(Copia de H. Auditorías Internas y Gubernamentales(2)) · 7) Parámetros Aplicables a la...
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Fecha de publicación: Octubre del 2012 x e e d o p i T o g r a C r o d i v r e s o a r o d i v r e s a l e d e r b m o N . o N o v i t i n i f e D o d a t l u s e R o d o í r e P n e m a Conclusiones /Recomendaciones Descargo / Apelación Conclusiones El Coordinador Nacional del Proyecto Protección Gran Sumaco, no dispuso que la entrega del vehículo al custodio directo (conductor) se lo realice una vez que se suscriba el acta de entrega recepción correspondiente del vehículo de placas NEA 339, lo que ocasionó que dicho bien no se encuentre legalmente asignado a un responsable para el uso exclusivo en el cumplimiento de las actividades del proyecto y cuidado del automotor. Debido a la existencia de un solo chofer profesional en la Dirección Provincial del Ambiente de Napo, el Servidor Público de Apoyo 4 - Promotor Técnico del PPGS, condujo el vehículo marca Mazda de placas NEA 339 con licencia tipo B, ocasionando un accidente de tránsito. Recomendaciones Al Director Provincial del Ambiente de Napo 1. Dispondrá al Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, entregue los vehículos Servidor Público 3 Ing Robinson Moreta MAE-DAI-0005-2011 Examen especial al siniestro ocasionado con el vehículo Mazda NEA 339, de la Dirección Provincial del Ambiente de Napo - Proyecto Gran Sumaco. 2006-01-01 y el 2010-12-31 Aprobado MINISTERIO DEL AMBIENTE 7) Parámetros Aplicables a la información de Regulación y Control H. Auditorías Internas y Gubernamentales 1. Dispondrá al Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, entregue los vehículos oficiales al servidor que lo va a mantener bajo su custodia, mediante la respectiva acta de entrega recepción, quien velará por el cuidado y buena conservación de los bienes confiados a su guarda, administración o utilización. 2. Dispondrá a la Responsable de la Unidad Administrativa Financiera, incluya en los requisitos que constan en los términos de referencia para la contratación de personal técnico o de apoyo que tengan como responsabilidad realizar actividades de campo, sean conductores Conclusión El 9 de octubre de 2010, el Servidor Público de Apoyo 4 - Promotor Técnico del Proyecto Protección Gran Sumaco, no guardó el vehículo doble cabina, placas NEA 339, marca Mazda, modelo 4x4, año 2007, color plateado, de propiedad del Ministerio del Ambiente, en el sitio destinado para el efecto, utilizó fuera de día y horas laborables, sin autorización de funcionario competente y condujo con un nivel de alcohol de 1.104 mg/L., provocando un accidente de tránsito y la muerte de un niño de 11 años de edad; según lo reportado en el Parte Policial. Recomendación Al Director Provincial del Ambiente de Napo 3. Dispondrá a la responsable de la Unidad Administrativa Financiera, efectúe periódica y sorpresivamente controles estrictos en los lugares designados para guardar los vehículos de la Dirección Provincial del Ambiente y dispondrá al personal, que bajo ningún concepto se use los vehículos de la institución fuera de los días y horas laborables; en los casos que requieran utilizar los vehículos para actividades institucionales en días y horas no laborables, obtendrán justificadamente la Orden de Movilización suscrita por el Director Provincial del Ambiente. Conclusión El vehículo accidentado marca Mazda de placas NEA 339, fue declarado como pérdida total por la compañía Rocafuerte Seguros S.A., bien que se encontraba asegurado por un valor de 20 000,00 USD, la aseguradora indemnizó a la Dirección Provincial del Ambiente del Napo por 18 000,00 USD, descontado el valor deducible de 2 000,00 USD, que corresponde al perjuicio económico causado al Ministerio del Ambiente, por la acción del Servidor Público de Apoyo 4 - Promotor Técnico del PPGS, causante del accidente de tránsito, conforme consta en el Parte Policial. Recomendaciones Al Director Provincial del Ambiente de Napo 4. Contando con ingreso del valor pagado por la aseguradora por concepto de reconocimiento del siniestro, gestionará la reforma presupuestaria correspondiente a fin de que cuente con un vehículo en reemplazo del siniestrado y dispongan en esa Dirección Provincial de cuente con un vehículo en reemplazo del siniestrado y dispongan en esa Dirección Provincial de la herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento de las actividades de campo planificadas. 5. En los casos que la compañía de seguros, no cumpla con el pago de indemnizaciones en el plazo señalado en las cláusulas de la póliza, informará documentadamente del particular a la Superintendencia de Bancos y Seguros.
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Fecha de publicación: Octubre del 2012
xe ed opiTograCrodivres o arodivres al ed erbmoN.oN ovitinifeD odatluseRodoírePnema Conclusiones /Recomendaciones Descargo / Apelación Conclusiones
El Coordinador Nacional del Proyecto Protección Gran Sumaco, no dispuso que la entrega del vehículo al custodio directo (conductor) se lo realice una vez que se suscriba el acta de entrega recepción correspondiente del vehículo de placas NEA 339, lo que ocasionó que dicho bien no se encuentre legalmente asignado a un responsable para el uso exclusivo en el cumplimiento de las actividades del proyecto y cuidado del automotor.
Debido a la existencia de un solo chofer profesional en la Dirección Provincial del Ambiente de Napo, el Servidor Público de Apoyo 4 - Promotor Técnico del PPGS, condujo el vehículo marca Mazda de placas NEA 339 con licencia tipo B, ocasionando un accidente de tránsito.
Recomendaciones
Al Director Provincial del Ambiente de Napo
1. Dispondrá al Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, entregue los vehículos
Servidor Público 3 Ing Robinson MoretaMAE-DAI-0005-2011 Examen especial al siniestro ocasionado con el vehículo Mazda
NEA 339, de la Dirección Provincial del Ambiente de Napo - Proyecto
Gran Sumaco.
2006-01-01 y el 2010-12-31 Aprobado
MINISTERIO DEL AMBIENTE7) Parámetros Aplicables a la información de Regulación y Control
H. Auditorías Internas y Gubernamentales
1. Dispondrá al Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, entregue los vehículos oficiales al servidor que lo va a mantener bajo su custodia, mediante la respectiva acta de entrega recepción, quien velará por el cuidado y buena conservación de los bienes confiados a su guarda, administración o utilización.
2. Dispondrá a la Responsable de la Unidad Administrativa Financiera, incluya en los requisitos que constan en los términos de referencia para la contratación de personal técnico o de apoyo que tengan como responsabilidad realizar actividades de campo, sean conductores Conclusión
El 9 de octubre de 2010, el Servidor Público de Apoyo 4 - Promotor Técnico del Proyecto Protección Gran Sumaco, no guardó el vehículo doble cabina, placas NEA 339, marca Mazda, modelo 4x4, año 2007, color plateado, de propiedad del Ministerio del Ambiente, en el sitio destinado para el efecto, utilizó fuera de día y horas laborables, sin autorización de funcionario competente y condujo con un nivel de alcohol de 1.104 mg/L., provocando un accidente de tránsito y la muerte de un niño de 11 años de edad; según lo reportado en el Parte Policial.
Recomendación
Al Director Provincial del Ambiente de Napo
3. Dispondrá a la responsable de la Unidad Administrativa Financiera, efectúe periódica y sorpresivamente controles estrictos en los lugares designados para guardar los vehículos de la Dirección Provincial del Ambiente y dispondrá al personal, que bajo ningún concepto se use los vehículos de la institución fuera de los días y horas laborables; en los casos que requieran utilizar los vehículos para actividades institucionales en días y horas no laborables, obtendrán justificadamente la Orden de Movilización suscrita por el Director Provincial del Ambiente.
Conclusión
El vehículo accidentado marca Mazda de placas NEA 339, fue declarado como pérdida total por la compañía Rocafuerte Seguros S.A., bien que se encontraba asegurado por un valor de 20 000,00 USD, la aseguradora indemnizó a la Dirección Provincial del Ambiente del Napo por 18 000,00 USD, descontado el valor deducible de 2 000,00 USD, que corresponde al perjuicio económico causado al Ministerio del Ambiente, por la acción del Servidor Público de Apoyo 4 - Promotor Técnico del PPGS, causante del accidente de tránsito, conforme consta en el Parte Policial.
Recomendaciones
Al Director Provincial del Ambiente de Napo
4. Contando con ingreso del valor pagado por la aseguradora por concepto de reconocimiento del siniestro, gestionará la reforma presupuestaria correspondiente a fin de que cuente con un vehículo en reemplazo del siniestrado y dispongan en esa Dirección Provincial de cuente con un vehículo en reemplazo del siniestrado y dispongan en esa Dirección Provincial de la herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento de las actividades de campo planificadas.
5. En los casos que la compañía de seguros, no cumpla con el pago de indemnizaciones en el plazo señalado en las cláusulas de la póliza, informará documentadamente del particular a la Superintendencia de Bancos y Seguros.
Conclusión
La ausencia de constataciones físicas de los Bienes de Larga Duración del Parque Nacional Cayambe - Coca, se produjo por el descuido de las servidoras responsables de realizar esta diligencia, produciéndose una acumulación innecesaria de los mismos por varios años.
Recomendación
A la responsable de la Unidad Administrativa Financiera
1. Solicitará al Director Provincial del Ambiente de Sucumbíos, designe un funcionario de la Unidad Administrativa Financiera, independiente del registro contable para que conjuntamente con la Guardalmacén, realicen por lo menos una vez al año la constatación física de los bienes de propiedad de la Dirección Provincial del Ambiente, diligencia de la que dejarán constancia a través de una acta que será suscrita por los servidores actuantes.
En referencia a los bienes obsoletos y en desuso, comunicarán al Director Provincial del Ambiente, a fin de que cumpla con los procedimientos de baja.
Conclusión
En la ex Reserva Cayambe Coca - Zona Baja, se determinó que no todos los Bienes de Larga Duración se encuentran identificados y codificados, lo que ocasionó dificultad en su ubicación.
Recomendación
Al Director Provincial del Ambiente de Sucumbíos
2. Dispondrá a la Servidora Pública de Apoyo 4 (Guardalmacén), o quien haga sus veces, efectúe una adecuada codificación que permita una fácil identificación, organización y protección de los bienes.
Conclusión
No se efectuaron actas de entrega recepción de los bienes, especies y documentos, cuando el responsable de la Reserva Cayambe Coca – Zona Baja, fue destituido de sus funciones, ocasionando que el servidor entrante no disponga de la información ni de los bienes y equipos para el cumplimiento de sus actividades.
Aprobado2006-01-01 y el 2010-12-31Examen especial a los bienes muebles e inmuebles de la ex
Reserva Cayambe Coca – Zona Baja, Parque Nacional Cayambe
Coca, de la Dirección Provincial de Sucumbíos.
Servidor Público 1Dra. Mónica RobalinoMAE-DAI-0003-2011
Recomendación
Al Director Provincial del Ambiente de Sucumbíos
3. Dispondrá a la Servidora Pública de Servicios 1 – Responsable de la Unidad Administrativa Financiera, en todos los casos que se produzcan cambios de funcionarios que tengan a su cargo la custodia, manejo y uso de recursos, registros, bienes, archivos, realice la diligencia de entrega-recepción y suscriba las correspondientes actas y vigilará su cumplimiento; de existir faltantes de bienes y documentos, deberán dejar constancia del hecho, para que en el caso de bienes se proceda a aperturar la cuenta por cobrar a nombre del custodio directo del bien desaparecido, en cuyo caso comunicará a la Dirección de Auditoría Interna, con el fin de realizar un examen especial.
4. Dispondrá por escrito a los servidores de la Dirección Provincial del Ambiente, que los bienes Conclusión
Los bienes muebles del Parque Nacional Cayambe Coca - Zona Baja, que se encontraban en las instalaciones del Campamento San Rafael de propiedad del Ministerio del Ambiente, fueron utilizados por la empresa COCASINCLAIR E.P y uno de ellos fue donado al Club Black Escorpión; sin que exista ninguna autorización por parte del Ministerio del Ambiente.
Recomendación
Al Director Provincial del Ambiente de Sucumbíos
5. Solicitará al Gerente General de la empresa Hidroeléctrica Coca Codo Sinclair EP, que entregue los bienes de propiedad del Ministerio del Ambiente, caso contrario, proceda con la reposición de los bienes.Conclusión
Dentro de los inventarios de Activos Fijos de la ex Reserva Cayambe Coca - Zona Baja, presentados por la Servidora Pública de Apoyo 4 (Guardalmacén), consta registrado un predio de 5000 m² y una construcción de 108 m², del cual no mantiene título de propiedad, ni acta de donación que le acredite ser propietario de dicho bien.
Recomendación
Al Director Provincial del Ambiente de Sucumbíos
6. Dispondrá a los responsables de las Áreas Naturales de su jurisdicción, que para realizar construcciones o adecuaciones, verifiquen que los predios sean del Ministerio del Ambiente, caso contrario, previo a efectuar cualquier inversión, primeramente solucionen cualquier litigio existente respecto a su propiedad.
7. Dispondrá al Responsable de la Unidad de Asesoría Jurídica, realice las gestiones legales pertinentes con su legítimo dueño, para negociar la compra venta del predio en el que se encuentra construida la guardería del sector del Aguarico. De no ser factible la negociación, iniciará el trámite para la declaratoria de utilidad pública a fin de proteger las inversiones realizadas por la entidad.
Conclusión
El 26 de marzo de 2003, el Instituto Nacional de Desarrollo Agrario (INDA), adjudicó un lote de terreno de 69,32 hectáreas, en el sector San Rafael, parroquia El Reventador, cantón Gonzalo Pizarro, provincia de Sucumbíos, basado en la certificación otorgada por el Ministerio del Ambiente.
El 12 de mayo de 2006, el Director Ejecutivo del INDA, resolvió, aceptar la petición realizada por el Ministro del Ambiente, y declarar resuelta la adjudicación efectuada, toda vez que dicho predio al momento de la adjudicación, no fue de propiedad del INDA, sino del Patrimonio del Ministerio del Ambiente.
En la actualidad de encuentra sustanciándose en la Segunda Sala del Tribunal Distrital 1 de lo Contencioso Administrativo de Quito, una Acción Contenciosa Administrativa de carácter subjetivo o plena jurisdicción.
Recomendación
Al Director Provincial del Ambiente de Sucumbíos
8. Impulsará la causa que se encuentra ventilándose en la Segunda Sala del Tribunal Distrital 1 de lo Contencioso Administrativo, con el fin de que se revierta al estado el dominio de manera definitiva del predio en conflicto y se cumpla la condición de inalienable e imprescriptible del Patrimonio de Áreas Naturales. Conclusión
No se registran diariamente los ingresos efectuados en las cuentas rotativas que mantiene el Ministerio del Ambiente, en el Banco Nacional de Fomento, originando que no se mantengan registros actualizados.
Recomendación
A la Contadora
1. Realizará diariamente o al día hábil siguiente los registros contables de los ingresos por los servicios que presta la entidad, a fin de mantener la información confiable y oportuna de los hechos económicos generados. Conclusión
El servidor encargado de conciliar los débitos y depósitos bancarios, no realizó el control diario, por no disponer de los respectivos estados de cuenta que emite el Banco Nacional de Fomento, imposibilitando que la entidad cuente con información veraz y oportuna para la toma de
Aprobadoal 2011-02-28Examen especial a la evaluación del sistema de control interno
institucional, relacionado con la Norma de Control Interno 403 Administración Financiera -
Tesorería de la Administración de Planta Central del Ministerio del
Ambiente.
Servidor Público 1Dra. Mónica RobalinoMAE-DAI-0004-2012
imposibilitando que la entidad cuente con información veraz y oportuna para la toma de decisiones.
Recomendación
A la Directora Financiera
2. Obtendrá del Banco Nacional de Fomento, la información diaria en forma magnética o física sobre los estados bancarios de las cuentas rotativas de ingresos, a fin de controlar que los depósitos realizados en el Banco corresponsal sean iguales a los valores recibidos y que éstos sean transferidos al depositario oficial. Conclusión
La Ministra del Ambiente, aprobó el Plan Estratégico Institucional, en el cual constan los objetivos estratégicos, para ejercer en forma eficaz y eficiente la rectoría de la gestión ambiental; sin embargo, el Director de Planificación e Inversión, no determinó la probabilidad de ocurrencia de riesgos que podrían afectar la consecución de los objetivos de la Institución; razón por la cual, la entidad no dispone de un plan para gestionar los mismos.
Recomendación
A la Coordinadora General de Planificación
1. Con los recursos humanos disponibles en la Coordinación General de Planificación, implementará un equipo institucional, conformado por líderes metodológicos quienes serán los custodios internos de la calidad de la información registrada y de la metodología al interior de la misma y un administrador institucional, quien manejará el acceso de usuarios y brindará mantenimiento y soporte de la estructura organizacional registrada en la herramienta Gobierno por Resultados.
Evaluación al Sistema de Control Interno, relacionado con las Normas 200 – Ambiente de Control, 300 –
Evaluación del Riesgo y 406 – Administración Financiera –
Administración de Bienes, en el Ministerio del Ambiente.
2011-01-01 y el 2011-09-30 AprobadoServidor Público 4MAE-DAI-0002-2012 Ing. Santiago Chamorro
Conclusión
El Director de Recursos Humanos, no dispuso la entrega del código de ética en formato digital o impreso, a los servidores que ingresaron a laborar bajo la modalidad de contrato de servicios ocasionales efectuado en el año 2011, lo que dio lugar a que los servidores desconozcan el contenido de este documento desde el inicio de sus actividades en la entidad.
Recomendaciones
A la Directora de Administración de Recursos Humanos
2. Dispondrá al Responsable de la Unidad de Administración de Recursos Humanos, que distribuya al personal del Ministerio del Ambiente, en formato digital, el Código de Ética de la Entidad y supervisará su cumplimiento. De igual manera al ingresar nuevo personal a laborar a la entidad, se remita al correo electrónico o vía Quipux al nuevo funcionario, para su conocimiento y aplicación de dichos principios y valores en el cumplimiento cotidiano de sus actividades. Instruirá respecto del cumplimiento de esta recomendación a las Direcciones Provinciales del Ambiente.
3. Dispondrá al Responsable de la Unidad de Administración de Recursos Humanos que incluya en el Plan Anual de Capacitación, eventos para difusión y sociabilización del Código de Ética del Ministerio del Ambiente y verificará su cumplimiento.
Conclusión
La Directora de Información, Seguimiento y Evaluación del Ministerio del Ambiente, no realizó el seguimiento ni la evaluación del POA y Plan Plurianual, ocasionando que no se tome las medidas correctivas oportunas respecto al incumplimiento de los planes institucionales. Recomendación
A la Directora de Información, Seguimiento y Evaluación
4. A base de las bondades que ofrece la herramienta Gobierno por Resultados (GPR), realizará el seguimiento y evaluación a los planes plurianuales institucionales y a los planes operativos anuales, de conformidad con sus atribuciones y responsabilidades, haciendo partícipe los resultados de dichas evaluaciones, a todo el personal de la entidad y comunidad en general.
Conclusión
La Dirección de Administración de Recursos Humanos del Ministerio del Ambiente, cuenta con La Dirección de Administración de Recursos Humanos del Ministerio del Ambiente, cuenta con un borrador del Plan Anual de Capacitación, mismo que no ha sido aprobado por la Autoridad Nominadora, ocasionando que el personal de la entidad, no actualice sus conocimientos y no se capacite de acuerdo a su área de trabajo.
Recomendación
A la Directora de Administración de Recursos Humanos
5. Gestionará e insistirá ante la Ministra del Ambiente, la aprobación del Plan Anual de Capacitación Institucional, para que se ponga en aplicación este instrumento técnico, en la administración del talento humano.
Conclusión
Debido a la falta de gestión oportuna por parte del Director de Administración de Recursos Humanos, el Ministerio del Ambiente, no cuenta con un Manual de descripción, valoración y clasificación de puestos institucional, aprobado por el Ministerio de Relaciones Laborales; ocasionando que a los servidores de la Entidad, se les clasifique a base del Manual Genérico.
Recomendación
A la Directora de Administración de Recursos Humanos
6. Gestionará e insistirá ante las instancias respectivas, la aprobación del Manual de descripción, valoración y clasificación de puestos del Ministerio del Ambiente, para luego proceder con la socialización del mismo dentro de la Entidad, luego de lo cual asegurará su aplicación.
Conclusión
El Director de Planificación e Inversión del Ministerio del Ambiente, no identificó los riesgos que podrían afectar el logro de los objetivos estratégicos, debido a que dicho proceso no fue considerado en la planificación institucional, ocasionando que no exista una base de los posibles riesgos para el análisis, valoración y respuesta adecuada.
Recomendación
Al Director de Planificación e Inversión
7. Durante la construcción del plan estratégico del Ministerio del Ambiente, cada objetivo será analizado para la identificación de resultados y tratamiento de riesgos estratégicos. Todo riesgo deberá registrarse en la herramienta Gobierno por Resultados y vincularlo a cada objetivo estratégico. De igual forma, Coordinará y capacitará periódicamente al personal de las diferentes estratégico. De igual forma, Coordinará y capacitará periódicamente al personal de las diferentes direcciones y proyectos, a fin de mantener el registro actualizado de la identificación de los posibles riesgos que podrían afectar el cumplimiento de las actividades, metas y objetivos.
Conclusión
El Director de Planificación e Inversión, no elaboró un Plan de Mitigación de Riesgos, debido a que no inició el proceso de identificación de riesgos y su análisis; ocasionando que el Ministerio del Ambiente, no cuente con una estrategia clara que permita gestionar de manera integral los riesgos que podrían afectar a la Institución.
Recomendación
Al Director de Planificación e Inversión
8. Consolidará y evaluará la información referente a riesgos y planes de mitigación, proporcionada por los proyectos, direcciones técnicas y administrativas del Ministerio del Ambiente, a fin de permitir establecer una estrategia clara para gestionar apropiadamente los riesgos de la Entidad.
Conclusión
El Director de Planificación e Inversión del Ministerio del Ambiente, no identificó los riesgos, tampoco realizó un análisis de los mismos; ocasionando que no se cuantifique ni pondere el nivel o grado de exposición de la Institución al impacto del riesgo, ni se priorice aquellos riesgos que pueden causar mayor afectación en el caso de ocurrencia.
Recomendación
Al Director de Planificación e Inversión
9. En cada dirección técnica y administrativa del Ministerio del Ambiente, evaluará el cumplimiento de la metodología y herramienta Gobierno por Resultados, a fin de asegurar la continuidad y operación de la antes mencionada metodología.
Conclusión
El Director de Planificación e Inversión, no consideró la selección e implementación de una respuesta a los riesgos, ya que no identificó, analizó, ni valoró los mismos; ocasionando que la Institución no disponga de criterios para la toma de decisiones, respecto al tratamiento del riesgo y su posible afectación a la Institución.
Recomendación
Al Director de Planificación e Inversión
10. Ante todo riesgo con una calificación de probabilidad e impacto igual o mayor a cuarenta y nueve de cien, designará un responsable para que genere un Plan de administración del riesgo registrado en la herramienta Gobierno por Resultados; quien coordinará y garantizar el cumplimiento de las acciones definidas para mitigar y prevenir contingencias que surjan en la ejecución de los planes estratégicos.Conclusión
La Unidad de Guardalmacén y Control de Bienes del Ministerio del Ambiente, no cuenta con un Manual específico de políticas y procedimientos, para la administración y manejo de los bienes del Ministerio del Ambiente; ocasionando que esta actividad de la entidad, se realice sin contar con procedimientos internos previamente normados y aprobados, debido a la falta de expedición del Manual específico.
Recomendación
A la Coordinadora General Jurídica
11. A base del borrador de instructivo de control de inventarios elaborado por la Dirección Financiera y revisado por la Dirección Administrativa, analizará y elaborará el proyecto de resolución para la aprobación y oficialización de la Ministra del Ambiente, del Manual específico de políticas y procedimientos para la Unidad Encargada del Control de Bienes.
Conclusión
Los bienes adquiridos en el Ministerio del Ambiente, no ingresaron físicamente por bodega, debido a que no se cuenta con infraestructura localizada apropiadamente, ni espacio físico suficiente para el funcionamiento de dichas bodegas, generando que no se mantenga un control eficiente de los bienes adquiridos para las actividades institucionales.
Recomendación
Al Director Administrativo
12. Gestionará el espacio físico suficiente para que la entidad cuente con bodegas técnicamente diseñadas, para suplir las necesidades que se generen respecto a bienes de larga duración e inventario de bienes para consumo.
Conclusiones
La Entidad no cuenta con normativa interna que permita designar los custodios de los bienes que establezca procedimientos de conservación, seguridad y mantenimiento de los bienes de larga duración, debido a la demora en la expedición del Instructivo de Administración y Control de Bienes ocasionando que no se disponga de la normativa interna, que facilite la administración de bienes.El Ministerio del Ambiente, no posee reglamentación interna en la cual estén definidos detalladamente los procedimientos para realizar constataciones físicas de las existencias de bienes de larga duración, tampoco se solicitó a la Dirección de Auditoría Interna la intervención de un delegado en calidad de observador, para que intervenga en las constataciones físicas; ocasionando que no se mantenga un detalle pormenorizado de los bienes de la Entidad y no se asegure la aplicación de procedimientos adecuados en la toma física de bienes.
Recomendaciones
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
13. Conjuntamente con el Director Administrativo gestionarán la aprobación y socialización a todos funcionarios de esa Cartera de Estado, el Manual específico de políticas y procedimientos, para la administración y manejo de los bienes del Ministerio del Ambiente.
Al Director Administrativo
Conclusión
El Ministerio del Ambiente, no cuenta con reglamentación interna que regule el proceso de baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto; tampoco se procedió con la baja de los mismos; ocasionando que los registros contables de esta cuenta se encuentran sobrevalorados y que dichos bienes se encuentren ocupando espacio en la bodega, con el consiguiente riesgo de pérdida.
Recomendaciones
Al Responsable de la Unidad de Guardalmacén y Control de Bienes
15. Emitirá un informe a la Máxima Autoridad de la entidad y a la Directora Financiera, sobre los bienes que se hubieren vuelto inservibles, obsoletos o hubieran dejado de usarse.
A la Directora Financiera
16. Designará un delegado, distinto del encargado de la custodia o uso de los bienes, para que 16. Designará un delegado, distinto del encargado de la custodia o uso de los bienes, para que realice la inspección de los bienes que se encuentren inservibles, obsoletos y fuera de uso y que no estén prestando ninguna utilidad al Ministerio del Ambiente.
17. Si del informe de inspección se desprende que los bienes todavía son necesarios en la entidad, concluirá el trámite y archivará el expediente. De existir bienes susceptibles de remate, transferencia gratuita, donación, baja y chatarrización remitirá a la Coordinación General Jurídica para que se expida la resolución correspondiente.
Al Director Administrativo
Conclusión
El Ministerio del Ambiente, no posee procedimientos para implantar un programa consolidado de mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de larga duración, ocasionando que no se mantenga un cronograma detallado en el cual se especifique los bienes que deben recibir mantenimiento preventivo y que permita conservar y prolongar la vida útil de los mismos.
Recomendación
Al Director Administrativo
19. Elaborará e implementará un Programa consolidado de mantenimiento preventivo y correctivo para los bienes de larga duración, con el objeto de realizar dichos mantenimientos de acuerdo a las fechas establecidas en el cronograma, lo que permitirá conservar y prolongar la vida útil de los mismos.
