UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NÚCLEO NUEVA ESPARTA

ESCUELA DE HOTELERÍA Y TURISMO

PROGRAMA DE LIC. EN ADMINISTRACIÓN

CONTROL ADMINISTRTIVO

Venezuela.

SITUACIÓN DE PROBLEMA DE CONTROL.

Technocron International, productor de dispositivos para la

supervisión electrónica que se vende a usuarios comerciales y

gubernamentales en rápido crecimiento, acaba de contratar a su equipo

de consultoría administrativa. Algunas ventas se realizan en forma

directa y otras a través de los revendedores industriales. Las utilidades,

en el primer caso, se redujeron debido a los aparentemente exorbitantes

pagos a unos cuantos vendedores, en especial a los que viajan por todo

el mundo en forma que indicaba poca planeación y control. Los

revendedores tienen problemas porque no se han establecido contratos

estándar y porque cada uno de ellos tiene una relación contractual

totalmente diferente. Los horarios de pagos cambian mucho de un

consumidor a otro. Además, las utilidades se reducen ante la necesidad

de especializar la mayoría de los pedidos, con lo cual la producción en

masa es una tarea casi imposible. Sin embargo, no se ha hecho esfuerzo

alguno por instaurar componentes intercambiables. Hay enormes

problemas de inventario.

Algunas materias primas y algunas partes se adquieren en

cantidades tan pequeñas que se coloca pedidos casi todos los días.

Otros pedidos, en cambio, son tan grandes que hay poco espacio para

almacenarlos. Además, muchos de estos componentes resultan

defectuosos e inutilizables, lo cual retrasa la producción. Se han hecho

cambio de ingeniería que ha provocado que grandes cantidades de

componentes antiguos que todavía se encuentran almacenados hayan

caído en obsolescencia. Algunos retrasos se producen cuando los

diseños son muy difíciles de instrumentar y los ensambladores se quejan

de que sus sugerencias para corregir las dificultades no son tomadas en

cuenta por el departamento de ingeniería.

Para ahorrar dinero, se contrata a trabajadores sin capacitación y

se les asigna a “compañeros trabajadores” con experiencia, quienes

deben capacitarlos sobre la marcha. Sin embargo, muchos de estos

nuevos empleados tienen tan poca educación que no pueden

comprender sus asignaciones y sus compañeros de trabajo terminan

haciendo gran parte de las tareas que le corresponde. Todas estas

cuestiones, además de los bajos salarios y la falta de consideración por

el departamento de ingeniería, han provocado mucha intranquilidad

entre los trabajadores, quienes tienen intenciones de organizar un

sindicato. Solo la semana se presentaron nuevas demandas laborales y

la U.S Equal Employement Opportunity Commission ha anunciado sus

intenciones de investigar dos acusaciones de discriminación por parte de

la empresa. También hay un importante problema de flujo de efectivo,

pues muchas de las deudas a largo plazo se vencen al mismo tiempo. El

problema de falta de liquidez podría reducirse en alguna medida si

pudiera cobrarse algunas de las cuentas por pagar.

El director general administra los asuntos corporativos a

través de cinco divisiones funcionales: operaciones, ingeniería,

comercialización, finanzas y administración de recursos humanos y

administración general.

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

Deficiencia en el desarrollo del proceso administrativo,

particularmente en las áreas de desempeño del control administrativo.

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

Fallas en la planificación, organización, dirección y

control administrativo.

Motivo: De manera global, la empresa presenta los siguientes conflictos

o fallas:

Planificación: No tienen claro su misión y visión, destacando

el incumplimiento de los objetivos principalmente establecidos.

Los procedimientos parecen no estar establecidos.

Organización: El gerente, tiene a su cargo la supervisión

total de la división funcional de la empresa. Es decir, el poder está

centralizado.

Dirección: Hay gran deficiencia en la motivación del patrono

hacia los empleados. También; la comunicación no es eficaz y el

liderazgo se lleva a cabo de manera autocrática y con deficiencia.

Control: La no fijación eficiente de técnicas y herramientas

de control en las distintas áreas de desempeño de la empresa y de

precisar estándares. No existe la verificación, confiabilidad ni

validez de los registros financieros.

Disminución de utilidades.

Motivo: aparentes exorbitantes pagos a unos cuantos vendedores

(viajeros al exterior), debido a no adecuada distribución de las

utilidades.

Falta de establecimiento de contratos estándar a los

revendedores industriales.

Motivo: relación contractual diferente.

Descontrol en los horarios de pago de los

consumidores (Son variantes).

Motivo: posible falta de supervisión.

Desmedidos problemas de inventario.

Motivo: se presenta por la necesidad de especializar la mayoría de los

pedidos, generando descontrol financiero, por consiguiente aumento de

los costos.

Se presentan 2 circunstancias, las cuales con:

a) Exceso en el pedido o solicitud de materia prima; debido a

este descontrol de inventario se generan pérdidas consecuencia

de la falta de espacios para almacenarla, el depósito con que

cuenta la empresa no es lo suficiente para pedidos extras, esta

materia prima excedente entra en un estado de deterioro u

obsolescencia generando pérdidas importantes.

b) Adquisición de muy poca cantidad de materia prima; un

descontrol así genera riesgos operacionales, de producción y

comercialización, engendra directamente perdidas posiblemente

reparables, puesto que este tipo de negociaciones puede enfrentar

a la empresa a descontrol presupuestario (Finanzas) por la

posibilidad de adquirir la materia prima a diversos costos o la

incertidumbre de la calidad del producto obtenido.

Retraso de la producción.

Motivo: componentes de la producción resultan defectuosos e

inutilizables.

Los diseños son muy difíciles de instrumentar. (No aceptan

sugerencias de los ensambladores para mejorar).

Insuficiente eficacia y eficiencia por parte de los

trabajadores.

Motivo: las personas contratadas no cuentan con el nivel de educación ni

de experiencia suficiente para la comprensión de las tareas asignadas,

privando el desarrollo óptimo de sus labores. Generando aumento de los

costos por motivo de la necesidad de capacitación y disminución de la

producción, esto se debe al “ahorro de dinero” con bajos salarios.

Añadido a esto la creación de gastos por litigio por las demandas

realizadas a la empresa por parte sus trabajadores.

Bajo flujo de efectivo.

Motivo: descontrol del plazo de pago de las deudas. Esto se desprende

de la coincidencia en las fechas de pagos de las cuentas por pagar,

trayendo como consecuencia problemas de flujo de efectivo o liquidez.

Falta de supervisores por área determinada.

Motivo: se cuenta con un solo director general administrativo, el cual se

encarga de velar por el desarrollo de todos los departamentos,

abarcando tanto no puede ejercer con eficiencia la fase de control

administrativo.

ANÁLISIS DEL PROBLEMA

Con respecto a los conflictos, fallas y faltas descritas

anteriormente, que presenta la administración de la empresa

Technocron International, primero debemos conocer que es una

empresa, y según:

José Antonio Fernández Arena.

"Es la unidad productiva o de servicios; constituida según aspectos prácticos o legales, integrada por recursos; y apoyada en la administración para lograr sus objetivos."

Se puede destacar que basándonos en la definición de

administración según:

George R. Terry.

"La administración es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeación, organización, ejecución y control, desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos."

Es decir, que esta empresa se encuentra en una situación crítica a

nivel administrativo general, debido a que no se ejecuta con éxito

ninguna de estas fases.

Como lo hemos señalado anteriormente la administración cuenta

con unos elementos en la fase mecánica (Planificación y Organización) y

elementos en la fase dinámica (Dirección y Control):

Planificación: La planificación o planeación consiste en la

determinación del camino concreto de acción que habrá que

seguir, fijando los principios que lo habrán de presidir y orientar, la

secuela de operaciones necesarias para alcanzarlo, y la fijación de

tiempos, unidades, entre otras.

Organización: Se refiere a la estructuración técnica de las

relaciones, que deben darse entre las jerarquías, funciones y

obligaciones individuales imprescindibles en un organismo social

para mejorar la eficiencia.

Dirección: Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de

cada persona y grupo de una organización, con el fin de que el

conjunto de todas ellas realice del modo más eficaz los planes

señalados.

Control: Consiste en el establecimiento de sistemas o

métodos que nos permitan medir los resultados actuales y

pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se ha

obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos

planes.

El control es la función administrativa por medio de la cual se

evalúa el rendimiento. El control es un elemento del proceso

administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para

garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones

planificadas. El control puede definirse según:

Robbins (1996).

"El control es el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa" (p.654).

Sin embargo lo define de la siguiente manera:

Stoner (1996).

"El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas" (p.610).

Mientras que para Fayol, el control citado por:

Melinkoff (1990)

"Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición". (p.62).

Con estos basamentos teóricos de especialistas podemos definir e

identificar las fallas y problemas que se presentan en esta empresa,

extrayendo un fragmento del caso de estudio plantea la siguiente pista

“… poca planeación y control…”, en otras palabras la empresa ya venia

descifrando el porque se les venían presentando estos resultados

desfavorables.

El control se aplica en todas las aéreas de desempeñó de la

empresa y también en todo momento, es decir, el control no se aplica de

la forma correcta en esta empresa, debido a que no se aplican las

técnicas y tipos de control adecuados para la situación.

Por otra parte los problemas presentados también se encuentran

en el área de inventarios, generando grandes pérdidas y desorden a

nivel de producción, podemos reflejar de manera teórica estas fallas

tomando los siguientes aspectos:

La administración de inventarios se centra en cuatro aspectos

básicos:

a. Número de unidades que deberán producirse en un

momento dado.

Este primer aspecto no lo ha tomado en consideración esta

empresa, lo vemos expresado al momento en que señala que no han

logrado la producción en masa.

b. En qué momento debe producirse el inventario .

De acuerdo a lo señalado en el problema no llevan un inventario

de la mercancía real existente, lo cual quiere decir que deberían realizar

un inventario y debe actualizarse cada vez que ingresa un producto o

materia prima al almacén.

c. ¿Qué artículos del inventario merecen atención especial?

La empresa Technocron International al no llevar un riguroso

control de inventario no contaba con la certidumbre de cual producto o

materia debía ser utilizado o vendido primero, lo cual les generaba

perdidas, debido a que el producto llegaba a un estado de deterioro u

obsolescencia.

d. ¿Podemos protegernos de los cambios en los costos de los

artículos en inventario?

Tampoco contaban con la información necesaria para realizar un

pronóstico o teoría probabilística, ya que sus compras de materia prima

o producción eran cambiantes e inestables por el grado de descontrol de

pedidos y ventas, generando un gran índice de posibilidades de sufrir un

golpe a sus presupuestos y no poder lograr los estándares de compra de

materia prima y venta del producto realizado, es decir el costo de

producción no se adaptaba al precio de venta.

La administración de inventarios consiste en proporcionar los

inventarios que se requieren para mantener la operación al costo más

bajo posible.

Otra área afectada que es de vital importancia para el desarrollo

optimo de las tareas dentro de la organización es el área de recursos

humanos, hoy llamado talento humano. Los principios de Taylor y Fayol

pusieron las bases de la administración, a través de la coordinación,

dirección y, por tanto, del mejor empleo de los recursos humanos que

intervienen en el trabajo. Es decir, que este es el que permite el

desenvolvimiento de la faena laboral. El mismo Taylor viendo la

importancia del área, creo las oficinas de selección. Pero esta empresa

en busca de ahorro de dinero seleccionan empleados con un bajo perfil

para no gastar mucho dinero en nomina, provocando indirectamente

más gastos debido a la necesidad de capacitación por su bajo nivel

educativo, generando un bajo índice de efectividad por parte de los

mismos en la producción de la empresa. Adicionado a esto el

descontento de sus compañeros o superiores porque son ellos los que

terminan realizando sus labores.

La administración de recursos humanos es necesaria desde cualquier

punto de vista para el logro exitoso de los objetivos planeados, así lo

plantea el siguiente autor:

Idalverto Chiavenato.

“La ARH consiste en la planeación, organización, el desarrollo, la coordinación y el control de técnicas capaces de promover el desempeño eficiente del personal en la medida en que la organización representa el medio que permita a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo”

A nivel financiero no se cuenta con un buen flujo de efectivo,

resultado de la mala contabilidad en el área pasiva o deudora de la

empresa, puesto que existen muchas deudas a largo plazo que se

vencen al mismo tiempo. Generando que la empresa no pueda realizar

mecanismos de inversión a corto plazo por la falta de excedentes

monetarios. Sin este control contable no controlan el tiempo del pago de

las deudas adquiridas provocando problemas de flujo de efectivo. No

controlan cuanto efectivo se puede disponer para asuntos personales sin

que afecte el funcionamiento normal de la empresa.

Adicionado a la problemática financiera, retomamos la primera

fase del proceso administrativo, planificación, por la razón de que existe

un descontrol en los horarios de pago de los consumidores, retrasando o

evitando el flujo de efectivo en la empresa, la planificación es donde se

establecen políticas para el buen desarrollo de las actividades, según

Koontz y O´Donnell, sólo descompone la planeación en dos partes y

explica detalladamente los pasos a seguir dentro de la administración

sin ser demasiado práctico o exagerado en los factores, y por lo tanto,

nos basaremos en ellos. La fase mecánica de planificación comprende

Planeación, Políticas, Procedimientos, Programas, Pronósticos y

presupuestos.

CONCLUSIÓN.

Después de haber consultado y analizado diversos textos y

material digital con respecto a la administración y su proceso de

desarrollo, tomamos como punto relevante que no se debe tener un

poder centralizado, pues esto trae como consecuencia abuso del poder

generando decisiones erróneas y un nivel de efectividad muy por debajo

de lo deseado.

Con respecto al caso nos educo y amplio nuestro conocimiento en

cuanto al proceso de control, el cual nos presenta el establecimiento de

estándares, patrones que nos sirven de guía, luego la medición de los

resultados obtenidos comparándolos con lo esperado, ofreciéndonos la

corrección de los posibles problemas o fallas y llegando finalmente a la

retroalimentación, que no es más que la re-planificación de los

elementos que resultaron objeto de error, permitiéndonos el desarrollo

de técnicas y herramientas en el proceso del control administrativo

como sistemas de información, graficas, diagramas, estudio de métodos,

métodos cuantitativos y control interno de programas.

Es de gran importancia para un desarrollo sostenido dentro de una

empresa, pues es solo a través de esta función que lograremos precisar

si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones,

identificar los responsables y corregir dichos errores.

Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el

control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser,

por lo menos en parte, una labor de previsión. En este caso se puede

estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los

estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar

las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores

del pasado.

Además siendo el control la última de las funciones del proceso

administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer

retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el

desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a

partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las

actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes

de la organización se están llevando a cabo.

No se puede pasar por alto que este caso nos permitió percibir esa

gran conexión existente entre el control y el proceso administrativo, ya

que no se planifica exitosamente sin control, no se organiza

célebremente sin control y no se dirige eficientemente sin control, es

decir que el control se encuentra presente en todas las fases del proceso

administrativo relacionándolas unas con otras como si fueran una.

Como podemos apreciar el control, desde que la administración se

considero una ciencia, ha existido desde siempre.

Elementos o Factores Del Proceso Administrativo.

Fernández, Arena José Antonio; "El proceso Administrativo";

Editorial DIANA; México; 1991; p. 75.

(CUADRO 1)

AUTOR AÑO ELEMENTOS O FACTORES

HENRY FAYOL 1886 previsión organizacióncomando

coordinación

control

LYNDALL URWICK

1943previsiónplaneació

norganización

comando coordinació

n

control

KOONTZ Y O´DONNELL

1955planeació

norganizació

nintegració

ndirección

control

GEORGE R. TERRY

1956planeació

norganización ejecución

control

AGUSTIN REYES PONCE

1960previsiónplaneació

n

organización

integración

direccióncontro

l

ISAAC GUZMAN V.

1961planeació

norganizació

nintegració

ndirección

control

J, ANTONIO 1965 planeació decisión motivación contro

FERNANDEZ A. n implementación comunicación lEl control se aplica en todas las aéreas que posea una empresa y

en toda empresa, el control lo encontramos en nuestro día a día al igual

que todas las fases de la administración, por ello lo importante que es

en el desarrollo empresarial.

Para dar culminación al análisis del caso de la empresa

Technocron International, extrajimos y presentamos un pensamiento de

José Martí, el Héroe de la Independencia de Cuba, considerado con

justicia uno de los pensadores latinoamericanos más notables del XIX, el

cual expreso una vez estas palabras que nos dejaron una reflexión

motivadora:

José Martí, el Héroe de la Independencia de Cuba.

“Emplearse en lo estéril,

cuando se puede hacer lo útil;

ocuparse de lo fácil, cuando se tienen bríos para intentar lo difícil;

es despojar de dignidad al talento”.

RECOMENDACIONES.

Comenzando desde la raíz del problema se debe considerar

prioritariamente la creación de:

Misión: Describe la actividad o función básica de producción o

servicio que desarrolla la empresa y que es la razón de su existencia;

expone a lo que se dedica la empresa.

Visión: La visión contesta a la pregunta ¿qué se desea que sea la

empresa en un futuro? Está relacionada a un estado futuro, posible y

deseable de la empresa que sirve para que se determinen aspiraciones

cualitativas y cuantitativas

Objetivos: Una vez que se ha investigado los factores internos y

externos, se ha establecido la misión y la visión; corresponde ahora la

determinación de los objetivos, que indican los resultados o fines que la

empresa desea lograr en un tiempo determinado y que proporcionan las

pautas o directrices básicas hacia dónde dirigir sus esfuerzos y recursos.

Estrategias: Son cursos de acción general o alternativas que

muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos

para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.

Políticas: Las políticas son guías para orientar la acción; son

criterios, lineamientos generales que hay que observar en la toma de

decisiones acerca de problemas que se repiten una y otra vez dentro de

una organización.

Luego continuando con las fases del proceso administrativo

pasamos a la organización.

Esta ciencia de la administración sirve de asistencia y orientación

de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la

estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.

Para el área de organización y sistema sirve para reflejar la

estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en

las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal

asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través

de los manuales de organización.

Para el área de administración de personal el analista de personal

requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis

de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en

general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y

actualización de todos los sistemas de personal. Y en forma general

sirve para:

Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.

Comunicar la estructura organizativa.

Reflejar los cambios organizativos.

En este punto realizamos un prototipo de organigrama que consideramos el adecuado para el desarrollo de la empresa Technocron International:

La tercera fase en la cual haremos recomendaciones es la fase de

dirección, en la cual se debe inmediatamente ofrecer motivación

monetaria, ya que el descontento que genera en mal desarrollo de sus

actividades es ese, los trabajadores descontentos quisieron formar un

sindicato, esto nos muestra que no se sienten satisfechos con sus

salarios y beneficios adquiridos. Se deben implementar estrategias para

la comunicación entre superiores y subordinados ya que en aéreas como

el departamento de ingeniería no llegan a un acuerdo y los productos

fabricados no llegan a su culminación, lo cual trae perdidas en materia

prima con un costo monetario para la empresa.

Se debe designar como lo muestra el organigrama una línea de

asistentes por departamento, esto para garantizar el control necesario y

así asegurar un mejor desarrollo de las actividades, disminuyendo el

margen de error y adicionado a eso la disminución directa en los costos

y perdidas.

En el área de finanzas realizar auditorías periódicamente para

asegurar que la empresa no tiene fuga de dinero y determinar si va

incrementando su flujo de efectivo para así realizar negocios de corto

plazo para mayor liquidez.

Designar un departamento que se encargue de las cuentas

acreedoras y otro de las cuentas deudoras de la empresa para un mejor

registro y así permitir una planificación del los excedentes monetarios y

generar más ingresos.