CUALIDADES DE UN EXPOSITOR Y 10 REGLAS DE ORO DE LAS DIAPOSITIVAS 1) PREPARAR EL DISCURSO. Recomendaciones para la preparación de un Discurso: 1. Es conveniente escribir unos días antes de la exposición un esquema que recoja los

aspectos más importantes que se van a tratar y desarrollarlo. 2. Es importante preparar en profundidad el discurso en todos sus aspectos con

antelación:

Selección del tema a tratar y los objetivos que se persiguen

Recoger toda la información acerca del tema

Dominar el tema.

Organizar adecuadamente las ideas

Preparar todo el material de apoyo que se va a utilizar en la exposición, ejemplos: diapositivas, papelógrafos, internet para hipervínculos, etc.

3. Conviene preparar las respuestas a las posibles cuestiones que pueda tener el auditorio.

4. Es muy recomendable ensayar la conferencia varias veces ante un espejo o alguien de confianza. De esta forma se conseguirá una mayor fluidez verbal y se ejercitará la voz para conseguir que esta sea firme y sonora.

5. No se debe memorizar la charla ya que le quitará toda la espontaneidad y naturalidad. Pasos en la preparación de un Discurso: a) Definir claramente el objetivo. ¿qué quiero lograr con mi discurso? por ejemplo,

que el oyente esté de acuerdo, colabore o proponga un proyecto. b) Poner un título llamativo al discurso: ¿qué palabra, frase u oración comunicará

la idea de la manera más fácil posible o despertará la curiosidad? Es imprescindible que el discurso tenga un título que lo identifique claramente, para concretar tus ideas en tu objetivo y que te sirva para armar los argumentos alrededor de una frase que recuerde constantemente la idea central. Ejemplo: "Tengo un sueño" de Martin Luther King expresando la esperanza de la igualdad de derechos para la raza negra.

c) Preparar la conclusión del discurso. ¿Cómo terminará el discurso? El final del discurso es fundamental, es la fase en la que se pide al oyente que reflexione sobre lo que se ha expuesto o que se haga algo al respecto. La conclusión tiene dos partes:

La solicitud: qué hacer

La motivación: por qué razón o para que propósito. d) Ordenar las ideas en una estructura lógica.

¿Cómo ordenar las ideas para el discurso? Las ideas deben tener un orden. El orden lo determina la fórmula lógica que se utiliza. Tipos de estructuras lógicas para un discurso:

De problema o solución

De causas a efectos

Por contraste

Por combinación de varios estilos de ordenamiento

e) Preparar la introducción ¿Cómo anticipar el tema del que se va a hablar? El orden de las ideas que se ha definido en el paso 4 es exactamente el mismo que sirve para presentar el discurso. Ejemplos:

"En primer lugar, veremos el problema de... en segundo lugar mencionaremos la solución o las opciones más recomendables" .

"En primer lugar veremos cuál fue la causa... en segundo lugar analizaremos sus efectos..."

¿Cuáles serán las primeras palabras? Con las primeras palabras se pretende captar la atención de los oyentes y despertar su interés en la explicación que se presentará inmediatamente después

f) Ensayar el discurso. Es imprescindible ensayar un discurso hasta poder asimilarlo.

g) Redactar el discurso. Redactar el discurso con anticipación

2) LA VOZ Y LENGUAJE CORPORAL. 1. La Voz Debemos evitar un tono de voz monótono y de bajo volumen ya que leva a la

audiencia a desconectar y a perder interés en la exposición. Conviene aprovechar cualquier oportunidad para hablar en público ya que dominar

la voz sólo se consigue con la práctica. Es importante aprender a modular la voz, es decir, a subir o bajar el volumen,

cambiar el ritmo, hacer énfasis en determinadas palabras. Con todo ello conseguiremos captar la atención del público más fácilmente.

Es muy positivo hacer énfasis en los puntos importantes del discurso, es decir, destacar las ideas, resaltar las conclusiones, etc.

Cada vez que realicemos una afirmación, debemos hablar con determinación, con voz firme, alta y sin titubeos.

Es imprescindible para transmitir correctamente el mensaje el hablar claro, hacer un esfuerzo en vocalizar correctamente.

Cuando hablemos en público hay que hacer un esfuerzo por hablar alto, lo suficiente para que nos oigan claramente todos los oyentes.

Es muy frecuente hablar demasiado rápido debido a los nervios. Debemos tener en cuenta este aspecto y tratar de hablar de una manera sosegada, sobre todo al principio del discurso.

Hablar lento facilita enormemente la comprensión y además proyecta al espectador una imagen de seguridad.

El comunicador oral no nace, sino se hace.

EMISOR CANAL RECEPTOR

R

INTERFERENCIAS

2. Lenguaje Corporal. El Lenguaje Corporal es todo aquel conjunto de movimientos, gestos, actitudes

que realizamos consciente o inconscientemente cuando nos comunicamos. A través del lenguaje corporal, el orador trasmite mensajes como pueden ser los

nervios, la timidez, seguridad, confianza, dominio, entusiasmo, vacilación, etc. El público capta todo este conjunto de gestos con total claridad. Desde el primer momento en que se empieza la exposición, debemos utilizar el

lenguaje corporal en sentido positivo. Hay que saber transmitir serenidad y espontaneidad evitando aquellos gestos, actitudes y movimientos que resulten exagerados.

Es conveniente no quedarse quieto o rígido ya que rompe la monotonía y ayuda a captar la atención del espectador.

Se debe mantener una postura cómoda, erguida, natural y no forzada.-Un factor muy importante que no conviene olvidar es establecer el contacto visual con el auditorio desde el primer momento.

Los gestos relajados del rostro ayudan notablemente a atraer la atención del público. Una sonrisa agradable siempre tiene un muy buen efecto.

Los movimientos de las manos deben estar cuidados, ni inmóviles ni en constante movimiento. Son útiles para enfatizar las ideas o conceptos cruciales que se están describiendo.

La postura debe ser erguida y relajada. La posición en el escenario debe ser aquella que permita a todos los espectadores vernos con claridad.

3) ATENCIÓN Y PERSUACIÓN DEL PÚBLICO. A. Captar la Atención: El orador debe tratar de ganarse al público independientemente de que este coincida con los argumentos expuestos. Para captar la atención del público debemos tener en cuenta una serie de factores: Al público se le gana con simpatía y amabilidad. Es importante saludar al auditorio desde el primer momento, estableciendo

contacto visual y agradecer de forma sincera su presencia. Mostrar una imagen amable, tanto en el lenguaje corporal como en el tono de la

voz. Mirar al público. El contacto visual es fundamental para mantener el hilo conductivo

de la exposición. Siempre resulta agradable unos toques de humor sano y sobrio que ayudan a relajar

la tensión, avivar el interés y a mantener la atención del oyente. También se puede dar la oportunidad al público de participar en la exposición. El orador deberá estar atento a las reacciones del auditorio, tratando de detectar

indicios de pérdidas de atención (mirar al reloj, hablar con un compañero, leer un folleto).

Si se observan signos de desatención, es aconsejable cambiar el tono de la voz, enfatizar, comentar alguna anécdota curiosa, emplear el humor, etc.

B. Persuasión:

Persuadir significa convencer a las personas mediante argumentos. Es necesario: Ser moderado y estar calmado Conceder la razón en algunos temas con ecuanimidad Desarrollar una explicación sólida

C. Recursos de la persuasión: Mostrar apasionamiento por el tema tratado. Sonreír y ser agradable en el trato personal. Considerar con máximo interés las preguntas o intervenciones de los oyentes. Transmitir valores humanos positivos (generosidad, aplicación, honestidad,

deseo, felicidad).

D. La persuasión es eficaz cuando están en juego los temas relacionados con: El dinero ej: "este procedimiento permitirá ahorrar a la empresa unos costes

de.." El tiempo ej: "la implantación del just in time permite reducir los tiempos de

fabricación en torno a un 15%...) El trabajo ej: "estamos comprometidos con aumentar la productividad de

nuestros trabajadores..." La ciencia (cualquier argumento que se articule apoyándose en principios

científicos obtendrá muy poca oposición) 4) VENCER EL MIEDO A HABLAR EN PÚBLICO. La gran mayoría de la gente presenta miedo a hablar enfrente de un público por una serie de razones entre las cuales destacan: Miedo a las críticas Miedo al fracaso Ansiedad al sentirse el centro de atención Demostrar ignorancia del tema a tratar Miedo a las posibles reacciones negativas de los espectadores Temor a la pérdida del prestigio Etc. Gran parte de este miedo es irracional, es decir, no obedece a motivos lógicos. Ahora bien, tener miedo en los momentos previos a una exposición pública es algo natural propio del ser humano. Por esta razón no deberíamos ser excesivamente críticos con nosotros mismos, ni considerarnos como una persona débil o insegura. Posiblemente, la mejor manera de vencer el miedo es con una preparación adecuada. Es muy aconsejable trabajar y ensayar rigurosamente la intervención. Cuando se domina el tema de la exposición, las posibilidades de cometer fallos se reduce notablemente, lo cual genera confianza y disminuye el citado nivel de ansiedad.

Suele resultar muy útil mantener una mentalidad positiva antes y durante la intervención, es decir, imaginarse la enorme satisfacción que nos produciría obtener un gran éxito. Conseguir desenvolverse airosamente y sin inhibiciones es en la mayoría de los casos una cuestión de práctica. Es por lo tanto muy aconsejable no dejar pasar cualquier oportunidad de hablar en público. Por otra parte, hay que tener en cuenta que no todo el miedo es malo, sino que resulta una ventaja puesto que nos mantiene alerta y agudiza nuestro ingenio ayudándonos a superar el trance con éxito. 5) 10 REGLAS DE ORO DE LAS DIAPOSITIVAS EN POWER POINT. Power Point es una herramienta informática creada por Microsoft para realizar presentaciones gráficas con sonido, animaciones, colores llamativos y cuya misión es facilitar la exposición de un tema en multitud de campos (empresarial, educativo, científico, etc.). Aprender a utilizarlo correctamente es clave para lograr conseguir con éxito el efecto deseado en el auditorio. A continuación se resumen las 10 reglas de Oro que cualquier persona debe tener en cuenta a la hora de preparar y exponer una presentación en Power Point: 1. Apoyarse en fundamentos sólidos. La herramienta de apoyo Power Point no es más que eso, un apoyo. Por muy atractivas y llamativas que resulten las diapositivas recuerde que lo principal es usted y su mensaje. Los asistentes a una presentación desean escucharle a usted, no contemplar un espectáculo de diapositivas en una pantalla por muy bien realizadas que estas estén. Construya argumentos sólidos con los que poder convencer al auditorio, exponga ideas contundentes que logren persuadir y conseguirá así realizar entonces una presentación con éxito. 2. Sencillez. Las presentaciones más eficaces son aquellas con gráficos sencillos y fáciles de comprender con no más de 5 hasta 8 líneas de texto por diapositiva. No sature de información una diapositiva ni incorpore accesorios que no sean imprescindibles. Recuerde que lo más importante, lo imprescindible, es su discurso, no lo que aparece en la pantalla. 3. Incluir solamente las cifras y datos que sean absolutamente imprescindibles. Resulta difícil transmitir un mensaje de un modo conciso si bombardeamos al espectador con un sinfín de cifras y datos. No abrume a los asistentes con estadísticas. Siempre puede distribuir notas o incluso un pequeño informe al final de la presentación para que lo estudien.

4. Evitar la lectura literal de diapositivas. Uno de los hábitos negativos más comunes es limitarse a realizar una lectura al pie de la letra del contenido de la diapositiva. Esto produce unos efectos muy negativos y hace que la presentación acabe aburriendo a los asistentes. Lo más importante de una presentación es usted y su mensaje, no el contenido de la diapositiva. Interprete lo que aparece reflejado en la pantalla, no lo lea. Mantenga así un mayor contacto con la audiencia. 5. Emplee solamente observaciones oportunas. No realice comentarios que ya aparezcan reflejados en las diapositivas. Deje un tiempo para que los presentes que lean el texto y a continuación exponga alguna observación que pueda ampliar su contenido. 6. No fatigue a los asistentes. Emplee ocasionalmente diapositivas en blanco para no sobrecargar de información a los asistentes. De esta forma se conseguirá además lograr una mayor atención del público, lo cual resultaría ser una táctica muy eficaz. 7. Utilice el contraste de colores. Resulta muy eficaz para transmitir emociones el usar un contraste marcado entre el color del texto y el de los gráficos y el fondo. 8. Incluya imágenes y gráficos novedosos. Dele mayor atractivo visual a sus exposiciones incluyendo gráficos e imágenes exportadas. No se limite a utilizar simplemente los recursos que ofrece la herramienta de Power Point. Resulta muy atractivo incluir breves secuencias de video que además de transmitir un mensaje de manera eficaz, amenizan y relajan el ambiente 9. Distribuya notas e informes al final, no durante la presentación. A menos que sea imprescindible, no distribuya documentos en el transcurso de una presentación. Esto hará que desvíen su atención a la lectura de los mismos. Espera a que termine la exposición para distribuirlos. 10. No tenga reparos en realizar modificaciones antes de exponer. No pierda nunca la perspectiva de la audiencia. Después de confeccionar el borrador de las diapositivas de PowerPoint, imagínese que es una de las personas que escuchan sus comentarios mientras las repasa. Si algo es poco interesante, distrae o confunde, corríjalo sin pensarlo dos veces. Es muy probable que consiga mejorar la presentación. Ver también: Lectura de presentación Exposición de datos Técnica de simplificación Importancia del contenido Atención del público Comunicación