CONTROL Y CUSTODIA DE GARANTÍAS

PROCEDIMIENTO

Coordinación General Financiera

Versión 5.1

Agosto – 2020

CONTROL Y CUSTODIA DE GARANTÍAS

PRO-GAF-FIN-009

PROCEDIMIENTO

Control y Custodia de Garantías-PRO-GAF-GTE-003

Gestion de Tesorería Coordinación General Financiera

Pág. 2 de 13

CÓDIGO: PRO-GAF-GTE-003

VERSIÓN 005

PROCEDIMIENTO:

CONTROL Y CUSTODIA DE GARANTÍAS

Procedimiento

Control y Custodia de Garantías – PRO-GAF-FIN-003

Gestión de Tesorería Pág. 3 de 13


IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO Proceso Nivel 1: Gestión Administrativa Financiera

Proceso Nivel 2: Gestión Financiera

Proceso Nivel 3: Gestión de Tesorería

Responsable: Líder de Gestión de Tesorería

Versión del documento: 5.1 Frecuencia de Ejecución: Bajo demanda

TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO

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(motivos y cambios) Realizado / autorizado por

Fecha de elaboración

(mmm-aaaa)

Documentos que se dan de baja con la vigencia de

este documento

1.0 Creación NO DISPONIBLE

2.0 Actualización NO DISPONIBLE

3.0 Actualización NO DISPONIBLE

4.0 Actualización

Ing. José Cabrera Aillón COORDINADOR GENERAL

FINANCIERO Abg. Jorge Hugo Sotomayor

RESPONSABLE DE GESTIÓN DE TESORERÍA

Abr - 2017 AP-FIN-TES-03

5.0

Actualización:

• Cambio de metodología

• Adopción ISO 37001:2016

• Actualización de las actividades de proceso

• Actualización del flujograma de procedimiento

• Elaboración del diagrama de caracterización

• Elaboración de la conceptualización

Ing. Tatiana Alvarado COORDINADORA GENERAL

FINANCIERA (E) Abg. Jorge Hugo Sotomayor

LÍDER DE GESTIÓN DE TESORERÍA Ing. Cecilia Flores

ANALISTA DE GESTIÓN DE PROCESOS Y CALIDAD

ene- 2020 AP-FIN-TES-03

5.1

Actualización:

• Cambio de formato

Servidor que participa en la elaboración del documento, pero que no dispone firma electrónica y tampoco puede firmar en forma manuscrita: Ana Cecilia Flores Bayas

Ing. Patricio López COORDINADOR GENERAL

FINANCIERO

Abg. Jorge Hugo Sotomayor LÍDER DE GESTIÓN DE TESORERÍA

Ing. Andrés Chanabá LÍDER DE GESTIÓN DE PROCESOS

Y CALIDAD

ago -2020 PRO-GAF-FIN-009 v. 5.0

Procedimiento




ÍNDICE

1. OBJETIVO .......................................................................................................................................................................... 5

2. ALCANCE ........................................................................................................................................................................... 5

3. NORMAS Y DISPOSICIONES .............................................................................................................................................. 5

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ............................................................................................................................................. 5

4.1. CONCEPTUALIZACIÓN ........................................................................................................................................ 6

4.2. DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN ..................................................................................................................... 7

4.3. DIAGRAMA DE FLUJO ......................................................................................................................................... 8

4.3.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ......................................................................................................... 9

5. MEDICIÓN DEL PROCESO ............................................................................................................................................... 12

6. TERMINOS Y DEFINICIONES ............................................................................................................................................ 12

7. FORMATOS, REGISTROS Y ANEXOS ................................................................................................................................ 13

7.1. FORMATOS ....................................................................................................................................................... 13

7.2. REGISTROS ........................................................................................................................................................ 13

7.3. ANEXOS ............................................................................................................................................................ 13

Procedimiento




1. OBJETIVO Controlar la vigencia de las garantías recibidas por adquisición, arrendamiento de bienes, ejecución de obras y/o prestación de servicios, incluidas las consultorías con sujeción a la norma; así también custodiar las mismas. 2. ALCANCE Este procedimiento va desde la recepción de las garantías y el expediente de la información respectiva hasta la devolución o ejecución de ser el caso. 3. NORMAS Y DISPOSICIONES a) Las normas de este documento son de aplicación obligatoria para todos los asambleístas y/o servidores de la Asamblea

Nacional, en el ámbito de su competencia, en tanto guarden conformidad con las disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias y resoluciones vigentes al momento de su ejecución.

b) El servidor legislativo que incumpliere sus obligaciones o contraviniere las disposiciones de este documento, así como

las leyes y normativa conexa, incurrirá en responsabilidad administrativa que será sancionada disciplinariamente, sin perjuicio de la acción civil o penal que pudiere originar el mismo hecho.

c) La normativa interna y externa que respalda la ejecución de este documento se encuentra en la sección 7.3. Anexos,

Anexo 1: Matriz de normatividad. d) Todos los aspectos que no se encuentren normados de forma expresa en este documento deben ser complementados

o suplidos por las disposiciones del marco normativo vigente. e) Sí las garantías no cumplen con los requisitos señalados en la Norma de Control Interno 403-12, de la Contraloría

General del Estado, en el Reglamento General de Bienes del Sector Público y demás disposiciones legales vigentes, la Gestión de Tesorería no efectuará el pago o desembolso de los anticipos por adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y/o prestación de servicios, incluidas las de consultoría.

f) La Gestión de Tesorería mantendrá el control adecuado y organizado de las garantías originales recibidas, con la

finalidad dispuesta en la normativa legal que es de conservar y proteger las mismas. g) La Gestión de Tesorería realizará el control y seguimiento permanente de vencimientos de las garantías recibidas para

asegurar la vigencia de las mismas. h) El líder de la Gestión de Tesorería notificará por escrito al administrador del contrato con 15 días hábiles de

anticipación a la fecha de vencimiento de las garantías, a fin de que se tomen las decisiones pertinentes sobre la renovación o ejecución de la garantía según el caso.

i) La Gestión de Tesorería con la información proporcionada por el Administrador del Contrato, solicitará la renovación

de garantías a la Aseguradora (de ser el caso) y notificará al contratista. j) La Gestión de Tesorería deberá realizar un control y seguimiento del anexo de garantías. k) Se realizará un control periódico de la custodia de las garantías y estará sujeta a la validación del Líder de Tesorería. l) El presente documento acoge los esquemas de teletrabajo indicados en el memorando AN-SG-2020-0111-M y

Resolución CAL-2019-2021-213 m) El presente documento acoge los esquemas de teletrabajo indicados en el memorando AN-SG-2020-0111-M y

Resolución CAL-2019-2021-213 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Procedimiento




4.1. CONCEPTUALIZACIÓN

Procedimiento




4.2. DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN

Procedimiento




4.3. DIAGRAMA DE FLUJO

Procedimiento




4.3.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Actividad Descripción

1. Recibir contrato con garantías El servidor legislativo de Tesorería recibe de Gestión de Control Interno, copia del contrato con las garantías originales establecidas y pone en conocimiento del Líder de Gestión de Tesorería, quien direcciona al servidor responsable.

2. Verificar la garantía

El servidor legislativo de Tesorería verifica que las garantías cumplan los requisitos legales:

a) Tipo de garantía de acuerdo con el bien o servicio adquirido. b) Tiempo de vigencia acorde al plazo contractual. c) Emisión de una entidad bancaria o aseguradora.

Si no cumple requisitos deriva a la actividad N° 3 “Devolver trámite para rectificación”. Si cumple requisitos deriva a la actividad N° 4 “Registrar las garantías en la base de datos y archiva”.

3. Devolver trámite El servidor legislativo de Tesorería, devuelve el trámite a Gestión de Control Interno para la rectificación, previo conocimiento del Líder de Gestión de Tesorería. Deriva al procedimiento “Validación de documentación previo al pago”.

4. Registrar las garantías

El servidor legislativo de Tesorería, registra en la base de datos la información de las garantías, verifica y controla la vigencia y vencimiento de las mismas, de acuerdo al plazo contractual. Archiva las garantías secuencialmente, considerando el número de póliza y coloca dichos documentos en el lugar determinado para su custodia y resguardo

5. Validar y registrar garantías

El Líder de Tesorería, una vez que verifica y valida la información de las garantías en la base de datos, F10-PRO-GAF-FIN-009, solicita a Gestión Contable el registro de inclusión de las garantías en el sistema del Ministerio de Finanzas. CONTROL: Validar, verificarla información registrada por el técnico RESPONSABLE: Líder de Gestión de Tesorería FRECUENCIA: Bajo demanda

6. Registrar garantía El Contador General por solicitud de la Gestión de Tesorería procede al registro de las garantías en el sistema del Ministerio de Finanzas

7. Notificar vencimiento de plazo de la garantía

El servidor legislativo de Tesorería monitorea los plazos de vencimiento y de acuerdo a ellos notifica por escrito al administrador del contrato para la toma de decisiones. Si requiere renovación de pólizas, debido a la ampliación de plazos solicitada por el contratista, deriva a la actividad N° 7 “Solicitar la renovación de garantías contratista/aseguradora”. Si no requiere renovación de garantías deriva a la actividad N°8 “Verificar el informe técnico emitido por el administrador del contrato”.

8. Solicitar renovación de garantías El líder de Tesorería, dispone al servidor legislativo la elaboración de solicitud a la aseguradora para la renovación de la póliza.

Procedimiento




Una vez emitida la póliza (s), notifica por escrito al contratista y dispone el archivo de la documentación con registro de fe de presentación.

9. Verificar informe técnico

El servidor legislativo de Tesorería, verifica el informe técnico emitido por el administrador del contrato e informa de novedades al Líder de Gestión de Tesorería. No cumple con las cláusulas contractuales deriva a la tarea N° 9 “Remitir las garantías a la Coordinación General de Asesoría Jurídica”. Si cumple con las cláusulas contractuales deriva a la tarea N° 14 “Entregar garantías al contratista”

10. Remitir Garantías El líder de Tesorería, remite al Coordinador General Financiero, el informe técnico del administrador de contrato y las garantías originales; para que se requiera a la Coordinación General de Asesoría Jurídica el proceso legal, que permita ejecución de las mismas, por incumplimiento contractual.

11. Receptar cheque de garantía El Líder de Tesorería, recepta el cheque de ejecución de las garantías, emitido por la aseguradora, el servidor legislativo deposita en la cuenta colectora de recaudación de la Institución. El servidor legislativo de Tesorería, entrega los documentos del depósito realizado al Líder de la Gestión de Tesorería.

12. Verificar El Líder de Tesorería,, verifica que la entidad bancaria transfiera en el tiempo establecido el valor que corresponda a la cuenta colectora de recaudación que la Asamblea Nacional que mantiene en el Banco Central del Ecuador.

13. Entregar garantías El servidor legislativo de Tesorería, entrega la garantía original y registra la fe de recepción en la notificación recibida, en la que consta: Nombres completos, firma y fecha de recepción del contratista.

Actividad Descripción

1. Recibir contrato con garantías El servidor legislativo de Tesorería recibe de Gestión de Control Interno, copia del contrato con las garantías originales establecidas y pone en conocimiento del Líder de Gestión de Tesorería, quien direcciona al servidor responsable.

2. Verificar la garantía

El servidor legislativo de Tesorería verifica que las garantías cumplan los requisitos legales:

a) Tipo de garantía de acuerdo con el bien o servicio adquirido. b) Tiempo de vigencia acorde al plazo contractual. c) Emisión de una entidad bancaria o aseguradora.

Si no cumple requisitos deriva a la actividad N° 3 “Devolver trámite para rectificación”. Si cumple requisitos deriva a la actividad N° 4 “Registrar las garantías en la base de datos y archiva”.

3. Devolver trámite El servidor legislativo de Tesorería, devuelve el trámite a Gestión de Control Interno para la rectificación, previo conocimiento del Líder de Gestión de Tesorería. Deriva al procedimiento “Validación de documentación previo al pago”.

4. Registrar las garantías

El servidor legislativo de Tesorería, registra en la base de datos la información de las garantías, verifica y controla la vigencia y vencimiento de las mismas, de acuerdo al plazo contractual. Archiva las garantías secuencialmente, considerando el número de póliza y coloca dichos documentos en el lugar determinado para su custodia y resguardo

Procedimiento




5. Validar y registrar garantías

El Líder de Tesorería, una vez que verifica y valida la información de las garantías en la base de datos, F10V01-PRO-GAF-FIN-009, solicita a Gestión Contable el registro de inclusión de las garantías en el sistema del Ministerio de Finanzas. CONTROL: Validar, verificarla información registrada por el técnico RESPONSABLE: Líder de Gestión de Tesorería FRECUENCIA: Bajo demanda

6. Registrar garantía El Contador General por solicitud de la Gestión de Tesorería procede al registro de las garantías en el sistema del Ministerio de Finanzas

7. Notificar vencimiento de plazo de la garantía

El servidor legislativo de Tesorería, monitorea los plazos de vencimiento y de acuerdo a ellos notifica por escrito al administrador del contrato para la toma de decisiones. Si requiere renovación de pólizas, debido a la ampliación de plazos solicitada por el contratista, deriva a la actividad N° 7 “Solicitar la renovación de garantías contratista/aseguradora”. Si no requiere renovación de garantías deriva a la actividad N°8 “Verificar el informe técnico emitido por el administrador del contrato”.

8. Solicitar renovación de garantías

El líder de Tesorería, dispone al servidor legislativo la elaboración de solicitud a la aseguradora para la renovación de la póliza. Una vez emitida la póliza (s), notifica por escrito al contratista y dispone el archivo de la documentación con registro de fe de presentación.

9. Verificar informe técnico

El servidor legislativo de Tesorería, verifica el informe técnico emitido por el administrador del contrato e informa de novedades al Líder de Gestión de Tesorería. No cumple con las cláusulas contractuales deriva a la tarea N° 9 “Remitir las garantías a la Coordinación General de Asesoría Jurídica”. Si cumple con las cláusulas contractuales deriva a la tarea N° 14 “Entregar garantías al contratista”

10. Remitir Garantías El líder de Tesorería, remite al Coordinador General Financiero, el informe técnico del administrador de contrato y las garantías originales; para que se requiera a la Coordinación General de Asesoría Jurídica el proceso legal, que permita ejecución de las mismas, por incumplimiento contractual.

11. Receptar cheque de garantía El Líder de Tesorería, recepta el cheque de ejecución de las garantías, emitido por la aseguradora, el servidor legislativo deposita en la cuenta colectora de recaudación de la Institución. El servidor legislativo de Tesorería, entrega los documentos del depósito realizado al Líder de la Gestión de Tesorería.

12. Verificar El Líder de Tesorería,, verifica que la entidad bancaria transfiera en el tiempo establecido el valor que corresponda a la cuenta colectora de recaudación que la Asamblea Nacional que mantiene en el Banco Central del Ecuador.

13. Entregar garantías El servidor legislativo de Tesorería, entrega la garantía original y registra la fe de recepción en la notificación recibida, en la que consta: Nombres completos, firma y fecha de recepción del contratista.

Procedimiento




5. MEDICIÓN DEL PROCESO

NOMBRE DEL INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO PERIODICIDAD

Porcentajes de Garantías vigentes

(# de Garantías vigentes ingresadas/# de Garantías registradas)*100

Semetral

6. TERMINOS Y DEFINICIONES

• Administrador de Contrato: Es un funcionario nombrado expresamente por la institución, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato.

• Aseguradora: Es aquel intermediario financiero, que proporciona cobertura en forma de compensación resultante de la pérdida, daño, lesión, tratamiento o dificultades a cambio de unos pagos llamados primas.

• Contratista: Adjudicatario de un contrato por adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y/o prestación de servicios, incluidas las de consultoría, con quien el Gestor de Tesorería interactúa.

• Control: Es el mecanismo para comprobar que los contratos se realicen como fueron previstos a fin de garantizar el cumplimiento adecuado de las actividades.

• Custodia: Acción de vigilar o cuidar algo. La palabra custodia nos remite en su etimología al vocablo latino que alude a una actividad de guarda, vigilancia y cuidado con respecto a algo o alguien.

• Devolución de Garantías: Actividad de culminación cuando el contratista ha cumplido las obligaciones asumidas con la institución.

• Ejecución de garantía: Hacer efectiva la garantía ante la institución afianzadora.

• Garantía: Es una seguridad que se ofrece por el incumplimiento en la adquisición de un bien o servicio o ejecución de una obra.

• Incumplimiento: Es la falta de ejecución por una de las partes de cualquiera de sus obligaciones contractuales e incluye tanto el incumplimiento defectuoso como tardío.

• Notificación: Es una comunicación que evidencia una solicitud para generar renovación de garantías, entrega de garantías, incumplimiento de contrato, notificación de no entrega de garantías.

Procedimiento




7. FORMATOS, REGISTROS Y ANEXOS 7.1. FORMATOS

Código Nombre del documento

F01-PRO-GAF-FIN-009 Base de datos

7.2. REGISTROS

Nombre del registro

Contenido Responsable de resguardo

Almacenamiento Indexación Control de

acceso Tiempo de retención

Ubicación física y/o electrónica

Criterio de ordenación

Base de datos de pólizas

1. Base de datos Líder de Gestión de Tesorería

Digital: Repositorio digital de la unidad

Cronológico Líder de Gestión de Tesorería

Digital: 7 años

7.3. ANEXOS

Código Nombre de los anexos

A01-PRO-GAF-FIN-009 Matriz de normatividad

CONTROL Y CUSTODIA DE GARANTÍAS

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