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PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO

ARCHIVÍSTICO

Contraloría General

2010

1. Presentación2. Esquema general3. Objetivo general4. Ejes temáticos :


PIDA 2010

CONTENIDO

Eje temático 1: Metodología y procedimientos archiv ísticosDiagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades

Eje temático 2: Recursos físicos, materiales y pres upuestalesDiagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades

Eje temático 3: Capacitación y desarrollo de person alDiagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades

5. Plan de trabajo6. Seguimiento, informes y evaluación


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PIDA 2010

PRESENTACIÓN


El Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA) ha sido la guía con la cual la Contraloría General del Distrito Federal ha llevado a cabo, de forma programada y sistemática, el cumplimiento de la normatividad en materia de archivos.

Este Programa inició en el segundo semestre del 2007 y, en ese momento, se atendieron a las disposiciones en materia de archivo que la Circular Uno señalaba.

A partir de octubre de 2008 se reorientaron todos los trabajos en este ámbito de acuerdo a la Ley

PIDA 2010

A partir de octubre de 2008 se reorientaron todos los trabajos en este ámbito de acuerdo a la Ley de Archivos de Distrito Federal que entró en vigor el día 9 de octubre de 2008.

A través de este Programa es posible ver la dinámica y los alcances que esta Dependencia ha conseguido en materia de archivos. De manera especial se logró que durante el ejercicio 2009 se constituyera realmente como el punto cardinal para el desarrollo archivístico de la Contraloría, colocando al COTECIADCTGL como el órgano colegiado que se encargó de su seguimiento y evaluación.

Es por ello que en esta fase 2010, el PIDA debe afrontar diversos retos para continuar con el desarrollo archivístico en la Contraloría General, así como iniciar otro tipo de actividades que emanen de ésta en colaboración o apoyo a otros de los entes obligados por la Ley de Archivos del Distrito Federal.


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PIDA 2010

ESQUEMA GENERAL

OBJETIVO GENERAL

Eje temático 1 Eje temático 2 Eje temático 3


PIDA 2010

Metodología y procedimientos

archivísticos

Recursos físicos, materiales y

presupuestales

Capacitación y desarrollo de

personal

SEGUIMIENTO, INFORMES Y EVALUACIÓN

DIAGNÓSTICO / OBJETIVOS / ESTRATEGIAS / ACTIVIDADES


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PIDA 2010

OBJETIVO GENERAL

Lograr que en todas las áreas que integran la Contraloría General se archive


PIDA 2010

integran la Contraloría General se archive utilizando criterios uniformes, se cuente con espacio de guarda apropiados y se

considere prioritaria la actividad


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PIDA 2010

EJES TEMÁTICOS

Eje temático 1

Diagnóstico Objetivos


PIDA 2010

Eje temático 1

Metodología y procesos archivísticos

EstrategiasActividades

Contraloría General Eje temático 1

Metodología y procesos archivísticos

Diagnóstico

Mala integración de los expedientes y falta de controles para identificar, agrupar y describir archivos

Conservación exhaustiva de información y ausencia de criterios y métodos para valoración documental

PIDA 2010

identificar, agrupar y describir archivos

Organización de la información de manera personalizada o sin código clasificador uniforme

Control patrimonial de los expedientes y archivos

Aplicación desordenada de tecnologías en manejo de archivos


Objetivos

� Establecer órganos normativos y operativos

Eje temático 1 Metodología y procesos archivísticos

PIDA 2010

� Implementar normas y procedimientos homogéneos

�Diferenciar y consolidar los archivos según las etapas del ciclo vital de los documentos


�Conociendo el marco regulatorio

�Estableciendo los instrumentos de control archivístico


PIDA 2010

Estrategias

�Elaborando manuales específicos de operación

�Definiendo la estructura y funciones de los archivos


Actividades a realizar

2010

1.2. Actualización y modificación del Sistema de Arc hivo Automatizado

1.1. Actualización del Manual Específico de Operació n Archivística1.1.1 Políticas de operación para la Unidad de Documentación en Trámite1.1.2. Procedimiento de Baja Documental1.1.3. Procedimientos de la Unidad Central de Correspondencia (Oficialía de Partes)


PIDA 2010

1.3. Elaboración de instrumentos de control archiví stico

1.3.1. Catálogo de Disposición Documental

1.3.2. Inventario de Baja Documental

1.3.3. Índices o Relaciones de contenido

1.3.4. Guía Simple de Archivo de Trámite

1.4. Diseño e implementación de una página web de l a Unidad Coordinadora de Archivos

1.5 Diseño del Plan de Digitalización de Archivos

Eje temático 2



PIDA 2010

Eje temático 2

Recursos físicos, materiales y presupuestales




DiagnósticoAcumulación anárquica en escasos espacios de oficina

Dispersión de documentación

PIDA 2010

Falta de planes de seguridad y prevención de contingencias

Carencia de mobiliario y equipo apropiado

Malas condiciones ambientales para la conservación de documentos

Falta de limpieza en áreas de archivo



Diagnóstico Distribución de Archivos de Trámite:

* 30, ubicados en las diferentes áreas sustantivas en Av. Juárez

PIDA 2010

* 30, ubicados en las diferentes áreas sustantivas en Av. Juárez 92, Col. Centro, con un acervo de 3500 cajas aproximadamente.

•57, ubicados en las Contralorías Internas de las Dependencias, Delegaciones y Entidades, con un acervo aproximado de 10,900 expedientes.



Diagnóstico Concentración general de archivos:

* Archivo de Concentración: 866 cajas de guarda, 71 de

PIDA 2010

* Archivo de Concentración: 866 cajas de guarda, 71 de valoración histórica y 460 de baja documental.

* Almacén “N”: 752 cajas de guarda y 710 de baja documental.

* Archivo General de Oficialía Mayor: 1200 cajas de guarda



Objetivos

� Asegurar que los archivos cuenten con las instalaciones, mobiliario, equipo y planes adecuados para garantizar la integridad física de los recursos humanos,

PIDA 2010

garantizar la integridad física de los recursos humanos, materiales y documentales

� Suministrar oportuna e inteligentemente los materiales necesarios para las funciones archivísticas



�Adquiriendo bienes de consumo, mobiliario y equipo

�Contratando los servicios preventivos y correctivos, generales y especiales de mantenimiento y fumigación

PIDA 2010

Estrategias

�Estableciendo políticas para la conservación y preservación documental

�Estableciendo y adecuando espacios físicos




2010

2.1. Asignación y adecuación de espacios para archivo en edificio sede y Contralorías Internas

2.2. Dotación de mobiliario y equipo a los diversos archivos

PIDA 2010

Eje temático 3



PIDA 2010

Eje temático 3

Capacitación y desarrollo de personal



Diagnóstico

Eje temático 3Capacitación y desarrollo de personal

Prácticas archivísticas empíricas, carentes de interés intelectual

Personal sin reconocimiento institucional y sin perspectivas de desarrollo profesional, carente de una formación archivística

PIDA 2010

Ausencia de programas permanentes de capacitación en la materia

Uso deficiente de la información archivística

Poca importancia al archivo de documentos

intelectual



Objetivos

�Lograr que los funcionarios de todos los niveles consideren prioritarias la administración de archivos

PIDA 2010

�Promover el desarrollo y formación profesional en materia de gestión de archivos

�Crear una nueva cultura archivística



�Detectando las necesidades de capacitación

�Capacitando

PIDA 2010

Estrategias

�Concientizando de la importancia de los archivos

�Difundiendo una nueva cultura archivística


Eje temático 3Capacitación y desarrollo de personal

3.1. Realización del curso: Archivo de Trámite, desde la correspondencia hasta la transferenciaprimaria

3.2. Realización del curso: Archivo de Concentración y Archivo Histórico

3.3. Participación en eventos referentes a la administración de documentos y archivística: foros,seminarios, entre otros.


2010

PIDA 2010

3.4. Diseño del Diplomado en Administración de Documentos y Archivística

3.5. Publicación de artículos sobre archivos

3.6. Realización de la Campaña de fomento de una nueva cultura archivística

3.7. Diseño e implementación de una Campaña de Lecturas Selectas de Archivonomía.


5.

PIDA 2010

PLAN DE TRABAJO

2010


EJE TEMÁTICO 1

PIDA 2010


EJE TEMÁTICO 2

PIDA 2010


EJE TEMÁTICO 3

PIDA 2010


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PIDA 2010

SEGUIMIENTO: INFORMES Y EVALUACIÓN


Informes

Informes trimestrales a presentarse en

PIDA 2010

Informes trimestrales a presentarse en el COTECIADCTGL según el Plan Anual de Trabajo

Comprende* Resultados obtenidos * Difusión y presentación de resultados* Reforzamiento a medidas de control y ajuste a las

actividades y su calendarización


Evaluación

Una evaluación parcial semestral y

PIDA 2010

Una evaluación parcial semestral y una evaluación general anual a

presentarse en el COTECIADCTGL

Comprende* Informe del estado final de todas las actividades.* Dificultades en el cumplimiento de actividades.* Evaluación y continuidad del PIDA.

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