MANUAL DE CALIDAD

CONTROL DE CAMBIOS

Cambio realizado Realizado por Aprobado Por Fecha Versión

ModificadaSe modificaron algunos requisitos y caracterizaciones, de

acuerdo con resultados Auditoría Interna y se incluyó el nuevo

logo institucional.

Se modificó política de calidad, alcance del sistema de gestión

de calidad, se eliminó 4to objetivo de calidad, se modificó el

objetivo No 5, se añadió un objetivo de calidad relacionado

con la ejecución de planes, programas y proyectos, se eliminó

misión, visión y estrategias plan acción del Anexo 2 despliegue

estratégico. Se incluyó cuadro Elaboró, Revisó y Aprobó. Se

incluyó Listado de Requisitos del Cliente. Se modificó matriz de

comunicaciones, matriz de correspondencia de requisitos,

objetivo. Se incluyó numeral 1 definiciones y abreviaturas

Jazmine Medina – Gestor Calidad

Jazmine Medina – Gestor Calidad

José Maya – Gerente

General

José Maya – Gerente

General

25/08/2010

25/11/2010

Versión Preliminar

Versión 1.0

Versión: 8.0 Fecha: 23/02/2015

Código: PE-MA-001

1

Elaboró: Edgar Ospina Revisó: Giovanni Velásquez Aprobó: Alvaro Ernesto Palacio Peláez

Cargo: Gestor de Calidad Cargo: Director Administrativo y Financiero Cargo: Gerente General

CONTROL DE CAMBIOS

Cambio realizado Realizado por Aprobado Por Fecha Versión

modificadaEn el numeral 6.4 Enfoque al Cliente, se incluye la matriz de

comunicaciones y aprobación de documentos emitidos a las partes

interesadas , referenciada en el anexo No. 6

En el numeral 4. Responsabilidades y Autoridades se realizo cambios

en el nivel de autoridad.

En el anexo 4 Matriz de correspondencia de requisitos, se elimino

del numeral 8.2.1 Satisfacción del cliente: Encuesta satisfacción

revista frutas y hortalizas.

En el anexo 6 Matriz comunicación y aprobación de documentos

emitidos para partes interesadas se ajusto la ruta de aprobación 4

para las partes interesadas.

En el numeral 6.4 Enfoque al Cliente, y en el Anexo 4 Matriz de

correspondencia de requisitos, se incluye en el numeral 8.2.1

Satisfacción del cliente: Encuesta satisfacción revista frutas y

hortalizas.

En el anexo No. 2 se adicionan los nuevos indicadores de la Unidad

técnica de proyectos : Porcentaje promedio de satisfacción del

cliente - consultas técnicas ( en prueba), Porcentaje de productores

atendidos en el año, Porcentaje de recursos invertidos en el

subsector hortifrutícola.

Edgar I. Ospina -- Gestor Calidad

Edgar I. Ospina -- Gestor Calidad

Edgar I. Ospina – Gestor de Calidad

Edgar I. Ospina O. – Gestor de Calidad

José Maya – Gerente

General

José Maya – Gerente

General

Alvaro Palacio – Gerente

Genera

Alvaro Palacio – Gerente

General

05/10/2011

31/10/11

08/10/2012

20/11/2013

Versión 2.0

Versión 3.0

Versión 4.0

Versión 5.0

2

Elaboró: Edgar Ospina Revisó: Giovanni Velásquez Aprobó: Alvaro Ernesto Palacio Peláez

Cargo: Gestor de Calidad Cargo: Director Administrativo y Financiero Cargo: Gerente General

CONTROL DE CAMBIOS

Cambio realizado Realizado por Aprobado Por Fecha Versión

modificadaEn el numeral 6.4 Enfoque al Cliente, se incluye la encuesta

satisfacción del cliente consultas técnicas (en prueba), (proceso

planes programas y proyectos, unidad Técnica), se medirá

semestralmente.

En el numeral 6, se modifica la fecha de la visión, para alinearla con

el Plan Nacional de Fomento Hortifrutícola.

En el anexo número 2 se adicionan indicadores nuevos de Planes

programas y proyectos: Informes finales técnicos ( en prueba). Se

actualizan los nombres de los cargos de los líderes de proceso. Se

elimina el indicador artículos cargados a la página WEB. Se actualiza

el anexo No. 6 con los nombres de los cargos de responsables de las

actividades.

En el anexo número 1, se elimina del listado de hortalizas, la papa.

En el anexo número 3, se actualiza el responsable de compras

Edgar I. Ospina -- Gestor Calidad

Edgar I. Ospina -- Gestor Calidad

Edgar I. Ospina - Gestor de Calidad

Alvaro Palacio – Gerente

General

Alvaro Ernesto Palacio

Peláez – Gerente General

Alvaro Ernesto Palacio

Peláez – Gerente General

20/11/2013

27/11/2014

23/02/2015

Versión 5.0

Versión 6.0

Versión 7.0

3

Elaboró: Edgar Ospina Revisó: Giovanni Velásquez Aprobó: Alvaro Ernesto Palacio Peláez

Cargo: Gestor de Calidad Cargo: Director Administrativo y Financiero Cargo: Gerente General

CONTENIDO

4

2. OBJETIVO DEL MANUAL 3. NUESTRA ORGANIZACIÓN

4. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

5. GENERALIDADES SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

6. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

5.1 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 5.2 EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

6.1 DESPLIEGUE ESTRATÉGICO 6.2 COMUNICACIÓN INTERNA 6.3 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN6.4 ENFOQUE AL CLIENTE 7. GESTIÓN DE PROCESOS EN ASOHOFRUCOL

ANEXO No 1 PRODUCTOS SOBRE LOS CUALES SE HACE RECAUDO ANEXO No 2 DESPLIEGUE ESTRATÉGICO

Si quieres ingresar

a un tema da click

sobre el y si

quieres regresar

da click en el logo

Versión 8.0

Fecha: 23/02/2015

Código: PE –MA -001MANUAL DE CALIDAD

ANEXO No 3 MATRIZ DE COMUNICACIONES ANEXO No 4 MATRIZ DE CORRESPONDENCIA DE REQUISITOS

4. 1 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

ANEXO No 5 LISTADO DE REQUISITOS DEL CLIENTE

1. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

ANEXO No 6 MATRIZ COMUNICACIÓN Y APROBACION DOCUMENTOS EMITIDOS PARA PARTES INTERESADAS

5

PROCESO: Resultado de un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o queinteractúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.•Generalmente implícita significa que es habitual o una práctica común para laorganización, sus clientes y otras partes interesadas que la necesidad o expectativa bajoconsideración esté implícita.•Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisito, por ejemplorequisito de producto, requisito de la gestión de la calidad, requisito del cliente.•Un requisito especificado es aquel que está establecido, por ejemplo en un documento.•Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadasSATISFACCIÓN DEL CLIENTE: percepción del cliente sobre el grado en que se hancumplido sus requisitos.SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD: sistema de gestión para dirigir y controlar unaorganización con respecto a la calidadPOLÍTICA DE CALIDAD: intenciones globales y orientación de una organización relativas ala calidad tal como se expresa formalmente por la alta dirección.OBJETIVO DE LA CALIDAD: algo ambicionado o pretendido relacionado con la calidad

MEJORA CONTINUA: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir losrequisitos

1. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

MANUAL DE CALIDAD

Versión 8.0

Fecha: 23/02/2015

Código: PE –MA -001

El presente manual de calidad fue estructurado bajo los lineamientos yrequisitos de la Norma NTC ISO 9001:2008.

Este documento tiene por objeto definir el sistema de gestión de calidad deASOHOFRUCOL, comprende la política de calidad, sus objetivos, principios,requisitos y procesos establecidos para cumplir y satisfacer las necesidades denuestros clientes, cumplir con los requisitos legales, reglamentarios, técnicosaplicables a la organización.

Es compromiso de todos los colaboradores de ASOHOFRUCOL (funcionarios ycontratistas) aplicar este manual como principal documento para laconsolidación y mantenimiento del sistema de gestión de calidad deASOHOFRUCOL.

6

2. OBJETIVO DEL MANUAL

MANUAL DE CALIDAD

Versión 8.0

Fecha: 23/02/2015

Código: PE –MA -001

La Asociación Hortifrutícola de Colombia - ASOHOFRUCOL - es una organizaciónnacional de carácter gremial, fundada en 1995, como una sociedad agrícola sinánimo de lucro y de derecho privado, consolidada con el firme propósito defortalecer y dinamizar el desarrollo del subsector de frutas y hortalizas de Colombia.Para esto, cuenta con su sede principal en la ciudad de Bogotá y un portafolio decomités departamentales en más de 400 municipios, que asocian y representan a losproductores, personas naturales y jurídicas dedicadas a producir frutas y hortalizas.

7

3. NUESTRA ORGANIZACIÓN

MANUAL DE CALIDAD

Versión 8.0

Fecha: 23/02/2015

Código: PE –MA -001

Nuestras Actividades :Representar y defender los intereses del productor de frutas y hortalizas deColombia.Administrar los recursos del FNFH, recaudando la cuota de fomento, financiando ycofinanciando planes, programas y proyectos en beneficio del subsector. Ver AnexoNo 1 Productos sobre los cuales se hace recaudo.Formular, ejecutar y apalancar proyectos de cooperación nacional e internacional.Fomentar el desarrollo y modernización del subsector.Promocionar la inversión en el subsector hortifrutícola.Generar y difundir conocimiento mediante la investigación, educación ytransferencia de tecnología.

Valores Corporativos:1.Pertenencia y compromiso.2.Transparencia y honestidad (ética).3.Responsabilidad y disciplina.4.Lealtad.5.Calidad.6.Solidaridad.7.Trabajo en equipo.

8

MANUAL DE CALIDAD

Versión 8.0

Fecha: 23/02/2015

Código: PE –MA -001

4. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

9

Las responsabilidades para el SGC para cada uno de los cargos de

Asohofrucol, están definidas en el manual de funciones y descripción de

Cargos TH-MA-001, así como el nivel de autoridad de cada uno, que se

ve reflejado por el nivel en el que se encuentre el cargo en el

organigrama, que se encuentra en dicho manual.

El nivel de autoridad esta definido en los siguientes niveles:

-Gerencial: Gerente General y Juntas Directivas, nivel de toma de

decisiones 100%, sobre toda la organización.

-Directivo : Directores, nivel de toma sobre nivel operativo.

-Operativo: Tesorero General, Contador General e Ingeniero de

Sistemas, Profesionales y Auxiliares, nivel de toma de decisiones

sobre las funciones de su cargo.

MANUAL DE CALIDAD

Versión 8.0

Fecha: 23/02/2015

Código: PE –MA -001

4. 1 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

10

La alta dirección de Asohofrucol ha designado al Director(a)

Administrativo(a) y Financiero(a) como representante de la dirección

quien tiene la responsabilidad y autoridad para:

1. Asegurarse que se establecen implementan y mantienen los

procesos necesarios para el SGC.

2. Informar a la alta dirección sobre el desempeño del SGC y cualquier

necesidad de mejora.

3. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los

requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.

MANUAL DE CALIDAD

Versión 8.0

Fecha: 23/02/2015

Código: PE –MA -001

Asohofrucol ha implementado un sistema de gestión de calidad a través del diseño,documentación y ejecución de procesos y procedimientos encaminados a cumplir larazón de ser de Asohofrucol, los objetivos de calidas y las normas de referencia (NTC-ISO 9001:2008). La determinación de los procesos y su interrelación se muestra en elmapa de procesos. De igual manera, a través de los indicadores de cada uno de losprocesos, el sistema evidencia su eficacia, realizando el seguimiento y medición a losprocesos. De igual forma se establecen los mecanismos para implementar accionesque conlleven a la mejora del sistema, dependiendo de los resultados obtenidos en elseguimiento y medición.

Con el objeto de cumplir satisfactoriamente con las necesidades del subsector, laempresa ha establecido convenios interinstitucionales y con otros entes para llevar acabo actividades beneficiosas para el gremio y para la empresa.

La empresa mantiene un sistema de gestión de calidad transparente que permite elacceso a la información relacionada con los procesos, con el objeto de facilitar elcontrol interno y externo y la cooperación con otras entidades.

11

5. GENERALIDADES SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

MANUAL DE CALIDAD

Versión 8.0

Fecha: 23/02/2015

Código: PE –MA -001

Para la ejecución de proyectos, Asohofrucol puede realizarlo a través de otrosejecutores, los cuales se asegura de controlar por medio del proceso de planes,programas y proyectos.

Con el objeto de verificar los requisitos de la norma en la prestación de los serviciosde Asohofrucol, se cuenta con una matriz de correspondencia de requisitos en todoslos procesos y documentos de Asohofrucol, la cual forma parte del manual decalidad. Ver anexo 4.

De igual manera, se han definido los requisitos de los clientes de la organización, a finde a asegurar el cumplimiento de los mismos. Ver Anexo 5.

12

MANUAL DE CALIDAD

Versión 8.0

Fecha: 23/02/2015

Código: PE –MA -001

El alcance de la certificación del sistema de gestión de calidad de ASOHOFRUCOL es:

- Recaudo e inversión de recursos provenientes del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola y de otras fuentes de ingreso para la Asociación.

-Desarrollo del gremio hortifrutícola

- Formulación y ejecución de planes, programas y proyectos para el subsector hortifrutícola.

13

5.1 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

MANUAL DE CALIDAD

Versión 8.0

Fecha: 23/02/2015

Código: PE –MA -001

El sistema de gestión de calidad de ASOHOFRUCOL, presenta exclusiones con relación a los requisitosexigidos por la Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2008, los cuales se relacionan a continuación:

Requisito 7.3 DISEÑO Y DESARROLLO:

El requisito de diseño y desarrollo se excluye del alcance del sistema de gestión de calidad, lo cual sejustifica a continuación:

Para el Recaudo e Inversión de recursos proveniente del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola yde otras fuentes de ingreso para la asociación se excluye este requisito debido a que el servicio seejecuta de acuerdo a los términos contractuales definidos por el Ministerio de Agricultura yDesarrollo Rural en el contrato de administración de los fondos parafiscales, el cual a su vez se rigepor las leyes y decretos que regulan los fondos de fomento.

Para el desarrollo del gremio hortifrutícola se excluye este requisito porque se tienen en cuenta lasdirectrices del Ministerio y del Gobierno.

Para la formulación y ejecución de planes, programas y proyectos para el gremio hortifrutícola no serealiza diseño o desarrollo debido a que los programas y proyectos son definidos por el financiadordel mismo, mediante los términos de referencia del proyecto y las partidas presupuestales asignadas.

14

5.2 EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

MANUAL DE CALIDAD

Versión 8.0

Fecha: 23/02/2015

Código: PE –MA -001

Misión

Representar, de manera proactiva, eficaz e idónea, los intereses de sus asociadosante los diversos actores y agentes, públicos y privados, vinculados con el subsectorhortifrutícola, en el ámbito nacional e internacional, mediante la formulación eimplementación de políticas públicas, planes nacionales, programas y proyectos, asícomo la cabal y eficiente administración del Fondo Nacional de FomentoHortifrutícola y la prestación de servicios tendientes a contribuir al desarrollointegral de los productores y del subsector en su conjunto.

Visión

En el año 2022, Asohofrucol será una organización gremial nacional agro-empresarial, orientada a representar los intereses de los productores, incluidas laproducción, el procesamiento y la comercialización, así como a brindar eficiente yoportunamente, los servicios necesarios y suficientes a todos los actores y agentes,públicos y privados, vinculados con el desarrollo del subsector hortifrutícola.

15

6. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

MANUAL DE CALIDAD

Versión 8.0

Fecha: 23/02/2015

Código: PE –MA -001

16

POLÍTICA DE CALIDAD

Asohofrucol es una organización gremial agro-

empresarial, orientada a satisfacer las necesidades de

los productores de frutas, hortalizas, plantas aromáticas,

especias y medicinales del país, a través de la

representación y asesoría en la producción, el

procesamiento, la comercialización y la promoción del

consumo sano de las mismas, para lo cual ejecuta,

planes, programas y proyectos con recursos propios y

externos, con personal competente, buscando la

satisfacción de las partes interesadas, el cumplimiento

de los requisitos, y la mejora continua de la eficacia del

sistema de gestión de calidad.

MANUAL DE CALIDAD

Versión 8.0

Fecha: 23/02/2015

Código: PE –MA -001

1717

OBJETIVOS DE CALIDAD

1.Aumentar el nivel de satisfacción de las necesidades y

expectativas de nuestros clientes y partes interesadas a nivel

nacional.

2.Aumentar la cobertura y presencia de Asohofrucol a nivel

nacional para el subsector hortifrutícola.

3.Ejecutar planes, programas y proyectos, que satisfagan las

necesidades del subsector hortifrutícola

4.Lograr un adecuado y oportuno recaudo de la cuota de

fomento.

5. Asegurar el cumplimiento de los objetivos de cada proceso

para mejorar la eficacia del SGC .

6. Mejorar continuamente la capacidad de cumplir con los

requisitos de los clientes del subsector.

MANUAL DE CALIDAD

Versión 8.0

Fecha: 23/02/2015

Código: PE –MA -001

6.1 DEPLIEGUE ESTRATÉGICO

ASOHOFRUCOL ha definido sus objetivos de calidad, metas, indicadores para suseguimiento y los procesos responsables de su implementación, así como sucoherencia con la política de calidad, en el cuadro Despliegue Estratégico Ver AnexoNo 2.

18

MANUAL DE CALIDAD

Versión 8.0

Fecha: 23/02/2015

Código: PE –MA -001

19

ASPECTO A COMUNICAR

RESPONSABLE DE LA

COMUNICACIÓN

¿A QUIÉN LE COMUNICAN?

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

COORDINACIÓN ADMINISTRATIVAY FINANCIERA

GESTOR DE CALIDAD

LIDERES DE PROCESO

GERENTE GENERAL

PROCESO DE TECNOLOGÍA DE LAINFORMACIÓN

A TODOS LOS COLABORADORES DE

ASOHOFRUCOL

6.2 COMUNICACIÓN INTERNA (Ver Anexo No 3. Matriz de Comunicaciones)

MANUAL DE CALIDAD

Versión 8.0

Fecha: 23/02/2015

Código: PE –MA -001

20

¿CUÁNDO LE COMUNICAN?

ESTRATEGIAS Y MEDIOS

PERMANENTEMENTE

ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN YSENSIBILIZACIÓN

REUNIONES

CIRCULARES, MANUALES DE CALIDADY COMUNICACIONES INTERNAS

LOS LÍDERES DE LOS PROCESOS

MEDIOS DE COMUNICACIÓN

JUEGOS LÚDICOS

PÁGINA DE LA ORGANIZACIÓN

6.2 COMUNICACIÓN INTERNA (Ver Anexo No 3. Matriz de Comunicaciones)

MANUAL DE CALIDAD

Versión 8.0

Fecha: 23/02/2015

Código: PE –MA -001

La alta dirección de Asohofrucol manifiesta su compromiso con el sistema de gestiónde calidad, en todos sus componentes, por medio de la asignación de recursos parala ejecución de las actividades, el establecimiento y divulgación de la Política y losobjetivos de calidad, así como en las revisiones periódicas efectuadas al sistema degestión de calidad, lo cual se documenta dentro de las actas resultado de lasrevisiones por la dirección.

21

Asohofrucol a través de todos los procesos, especialmente los procesos misionalescumple los requisitos de los productores, asociados y partes interesadas.

Para el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente conrespecto al cumplimiento de sus requisitos, se aplican encuestas las cuales estánreferenciadas en cada una de las caracterizaciones de proceso y se tiene una fichadel indicador relacionado con estos datos.

6.3 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

6.4 ENFOQUE AL CLIENTE

MANUAL DE CALIDAD

Versión 8.0

Fecha: 23/02/2015

Código: PE –MA -001

22

Las encuestas del cliente implementadas en Asohofrucol, son las siguientes:

PP-FT-014 Encuesta de satisfacción para el seguimiento y control de proyectos(proceso planes, programas y proyectos), se aplicará en las visitas trimestrales deseguimiento DG-FT-005 Encuesta de satisfacción asociados a Asohofrucol (proceso desarrollogremial), se aplicará en cada asamblea de asociados. DG-FT-006 Encuesta de satisfacción eventos (proceso desarrollo gremial), se aplicaráen cada evento organizado por Asohofrucol DG-FT-007 Encuesta de satisfacción de la revista Frutas y Hortalizas , se aplicará concada emisión de la revista.RE-FT-004 Encuesta de satisfacción del cliente de recaudo (proceso recaudo), seaplicará trimestralmente, en las visitas de los asesores regionales TH-FT-011 Evaluación de la satisfacción de la capacitación (proceso planes,programas y proyectos), se medirá mensualmente. PP-FT-025 Encuesta satisfacción del cliente consultas técnicas (en prueba), (procesoplanes programas y proyectos, unidad Técnica), se medirá semestralmente.

Además se cuenta con la matriz de comunicaciones y aprobación de documentosemitidos a las partes interesadas. Ver anexo No. 6

MANUAL DE CALIDAD

Versión 8.0

Fecha: 23/02/2015

Código: PE –MA -001

23

Quejas, sugerencias y felicitaciones

Para la atención de quejas, sugerencias y felicitaciones, se aplica el siguiente formato:SEM-FT-019 Atención de quejas, sugerencias y felicitaciones, en cada uno de losprocesos de Asohofrucol. Así mismo se ha dispuesto un buzón en la página web de laasociación para la recepción de las mismas y un instructivo para facilitar su registro,tratamiento y análisis.

Tanto las encuestas como quejas, sugerencias y felicitaciones, se registran en cadaproceso, pero el proceso de seguimiento, evaluación y mejora realizará unconsolidado cada mes.

MANUAL DE CALIDAD

Versión 8.0

Fecha: 23/02/2015

Código: PE –MA -001

24

7. GESTIÓN DE PROCESOS EN ASOHOFRUCOL

ESTRATÉGICOS

MISIONALES

SOPORTE

CONTROL Y MEJORA

MANUAL DE CALIDAD

Versión 8.0

Fecha: 23/02/2015

Código: PE –MA -001

PROCESOS DE NIVEL ESTRATÉGICOLos procesos que están en este nivel están relacionados con la definición de lineamientos,políticas, objetivos y estrategias para el desarrollo de su misión y para el seguimiento, controly protección de los recursos.

PROCESOS A NIVEL MISIONALLos procesos que están en este nivel contribuyen con el desarrollo de la misión deASOHOFRUCOL, constituye la cadena de valor de la organización.

PROCESOS A NIVEL DE SOPORTE Los procesos que están en este nivel soportan o dan apoyo a la a la ejecución de lasactividades de los procesos misionales de Asohofrucol.

PROCESOS A NIVEL DE EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORA Los procesos que están en este nivel hacen una evaluación del cumplimiento de losrequisitos, realiza seguimiento a la planificación del SGC y proporciona herramientas para lamejora de cada uno de los procesos de Asohofrucol.

25

Cada uno de los procesos tiene su caracterización y son parte constitutiva de esteManual, en las cuales se hace referencia a los procedimientos establecidos dentro delSGC. Para su consulta pueden ingresar en Intranet a Asohofrucol SGC (consulta porprocesos)

MANUAL DE CALIDAD

Versión 8.0

Fecha: 23/02/2015

Código: PE –MA -001

ANEXO No 1 PRODUCTOS SOBRE LOS CUALES SE

HACE RECAUDO

26

ACELGA ACHIOTE AHUYAMA, ZAPALLO

AJI AJO ALCACHOFA

APIO ARRACACHA BALU

BATATA BERENJENA BERRO

BROCOLI CALABACIN O ZUCCHINI CALABAZA

CEBOLLA CABEZONA CEBOLLA JUNCA CEBOLLIN

CILANTRO COL COL DE BRUSELAS (REPOLLETAS)

COLIFLOR ALBAHACA ENDIBIA

CUBIO CHUGUA ESPINACA

ESCAROLA ESPARRAGOS GUASCA

ESPINACA DE NUEVA ZELANDA ESTRAGON HABICHUELA

GUATILA GUISANTES JENGIBRE

HINOJO IBIA MACADAMIA

LAUREL LECHUGA ÑAME

MALANGA NABO OCRA O CANDIA

PALMITOS PEPINO COHOMBRO PEPINILLO

PEPINO PEREJIL PEPINO DE AGUA

PEPINO DE RELLENAR

ARCHUCHA

PLATANO PIMENTON

PIPILANGA PUERRO RAICES CHINAS

RABANO REPOLLO CHINO REMOLACHA

REPOLLO SAGU RUGULA

RUIBARBO TOMATE SIDRAYOTA

TALLOS VICTORIA ULLUCO

VERDURA MIXTA* ZANAHORIA

LISTADO DE HORTALIZAS

27

LISTADO DE FRUTAS AGRAZ AGUACATE ANON

BABACO BADEA BOROJO

BREVO CAIMO – CAIMITO CARAMBOLO CARAMBULO

CEREZA, CEREZA SABANERA CIMARRON CIRUELA

CHIRIMOYA CHONTADURO DATIL

COCO COROZO CURUBA

DURAZNO FEIJOA FRAMBUESA

FRESA GRANADILLA GUAMA

GUANABANA GUAYABA GULUPA

HIGO KIWI KUMQUAT

LIMA LIMON LULO

MACADAMIA MADROÑO MAMEY

MAMONCILLO MANDARINA MANGO

MANGOSTAN MANGOSTINO MANZANA MARACUYA

MARAÑON MELOCOTON MELON

MORA NARANJA NISPERO

NUEZ PAMPLEMUSA PAPAYA

PAPAYUELA PERA PIÑA

PIÑUELA PITAHAYA POMA, POMARROSA

SANDIA – PATILLA TAMARINDO TANGELO

TOMATE DE ARBOL TOMATE TAMARILLO TORONJA

UCHUVA UVA – VID ZAPOTE

ZARZAMORA

ANEXO No 1 PRODUCTOS SOBRE LOS QUE SE HACE

RECAUDO

28

ANEXO No 2 DESPLIEGUE ESTRATÉGICO

POLITICA DE CALIDAD OBJETIVOS DE CALIDAD PROCESO INDICADORES

Asohofrucol es una organización gremial agro-

empresarial , orientada a satisfacer las necesidades de

los productores de frutas, hortalizas, plantas

aromáticas, especias y medicinales del país,

1. Aumentar el nivel de satisfacción de las

necesidades y expectativas de nuestros

clientes y partes interesadas a nivel nacional.

Recaudo,

Planes, Programas y Proyectos, Desarrollo

Gremial

1. Satisfacción de los Asociados

2. Satisfacción del cliente de los eventos

3. Satisfacción del cliente de la revista frutas y

hortalizas

4. Satisfacción del cliente de las capacitaciones

5. Satisfacción para seguimiento y control de proyectos

6. Satisfacción del cliente de recaudo

7. Incremento en el número de eventos para el gremio

(Incluye realización directa de Asohofrucol y

participación y apoyo en eventos organizados por otras

entidades)

8. Porcentaje promedio de la satisfacción del cliente-

consultas técnicas ( en prueba)

a través de la representación, asesoría en la

producción, el procesamiento , la comercialización y la

promoción del consumo sano de las mismas, para lo

cual ejecuta planes, programas y proyectos ,

2. Aumentar la cobertura y presencia de

ASOHOFRUCOL a nivel nacional para el sub-

sector Hortifruticola

3. Ejecutar planes, programas y proyectos que

satisfagan las necesidades del subsector

hortifrutícola

Desarrollo Gremial

1. Incremento en el número de eventos para el gremio

(Incluye realización directa de Asohofrucol y

participación y apoyo en eventos organizados por otras

entidades)

2. Incremento en el número de convenios suscritos

3. Incremento número de asociados por departamento

4. Eficacia ejecución de recursos a proyectos

5. Eficacia seguimiento a proyectos

6. Porcentaje de productores atendidos en el año

7. Porcentaje de recursos invertidos en el subsector

hortifrutícola

8. Informes técnicos finales ( en prueba)

5. Asegurar el cumplimiento de los objetivos

de cada proceso para mejorar la eficacia del

SGC .

Todos los Procesos

6. Mejorar continuamente la capacidad de

cumplir con los requisitos de los clientes del

subsector

Procesos Misionales: Recaudo

Planes, programas y proyectos

Desarrollo Gremial

con personal competente, buscando la satisfacción de

las partes interesadas, el cumplimiento de los

requisitos, y la mejora continua de la eficacia del

Sistema de Gestión de Calidad

con recursos propios y externos

1 Indicadores de cada uno de los procesos

4. Lograr un adecuado y oportuno recaudo de

la cuota de fomento Recaudo

1. Cumplimiento del recaudo

2. Costo por ingresos

3. Costo por recaudador

29

ANEXO No 3 MATRIZ DE COMUNICACIONES

¿QUE SE COMUNICA? ¿COMO SE COMUNICA? ¿QUIEN LO COMUNICA? ¿CUANDO SE COMUNICA? A QUIEN SE COMUNICA?

Nuevos documentos o cambios a los documentos A través de un correo electrónico o

reuniones Gestor de calidad

Cada vez que haya una modificación en la

documentación

A los procesos responsables o

afectados por el cambio

Importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente

(gremio y partes interesadas) como los legales y

reglamentarios

A través de correo electrónico, reuniones

con procesos, áreas de trabajo,

cartelera

Gerente general

Planificación del SGC

posterior a cada cambio

o cuando el gerente lo considere necesario

A toda la organización o

personas que considere

necesario el gerente general

Política de calidad Cartelera, intranet, página web,

capacitaciones / inducciones

Gerente general, gestor de

calidad, talento humano

Ingreso de personal nuevo a Asohofrucol,

teinducciones

Implementación del SGC o cambios a este

A toda la organización (personal

directo o indirecto)

Responsabilidades y autoridades

Capacitaciones / inducciones, cartelera,

reuniones con procesos - áreas de

trabajo

Gerente general, gestor de

calidad, talento humano,

líderes de proceso

Ingreso de personal nuevo a Asohofrucol,

reinducciones,

implementación del SGC o cambios a éste

A toda la organización (personal

directo o indirecto)

Desempeño del SGC y cualquier necesidad de mejora Correos electrónicos, reuniones

Coordinadora administrativa y

financiera

(representante de la dirección)

Permanentemente

Gerente general y junta de

Asohofrucol y del Fondo

Nacional Hortifruticola

Información sobre planes, programas y proyectos, como

inversión en proyectos

Página web, reuniones de juntas,

congresos y actividades gremiales

Gerente general y líderes del

proceso planes, programas y

proyectos

Permanentemente o cuando se tenga una

necesidad especifica de comunicar algún tema

o aspecto relacionado con el ítem mencionado

Al gremio (productores

asociados y no asociados),

miembros de juntas directivas,

Ministerio de Agricultura,

recaudadores, personal de

Asohofrucol

Gestión de recaudo

Reuniones de junta directiva del FNFH y

con el Ministerio de Agricultura y

Desarrollo Rural, a través de los

asesores regionales

Gerente general y líder del

proceso de Recaudo

Permanentemente o cuando se tenga una

necesidad especifica de comunicar algún tema

o aspecto relacionado con el ítem mencionado

Miembros junta directiva del

FNFH, Ministerio de Agricultura

y Desarrollo Rural

Desarrollo gremial

Página web, revista frutas y hortalizas,

reuniones de junta directiva de

Asohofrucol, congresos, actividades

gremiales

Gerente general

Permanentemente o cuando se tenga una

necesidad especifica de comunicar algún tema

o aspecto relacionado con el ítem mencionado

Productores asociados y no

asociados, miembros junta

directiva de Asohofrucol, partes

interesadas

Respuesta a consultas técnicas Correo electrónico, faxLideres de proceso planes,

programas y proyectosCuando se reciben consultas técnicas

Persona o entidad que realizan

la consulta

Información sobre contratos (aclaraciones, aprobación de

prórrogas, modificaciones, etc.)Cartas, oficios

Líderes del proceso planes,

programas y proyectos

Cuando surge la necesidad de comunicar

cambios o novedades de los contratos Ejecutores

Cambios del SGC

(legislación, requisitos del servicio, y en general cambios

que afecten el SGC)

Reuniones con procesos - áreas de

trabajo

Gerente general y líderes de

procesos

Cuando hay un cambio en el sistema de

gestión de calidad

Personal involucrado en el

cambio

Retroalimentación de quejas Correo electrónico, carta,

telefónicamente, etc.

Gerente general y líderes de

procesos

Una vez analizada la queja y que se haya

determinado que es válida, y cuando se tenga

plan de acción o su estado (análisis de la

misma)

Quejoso

Requisitos de compra Orden de compra

Gestor de operaciones

administrativas y financieras

(responsable de compras)

Cada vez que se tenga una orden de compra

(necesidad de adquirir un bien o servicio) Proveedor

30

ANEXO No 4

MATRIZ DE CORRESPONDENCIA DE REQUISITOS

REQUISITO DOCUMENTOS SOPORTE

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

4.1 REQUISITOS GENERALES Manual calidad

con caracterizaciones de los procesos

4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN

4.2.1 Generalidades

Despliegue estratégico: política y objetivos de calidad

Manual de calidad

Procedimientos documentados y registros en cada proceso

4.2.2 Manual de calidad Manual de calidad

4.2.3 Control de documentos Procedimiento control de documentos

4.2.4 Control de registros Procedimiento control de registros

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

Matriz de comunicaciones anexo manual de calidad

Política de calidad

Objetivos de calidad

Procedimiento revisión por la dirección

Presupuesto - PAI (plan anual de inversiones)

5.2 ENFOQUE AL CLIENTEManual de calidad

Listado de requisitos del cliente de Asohofrucol

5.3 POLITICA DE LA CALIDAD

Política de calidad

Registros de divulgación y capacitación

Revisiones por la dirección

Registros de inducción

Recuadros en recepción

5.4 PLANIFICACIÓN

5.4.1 Objetivos de la calidad Despliegue estratégico: objetivos de calidad e indicadores de gestión

5.4.2 Planificación del sistema de gestión de la calidad

Manual de calidad

Caracterizaciones de procesos

Despliegue estratégico

Revisión por la dirección

Planificación del cambio: acciones preventivas

Cronograma actividades SGC

5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN

5.5.1 Responsabilidad y autoridad

Manual de funciones y descripción de cargos

Organigrama

Evaluaciones de desempeño

5.5.2 Representante de la direcciónActa nombramiento representante de la dirección

Responsabilidades mencionadas en el manual de calidad

5.5.3 Comunicación interna Matriz de comunicaciones (anexo al manual de calidad)

31

ANEXO No 4

MATRIZ DE CORRESPONDENCIA DE REQUISITOS

5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

5.6.1 Generalidades Procedimiento revisión por la dirección.

Acta de revisión por la dirección

5.6.2 Entradas para la revisión

Informes de gestión por proceso, informes de auditorias internas y externas, plantilla de

indicadores, encuestas de satisfacción, quejas sugerencias y felicitaciones, servicio no

conforme, acciones correctivas, preventivas y de mejora

5.6.3 Salidas de la revisión Acta de revisión por la dirección

6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS

Presupuesto y PAI (plan anual de inversiones)

Acciones correctivas y preventivas

Caracterización de procesos

Acta de revisión por la dirección

Planes de calidad (proyectos)

Presupuesto de los proyectos

6.2 RECURSOS HUMANOS

6.2.1 Generalidades Manual de funciones y descripción de cargos

6.2.2 Competencia, formación y toma de conciencia

Manual de funciones y descripción de cargos

Programa de capacitación

Registros de evaluación de formación y capacitación

Evaluaciones de desempeño

Registros de sensibilización y participación en SGC

Registros en cada hoja de vida de educación, formación, habilidades y experiencia

6.3 INFRAESTRUCTURA

Cronograma de mantenimiento de instalaciones físicas

Procedimiento mantenimiento de equipos

Procedimiento de backups de información

6.4 AMBIENTE DE TRABAJO

Cronograma de mantenimiento de Instalaciones físicas

Programa de salud ocupacional

Reglamento de higiene y seguridad industrial

32

ANEXO No 4

MATRIZ DE CORRESPONDENCIA DE REQUISITOS

7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DE PRESTACIÓN

DEL SERVICIO

Procedimiento formulación de proyectos

Procedimiento evaluación de propuestas de proyectos

Procedimiento trámite de consultas técnicas

Procedimiento para elaboración y publicación de convocatorias

Procedimiento identificación, vinculación, acompañamiento y visitas a recaudadores

Procedimiento determinación y pago de las obligaciones por concepto de la cuota de fomento

hortifrutícola

Procedimiento afiliación de asociados

Procedimiento elaboración y difusión de la revista frutas y hortalizas

Procedimiento preparación y realización de eventos

Procedimiento identificación y realización de convenios interinstitucionales

Lineamientos de política para el sector hortifrutícola

Documento de transformación institucional de asohofrucol en el periodo 2009-2014

Planes de calidad de proyectos

Actas de juntas directivas

Instructivo para programación de visitas de recaudo

7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el

producto

Procedimientos procesos misionales

Planes de calidad de proyectos

Listado de requisitos legales de Asohofrucol

Listado de requisitos del cliente de Asohofrucol

7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto

Ley 118 de 1994 con decretos reglamentarios

Contrato administrativo con el Ministerio de Agricultura para la administración de fondos

Procedimiento formulación de proyectos

Procedimiento de evaluación de propuestas de proyectos

Procedimiento de preparación y ejecución de eventos

Revisión jurídica de los contrato

Resultados de las evaluaciones de las convocatorias

Términos de referencia para convocatorias

Planes de calidad

Procedimiento identificación, vinculación, acompañamiento y visitas a recaudadores

Acta de visita a recaudadores

Procedimiento afiliación de asociados

7.2.3 Comunicación con el cliente

Matriz de comunicaciones

Manual de calidad

Instructivo para el registro y tratamiento de las quejas, sugerencias y felicitaciones

33

ANEXO No 4

MATRIZ DE CORRESPONDENCIA DE REQUISITOS7.3 DISEÑO Y DESARROLLO (Exclusión)

7.4 COMPRAS

7.4.1 Proceso de compras

Procedimiento de compras y formatos relacionados7.4.2 Información para las compras

7.4.3 Verificación de los productos comprados

7.5 Prestación del servicio

7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio

Procedimiento formulación de proyectos

Procedimiento para elaboración y publicación de convocatorias

Planes de calidad de los proyectos

Procedimiento identificación, vinculación, acompañamiento y visitas a recaudadores

Procedimiento análisis, verificación, seguimiento y control al recaudo de la cuota de fomento hortifruticola

Procedimiento afiliación de asociados

Procedimiento de preparación y ejecución de eventos

Procedimiento de elaboración y difusión de la revista frutas y hortalizas

Procedimiento de seguimiento y control de proyectos

Instructivo para consignación cuota de recaudo

Instructivo para elaboración y presentación del informe mensual de recaudo

Instructivo para revisión de informes financieros de proyectos

Instructivo para revisión de informes técnicos de proyectos

Planes de calidad de los proyectos

7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del

servicio

Asohofrucol valida sus procesos para demostrar la capacidad de estos para alcanzar los resultados

planificados a través de seguimiento y control permanente en cada uno de ellos, incluyendo los controles

definidos en los planes de calidad.

Procedimiento de análisis, verificación, seguimiento y control al recaudo de la cuota de fomento hortifruticola

Procedimiento de seguimiento y control de proyectos

Encuestas de satisfacción (seguimiento y control, recaudo)

7.5.3 Identificación y trazabilidad

A través de toda la prestación de los servicios en recaudo, planes, programas y proyectos y desarrollo gremial

se identifican de acuerdo con su naturaleza y proceso:

Planes, programas y proyectos: Número de proyecto y nombre de planes o programas (carpetas)

Recaudo: Identificación por Nit y cédula del recaudador (recaudonet)

Desarrollo gremial: Nombre de los eventos, Cédula de los asociados, Número de edición de la revista

7.5.4 Propiedad del cliente

En los casos que se utilice bienes que son propiedad del cliente, Asohofrucol asegura su identificación,

verificación, protección y salvaguarda de estos

Recaudo: se protege información de los recaudadores (aplicativo recaudonet con acceso restringido),

procedimiento administración de la seguridad (back up), procedimiento control de registros

Planes programas y proyectos: Ficha de presentación de proyecto (se registra el autor de la idea de

proyecto), cláusula de confidencialidad en contrato con ejecutores, procedimiento administración de la

seguridad (back up), procedimiento control de registros

Desarrollo gremial: se protege información de los asociados (base de datos asociados con acceso

restringido), procedimiento administración de la seguridad (back up), procedimiento control de registros

7.5.5 Preservación del producto Se cumple a través de los puntos: propiedad del cliente, identificación y trazabilidad y control de la producción

y de la prestación del servicio

7.6 Control de Equipos

Para planes, programas y proyectos en el caso que se necesiten equipos para la ejecución de proyectos de

investigación, su control se realizará a través del grupo de seguimiento y control y queda estipulado en los

planes de calidad. En el caso de equipos en comodato, el control de su estado y mantenimiento se realizará a

través del procedimiento de control de activos. Para la prestación del servicio aplica para la verificación del

software (proyenet - recaudonet- base de asociados), actividad desarrollada por el proceso de tecnología de

la información (Manual verificación de aplicaciones propias)

34

ANEXO No 4

MATRIZ DE CORRESPONDENCIA DE REQUISITOS

8. Mediciones, análisis y mejora

8.1 GeneralidadesEste requisito se aplica en Asohofrucol con el fin de demostrar la conformidad de los requisitos del

producto, asegurarse la conformidad del SGC, y mejorar continuamente la eficacia del SGC

8.2 Seguimiento y medición

8.2.1 Satisfacción del cliente

Manual de calidad

Encuesta de satisfacción para seguimiento y control de proyectos

Encuesta de satisfacción de eventos

Encuesta de satisfacción de la revista Frutas y Hortalizas

Encuesta de satisfacción asociados a Asohofrucol

Encuesta satisfacción cliente recaudo

Evaluación de la satisfacción de la capacitación

8.2.2 Auditoria interna Procedimiento de auditoria interna

8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos

Caracterizaciones de los procesos

Fichas técnicas de indicadores por procesos

Plantillas de indicadores de gestión por procesos

8.2.4 Seguimiento y medición del producto

Procedimiento de análisis, verificación, seguimiento y control al recaudo de la cuota de fomento

hortifruticola

Procedimiento de seguimiento y control de proyectos

8.3 Control de servicio no conforme Procedimiento control de servicio no conforme

8.4 Análisis de datos

En Asohofrucol se hace análisis de los siguientes datos:

- Satisfacción del cliente

- Conformidad requisitos del producto

- Características y tendencias de los procesos y productos

- Proveedores

8.5 Mejora

8.5.1 Mejora continua Se mejora continuamente la eficacia del SGC a través de uso política de calidad, objetivos de calidad,

resultados de auditorias, análisis de datos, acciones correctivas y preventivas y revisión por la dirección

8.5.2 Acción correctiva Procedimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora

8.5.3 Acción preventiva Procedimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora

35

ANEXO No 5

LISTADO DE REQUISITOS DEL CLIENTE DE ASOHOFRUCOL

PROCESO CLIENTES REQUISITOS DEL CLIENTEDOCUMENTOS EN LOS QUE QUEDAN

PLASMADOS LOS REQUISITOS DEL CLIENTE DOCUMENTO SOPORTE REQUISITOS DEL

CLIENTE MEDICIÓN SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Recaudadores

1.Informar de manera clara y amplia sobre lanormatividad de recaudo que oriente yfacilite esta actividad (requisito inherente).2.Visitas. 3.Expedición del paz y salvo a losrecaudadores

1. Solicitud de expedición de paz y salvo(correo electrónico, comunicación escrita,etc.)2. Solicitud de certificado de pago (correoelectrónico, comunicación escrita, etc.)3. Actas de visitas

1. Caracterización del Proceso2. Ley 118 de 1994 3. Ley 726 de 2001 4. Decreto 3748 de 20045. Decreto 2025 de 1996

1 Encuesta de satisfacción al Cliente Proceso Gestión Recaudo - Recaudadores 2. Servicio no conforme3. Reporte de quejas, sugerencias y/o felicitaciones

Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural

1.Velar por el oportuno y correcto recaudo dela cuota de Fomento Hortifrutícola

1. Contrato de administración del Fondo y ley118 de 1994

1. Ley 118 de 1994 con decretos reglamentarios2- Ley 101 de 19933. Ley 726 de 20014. Decreto 3748 de 19945. Decreto 2025 de 1996 6. Contrato administrativo con el Ministerio de Agricultura para la administración de fondos

1. Actas de la Junta Directiva FNFH 2. Informes de la Contraloría General de la República

Productores, comercializadores, procesadores

1.Formular, evaluar y ejecutar proyectos entemas referentes al mejoramiento del sistemaproductivo, acceso a mercados,conocimientos, asociatividad, acceso aservicios de otras entidades del sector.2.Buen manejo de los proyectos y de losresultados de los mismos por parte de losejecutores (requisito inherente).3.Difusión deresultados de los proyectos

1. Actas de los consejos de las cadenas2. Documentos de otras actividades departicipación del subsector

1. Actas de los Consejos de las Cadenas 2. Lineamientos de Política del Subsector HortifrutícolaFNFH 3. Actas de reunión de Juntas del FNFH y ASOHOFRUCOL

1. Evaluación de la satisfacción de la capacitación 2. Encuesta de satisfacción de beneficiarios de proyectos (encuesta en proceso de validación antes de implementación)3. Encuesta de satisfación de la revista frutas y hortalizas4. Servicio no conforme5. Reporte de quejas, sugerencias y/o

Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural

1.Inversión de la cuota de fomento en lostérminos establecidos en la ley

1. Ley 118 de 1994 con decretos reglamentarios2- Ley 101 de 19933. Ley 726 de 20014. Decreto 3748 de 19945. Decreto 2025 de 1996 6. Contrato administrativo con el Ministerio de Agricultura para la administración de fondos

1. Actas de la junta directiva FNFH 2. Informes de la Contraloría General de la República

Ejecutores de Contratos

1.Orientación en los procedimientos de laorganización y en la resolución de problemas.2.Estudio de las solicitudes de modificacionesque el ejecutor presente para aprobación3.Resolución oportuna y diligente de lasconsultas formuladas por el Ejecutor

1. Contratos con los ejecutores2. Informes de visita de seguimiento3. Encuestas de satisfacción seguimiento ycontrol

1. Contratos con los ejecutores

1. Encuesta de satisfacción para seguimiento y control de proyectos 2. Servicio no conforme3. Reporte de quejas, sugerencias y/o felicitaciones

RECAUDO

PLANES, PROGRAMAS Y

PROYECTOS

ANEXO No 5

LISTADO DE REQUISITOS DEL CLIENTE DE ASOHOFRUCOL

PROCESO CLIENTES REQUISITOS DEL CLIENTEDOCUMENTOS EN LOS QUE QUEDAN

PLASMADOS LOS REQUISITOS DEL CLIENTE DOCUMENTO SOPORTE REQUISITOS DEL

CLIENTE MEDICIÓN SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

1. Encuesta de satisfacción a asociados2. Encuesta satisfacción eventos 3. Encuesta de satisfacción revista frutas y hortalizas 4. Encuesta de satisfacción de las capacitaciones

DESARROLLO GREMIAL

Productores asociados y no asociados

1.Información sobre el comportamiento de laproducción, transformación, comercializacióny consumo de los reglones hortifrutícolasestratégicos. 2.Capacitación y actualización entemas estratégicos para la producción,transformación, comercialización y consumode frutas y hortalizas. 3.Acompañamiento enprocesos de promoción y consolidación de laasociatividad en el sector. 4.Atención adecuada e idoneidad por parte de losfuncionarios que prestan los servicios de laAsociación (requisito inherente).5.Representavidad gremial

1. Plan anual de inversiones2. Documento de transformación institucional de asohofrucol en el periodo 2009-20143. Estatutos de Asohofrucol

1. Estatutos de la asociación hortifrutícola de Colombia2. Encuestas de satisfacción de la revista3. Encuestas de satisfacción de eventos4. Correos electrónicos5. Documento de lineamientos de política hortifrutícola6. Proyectos encaminados a capacitación de productores

ANEXO No 6

MATRIZ COMUNICACION Y APROBACION DE

DOCUMENTOS EMITIDOS PARA PARTES INTERESADAS

A quienQue

comunicaFrecuencia Procedimiento Requisito Responsables

Ruta de

Aprobación

1

Ruta de

Aprobación

2

Ruta de

Aprobación

3

Ruta de

Aprobación

4

Junta FNFHInforme de

GestionTrimestral

Consolidación de los informes

de las direcciones:

administrativa y financiera,

recaudo, unidad tecnica de

proyectos, unidad de

seguimiento y control.

Cumplimiento con las

obligaciones del contrato

vigente de administración

del FNFH, Cláusulas

"Obligaciones Asohofrucol" y

"Vigilancia Administrativa",

especificaciones de la Junta

Directiva del FNFH y del PAI

Generadores de

información,

Líderes de los

procesos y

Gerencia

Responsable de la

información elabora

y revisa el informe

mediante envío de

correo electrónico

Revisión y

consolidación de

la información por

lider de proceso

mediante envío

de correo

electrónico

Verificación de

los informes

VS Orden del

día por el

Ingeniero de

Sistemas

Revisión Final y

aprobación por

el Gerente

General,

mediante envío

de correo

electrónico y/o

VoBo en físico.

ContraloriaInforme de

GestionSemestral

Consolidación de los informes

de las coordinaciones:

administrativa y financiera,

recaudo, unidad técnica de

proyectos, unidad de

seguimiento y control.

Resolución 5544, articulo

35, capitulo IV, Titulo II de la

Contraloría General

Generadores de

información,

Líderes de los

procesos y

Gerencia

Responsable de la

información elabora

y revisa el informe

mediante envío de

correo electrónico

Revisión y

consolidación de

la información por

líder de proceso

mediante envío

de correo

electrónico

Consolidación

y verificación

por parte de la

Dirección

Administrativa

y Financiera

Revisión Final y

aprobación por

el Gerente

General,

mediante envío

de correo

electrónico y/o

VoBo en físico

Interventor

convenio

MADR

Informe

InterventorTrimestral

Consolidación de la información

del estado de los proyectos por

parte de la Dirección de

Seguimiento y Control a

Proyectos

Solicitud del Interventor del

FNFH

Director (a)

Seguimiento y

Control a

Proyectos

Responsable de la

información elabora

y revisa el informe

mediante envío de

correo electrónico

Revisión y

consolidación de

la información por

Director (a) de

Seguimiento y

Control a

Proyectos

N.A. N.A

Junta

Asohofrucol

Informe de

Gerencia

Junta

Mensual

Consolidación de los informes

de las coordinaciones:

administrativa y financiera,

recaudo, unidad tecnica de

proyectos, unidad de

seguimiento y control.

Estatutos de la Asociación y

Código de Comercio

Generadores de

información,

Líderes de los

procesos y

Gerencia

Responsable de la

información elabora

y revisa el informe

mediante envío de

correo electrónico

Revisión y

consolidación de

la información por

lider de proceso

mediante envío

de correo

electrónico

Verificación de

los informes

VS Orden del

día por el

Ingeniero de

Sistemas

Revisión Final y

aprobación por

el Gerente

General,

mediante envío

de correo

electrónico

ANEXO No 6

MATRIZ COMUNICACION Y APROBACION DE

DOCUMENTOS EMITIDOS PARA PARTES INTERESADAS

A quienQue

comunicaFrecuencia Procedimiento Requisito Responsables

Ruta de

Aprobación

1

Ruta de

Aprobación

2

Ruta de

Aprobación

3

Ruta de

Aprobación

4

Asamblea

Asohofrucol

Informe anual

AsambleaAnual

Consolidación de los informes

de las coordinaciones:

administrativa y financiera,

recaudo, unidad tecnica de

proyectos, unidad de

seguimiento y control.

Estatutos de la Asociación y

Código de Comercio

Generadores de

información,

Líderes de los

procesos y

Gerencia

Responsable de la

información elabora

y revisa el informe

mediante envío de

correo electrónico

Revisión y

consolidación de

la información por

líder de proceso

mediante envío de

correo electrónico

Consolidación

y verificación

por parte de la

Coordinación

Administrativa

y Financiera

Revisión Final y

aprobación por

el Gerente

General,

mediante envío

de correo

electrónico

Contraloria

Informe al

chip

Contraloria

Trimestral

Registro de información

presupuestal, mediante el

aplicativo CHIP

Resoluciones 5593 y 6054 de

2008 y 2009 respectivamente

Profesional de

Presupuesto

Profesional de

Presupuesto,

elabora, revisa y

registra información

en línea en

aplicativo CHIP

N.A. N.A. N.A

Contraloria Informe SICE Trimestral

Registro de información

presupuestal, mediante el

aplicativo SICE

Ley 598 de 2000Profesional de

Presupuesto

Asistente de

Presupuesto,

elabora, revisa y

registra información

en línea en

aplicativo SICE

N.A. N.A. N.A

Junta FNFHInforme

indicadoresSemestral

Diligenciamiento de Matriz de

indicadores Técnicos y

Financieros

Solicitud del MADR, Dirección de

Cadenas Productivas

Profesional de

Presupuesto y

Dirección de

Seguimiento y

Control a

Proyectos

Registro de

Información

presupuestal en la

Matriz de

indicadores, por

parte de Profesional

de Presupuesto

Registro de

Información

técnica en la

Matriz de

indicadores, por

parte de Director

(a) de

Seguimiento y

Control a

Proyectos

Aprobación por

Gerente

General

N.A

ANEXO No 6

MATRIZ COMUNICACION Y APROBACION DE

DOCUMENTOS EMITIDOS PARA PARTES INTERESADAS

A quienQue

comunicaFrecuencia Procedimiento Requisito Responsables

Ruta de

Aprobación

1

Ruta de

Aprobación

2

Ruta de

Aprobación

3

Ruta de

Aprobación

4

Contraloría,

Junta FNFH

y MADR

Informe

avances al

Plan de

Mejoramiento

Cuatro

meses

Consolidación de los informes de las

direcciones: administrativa y

financiera, recaudo, unidad técnica

de proyectos, unidad de seguimiento

y control.

Plan de Mejoramiento de la

Contraloría, Directiva

Presidencial 08 2002

Generadores de

información,

Líderes de los

procesos y

Gerencia

Responsable de la

información elabora

y revisa el informe

mediante envío de

correo electrónico

Revisión y

consolidación de

la información por

líder de proceso

mediante envío

de correo

electrónico

Consolidación

y verificación

por parte de la

Dirección

Administrativa

y Financiera

Revisión Final y

aprobación por

el Gerente

General,

Ejecutores

Informe visita

seguimiento y

control

Permanente

Consolidación de la información del

estado de los proyectos por parte de

la Dirección de Seguimiento y

Control a Proyectos

Procedimiento SGC " PP-PR-003

Procedimiento Seguimiento y

control de proyectos"

Profesionales de

Seguimiento y

Control, Director

(a) Unidad

Seguimiento y

Control a

Proyectos

Responsable de la

información elabora

y revisa el informe

mediante envío de

correo electrónico

Revisión y

consolidación de

la información por

Director (a) de

Seguimiento y

Control a

Proyectos

mediante envío

de correo

electrónico

N.A. N.A

Convenios

Informe

convenios

firmados

Según

conveniosLider de proyecto, elabora y revisa

informe para presentar a Gerencia

Según oblicaciones del Contrato

ó Convenio

Lider de

Proyecto,

Directores de

Unidad Técnica,

Gerencia General

Lider de Proyecto

Elabora y revisa

informe para su

presentación al

Director de la

Unidad técnica que

tenga a cargo el

proyecto.

Revisión Final y

aprobación por el

Gerente General,

N.A. N.A

ANEXO No 6

MATRIZ COMUNICACION Y APROBACION DE

DOCUMENTOS EMITIDOS PARA PARTES INTERESADAS

A quienQue

comunicaFrecuencia Procedimiento Requisito Responsables

Ruta de

Aprobación

1

Ruta de

Aprobación

2

Ruta de

Aprobación 3

Ruta de

Aprobación

4

Junta FNFH

Plan Anual

de

Inversiones

Anual

Preparación de la información de

cada uno de los procesos, revisión y

ajustes de la información entre

Gerencia y cada uno de los

procesos, consolidación de la

Información.

Cumplimiento con las

obligaciones del contrato vigente

de administración del FNFH,

Cláusulas "Obligaciones

Asohofrucol" y "Vigilancia

Administrativa", especificaciones

de la Junta Directiva del FNFH,

resolución 09554 de 2000 del

MADR, Lineamientos de

Inversión establecidos por la

Junta Directiva del FNFH

Todos los

procesos

Responsable de la

información elabora

y revisa.

Revisión de la

información por

líder de proceso

con la Gerencia

General y

aprobación por

parte del Gerente.

Consolidación de

la información y

presentación a la

Junta Directiva

de Asohofrucol.

Envío al

coordinador de

Planeación y

Seguimiento

Presupuestal de

Fondos

Parafiscales del

MADR y a

Junta del FNFH

Secretaria

de Hacienda

Distrital

Presentación

Medios

Mágneticos

de Secretaria

de Hacienda

Distrital

AnualPreparación y revisión de la

información contable, consolidación

de la información.

Resolución 8660 de Agosto 30

de 2010Contador Público

Asistente contable

consolida

información

Revisión final y

aprobación por el

Revisor Fiscal

Contador de la

Asociación envía

información a

Secretaría de

Hacienda

Distrital

N.A

DIAN

Presentación

Medios

Mágneticos

de la DIAN

AnualPreparación y revisión de la

información contable, consolidación

de la información.

Resolución 112487 de 31 de

Marzo de 2011Contador Público

Profesional de

contabilidad

consolida

información

Revisión final y

aprobación por el

Revisor Fiscal

Contador de la

Asociación envía

información a la

DIAN

N.A

Tesorería

General de

la Nación.

Informe

Tesorería

General de la

Nación.

Semestral

Preparación y revisión informe sobre

el monto de los recursos de las

cuotas recaudadas en el semestre

anterior

Contrato 206 de 1996 y prórroga

# 2 y modificaciones al contrato.

Profesional y

Director de

Recaudo

Profesional

consolida

información

Director de

Recaudo revisa

información y

presenta a

Gerencia General

para su

aprobación

Revisión Final y

aprobación por el

Gerente General,

en medio fisico

N.A

Contraloría

Informe

Tarifa Control

Fiscal

AnualPreparación y diligenciamiento del

formato Anexo 02.

Circular 106, Articulo 4o de la

Ley 106 de 1993, de la

Contraloría General de la

República

Profesional

presupuesto

Diligenciamiento del

formato por parte

del Profesional de

Presupuesto

El Director

Administrativo y

Financiero da

visto bueno.

Gerente General

aprueba y firma

el formato físico.

N.A

ESPERAMOS QUE ESTE

MANUAL TE SIRVA PARA

EL DESARROLLO DE TUS

ACTIVIDADES Y

FUNCIONES EN

ASOHOFRUCOL!

41