CONTROL DE GESTION

ANA MÉNDEZ

MARIA CLAUDIA DEL TORO

MARLENE ALVAREZ

LUCY DE LA HOZ

¿QUÉ ES LA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS ? Es una herramienta que permite la explicación

de los fenómenos que suceden en la realidad mediante el análisis de sus totalidades e interacciones internas y externas. que se comporta dé acuerdo a una determinada conducta.

Tiene un enfoque de sistemas abiertos, es decir que en su totalidad hay una interacción interna dentro del mismo sistema y una interacción externa.

ENFOQUES DE LA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS Otro enfoque permite la interacción de las

partes hasta alcanzar una totalidad lógica o de una independencia o autonomía relativa con respecto a la totalidad mayor de la cual forma parte. Este enfoque ha conllevado a la selección del conocimiento y a su desintegración en subcultura aisladas con una mínima comunicación, lo cual se traduce como una reducción del conocimiento.

el enfoque sistémico contempla el todo y no cada elemento individual.

LA TEORIA DE SISTEMA SEGUN PETER F. DRUKER

La enfoca hacia la empresa, que es un sistema sinérgico que señala que debe ser capaz, por definición de producir, mas o mejor que los recursos que lo componen y ser un verdadero todo: mayor que la suma de las partes, o por lo menos diferentes a ellas, con un rendimiento mayor que la suma de sus consumos.

MÉTODOS PARA EL ESTUDIO DE LA TEORÍA GENERAL DE

SISTEMAS: El primer método se logra mediante la

observación del universo empírico donde se manifiesta el fenómeno de interés.

El segundo se logra la gerarquización de campos empíricos según la complejidad de sus individuos básicos o unidades de conductas para desarrollar un nivel de abstracción apropiado a cada uno de ellos.

ELEMENTOS QUE COMPONEN EL SISTEMA

ENTRADAS: Energía necesaria para su funcionamiento y manutención como son: personal, dinero, material, conocimiento entre otros.

PROCESOS: Funciones de transformación de las entradas en el producto servicio final del sistema.

Salida: Exportaciones que el sistema realiza al medio.

Retroalimentación: Control del sistema para asegurarle el logro de sus objetivos.

EJEMPLO DE LOS ELEMENTOS DEL SISTEMA

Podemos considerar una IPS como un sistema, las entradas aquí serian recursos económicos, personal administrativo, personal asistencial, personal de servicios generales, los materiales como insumos medicamentos, instrumentos, equipos etc., conocimientos científicos técnicos y tecnológicos. Los procesos son las funciones administrativas, financieras, prestación de servicios. Las salidas son los servicios asistenciales que prestan información, las utilidades. La retroalimentación se da a través del control, seguimiento y auditoria que se dan a cada uno de los procesos para tomar los ajustes y correctivos necesarios para que el proceso se de cómo debe darse

ESQUEMA DE LOS ELEMENTOS DEL SISTEMA

ENTRADA PROCESO SALIDA

RETROALIMENTACIÓN

¿CUANDO ES VIABLE UN SISTEMA? Un sistema es viable cuando tiene la capacidad de sobre

vivencia y adaptación a un medio en cambio. Sus características son: Ser capaz de auto organizarse, es decir, mantener una

estructura permanente y modificarla de acuerdo a las exigencias del medio.

Ser capaz de auto controlarse, es decir mantener sus principales variables dentro de ciertos límites de normalidad.

Poseer cierto grado de autonomía; poseer un suficiente nivel de libertad determinado por sus recursos para mantener sus variables dentro de sus límites de normalidad.

EJEMPLO DE CUANDO UN SISTEMA ES VIABLE Como ejemplo citaremos al SGSSS, que a

pesar de toda una situación adversa y cambiante, ha logrado sobrevivir y adaptarse, demostrando su viabilidad. Esto lo ha logrado por que ha sido capaz de auto organizarse, mediante la expedición de una normatividad y de unos ajustes, se ha podido auto controlar últimamente, por que se ha implantado la inspección vigilancia y control. Y también por que goza de cierto grado de autonomía de su funcionamiento.

ENFOQUE SISTEMICO ORGANIZACIONAL

Tiene como objetivo contribuir al mejoramiento de la calidad de vida, tendientes a satisfacer las necesidades de la comunidad, a través de una prestación de servicios eficiente y eficaz, hacen parte de este subsistema las áreas que participan en la prestación de los servicios.

Los subsistemas que conforman una empresa dentro del enfoque sistémico organizacional son: adaptación, apoyo, dirección, regulación y servucción. Los anteriores subsistemas reflejan o expresan las características antes citadas

¿QUÉ BUSCA EL SUBSISTEMA DE SERVUCCIÓN?

Este busca mejorar la calidad de vida tendientes a satisfacer las necesidades de la comunidad a través de la prestación de servicios eficientes y eficaz.

Para ilustrar este subsistema podemos citar el portafolio de servicios de una IPS que presta a través de su área asistencial a la comunidad

¿CUAL ES EL OBJETIVO PRINCIPAL DEL SUBSISTEMA DE REGULACIÓ? El objetivo principal del subsistema de

regulación es guardar el equilibrio a nivel interno y externo fomentando el orden administrativo, y es el encargado de llevar a cabo lo ajustes y controles necesarios y se adapten a las nuevas condiciones en un medio en permanente cambio. Sus áreas son: jurídica planeación y control interno

ESQUEMA DEL ENFOQUE SISTEMICO ORGANIZACIONAL

APOYOAPOYOADAPTACIÓNADAPTACIÓN

DIRECCIÓNDIRECCIÓN

SERVUCCIÓNSERVUCCIÓN

REGULACIÓNREGULACIÓN

¿QUÉ ES UN PROCESO?

Se puede definir como un conjunto de actividades donde se transforman unos insumos o recursos variables en productos o resultados que tienen características definidas, y tienen un valor agregado con un sentido para el cliente.

Ejemplo: el servicio de medico de observación, es un proceso por que llega el paciente y mediante la observación y revisión de un medico apoyado en los instrumentos requeridos para esta actividad le determina aspectos de su estado de salud y si es necesario le ordena la realización de algunos análisis o le prescribe algunos medicamentos, esto sin dudar a dudas va ha contribuir en el mejoramiento de la salud del paciente, que viene siendo el resultado final.

¿QUÉ ES EL ENFOQUE DE PROCESOS? Es el conjunto de actividades que permiten la

obtención de un producto, mediante la transformación de unos recursos, para lograr los objetivos propuestos por la organización, según esto el proceso debe nacer en el cliente y su objetivo es originar producto, el cual es el medio para alcanzar el objetivo general de la empresa y lograr alcanzar la misión. En el enfoque de proceso se debe tener en cuenta que todo proceso es una cadena donde siempre hay proveedores y donde siempre hay clientes y que el cliente es quien determina siempre el logro de los resultados.

ESQUEMA DE ENFOQUE DE PROCESOS

BIEN O SERVICIO

PRODUCTOSPRODUCTOS

INSUMOSINSUMOS

ENFOQUE POR PROCESOSENFOQUE POR PROCESOS

CLASES DE PROCESOS DE VALOR AGREGADO

Las operaciones que pertenecen a esencia misma del producto, que le agregan costo y se llama valor agregado básico.

Los procesos tecnológicos que desarrollan el producto y que le agregan costo y se llama valor agregado tecnológico.

Los procesos de servicio que facilitan la adopción del mismo y que no agregan costo pero si valor al producto, y se llama valor agregado de servicio.

En la prestación de servicios de salud el valor agregado básico lo conforman todas esas actividades de tipo asistencial. El valor agregado tecnológico lo conforman toda la tecnología empleada en la prestación del servicio , que varían de un prestador a otro. El valor agregado de servicios son todos aquellos mecanismos adoptados para una mejor prestación del servicio al usuario

¿COMO PUEDE UNA ORGANIZACIÓN CREAR VALOR?

Una organización puede crear valor a través del diseño y aplicación de estrategias, que se inician con la identificación y adopción de la cadena de valores, buscando que sea ventajosa de manera competitiva ante los competidores. Midiendo su ingreso total que reverenciara el alcance del producto en cuanto a precio y numero de unidades que se puedan hacer. También se debe crear valor para los compradores, que excede el costo de hacer ese valor. Una forma puede ser que la empresa eleve su costo para imponer un precio superior por medio de la diferenciación.

¿QUÉ ES CADENA DE VALOR E ILUSTRELO CON UN EJEMPLO EN EL SECTOR SALUD?

Son los procesos secuenciales e interrelacionados en la generación de valores, que se componen de procesos primarios o de producción y procesos secundarios o de apoyo, trayendo consigo el desarrollo de una ventaja competitiva, continua, basándose en el costo, en la diferencia o en ambas cosas.

En una IPS la cadena de valores tiene procesos primarios como son: la prestación de los diferentes servicios en la IPS, los procesos de apoyo son los procesos administrativos, desarrollo de actividades de motivación y capacitación en el talento humano, promoción y publicidad de los servicios.

¿CUÁl SON LAS CUATRO AREAS DE MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD QUE DESTACA EL CONCEPTO DE VALOR AGREGADO? Vinculo con los proveedores Vinculo con los clientes Vinculo de procesos Vinculo en las unidades de negocio

EJEMPLO DE LOS VINCULOS EN EL SECTOR SALUD

En la cadena de valor de una IPS en los vínculos con los proveedores se da mediante el análisis cuando se realiza la compra de medicamentos, insumos, equipos etc. Con los clientes se da mediante la venta de los servicios de salud. El vinculo con los clientes se da en la forma como están interdependizados todas las actividades tanto con proveedores como con los clientes y procesos mismos. Y los vínculos de unidad de negocio se da cuando la IPS desarrolla ventajas competitivas a través de la cadena de valores de sus diferentes unidades.

¿QUÉ ES CONTROL Y PARA QUE NOS SIRVE? Es la verificación de los planes, programas

y proyectos, para constatar la desviación entre lo previsto y lo realizado.

sirve para mantener y garantizar los hechos de acuerdo con lo planeado, manteniendo un sistema de administración, un proceso en equilibrio en las condiciones claras previniendo el desorden.

Se ha demostrado que la falla que ha presentado el SGSSS de nuestro país en gran medida obedece a que no se habían implementado y aplicado un sistema eficiente de control.

CLASES DE CONTROL

DE ACUERDOCON QUIEN LO

REALIZA

DE ACUERDOCON SU

NATURALEZA

DE ACUERDOEN EL MOMENTO EN

QUE SE REALIZA

DE ACUERDO CON LA

FRECUENCIA

Control Interno Control Financiero Simultáneo Continuo

Control Externo Control Administrativo Sucesivo o posterior Discontinuo

Control de Gestión

¿CUÁLES SON LAS FUNCIONES Y ETAPAS DEL CONTROL?

Formulación de normas o estándares de comportamiento para una empresa, proceso o proyecto.

Comprobación periódica sistemática, y objetiva de resultados, comparando con las normas o estándares.

Toma de decisiones cuando los resultados no están alcanzando las metas o los estándares.

Aplicación de medidas correctivas para recuperar el curso normal del proceso y lograr los resultados esperados.

ETAPAS DEL PROCESO DE CONTROL

Formulación de objetivos Medición de resultados Comparación del rendimiento real con

los objetivos propuestos Análisis de las causas de las

diferencias: Determinación de la acción

apropiada: Evaluación continua

COMO GERENTE DE UNA IPS QUE CREE USTED QUE LE PERMITIRIA EL CONTROL DE GESTIÓN Seria una herramienta que permite una buena capacidad

de reacción ante la continencia que tenga la IPS. Utilización provechosa de todos los recursos disponibles

con que cuenta la IPS. Como son: talento humano, tecnología, económicos etc.

Prever aquellas situaciones que podrían ser criticas e inesperadas.

Administrar con base a los rendimientos obtenidos. Integrar mediante la participación dinámica a los

ejecutivos (gerente, subgerente científico, subgerente administrativo, jefe de recurso humano etc.). En el desarrollo gerencial aprovechando sus capacidades creativas y sus talentos.

INSTRUMENTOS DEL CONTROL DE GESTIÓN Índices: permite detectar variaciones con

relación a metas y normas. Indicadores: cocientes - analizar rendimientos. Cuadros de mandos: permiten la dirección y

enfoque hacia los objetivos. Gráficas: presentación de información. Análisis comparativo: a través de esto lograr

una mayor superación. Control integrado: participación sistemática de

cada área organizacional en el logro de objetivos.

¿QUÉ ES GESTIÓN?

Es el logro de los resultados, con óptima utilización de los recursos disponibles. La gestión siempre esta encaminada al mejoramiento. El proceso de gestión involucra tres aspectos:

El logro de los objetivos Obtención de productos para alcanzar los

objetivos La utilización de los recursos para obtener los

productos

¿QUE ES UNA MEDICIÒN? Es la herramienta útil que ayuda a detectar

las fortalezas y debilidades y las áreas en las cuales es preciso efectuar correctivos, facilitando la elaboración de estrategias de rentabilidad y productividad.

En las empresas del sector salud

la medición es útil para mejorar además de la rentabilidad y l a productividad, ayuda en la calidad y en la eficiencia.

SI USTED ES GERENTE DE UNA EMPRESA DEL SECTOR SALUD ¿COMO TRATARIA DE SACAR VENTAJAS CON

LA MEDICION?

Como toda empresa del sector debe ser altamente competitiva, utilizaría la medición para sacar algunas ventajas competitivas, mediante la aplicación de un enfoque sistemático que los oriente. Aquí se podría adoptar por un enfoque funcional o por un enfoque de procesos. Si se opta por el último se haría un análisis de los procesos de la organización mediante la combinación de métodos cuantitativos y cualitativos de métodos deterministicos y de estadísticos clásica con métodos dinámicos de sistemas de análisis cuantitativos

QUE SE REQUIERE PARA LA CONSTRUCCION Y CALCULO DE LOS INDICADORES

• Recopilar la información de las fuentes directas o indirectas• Identificar las actividades, clave y variables que se encuentren

subyacentes en los procesos y programas de la entidad y/o área a evaluar.

• Desglosar las variables, mediante deducción lógica de indicadores.• Diseñar los indicadores necesarios para expresar cada dimensión

de una variable.• Priorizar y seleccionar los indicadores • Calcular los indicadores dependiendo del tipo de indicador

seleccionado y de su estructura • Comparar los indicadores con niveles de referencia a nivel externo

e interno.

ILUSTRE CON UN EJEMPLO EN SALUD LA APLICACIÓN DE LA EFICIENCIA

La eficiencia es la optimización de los recursos empleados para la producción de bienes y/o servicios. En el caso de salud seria que se usan de forma racional los recursos disponibles: talento Humano, equipos herramientas, económicos, etc. Buscando el menor costo y gasto posible, pero cumpliendo con los estándares y parámetros establecidos

ILUSTRE CON UN EJEMPLO LA UTILIZACION DE INDICADORES DE OPORTUNIDAD EN LOS SERVICIOS DE SALUD

Cuando en las IPS establecen el indicador de oportunidad en la prestación de citas medicas generales. Que se calcula mediante la relación de citas realizadas realmente, sobre el total de citas atendidas luego se compara con estándar de días por periodo.

CONCEPTO DE PRODUCTIVIDAD

• La productividad es el uso eficiente de los recursos, es la relación entre el resultado con los recursos utilizados por la entidad. 

• Un ejemplo de salud podemos citar cuando una IPS aumenta sus ingresos por el volumen de los servicios prestados, pero a la vez hace un control sobre los costos y gastos de sus operaciones, de manera que estos aumenten en una proporción menor a los que lo hicieron los ingresos

CUAL ES EL PROCEDIMIENTO UTILIZADO PARA OBTENER EL INDICE DE PRODUCTIVIDAD

• Identificar y medir cada producto• Determinar el volumen de producción anual de cada uno

de los productos en los últimos 5 años• Se especifica el precio de cada producto para los diferentes

años y con base en el volumen de la producción se calcula el valor monetario de cada uno.

• Se transforman los valores monetarios corrientes de los productos en valores constantes para eliminar el efecto del aumento del precio por inflación, es útil conocer el índice