CURSO DE ADMINISTRACIÓN DEL TECNICO SUPERIOR...

Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid

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CURSO DE ADMINISTRACIÓN DEL TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO

DE KINAL/UNIS

El curso de Administración se divide en ocho clases (dos por cada

trimestre) 5 de ellas se refieren de forma directa a las funciones del

proceso administrativo: Planeación, organización, integración, dirección y

control. Las tres restantes van en este orden: La primera, Fundamentos de

administración sienta las bases sobre las que trabajaremos el resto del

curso. La tercera de las ocho brinda varias herramientas: contables de

planeación y mercadeo. Y en la última se pone en práctica el contenido del

curso, sintetizándolo en un plan de negocios.

Cada clase será evaluada en la fecha indicada, la última será mediante un

plan en el que deberá reflejar el aprovechamiento práctico de las clases

recibidas.

TRIMESTRE CLASE EXAMEN FINAL

I FUNDAMENTOS DE

ADMIISTRACIÓN

1 de marzo

I PLANEACIÓN Y

MÉTODOS DE

PRODUCCIÓN

5 de abril

II HERRAMIENTAS DE

PLANEACION,

CONTABLES Y

MERCADEO

17 mayo

II ORGANIZACIÓN

21 de junio

III INTEGRACIÓN y RRHH

26 de julio

III DIRECCIÓN Y SERVICIO

30 de agosto

IV CONTROL Y CALIDAD

4 de octubre

IV PLAN DE NEGOCIO

15 de noviembre


2

CLASE 1

Introducción, contenido y evolución del pensamiento administrativo

INTRODUCCIÓN:

Existe una discusión sobre si la administración es un arte o una ciencia. Es

un arte en cuanto la capacidad de ejecutar lo propio del administrador;

como lo sería el ejecutar un instrumento musical, jugar al futbol o practicar

una operación de corazón. También es una ciencia, pues hay todo un

conocimiento organizado que ayuda a la práctica. Ambas: ciencia y arte se

complementan.

Este conocimiento empezó a sistematizarse, como veremos por Frederick

Taylor (1856-1915) y desde entonces ha evolucionado continuamente; uno

de últimos maestros reconocidos es Peter Drucker (1909-2005) escribió

más de treinta y cinco obras sobre el tema y asesoró empresas en USA

(General Motors) y en Europa.

Estudiaremos esta apasionante materia, en el cuso de Administración a lo

largo de cuatro trimestres, donde revisaremos dos clases en cada uno de

ellos. El objetivo es conocer los principios de administración, las funciones

del administrador y algunas herramientas para ponerla en práctica. Con el

fin de mejorar nuestro trabajo profesional donde lo desempeñemos; quizá

también pueda servir para que alguno de nosotros se atreva a impulsar la

empresa que lleva en mente. De cualquier forma este curso nos servirá

seguro para administrar mejor los recursos propios o ajenos de los que

tengamos que responder.

EL CONTENIDO

Seguiremos un planteamiento común de organizar la materia en base a las

funciones del administrador más el aporte propio del esquema que se ha

venido utilizando desde hace algunos años en el TSU de KINAL/UNIS. Cada

trimestre tenderemos dos clases que son las siguientes:

1. FUNDAMENTOS DE ADMIISTRACIÓN

2. PLANEACIÓN Y MÉTODOS DE PRODUCCIÓN

3. HERRAMIENTAS CONTABLES, DE PLANEACION Y MERCADEO

4. ORGANIZACIÓN

5. INTEGRACIÓN Y DESRROLLO DEL PERSONAL

6. DIRECCIÓN Y SERVICIO


3

7. CONTROL Y CALIDAD

8. PLAN DE NEGOCIO

En el primer trimestre sentaremos las bases mediante los conceptos

fundamentales y nos introduciremos el inicio de todo proceso

administrativo: planear y fijar los objetivos a alcanzar así como los

métodos para lograrlo.

En el segundo daremos herramientas contables y de planeación como son:

el presupuesto, los planos, el flujo de fondos y algunos elementos de

mercadeo y ventas.

Los siguientes dos trimestres seguiremos con las funciones

administrativas con énfasis en el desarrollo de las personas, elemento

primordial en las organizaciones, el servicio que algunos, como Joan

Ginebra, consideran otra forma de dirigir y la calidad como resultado del

control.

EVOLUCIÓN DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO:

Antes de ver hablar de las personas que han influido en el desarrollo de la

administración revisemos, a la luz del libro de Harold Koontz:

Administración, una perspectiva global, algunos conceptos importantes:

1. ADMINISTRACIÓN Y ADMINISTRADORES: Proceso de diseñar y

mantener un ambiente donde personas que trabajan juntos, en

grupos, cumplen metas específicas de manera eficiente.

El administrador no debe perder de vista, según esta definición, ni los

objetivos que persigue ni las personas con quienes los logrará.

En la página: es.wikipedia.org/wiki/administración la definen como una

ciencia social y técnica que planifica, organiza, integra, dirige y controla

recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos y de

conocimiento; de una organización. Con el fin de obtener el máximo

beneficio posible.

Consideraremos, en el curso que no existe diferencia entre gerentes,

ejecutivos, coordinadores, administradores y supervisores pues todos

llevan a cabo en su labor una o varias funciones de administración; aunque


4

se comprende que la mezcla entre funciones directivas, organizativas y de

planeación varía según las personas ocupen un puesto más alto en la

jerarquía organizacional. También variará el porcentaje de trabajo que

requiera habilidades conceptuales y de diseño, habilidades humanas y de

relación y habilidades técnicas siendo mayores las primeras en la alta

dirección, mientras que en el grupo de supervisión serán más necesarias

las técnicas.

2. PRODUCTIVIDAD: Relación de salidas/insumos dentro de un periodo

considerando la calidad

3. EFECTIVIDAD: Logro de objetivos

4. EFICIENCIA: Alcanzar los objetivos con el mínimo de recursos

CLASE 2

ESCUELAS DE ADMINISTRACIÓN

PERSONAJES IMPORTANTES EN LA EVOLUCIÓN DEL PENSAMIENTO

ADMINISTRATIVO

1. FREDERICK TAYLOR (1856-1915):

Ingeniero y economista estadounidense. Se le considera el padre de

la administración científica. Su deseo era: Elevar la productividad por

medio de la eficiencia productiva, lograr una mejor paga a

trabajadores (aplicando el método científico: tiempo de ejecución

vinculado a la remuneración) y crear ambientes de estudio, armonía y

desarrollo. El enfoque de sus estudios se centraba en el esfuerzo,

tiempo y movimientos que los trabajadores tenían que realizar así

como en el método y uso de herramientas para producir; en una

época de gran demanda de productos.

2. HENRY FAYOL (1841-1925) Ingeniero y teórico de la administración.

Dividió las actividades industriales en seis grupos: Técnico,

comercial, financiero, seguridad, contabilidad y gerencia. Reconoció

la necesidad de enseñar administración y formuló 14 principios de

administración:


5

PRINCIPIO Qué expone

1 División del trabajo Mas especialización

mayor eficiencia

2 Autoridad Formal, técnica.

Legitimidad

3 Disciplina Respeto de reglas y

convenios.

Sanciones

4 Unidad de Dirección Un solo plan un

solo administrador

5 Unidad de mando Recibe

instrucciones sólo

de uno

6 Bien común sobre individual Siempre y en todo

7 Remuneración Equitativa.

Accionistas

8 Centralización Responsabilidad

con suficiente

autoridad

9 Jerarquía Organigrama

10 Orden Personas y cosas

cargo posiciones

11 Equidad Justicia y amistad

12 Estabilidad No alta rotación

13 Iniciativa Dar libertad

14 Espíritu de grupo Unidad.

Comunicación

3. ELTON MAYO (1880-1949) Teórico social, sociólogo y psicólogo

industrial especializado en teoría de las organizaciones y las

relaciones humanas.

Los hallazgos de Mayo, basados en parte en las ideas concebidas

por Wilfrido Pareto, tendrían un efecto importantísimo en el

pensamiento administrativo. La modificación de la iluminación del

grupo de prueba, la realización de cambios en los períodos de

descanso, la reducción de la jornada de trabajo y la aplicación de

variantes en los sistemas de pago de incentivos no parecieron

explicar los cambios en la productividad. Concluyendo que eran

otros factores responsables.

http://es.wikipedia.org/wiki/Administraci%C3%B3n_de_empresas


6

Descubrieron que, en general, el aumento de la productividad se

debía a factores sociales como la moral de los empleados, la

existencia de satisfactorias interrelaciones entre los miembros de un

grupo de trabajo, como el sentido de pertenencia. Un administrador

capaz de comprender el comportamiento humano, especialmente el

comportamiento grupal, y de favorecerlo mediante habilidades

interpersonales como la motivación, la asesoría, la dirección, y la

comunicación, tiene más posibilidades de alcanzar los objetivos que

se proponga. Este fenómeno, producto sobre el hecho de que se

pusiera atención a las personas, se conoce como efecto Hawthorne;

por el cual Mayo es muy conocido.

Conclusiones del experimento de Hawthorne

1. El nivel de producción no está determinado por la capacidad física o

fisiológica del trabajador, sino por las normas sociales y las

expectativas que lo rodean.

2. El comportamiento del individuo se apoya por completo en el grupo.

Los trabajadores no actúan ni reaccionan aisladamente como

individuos.

3. Los obreros que producían muy por encima o muy por debajo de la

norma socialmente determinada, perdían el afecto y el respeto de los

compañeros. El comportamiento de los trabajadores está condicionado

por normas y estándares sociales.

4. En Hawthorne los investigadores se concentraron en los aspectos

informales de la organización. La empresa puede ser una organización

social compuesta por grupos sociales informales, cuya estructura no

siempre coincide con la formal.

5. En la organización es muy importante tener en cuenta los aspectos y

las decisiones que tienen los empleados para enfocar y establecer las

relaciones humanas.

6. Elton Mayo llegó a la conclusión de que a mayor interacción, mayor

capacidad productiva.

7. Cualquier cambio produce una reacción en el personal.


7

8. Gracias a este experimento se pudo comprobar que cuando el

trabajador se siente bien, es más productivo.

4. PETER DRUCKER (1909-2005) Abogado y tratadista austríaco, quien

es considerado el mayor filósofo de la administración en el siglo XX.

Fue autor de más de 35 libros, y sus ideas fueron decisivas en la

creación de la Corporación moderna.

Tabla 1 HISTORIA DE LAS ESCUELAS DE ADMINISTRACIÓN

Año Escuela Administrado

r

Que propone Consecuencias Hombre

como

1910 Científica

Frederick

Taylor

Medir tiempos

y movimientos

Racionalización

y división del

trabajo

Económicus

(salario)

1920 Clásica Henry Fayol Estructura de

la

organización

Relaciones

humanas

14 principios Mecanicus

1950 Humana Elton Mayo Estado leyes

seguros social

sindicatos

Factor Humano

motivación

Socialis

1960 Neoclásic

a

Peter Drucker Orientar dirigir

controlar logro

objetivos

Líneas de

organización y

staff. Funciones

Funcionalis

1989 Sistémica Desde 1940 Macro sistema

y

microsistemas.

Causa y efecto

Sinergia Integral

EJERCICIOS DE COMPLEMENTO:

1. Haga una tabla comparativa de las teorías de administración X,

Y y Z quien es su autor, en qué consiste cada teoría. ¿Todavía se

aplican? ¿Cuál de ellas considera es la mejor’


8

CLASE 3

COMPETENCIAS ADMINISTRATIVAS.

Como alumno del TSU de Kinal está leyendo este documento para obtener

o mejorar sus capacidades administrativas; porque quiere llenar de mejor

manera el perfil de un administrador, que requiere entre otras, las

siguientes capacidades:

Visión de conjunto

Pensamiento estratégico

Capacidad de aprender

Capacidad de análisis

Capacidad de decidir

Visión clara del trabajo

Capacidad para trabajar y hacer trabajar en equipo

Obtener resultados planeados

¿Capacidades o competencias? Por la comprehensión del término, que

explicamos adelante, hablaremos en delante de competencias y estas

pueden clasificarse en Personales, interpersonales e instrumentales.

Entre las personales: Capacidad para aprender y aplicar dichos

conocimientos a la práctica. Capacidad de flexibilidad y anuencia al cambio

razonable, compromiso con la calidad y trabajo autónomo o auto

impulsado.

Entre las interpersonales: Trabajo en equipo, trato exigente pero amable,

empatía con los colaboradores y los jefes, ser optimista y gozar de su

trabajo.


9

Entre las instrumentales: Capacidad de análisis y síntesis para resolver

problemas. Habilidad para el manejo de la información, capacidad para

planificar y organizar.

La competencia en general se considera como la capacidad para responder

exitosamente en una situación compleja o llevar a cabo una actividad,

según criterios de desempeño definidos de antemano. En la definición de

competencia encontramos la asociación de tres elementos, conocimientos,

habilidad y actitud. Podemos relacionarlos mediante la siguiente fórmula:

C= K+H+A

En donde C es la competencia, K el conocimiento, H la habilidad y A la

actitud

a) El conocimiento. Para lograrlo ponemos en juego nuestras

facultades intelectuales para descubrir la naturaleza, cualidades y

relaciones de las cosas. En una actividad de trabajo allí se

comprende la teoría del asunto.

b) La Habilidad. Considerada como el talento o capacidad para

poner dicho conocimiento en práctica; para realizar una acción.

c) La actitud. Donde entra en juego la conducta de la persona al

hacer lo que la competencia reclama. En este punto es muy

importante lo que motiva a la persona a hacer las cosas.

COMPETENCIA = CONOCIMIENTO K + HABILIDAD H + ACTITUD A

Por lo anterior se deduce que las competencias que debe tener un

administrador son múltiples, entre otras las interpersonales que le

ayuden a que los grupos humanos realicen actividades de forma

organizada para alcanzar los objetivos de la empresa o grupo.

Además deberá ser competente para cumplir con las funciones de la

empresa: Planificar, organizar, dirigir y controlar.

Como ejemplo podemos hablar de tres competencias indispensables

que debe tener un administrador: de planear, tomar decisiones y

liderar. Analicémoslas:


10

Competencia 1

Planeación

Definición de la Competencia: Determinar eficazmente las metas y

prioridades institucionales, identificando las acciones, los responsables, los

plazos y los recursos requeridos para alcanzarlas.

Conductas Asociadas

Anticipa situaciones y escenarios futuros inciertos

Establece objetivos claros y concisos estructurados y coherentes con

las metas organizacionales

Traduce los objetivos estratégicos en planes prácticos y factibles

Busca soluciones a los problemas

Distribuye el tiempo con eficiencia

Establece planes alternativos de acción.

Competencia 2

Toma de Decisiones

Definición de la Competencia: Elegir entre una o varias alternativas para

solucionar un problema o atender una situación, comprometiéndose con

acciones concretas y consecuentes con la decisión.

Conductas Asociadas

Elige con oportunidad entre muchas alternativas los proyectos a

realizar

Efectúa cambios en sus actividades o en las funciones que tiene

asignadas cuando detecta problemas o dificultades para su

realización. Se compromete.

Decide bajo presión

Decide en situaciones de complejidad e incertidumbre

Competencia 3

Liderazgo

Definición: Guiar y dirigir, manteniendo la unidad los integrantes de la

empresa para alcanzar los objetivos propuestos.

Conductas Asociadas

Mantiene la motivación en sus colaboradores

Fomenta la comunicación clara, directa y concreta

Crea y mantiene grupos de trabajo con un desempeño conforme a

los estándares fijados


11

Promueve la eficacia del equipo

Genera un clima positivo y de seguridad en sus colaboradores

Fomenta la participación de todos en los procesos de reflexión y de

toma de decisiones

Unifica esfuerzos hacia objetivos y metas institucionales

CLASE 4

QUÉ ES LA EMPRESA

Que es la empresa y cuál es su función:

En términos generales se define la empresa como la unidad económica de

producción, en contraposición a la familia que es la unidad básica de

consumo.

Sánchez Gili

indica como caracteres definitorios de la misma:

1. Es una unidad autónoma de producción

2. Que utiliza trabajo ajeno además del empresario

3. Que no produce para el autoconsumo sino para el mercado

4. Su actividad la motiva el lucro (para que la empresa pueda “hacer dinero” es

necesario que tenga clientes satisfechos”ii

)

5. Poseedora en diversa forma y grado de capital

EJERCICIOS DE COMPLEMENTO:

Haga un pequeño resumen del principio de Pareto 80/20 y su

relación con la toma de decisiones en la empresa. Ponga un

ejemplo real.

Explique brevemente que es un análisis FODA y que le parece

interesante de este método de análisis.


12

6. Sometida al riesgo

7. En la que existe la innovación

Dentro de la empresa se da el proceso administrativo cuyas funciones

principales son: Planear, decidir, organizar, comunicar, motivar, dirigir

(guiar, aconsejar) medir (evaluar, controlar), recoger información, sintetizar

información y de nuevo a planear.

El engranaje central estará compuesto por tres piezas: Innovar, coordinar y

desarrollar el personal.

Los fines propios de la empresa son:

1. Entregar un producto o servicio

2. Generar valor agregado (Para sueldos, prestaciones y

dividendos) Como generar valor agregado está relacionado

directamente con la rentabilidad de la empresa, se comprende que

una de las competencias del administrador es la de cuidar el dinero.

Algo que vernos en su momento por la importancia que tiene.

3. Desarrollo del personal y

4. Auto sostenibilidad de la empresa o permanencia en el mercado

Todos los que estamos tomando este curso reconocemos nuestra propia

contribución a la empresa de la que formamos parte.

Visión, Misión Objetivos:

Visión se define como la meta a la cual se dirige la empresa y sirve de

rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento y

competitividad.

No basta con establecer claramente que se está haciendo el día de hoy en

la empresa. Debemos ver el futuro, los cambios necesarios y la dirección a

largo plazo. También considerar qué deberá hacer la compañía para

satisfacer las necesidades de sus clientes el día de mañana y cómo deberá

evolucionar la configuración de negocios para que pueda crecer y

prosperar. Por consiguiente, los administradores están obligados a ver más

allá del negocio actual y pensar estratégicamente en el impacto de las


13

nuevas tecnologías, de las necesidades y expectativas cambiantes de los

clientes y de la aparición de nuevas condiciones del mercado.

Deben hacer algunas consideraciones fundamentales acerca de hacia

dónde quieren llevar a la compañía y desarrollar una visión de la clase de

empresa en la cual creen que se debe convertir.

En síntesis, la visión indica claramente hacia dónde se dirige la empresa a

largo plazo y en qué se deberá convertir, tomando en cuenta el impacto de

las nuevas tecnologías, de las necesidades y expectativas cambiantes de

los clientes, de la aparición de nuevas condiciones del mercado, etc.

Misión:

La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de

una empresa u organización porque define la que pretende cumplir

mediante ciertas acciones que estarán dirigidas a los clientes.

Diferencias Entre Misión y Visión:

Hay muchas diferencias entre misión y visión. Por ejemplo:

1. Algunos dicen que la visión es más genérica que la misión y, por lo

tanto, que es menos precisa.

2. Otros creen que la visión es algo que yace en la mente de una

persona y por lo tanto es más subjetiva.

3. En contraparte, suele pensarse que la misión es mucho más precisa,

específica, y que es algo de lo cual ya se tiene alguna certeza.

En todo caso, conocer el sitio adonde se va allana considerablemente el

camino, y desde este punto de vista, el concepto de misión es más usual y

suele ser definido como el modo en que los empresarios, líderes y ejecutivos

deciden hacer realidad su visión.

Sin embargo, cabe señalar que existen otros puntos de vista acerca de las

diferencias entre la misión y visión, y que se pueden resumir en los

siguientes conceptos:

Lo que es ahora el negocio es la misión.

Lo que será el negocio más adelante es la visión.


14

Un ejemplo de lo anterior en la siguiente gráfica:


15

PLANEACIÓN Y MÉTODOS DE PRODUCCIÓN

CLASE 5

PLANIFICACIÓN

Antes de entrar en materia, revisemos este otro concepto de

administración:

Es la ciencia social y técnica que se ocupa de la planificación,

organización, dirección y control de los recursos

(humanos, financieros, materiales, tecnológicos,

del conocimiento, etc.) de la organización, con el

fin de obtener el máximo beneficio posible; este

beneficio puede ser económico o social,

dependiendo esto de los fines que persiga la

organización.

Descomponiendo la definición tenemos los siguientes componentes:

Visión Misión

Estrategia

FINACIERAMENTE

PROCESOS INTERNOS

APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO

CLIENTES

La Administración moderna enfoca la

organización en las necesidades del cliente. Y

pone énfasis en la estrategia

FINANCIERAMENTE: Cómo debe vernos el

inversionista

CLIENTES: Cómo debemos ser vistos por el

cliente

APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO: Para el logro

de la misión

PROCESOS INTERNOS: Que debemos resaltar

para el cliente


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Planificar: Es el proceso que comienza con la visión y la misión continua

con fijar objetivos, estrategias y políticas organizacionales. Teniendo en

cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las

oportunidades/amenazas del contexto: Análisis FODA

Organizar e integrar: Responde a las preguntas de, ¿Quién? va a realizar

la tarea, implica diseñar el organigrama de la organización definiendo

responsabilidades y obligaciones; ¿cómo? se va a realizar la tarea;

¿cuándo? se va a realizar; mediante el diseño de proceso de negocio, la

forma en que se deben realizar las tareas y en que secuencia temporal; en

definitiva organizar es coordinar y sincronizar.

Dirigir: Es la influencia, que se ejerce por medio del líder sobre los

individuos para la consecución de los objetivos fijados: decidiendo.

Controlar: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo

con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las

medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel

estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; también se contratan

auditorías externas, donde se analizan y controlan las diferentes áreas

funcionales de la organización.

El objeto de estudio de la Administración son las organizaciones, aplican

las empresas públicas y privadas, como los organismos estatales, etc.

Incluso familias y hogares

Áreas funcionales de estudio de la Administración

http://es.wikipedia.org/wiki/Archivo:Organizacion_empresarial.png


17

Matriz de relaciones Funciones de un administrador y los cursos que

llevaremos en el año

AD

MIN

IST

RA

CIÓ

N

CU

RSO

S

PR

OG

RA

MA

DO

S

FU

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Producción

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PLA

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NEG

OC

IO

FUNCIONES

PLANEAR

ORGANIZAR

INTEGRAR

PERSONAL

DIRIGIR

CONTROLAR

FUNCIONES DE LOS GERENTES:

Conceptos tomados de: Administración una perspectiva global y empresarial. Koontz, Weijrich y

Cannige. Décimo tercera edición.

Las funciones de los gerentes proporcionan una estructura útil para el

estudio de los conocimientos sobre la administración.

1. PLANEAR es seleccionar misiones y objetivos así como acciones y

decisiones para seguirlos. No existe un plan verdadero hasta que

no se toma una decisión. Antes de tomar una decisión lo que existen

son estudios, análisis y propuestas. Aquí es donde el administrador

determina su método de producción


18

2. ORGANIZAR Establece una estructura intencional de roles para que

las personas alcancen el objetivo propuesto. Se espera que las

personas sean las más idóneas para alcanzar el propósito del grupo.

El propósito de la estructura organizacional es crear un ambiente para el

desarrollo humano, es una herramienta administrativa no un fin en sí

misma, nunca se debe perder de vista al estructurarla las motivaciones y

habilidades de las personas disponibles.

3. INTEGRACION DE PERSONAL Requiere cubrir y mantener cubiertas las

posiciones en la estructura de la organización. Se logra al identificar

los requisitos de la fuerza de trabajo, listar a las personas

disponibles; y reclutar, seleccionar, colocar, promover, evaluar y

planear las carreras, compensar y capacitar en una palabra

desarrollar a los candidatos u ocupantes de los puestos para que

puedan hacer su tarea de forma eficaz y eficiente.

4. DIRIGIR Es influenciar a las personas para que contribuyan a las

metas organizacionales y de grupo; tiene que ver con el aspecto

interpersonal de administrar. Los problemas más importantes

surgen de las personas, sus deseos y actitudes, así como de su

comportamiento individual y grupal. Los gerentes efectivos necesitan

ser líderes efectivos ya que el liderazgo implica capacidad para ser

seguido y esto se logra satisfaciendo las necesidades y deseos,

sabiendo motivar a los deben cooperar al logra de los objetivos del

grupo.

5. CONTROLAR Es medir y corregir el desempeño individual y

organizacional para asegurar que los sucesos se conformen a los

planes. Incluye medir el desempeño contra metas y planes, mostrar

donde existen desviaciones de los estándares establecidos y ayudar

a corregirlas. En suma controlar facilita el cumplimiento de los

planes. Algunos de los medios de control más conocidos son: el

presupuesto de gastos, registros de inspección, registro de horas

pedidas, etc. Todos ellos miden si los planes se están cumpliendo.


19

Pero para corregir las desviaciones debemos conocer quién es el

responsable de que se alcancen los resultados esperados.

En el cuadro siguiente, se esquematiza como es el proceso de Planeación

incluyendo los tres niveles de las organizaciones:

TIPOS DE PLANEACION

ALCANCE NIVELES TIPO DE

PLANEACION

OBJETO

Largo plazo Institucional Estratégica Elaboración del mapa

ambiental para evaluación.

Debilidades, oportunidades,

fortalezas y amenazas.

Incertidumbre.

Mediano

plazo

Intermedio Táctica Conversión

e interpretación de

estrategias en planes

concretos en el nivel

departamental.

Corto plazo Operacional Operacional Subdivisión de planes tácticos de cada

departamento en planes operacionales

para cada tarea.

Cuadro No. 1. Fuente: Administración "Procesos Administrativos" –

Idalberto Chiavenato. Segunda . 1998


20

CLASE 6

PLANIFICACIÓN

Para planear lo primero son los objetivos

Un objetivo Cumplir con los presupuestos: calendarización

Para ilustrar lo que es un objetivo y su importancia capital en el proceso

de planificación lo haremos mediante un Taller de objetivos. Que tendrá

como objetivo: Que usted sea capaz de determinar un objetivo de su área

de trabajo. Identificando correctamente la acción, las condiciones y los

criterios de rendimiento deseados.

Lo anterior significa que el objetivo debe ser específico en cuanto a lo que

desea lograr, el logro debe ser medible mediante un criterio y debe indicar

las condiciones para alcanzarlo.

INSTRUCCIONES:

a) Escriba un objetivo deseable en su campo de trabajo

b) Continúe la lectura:

• Un objetivo debe indicar una acción específica a seguir,

por ejemplo: Ser capaz de cantar o desarrollar confianza. La

primera es específica, la segunda general.

• A continuación listo una serie de acciones, ponga a la par si es

específica (E) o General (G)

• Resolver un problema matemático

Antes de iniciar la clase 6 un alumno preguntó por qué en algunas organizaciones

la definición de Administración como “crear un ambiente en el que las personas y

los grupos puedan trabajar”, no se cumplía.

Los comentarios de los participantes y del profesor llevaron al tema de la

Motivación para el trabajo.

Se revisaron los siguientes aspectos que a todos los participantes se les aconseja

estudiar:

1. Motivación extrínseca, intrínseca y trascendente y ejemplos de ella

2. Teoria “X”, “Y” y “Z” de administración

3. Clima Organizacional

4. Endomarketing o Mercadeo interno


21

• Conocer a su enemigo

• Enhebrar una aguja

• Encontrar al gato

• Pensar

• Sonreír al dirigirse al colaborador

• Un objetivo debe tener un criterio de medición. Subraye en

los siguientes ejemplos el criterio de medición:

• Diseñar y probar un programa para calcular medias

aritméticas, al menos en dos lenguajes informáticos.

• Discutir e ilustrar principios y técnicas de programación

informática

• Un objetivo se alcanza mediante ciertas condiciones. Subraye

en el ejemplo siguiente las condiciones para lograr el objetivo:

• Escribir una carta en la computadora, utilizando

microsoftword. Con todas las palabras escritas

correctamente sin faltas de gramática

• En el mismo ejemplo identifique la acción, las condiciones y el

criterio de rendimiento. Hágalo también en el siguiente

ejemplo:

• Hacer consecutivamente 30 sentadillas, 30 abdominales

y 30 flexiones, sin utilizar aparatos

c) Si llego hasta aquí correctamente usted sabe redactar objetivos.

TIPOS DE PLANES:

1. Misión, Proyectos o propósitos: Propósito básico, función o tareas de

la empresa o una parte de ella

2. Objetivos o metas: Fines hacia los que la actividad se dirige

3. Estrategias: Objetivos básicos a largo plazo. Implementación de

cursos de acción y asignación de recursos

4. Políticas: Declaraciones que guían el pensamiento en la toma de

decisiones


22

5. Procedimientos: Planes que establecen un método necesario para el

manejo de actividades futuras

6. Reglas: Establecen acciones u omisiones específicas, donde la

discreción no se permite

7. Programas: Complejo de metas, políticas, procedimientos, reglas,

tareas, pasos a seguir, recursos a emplear, para realizar un curso de

acción

8. Presupuestos: Previsión de resultados expresados en términos

numéricos

9. Cronogramas: Previsión de resultados expresados en términos de

tiempo

A continuación veremos un ejemplo de este último plan utilizando para su

realización diagramas de Gantt.

CLASE 7

DIAGRAMAS DE GANTT

1. ¿Para qué sirve?

Muestra las actividades, los responsables de su ejecución y los tiempos de

inicio y término de cada una hasta la conclusión del proyecto.

Muestra con claridad la secuencia de las actividades y las tareas que se

pueden realizar simultáneamente.

Por medio del diagrama, los participantes en el proyecto observan la

importancia de su participación oportuna y su responsabilidad para el

alcance de las metas programadas.

Se utiliza para dar seguimiento a las actividades

2. TALLER: Elabore un diagrama de Gantt


23

• Para efectos de clase cada participante hace el suyo. En un caso real y no

con fines académicos: Reúna a los miembros del equipo, que tengan

conocimientos y capacidad de decisión adecuadas al proyecto.

• Elabore una lista detallada de las actividades que deben realizarse y el

responsable de cada una de ellas.

• Determine el orden de las actividades (pueden haber actividades

simultáneas).

• Seleccione la unidad de medida para las actividades: días, semanas,

meses

• Defina el tiempo necesario para realizar cada actividad.

• En una hoja de papel o electrónica elabore una lista progresiva de

las actividades y responsables.

• En las siguientes columnas grafique con barras horizontales los

tiempos programados para cada actividad.

Si desea ir un paso más allá realice su diagrama en excell de office, puede

ver un video de ayuda en: http://www.youtube.com/watch?v=KRFet8XlFyg

O utilice el programa Projet Manager.

A continuación presentamos un ejemplo

Semanas de 5 días

hábiles

Inicio 1 de marzo 2014

Fecha

inicio

Duración

En días

Costo

Miles Q

1 2 3 4 5

marzo

Actividad

1 Planificación

Y presupuesto

2 5 2

2 Fabricar 9 10 100

3 Financiamiento 2 5 15

http://www.youtube.com/watch?v=KRFet8XlFyg


24

4 Publicidad 9 15 15

5 Lanzamiento 30 5 5

Miles Q Semana 17 55 55 5 5

En el ejemplo han quedado como actividades en la ruta crítica la 1+3+5 no

así la 2 y 3.

i En el articulo relacionado a empresa en la GER tomo 8 ii Joan Ginebra “Dirección por servicio” la otra calidad

CLASE 8

HERRAMIENTAS DE PLANEACIÓN

Hemos visto varios conceptos que podemos convertir en

herramientas que se pueden utilizar para hacer un Plan De Negocio

(PDN). Por ejemplo: los conceptos de productividad y eficiencia en la

lección 1, la competencia número 1 de un Administrador: capacidad

de planeación en la lección 3, los conceptos de visión y misión y

cómo redactarlos en la lección 4, en la lección 5 el principio de

organización y como está puede reflejarse en un organigrama como

veremos en esta lección 8; en la lección 7 diagramas de Gantt

aplicados a cronograma de avance del plan y a presupuesto: dos

tipos de planeación: del tiempo y del dinero.

Ahora lo pondremos en práctica, al preparar un plan de negocio

inicial.


25

Un porcentaje alto de la próxima evaluación consistirá en la

presentación parcial de un primer esbozo de PDN. Integrando lo

aprendido y los elementos del segundo trimestre que empieza con

esta lección.

Hemos dicho que la empresa, objeto de su PDN puede ser una que

estemos imaginando para lanzar al mercado o bien una existente.

Utilizaremos el siguiente esquema como guía inicial.

Nuestra próxima evaluación parcial es el 17 de mayo en la parte

practica deben presentar el avance de su PDN incluyendo los puntos

del uno al cuatro y los que veremos en las 3 siguientes clases:

Análisis FODA

El Producto y

Los costos

Esquema inicial para su PLAN DE NEGOCIO:

1) Nombre a la empresa

2) Breve descripción de la actividad a la que se dedicará

3) Visión

4) Misión de la empresa

5) Factores claves de éxito

6) Análisis estratégico

a. FODA como herramienta de análisis

b. Análisis estratégico: Costos, diferenciación o enfoque

c. Definir al Cliente

7) Estrategias de mercadeo: Producto, precio, Plaza, Promoción

8) Lo organización: Los RRHH organigrama, escala de sueldos.

Comisiones.

9) El presupuesto y flujo de fondos

10) Proyección de ventas. Relación costos-precios. Punto de

equilibrio. Rentabilidad


26

TAREAS

En esta clase quedaron dos tareas:

1. Hacer un PDN inicial para poder ir viendo la idea y capacidad de

concreción que cada alumno tiene del mismo

2. Seguir el tutoríal para hacer organigramas en Word usando la

herramienta Smart art. El cual ya está subido en la plataforma y

también se encuentra en youtube en el siguiente enlace:

http://www.youtube.com/watch?v=HoiHolprHS8

CLASE 9

HERRAMIENTAS DE PLANEACIÓN

ANÁLISIS FODA

La palabra FODA es un acrónimo de Fortalezas, Oportunidades,

Debilidades y Amenazas. Es una herramienta de planificación estratégica

utilizada por empresas, que busca identificar las fortalezas,

oportunidades, debilidades y amenazas en el negocio.

Utiliza información tanto del medio interno como del medio externo de la

empresa. Se estudia también las empresas que son competencia, el

producto, el mercado, etcétera.

La información obtenida de un análisis FODA es de mucha utilidad para

todo lo relacionado con análisis o estrategias de mercados. Puede ser

utilizado por personas para afrontar decisiones personales en la vida

diaria.

Su objetivo primordial es orientarlo hacia los factores que dirigen al éxito o

al fracaso. Para evaluar correctamente la situación actual de un negocio, y

poder tomar las acciones necesarias para lograr los objetivos de la

organización.

La parte interna del FODA tiene relación con las fortalezas y debilidades

que presenta la empresa. Por ser internas la empresa u organización tiene

un cierto control sobre ellas. Dentro de esta parte se encuentra: el análisis

de recursos (capital, recursos humanos, sistemas de información), análisis

de actividades (recursos gerenciales, estratégicos, creatividad), análisis de

riesgos (recursos y actividades de la empresa) y análisis de portafolio.

http://www.youtube.com/watch?v=HoiHolprHS8


27

Las fortalezas pueden ser de tres tipos ORGANIZACIONALES COMUNES es

común con el resto de las empresas. DISTINTIVAS que las poseen sólo un

número determinado de empresas, por esta razón pueden alcanzar

ventajas competitivas y por ende utilidades económicas y DE IMITACIÓN

que consisten en aquellas que queremos tener; alguna fortaleza de

carácter distintivo y producir utilidades económicas a partir de ésta.

La parte externa del FODA tiene relación con las Oportunidades y

Amenazas; las vemos en la competencia, en características propias del

mercado, en las leyes. La empresa debe ser hábil y capaz, por un lado para

aprovechar las oportunidades que vea y por el otro para transformar las

amenazas que ponen en riesgo la estabilidad del negocio.

Se consideran Oportunidades o Amenazas: El análisis del entorno, quienes

más prestan el servicio, los grupos de interés como: el gobierno, las

instituciones públicas, los accionistas, los gremios, los aspectos

demográficos, políticos y legislativos.

Vernos a continuación unos videos que ilustran lo expuesto.

CLASE 10

EL PRODUCTO Y

EL SERVICIO

Producto es la expresión, de una capacidad para satisfacer necesidades y

deseos.

Es un conjunto de atribuciones tangibles e intangibles que incluye

el empaque, color, precio, prestigio del fabricante, prestigio del detallista y

servicios que prestan este y el fabricante.

Es un conjunto de atributos físicos y psicológicos que el consumidor

percibe de un bien o servicio y que entiende que va a satisfacer deseos y

necesidades.

Las personas satisfacemos nuestras necesidades y deseos con productos y

servicios. Un producto es cualquier cosa que se puede ofrecer en un

mercado para su atención, adquisición, uso o consumo y que podría

satisfacer un deseo o una necesidad. El concepto de producto no está

limitado a objetos físicos; cualquier cosa que pueda satisfacer una

necesidad se puede llamar producto (objetos físicos, servicios, lugares,

organizaciones e ideas). Además de los bienes tangibles, los productos

incluyen servicios, que son actividades o beneficios que se ofrecen a la

venta y que son básicamente intangibles y no tienen como resultado la


28

propiedad de algo.

En una interpretación más amplia del término vemos que la marca ya

distingue un producto: No es lo mismo un amortiguador Monroe Europeo,

que un0 sin marca. Ni una bujía Autolite o una Bosch.

La marca indica una diferencia en el producto para el consumidor, también

cualquier característica: física, de diseño, color, tamaño etcétera, cambia

nuestro producto. Y por lo tanto a través de ello podríamos llegar a un

mercado nuevo.

Importantísimo no olvidar que el producto incluye ahora los servicios que

acompañan la venta. Ese servicio es el conjunto de atribuciones (tangibles

e intangibles) que el cliente percibe cuando le atendemos. Ya sea por

teléfono, en el mostrador o en el taller o en las compras por internet.

Vendemos otros beneficios no sólo un mero producto. Como podemos ver

en la siguiente gráfica.

CATEGORIAS DE NUEVOS PRODUCTOS

Hay productos que la gente está esperando como el que cure el cáncer o

haga salir de nuevo el cabello, o la bujía que nunca se queme o el

amortiguador eterno y a prueba de carretera centroamericana. Pocos

productos son realmente novedosos.

¿QUE ES UN PRODUCTO SUSTITUTO?

Para muchas personas el café instantáneo reemplazó al café molido y al

café en grano.

http://2.bp.blogspot.com/_kaeiNYP3_U4/TC_kgneWqQI/AAAAAAAAAGQ/GrY6NkbJpsE/s1600/NIVELES+PRODUCTO.gif


29

CLASIFICACIÓN DEL PRODUCTO

Así como se segmentan los mercados para mejorar los programas de

mercadotecnia, también es útil dividir los productos para una clasificación

de los mismos. Con ello lograremos mejorar la forma de venderlos, con

planes de mercadeo acordes.

Lo productos y servicios pueden clasificarse de diferentes maneras una,

entre otras, es la siguiente:

Bienes de consumo no duraderos: son los bienes tangibles que se

consumen en forma rápida y de una sola vez. Como por ejemplo:

alimentos, combustibles, etc.

Bienes de consumo duraderos: son bienes tangibles que se pueden

utilizar varias veces; por ejemplo: electrodomésticos, ropa, carros,

etc.

Servicios: son las actividades, usos y beneficios que se venden. Por

ejemplo, reparaciones de electrodomésticos, corte de pelo, etc.

Bienes de insistencia: son productos que cuentan con lealtad a la

marca pueden ser productos de inversión considerable.

Bienes de uso común: son aquellos productos que forman parte de

la canasta básica, estos suelen consumirse con frecuencia.

Bienes de emergencia: son productos que están en el momento y

lugar preciso para que el consumidor los utilice. El consumidor no

planifica su compra pero le resulta muy necesario en el momento en

que aparece una necesidad.

Bienes comparables: son productos que en el proceso de compra

pasa por una comparación de características intrínsecas y

extrínsecas. A veces en pasan por procesos de cotización.

Bienes de especialidad: son productos con características muy

especiales y están destinados a un mercado muy específico que

demanda determinados estándares de calidad.

Bienes durables: Son aquellos productos que tienen un ciclo de vida

bastante largo, normalmente sufren desperfectos o desgaste hasta

después de varios años de uso. Por lo que el reemplazo resultara de

“largo plazo”. Aunque aquí vendría bien hablar de la obsolescencia

controlada; forma en que los fabricantes controlan la durabilidad del

producto para “obligarnos al reemplazo” de forma controlada.


30

CLASE 10

LOS COSTOS

Fueros estudiados por Adam Smith. Y están basados en el valor de uso y el

valor de cambio de algo, el primer valor se lo da el propietario el segundo

depende de la facilidad o dificultad de conseguirlo.

Se tradujo en dos corrientes de pensamiento: Los fisiócratas que dicen que

es el valor intrínseco de las cosas y que sólo lo tienen los bienes de la

naturaleza y los Tomistas que hablan de un precio “justo” determinado por

el valor de mercado.

Es claro que parte del costo lo constituye el esfuerzo humano, los recursos

(materia prima, mano de obra, prestaciones e impuestos), y la tecnología

que lleve el producto.

Alfred Marshal distingue costos fijos de costos variables. También pueden

clasificarse en directos e indirectos. Directos: Aquellos que contribuyen

“mesurablemente” con los centros de producción: taller mecánico, vapor,

energía eléctrica, aire comprimido. Indirectos: Además de ser indirectos al

producto en sí, no son susceptibles de cuantificación, departamento de

contabilidad, calidad total, etc.

Puede llevarse, para mejor controlar los costos, una contabilidad de costos

por cada centro operativo de la empresa y así ayudarnos a la toma de

decisiones y deducir responsabilidades. Para ello formamos un “Centro de

Costos” que consiste en: un grupo de máquinas y personas que hacen

tareas similares, que necesitan insumos homogéneos, que están bajo la

autoridad de un jefe responsable del grupo. Hay centros que sirven a otros

en secuencia lógica.


31

ANEXO

COSTOS a considerar para abrir una empresa

1) Poseer un capital mínimo de trabajo para poder inscribirse en el registro mercantil y de sociedades (Q.5,

000.00).

2) Ante un abogado elaborar un acta de constitución de la sociedad. Aquí deberá de registrarse las aportaciones

de los socios (capital, activos, vehículos, etc), deberá cosignar quienes son los socios y como quedan repartidas

las acciones emitidas, si cuentan con sede propia, etc, además deberá quedar registrado cual es el espíritu de la

empresa (a que se dedicarán sus operaciones) (un abogado promedio cobra por este rubro unos Q.1, 500.00)

3) Se deberá elaborar un nombramiento de representante legal, este es el documento donde se designa quien de

los socios los representará ante cualquier entidad, y será el responsable de las acciones de la empresa. (Un

abogado promedio cobra por este rubro unos (Q. 800.00)

4) Con el acta de constitución de la sociedad, se inscribe en el registro mercantil la sociedad para adquirir sus

patentes (patente de empresa y patente de sociedad), trámite que podrá costar unos Q. 250.00 entre gestor,

fotocopias y gastos varios

5) Con el acta y sus patentes, deberá registrarse en la SAT para obtener su Registro Tributario Unificado (RTU),

en este procedimiento se consignaran a que régimen tributario se acogerá. Servirá también para solicitar la

habilitación de libros contables y la orden para impresión de facturas y recibos. (En este rubro se deberá gastar

unos Q.1, 000.00 entre gestor, imprenta y gastos varios).

6) Con los documentos anteriores se podrá empezar a operar formalmente, y se podrán solicitar otras gestiones

como aperturar número patronal ante el IGSS, IRTRA, INTECAP, aperturar cuentas bancarias, inscripción ante el

ministerio de trabajo de los trabajadores de alta, etc.

Resumen gastos: 1) 5000 2)1,500 3) 800 4) 250 5)1,000 total: Q 8,550.00 de los cuales recupero los 5000 del depósito

mencionado en el numeral 1

Nota: Cualquier persona también puede iniciar operaciones sin ser persona Jurídica, es decir se

registra como pequeño contribuyente, para lo cual solamente deberá cumplir con los

renglones 4 y 5. La diferencia radica básicamente que su facturación no podrá exceder de

Q. 60,000.00 anuales.

IMPUESTOS A CONSIDERAR EN UN PRESUPUESTO:

Luego de obtener su costo directo (mano de obra, materiales, subcontratistas), deberá sumar como

Mínimo los siguientes impuestos:

a) IVA (12%) calculado sobre el costo del bien

b) ISR (5%) sobre el monto facturado


32

También existe la opción de ISR sobre la renta imponible trimestral

31%

c) ISO Impuesto de solidaridad acreditable a ISR (mas o menos resulta como

4% sobre la renta neta (trimestral)

Nota: Se asume que en los gastos de mano de Obra ya se considero su 40% de Prestaciones

laborales (este renglón siempre es parte del costo) siendo los siguientes:

Indemnización: 1 mes por año 1/12 8.33%

Bono 14: 1 mes por año 1/12 8.33%

Vacaciones: 15 días al año 0.5/12 4.16%

Feriados: 11.5 días por año 11.5/365 3.15%

Medios sábados 52 semanas 26/365 7.12%

Domingos 52 semanas 52/365 14.2%

Esto suma 45 %, sin embargo solo se estima 40% ya que algunos sábados o domingos coinciden

con feriados

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