SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El control interno se refiere a la organización de una empresa, sus procedimientos y el personal con el que cuenta, que se encuentran debidamente estructurados con la finalidad de alcanzar tres objetivos fundamentales:

a) La obtención de información financiera veraz, confiable y oportuna.

b) La protección de los activos de la empresa

c) La promoción de eficiencia en la operación del negocio.

Existen múltiples definiciones sobre el Sistema de Control Interno; a continuación se mencionan algunas de ellas.

INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES

“La estructura de control interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad”

CPA JOQUIN GONZALEZ MORFIN

“El control interno consiste en un plan coordinado entre la contabilidad, las funciones de los empleados y los procedimientos establecidos, de tal manera que la administración de un negocio puede depender de estos elementos para obtener una información más segura, proteger adecuadamente los bienes de la empresa, así como promover la eficiencia de las operaciones y la adhesión a la política administrativa prescrita”

PAUL GRADY

“El control interno contable comprende el plan de organización y procedimientos coordinados usados en un negocio:

a) Para salvaguardar sus activos de pérdidas provenientes de fraudes o errores,

b) Verificar la exactitud y confianza de los datos contables que la administración usa para sus decisiones y,

c) Promover eficiencia en sus operaciones y fomentar la adhesión a las políticas adoptadas en aquellas áreas, en las cuales la contabilidad y los departamentos financieros tienen responsabilidad directa o indirecta”

COMITÉ DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DEL INSTITUTO NORTEAMERICANO DE CONTADORES PÚBLICOS.

“El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y medidas de coordinación adoptados para proteger los activos, como son: verificar la exactitud y veracidad de los datos contables, fomentar la eficiencia de las operaciones y alentar el apego a las políticas de administración prescritas en una empresa”

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El Control Interno tiene como objetivo fundamental establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad que le garantizar una función administrativa transparente, eficiente, cumplimiento de la Constitución, leyes y normas que la regulan, coordinación de actuaciones con las diferentes instancias con las que se relaciona y una alta contribución al cumplimiento de la finalidad social.

Para lograr el cumplimiento del objetivo fundamental del Sistema de Control Interno, se han definido los siguientes objetivos estratégicos:

Objetivos de Control de Cumplimiento

Objetivos de Control Estratégico

Objetivos de Control de Información

Objetivos de Control de Ejecución

Objetivos de Control de Evaluación

OBJETIVOS DE CUMPLIMIENTO

Establecer las acciones que permitan garantizar el cumplimiento de la función administrativa de las entidades, bajo los preceptos y mandatos que le impone la Constitución, la ley, sus reglamentos y las regulaciones que le son propias.

Definir las normas administrativas provenientes de la autorregulación que permite la coordinación de actuaciones de la entidad.

Diseñar los instrumentos de verificación y evaluación pertinentes para garantizar que la entidad cumpla con la reglamentación que rige su hacer.

OBJETIVOS DE CONTROL ESTRATÉGICO

Crear conciencia en todos los empleados sobre la importancia del Control, mediante la creación y mantenimiento de un entorno favorable que conserve sus fundamentos básicos y favorezca la observancia de sus principios.

Disponer los procedimientos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional de la entidad, de acuerdo con su naturaleza, características y propósitos.

Diseñar los procedimientos e instrumentos necesarios que permitan a la entidad proteger sus recursos, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten. 

OBJETIVOS DE CONTROL DE EJECUCIÓN

Determinar los mecanismos de prevención, detección y corrección que permitan mantener las operaciones, funciones y actividades institucionales en armonía con los principios de eficacia, eficiencia y economía.

Velar porque todas las actividades y recursos de la entidad estén dirigidos hacia el cumplimiento de su función constitucional.

Establecer los mecanismos y procedimientos que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable, necesaria para la toma de decisiones internas y el cumplimiento de obligaciones.

Diseñar los instrumentos que permiten llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa a fin de dar a conocer la información de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que la operación de la entidad pública se ejecute adecuada y convenientemente, así como el conocimiento por parte de los diferentes grupos de interés de los resultados de la gestión. 

 

OBJETIVOS DE CONTROL DE EVALUACIÓN

Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento.

Disponer de mecanismos de verificación y evaluación permanentes del Control Interno que brinden apoyo a la toma de decisiones en procura de los objetivos institucionales.

Garantizar la existencia de la función de evaluación independiente del Sistema de Control Interno y de Auditoría Interna, como mecanismos neutrales y objetivos de verificación del cumplimiento a la gestión y los objetivos de la entidad.

Propiciar el mejoramiento continuo de la gestión de la entidad y de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés.

Establecer los procedimientos que permiten la integración de las observaciones provenientes de los órganos de control a las acciones de mejoramiento de la entidad.

OBJETIVOS DE INFORMACIÓN

 Disponer los mecanismos necesarios a garantizar la generación de información base, para la elaboración de los reportes de información y cumplimiento de las obligaciones de la entidad.

Establecer los procedimientos que permitan la generación de información legalmente establecida por los diferentes órganos de control, que tiene a su cargo la vigilancia de la entidad.

Velar por la generación de informes y elaboración de reportes que en uso de su derecho de información, soliciten los diferentes grupos de interés.

Disponer de la información legalmente obligatoria y proveniente de la autorregulación de la entidad.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Los elementos del sistema de control interno son los siguientes:

Ambiente de Control Valoración de Riesgos

Actividades de control

Información y Comunicación

Monitoreo 

AMBIENTE DE CONTROL

El ambiente de control es el elemento que representa la combinación de factores que impactan las políticas generales y específicas y procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles. Es el fundamento de todos los demás componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control incluyen: la integridad, los valores éticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofía y el estilo de operación de la administración; la manera como la administración asigna autoridad y responsabiliza, y cómo organiza y desarrolla a su gente; y la atención y dirección proporcionada por el consejo de directores.

VALORACIÓN DE RIESGOS

La valoración de riesgos permite y facilita el cumplimiento de todos los principios del Sistema de Control Interno; sin embargo, propicia en especial la Eficacia dado que suministra la información pertinente para manejar los riesgos más altos que pueden afectar la entidad.

La adopción de una metodología para la Valoración de Riesgos constituye en sí misma un proceso de Autorregulación de la función administrativa de la entidad; su aplicación a nivel de los procesos, las áreas o los cargos permite la Autogestión y el Autocontrol.

La valoración de riesgos es la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos.

ACTIVIDADES DE CONTROL

Las actividades de control son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las directivas administrativas se lleven a cabo. Ayudan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad. Las actividades se dan a todo lo largo de la organización, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen un rango de actividades diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempeño operacional, seguridad de activos y segregación de funciones.

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente de manera que los empleados puedan cumplir con sus responsabilidades, ya que los sistemas de información producen reportes, contienen información operacional y financiera relacionada con el cumplimiento que hace posible operar y controlar la empresa. Esta información tiene relación con eventos tanto internos como externos que son necesarios para la toma de decisiones.

La comunicación debe darse en un sentido amplio, de manera íntegra, es decir, hacia arriba, a lo largo y hacia arriba.

La información que reciba el personal deberá ser totalmente clara y debe expresar concretamente lo que la gerencia decida sobre las responsabilidades de control que deban aplicarse.

MONITOREO

Es proceso que valora la calidad del desempeño del sistema en el tiempo. El monitoreo

ocurre en el curso de las operaciones. Incluye actividades regulares de administración y

supervisión y otras acciones personales realizadas en el cumplimiento de sus

obligaciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones separadas dependerán

primeramente de la valoración de riesgos y de la efectividad de los procedimientos de

monitoreo. Las deficiencias de control interno deberán reportarse a lo largo de la

organización, informando a la alta gerencia y al consejo solamente los asuntos serios.

MÉTODOS DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO

La evaluación del sistema de control interno define las fortalezas y debilidades de la organización empresarial mediante una cuantificación de todos sus recursos

Mediante el examen y objetivos del control interno, registros y evaluación de las operaciones de una empresa, se crea la confianza que la entidad debe presentar frente a la sociedad. La evaluación del sistema de control interno basado en principios, reglas, normas, procedimientos y sistemas de reconocido valor técnico son el fundamento de la realización de una buena auditoría.

Los métodos más comunes que existen para evaluar el control interno son los siguientes:

a) Método Descriptivob) Método Cuestionario

c) Método Gráfico o Diagrama de Flujo

d)  Método COSO

MÉTODO DESCRIPTIVO

Consiste en la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos. 

La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicará en forma aislada o con subjetividad.

La información se obtiene y se prepara según lo juzgue conveniente el Contador Público, por funciones, por departamentos, por algún proceso que sea adecuado a las circunstancias.

Ventajas:

El estudio es detallado de cada operación con lo que se obtiene un mejor conocimiento de la empresa.

Se obliga al Contador Público a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al análisis y escrutinio de las situaciones establecidas.

Desventajas:

Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales.

No se tiene un índice de eficiencia.

Ejemplo de aplicación del método descriptivo

MÉTODO DESCRIPTIVO

Compañía “XYZ”

Control Interno-Ingresos

Periodo:______________

Hecho por: _____________Fecha: _____________Revisado por: _____________Fecha: _____________

Referencias

La compañía recibe sus ingresos de efectivo de la siguiente forma: por medio de cobradores, las cuentas de extranjeros se reciben por correo y cuando los agentes de ventas extranjeros cobran facturas expiden un recibo y envía por correo los cheques.

La cobranza local lo recibe el empleado encargado de cuentas por cobrar directamente del cobrador, a través de las relaciones de cobranza, las cuales no son firmadas por el cobrador cuando recibe las facturas y contra-recibos, ni tampoco por el encargado de cuentas por cobrar cuando le recibe el efectivo y los documentos no cobrados.

La correspondencia es abierta por el gerente general de la compañía. La cobranza recibida es entregada al encargado de cuentas por cobrar sin dejar constancia en una relación de cobros recibidos por el correo, el hecho de la entrega del efectivo para su depósito.

La mayoría de los ingresos de efectivo son en cheques a nombre de la compañía.

En general los ingresos son depositados al siguiente día hábil, excepto cuando la cobranza es por cantidad pequeña que puede dejarse para otro día.

El encargado de cuentas por cobrar prepara la relación de cobros recibidos y con base en estas las fichas de depósitos. La misma persona se encarga de efectuar el depósito en el banco. Con base en la relación de cobros recibidos y la ficha de depósitos el contador elabora la póliza de ingresos.

MÉTODO CUESTIONARIO

El método cuestionario consiste en elaborar un listado de preguntas básicas de un sistema de control interno y posteriormente deberán ser contestadas por los responsables de las diferentes áreas de la entidad sujeta a examen.

Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendrá evidencia que deberá constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarán a determinar si los controles operan tal como fueron diseñados.

La aplicación de cuestionarios ayudará a determinar las áreas críticas de una manera uniforme y confiable.

Ejemplo de aplicación del método cuestionario

MÉTODO CUESTIONARIO

Compañía “XYZ”

Cuentas por cobrar

Periodo:________________

Nº PreguntaRespuesta

SI NO N/A Observac.

1

2

3

4

5

6

Organización

¿Existe segregación de funciones en cuanto al crédito concedido, facturación, control de mercancía, contabilización, de adeudos?

¿Existen políticas en cuanto a?

a) Créditob) Rebajas, devoluciones,

bonificaciones.

c) Estimación de cuentas incobrables

¿Se efectúan estados de cuenta periódicos de los clientes?

¿Se realiza cédulas por antigüedad de saldos?

¿Existen notas de crédito prenumeradas?

¿Existe una persona encargada de autorizarlas?

Nº PreguntaRespuesta

SI NO N/A Observac.

7

8

9

10

11

Personal

¿Existen cursos de entrenamiento para el personal que control cuentas y documentos por cobrar?

¿Se capacita a los trabajadores de nuevo ingreso que llegan a ocupar puestos claves en la sección de crédito y cobranzas?

¿Se califica el trabajo de los empleados de crédito y cobranzas para observar su eficiencia o ineficiencia?

¿Se investiga a los empleados para cerciorarse de su honradez y moralidad?

¿Existe un tabulador de sueldos adecuado para los empleados de cada departamento?

Nº Pregunta Respuesta

SI NO N/A Observac.

12

13

14

Supervisión

¿Existe una supervisión, adecuada del personal a nivel técnico y moral?

¿Los supervisores técnicos pertenecen al departamento de crédito y cobranzas?

¿Existe supervisión, en cuanto a control por parte de otros departamentos?

a) Contabilidadb) Producción

c) Compras

d) Ventas

e) Otros

CONCLUSIONESREVISIONES POSTERIORES20____20____20____20____

Hecho por: _________________________________Fecha: _________________________________Revisado por: __________________________________Fecha: __________________________________

METODO GRÁFICO

También llamado de flujogramas, consiste en revelar o describir la estructura orgánica las áreas en examen y de los procedimiento, utilizando símbolos convencionales y explicaciones que dan una idea completa de los procedimientos de la entidad.

Ventajas

Identifica la ausencia de controles financieros y operativos. Permite una visión panorámica de las operaciones o de la entidad.

Identifica desviaciones de procedimientos.

Identifica procedimientos que sobran o que faltan.

Facilita el entendimiento de las recomendaciones del auditor a la gerencia sobre asuntos contables o financieros.

Ejemplo de aplicación del método gráfico

Compañía “XYZ”Método gráfico

Procedimiento de recepción de pedidos

Anote en el registro de pedidos

1. Fecha de recepción2. Número de pedido

3. Nombre del cliente

4. Número de orden de venta

Pedido cliente

Registro de Periodos

Periodo del cliente

Lista límites de crédito

Orden de Venta

Anote

Anote # de orden de venta

Verifique límite de crédito

Si/No

Prepare

Orden de Venta Nº 3

Orden de Venta Nº 2

Orden de Venta Nº 1

Procedimiento de investigación de crédito.

Control de Producción

Al cliente

Numérico

Pedido del cliente

Cliente

A ventas

Ordenes pendientes

Hecho por: ________Fecha: ________Supervisado por: ________Fecha: ________

MÉTODO COSO

Es una visión de control interno menos general y más específica, que apunta hacia los

aspectos más importantes que involucran desde la filosofía de la administración hasta

las actividades normales de operación. Uno de los aportes importantes es el

comprometer de forma más profunda a la administración la implementación,

mantenimiento y evaluación del control interno, es decir, el informe COSO es una

visión sino compleja, más integral del control interno.

Marco integrado de control

El control consta de cinco componentes interrelacionados que se derivan de la forma

cómo la administración maneja el negocio, y están integrados a los procesos

administrativos. Los componentes son:

Ambiente de control

Evaluación de riesgos

Actividades de control

Información y comunicación

Supervisión y seguimiento del sistema de control.

Ejemplo de aplicación del método COSO

Compañía “XYZ”Método COSO

Componente Bancos

Las cuentas bancarias que la empresa posee, están debidamente aprobadas por la junta general de accionistas.

Los valores por transferencias son detallados en la conciliación bancaria, sin embargo con el estado de cuenta que emite el banco central muchas veces los valores no coinciden por lo que se debe solicitar un informe al banco para verificar cuál fue el valor por el cual se realizó la transferencia.

Para la autorización de un cheque el único funcionario que puede firmarlos es el Director Financiero y en caso de que el no este lo hará el Gerente General.

Las cuentas bancarias que posee la empresa se encuentran registradas en los libros a nombre de la compañía.

Los cheques que se emiten cuentan con la respectiva numeración, la misma que es pre-impresa.

El talonario de los cheques que han sido emitidos es revisado sorpresivamente por un funcionario encargado. Además los cheques anulados son mutilados para evitar su reutilización, sin embargo son archivados para el debido control.

No se expiden cheques ni en blanco ni al portador ya que está prohibido en la Ley.

Lo que se recauda diariamente en la empresa es depositado al siguiente día a primera hora, el encargado de realizar el depósito debe presentar una copia de la papeleta y el comprobante que emite el banco para fines de control.

La conciliación bancaria se lo realiza mensualmente, el encargado de realizar este proceso no es el mismo que elabora y emite los cheques.

Conclusión:

Esta cuenta no presente mayores inconvenientes, ya que se cumplen los lineamientos que permiten mantener un control continuo de las operaciones que se realizan en la empresa, sin embargo presentan problemas con los valores transferidos por importaciones, por lo que se recomienda tener mayor cuidado en este aspecto.

Hecho por: ________Fecha: ________Supervisado por: ________Fecha: ________