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Carrera:

Administración de empresas turísticas

Cuatrimestre:

Cuarto

Programa de la asignatura:

Contabilidad Administrativa

Clave:

110920415/ 120920415

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Unidad 1. Manejo de cuentas de activo circulante

Presentación de la unidad Una de las funciones del Administrador de Empresas Turísticas es interpretar de forma adecuada el manejo de las cuentas que conforman el grupo de activos circulante, es decir, las principales cuentas de operaciones en una empresa. Este conocimiento es la base para manejar el estado financiero denominado Balance general; estado que se integra por activos circulantes. El activo circulante está compuesto de las primeras partidas que contempla el balance general por su rápida realización en efectivo y se clasifican con base en su disponibilidad iniciando por caja, bancos, cuentas por cobrar e inventario. A partir del reconocimiento conceptual y procedimental de los elementos anteriores, el estudiante aplicará el registro de las operaciones de cada una de las cuentas que conforman el grupo de activo circulante y valorará su importancia en el balance general. En esta unidad se desarrollarán los temas de caja, bancos, cuentas por cobrar e inventarios, los cuales son el primer grupo de cuentas del activo circulante que se encuentra integrado dentro del balance general. Al finalizar la unidad, el estudiante habrá logrado analizar las operaciones que en forma cotidiana realiza la empresa, los elementos de las cuentas de activo circulante según su operación y la técnica contable en estados financieros. Con estos elementos será competente en la aplicación de la técnica contable, el manejo de cuentas especiales, para la elaboración y la presentación de estados financieros confiables, por medio de la identificación de las cuentas de activo circulante, fijo y diferido. ¡Adelante! Comencemos el estudio de la unidad.

Propósitos

• Identificar las operaciones que en forma cotidiana realiza la empresa, para verificar la capacidad de pago y las características de las cuentas de activo circulante. • Analizar los elementos de las cuentas de activo circulante según su operación. • Aplicar la técnica contable en un caso práctico mediante el estudio de los estados financieros.

Competencia específica Analizar las características de las cuentas de activo circulante, fijo y diferido para verificar sus saldos reales y confiables, mediante la identificación de la técnica contable adecuada para cada caso.

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1.1. Caja En cualquier empresa existe un orden para las cosas y un orden para las personas, pero también uno para el manejo de dinero. El flujo de Caja, llamado también flujo de efectivo, presupuesto de caja o cash flow, es un cálculo del volumen de ingresos y de gastos, que ocurrirán en una empresa durante un período, lo que permite saber si sobra o falta dinero en determinado momento. Si falta se busca dónde conseguirlo (bancos, cooperativas de crédito, crédito de proveedores, préstamos de amigos o familiares). Lara (2002, p.15), define caja como “la representación del dinero en efectivo, como por ejemplo, los billetes, monedas, cheques y pagarés de tarjetas de crédito (Boucher) recibidos, giros bancarios, y telegráficos”. El concepto de caja implica movimiento de entradas y salidas de efectivo que origina el negocio; por ejemplo: Se recibió del Sr. Jorge la cantidad de $50,000.00 proveniente de la venta de mercancía.

Este movimiento nos indica una entrada de efectivo.

A la Señorita Pilar se le pago $10,000.00 en efectivo por concepto de la renta.

Este movimiento es una salida de efectivo.

1.1.1. Registro de Operaciones En el manejo de las operaciones de las partidas que integran el activo circulante, es necesario identificar con claridad los cargos y abonos, aumentos y disminuciones, así como el debe y haber. Reglas o principios:

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•Toda cuenta del activo debe empezar con un cargo, es decir, con una anotación en el debe.

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•Toda cuenta del pasivo debe comenzar con un abono, es decir, con una anotación en el haber.

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•La cuenta del capital debe empezar con un abono, es decir, con una anotación en el haber.

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Como las cuentas del activo empiezan con un cargo, es natural que para aumentar su saldo se deba cargar. En cambio, para disminuir su saldo se deben abonar. Principios que deben observarse:

Reglas del cargo y del abono:

Se debe cargar:

Cuando aumenta el

activo

Cuando disminuye el pasivo

Cuando disminuye el capital

Se debe abonar:

Cuando disminuye el activo

Cuando aumenta el

pasivo

Cuando aumenta el

capital

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Conclusiones de las reglas del cargo y del abono:

a) La cuenta del activo empiezan con un cargo, aumentan cargándolas, disminuyen abonándolas y su saldo es deudor.

b) Las cuentas del pasivo empiezan con un abono, aumentan abonándolas, disminuyen cargándolas y su saldo es acreedor.

c) La cuenta del capital empieza con un abono, aumenta abonándola, disminuye cargándola, y por lo general, su saldo es acreedor.

d) Las cuantas del capital o de resultados, gastos de venta y gastos de administración, siempre se cargan, por ello su saldo es deudor.

e) Las cuentas del capital o de resultados, gastos y productos financieros y otros gastos y productos, se pueden cargar o abonar, y por tanto, su saldo puede ser deudor o acreedor.

Forma en que se debe proceder para registrar las operaciones: Para registrar las operaciones se deben analizar, es decir, determinar la variación que sufren las cuentas afectadas. Después, se deben aplicar las reglas del cargo y del abono. Para realizar un registro de operaciones de las cuentas de un activo, es necesario iniciar con un cargo, es decir, en el debe. El debe representa un incremento en tus cuentas mientras que cuando existe un movimiento contable en el abono, es decir, en el haber representa una disminución de los activos.

DEBE HABER CARGO ABONO INCREMENTO DISMINUYE

Las operaciones básicas del manejo de activo circulante son dos:

1. Operaciones de caja. Originan los ingresos o los egresos de dinero efectivo; por ejemplo, las ventas y compras al contado, los abonos recibidos de clientes, los abonos a proveedores, los pagos por sueldos, rentas, luz, entre lo más destacado.

2. Operaciones de diario. Promueven movimientos de dinero de efectivo, tales como ventas y compras a crédito, ventas y compras garantizadas con documentos, para ser más específicos.

Ejemplo un registro contable: La empresa vende mercancía por $ 100,000.00, de los cuales pagaron $ 50,000.00 en efectivo y por el resto firmaron un documento.

CUENTAS X COBRAR

$100,000 $50,000 $50,000

INVENTARIOS CAJA

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Como se puede apreciar, el importe que se encuentra en inventarios está en el haber por lo que presenta una disminución (abono) por la venta que se realiza de la mercancía. En tanto, el importe de caja la encontramos en el debe, por lo que nos indica un incremento (cargo), ya que estamos recibiendo el 50% de la venta de la mercancía. Las cuentas por cobrar que tienen un debe, derivado del documento que nos firmaron por el 50% muestra un incremento (cargo). El ejemplo anterior, demuestra los movimientos del registro de operaciones en cada una de las cuentas del activo circulante.

1.1.2. Arqueo de caja y ajustes El ajuste a la cuenta de Caja es el saldo de la misma, que expresa la existencia efectiva. Sin embargo, al terminar el ejercicio es necesario comprobar si en realidad dicho saldo corresponde al número que materialmente existe en la caja, de ahí la necesidad de practicar una operación que recibe el nombre de arqueo de caja, que es el recuento material del dinero en efectivo. Al terminar las operaciones de la empresa se pueden detectar los siguientes casos: 1. Que el valor del arqueo de caja coincida con el saldo de la cuenta de caja. Aquí no es necesario realizar ajustes, ya que los saldos son iguales. 2. Que el valor del arqueo de caja sea menor al saldo de caja es un faltante, lo cual puede tener origen en:

Operaciones no reportadas por el cajero. El valor faltante de las operaciones no reportadas se abona a la cuenta de caja y se carga a las cuentas que procedan en cada caso

Cantidades dispuestas por el cajero o pagadas de más. Se abona a la cuenta de caja y se carga a la cuenta personal del cajero para asentar la obligación que tiene de pagar dicho faltante

En otras palabras, el Arqueo de caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido, y por tanto, el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja, dinero efectivo, cheques o vales. También se utiliza para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero, los auditores o ejecutivos asignados; para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.

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Ejemplo: Un joven de 25 años, recién egresado de la carrera de Administración de Empresas Turísticas, se convierte en responsable de las entradas y las salidas del efectivo que tiene la empresa que lo empleó. El supervisor, jefe inmediato del joven, le dice que va a realizar un arqueo y él se queda sorprendido. El supervisor le explica que un arqueo de caja consiste en realizar un recuento físico del dinero en efectivo que tiene en ese momento, que es necesario cotejar las entradas del dinero en efectivo contra las salidas. La diferencia que resulte, es lo que debe tener en la caja. Lo anterior es un ejemplo simple de la aplicación del término arqueo de caja.

1.1.3. Fondo Fijo de Caja El fondo fijo de caja se refiere al importe de dinero en efectivo que una empresa dispone para un uso específico; por ejemplo, el pago de gastos menores o de urgencias. Por lo general, en las empresas se asigna a una persona que se responsabiliza del manejo y la custodia del mismo. El fondo fijo se inicia cuando al responsable le entregan una cantidad específica en dinero que al transcurrir el tiempo, y por las necesidades de la empresa, posiblemente debe ser ampliado, reducido o cancelado. Según las necesidades de una empresa, se designa un fondo fijo de caja. Este fondo puede ampliarse según la dimensión de sus operaciones, que estará a cargo de una persona responsable de cada área y departamentos de Administración, Ventas y Producción. Ejemplo: La señorita Blanca es asistente del Director General del hotel. El Director, por las funciones que desempeña constantemente sale de viaje y tiene que efectuar gastos. Para evitar contratiempos en los movimientos contables del efectivo, el Sr. Gerente designa a la señorita Blanca como responsable del fondo de caja chica por un monto que cubra y justifique las necesidades de sus viajes; gastos de gasolina, transporte de taxi, pago de estacionamiento, gastos de pasaje de autobús, entre otros. Aquí radica la importancia de designar a un responsable para el manejo de un fondo de caja chica.

Actividad 1. Activo circulante Para esta primera actividad tendrás que analizar un caso en donde identificaras los movimientos del fondo de caja chica y comprenderás cómo se calcula un saldo real; para ello realiza lo siguiente: 1. Descarga y analiza el Estudio de caso 1 Hotel el mirador 2. Identifica en qué momento aumenta y disminuye el saldo del fondo fijo de caja. 3. Calcula el saldo real de efectivo del fondo fijo de caja. 4. Elabora un informe con los resultados que obtuviste en el registro de operaciones.

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5. Guarda tu documento con el nombre COA_U1_A1_XXYZ y envíala a tu Facilitador(a) mediante la sección de tareas para que te retroalimente.

1.2. Bancos La cuenta de bancos es otra cuenta contable que tiene un funcionamiento parecido a la cuenta de caja, su diferencia radica en que el dinero de la empresa en una cuenta de bancos representa cuentas de ahorro, inversiones, certificados de depósito, remesas y documentos mercantiles. Las cuentas de bancos son cuentas que siempre van en el activo y cuyo saldo será positivo, pero nunca negativo. El concepto de banco permite a la empresa controlar en una forma segura sus entradas y salidas del efectivo derivado de las operaciones de la empresa, normalmente en un mes donde la institución financiera le genera un estado de cuenta bancario. El que una empresa tenga cuenta bancaria le sirve como comprobante de ingresos para cualquier trámite de financiamiento ante alguna institución bancaria.

1.2.1. Transacciones electrónicas La concentración bancaria es una forma de acelerar el flujo de efectivo de una organización estableciendo centros estratégicos de cobranza. El propósito es acortar el periodo entre el momento en que los clientes ponen en el correo los pagos, y aquel en que la organización puede utilizarlos. A los clientes, en un área geográfica determinada, se les pide remitir sus pagos a un centro que reúne los cobros de esa área. Ante los efectos de la globalización, muchas empresas han extendido sus relaciones comerciales en otras regiones, lo que imposibilita que sus clientes y sus proveedores puedan acudir físicamente al corporativo para sus respectivos cobros (clientes) y pagos (proveedores). Además, existe otro factor que favorece el uso de las transacciones electrónicas; la inseguridad. Muchas empresas no manejen efectivo en forma física por el riesgo de robo que representa, evitan recibir y entregar efectivo en su oficina, éstas prefieren realizar sus movimientos de efectivo bancario mediante transacciones electrónicas. En la actualidad, cada uno puede efectuar su transacción electrónica desde cualquier región del país o del mundo, lo que facilita que los ciclos de efectivo se realicen de manera ágil.

1.2.2. Auxiliares El auxiliar de bancos también conocido como conciliación bancaria, es un documento que le permite al estudiante localizar los ingresos y los egresos que efectúa la empresa en estado contable comparado con los movimientos que refleja el estado de cuenta bancaria.

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La conciliación bancaria es de utilidad al estudiante para cotejar el saldo proporcionado por la institución con los saldos contables de la empresa, y este documento te permite detectar los errores. En el siguiente ejemplo se explica la aplicación del auxiliar de bancos: El hotel “El Rey” que se encuentra en México, D.F., le paga con cheque a su proveedor de vinos y licores que se encuentra en la ciudad de Tijuana el día 25 del mes en curso. El administrador del hotel contablemente le da salida al documento; sin embargo, su proveedor por la distancia entre una ciudad y otra, no efectúa el cobro del documento. Por lo tanto, el banco en el estado de cuenta del hotel no ha efectuado la operación. Lo anterior es un ejemplo que muestra por qué pueden existir diferencias en las conciliaciones bancarias.

1.2.3. Conciliaciones y ajustes de estados de cuenta La conciliación bancaria no es un estado financiero básico, sino un reporte que se presenta en forma mensual y que se guarda en los archivos permanentes de la compañía. Conciliar es componer y ajustar los ánimos de quienes estaban opuestos entre sí. Al hablar de conciliación bancaria se hace referencia a componer y ajustar las cuentas bancarias de la empresa, es decir, cotejar que las cuentas que hay en el banco sean las mismas que las que están registradas. Existen tres razones por las que el saldo del banco no concuerda con la que aparece en los libros de una compañía o empresa:

Por el contrario, hay cinco razones fundamentales por las que el saldo que aparece en los libros no concuerda con el saldo que aparece en los bancos.

1 • Depósitos en transito

2 • Cheques pendientes de cobro

3 • Errores del banco

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Una vez recibido el estado de cuenta bancario, se procede a preparar una conciliación bancaria, se hace para determinar la razón de cualquier diferencia entre el saldo que aparece en los libros y el que muestra el estado del banco. Existen tres formas de conciliar los saldos del banco y el de los registros contables (libros).

En el procedimiento conciliar el saldo en bancos: 1. Se anota el saldo que aparece en el estado de cuanta del banco con los

comprobantes de depósito, se verifica si los depósitos realizados por la compañía concuerdan con los depósitos que aparecen en el estado del banco.

2. Se identifican en orden numérico los cheques girados que hayan sido pagados por el banco de acuerdo al estado de cuenta, después de completar los puntos 2 y 3 del esquema anterior, se revisa si existe algún error.

Cargos por servicios bancarios

Depósito de cheques sin

fondos

Cobro de documentos

Pago de documentos

Errores en los libros

1. A partir del saldo de los registros contables de la empresa se llega al saldo del estado de

cuenta.

2. Con base en el saldo

de cuenta se llega al

saldo en libros.

3. Por conciliación cuadrada, en la que se parte de ambos saldos

para llegar a un saldo conciliado.

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El procedimiento para conciliar saldo en libros es el siguiente: 1. Anotar el saldo tal como aparece en los libros de la empresa, se revisa si existen

algunos cobros de documentos e intereses realizados por el banco.

2. Se verifica si se han efectuado deducciones por: a) Cargos por servicios bancarios b) Cargos por cobro de documentos c) Pagos de documentos e intereses d) Depósitos de cheques Sin Fondos recibidos de clientes

3. Elaborar una relación desde todas las deducciones, con importes y se restan del subtotal anterior.

Una vez hecha la conciliación bancaria, cuando se hacen deducciones o adicciones al saldo, debe hacerse un asiento para registrarlo en libros. Después de anotar el ajuste en el Libro Diario y pasarlo al Libro Mayor, la cuenta de bancos presentará el saldo conciliado que es el saldo correcto. La suma del total de adiciones en la sección del estado en que se concilia el saldo en libros, se presenta como un cargo a la a cuenta bancos.

La suma total de deducciones en la sección del estado en que se concilia el saldo en libros se acredita a esta cuenta.

Libro Diario

• Es aquel en el cual se registran por orden progresivo de fechas

cada una de las operaciones que se van efectuando.

Libro Mayor

• Es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y del capital

contable.

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1.3 Cuentas por Cobrar Las cuentas por cobrar aparecen en el activo circulante por su fácil conversión en dinero efectivo. Esta cuenta es de fácil recuperación debido a que en las empresas del sector turísticos sus plazos para recuperar su cartera de clientes son relativamente cortos. Están constituidas por créditos que otorga la empresa prestadora de servicios a sus clientes, razón por la cual les es favorable. Los créditos provienen de las ventas, prestación de servicios y demás operaciones normales. Las cuentas por cobrar solamente se incluyen en el activo circulante cuando se espera convertirlas en dinero durante el ciclo operativo o en un plazo inferior a un año. La utilización de las cuentas cobrar es importante porque permite controlar a toda la clientela activa que se tiene dentro de la empresa y así evitar morosidad en sus pagos, es decir, que no presenten atraso alguno para que ésta tenga efectivo. Es muy importante que se tenga una cartera de clientes que respeten las políticas de la empresa, y en caso de que exista morosidad en los pagos, el departamento de cartera ejerza sus funciones para requerir los créditos vencidos a los clientes que no pagaron en su oportunidad.

1.3.1 Características de las cuentas por Cobrar Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en:

Cuentas por cobrar provenientes de ventas de bienes o servicios: Este grupo de cuentas por cobrar está formado por aquellas cuyo origen es la venta a crédito de bienes o servicios y que, generalmente están respaldadas por la aceptación de una "factura" por parte del cliente.

Cuentas por cobrar no provenientes de ventas a crédito: Como el título indica, se refiere a derechos por cobrar que la empresa posee originados por transacciones diferentes a ventas de bienes y servicios a crédito. Este tipo de cuentas por cobrar deberán aparecer clasificadas en el balance general en el grupo de activo circulante, siempre que se espere que van a ser cobradas dentro del ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, como se ha comentado, generalmente es de doce meses.

De acuerdo con la naturaleza de la transacción que las origina, las cuentas por cobrar no provenientes de ventas de bienes o servicios, pueden ser clasificadas a su vez en distintos grupos:

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El origen de estas cuentas por cobrar es muy variado. Entre ellas, podríamos citar las siguientes:

Cuentas por cobrar a trabajadores, se presenta cuando algún trabajador solicita un préstamo a la empresa y el trabajador le endosa un documento a la empresa.

Intereses por cobrar, proviene del caso mencionado anteriormente.

Alquileres por cobrar, cuando la empresa tiene en renta un inmueble de su propiedad y la renta no ha sido cobrada.

Reclamaciones por cobrar a compañías de seguros, cuando mediante algún seguro a favor de la empresa que previamente sufrió algún siniestro y la compañía aseguradora no ha pagado a la empresa.

Reclamaciones por cobrar a proveedores, cuando la empresa devuelve productos por mala calidad y el proveedor no ha reintegrado el dinero que ampara la devolución.

Reclamaciones judiciales por cobrar, cuando la empresa mediante algún juicio y cuyo veredicto fue a su favor y esta fianza no ha sido liquidado por la afianzadora.

Depósitos en garantía de cumplimiento de contratos, es muy común cuando se contrata el servicio de la luz.

Cuentas por cobrar a los accionistas, en ocasiones la empresa efectúa préstamos a los accionistas.

Dividendos por cobrar sobre inversiones, cuando la empresa tiene invertido acciones en otra subsidiaría y esta le genera dividendos.

Anticipos a contratistas.

Es muy importante conocer la clasificación de las cuentas por cobrar, ya que muchas empresas turísticas emplean una reserva para cubrir aquellas que no se pueden recuperar por el tiempo que tienen de vencimiento, lo que ocasiona un gran problema de falta de efectivo.

1.3.2. Intereses En ciertos casos las cuentas por cobrar generan a las empresas un ingreso adicional que proviene del interés derivado de la morosidad que presentan algunos clientes, siempre y cuando no respeten las políticas de pago establecidos por las empresas del sector turístico. En otras situaciones, provienen de una inversión que tiene la empresa en alguna institución bancaria.

Cuentas por cobrar que representen derechos por cobrar en efectivo.

Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en bienes diferentes a efectivo.

Cuentas por cobrar no provenientes de ventas que se cobrarán en efectivo. Estas cuentas por cobrar se refieren a derechos que serán cobrados en efectivo.

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El interés es de utilidad para la empresa, ya que le genera un ingreso proveniente de algún instrumento financiero. Los intereses ayudan a generar un ingreso extra a la institución, lo que representa que tienen excedentes de efectivo. Lo que se busca, es que este excedente le dé un beneficio adicional a la empresa vía intereses.

1.3.3 Descuento de documentos en cuenta complementaria de activos El descuento sobre compras es el importe de las disminuciones en porcentajes (%) que conceden los proveedores por pronto pago, los cuales se clasifican en descuentos comerciales y descuentos por pronto pago. a.- El descuento comercial. Estos documentos los conceden empresarios industriales, comerciales y distribuidores, y se emplean para señalar los precios de venta en catálogo o listas de precios Ejemplo: En la compra de mercancías por $ 6 000 se establece un descuento comercial de 10% sobre el precio de catálogo.

Precio de catálogo $ 6 000

- (menos) 10% de descuento comercial 600

Costo de adquisición o precio de compra $ 5 400

b.- Descuentos por pronto pago. Estos documentos los conceden los proveedores como un estímulo al pago anticipado de las facturas de compra. Con frecuencia se establece de la manera siguiente: 1/15; N/30, lo cual significa que si se paga en los primeros 15 días, se obtendrá un descuento de 1%; en caso de no pagar en esa fecha, se liquidará el importe total de la factura a 30 días. Ejemplo: Compra de mercancía a crédito por $ 6 000 bajo las siguientes condiciones: 5/30: N/60, es decir, si se paga en un plazo de 30 días habrá un descuento de 5%; en caso de no pagar en esa fecha se debe pagar el precio bruto a los 60 días.

Descuento: $ 6 000 x 5% = $ 300

Precio según factura $ 6 000

- Descuento del 5% $ 300

Precio neto $ 5 700

Estudiar y comprender lo anterior, le permitirá al estudiante reconocer qué tan atractivo son los descuentos que se aplican según las condiciones que establezcan los proveedores.

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1.3.4 Estimación de cuentas incobrables Una cuenta incobrable es cuando la empresa ya ha empleado todos los recursos necesarios para su recuperación y no ha sido posible cobrarla. En términos contables y financieros, las cuentas incobrables, deberán ser tratadas como un gasto lo que producirá un doble efecto:

o Disminuye el valor del Activo, con la consecuente disminución del capital o patrimonio.

o Aumenta los Gastos, representado en el „Gasto por Cuentas Incobrables‟, con la consecuente disminución de la Utilidad.

Las cuentas incobrables no son de ningún beneficio para la empresa, ya que ocasiona gastos innecesarios, como se menciona a continuación:

Disminuye el valor del Activo (en este caso, las cuentas por cobrar) y consecuentemente el valor del capital.

Disminuye la utilidad o ganancia del respectivo período en que estas cuentas se declaran como incobrables, por el aumento del gasto.

Para el cálculo de los saldos estimados como incobrable para las cuentas por cobrar, la teoría contable ha establecido diferentes métodos que tratan de estimar dicho monto y que son los siguientes:

o Un porcentaje sobre los saldos de las cuentas por cobrar o Un porcentaje sobre los totales de un análisis de antigüedad de saldo o Calcular un porcentaje sobre las ventas a crédito o Calcular una provisión por partidas específicas y un porcentaje general adicional

En resumen, un administrador de empresas turísticas necesita estudiar las cuentas incobrables, pues a éstas hacen que la empresa disminuya sus recursos financieros y por consiguiente baje su rentabilidad en el estado de resultados.

1.4. Inventarios El inventario es la existencia de las mercancías que tiene en el almacén, estos se puedan clasificar como inventario inicial y final.

El inventario inicial es con lo que inicia la actividad operativa en un periodo determinado, normalmente el periodo es de un mes.

El inventario final es el cierre de operaciones. Dentro del sector turístico, estos pueden ser lo relacionado a vinos y licores, bebidas, materia prima que se utiliza para el proceso de alimentos, inventario relacionado al mantenimiento de la empresa, inventario con los productos de limpieza, inventario de ropa interior de las habitaciones.

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El control de inventarios le es útil al estudiante para conocer la existencia real de lo que se cuenta y de esta manera poder detectar faltantes y al mismo tiempo tener abastecimiento oportuno en las áreas que así lo requiera, como pueden ser: el área de cocina, bar, limpieza y mantenimiento.

1.4.1 Concepto, características e importancia La característica principal de los inventarios se relaciona según el tipo de actividad al que se dedique, para el caso de la carrera de administración de empresas turísticas, la característica específica de los inventarios se refieren según al área a la cual son utilizados, tales como:

Es necesario conocer la existencia del inventario en cada área, para evitar contratiempos con los suministros y ofrecer un buen servicio. Ejemplo del registro de inventarios: Se comienzan operaciones con $ 100 000 en inventarios que incluyen vasos, refrescos, vinos y licores, mantelería, productos de limpieza, todo se compra en efectivo.

• Inventario de líquidos para limpieza, papel

sanitario, toallas, sabanas, shampoo, sabanas y cobijas.

•Toda la herramienta necesaria que se utiliza para dar mantenimiento al inmueble, tales como taladros, herramientas, llaves.

•Vinos y licores, mantelería, y accesorios.

•Es todo el inventario utilizado para el proceso de los alimentos, mantelería, refractarios y accesorios.

Restaurant Bar

Limpieza Mantenimiento

$100,000 $100,000

INVENTARIOS CAJA

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1.4.2 PEPS Este tipo de procedimiento de registro de inventarios denominado Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS), es una metodología de evaluación de inventarios que supone que los primeros productos o mercancías que entrarán al almacén, serán los primeros en salir evitando caducidad de productos porque provocaría pérdidas para la empresa. Ejemplo del cálculo que se realiza en este método:

El 02 de Diciembre de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.00.

El 03 de Diciembre compra 500 unidades a un costo unitario de $12.00 El 04 de Diciembre vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.00 El 15 de Diciembre compra 600 unidades a un costo unitario de $15.00 El 28 de Diciembre compra 500 unidades a un costo unitario de $18.00 El 31 de Diciembre vende 1.200 unidades a un precio unitario de $22.00

Solución: La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera:

Entradas Salidas Saldo

Fecha Concepto Q VU VT Q VU VT Q VU VT

02-12 Saldo inicial

1.000 $10 $10.000

03-12 Compras 500 $12 $6.000

500 $12 6.000

04-12 Venta

1.000 $10 $10.000

100 $12 1.200 400 $12 4.800

15-12 Compras 600 $15 9.000

600 $15 9.000

28-12 Compras 500 $18 9.000

500 $18 9.000

31-12 Ventas

400 $12 4.800

600 $15 9.000

200 $18 3.600 300 18 5.400

El procedimiento es el siguiente: Se coloca el saldo inicial que es de 1.000 unidades a $10.00 cada una. El 3 de Diciembre se efectúa una compra de 500 unidades a $12.00 cada una. Esta información se coloca en la columna de entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de Diciembre se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las primeras que entraron son las del inventario, que fueron 1.000 unidades a $10.00 cada una. Como estas unidades no alcanzan, se toman 100 unidades de las compradas el 3 de Diciembre, a un costo de $12.00 cada una, completándose el total de unidades vendidas y quedando 400 unidades valorizadas al último costo, que es de $12.00. Esta acción se repite cada vez que hay una venta.

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Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de $18.00 para un total de $5.400.00. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a $ 28.600.00 Nótese, que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta se coloca una raya simple para separar la situación anterior de la nueva. Al utilizar este método de valuación de inventarios, se da un efecto sobre los resultados financieros de la empresa, tanto por el monto del costo de las ventas como por el valor del inventario final. Al sacar las unidades que se compraron primero, significa que en el inventario final quedan las últimas unidades compradas, y estas unidades por lo general se adquirieron a un mayor costo. Ahora el costo de venta al ser determinado sacando las primeras unidades compradas, que por lo general fueron más económicas, se tiene un costo de venta relativamente más bajo, lo que significa que tendrá menor efecto sobre la utilidad, resultando como consecuencia que esta sea más elevada que si se utilizaran otros métodos de valuación de inventarios. Este método hace que la utilidad sea menor y que el Balance general se sobrevalore un poco al contener un inventario final de mercancías un tanto más costoso. Igualmente se afecta el Estado de resultados, en la medida en que se incorpora un menor costo de venta producto de costear con las primeras unidades de materias primas compradas.

1.4.3. UEPS Este procedimiento de Ultimas Entradas y Primeras Salidas lo que hace es dar salida a los productos que se compraron últimamente, con la finalidad de que el inventario final queden los productos que se compraron primero. Este procedimiento es muy necesario cuando el precio de los productos se incrementan en forma constante, normalmente ocurre en países donde las tendencias inflacionarias son alcistas. A manera de que se pueda entender este procedimiento se detallara con el siguiente ejemplo: el responsable del almacén del “Hotel El Encanto” compro 10 cajas de torres “10” un precio de $600.00 en el mes de enero del 2011 y para el mes de septiembre del 2011 compra otras 8 cajas de torres “10” a un precio de $ 750.00, tomando en cuenta este procedimiento se sacaran a la venta las últimas que entraron.

Balance general, también conocido como estado de situación financiera, es un documento que muestra la situación

financiera de una empresa a una fecha determinada

Estado de resultados es un documento financiero que muestra la utilidad de la

empresa obtenida en una fecha determinada.

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En conclusión podemos decir que por las épocas inflacionarias como actualmente sucede en nuestro país se da salida aquellos productos que han sido comprados recientemente por ser productos adquiridos a un precio elevado y son los primeros en salir. Ejemplo de este método: El 02 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.00 El 03 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.00 El 04 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.00 El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.00 El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.00 El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.00 Solución: La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera:

Entradas Salidas Saldo

Fecha Concepto Q VU VT Q VU VT Q VU VT

02-01 Saldo inicial

1.000 $10 $10.000

03-01 Compras 500 $12 $6.000

500 12 6.000

04-01 Venta

500 $12 $6.000

600 10 6.000 400 10 4.000

15-01 Compras 600 15 9.000

600 15 9.000

28-01 Compras 500 18 9.000

500 18 9.000

31-01 Ventas

500 18 9.000

600 15 9.000

100 10 1.000 300 10 3.000

El procedimiento es el siguiente: Se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a $10.00 cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500 unidades a $12.00 cada una. Esta información se coloca en la columna de entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las últimas que entraron son las de la primera compra el 3 de enero, que fueron 500 unidades a $12.oo cada una. Como estas unidades no alcanzan, se toman 600 unidades que están en el inventario inicial, a un costo de $10.00 cada una, completándose el total de unidades vendidas, quedando 400 unidades valorizadas al primer costo, que es de $10.00. Esta acción se repite cada vez que hay una venta. Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de $10.00 para un total de $3.000.00. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a $28.600.00. Nótese, que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta se coloca una raya simple para separar la situación anterior de la nueva.

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Financieramente la utilización de este método, implica un mayor valor del costo de venta debido a que es determinado con base a las últimas unidades adquiridas que por lo general son más costosas; igualmente al costera con base a las ultimas unidades compradas, significa que en el inventario final quedan las primeras unidades que en la mayoría de los casos son más económicas, lo que conlleva a que sea de un menor valor.

1.4.4 Costo promedio Es un método que nos permite poder determinar el costo promedio de los inventarios, tanto los primero que entraron, con los existentes. Para poder determinar el método de costo promedio, se tiene que hacer lo siguiente: Primero, se agregan los valores existentes en el inventario con los valores de las compras más recientes. Posteriormente, se divide entre el número de unidades que existente en el inventario incluyendo por un lado los inicialmente existentes, como los de la nueva compra. Ejemplo: El 02 de febrero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.00. El 03 de febrero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.00 El 04 de febrero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.00 El 15 de febrero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.00 El 28 de febrero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.00 El 31 de febrero vende 1.200 unidades a un precio unitario de $22.00

Entradas Salidas Saldo

Fecha Concepto U P Ing.Tot U P Ing.Tot U P Ing.Tot

02-02 Saldo inicial

1.000 $10.00 $10,000

03-02 Compras 500 12 6,000 1.500 $10.67 $16,000

04-02 Venta 1,100 $10.67 $11,737 400 $10.67 $ 4,263

15-02 Compras 600 15 9,000 1.000 $13.26 $13,263

28-02 Compras 500 18 9,000 1.500 $14.84 $22,263

31-02 Ventas 1,200 $14.84 17,808 300 $14.84 $ 4,455

Actividad 2. Elementos del activo circulante En esta actividad tendrás que analizar la información que te presentamos para que puedas determinarlos saldos correctos, mediante la identificación de las técnicas contables vistas hasta ahora. Para ello: 1. Descarga y analiza el estudio de caso 2. 2. Desarrolla el registro de operaciones del esquema de mayor anterior.

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3. Menciona los elementos del activo circulante en el mismo documento a modo de conclusión. 4. Guarda tu documento con el nombre COA_U1_A1_XXYZ y envíalo a tu Facilitador(a) mediante la sección de tareas.

Autoevaluación A continuación te pedimos realizar un ejercicio que te permitirá medir el avance de tus conocimientos adquiridos en esta primera unidad. Para ello ingresa a la herramienta de Autoevaluación, dentro del aula virtual, y contesta las preguntas que ahí aparecen.

Evidencia de aprendizaje. Técnicas de operación de activo circulante Para finalizar las actividades de la Unidad 1, y como parte de tus Evidencias de aprendizaje, realiza lo siguiente: 1. Descarga y analiza el documento “Técnicas de operación de activo circulante” 2. Realiza y registra lo que se solicita dentro del documento. 3. Incluye tus conclusiones al final del documento. 4. Al finalizar, guarda tu documento con el nombre COA_U1_EA_XXYZ y envíalo a tu Facilitador(a) mediante la sección Portafolio de Evidencias. * Para conocer los criterios por evaluar, descarga el documento Escala de evaluación. Después de haber enviado tu evidencia de aprendizaje, ingresa al foro Preguntas de autorreflexión y lee los cuestionamientos que formuló tu Facilitador(a); posteriormente, sal del foro, ingresa a la sección Autorreflexiones y envía tu ejercicio.

Cierre de la unidad ¡Muy bien! Has finalizado la primera unidad de la asignatura Contabilidad administrativa. En esta unidad se identificaron las operaciones que en forma cotidiana realiza la empresa, los elementos de las cuentas de activo circulante según su operación y la técnica contable en estados financieros. Con estos elementos el estudiante será competente en la aplicación de la técnica contable en el manejo de cuentas especiales, para la elaboración y presentación de estados financieros confiables, por medio de la identificación de las cuentas de activo circulante, fijo y diferido. Si consideras que te hace falta profundizar en alguno de los temas mencionados, te sugerimos que vuelvas a revisarlo. Ahora continuemos con la segunda unidad.

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Para saber más…. A continuación se enlistan algunos documentos que te pueden ayudar a complementar los conocimientos adquiridos en esta primera unidad. Estos documentos se encuentran disponibles dentro la sección de Material de apoyo. - Si requieres saber más sobre el control de los ingresos y egresos del dinero, te recomendamos el documento “Flujo de caja” recuperado el 14 de octubre de 2011 en: http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/Empresarios/FlujodeCaja.html - El documento Conciliación Bancaria, te aporta aspectos concretos sobre este proceso, se recuperó el 15 de Octubre del 2011 en http://www.gerencie.com/conciliacion-bancaria.html - Filcun, J. (2006) en su capítulo 11 “Cuentas por cobrar” de “Los conocimientos básicos de contabilidad”, explica a detalle cómo se registra este tipo de cuenta y fue recuperado el 15 de octubre de 2011 en http://www.mailxmail.com/curso-conocimientos-basicos-contabilidad/cuentas-cobrar

Fuentes de consulta Bibliografía básica - Flores Lara Elías (2007) Contabilidad General, Primer Curso. Editorial Trillas. - Warren S., Carls (2010) Contabilidad Administrativa. Editorial Cengage learning - Horngreen T, Charles (2010). Contabilidad. Editorial Prentice Hall. - Romero A. J (2010) Principios de contabilidad. (4ta edición). México: MC Graw-Hill. Bibliografía complementaria - Warren S, Carls (2010). Contabilidad Financiera. Editorial Cengage learning. - Niño, Jorge (2009). Contabilidad gerencial. Editorial Andrés Bello. - Amat, Oriol, Deusto (2010) Contabilidad y finanzas para no financieros. Deusto S.A. Ediciones. - Horngren Sundem Elliott (2000). Introducción a la contabilidad financiera. Editorial Prentice Hall. Fuentes electrónicas - Warren, S., Reeve, J. y Fess, P. (2005) Contabilidad Financiera Capítulo 8 “Cuentas y documentos por cobrar”, recuperado el 15 de octubre de 2011 de: http://books.google.com/books?id=Wa4qIaYJAI8C&pg=PA317&hl=es&source=gbs_toc_r&cad=4#v=onepage&q&f=false