaciones de capital del lado derecho-, al establecer las cuentas convendr conservar estos mismos sitios como punto de partida para la separacin de los dos grupos bsicos: el de las propiedades, y el de las personas que las proporcionaron. As se tendr que todas las cuentas de activo principian por una anotacin en la mitad izquierda del papel, llamada debe quiz por referirse, en ese caso, a las propiedades que el negocio debe a sus acreedores y dueos. Por otra parte, todas las cuentas de pasivo y de capital principian por una anotacin en la mitad derecha de la cuenta, llamada, a su vez, haber, quiz tambin por referirse a la participacin que los acreedores y dueos, han o tienen en el negocio.

Nombre de la cuenta

El nombre que aparezca como encabezado en toda cuenta deber expresar, de una manera clara y concisa, la inversin, la obligacin o el capital de que se trate, de tal forma que sugiera el grupo del balance a que se refiere. As, por ejemplo, las cuentas del activo podran llamarse simplemente Caja, Clientes, Almacn, Equipo, etc., las de pasivo se llamarn con el nombre del acreedor a que se refieren, o con algn nombre genrico como el de Proveedores, Documentos por Pagar, etc., y, por ltimo, la cuenta que represente la aportacin hecha al negocio por el dueo, se llamar simplemente Capital.

Sobre este particular conviene aclarar, sin embargo, que, en la prctica, las cuentas que se han llamado de operacin o de resultados, se abren con nombres que denoten los conceptos por los cuales el dueo del negocio el capital, reciba aumentos o disminuciones. Y de esta manera se tendrn cuentas de Ventas, de Costo de Ventas, Gastos, etc., destinadas a recibir esta clase de operaciones y a proporcionar, en su oportunidad, los datos para conocer la utilidad o prdida neta que el dueo del negocio haya obtenido como resultado de sus actividades. Estas cuentas son complementarias de la cuenta de Capital.

Se puede decir que el nombre de la cuenta deber estar inspirado siempre en el movimiento que reciba; pero en ningn caso los nombres son inalterables, dependiendo en mucho su adopcin del criterio del contador encargado de los libros. As, por ejemplo, la misma cuenta podra llamarse, Cobro; en otros, Aceptaciones de Clientes; en otro ms, Pagars Pendientes de cobro, etc. de cualquier manera el significado desde el punto de vista del balance, sera el mismo, y poca o ninguna importancia tendra el cambio de nombres en la cuenta respectiva. Esta libertad para designar las cuentas tiene, sin embargo, sus limitaciones, pues sera confuso que la misma cuenta se llamara con distintos nombres en la contabilidad de la misma negociacin. Para evitar esta posible confusin, en las empresas cuya organizacin de contabilidad es bastante extensa se acostumbra hacer instructivos para uso de los empleados, pormenorizando en las distintas cuentas que pueden usarse, con la indicacin de sus nombres aceptados y de los movimientos que, dentro de la organizacin, corresponden a cada una de ellas. Estos instructivos reciben el nombre de catlogos de cuentas.

Las cinco cuentas bsicas de la contabilidad

La estructura bsica de la contabilidad en todos los sistemas es sencilla. Hay varios conceptos, definiciones de trminos, clasificaciones, principios de contabilidad aceptados y normas gubernamentales que rigen las partes de un sistema contable y cmo se relacionan entre s. El conocimiento de los conceptos, las definiciones y las reglas que gobiernan una parte de la estructura contable es esencial para comprender las otras, y cmo trabajan en conjunto. El elaborar un sistema contable es similar a construir una pared de ladrillos. Al principio puede ser difcil darse una idea de cmo lucir la pared ya terminada, pero si se siguen con cuidado los planos o las instrucciones, todas las partes del proyecto quedarn en el lugar correcto. Esto tambin es cierto en un sistema contable bien elaborado.

La estructura contable tiene cinco cuentas o clasificaciones bsicas:

1. 1. Activo

2. 2. Pasivo

3. 3. Capital

4. 4. Ingresos

5. 5. Gastos

Activo. Es un recurso econmico propiedad de un negocio, del cual se espera que rinda beneficios en el futuro. El valor del activo se determina por el costo real del artculo. Los tipos de activos de un negocio varan de acuerdo con la naturaleza de la empresa. Un pequeo negocio de servicio puede tener slo un camin, materiales y una oficina en la propia casa del dueo. Una gran tienda o una empresa fabril puede tener edificios, mobiliarios, mquinas y equipos. Algunos ejemplos de activos son el efectivo, materiales, terrenos, edificios, maquinaria, equipo y mobiliario.

Pasivo. Representan lo que el negocio debe a otras personas o entidades conocidas como acreedores. Los acreedores tienen derecho prioritario sobre los activos del negocio, antecediendo a los dueos, quienes siempre vendran en ltimo lugar. En caso de disolucin de un negocio, se debe pagar primero a los acreedores legales con el producto de la venta de los activos, y el saldo de efectivo remanente queda para los dueos. Como ejemplos de pasivos pueden mencionarse las cuentas por pagar, los sueldos o salarios por pagar, los impuestos por pagar y las hipotecas por pagar.

Capital. Es la aportacin de los dueos, que a menudo se conoce como capital. Representa la parte de los activos que pertenecen al dueo del negocio. Es la diferencia entre el monto de los activos que posee el negocio y los pasivos que debe. Capital contable y "capital neto son otros trminos de uso frecuente para designar la participacin de los dueos. Una empresa individual es propiedad de un solo dueo. ste tiene la facultad de retirar del negocio el efectivo o cualquier otro activo para su uso personal, en cualquier momento. Siempre que el dueo retira activos disminuye su participacin o capital en el negocio, y a esto se le conoce como retiro.

Ingresos. Representan recursos que recibe el negocio por la venta de un servicio o producto, en efectivo o a crdito. Cuando el cliente no paga en efectivo por el servicio o producto, se produce una venta a crdito y se conoce como cuenta por cobrar. Los ingresos se consideran como ganancia en el momento en que se presta el servicio o se vende el producto, y no en el que se recibe el efectivo. Los ingresos aumentan el capital del negocio. Algunos ingresos son los ingresos por honorarios y las ventas.

Gastos. Comprenden activos que se han usado, consumido o gastado en el negocio con el fin de obtener ingresos. Los gastos disminuyen la participacin del dueo den el negocio. Algunos tipos de gastos son el alquiler, los seguros, los materiales, viticos, gasolinas y lubricantes, reparacin y mantenimiento, y los diversos.

PRINCIPALES CUENTAS DE LA CONTABILIDAD

En la contabilidad, los registros de Activo, Pasivo y Capital se componen a su vez en cuentas contables.En cada cuenta se deben registrar el movimiento, y esto sirve para llevar un mejor control y mas detallado de los resultados y/o movimientos de un negocio o empresa.

Denominacin y movimiento de las principales cuentas

Principales cuentas de activo

En las cuentas de activo existen algunas que tienen un movimiento similar o constante, y tambin se agrupan de acuerdo a estas caractersticas.

Las cuentas de activo que tienen un movimiento constante son:

Nombre de la CuentaDescripcinAumentaDisminuye

CajaRepresenta el dinero en efectivo, cheques y pagares de tarjetas de crdito, giros bancarios, postales, telegrficos, etc.

Cuando se recibe efectivo o alguno de los documentos descritosCuando se paga en efectivo o se deposita en bancos

BancosEs el valor de los depsitos a favor del negocio, hechos en instituciones bancarias.

Cuando se deposita dinero o valores al cobroCuando se expiden cheques contra el banco

MercancasEs todo aquello que es objeto de compra venta.Cuando se compran o nos devuelven mercancas.Cuando se venden o se devuelven mercancas.

ClientesSon las personas que deben al negocio por haberles vendido mercancas a crdito, y a quienes no se exige especial garanta documental. Cada vez que se venden mercancas a crdito.Cuando el cliente paga total o parcialmente la cuenta, devuelve mercancas o se le concede alguna rebaja.

Documentos

por cobrarSon ttulos de crdito a favor del negocio, tales como letras de cambio, pagars, etc.Cuando se reciben letras de cambio o pagares a favor del negocioCada vez que se cobra o se endosa uno de estos documentos o cuando se cancelan.

Deudores

diversosSon las personas que deben al negocio por un concepto distinto al de venta de mercancas.

Cada vez que nos quedan a deber por un concepto distinto de venta de mercancas.Cuando dichas personas hacen pagos a cuenta o en liquidacin o devuelven los valores que estaban a su cargo.

Algunas de la cuentas de activo que representan los bienes muebles e inmuebles y que tienen movimiento semejante, que aumentan cada vez que se compra uno de estos bienes y disminuyen cuando se venden o se dan de baja por inservibles son:

Nombre de la Cuenta

Descripcin

TerrenosSon los predios que pertenecen al negocio, empresa o persona.

EdificiosSon las casas, edificios, locales, etc., propiedad del negocio, empresa o persona.

Mobiliario y equipoSon los escritorios, sillas, mesas, libreros, mostradores, bsculas, vitrinas, maquinas de oficina, etc.

Equipo de computo electrnicoSon las unidades centrales de proceso (CPU), monitores, teclados, impresoras, drives, scanners, ploters, entre otros.

Equipo de entrega o repartoSon vehculos de transporte tales como camiones, camionetas, motocicletas, bicicletas, etc. Que se usan para el reparto de las mercancas.

Tambin en el activo se utilizan otro tipo de cuentas, en las que se detallan diversas operaciones que se pueden realizar en el negocio como son:

Nombre de la CuentaDescripcinAumentaDisminuye

Depsitos en garantaEsta constituida por los cotarros que amparan cantidades que se dejan en guarda para garantizar valores o servicios que el negocio va a disfrutar.

Cada vez que se deja en guarda dinero o valores.Cuando nos devuelvan el importe de dichos depsitos.

Gastos

de instalacinSon los gastos que se hacen para acondicionar el local a las necesidades del negocio.Cuando se hacen los gastos para acondicionar el local.Por la parte proporcional que de dichos gastos se vaya amortizando por el uso o por el tiempo que transcurre.

Papelera

y tilesSon los materiales y tiles que se emplean en la empresa, como papel, papel carbn, sobres, plumas, lpices, facturas, remisiones, etc.Cuando se compran artculos de papelera y tiles de escritorio.Por el valor de los materiales que se vayan utilizando.

Propaganda

o publicidadSon los medios por los cuales se da a conocer al pblico determinada actividad, como son folletos, volantes, anuncios en diarios, revistas, etc.

Cada vez que se pague por la propaganda o publicidad.Por la parte de propaganda o publicidad que se vaya utilizando.

Primas

de segurosSon los pagos que se hacen a las compaas aseguradoras, para asegurar los bienes de la empresa.

Cada vez que se pague a las compaas aseguradoras.Por la parte proporcional que de las primas pagadas se haya disfrutado del servicio.

Rentas pagadas por anticipadoEs el importe de una o varias rentas correspondientes al local del negocio, que aun no estando vencidas se pagaron anticipadamente.

Cada vez que se paguen por anticipado rentas.Por la parte proporcional que del servicio se haya disfrutado por el transcurso del tiempo.

Intereses pagados por anticipadoSon los intereses que se pagan antes de la fecha del vencimiento del crdito.

Cada vez que se paga por anticipado el importe de los intereses del crdito. Por la parte proporcional que de dichos intereses se haya convertido en gasto.

Principales cuentas del Pasivo

Las cuentas de pasivo nos sirven para registrar todas y cada una de las obligaciones y deudas que contrae la empresa, ya sea con proveedores de mercancas, personas ajenas al movimiento de la empresa, instituciones financieras, etc. Sus principales cuentas son:

Nombre de la CuentaDescripcinAumentaDisminuye

ProveedoresSon las personas o casas comerciales a quienes debemos por haberles comprado mercancas a crdito, sin darles ninguna garanta documental.

Cada vez que se compran mercancas a crdito.Cuando se paga total o parcialmente la cuenta, se devuelven mercancas o nos conceden alguna rebaja.

Documentos por pagarSon los ttulos de crdito a cargo del negocio, tales como letras de cambio, pagares, etc.

Cuando se expiden letras de cambio o pagares a cargo del negocio.Cada que se pague total o parcialmente, o cuando se cancele cada uno de estos documentos.

Acreedores diversosSon las personas a quienes debemos por un concepto distinto al de la compra de mercancas.

Cada vez que quedamos a deber por concepto distinto al de compra de mercancas.Cuando se pagan parcial o totalmente estas cuentas o se devuelven al acreedor los valores que estaban a nuestro cargo.

Hipotecas por pagarSon las obligaciones que se tienen como garanta la escritura de bienes inmuebles.

Cada vez que se reciben prestamos cuya garanta es algn bien inmueble.Por los pagos que se hagan a cuenta o liquidacin total de dichos prestamos hipotecarios.

Intereses cobrados por anticipadoSon los intereses que aun no estn vencidos y que se han cobrado anticipadamente.

Cada vez que se cobren intereses por anticipado.Por la parte proporcional que de dichos intereses se haya convertido en utilidad.

Rentas cobradas por anticipadoEs el importe de una o varias rentas que aun no estando vencidas se hayan cobrado anticipadamente.

Cada vez que se cobren rentas por anticipado.Por la parte proporcional que de dichas rentas se haya disminuido conforme el transcurso del tiempo

Cuentas de Capital

La cuenta de Capital tiene movimiento al principiar el ejercicio, por la diferencia que existe entre el Activo y el Pasivo; durante el mismo, por las nuevas aportaciones o retiros de capital que haga el propietario y al terminar, por la utilidad o por la prdida neta y por el saldo que arroje la cuenta de Gastos particulares.

Se sabe que la cuenta de Capital es la que, en esencia, representa al dueo o dueos de la empresa. Por lo tanto, todos los productos y todos los gastos que resulten de las operaciones practicadas modifican ese capital, aumentndolo si se trata de productos, o bien disminuyndolo, en el caso de costos y gastos.

Al registrar las operaciones de compra venta de una empresa, en las cuentas de capital, da origen al llamado estado de prdidas y ganancias, o estado de resultados. Este documento se integra con los tres elementos fundamentales:

a. a. Productos provenientes de la venta de mercancas o servicios.

b. b. Costo de las mercancas o servicios proporcionados a cambio de los productos percibidos.

c. c. Gastos que inevitablemente ha sido necesario hacer para mantener el negocio en marcha.

Tratndose de un negocio comercial en el que se compra y se vende mercanca, con los costos y gastos usuales en esta clase de empresas, se acostumbra llevar, cuando menos, las siguientes cuentas: Ventas, Costo de Ventas, Gastos de Venta, Gastos de Administracin, Gastos y Productos Financieros, Otros Gastos y Productos e Impuestos sobre la Renta.

Por la naturaleza misma de estas cuentas, destinadas a analizar las fluctuaciones del capital como consecuencia de las operaciones del negocio y que, por lo tanto, expresan el resultado de sus actividades, se les llama indistintamente cuentas de capital, de operacin o de resultados.

Cuentas principales del estado de prdidas y ganancias

Como en el balance general, el Estado de prdidas y ganancias o Estado de resultados, se forma por cuentas contables, en las que se registran todas y cada una de las operaciones que tiene la empresa y que afectan, en forma directa o indirecta, las utilidades, ya sean ingresos o egresos.

Estas cuentas nos sirven para clasificar por tipos de ingresos, y egresos, cada operacin que se realiza en la empresa. Si son ingresos se puede saber cuanto importe en ventas se efecto, cuantos intereses se ganaron, cuantas comisiones se cobraron, etc.; si son de egresos se puede saber cuanto se gasto en sueldos, luz, papelera, etc.

Cada una de estas cuentas tiene su terminologa contable as como su descripcin, de acuerdo a su movimiento y a las operaciones que se registran:

Ventas totales. Se registra el total de las mercancas entregadas a los clientes, vendidas al contado o a crdito.

Devoluciones sobre ventas. Se entiende el valor de las mercancas que los clientes devuelven por que no les satisface la calidad, el precio, estilo, color, etc.

Rebajas sobre ventas. Se entiende el valor de las bonificaciones que sobre el precio de venta de las mercancas se concede a los clientes, cuando dichas mercancas tienen algn defecto o son de menor calidad que la convenida.

Descuentos sobre ventas. Son las bonificaciones que se conceden a los clientes por pagar stos, las mercancas adeudadas, antes del plazo estipulado.

Compras. Son el valor de las mercancas adquiridas, ya sea al contado o a crdito.

Gastos de compra. Son todos los gastos que se efectan para que las mercancas adquiridas lleguen hasta su destino.

Devoluciones sobre compras. Son el valor de las mercancas devueltas a los proveedores.

Rebajas sobre compras. Son el valor de las bonificaciones que sobre el precio de compra nos conceden los proveedores.

Descuento sobre compras. Son las bonificaciones que nos conceden los proveedores por liquidar el importe de las mercancas antes de la fecha estipulada.

Inventario inicial. Es el valor de las mercancas que se tienen en existencia al dar principio el ejercicio.

Inventario final. Es el valor de las mercancas existentes al terminar el ejercicio.

Gastos de venta o directos. Son todos los gastos que tienen relacin directa con la promocin, realizacin y desarrollo del volumen de las ventas, por ejemplo: sueldos del personal de ventas, comisiones a vendedores, propaganda, consumo de material de envoltura, fletes y acarreos de mercancas vendidas, etc.

Gastos de administracin o indirectos. Son todos los gastos que tienen como funcin el sostenimiento de las actividades destinadas a mantener la direccin y administracin de la empresa, y que slo de un modo indirecto estn relacionadas con la operacin de vender; por ejemplo: sueldo del personal de administracin honorarios del contador, papelera, etc.

Gastos y productos financieros. Son las prdidas y utilidades que provienen de operaciones que constituyen la actividad o giro principal del negocio, por ejemplo: los descuentos sobre ventas, los descuentos sobre compras, los intereses por documentos a nuestro cargo, los intereses por documentos a nuestro favor, etc.

Otros gastos y productos. Son las prdidas o utilidades que provienen de operaciones que no constituyen la actividad o el giro principal del negocio; tambin se puede decir que son prdidas o utilidades que provienen de operaciones eventuales que no son de la naturaleza del giro principal del negocio, por ejemplo: prdida o utilidad en venta de activos fijos, dividendos de acciones que posea la empresa, comisiones cobradas, rentas cobradas, etc.

Cargos y abonos de las cuentas

Una vez establecidas las cuentas, ser necesario registrar las operaciones del negocio a medida que se realicen. Si de ellas resulta que los activos aumentan, las cuentas correspondientes debern incrementarse, sumando las nuevas propiedades a las ya existentes, para lo cual ser necesario hacer una nueva anotacin en el debe, llamada cargo o dbito. En cambio, si la operacin realizada ocasiona una disminucin de los activos, ser necesario restar su importe a lo anterior, y para ello deber hacerse una anotacin del lado derecho, registrando lo que se llama un abono o crdito.

En esta forma, las cuentas de activo, que expresan propiedades, comienzan por un cargo; todos los aumentos a esas propiedades deben tambin cargarse, para sumar su importe al de las existentes en un principio; y, en cambio, todas las disminuciones debern abonarse, para restar su importe de la suma anterior y determinar en esta forma el importe de las nuevas existencias, o sea el saldo de la cuenta, en este caso saldo deudor.

Si de las operaciones de la empresa resulta que el pasivo o el capital aumentan, las anotaciones correspondientes debern hacerse del lado derecho de las cuentas respectivas, con el fin de sumar su importe a las partidas anteriores; es decir, deberan abonarse. En cambio, si en vista de las operaciones realizadas es necesario disminuir el pasivo o el capital, las anotaciones respectivas debern hacerse del lado izquierdo cargos- para disminuir, por su importe, el de los pasivos o capitales de que se trate. En estas condiciones las cuentas relativas a los acreedores y a los dueos tendr en todo caso saldos acreedores.

Las cuentas de activo tienen el signo ms, del lado izquierdo y el signo menos del lado derecho; mientras las cuentas de pasivo y de capital tienen el signo menos del lado izquierdo y el signo ms del lado derecho. Este mecanismo es invariable. Al conjunto de los cargos se llama movimiento deudor, y al de los abonos, movimiento acreedor. Cuando ambos movimientos suman la misma cantidad se dice que la cuenta est saldada.

Cuentas de activoCuentas de pasivo y capital

DebeHaberDebeHaber

(+)(-)(-)(+)

Movimiento deudorMovimiento acreedorMovimiento deudorMovimiento acreedor

En virtud de la teora de la partida doble, toda transaccin comercial es la causa que provoca dos efectos sobre los renglones del balance; y como estos renglones estn, a su vez, transcritos en las cuentas, resulta que cada operacin provocar una doble anotacin en las cuentas mismas, siendo una de ellas cargo y la otra abono. Establecidas al final las reglas, se puede llegar a la conclusin de que:

1. 1. Una cuenta se carga:

a. a. Cuando aumenta el activo

b. b. Cuando disminuye el pasivo, o

c. c. Cuando disminuye el capital

2. 2. Una cuenta se abona:

a. a. Cuando aumenta el pasivo,

b. b. Cuando aumenta el capital, o

c. c. Cuando disminuye el activo

Para controlar correctamente los valores es necesario que las cuentas contengan dos columnas para registrar en ellas los aumentos o disminuciones, por las operaciones realizadas, que sufren los conceptos de Activo, Pasivo y Capital.

Cada columna tiene su nombre:

Debe. Es la columna que se encuentra del lado izquierdo.

Haber. Es la columna que se encuentra del lado derecho.

Cada una de las anotaciones que se hacen en el Debe y Haber se llaman:

Cargar o debitar. Son las anotaciones de cantidades en la columna del Debe de la cuenta.

Abonar o acreditar. Son las anotaciones de cantidades en la columna del Haber de la cuenta.

Movimientos y saldos

Para representar los movimientos y saldos de una cuenta, esta se representa por un esquema llamado esquema de cuenta o esquema de mayor.

DebeHaber

Cargar o debitarAbonar o acreditar

Los movimientos de la cuenta son las sumas de los cargos y de los abonos de la misma. Existen dos clases de movimientos:

Movimiento deudor. Es la suma de los cargos de una cuenta.

Movimiento acreedor. Es la suma de los abonos de una cuenta.

Cuando a una cuenta se le suman sus cargos y/o sus abonos, estos movimientos se restan entre si, y dan como resultado el saldo.

Saldo. Es la diferencia entre el movimiento deudor y acreedor de una cuenta.

Existen dos tipos de saldos:

Saldo deudor. Es cuando una cuenta tiene un movimiento deudor mayor que el acreedor.

Saldo acreedor. Es cuando el movimiento acreedor de una cuenta es mayor que el movimiento deudor.

Cuenta saldada o cerrada. Esto sucede cuando los movimientos deudores y acreedores de una cuenta son iguales y no existe diferencia entre ellos.

CAPTULO 4

CLASIFICACIN DEL

ACTIVO Y PASIVO

CLASIFICACIN DEL ACTIVO

Considerando que el Activo est formado por bienes y derechos de distinta naturaleza, se ha optado su clasificacin en grupos formados con valores homogneos. La clasificacin de los valores que forman el Activo, se debe hacer atendiendo a su grado de disponibilidad. Se entiende por Grado de disponibilidad, a la facilidad que se tiene para convertir en dinero efectivo el valor de un determinado bien. Se dice que un bien tiene mayor grado de disponibilidad, en tanto sea ms fcil su conversin en dinero efectivo, y menor grado de disponibilidad, en tanto sea menos fcil su conversin en dinero.

Atendiendo a su mayor y menor grado de disponibilidad, los valores que forman el Activo se clasifican en tres grupos:

Activo circulante,

Activo Fijo, y

Activo diferido o Cargos diferidos.

El activo circulante. Se forma por todos los bienes y derechos del negocio que estn en rotacin o movimiento constante y cuya principal caracterstica es su fcil conversin en dinero efectivo.

A manera de ejemplo, se presentan las principales cuentas del Activo circulante y el orden que guardan en atencin a su grado de disponibilidad:

a) Efectivo en Caja

d) Documentos por cobrar

b) Efectivo en bancos

e) Deudores diversos

c) Clientes

f) Mercancas

Caja y Bancos. Por estar constituidos por monedas de curso legal o sus equivalentes, propiedad de una entidad y disponibles para su uso en la operacin, tales como depsitos bancarios en cuentas de cheques, dinero en efectivo, deben aparecer en primero y segundo lugar en el activo circulante.

La cuenta de Clientes debe aparecer en el Activo circulante despus de bancos, por representar derechos exigibles a corto plazo y que se pueden convertir fcilmente en dinero efectivo.

Documentos por cobrar. Aparece en el Activo circulante, por la fcil conversin de los documentos en dinero efectivo; su valor se recupera rpidamente debido a que su vencimiento por lo regular es corto.

Cuando el negocio acostumbra descontar sus documentos, o sea, cobrarlos antes de su vencimiento, mediante un descuento, su conversin es ms rpida que la de clientes, por lo que, en estas ocasiones y atendiendo a su mayor grado de disponibilidad, debe aparecer primero que clientes.

La cuenta de Deudores diversos tambin debe figurar en el Activo circulante por su fcil conversin en dinero efectivo.

El vencimiento de la Cuentas por cobrar Clientes, Documentos por cobrar y Deudores diversos- debe ser en un plazo no mayor de un ao, para poderlas considerar como un Activo circulante. En el caso de que el plazo de cobro sea mayor al ao, se deben considerar como un activo a largo plazo o fijo.

La cuenta de Mercancas debe aparecer despus de las cuentas y documentos por cobrar en el activo circulante ya que para su conversin en dinero efectivo, primero se deben convertir en cuenta por cobrar al vender las mercancas o si se vende de contado primero debe realizarse la venta. Es circulante debido a que constantemente se estn realizando.

Activo fijo. Este grupo se forma por todos aquellos bienes y derechos propiedad del negocio que tienen cierta permanencia o fijeza y se adquieren con el propsito de usarlos en la generacin de riqueza para el negocio y no para venderlos; naturalmente que cuando se encuentre en malas condiciones o no presten un servicio efectivo, s pueden venderse o cambiarse.

Los principales bienes y derechos que forman el Activo fijo, son:

a) Terrenos

e) Equipo de reparto

b) Edificios

f) Acciones y valores

c) Mobiliario y equipo de oficina

d) Equipo de cmputo electrnico

Tambin deben figurar en el Activo fijo las acciones, bonos que el negocio ha adquirido de otras compaas, pues son inversiones de carcter permanente, o sea que no se han adquirido con el objeto de venderlas y tener una rpido conversin en dinero efectivo.

Activo diferido o Cargos diferidos. Este grupo est formado por todos aquellos gastos pagados por anticipado, por los que se tiene el derecho de recibir un servicio, ya sea en el ejercicio en curso o en ejercicios posteriores.

Los principales gastos pagados por anticipado que forman el Activo diferido o Cargos diferidos, son:

Gastos de instalacin

Papelera y tiles

Propaganda o publicidad

Primas de seguros

Rentas pagadas por anticipado

Intereses pagados por anticipado

Los gastos pagados por anticipado se consideran como un Activo, porque nos dan el derecho de disfrutar de un servicio equivalente a la cantidad pagada anticipadamente.

Los gastos pagados por anticipado tienen como caracterstica que su valor va disminuyendo conforme se van utilizando o consumiendo conforme transcurre el tiempo. Pongamos, por ejemplo, la compra de papelera y tiles por $50,000.00 que se hizo el mes de enero; es natural que para el mes de diciembre no se tenga la misma cantidad, ya que su valor ha ido disminuyendo conforme se ha utilizado o consumido dicha papelera.

Con el ejemplo anterior, se aprecia que de los gastos pagados por anticipado, nicamente se debe considerar gasto la parte consumida o utilizada, y activo diferido la parte por consumir.

CLASIFICACIN DEL PASIVO

Teniendo en cuenta que tambin el Pasivo est formado por deudas y obligaciones de distinta naturaleza, se ha juzgado conveniente clasificar stas en grupos formados con valores homogneos.

La clasificacin de las deudas y obligaciones que forman el Pasivo se debe hacer atendiendo a su grado de exigibilidad. Se entiende como grado de exigibilidad al plazo de que se dispone para liquidar una deuda o una obligacin. Se tiene mayor grado de exigibilidad, en tanto sea menor el plazo de que se dispone para liquidar una deuda y menor grado de exigibilidad, en tanto sea mayor el plazo de que se dispone para liquidar una deuda.

En atencin a su mayor y menor grado de exigibilidad, las deudas y obligaciones que forman el Pasivo se clasifican en tres grupos:

Pasivo circulante o flotante,

Pasivo fijo o consolidado,

Pasivo diferido o Crditos diferidos.

Pasivo circulante o flotante. Se forma por todas las deudas y obligaciones cuyo vencimiento sea en un plazo menor de un ao; dichas deudas y obligaciones tienen como caracterstica principal que se encuentran en constante movimiento o rotacin.

Las principales deudas y obligaciones que forman el Pasivo circulante o flotante son:

Proveedores

Documentos por paga

Acreedores diversos

Pasivo fijo o consolidado. Este grupo est formado por todas las deudas y obligaciones con vencimiento mayor de un ao, contado a partir de la fecha del Balance.

Las principales deudas y obligaciones que forman el Pasivo fijo o consolidado son:

Hipotecas por pagar o Acreedores hipotecarios

Documentos por pagar (a largo plazo)

Cuando existan crditos a pagar a largo plazo, digamos a cinco aos, de los cuales se debe cubrir mensual o anualmente una parte determinada, dicha parte debe considerarse un Pasivo circulante y, el resto del crdito, un Pasivo fijo o consolidado.

Pasivo diferido o Crditos diferidos. Este grupo lo forman todas aquellas cantidades cobradas anticipadamente, por las que se tiene la obligacin de proporcionar un servicio, tanto en el mismo ejercicio como en los posteriores.

Los principales servicios cobrados por anticipado que integran el Pasivo diferido o Crditos diferidos, son:

Rentas cobradas por anticipado

Intereses cobrados por anticipado

Las cantidades cobradas por anticipado se deben considerar un Pasivo, porque generan la obligacin de proporcionar un servicio equivalente a la cantidad cobrada anticipadamente.

Los servicios cobrados por anticipado tienen como caracterstica que su valor va disminuyendo con el transcurso del tiempo o conforme se vayan proporcionando dichos servicios, por ejemplo, el cobro anticipado de dos aos de renta con valor de $ 60,000.00 cada uno, que se recibi al principio del ejercicio, es natural que al terminar el plazo no se tenga el mismo importe, ya que su valor ha ido disminuyendo segn ha transcurrido el tiempo.

Con el ejemplo anterior, se puede apreciar que de los servicios cobrados por anticipado nicamente se debe considerar utilidad la parte disminuida por el transcurso del tiempo y el resto, un Pasivo diferido.

No debe olvidarse que todo servicio cobrado por anticipado es convertible en utilidad conforme transcurre el tiempo o se vayan proporcionando dichos servicios.

CAPTULO 5

BALANCE GENERAL O

ESTADO DE SITUACIN FINANCIERA

GENERALIDADES

Balance general o Estado de situacin. Es el documento contable que presenta la situacin financiera de un negocio en una fecha determinada. El Balance general presenta la situacin financiera de un negocio, porque muestra clara y detalladamente el valor de cada una de los bienes, derechos, propiedades y obligaciones, as como el valor del capital.

La situacin financiera de un negocio se advierte por medio de la relacin que existe entre los bienes y derechos que forman su Activo y las obligaciones y deudas que forman su Pasivo; para mayor claridad, supongamos dos negocios que tienen los siguientes Activos y Pasivos:

Compaa Uno, S.A., de C.V.

BALANCE GENERAL

Activo$ 2,000,00000

Pasivo...200,00000

Capital...1,800,00000

Compaa Dos, S.A., de C.V.

BALANCE GENERAL

Activo$ 2,000,00000

Pasivo...1,900,00000

Capital...100,00000

En el primero, la situacin financiera es mucho ms favorable que en el segundo, ya que el Activo garantiza ampliamente el valor del Pasivo, esto es, con el Activo se puede liquidar fcilmente el Pasivo; mientras que en el segundo, se tendra que realizar el Activo, a veces a menos del costo, para poder liquidar el Pasivo, y quiz no totalmente.

El Balance general nicamente presenta la situacin financiera de un negocio en una fecha determinada, o sea, la del da en que se practica, porque si se hiciera un nuevo Balance al da siguiente, no presentara exactamente la misma situacin, debido a que los saldos de las cuentas seran distintas, aun cuando no se practicara ninguna actividad, pues hay operaciones que se realizan solas, es decir, sin la intervencin de ninguna persona; por ejemplo, la baja de valor que sufre el mobiliario por el transcurso del tiempo; la amortizacin que sufren los gastos de instalacin, etc.

La situacin financiera de la empresa no slo le interesa conocerla al propietario, socios o accionistas; existen otras personas, principalmente el Estado, a las que tambin les importa, por lo siguiente:

A los propietarios, socios, o accionistas les interesa conocer la situacin financiera de la empresa, para saber si los recursos invertidos en ella han sido bien administrados y si han producido resultados satisfactorios.

Al Estado, o sea, al gobierno le interesa conocer la situacin financiera de la empresa, para saber si el pago de los impuestos respectivos ha sido determinado correctamente.

A los acreedores instituciones de crdito, particulares que otorgan prstamos o proveedores que conceden crdito les interesa conocer la situacin financiera de la empresa, para conceder el crdito que alcancen a garantizar ampliamente los recursos de la empresa.

Para que la situacin financiera indicada en el Balance sea lo ms exacta posible, se deben incluir absolutamente todo el Activo y todo el Pasivo, correctamente valorizados, es decir, con su verdadero valor, pues cualquier alteracin, tanto de ms como de menos, se reflejar directamente en el capital.

A fin de que el Balance se pueda interpretar con mayor facilidad, el Activo y el Pasivo deben aparecer correctamente clasificados.

El Balance general debe contener los siguientes datos:

Nombre de la empresa o nombre del propietario

Encabezado2. Indicacin de que se trata de un Balance general.

Fecha de formulacin

Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que formen el Activo

Cuerpo2. Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que formen el Pasivo

Importe del capital contable

El contador que lo hizo y autoriz

Firmas

Del propietario del negocio

FORMAS DE PRESENTAR EL BALANCE

El Balance general se puede presentar de dos formas:

En forma de reporte

En forma de cuenta

Balance general en forma de reporte

Consiste en clasificar y anotar el Activo y el Pasivo, en una sola pgina, de tal manera que a la suma del Activo se le pueda restar verticalmente la suma del Pasivo, para determinar el capital contable. Ejemplo:

BALANCE GENERAL CON FORMA DE REPORTE

Activo

__________

$ ________ __

____________

________ __

__________ _______

________ __

______________

________ __

Total Activo

$ 5,000,000.00

Pasivo

__________

$ ________ __

_______ _______

________ __

Total Pasivo

2,000,000.00

Capital contable

$ 3,000,000.00

De acuerdo con lo anterior, vemos que el Balance general con forma de reporte se basa en la frmula:

Activo Pasivo = Capital

Que por medio de literales queda expresado:

A P = C

Esta frmula anterior se conoce con el nombre de frmula del capital.

A efecto de ilustrar las explicaciones anteriores se presenta mas adelante un modelo de Balance general en forma de reporte.

Para que el Balance tenga buena presentacin se deben tener en cuenta las siguientes indicaciones:

El nombre del negocio se debe anotar en el centro de la hoja, en la primera lnea.

La fecha de presentacin se debe anotar dejando una sangra ms o menos de tres centmetros en la segunda lnea.

La tercera lnea se debe transformar en doble, con el fin de separar el encabezado del cuerpo del Balance.

Los nombre Activo, Pasivo y Capital contable se deben anotar en el centro del espacio destinado para anotar el nombre de las cuentas.

El nombre de cada uno de los grupos que constituyen el Activo y el Pasivo se debe anotar al margen de la hoja.

El nombre de cada una de las cuentas se debe anotar dejando una pequea sangra, con el objeto de que no se confundan los nombres de las cuentas con el de los grupos.

nicamente el signo de pesos ( $ ) debe preceder a la primera cantidad de cada columna, a los totales y a las cantidades que se escriban despus de un corte.

Los cortes deben abarcar toda la columna.

nicamente el resultado final se corta con dos lneas horizontales.

No se deben dejar renglones en blanco.

Anotacin de las cantidades. La anotacin de las cantidades es muy importante; se debe hacer de tal manera que para determinar el Capital contable, al total del Activo se le restar verticalmente el total del Pasivo. A continuacin se indica la forma ms conocida.

El estado de situacin financiera puede presentarse de dos formas:

1. 1. En forma de reporte.

2. 2. En forma de cuenta.

La primera forma tambin se llama forma vertical o forma estructural que consiste en presentar las partidas; en primer trmino los activos con una suma total de ellos. A continuacin se enumeran las partidas del pasivo y del capital contable y se suman; su total debe coincidir con la suma de las partidas de activo. Esta forma de presentacin es muy til cuando se deseen comparar estados de situacin financiera de varios periodos.

EN FORMA DE REPORTE.

ACTIVO

Circulante

Fijo

Intangibles

Otros activos

Total activo$

$

PASIVO

A corto plazo

A largo plazo

Total pasivo$

$

CAPITAL CONTABLE

Capital contribuido

Capital ganado

Total capital contable

Total pasivo y capital contable$

$

$

A la forma tradicional de presentacin del estado de situacin financiera se le denomina en forma de cuenta. Presenta todos los activos en el lado izquierdo y a la derecha los pasivos y el capital contable.

EN FORMA DE CUENTA.

ACTIVO

Activo circulante

Activo fijo

Activo intangible

Otros activos

Total activo

$

$PASIVO

Pasivo a corto plazo

Pasivo a largo plazo

Total pasivo

CAPITAL CONTABLE

Capital contribuido

Capital ganado

Total capital contable

Total pasivo y capital contable

$

$

$

$

$

A continuacin se presentan un modelo del Estado de Situacin Financiera en forma de cuenta y en forma de reporte:

LA QUERETANA, S.A. DE C.V.

ESTADO DE SITUACIN FINANCIERA AL 31 DE DICIEMBRE DE 1999.

En miles de pesos

ACTIVO

ACTIVO CIRCULANTE

Efectivo

130000

Inversiones en valores realizablesnota C

35000

Cuentas por cobrarnota D131500

Menos: Estimacin de cuentas incobrables7650123850

Inventarios

nota E

255000

Pagos anticipados

2370

Total del activo circulante

546220

ACTIVO FIJO

Terrenos

9100

Maquinaria y mobiliario de oficina

447500

Menos: Depreciacin acumulada197136250364

Total del activo fijo

259464

OTROS ACTIVOS

nota F

8700

Total del activo

814384

PASIVO

PASIVO A CORTO PLAZO

Proveedores

88000

Impuestos por pagarnota G

1900

Anticipo de clientesnota H

3500

Total de pasivo a corto plazo

93400

PASIVO A LARGO PLAZO

Acreedores hipotecarios

47000

Total pasivo

140400

CAPITAL CONTABLE

CAPITAL SOCIAL

650000

INSUFICIENCIA EN LA ACTUALIZACIN DEL CAPITAL CONTABLE

6000

RESERVA LEGAL

13000

UTILIDADES POR APLICAR

2000

UTILIDAD DEL EJERCICIO

6984

Total de capital contable

673984

Total de pasivo y capital contable

814384

Las notas adjuntas son parte de este estado.

DIRECTOR GENERAL

CONTADOR GENERAL

CAPTULO 6

BALANCE COMPARATIVO

LOS AUMENTOS Y LAS DISMINUCIONES DEL ACTIVO, PASIVO Y CAPITAL CONTABLE.

Para conocer el aumento o la disminucin del Capital contable, as como las modificaciones que han sufrido el Activo y el Pasivo por las operaciones practicadas, es necesario hacer una comparacin entre el Balance existente al principio del ejercicio y el actual. El Balance existente al principio del ejercicio se conoce con el nombre de Balance inicial y el actual como Balance final.

El documento en el cual se comparan el balance inicial y el Balance final se llama Balance comparativo.

BALANCE COMPARATIVO

Es el documento contable que muestra los aumentos o disminuciones que han tenido el Activo, el Pasivo y el Capital Contable por las operaciones efectuadas durante el ejercicio.

Los aumentos y disminuciones del Activo y del Pasivo ya fueron tratados en los captulos 3 y 4; por lo tanto, nicamente se analizarn los aumentos y disminuciones del Capital contable.

AUMENTOS DEL CAPITAL CONTABLE

El Capital contable aumenta cuando la empresa percibe ingresos o cuando recibe aportaciones adicionales de capital.

Ingresos. Son las utilidades que generan los bienes o servicios prestados por la empresa.

Aportaciones adicionales de Capital. Son las entregas en efectivo o en especie que hacen los socios para aumentar la inversin original de Capital social.

Los aumentos del capital contable que producen tanto los ingresos como las aportaciones adicionales de Capital aumentan el Activo o disminuyen el Pasivo. Ejemplos:

Se cobraron en efectivo rentas por valor de $ 40 000.00

+Activo en Caja.. $ 40,000.00

+Capital por Ingresos (rentas cobradas)... 40,000.00

Se paga a un proveedor adeudo por $ 50,000.00, con la comisin que ganamos por haber vendido mercancas de su propiedad.

Pasivo en Proveedores................$ 50,000.00

+Capital por Ingresos (comisiones ganadas)........ 50,000.00

El propietario de la empresa increment su Capital con una entrega hecha en efectivo por valor de $ 30,000.00.

+Activo en Caja.. $ 30,000.00

+Capital por Aportacin adicional......... 30,000.00

DISMINUCIONES DEL CAPITAL CONTABLE

El Capital contable disminuye cuando la empresa causa egresos o cuando acepta reducciones parciales de Capital.

Egresos. Son los gastos que originan los bienes o servicios consumidos por la empresa.

Reducciones parciales de Capital. Son los retiros en efectivo o en especie que hacen los socios para disminuir la inversin original del Capital social.

Las disminuciones del Capital contable que originan tanto los egresos como las reducciones parciales de Capital disminuyen el Activo o aumentan el Pasivo. Ejemplos:

Se pagaron en efectivo $ 20,000.00 por el servicio de energa elctrica.

Activo en Caja...$ 20,000.00

Capital por Egresos (consumo de energa

Elctrica). 20,000.00

El servicio telefnico que ascendi a $ 10,000.00, se qued a deber.

+Pasivo en Acreedores diversos.$ 10,000.00

Capital por Egresos (uso del servicio telefnico) 10,000.00

El propietario de la empresa disminuy su Capital con un retiro de mercancas por valor de $ 40 000.00

Activo en Merc