CRITERIOS MODERNOS PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS Y SU PASE AL FORMATO

DIGITAL

Hugo Espinoza Rivera – Sub Director de Normativa Registral SUNARP

ARCHIVOS Y SU ADMINISTRACIÓN

SON OBJETO DE CONSULTA INTERNA Y EXTERNA Y COMO TAL DEBEN SER CONSERVADOS POR PERÍODOSEXPRESAMENTE PREVISTOS EN LAS NORMAS DE LA MATERIA

TIENEN VALOR HISTÓRICO, PROBATORIO, PATRIMONIAL, EN FUNCIÓN A LOS DOCUMENTOS QUE LOCONFORMAN

CONSTITUYEN EL LEGAJO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE TODA ENTIDAD

SOPORTE PARA LA GESTIÓN Y TOMA DE DECISIONES

ES DEPENDIENTE DE LA TECNOLOGÍA

ARCHIVO REGISTRAL

ART. 108° DEL TUO DEL RGRRPP: DOCUMENTOS QUE INTEGRAN EL ARCHIVO REGISTRAL.- TÍTULOS QUE HAN DADO MÉRITO A INSCRIPCIÓN Y DOCUMENTOS EN QUE CONSTEN LAS DECISIONES DE

LAS INSTANCIAS DE CALIFICACIÓN.- PARTIDAS REGISTRALES.- SOLICITUDES DE INSCRIPCIÓN DENEGADAS.- ÍNDICES Y ASIENTOS DE PRESENTACIÓN.

ART. 7° DEL TUO DEL RGRRPP: TÍTULO ES EL DOCUMENTO O DOCUMENTOS EN QUE SE FUNDA INMEDIATA YDIRECTAMENTE EL DERECHO O ACTO INSCRIBIBLE Y QUE, POR SÍ SOLOS, ACREDITEN SU EXISTENCIA.TAMBIEN FORMAN PARTE DEL TÍTULO LOS DOCUMENTOS QUE COADYUVAN A LA INSCRIPCIÓN.NO CONSTITUYEN TÍTULO LAS COPIAS SIMPLES SALVO DISPOSICIÓN EXPRESA EN CONTRARIO.

ART. 2014° DEL CÓDIGO CIVIL: PRINCIPIO DE BUENA FÉ PÚBLICA REGISTRAL SE EXTIENDE AL CONTENIDO DELOS TÍTULOS QUE SUSTENTAN LAS INSCRIPCIONES

OBLIGACIONES DE REMISIÓN ADECUADA DE TÍTULO AL ARCHIVO Y ACTUACIONES EN CASO SE REMITADOCUMENTOS QUE NO DEBEN FORMAR PARTE DEL ARCHIVO REGISTRAL

NORMAS ADICIONALES QUEREGULAN LOS ARCHIVOS

REGISTRALES

RESOLUCION DEL SUPERINTENDENTEADJUNTO DE LOS REGISTROS PUBLICOSNº 109-2011-SUNARP-SA

LINEAMIENTOS GENERALES PARA ELMANTENIMIENTO, USO Y SEGURIDADDEL ARCHIVO REGISTRAL YPROCEDIMIENTO DEL INGRESO,PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE TÍTULOSARCHIVADOS.

SIGESAR – SISTEMA DE GESTIÓN DEARCHIVOS REGISTRALES

ARCHIVO FÍSICO DE TÍTULOS

• MANEJO FÍSICO DE TÍTULOSARCHIVADOS ES LIMITADO (TANTOPARA PUBLICIDAD COMO PARAPRÉSTAMOS INTERNOS)

• CRECIMIENTO EXPONENCIAL VSESPACIO FÍSICO DISPONIBLE EN LASOFICINAS REGISTRALES

• DETERIORO POR EL TRANSCURSO DELTIEMPO

• RIESGO DE PÉRDIDA DEDOCUMENTOS

• SE ENVÍA AL ARCHIVO REGISTRALINFORMACIÓN QUE NO DEBEFORMAR PARTE DEL TÍTULO

• LA PUBLICIDAD DE TÍTULOSARCHIVADOS GENERA SOBRECOSTOSAL ADMINISTRADO

• EL ARCHIVO CRECEINJUSTIFICADAMENTE GENERANDOSOBRECOSTOS A LA ENTIDAD.

CRECIMIENTO INJUSTIFICADODEL ARCHIVOCANTIDAD DE DOCUMENTOS QUE NODEBE FORMAR PARTE DE UN TÍTULOARCHIVADO SUPERA, EN SU MAYORÍA,EL 15 % DEL CONTENIDO TOTAL DE LOSFOLIOS QUE LO CONFORMAN.

CANTIDAD DE TÍTULOS ARCHIVADOS ANIVEL NACIONAL, SUPERA, POR CADAAÑO, LOS DOS MILLONES (2’000,000).

SI CADA TÍTULO TUVIESE EN PROMEDIO15 FOLIOS, DEL TOTAL DE FOLIOS(TREINTA MILLONES) CUATRO MILLONESQUINIENTOS MIL (4’500,000) NO DEBENFORMAR PARTE DEL TÍTULOARCHIVADO

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS QUE ACCEDEN AL ARCHIVO

LINEAMIENTOS APROBADOS POR DTR

• RESOLUCIÓN N° 005-2018-SUNARP/DTR(23.01.2018): LINEAMIENTOS QUE REGULAN ELPROCEDIMIENTO DE INVENTARIO YCONSERVACIÓN DE LOS TÍTULOS ARCHIVADOSQUE SERÁN SOMETIDOS AL PROCESO DEDIGITALIZACIÓN CON VALOR LEGAL.

• ASPECTOS FUNDAMENTALES:

REGULAR PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO YCONSERVACIÓN

REGULA EL CONTROL DE ACCESO DEINFORMACIÓN AL ARCHIVO.

REGULA UN PROCESO DE DEPURACIÓN.

DELIMITA LO QUE NO ES PARTE DEL TÍTULO.

NO FORMA PARTE DE TÍTULO

a) LA COPIA INFORMATIVA, CERTIFICADO LITERAL O IMPRESIÓN PARA USOINTERNO DE TÍTULOS ARCHIVADOS Y DE PARTIDAS REGISTRALES, SALVO ELASIENTO EXTENDIDO EN MÉRITO AL TÍTULO QUE DA ORIGEN A LAINSCRIPCIÓN.

b) LOS CERTIFICADOS COMPENDIOSOS, A EXCEPCIÓN DE LA BÚSQUEDACATASTRAL EN LOS CASOS PREVISTOS EN LEYES ESPECIALES.

c) LA “CAPTURA DE PANTALLA” EFECTUADA POR LAS INSTANCIAS REGISTRALESDURANTE EL PROCESO DE CALIFICACIÓN, A EXCEPCIÓN DE AQUELLAS QUECONTENGAN CONSULTAS EFECTUADAS EN SISTEMAS O APLICACIONES QUESUNARP NO ADMINISTRE, Y QUE POR DISPOSICIÓN EXPRESA SE HAYA EXIGIDOSU CONFRONTACIÓN.

d) EL PLANO Y MEMORIA DESCRIPTIVA QUE, A CONSECUENCIA DE UNAOBSERVACIÓN, FUERON SUSTITUIDOS POR OTROS QUE PERMITIERON LAINSCRIPCIÓN DEL ACTO ROGADO.

e) EL DISCO COMPACTO, DISQUETE U OTRO MEDIO DE ALMACENAMIENTO DEDATOS SIMILAR A LOS INDICADOS.

f) LA IMPRESIÓN, LAS COPIAS SIMPLES O CERTIFICADAS EN SOPORTE PAPEL DETÍTULOS PRESENTADOS A TRAVÉS DEL SISTEMA DE INTERMEDIACIÓN DIGITAL– SID.

g) VOUCHERS DE PAGO EN CINTA TÉRMICA, CINTAS DE PAPEL DE CALCULADORA,APUNTES MANUALES DEL REGISTRADOR EN HOJAS INDEPENDIENTES,ETIQUETAS ADHESIVAS CON APUNTES, RECIBOS DE PAGO DE TARIFASCONSULARES, HOJAS DE PERIÓDICO DISTINTAS A AQUELLA EN LA QUE CONSTALA PUBLICACIÓN DEL ACTO INSCRIBIBLE, OTROS, QUE EN CADA CASOCONCRETO DETERMINE EL REGISTRADOR.

ARCHIVO ELECTRÓNICO DE TÍTULOS

SUNARP: Documentos Electrónicos con Valor

Legal

“Firma Digital” “Microformas”

SID-SUNARP: (Poderes, C-V depredios y vehículos, Constituciónde Empresas, etc.)

Digitalización de títulosarchivados. (Caso Zona RegistralN° IX – Sede Lima: 2012-2015

Sustento Normativo: Ley 27269, Ley de Firmas y Certificados

Digitales. Decreto Supremo N° 052-2008-PCM y

sus modificatorias (Reglamento). Decreto Supremo 070-2011-PCM. Decreto Supremo N° 026-2016-PCM.

Sustento Normativo: Decreto Legislativo 681. Decreto Legislativo 827. Decreto Supremo 009-92-JUS (Reglamento). Decreto Supremo 070-2011-PCM. Decreto Supremo N° 013-2016-JUS

MICROFORMAS

• La digitalización con valor legal, se regula en Perú a inicios de los 90, con el propósito dedar seguridad al proceso técnico de digitalización y para garantizar la inalterabilidad delos documentos digitalizados.

• Se introduce la figura del Fedatario Informático, quien interviene en el proceso dedigitalización como un “tercero neutral”.

• A través del proceso de digitalización, el documento digitalizado o microforma, sustituyeal documento físico adoptando el mismo valor legal que éste.

• Las entidades deben certificar su línea de producción de microformas (LPM) o contrataruna empresa proveedora para poder efectuar el proceso de digitalización.

• Definiciones:Microforma: Imagen reducida y condensada, o compactada, o digitalizada, de un documento, grabado

en un medio portador físico técnicamente idóneo, que puede ser visto y leído con equipos visores opantallas de video o similares y reproducidas en copias impresas iguales al documento original.

Micrograbación: Proceso técnico para obtener microformas a partir de documentos originales en papelo material similar, o bien directamente de los medios o soportes electromagnéticos, digitales u otros enque se almacena información producida por una computadora.

Microarchivo: Conjunto ordenado, codificado y sistematizado, de los elementos materiales de soporteo almacenamiento portadores de microformas, con índices y medios de recuperación para encontrar,examinar visualmente, y así reproducir copias exactas.

APLICACIÓN DE LAS NORMAS DEL DL. 681 AL ARCHIVO REGISTRAL

Artículo 4.- El Ministerio de Justicia dictará las normas reglamentarias necesarias para la aplicación del presente

Decreto Legislativo a la documentación de la Oficina de Registros Civiles y de la Superintendencia Nacional de

los Registros Públicos, de manera que se garantice su eficiente funcionamiento.

Decreto Legislativo

827

Decreto Supremo

070-2011-PCM

Artículo 4.- La Superintendencia Nacional de los Registros Públicos (SUNARP) deberá adoptar, de manera

progresiva, las acciones que permitan obtener microformas a partir de los asientos de inscripción suscritos con

firma electrónica, conforme a lo establecido en el Decreto Legislativo Nº 681, así como a las regulaciones

específicas que dicte para el efecto el Ministerio de Justicia, de acuerdo a lo previsto en el artículo 4 del Decreto

Legislativo Nº 827; para lo cual, deberá expedirse una Resolución del titular de dicha entidad, en la que se

precise la fecha a partir de la cual los asientos de inscripción empezarán a ser micrograbados para su ulterior

almacenamiento en microarchivos.

Lo antes señalado será también de aplicación a la micrograbación y ulterior almacenamiento en microarchivos de

los documentos que sustenten la inscripción.

Cuarta Disposición: Las entidades de la Administración Pública y sus administrados pueden usar firmas

electrónicas distintas a la firma digital, en los trámites, procesos y procedimientos administrativos, cuando dichas

entidades estimen que esas firmas son apropiadas según la evaluación de riesgos realizada en función a la

naturaleza de cada trámite, proceso o procedimiento administrativo.

Decreto Supremo

026-2016-PCM

Obtención de Microformas

a partir de:

Partidas Registrales

Títulos archivados

Decreto Supremo 070-2011-PCM

No. DS. 026-2016-PCM

“Cuarta Disposición: Las entidades de la Administración

Pública y sus administrados pueden usar firmas

electrónicas distintas a la firma digital, en los trámites,

procesos y procedimientos administrativos, cuando

dichas entidades estimen que esas firmas son

apropiadas según la evaluación de riesgos realizada en

función a la naturaleza de cada trámite, proceso o

procedimiento administrativo.”

LPM (Papel a digital) aplicable.

DL. 681 y sus modificatorias

Proceso de creación de microformas

MICROFORMAS

Aplicación del DL. 681

MicroarchivoLPM con “Fedatario

Juramentado”

Títulos Archivados (físicos)

LINEA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS(DIGITALIZACIÓN DE TÍTULOS ARCHIVADOS)

APLICACIÓN DE LAS NORMAS DEL DL. 681

LA DIGITALIZACIÓN PERMITE:

BENEFICIOS PARA LA

INSTITUCIÓN

BENEFICIOS PARA EL

CIUDADANO

CALIFICACIÓN: ACCESO INMEDIATO AL

ACERVO DOCUMENTARIO.

PROTECCIÓN DEL DOCUMENTO: ELIMINA

POSIBILIDAD DE DETERIORO,

DESTRUCCIÓN O PÉRDIDA.

REDUCCIÓN DE ESPACIO FÍSICO:

AHORRO EN COSTOS POR CUSTODIA DE

TÍTULO EN EL ARCHIVO REGISTRAL.

CUMPLIMIENTO DEL MARCO NORMATIVO:

DL. 827 Y DS. 070-2011-PCM

ACCESO A LA INFORMACIÓN DEL TÍTULO

ARCHIVADO MEDIANTE DISTINTOS

MEDIOS: SPRL, APP, OFICINAS, ETC.

PUBLICIDAD ENTREGADA DE MANERA

INMEDIATA. DIRECTIVA N°02-2019-

SUNARP/SN.

ELIMINA POSIBILIDAD DE FALSIFICACIÓN

MEDIANTE EL USO DE CÓDIGOS DE

VERIFICACIÓN PARA CONTRASTAR LA

INFORMACIÓN.

ALCANCES DE LA DIGITALIZACIÓN

¿Qué digitalizamos?

LOS DOCUMENTOS QUE CONFORMAN LOS TÍTULOS ARCHIVADOS, LOS CUALES SUSTENTAN LAS INSCRIPCIONES EN TODOSLOS REGISTROS JURÍDICOS QUE ADMINISTRA LA SUNARP.

¿Dónde digitalizamos?

EN LAS 64 OFICINAS REGISTRALES A NIVEL NACIONAL, LAS CUALES ADMINISTRAN TÍTULOS ARCHIVADOS.

¿Cómo digitalizamos?

VER DIAPOSITIVA SIGUIENTE…

¿Cómo se va ejecutando digitalización?

LAS IMÁGENES DE LOS TÍTULOS ARCHIVADOS MÁS PRÓXIMOS POR SER LOS DE MAYOR DEMANDA POR LOS CIUDADANOS,ASÍ COMO LOS TÍTULOS QUE DIARAMENTE SE ENCUENTRAN SUJETOS A CALIFICACIÓN.

CAJA DIGITACIÓN REGISTRADOR

califica inscribe clasifica folia

(No relevante) (Relevante)MESA DE PARTES

EMPRESA

Prepara documento

Verifica foliación

escanea Control de calidad 100% firmado digitalmente

Personal de confianza del fedatario juramentado

Control de calidad Sunarp aleatorios sobre el físico (zonas)

Control de calidad de índices y firma

digital del fedatario

La empresa debe tener personal en las 64 Oficinas Registrales

La micrograbación se ejecuta en Lima respecto de las 64 Oficinas Registrales.

USUARIO

Control de calidad Sunarp del medio portador

¿Cómo digitalizamos?

LA TECNOLOGÍA Y LA PERSONA

GRACIAS