Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

94
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION -UPCH CURSO AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Proyecto ISO 9001 Dirección General de Administración

description

Curso ofrecido por la Universidad Peruana Cayetano Heredia para la certificación de calidad

Transcript of Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

Page 1: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

DIRECCION GENERAL DE

ADMINISTRACION -UPCH

CURSO AUDITORIAS INTERNAS DEL

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Proyecto ISO 9001Dirección General de Administración

Page 2: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

OBJETIVOS del CURSO

El Participante al finalizar el curso será

capaz de:

• Planificar una auditoria

• Contar con los criterios para Ejecutar

una auditoria

•Elaborar un Informe de una auditoria

realizada

•Ejecutar actividades de seguimiento de

auditorias realizadas

Page 3: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

TEMARIO•Introducción a las auditorias – Clasificación

•Términos y Definiciones

•Procedimientos de Auditoria

•Guía 19011

•Etapas de la auditoria

•Auditoria – Planificación

•Enfoque de la auditoria

•Auditoria - Ejecución

•Rol del Auditor

•Reporte de NC

•Auditoria - El Reporte

•Auditoria - Seguimiento

Page 4: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Introducción a las auditorias – Clasificación

Page 5: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

“Proceso de verificación sistemático,

independiente y documentado para obtener

y evaluar objetivamente las evidencias de

auditoria” ...

Evidencias de Auditoria: información

verificable, registros o declaraciones de

hechos.

Definición (ISO 9000)

Page 6: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

... “con el fin de determinar la extensión

con que se cumplen los criterios de

auditoria”

Criterios de Auditoría: políticas,

procedimientos, estándares, buenas

prácticas o requisitos con los que el

auditor compara la evidencia reunida

durante la auditoria.

Definición (cont.)

Page 7: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

“Proceso de verificación sistemático,

independiente y documentado

para obtener y evaluar objetivamente las

evidencias de auditoria con el fin de

determinar la extensión con que se

cumplen los criterios de auditoria del

sistema de gestión fijado por la

organización”

DEFINICION

Page 8: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

CLASIFICACIÓN DE LAS

AUDITORÍAS

AUDITORÍAS

INTERNAS

AUDITORÍAS

EXTERNAS

SEGUNDA PARTE

El SGC de la organización

es auditado por auditores

externos de partes

interesadasEj.: cliente audita proveedor

TERCERA PARTE

El SGC de la organización

es auditado por auditores

externos independientesEj.: auditoria de certificación

PRIMERA PARTE

La organización audita su

propio SGCEj.: auditoria interna

Page 9: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Términos y Definiciones

Page 10: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

auditoriaProceso sistemático,

independiente y documentado

para obtener evidencias de la

auditoria y evaluarlas de manera

objetiva con el fin de determinar la

extensión en que se cumplen los

criterios de auditoria

Equipo auditor

Uno o más auditores que

llevan a cabo una auditoría

auditor

Persona con la competencia

para llevar a cabo una auditoría

Experto técnico

Persona que aporta

experiencia o conocimientos

específicos al equipo auditor

Cliente de la

auditoria

Organización o persona

que solicita una auditoría

auditado

Organización que es

auditada

Uno de los

auditores es

designado como

líder

Puede incluir

auditores en

entrenamiento

Puede ser el

auditado u

otra

organización

No participa

como auditor

ISO 9000:2005

ISO 19011:2002

Page 11: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

programa de auditoria

Conjunto de uno o más

auditorias planificadas para un

período de tiempo determinado

y dirigidas hacia un propósito

específico

hallazgos de la auditoría

resultados de la evaluación

de la evidencia de la

auditoria recopilada frente

a los criterios de auditoria

evidencia de la auditoría

registros, declaraciones de

hechos o cualquier otra

información que son pertinentes

para los criterios de auditoria y

que son verificables

conclusión de la auditoria

resultado de una auditoria

que proporciona el equipo

auditor tras considerar los

objetivos y todos los

hallazgos de la auditoria

plan de auditoria

descripción de las

actividades y de los detalles

de una auditoria

alcance de la auditoria

extensión y límites de una

auditoria

criterio de auditoria

conjunto de políticas,

procedimientos o requisitos

utilizados como referencias

ISO 9000:2005

ISO 19011:2002

Page 12: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

conformidad

cumplimiento de un requisito

no conformidad

incumplimiento de un requisito

requisito

necesidad o expectativa

establecida generalmente

implícita u obligatoria

ISO 9000:2005

ISO 19011:2002

Page 13: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Principios de auditoria

relacionados con los auditores

Conducta ÉticaEl fundamento del

profesionalismo

Cuidado profesionalLa aplicación de esmero y criterio en

la auditoría

Presentación justaLa obligación de reportar

acertada y precisamente

ISO 19011:2002

Page 14: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

ISO 19011:2002Independencia

La base para la

imparcialidad de la

auditoría y la objetividad

de las conclusiones

Enfoque basado en evidenciasEl método racional para lograr

conclusiones de la auditoría confiables y

reproducibles en un proceso sistemático

Principios de auditoria

relacionados con los auditores

Page 15: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Procedimientos de Auditoria

Page 16: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

PROPÓSITO DE UNA AUDITORIA

Es Conforme a las disposiciones

planificadas, los estándares y los

requisitos de las normas aplicables

Está funcionando / implementado

Es efectivo y produce los resultados

previstos

Determinar si el Sistema de Gestión

Proveer información para la Revisión

por la Dirección

Page 17: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Razones para realizar una

auditoria

Está programada

Nuevos proveedores

Revisión periódica de proveedores

Requisito contractual

Cambios en el sistema

Problemas de calidad

Page 18: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Beneficios

Dar confianza a la dirección

Dar confianza al cliente

Observar problemas operacionales

Proveer oportunidades de mejoramiento

Proveer retroalimentación para acciones

correctivas y preventivas

Page 19: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

EL PROGRAMA DE AUDITORIASConsiderar

Importancia de los procesos y áreas a

auditar

Estado de la actividad

Resultados de auditorías previas

Minimizar alteraciones en la Empresa

Disponibilidad de los auditados y auditores

El programa suele ser anual o semestral

Page 20: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

1. Incluir todos los sectores/areas y procesos

dentro del alcance del SGC

2. Cubrir todos los requisitos de la norma

aplicable

3. Definir frecuencia de auditorías según

importancia de la actividad

4. Considerar tiempo de realización de cada

auditoría

EL PROGRAMA DE AUDITORIASPAUTAS

Page 21: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

alcance

frecuencia

metodología de auditorias

responsabilidades y requisitos para

conducirlas

comunicar sus resultados

Debe comprender:

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA

Page 22: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Guía 19011

Page 23: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

ISO 19011:2002

Guías para auditar sistemas de

calidad y ambiental

1 Alcance

2 Referencia Normativa

3 Términos y definiciones

4 Principios de auditoria

5 Gestión de programas de auditoria

6 Actividades de auditoria

7 Competencia y evaluación de auditores

Page 24: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Calificaciones del auditor

• Atributos personales

• Educación,

entrenamiento,

trabajo y experiencia

en auditorias

• Competencia

• Líder del equipo

• Calificaciones duales

• Proceso de evaluación

• Desarrollo profesional

continuo DPC

• Cuidado profesional

• Selección del equipo

auditor

• LenguajeISO 19011:2002

Page 25: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Revisión documental inicial

u otros

criterios de

auditoría

ISO

9001:2008

(Adecuación, de escritorio, de intención)

Utilizar listas de chequeo

En muchos casos no es posible

asegurar si los requisitos de

ISO 9001 se cumplen, solamente

revisando el manual de calidadLos auditores tendrán que desarrollar

un enfoque global para asegurar la

adecuación de la documentación del

SGC (no sólo procedimientos) y pueden

desarrollar una parte o el total de esa

actividad en sitio

Page 26: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Beneficios de la revisión

documental inicial

• Entender el sistema

• Ayuda a la planificación

• Identifica necesidad de especialista

• Identifica problemas

• Provee oportunidad para llenar

insuficiencias

• Evalúa si es entendible

Page 27: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Auditoria de conformidad

o de implementación

Prácticas de trabajoy el resto de

la documentación

del SGC

Las prácticas de trabajo pueden

no estar documentadas en

procedimientos o instructivos

Page 28: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Etapas de la auditoria

Page 29: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

1 – PREPARACIÓN

2 – EJECUCIÓN

3 – INFORME

4 – SEGUIMIENTO

ETAPAS DE UNA AUDITORÍA

Page 30: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Distribución típica de tiempos

1.- Preparación 40%

2.- Ejecución 40%

3.- Informe 10%

4.- Seguimiento 10%

Page 31: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Auditoria – Planificación

Page 32: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

PAUTAS PARA LA PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA

• Las auditorías son costosas

• Las auditorías deben ser bien planeadas y

conducidas

• Las auditorías no deben ser realizadas “por

sorpresa”

• Acordar siempre con el auditado fechas

convenientes por adelantado (ver “Programa de

Auditoria”)

Page 33: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

INFORMACIÓN PREVIA

Informes de Auditorias anteriores y

Revisiones de la Dirección

Documentos del SGC: Fichas de

procesos, procedimientos, métodos,

manuales, etc.

Mapa de procesos

Legislación, otros requisitos aplicables

y Documentos Institucionales

Reclamos de partes interesadas

Necesidades de la Gerencia

Page 34: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

• Qué hacen en el Area / sector?

• Cuán grande es cada proceso?

• Qué procesos operan?

• Qué criterios se deben cumplir?

• Complejidad de las operaciones

INFORMACION DEL AREA A AUDITAR

Page 35: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

PREPARACION DEL AUDITOR

ENTENDER EL SISTEMA Y LOS PROCESOS...

• Mapear el sistema

– Procesos

– Entradas & salidas

– Controles

– Secuencia de procesos

– Interacciones

• Elaborar el Plan de Auditoria!

Page 36: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

PREPARACION DEL AUDITOREl auditor debe prepararse para...

Seguir el proceso de un extremo hasta el otro,

verificando la eficacia del control

No limitarse solo a determinar la conformidad de las

actividades con lo establecido en los procedimientos

Evaluar también, y sobre todo, si el proceso es

capaz y produce los resultados intentados

El auditor debe enfocarse en evaluar la capacidad

de los procesos y del sistema para alcanzar los

objetivos establecidos !

Page 37: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Objetivo y alcance

Lugares, fechas y recursos

Criterio: Documentos o requisitos

aplicables

Integrantes del Equipo de

Auditoria

Cronograma de actividades, con tareas

asignadas a los auditores

Debe ser acordado con el auditado

AGENDA DE AUDITORÍA

Page 38: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

AGENDA DE AUDITORÍA

AGENDA DE LA AUDITORIA

1. Información General de Auditoria Interna

Procesos / Sector Auditado:

VENTAS – ADMINISTRACION

Código de Auditoría:

2008 / 04

Fecha de Auditoria: 11 de Junio de 2008

Auditor Líder: Sr. Au.

Auditor Asistente: Sr. Ditor

Objetivo de la Auditoria: : Evaluar el grado de implementación del Sistema Integrado

de Gestión

Alcance de la Auditoria:

Todos los procesos comerciales y Administrativos. Todos los requisitos aplicables

1.1 Agenda

Hora Auditor Líder Auditor Asistente

9:00 Reunión Inicial

9:15 Seguimiento de NC y AC (8.5.2, 8.5.3)

9:45Procesos comerciales (7.2., 8.2.1)

Mercado externo (7.2., 8.2.1)

10:30 Logística (7.4) Exportaciones (7.2, 8.2.1)

12:00

13:00 Reunión de enlace del equipo auditor

14:00 Reunión Final

REFRIGERIO

Criterio: ISO9001:2000

Page 39: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

El Equipo de Auditoria debe ser informado de:

Objetivos, Alcance y Criterio de la auditoria

Detalles de los sectores y actividades a auditar

El Equipo de Auditoria debe:

Recopilar la información previa necesaria

Elaborar la agenda de Auditoria

Preparar los documentos de trabajo:

Listas de verificación

Formatos

PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA

Page 40: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

TEMAS A INVESTIGAR Y SECUENCIA

2.- El SGC está implementado y

funciona según la planificación?

3.- El SGC es eficaz?

¿ Es capaz para lograr los objetivos

y alcanzar la satisfacción de las

partes interesadas?

Secuencia tradicional

Secuenciasugerida

1.- El SGC está diseñado conforme a

las normas aplicables?

DebilidadesEn requisitosespecíficos

Page 41: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

PAUTAS PARA LA AGENDA DE

AUDITORIA

• Se recomienda realizar la primera entrevista al

responsable del Sistema de gestión de calidad para

tener una visión global del mismo.

• La penúltima entrevista debe hacerse a Recursos

Humanos para cruzar información recogida en

campo sobre competencias y responsabilidades del

personal.

• La última entrevista es a la Alta Dirección ya que es

importante preguntarle aspectos de gestión una vez

que se ha auditado todos los procesos planificados.

Page 42: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

PAUTAS PARA LA AGENDA DE

AUDITORIA

• Siempre debe auditarse al Representante de la Dirección y a la Alta Dirección aún cuando el alcance de la auditoria fuese bien reducido.

• Respetar los horarios de entrada/salida, tiempos de descanso y otros.

• Incluir en la Agenda los tiempos de traslado cuando las sedes son distantes entre sí.

• Incluir en la Agenda los tiempos de refrigerio de los auditores pero no contabilizarlos en el numero de días/ horas auditor.

Page 43: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

TALLER 1 – AGENDA DE

AUDITORIA

INSTRUCCIONES

• Para la DGA, elabore un Plan de auditoria

interna para el alcance INDICADO EN EL

MANUAL de Calidad y utilizando la

información del mismo.

• Tiempo estimado 8 días auditor.

Page 44: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

TALLER 1- AGENDA DE

AUDITORIA

MATERIALES A UTILIZAR:

• Manual de gestión de Calidad de DGA

• Formato de Plan de Auditoria de DGA

• Norma ISO 9001:2008

Page 45: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Fecha:

Objetivo:

Alcance:

Criterios de Auditoría:

DIA 1 DIA 2

Día Hora Auditor Proceso a Auditar Auditado Requisitos Día Hora Auditor Proceso a Auditar Auditado Requisitos

Equipo Auditor:

PROCESO

AL: Auditor Líder, A: Auditor, O:Observador

Consideraciones:

PLAN DE AUDITORIA

Jefe de Calidad

NOMBRES

Page 46: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Guía para asegurar la continuidad de la

Auditoria

LISTA DE VERIFICACIÓN

Mantiene claros los objetivos

Ayuda a administrar el tiempo

Define el camino de la

investigación

Organiza la toma de notas

Page 47: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

SISTEMAS INTEGRADOS

AUDITORIA INTERNA

LISTA DE VERIFICACION

MUNDIAL S.A.

FECHA:.............

AUDITORIA:......

SECTOR/PROCESO:...............................

ALCANCE:.................................................

AUDITADO:...........................

AUDITOR:...................................

.REQUISITOS PUNTOS A VERIFICAR Doc HALLAZGOS

CONTROL

DEL

PROCESO

MEJORA

DEL

PROCESO

PLAN&

IMPLEMENT,

PROCESO

NC

TOTAL AUDITORIA

SIG

Resp.

Recursos

Diseñar una muestra

sistémica y registrarla

en la

Lista de Verificación

Reg

.

Page 48: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Mal uso de la Lista de Verificación:

Omisión de temas importantes por no estar

incluidos

Realizar un ejercicio de preguntas y

respuestas (obstrucción de la comunicación)

Tener una perspectiva estrecha del sistema de

Calidad

Page 49: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

TALLER 2 – LISTA DE

VERIFICACION

INSTRUCCIONES;

Para un proceso a auditar que está

incluido en el Plan de la Auditoria, elabore

una lista de verificación, considerando

como potenciales preguntas los puntos de

las normas a auditar, los documentos

Institucionales y el marco legal

relacionado.

Page 50: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

TALLER 2 – LISTA DE

VERIFICACION

MATERIALES A UTILIZAR:

• Plan de la auditoria (Taller 1)

• Ficha de proceso asignada

• Formato Lista de Verificación de DGA

• Papel en blanco

• Norma ISO 9001

Page 51: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Enfoque de la auditoria

Page 52: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Las relaciones entre auditor y

auditado son críticas para una

auditoría exitosa

Relaciones auditor - auditado

Page 53: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Información

Ideas

Actitudes

Comunicación

Page 54: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Emisor

codifica

Receptor

decodifica e

interpreta

Mensaje

Retroalimentación

Proceso comunicativo

Page 55: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Físicas

Intelectuales

Fisiológicas

Barreras para una

comunicación efectiva

Page 56: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Creando un clima para la comunicación:

Tranquilice al auditado

Explique el propósito

Explique acerca de las notas

Mantenga al auditado informado de sus

observaciones

Page 57: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

• Establecer un clima apropiado

• Tranquilice al auditado

• Utilice la técnica para preguntar apropiada

• Haga preguntas aclaratorias

• Observe el lenguaje corporal

• Observe el lenguaje paralelo

• Sea amigable y diplomático

Enfoque exitoso para la auditoria

Page 58: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Auditoria - Ejecución

Page 59: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

ETAPAS

Reunión inicial

Recopilación de evi dencias

Reunión final

Page 60: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Se establecen las reglas generales

para la realización de la Auditoria

Contenidos:

Presentaciones

Exponer cuál es el objetivo, alcance y criterio de la

Auditoria, siempre enfocando el propósito de mejora

Metodología a emplear para entrevistas y reporte

Definición de No Conformidad, Observación, etc

Revisión de la agenda de Auditoria

Identificar los responsables de las áreas a ser

auditadas (interlocutores válidos)

REUNION DE APERTURA

Page 61: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Aclarar que la Auditoria es

una muestra

Declaración de confidencialidad

Arreglos logísticos, traslados, seguridad,

pasaportes médicos, etc

Aclaración de dudas

Confirmar horario de la

reunión final

Confirmar visitas guiadas a las instalaciones (si es

necesario)

La reunión inicial no se debe suprimir!

Contenidos (cont.) :

REUNION DE APERTURA

Page 62: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Información verificable

Se basan en:

- entrevistas

- examen de documentos

- observación de actividades y condiciones

- resultados de mediciones y ensayo

- registros

EVIDENCIAS OBJETIVAS

Page 63: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Técnicas de preguntas: Abiertas

qué

porqué

cuándo

cómo

dónde

quién

Usar prudentemente las preguntas:

Cerradas

Aclaratorias

Muéstreme!

ENTREVISTAS

Page 64: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

El auditor mantiene el control

Lista de participantes

Auditar dentro de la actividad

planeada

Tomar notas

Recabar evidencias objetivas en

todas sus formas

RECOPILACION DE EVIDENCIAS

Page 65: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Investigar todo lo necesario

Seguir la pista de auditoria

Tomar muestras representativas

Verificar la coincidencia entre

procedimientos escritos y la

realidad

RECOPILACION DE EVIDENCIAS

Page 66: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Verificar lo expuesto durante

las entrevistas

Comunicar al auditado las No

Conformidades

Determinar si las No Conformidades

constituyen casos aislados o si son

generalizadas

Registrar las No Conformidades

RECOPILACION DE EVIDENCIAS

Page 67: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Rol del Auditor

Page 68: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

El rol del auditor es establecer para el cliente

de la auditoria la información basada en

hechos de hasta qué grado los requisitos del

criterio de auditoria se cumplen

Todas las conclusiones deben basarse

firmemente en evidencia objetiva

El auditor líder debe estar completamente a

cargo de la auditoria.

Rol del Auditor

Page 69: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

RESPONSABILIDADES DEL

AUDITOR

Cumplir con los requisitos

Seguir plan y procedimientos

Permanecer dentro del alcance

Comunicar y aclarar requisitos de auditoría

Planear y realizar tareas individuales, acertada y

responsablemente

Recolectar y analizar evidencia

Page 70: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

RESPONSABILIDADES DEL

AUDITOR

Permanecer alerta

Reportar las observaciones

Verificar acciones correctivas

Cooperar con el auditor líder

Retener y proteger documentos de la auditoría

Mantener confidencialidad

Actuar de manera ética

Page 71: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Responsabilidades del

Auditor Líder

• Obtener toda la información requerida para laplanificación

• Asistir en la selección del equipo

• Preparar el plan general

• Asignar tareas individuales

• Asegurar que los documentos de trabajo esténpreparados

• Auditar suficiencia

• Representar al equipo auditor

Page 72: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Responsabilidades del

Auditor Líder

• Presidir las reuniones de apertura y cierre

• Asegurar el progreso de la auditoria de acuerdoal plan

• Asegurar que las reuniones de enlace se llevan acabo regularmente

• Asegurar que los resultados de auditoria seanreportados de una forma clara, concluyente y sindemoras

Page 73: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Reporte de NC

Page 74: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Qué es una No Conformidad?...

No cumplimiento de un requisito del cliente o

de otras

partes interesadas

Requisito: necesidad o expectativa establecida

o implícita

Requisito legal o regulatorio

Una Oportunidad para mejorar el desempeño, los

resultados y la satisfacción de partes interesadas

Page 75: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

HALLAZGO

DE LA

AUDITORÍA

• Documentar las Fortalezas encontradas

• Las Debilidades pueden darse a través de:

a. No conformidades: generadas por el incumplimiento de

requisitos establecidos

b. Potenciales No conformidades (Observaciones): se

generan a raíz de hallazgos donde aún no se ha

incumplido requisitos pero se tienen evidencias que en

cualquier momento se presentarán las mismas.

DEBILIDADESFORTA

LEZAS

Page 76: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

DEBILIDADES

Para que un Hallazgo se defina como NC se

requieren 2 condiciones mínimas:

• Debe estar basado en evidencias objetivas

• Debe demostrarse incumplimiento de

requisitos:

De la norma ISO 9001 y otros estándares

aplicables

Procedimientos, planes u objetivos/metas

Requisitos legales o regulatorios

NC

Page 77: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

INFORME DE NO CONFORMIDAD

CONTENIDOS

Area/Proceso

Hallazgo(evidencia objetiva)

Requisito Incumplido

Firma

Page 78: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

SOLICITUD DE ACCION: CORRECTIVA PREVENTIVA

Fecha: Proceso: FP-1-C-7.4-L-06 Propietario del proceso:

Fuente: Auditoria Revisión por la Dirección Análisis de Datos Reclamos

N° ……….

N° de AC/AP anterior.

Descripción de la no-conformidad: Descripción de la no-conformidad potencial:

Nombre: Firma: Fecha:

Acción inmediata (cuando aplique)

Nombre: Firma: Fecha:

Descripción de causas principales:

Acciones a tomar: Correctivo Acción Correctiva Acción Preventiva

Descripción de acción: Responsable Fecha

10.07.2010

22.07.2010

05.08.2010

Responsable del proceso: Firma: Fecha:

Verificación de la implementación:

Nombre

Firma

Fecha:

Comentarios:

Page 79: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Para el proceso Bienestar de Personal, se tiene como objetivo “Cumplir oportunamente con el trámite de pagos de subsidios”, cuyo Indicador es “Porcentaje de expedientes tramitados oportunamente para el pago de subsidios” teniendo como meta 90% de cumplimiento mensual, la cual no se ha logrado para los últimos 4 meses, en los que los resultados están por debajo del 85%. El jefe de la División de RR.HH dice que aún no se han identificado las causas de los problemas ni tomado las acciones correspondientes.

EJEMPLO 1

Page 80: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Para el Proceso Bienestar de Personal, NO se evidencia la

toma de acciones relacionadas con el incumplimiento del Objetivo “Cumplir oportunamente con el trámite de pagos de subsidios”, cuyo Indicador es “Porcentaje de expedientes tramitados oportunamente para el pago de subsidios” teniendo como meta 90% de cumplimiento mensual, la cual no se ha logrado para los últimos 4 meses, en los que los resultados están por debajo del 85%. La Norma ISO 9001:2008 requiere, en el punto 8.2.3 lo siguiente:…”Cuando no se alcancen los resultados planificados , deben llevarse a cabo correcciones y acciones correctivas, según sea conveniente”. La Ficha de procesos Bienestar del Personal establece la meta referida.

REDACCIÓN DEL EJEMPLO 1EVIDENCIA

REQUISITO INCUMPLIDO

Page 81: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Durante la auditoria a la DGA se ha evidenciado que las personas auditadas en los procesos de: Servicios Generales, Gestión de Compras, Almacenes, Egresos- Pago manifestaron que no les habían comunicado sus responsabilidades.

EJEMPLO 2

Page 82: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Se ha evidenciado la No comunicación de sus responsabilidades a los auditados de los procesos siguientes: Servicios Generales, Gestión de Compras, Almacenes, Egresos- Pago.

La Norma ISO 9001:2008 requiere, en el punto 5.5.1 lo siguiente: La Alta Dirección debe asegurarse que las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas dentro de la Organización.

REDACCIÓN DEL EJEMPLO 2EVIDENCIA

REQUISITO INCUMPLIDO

Page 83: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

NO CONFORMIDADES

Auditor Auditado

NOCONFORMIDAD

ACEPTA LA NO CONFORMIDAD

INVESTIGAR CAUSA

DETERMINARACCIÓN

CORRECTIVA

VERIFICACIÓN IMPLEMENTACIÓN

VERIFICACIÓN EFICACIA

Page 84: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

REUNIÓN DE CIERRE Agradecimientos

Objetivos y alcance de la Auditoría

Aclarar que la Auditoría fue una muestra

Conclusiones:

- existe un SGC?

- está implementado?

- es eficaz?

En relación al objetivo de la auditoría,

cuál es la conclusión?

Page 85: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Acordar fechas de verificación de

acciones correctivas

Aclaración de dudas

No conformidades

presentadas por cada auditor

REUNIÓN DE CIERRE

Page 86: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

TALLER 3- REPORTES DE NO

CONFORMIDAD

INSTRUCCIONES

• Los participantes resolverán los casos

presentados por el Expositor.

Page 87: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

TALLER 3- REPORTES DE NO

CONFORMIDAD

MATERIALES A UTILIZAR:

• Separata de Reporte de No conformidades

• Formato de Solicitud de Acción correctiva/ preventiva de la DGA

• Norma: ISO 9001

Page 88: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Auditoria Integrada -El Reporte final

Page 89: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

El Reporte es un proceso continuo!!!

El informe escrito

Área auditada

Lugar y Fecha

Equipo de Auditoria

Participantes

Documentación aplicable

Objetivo , Alcance y Conclusiones

Resumen de los resultados, fortalezas y debilidades

del SGC

No conformidades y observaciones

Page 90: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

Auditoria Integrada -Seguimiento

Page 91: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

SEGUIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIÓN

EVIDENCIAS DE:

•CAPACITACIÓN

•NUEVOS PROCEDIMIENTOS

•CAMBIOS EN LA INFRAESTRUCTURA

•NUEVOS REGISTROS

SEGUIMIENTO A LA EFICACIA

NO HAY RECURRENCIA DE LA NC

Page 92: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

TALLER 4 - ENTREVISTAS

INSTRUCCIONES:

En base a la Lista de verificación del

Taller 2, realice una entrevista a su

auditado de acuerdo a lo desarrollado en

el taller mencionado.

Page 93: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

TALLER 4 - ENTREVISTAS

MATERIALES A UTILIZAR:

• Lista de verificación del Taller 2

Page 94: Curso Auditores Internos Upch Cur So Material

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH

FIN DEL CURSO

GRACIAS POR SU ATENCIÓN