CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS INFORME DE AUDITORÌA ...

CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS

INFORME DE AUDITORÌA GUBERNAMENTALCON ENFASIS EN LA EJECUCION PRESUPUESTARIA MUNICIPAL

TESORERIA MUNICIPAL DE ZACAPAPERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007

GUATEMALA, MAYO DE 2008

ÍNDICE

Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

Informe de Auditoría Gubernamental con énfasis en la ejecución presupuestaria municipal Periodo auditado del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2007

MUNICIPALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE ZACAPA

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El departamento de Zacapa, situado al oriente del país, tiene una extensión de 2,690 kilómetros cuadrados.Colinda al norte con los departamentos de Alta Verapaz e Izabal; al este con la República de Honduras; al surcon los departamentos de Chiquimula y Jalapa; y al oeste con El Progreso.Fue creado por decreto No.31 del Ejecutivo emitido el 10 de noviembre de 1871, firmado por el generalMiguel García Granados. Por el decreto en mención se separó del Corregimiento de Chiquimula, cuyoterritorio por lo extenso que era, se dividió en dos, formándose los departamentos de Chiquimula y Zacapa. Alentrar en vigor dicho decreto, se procedió a nombrar a las autoridades correspondientes, siendo CayetanoRascón el primer Jefe Político y el licenciado Francisco Flores el Juez de Primera Instancia. En cuanto a lasautoridades municipales no hubo ningún cambio, pues siguieron fungiendo las ya existentes.Es un departamento eminentemente ladino; sólo en el municipio de La Unión se encuentran gruposindígenas, del grupo linguístico Ch'orti', aunque los habitantes casi no lo hablan. Según proyecciones delInstituto Nacional de Estadística y del Centro Latinoamericano de Demografía, del año 2000 la población totaldel departamento es de 212,794 habitantes, de los cuales 9,342 (4.39%) son indígenas; 200,218 (94.09%) noindígenas y 3,234 (1.52%) ignorado.El Obispado de Zacapa se dio a conocer el 11 de marzo de 1951 y fue confirmado el 17 de mayo del mismoaño. Abarca los departamentos de Zacapa y Chiquimula, exceptuando el municipio de Esquipulas por seréste Prelatura. La sede episcopal está en la ciudad de Zacapa. La mitad del territorio, hacia el norte, es montañoso pues es atravesado por la Sierra de las Minas, deoeste a este; hacia el sur existen pequeñas cadenas de montes y cerros aislados, los cuales son separadospor hondonadas más o menos profundas, en tanto que en la parte central el cauce del río Motagua forma unextenso valle que, dependiendo de la configuración topográfica, se estrecha o ensancha, dando origen atierras fértiles, así como a grandes llanuras como los Llanos de la Fragua, los cuales son irrigados y producencosechas de caña de azúcar, tabaco, tomate y otros.La principal fuente de agua que tiene el departamento es el río Grande o Motagua que nace en el altiplanok'iche' y cuando pasa por Gualán se torna más ancho, su velocidad disminuye y su cauce es losuficientemente profundo que permite la navegación con embarcaciones de poco calado, por lo queantiguamente se le consideró como un puerto fluvial. Además del Motagua, su territorio es atravesado porotros ríos de menor importancia, pero sus valles y llanuras no han podido ser utilizados para cultivo por faltade sistemas de riego y por la tala inmoderada de sus bosques.Entre las principales vías de comunicación están la carretera Interoceánica (del Atlántico) CA-9, la CA-10 y laruta nacional 20, así como el antiguo ferrocarril del norte que atravesaba el municipio y pasaba por lacabecera, de donde seguía un ramal hacia la frontera con El Salvador.En la mayor parte del departamento el clima es cálido, pues sus alturas varían entre los 130 metros sobre elnivel del mar en Gualán y los 880 en La Unión, por consiguiente sus terrenos no pueden dedicarse a todaclase de cultivos y sus habitantes se dedican en gran parte al comercio y a la cría de ganado.Entre sus productos agrícolas se encuentran: maíz, frijol, yuca, tomate, café, banano, piña, caña de azúcar,melón, chile pimiento, sandía y tabaco. Aunque la industria minera no se ha desarrollado a plenitud, existenminerales de plata, cobre, hierro, un poco de oro, pero especialmente el mármol que es de superior calidad,tanto blanco como jaspeado, el cual ha sido objeto de exportación en regulares cantidades. Otrasproducciones de importancia son el queso y la mantequilla que se elaboran en Estanzuela, así como losbordados que las mujeres trabajan en esa misma comunidad. Asimismo, se encuentran las quesadillas y losdulces de toronja y mazapán.En algunos lugares de Zacapa se ha podido confirmar, a través de estudios arqueológicos, el poblamiento dela zona desde tiempos muy antiguos y se han localizado sitios arqueológicos de grandes dimensiones. En elmunicipio de Estanzuela se localiza un importante museo paleontológico.Lo integran los siguientes municipios:Municipio Y Distancia a la cabecera departamental1.Zacapa --------------2.Cabañas 38 kilómetros3.Estanzuela 9 kilómetros4.Gualán 35 kilómetros5.Huité 28 kilómetros

RESUMEN GERENCIAL

ANTECEDENTES




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6.La Unión 69 kilómetros7.Río Hondo 19 kilómetros8.San Diego 57 kilómetros9.Teculután 28 kilómetros10.Usumatlán 37 kilómetros




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RESULTADOS DE AUDITORIA

HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO

MUNICIPALIDAD DE ZACAPA

Falta de documentación que garantice la calidad técnica de la obra. Q.0.00 (Hallazgo de ControlInterno No.1 MUNICIPALIDAD DE ZACAPA).

Bienes adquiridos que no se les dio ingreso al almacén en su oportunidad. Q.0.00 (Hallazgo deControl Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE ESTANZUELA).

Falta de Manual de Funciones y Responsabilidades (Hallazgo de Control Interno No.1MUNICIPALIDAD DE GUALAN).

Atraso en conciliaciones bancarias Q.0.00 (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DEUSUMATLAN).

Compras de bienes y servicios sin documentos de soporte. (Hallazgo de Control Interno No.1MUNICIPALIDAD DE CABAÑAS).

Falta de controles de almacén. (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE CABAÑAS).

Falta de registro de ingresos oportunamente (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDADDE SAN DIEGO).

Egresos sin documentos de soporte (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE LAUNION).

Gastos que se realizaron de forma excesiva. (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDADDE LA UNION).

Documentación de expedientes de obras y compras mal archivados (Hallazgo de Control InternoNo.1 MUNICIPALIDAD DE HUITE).

Cuentas bancarias inmovilizadas (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE HUITE).

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HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO


Falta de Manuales de funciones y procedimientos Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No.1MUNICIPALIDAD DE ZACAPA).

Incumplimiento a la presentación del Informe de la Gestión Presupuestaria. Q.0.00 (Hallazgo deCumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE ZACAPA).

Incumplimiento a la presentación del Informe Mensual de los proyectos al Sistema de InversiónNacional Publica SNIP. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE ZACAPA).

Incumplimiento al seguimiento de la ejecución física de los proyectos de infraestructura por parte delTesorero Municipal que cumple con actividades de Director del AFIM. Q.0.00 (Hallazgo deCumplimiento No.4 MUNICIPALIDAD DE ZACAPA).

No se trasladaron copias de contratos a la Contraloría General de Cuentas. Q.0.00 (Hallazgo deCumplimiento No.5 MUNICIPALIDAD DE ZACAPA).

Deficiencia en la supervisión por parte de la municipalidad. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No.6MUNICIPALIDAD DE ZACAPA).

Incumplimiento a la presentación del Informe de la Gestión Presupuestaria. Q.0.00 (Hallazgo deCumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE ESTANZUELA).

Incumplimiento a la presentación del Informe Mensual de los proyectos al Sistema de InversiónNacional Pública SNIP. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DEESTANZUELA).

No se contrato Auditor Interno. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DEESTANZUELA).

Incumplimiento a la presentación del Informe de la Gestión Presupuestaria. Q.0.00 (Hallazgo deCumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE RIO HONDO).

Incumplimiento a la presentación del Informe Mensual de los proyectos al Sistema de InversiónNacional Publica SNIP. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE RIOHONDO).

No se contrato Auditor Interno. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE RIOHONDO).

Factura con monto diferente al reportado en el movimiento de caja PGRITO04 (Hallazgo deCumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE GUALAN).

Aportes del gobierno central no registrados en el sistema SIAF MUNI (Hallazgo de CumplimientoNo.2 MUNICIPALIDAD DE GUALAN).

No han contratado los servicios del auditor interno (Hallazgo de Cumplimiento No.3MUNICIPALIDAD DE GUALAN).

Falta de presentación del inventario de bienes (Hallazgo de Cumplimiento No.4 MUNICIPALIDADDE GUALAN).

Incumplimiento de la presentación del Informe de la Gestión Presupuestaria. Q.0.00 (Hallazgo deCumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE TECULUTAN).

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Incumplimiento a la presentación del Informe Mensual de los proyectos al Sistema de InversiónNacional Publica SNIP. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DETECULUTAN).

Incumplimiento al seguimiento de la ejecución física de los proyectos de infraestructura por parte delDirector del AFIM. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE TECULUTAN).

No se contrato Auditor Interno. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No.4 MUNICIPALIDAD DETECULUTAN).

Falta de nombramiento del Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DEUSUMATLAN).

Falta de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE CABAÑAS).

Anticipos no amortizados (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE CABAÑAS).

Cálculo incorrecto en el pago de vacaciones (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DESAN DIEGO).

Falta de auditor interno (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE SAN DIEGO).

Ejecuciones presupuestarias trimestrales enviadas extemporáneamente (Hallazgo de CumplimientoNo.3 MUNICIPALIDAD DE SAN DIEGO).

No fue presentado el inventario del ejercicio fiscal 2007 (Hallazgo de Cumplimiento No.4MUNICIPALIDAD DE SAN DIEGO).

No se efectuó estudio de impacto ambiental (Hallazgo de Cumplimiento No.5 MUNICIPALIDAD DESAN DIEGO).

No enviaron copias de la ejecución Presupuestaria Trimestral (Hallazgo de Cumplimiento No.1MUNICIPALIDAD DE LA UNION).

No enviaron la informacion mensual al sistema nacional de inversión pública -SNIP- (Hallazgo deCumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE LA UNION).

Incumplimiento en la Contratación de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No.3MUNICIPALIDAD DE LA UNION).

Gastos de caja chica no presentados oportunamente (Hallazgo de Cumplimiento No.1MUNICIPALIDAD DE HUITE).

Ingresos no operados en caja (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE HUITE).

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GENERALESPracticar Auditoria Gubernamental, que incluya la evaluación de aspectos financieros de cumplimiento y degestión, con énfasis en el presupuesto 2007, a efecto de determinar que la información contable registrada,este correcta, confiable y que cumpla con las disposiciones legales aplicables, observando el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la Republica de Guatemala LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DECUENTAS y las Normas Generales de Control Interno y Normas de Auditoria Gubernamental, contenidas enlos Acuerdos Internos No. 09-2003, A-22-2004, A-23-2004 emitidos por el Contralor General de Cuentas,Decreto 101-97 Ley Orgánica del Presupuesto y Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos para elEjercicio Fiscal 2007.Alcanzar un nivel operativo sistemático y funcional que conlleve al fortalecimiento del control interno en losprocesos administrativos y financieros, para el aprovechamiento racional de los recursos, a efecto de obtenerresultados e información confiable, oportuna y transparente.ESPECIFICOSPracticar exámenes a las operaciones contables, presupuestarias y financieras del ejercicio fiscal 2007.Fortalecer la aplicación de la normativa legal aplicable y los procedimientos administrativos y técnicos quepermitan mejorar la calidad del control interno en el proceso de ejecución de las transacciones municipales yla administración de los recursos disponibles.Elevar el nivel de eficiencia de las Unidades de Administración Financiera Integrada Municipal y/o de lasTesorerías Municipales, a efecto de que estas presten un mejor servicio en apoyo a la ejecución de losdiferentes programas municipales.Apoyar a la implantación de un sistema de información administrativa y financiera, confiable y oportuna, queprovea los insumos básicos para la toma de decisiones a las autoridades municipales y la rendición decuentas.

OBJETIVOS DE AUDITORÍA




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Practicar Auditoria Gubernamental que incluye la evaluación de aspectos financieros, de cumplimiento y degestión, con énfasis en la ejecución presupuestaria del ejercicio fiscal 2007.

ALCANCE DE AUDITORÍA




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INFORME SOBRE CONTROL INTERNO


MUNICIPALIDAD DE ESTANZUELA

MUNICIPALIDAD DE GUALAN

MUNICIPALIDAD DE USUMATLAN

MUNICIPALIDAD DE CABAÑAS

MUNICIPALIDAD DE SAN DIEGO

MUNICIPALIDAD DE LA UNION

MUNICIPALIDAD DE HUITE

Falta de documentación que garantice la calidad técnica de la obra. Q.0.00 (Hallazgo de ControlInterno No. 1 MUNICIPALIDAD DE ZACAPA).

Bienes adquiridos que no se les dio ingreso al almacén en su oportunidad. Q.0.00 (Hallazgo deControl Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE ESTANZUELA).

Falta de Manual de Funciones y Responsabilidades (Hallazgo de Control Interno No. 1MUNICIPALIDAD DE GUALAN).

Atraso en conciliaciones bancarias Q.0.00 (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DEUSUMATLAN).

Compras de bienes y servicios sin documentos de soporte. (Hallazgo de Control Interno No. 1MUNICIPALIDAD DE CABAÑAS).

Falta de controles de almacén. (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE CABAÑAS).

Falta de registro de ingresos oportunamente (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DESAN DIEGO).

Egresos sin documentos de soporte (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE LAUNION).

Gastos que se realizaron de forma excesiva. (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DELA UNION).

Documentación de expedientes de obras y compras mal archivados (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE HUITE).

Cuentas bancarias inmovilizadas (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE HUITE).

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HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO


Falta de documentación que garantice la calidad técnica de la obra. Q.0.00 (Hallazgo de ControlInterno No. 1 MUNICIPALIDAD DE ZACAPA).

En las obras Adoquinamiento Area de Parqueo Salón Comunal Aldea San Juan correspondiente al contratode ejecución de obra pública municipal No. 2-2007 de fecha 23 de febrero del 2007 con un monto deQ.28,857.50; en la obra Construcción Servicios Sanitarios Escuela, Aldea Loma del Viento correspondiente alcontrato de ejecución de obra pública municipal No. 6-2007 de fecha 16 de abril del 2007 con un monto deQ.17,799.25; se constató que los expedientes proporcionados por la actual administración municipal, nocuentan con la documentación que demuestre que se hayan realizado ensayos, pruebas de laboratorio y/ocertificaciones de materiales que permita garantizar el cumplimiento de los aspectos establecidos en lasespecificaciones técnicas.

El Acuerdo Número 09-03, aprobadas por Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas de ControlInterno, en la norma 1 Normas de Aplicación General, numeral 1.2, indica: "es responsabilidad de la máximaautoridad de cada entidad pública, diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, paraalcanzar los objetivos institucionales por lo que debe incluir criterios específicos relacionados con: a) controlesgenerales; b) controles específicos; c) controles preventivos, d) controles de detección; e) controles prácticos;f) controles funcionales; g) controles de legalidad; y h) controles de oportunidad, aplicados en cada etapa delproceso administrativo, de tal manera que se alcance la simplificación administrativa y operativa, eliminando oagregando controles, sin que se lesione la calidad del servicio. La Norma 2 referente a las Normasaplicables a los sistemas de administración general numeral 2.6, establece que: Toda operación que realicenlas entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria ysuficiente que la respalde".

La falta de prevención y seguimiento por parte del Alcalde Municipal y del Coordinador de la Oficina Municipalde Planificación en cuanto a respaldar técnicamente el cumplimiento de los aspectos técnicos establecidosen las especificaciones técnicas.

Provocó que no se cuente con documentación que garantice el cumplimiento de la calidad técnica de losrenglones de trabajo contratados, así como de aquellos que por sus características no son susceptibles deverificación al momento de realizarse las visitas de campo.

El Alcalde Municipal deberá incluir en los contratos de obra una cláusula que exija a las empresasconstructoras que presenten documentación técnica que respalde el cumplimiento de lo establecido en lasespecificaciones técnicas (ensayos, pruebas de laboratorio, certificación de materiales), así como regulardicho requisito en las bases de cotización y/o licitación y que el Coordinador de la Oficina Municipal dePlanificación, debe velar para que el supervisor de obras documente adecuadamente el cumplimiento de lascalidades técnicas indicadas en los pliegos de especificaciones técnicas y de las calidades técnicas indicadasen los planos constructivos.

Según oficio sin clasificación de fecha 9 de abril del 2008, los responsables, indican que: Hemos de expresar

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Comentarios de la administración




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que el contenido de los contratos de ejecución de obra publica municipal No. 2-2007, de fecha 23 de febrerode 2007, por un monto de Q.28,857.50, faccionado para la obra ADOQUINAMIENTO AREA DE PARQUEOSALON COMUNAL ALDEA SAN JUAN; y el No. 6-2007, de fecha 16 de abril de 2007, por un monto deQ.17,799.25, faccionado para la obra CONSTRUCCION SERVICIOS SANITARIOS ESCUELA, ALDEALOMA DEL VIENTO, no se especificó la obligación de la realización de ensayos, pruebas de laboratorio y/ocertificaciones de materiales. Sin embargo el supervisor de obras señor BORIS FERNANDO VIELMANTENAS, en cada una de las supervisiones inspeccionaba los materiales que se utilizaban y examinaba lacalidad del trabajo que se estaba realizando.

Se confirma el hallazgo, toda vez que no se presentó documentación técnica que garantice el cumplimientode lo establecido en las especificaciones técnicas.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala,Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 16, para el Ex-Alcalde Municipal y elEx-Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q5,000.00 para cada uno.

Comentarios de auditoría

Acción Correctiva




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Bienes adquiridos que no se les dio ingreso al almacén en su oportunidad. Q.0.00 (Hallazgo deControl Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE ESTANZUELA).

Se estableció que se adquirierón de bienes y productos como: llantas, productos de plástico, vinil y pvc,cemento y arena, útiles de oficina, útiles y accesorios eléctricos y repuestos en general, y no se les dioingreso al almacén en su oportunidad.

El Modulo de Almacén del Manual de Administracion Financiera Municipal MAFIM Version I, en el numeral1.1.2 especifica "que el Almacén Municipal debe contar con un encargado, al que se le puede denominarGuardalmacén, quien será responsable de la custodia y control de todos aquellos bienes que por sunaturaleza son sujetos de esta clase de control".

Se están llevando controles inadecuados, ya que el Manual del MAFIM establece bien claro como se debe dellevar el control de adquisición de bienes, y no se esta cumpliendo a cabalidad.

Se corre riesgo que la adquisición de bienes y productos, no recibirlos de una manera integra y transparente.

Que el Alcalde Municipal gire las instrucciones a la Tesorería Municipal, al departamento de compras y alencargado del almacén, para que de inmediato se cumpla con lo que establece el Manual de AdministracionFinanciera Municipal MAFIM version I así como los manuales de funciones y procedimientos que aprobó elConsejo Municipal en su momento.

En relación a que faltó control interno para algunos productos como llantas, tubos PVC, cemento arena, útilesde oficina, accesorios eléctricos y repuestos en general, aduciendo que a estos no se les dio ingreso alalmacén le manifestamos lo siguiente: que a excepción de los útiles de oficina, todos los demás bienes setrasladaron directamente desde la ferretería o empresa, al lugar donde se realizaba la obra, de esa cuenta nopodía entrar a almacén debido a que por ejemplo: los tubos se adquirían cada vez que había fuga oderramamiento de agua, y estos se compraban para sanear esa situación y eran llevados directamente a laobra, igual sucedió con la arena y el cemento, materiales que se llevaron directamente al lugar donde serealizaban los empedrados por Administración Municipal, de igual manera sucedió con las llantas que fueroncolocadas de una vez al vehículo que las necesitaba. En cuanto a los útiles de oficina se entregan de unavez al departamento o empleado que los solicita.

Se confirma el hallazgo en virtud de que después de haber analizado de una manera objetiva los medios deprueba presentados, se concluye que los mismos no llenan los requisitos para tomarse como validos.

Sanción Económica de conformidad con el Decreto 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas según el Artículo 39 en su numeral 18, para el Alcalde

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación



Acción Correctiva




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Municipal y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q3,000.00 para cada uno.




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Falta de Manual de Funciones y Responsabilidades (Hallazgo de Control Interno No. 1MUNICIPALIDAD DE GUALAN).

Al evaluar las funciones y responsabilidad de los diferentes puestos que ocupan los funcionarios y empleadosde la Municipalidad y solicitar el Manual de Funciones y Responsabilidades, se comprobó que a la fecha nose ha elaborado el Manual correspondiente, herramienta administrativa de apoyo, lo cual constituye unalimitante para evaluar aspectos de gestión.

El Acuerdo No. 09-03 aprobado por la Contraloría General de Cuentas el 08 de julio de 2003, NormasGenerales de Control Interno, la norma 1.10 Manuales de Funciones y Procedimientos establece: "La máximaautoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones yprocedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. Los Jefes,Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales, su divulgación ycapacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividadesasignadas a cada puesto de trabajo.sonal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones yactividades asignadas a cada puesto de trabajo."

El Concejo Municipal no aplica ningún precepto legal y técnico, realizando sus funciones y actividades enforma empírica, sin contar con guías adecuadas que orienten el desarrollo de la administración municipal.

Realizan funciones y actividades desordenadas, existiendo Al no existir manuales de funciones dentro de lamunicipalidad, los empleados duplicidad de funciones. Así mismo, no permite delimitar las actividadesfunciones y responsabilidades de cada empleado.

El Alcalde Municipal, debe velar porque se implemente lo más pronto posible el Manual de Funciones yResponsabilidades en de la Municipalidad, con la finalidad de definir las funciones y procedimientos paracada puesto y procesos de las diferentes actividades.

En oficio No. 05-01-08-2008TES de fecha 5 de agosto del 2008, el Tesorero Municipal, manifiesta que en elmes de febrero de 2008 la Organización de Municipios Democráticos en apoyo con la Unión Europea y laSecretaría de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia hicieron girar modelos de Manuales a lasMunicipalidades, el cual está siendo analizado por el Concejo Municipal y que al momento y por asuntosinternos de administración aún no se ha resuelto, pero el cual se estará resolviendo en los siguientes días.

Se confirma el presente hallazgo, toda vez que las pruebas de descargo aportadas por las autoridadesmunicipales no desvanecen el mismo.

Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación



Acción Correctiva




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de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 3, para el Alcalde municipal por la cantidad de Q6,000.00.




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Atraso en conciliaciones bancarias Q.0.00 (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DEUSUMATLAN).

Se comprobó que la Administración de la Fundación no elaboró oportunamente las conciliaciones bancariasde las cuentas de depósitos monetarios números: 66003339-9, 290000777-3 y 300601760-2 aperturadas enel Banco G&T Continental, para el manejo de fondos otorgados por el Estado para ejecutar proyectos deinfraestructura, teniendo dos meses de atraso en la elaboración de las mismas.

El Acuerdo 09-2003 que aprueba las Normas Generales de Control Interno, en el numeral 6.16 indica que lasConciliaciones de Saldos Bancarios se deberán efectuar en forma diaria, semanal o mensual. Las Normas Generales de Control Interno Gubernamentales, en el numeral 5.7 en lo que respecta aConciliación de Saldos, establece que las unidades especializadas deben realizar conciliaciones de saldos, deacuerdo con la normativa emitida por las autoridades superiores de cada entidad, responsables en surespectivo ámbito, aplicando procedimientos de conciliación de los mismos, de manera técnica, adecuada yoportuna.Así mismo, el numeral 6.8 de dichas normas respecto al Control de la Ejecución de Ingresos, indica que: lasUnidades de Administración Financiera, deben implantar procedimientos que les permitan de una maneratécnica, controlar y dar seguimiento a los ingresos, para asegurar que los mismos estén disponiblesoportunamente en las cuentas bancarias habilitadas.

Inexistencia de un adecuado sistema de control interno en el registro de las operaciones bancarias.

No existe información contable que presente con razonabilidad la situación de los fondos estatales queadministra la entidad.

Que el Presidente de la Fundación gire sus instrucciones a quien corresponde, a efecto que lasconciliaciones bancarias sean elaboradas mensualmente en el libro de bancos autorizado por la ContraloríaGeneral de Cuentas.

El Presidente y Representante Legal de la Fundación, informó que el atraso en la elaboración de lasconciliaciones de saldos se debe a que el banco a través del cual son manejados los fondos proporcionadospor el Estado, no proporciona los estado de cuenta oportunamente.

La Comisión de Auditoría confirma el hallazgo en virtud que en los argumentos presentados por laAdministración de la Asociación no desvirtúan su responsabilidad en la deficiencia señalada.

Se solicitó sanción económica para Edwin Raúl Hernández García, Presidente y Representante Legal yMarco Antonio Ruíz Salazar, Tesorero de la Fundación, a razón de DOS MIL QUETZALES (Q.2,000.00) a

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación



Acción Correctiva




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cada uno, sanciones que ascienden a CUATRO MIL QUETZALES (Q.4,000.00), de conformidad con elnumeral 11 del artículo 39, Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.




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Compras de bienes y servicios sin documentos de soporte. (Hallazgo de Control Interno No. 1MUNICIPALIDAD DE CABAÑAS).

Se observó que en la Municipalidad, adquiere bienes y servicios, sin adjuntar a la factura comprobantes desoporte tales como: Requisición, solicitud de compra, orden de compra y pago y autorización razonada delgasto.

Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, autorizadas por la Contraloria General de Cuentaspor medio del Acuerdo No. 09-03 de fecha 8 de julio del 2003, en el numeral 2.6 indica que: "Toda operaciónque realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentaciónnecesaria y suficiente que la respalde". "La documentación de respaldo promueve la transparencia y debedemostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad;por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar lanaturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis". El Manual de AdministracionFinanciera Integrada Muncipal indica en el Modulo de Tesorería 6, numeral 6.2.3 Documentos de Soporte.Todo pago deberá contar con la documentación de soporte correspondiente y con la información que permitasu registro de acuerdo a las leyes vigentes. Al momento de la entrega del cheque se debe colocar"cancelado" a dichos documentos".

Negligencia de parte del tesorero municipal, en no adjuntar los documentos de respaldos, en la factura de lacompra de bienes y/o servicios.

Se crea falta de credibilidad en las operaciones de registro y control contable.

El Alcalde Municipal, deberá dar instrucciones a la Comisión de Hacienda y Tesorero Municipal, para que a lafactura se adjunten los documentos de respaldo que se produzcan en los eventos de la compra de bienes yservicios.

El Alcalde y Tesorero Municipal, en oficio No. 07=2008/JAOG/SRIA, de fecha 30 de julio de 2008, manifiestanlo siguiente: No tenemos argumento alguno al respecto.

La adminitración no efectuó comentario al respecto del presente hallazgo, por lo que este queda confirmado.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No.31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 16, para el Ex Alcalde y Tesorero Municipales, porla cantidad de Q5,000.00 para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación



Acción Correctiva




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Falta de controles de almacén. (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE CABAÑAS).

Se estableció que la Municipalidad carece de controles, para la custodia de materiales, útiles de escritorio,equipo, vehículos, maquinaria, mobiliario y otros bienes de consumo.

El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM- Primera Versión, en el capitulo IV,Modulo de Almacén, el numeral 1. Se establece los procedimientos para el control de bienes y suministros;En el numeral 1.1. Almacén de Suministros. "Es el espacio fisico en el cual se almacenan y se encuentranbajo custodia, materiales, útiles de escritorio, equipo, vehículos, maquinaria, mobiliario y otros bienes deconsumo, que por su naturaleza, tienen que ser objeto de control y resguardo por medio del AlamacénMunicipal", la definición, responsable del almacén, "El Alamacén Municipal debe contar con un encargado, alque se le puede denominar Guardalmacén, quien será responsable de la custodia y control de todos aquellosbienes que por su naturaleza son sujetos de esta clase de control". Dependencia jerárquica; 1.2. Lasdisposiciones generales; 1.3. Atribuciones del guardalmacén; 1.4. Reportes del almacén. "El Guardalmacénelabora mensualmente, un detalle de las existencias de almacén debidamente valorizado y totalizado y loenviará a la Tesorería Municipal, al cual adjuntará las copias respectivas Resepción de Bienes, Solicitudes yEntrega de Bienes/Servicios".

Negligencia de las autoridades municipales al no implementar controles efectivos en el almacén municipal.

Se corre el riesgo de la perdida y/o robo de los bienes municipales y menoscabo en el patrimonio municipalsin que se puedan deducir responsabilidades.

El Alcalde Municipal, debe contratar un Encargado de Almacén e implementar controles para el resguardo,custodia y uso de los bienes municipales.

El Alcalde y Tesorero Municipal, en oficio No. 07=2008/JAOG/SRIA, de fecha 30 de julio de 2008, manifiestanlo siguiente: Sin comentario al respecto.

La administración no realizo comentario al respecto, por lo que el hallazgo no se desvanece.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No.31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 21, para el Ex Alcalde y Tesorero Municipal, por lacantidad de Q4,000.00, para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación



Acción Correctiva




19


Falta de registro de ingresos oportunamente (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DESAN DIEGO).

En la Municipalidad, los Aportes del Gobierno, del bimestre de marzo-abril de 2007, se registraron en la cajala municipal, en el mes de mayo de 2007,dejándose pendiente un ajuste de Q 1,772.24 por Distribución dePetróleo, el cual se ingresó hasta el 13 de julio de de 2008.

El Decreto No.12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, en el Artículo 87.Atribuciones del Tesorero. inciso b), establece: "Registrar en los libros o sistemas computarizados lacontabilidad de los ingresos y egresos municipales, previa autorización de la Contraloria General de Cuentas,de acuerdo con las reglas contables legalmente aceptadas.

Inobservancia por parte del Ex Tesorero Municipal, de la Ley, en el registro inmediato de los ingresosprovenientes de los aportes del gobierno.

Al no registrarse inmediatamente los ingresos, se corre el riesgo que los fondos se utilicen inadecuadamentey con el peligro de perderse.

El Alcalde y Tesorero municipales, deben de observar la Ley y normativa de control interno a efecto delregistro inmediato de los ingresos en el SIAF MUNI en el modulo de contabilidad y así evitar que los reportesse emitan inconsitentemente, sin cuadrar con los recursos depositados fisicamente en el banco cuando seconcilien las cuentas.

En oficio No.24-2008, de fecha 27 de julio de 2008, el Alcalde y Tesorero Municipal, manifiestan: "Sincomentario por ser aspectos ajenos a la actual administración".

Se confirma el presente hallazgo, en virtud que los comentarios de la administración no lo desvanecen.

Sanción económica de conformidad con el Decreto No.31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas Artículo 39 numeral 18, para el Ex Alcalde y Ex Tesorero Municipales,por la cantidad de Q 2,000.00 para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación



Acción Correctiva




20


Egresos sin documentos de soporte (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE LAUNION).

Se estableció que se efectuaron gastos por el renglón 196 Atención y Protocolo por un monto de Q49,129.46de los cuales no se especifica con claridad, las necesidades para realizarlos, o bien, en que tipo de eventosse realizaron es decir que no justificaron todos los gastos que realizaron por este renglón.

Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, autorizadas por la Contraloría General de Cuentaspor medio del Acuerdo 09-03 de fecha 08 de julio 2003, en el numeral 2.6 indica que: "Toda operación querealicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, deben contar con la documentación derespaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales,administrativos, de registro y control en la entdad; por tanto contendra la información adecuada, por cualquiermedio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitarsu analisis". El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal segunda versión, indica en el Modulode Tesorería 6, sección 6.2.3 Documentos de Soporte. "Todo pago deberá contar con la documentación desoporte correspondiente y con la información que permita su registro de acuerdo a las leyes vigentes. Almomento de la entrega del cheque, se le debe colocar "cancelado" a dichos documentos".

Se están llevando controles inadecuados por parte del Alcalde Municipal y Tesorero Municipal en relación alos pagos que se realizan por diferentes eventos de orden de atención y protocolo.

Al efectuar pagos en forma ligera sin completar los procesos de legitimar el pago, existe el riesgo de que elgasto no de la certeza si se realizó en beneficio de la Municipalidad.

Que el Alcalde Municipal y sus diferentes unidades cumplan de una manera inmediata con lo que estableceel Manual de Planificación Presupuestaria, para que los gastos que se generen por este renglón seanobjetivos y transparentes.

Sobre "La justificación de los gastos realizados bajo el renglón 196 Servicio de Atención y Protocolo, en losdiferentes programas por un monto de Q49,129.46", se informa que este renglón se utilizaba particularmentepara gastos de actividades sociales, actividades internas municipales, donaciones a personas de escasosrecursos y donaciones a instituciones.

Después de haber analizado de una manera objetiva los medios de prueba presentados, se concluye que losmismos no llenan los requisitos para tomarse como validos, por lo que se confirma el hallazgo.

Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas en su Artículo 39 numeral 18, para el Ex - Alcalde Municipal y Ex -

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación



Acción Correctiva




21

Tesorero Municipal por la cantidad de Q3,000.00, para cada uno.




22

Gastos que se realizaron de forma excesiva. (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DELA UNION).

Se estableció que se efectuaron gastos por el renglón 211 Alimentos a personas por un monto deQ36,968.30, de los cuales no se especifica con claridad, las necesidades para realizarlos, o bien sujustificación es decir que se dieron gastos de una forma excesiva y sin ningún control.

El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM- segunda versión, en el Modulo 6 de laTesorería en los numerales siguientes indica: "6.2.10 Programacion del Pago de los CompromisosAdquiridos. El área de Tesorería, es responsable de integrar las necesidades de efectivo de las demásunidades y preparar la programación de los pagos. La periodicidad será definida en función de lasnecesidades". "6.2.11 Pagos con Cheque . A excepción de los pagos de fondo rotativo y fondos en avancestemporales, todos los desembolsos se efectuarán mediante la emisión de cheque Voucher, o en su defecto através del sistema bancario en concordancia con el Sistema Integrado de Administracion Financiera". "6.4.4Programación y Ejecución de Pagos. Todos los pagos de las obligaciones a terceros producto de la gestiónmunicipal se realizarán mediante cheque Voucher emitído directamente a nombre del proveedor, o por abonoen cuenta monetaria utilizando la red bancaria". El Decreto No. 89-2002 del Congreso de la República Ley deResponsabilidad de Funcionarios y empleados públicos artículo 8 y artículo 17 establecen los casos quegeneran responsabilidad administrativa, como lo indica el inciso a) de este último. "La inobservancia eincumplimiento de funciones, atribuciones y deberes que las disposiciones legales o reglamentariasimpongan".

Se están llevando controles inadecuados por parte del Alcalde Municipal y Tesorero Municipal en relación alos pagos que se realizan de forma excesiva.

Al no existir un adecuado orden de pagos priorizados mediante una programación se pone en riesgo losvalores en custodia lo cual se crea perjuicio en el Erario Municipal.

Que el Alcalde Municipal y sus diferentes unidades cumplan de una manera inmediata con lo que estableceel Manual de Administración Financiera Integrada Municipal y cumplir con el presupuesto aprobado, para quelos gastos que se generen por este renglón sean objetivos y transparentes.

Sobre "La justificación de los pagos en exceso bajo el renglón 211 Alimentos, en los diferentes por un montode Q36,968.30", se informa que en primer lugar no se considera oportuna la palabra "exceso" debido a que elmonto anual no es significativo, además que con este renglón presupuestario se utiliza para alimentos deconsumo en las oficinas municipales como café, azúcar, agua etc.; también para consumo de alimentos depersonal de instituciones que nos visitan por razones laborales.


Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación






23

Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas en su Artículo 39 numeral 18, para el Ex - Alcalde y Ex - TesoreroMunicipales, por la cantidad de Q3,000.00, para cada uno.

Acción Correctiva




24


Documentación de expedientes de obras y compras mal archivados (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE HUITE).

En la revisión de expedientes de obras y compras, se estableció que la documentación se encuentra malarchivada y no se lleva una secuencia lógica y numérica, de fácil acceso y consulta, de los siguientesproyectos: a) Introducción de Energía Eléctrica del Caserío Las Joyas, b) Proyecto de Mejoramiento deViviendas varias comunidades, c) Proyecto de Mejoramiento de Vivienda, Caserío El Guacamayo, de Huité,Zacapa y d) Adquisición de Vehículo tipo pick-up doble cabina tracción 4X4.

El Acuerdo No. 09-03, emitido por el Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales deControl Interno Gubernamental, Norma 1 numeral 1.11 ARCHIVOS, indica: "Es responsabilidad de la máximaautoridad de cada entidad pública, emitir, con base en las regulaciones legales respectivas, las políticasadministrativas para que en todas las unidades administrativas de la organización, creen y mantenganarchivos ordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácil localizar lainformación.""La documentación de respaldo de las operaciones financieras y administrativas que realice la entidad,deberá estar archivadas en las unidades establecidas de los órganos rectores y siguiendo un orden lógico, defácil acceso y consulta, de tal manera que facilite la rendición de cuentas. Para su adecuada conservacióndeben adoptarse medidas de salvaguarda contra robos, incendios u otros riesgos, manteniéndolos por eltiempo establecido en las leyes especificas independientemente del medio de información que se trate, esdecir, por medios manuales y electrónicos." MANUAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA INTEGRADAMUNICIPAL 5. MODULO DE CONTABILIDAD. 5.2 NORMAS DE CONTROL INTERNO. 5.2.10 Archivos deSoporte. "Se deberá archivar la documentación de soporte de los registros de las transacciones financieras,siguiendo un orden lógico, de manera que sea fácil su localización, en un lugar adecuado. Se adoptarán lasmedidas de seguridad contra robos, incendios u otro riesgo, manteniéndolos por el tiempo que establece laContraloría General de Cuentas. La Unidad de Administración Financiera Municipal (AFIM), debe conservarla evidencia documental que respalda las operaciones que dieron origen a los registros contables, evitandoque no salga de la institución por el tiempo que señalan las disposiciones legales, con la finalidad que alefectuarse revisiones, exámenes de auditoría e investigaciones, la documentación se encuentre en las áreasrespectivas".

Negligencia por parte del Secretario Municipal en no llevar un orden lógico y de fácil acceso la documentaciónde expedientes de obras y compras.

Se corre el riesgo de perdida o extravió de la documentación contable y legal de soporte.

El Alcalde Municipal debe ordenar al Secretario Municipal, que la documentación de soporte de losexpedientes de obras y compras, se archiven de acuerdo a los procesos establecidos en la Ley deContrataciones del Estado, siguiendo una forma lógica y de fácil acceso para su consulta.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación





25

El Alcalde Municipal en oficio TMH No. 56-2008 de fecha 31 de julio de 2008, manifiesta lo siguiente: "Dichosexpedientes se conformaron y fueron revisados de acuerdo a los criterios de asesores en años anteriores,suponíamos que era la manera adecuada de hacerlo".

Los comentarios de la administración no desvanecen el hallazgo reportado.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No.31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Secretario Municipal, por la cantidad deQ 2,000.00.


Acción Correctiva




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Cuentas bancarias inmovilizadas (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE HUITE).

En la Tesorería Municipal, se tienen aperturadas 24 cuentas bancarias, encontrándose con 6 meses y hasta 3años sin movimiento, en las circunstancias y con los datos que se describen a continuación: a) Cuentas consaldos inmovilizados del Banco de Desarrollo Rural -BANRURAL- identificadas con los números: 1) 3-172-00306-0, saldo Q1,097.90, sin movimiento desde el 08 de agosto de 2005. 2) 3-006-09087-1, saldoQ1,075.00 sin movimiento desde el 11 de abril de 2006. 3) 3-172-00492-2, saldo Q5,246.97 sin movimientodesde el 01 de septiembre de 2006. 4) 3-172-00619-0, saldo Q29,328.43 sin movimiento desde el 10 de abrilde 2007. 5) 3-006-10514-5, saldo Q20,242.69 sin movimiento desde el 01 de enero de 2008. 6) 3-006-10517-7, saldo Q3,703.27 sin movimiento desde el 05 de mayo de 2007. 7) 3-006-10518-1, saldo Q7,224.69 sinmovimiento desde el 05 de mayo de 2007. 8) 3-006-10519-5, saldo Q62.83 sin movimiento desde el 01 dejunio de 2007. 9) 3-006-10520-0, saldo Q28,000.00 sin movimiento desde el 20 de marzo de 2007. 10) 3-006-11367-6, saldo de Q440.00 sin movimiento desde el 07 de diciembre de 2007. 11) 3-006-11530-3, saldoQ408.12 sin movimiento desde el 30 de enero de 2008. 12) 3-006-11531-7, saldo Q4,073.24 sin movimientodesde el 07 de febrero de 2008. 13) 3-006-11532-1, saldo Q2,033.69 sin movimiento desde el 30 de enero de2008. b) Cuentas sin saldo y sin aviso de cancelación, del Banco de Desarrollo Rural -BANRURAL-identificadas con los números: 1) 3-006-09665-5, sin movimiento desde el 17 de julio de 2006. 2) 3-006-08947-6, sin movimiento desde el 07 de octubre de 2005. 3) 3-006-09663-7, sin movimiento desde el 12 deenero de 2007. 4) 3-006-09659-0, sin movimiento desde el 23 de enero de 2006. 5) 3-006-09661-9, sinmovimiento desde el 11 de enero de 2006. 6) 3-006-09666-9, sin movimiento desde el 09 de junio de 2006. 7)3-006-10515-9, sin movimiento desde el 12 de junio de 2007. 8) 3-006-10516-3, sin movimiento desde el 13de septiembre de 2007. 9) 3-006-11920-8, sin movimiento desde el 08 de febrero de 2008. c) Cuentassin saldo y sin aviso de cancelación, del Banco Crédito Hipotecario Nacional -C.H.N.- identificadas con losnúmeros: 1) 14-002092-6, sin movimiento desde el 01 de diciembre de 2006. 2) 14-002093-4, sin movimientodesde el 02 de febrero de 2007.

El Acuerdo No. 09-03, emitido por el Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales deControl Interno Gubernamental, Norma 6 numeral 6.15 CONTROL DE CUENTAS BANCARIAS, indica: "Lasautoridades superiores de las entidades del sector público, velarán porque las unidades ejecutoras reporten ala unidad especializada en las fecha y forma establecidas en la normativa interna, las cuentas bancarias queutilizan para la administración de la disponibilidad de efectivo. Además deben velar porque las unidadesespecializadas cumplan con la normativa y los procedimientos establecidos por la Tesorería Nacional, en lorelativo al estatus y movimiento de las cuentas bancarias entre otros." El Manual de Administración FinancieraMunicipal, Modulo de Tesorería, numeral 6.3.2 Cuentas con Destino Específico. Indica: "Son cuentas abiertasen un banco del sistema, utilizadas para la administración de los recursos que tienen un destino especificotales como la cuenta que el Gobierno Central utiliza para depositar las transferencias a la Municipalidades ysus Empresas, cuentas utilizadas para depositar los ingresos derivados de Proyectos, Obras, Préstamos yDonaciones conforme lo establezca la normativa correspondiente: estas son excepciones que deberán sermínimas y su creación dependerá de causas contractuales."

Falta de interés por parte del Alcalde, Director de la AFIM y Tesorero Municipal, para cancelar las cuentas sinmovimiento y sin saldos disponibles.

Disponibilidades bancarias sin utilización, por encontrarse restringido el manejo de sus saldos.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación




27

El Alcalde, Director de la AFIM y Tesorero Municipal deben realizar las gestiones para la cancelación de lascuentas bancarias inmovilizadas,que aun tienen saldo, reintegrando el efectivo existente a las entidades quecorresponda, mediante las liquidaciones respectivas.

El Alcalde Municipal en oficio TMH No. 56-2008 de fecha 31 de julio de 2008, manifiesta lo siguiente: "Lascuentas en mención fueron aperturadas para la administración de proyectos y obras municipales financiadaspor otras instituciones como el FIS, Fonapaz y Consejos de Desarrollo principalmente, de éstas últimas laapertura fue tramitada por el Consejo Departamental de Desarrollo y ha sido difícil coordinar con ellos lacancelación de las mismas. A la fecha ya se han iniciado las gestiones para que se puedan depurar y enalgunos casos reintegrar los saldos."

Los comentarios de la administración confirman el presente hallazgo.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No.31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para el Alcalde Municipal, Director de la AFIM yTesorero Municipal por la cantidad de Q 2,000.00 para cada uno.



Acción Correctiva




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INFORME SOBRE CUMPLIMIENTO



MUNICIPALIDAD DE RIO HONDO


Falta de Manuales de funciones y procedimientos Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 1MUNICIPALIDAD DE ZACAPA).

Incumplimiento a la presentación del Informe de la Gestión Presupuestaria. Q.0.00 (Hallazgo deCumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE ZACAPA).

Incumplimiento a la presentación del Informe Mensual de los proyectos al Sistema de InversiónNacional Publica SNIP. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE ZACAPA).

Incumplimiento al seguimiento de la ejecución física de los proyectos de infraestructura por parte delTesorero Municipal que cumple con actividades de Director del AFIM. Q.0.00 (Hallazgo deCumplimiento No. 4 MUNICIPALIDAD DE ZACAPA).

No se trasladaron copias de contratos a la Contraloría General de Cuentas. Q.0.00 (Hallazgo deCumplimiento No. 5 MUNICIPALIDAD DE ZACAPA).

Deficiencia en la supervisión por parte de la municipalidad. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 6MUNICIPALIDAD DE ZACAPA).

Incumplimiento a la presentación del Informe de la Gestión Presupuestaria. Q.0.00 (Hallazgo deCumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE ESTANZUELA).

Incumplimiento a la presentación del Informe Mensual de los proyectos al Sistema de InversiónNacional Pública SNIP. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DEESTANZUELA).

No se contrato Auditor Interno. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DEESTANZUELA).

Incumplimiento a la presentación del Informe de la Gestión Presupuestaria. Q.0.00 (Hallazgo deCumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE RIO HONDO).

Incumplimiento a la presentación del Informe Mensual de los proyectos al Sistema de InversiónNacional Publica SNIP. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE RIO HONDO).

No se contrato Auditor Interno. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE RIOHONDO).

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MUNICIPALIDAD DE TECULUTAN




Factura con monto diferente al reportado en el movimiento de caja PGRITO04 (Hallazgo deCumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE GUALAN).

Aportes del gobierno central no registrados en el sistema SIAF MUNI (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE GUALAN).

No han contratado los servicios del auditor interno (Hallazgo de Cumplimiento No. 3MUNICIPALIDAD DE GUALAN).

Falta de presentación del inventario de bienes (Hallazgo de Cumplimiento No. 4 MUNICIPALIDADDE GUALAN).

Incumplimiento de la presentación del Informe de la Gestión Presupuestaria. Q.0.00 (Hallazgo deCumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE TECULUTAN).

Incumplimiento a la presentación del Informe Mensual de los proyectos al Sistema de InversiónNacional Publica SNIP. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DETECULUTAN).

Incumplimiento al seguimiento de la ejecución física de los proyectos de infraestructura por parte delDirector del AFIM. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE TECULUTAN).

No se contrato Auditor Interno. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 4 MUNICIPALIDAD DETECULUTAN).

Falta de nombramiento del Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DEUSUMATLAN).

Falta de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE CABAÑAS).

Anticipos no amortizados (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE CABAÑAS).

Cálculo incorrecto en el pago de vacaciones (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DESAN DIEGO).

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Falta de auditor interno (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE SAN DIEGO).

Ejecuciones presupuestarias trimestrales enviadas extemporáneamente (Hallazgo de CumplimientoNo. 3 MUNICIPALIDAD DE SAN DIEGO).

No fue presentado el inventario del ejercicio fiscal 2007 (Hallazgo de Cumplimiento No. 4MUNICIPALIDAD DE SAN DIEGO).

No se efectuó estudio de impacto ambiental (Hallazgo de Cumplimiento No. 5 MUNICIPALIDAD DESAN DIEGO).

No enviaron copias de la ejecución Presupuestaria Trimestral (Hallazgo de Cumplimiento No. 1MUNICIPALIDAD DE LA UNION).

No enviaron la informacion mensual al sistema nacional de inversión pública -SNIP- (Hallazgo deCumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE LA UNION).

Incumplimiento en la Contratación de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No. 3MUNICIPALIDAD DE LA UNION).

Gastos de caja chica no presentados oportunamente (Hallazgo de Cumplimiento No. 1MUNICIPALIDAD DE HUITE).

Ingresos no operados en caja (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE HUITE).

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Falta de Manuales de funciones y procedimientos Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 1MUNICIPALIDAD DE ZACAPA).

Se estableció que la municipalidad de zacapa no cuenta con manuales de funciones y procedimientos paracada puesto y para cada dirección que se encuentra bajo su responsabilidad por delegación, relacionados alas diferentes actividades de la municipalidad.

De conformidad con el Decreto 12-2002 del Congreso de la Republica de Guatemala Codigo Municipal en suArtículo 34 establece: "Reglamento Interno. El Consejo Municipal emitirá su propio reglamento interno deorganizacion y funcionamiento, los reglamentos y ordenanzas para la organización y funcionamiento de susoficinas, así como el reglamento del personal y demás disposiciones que garanticen la buena marcha de laadministración municipal".

La autoridad máxima no le dio la importancia del caso a la elaboración de manuales de funciones yprocedimientos para cada dirección que se encuentra bajo se responsabilidad por delegación.

En la toma de decisiones de una manera administrativa, financiera y legal, no se cuente con el apoyo demanuales de funciones y procedimientos y esto hace que se corran riesgos para la misma municipalidad.

El Alcalde Municipal como autoridad máxima de la municipalidad gire las instrucciones a las direcciones paraque se elaboraren los manuales de funciones y procedimientos de manera inmediata, para tener un apoyotécnico ya sea administrativo, financiero y legal.

Sanción Económica de conformidad con el Decreto 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas segun el Artículo 39 en su numeral 18, para el Ex-AlcaldeMunicipal por cantidad de Q2,000.00.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva



HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO




32

Incumplimiento a la presentación del Informe de la Gestión Presupuestaria. Q.0.00 (Hallazgo deCumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE ZACAPA).

Se estableció que no presentaron ante el Ministerio de Finanzas Publicas, Congreso de la Republica, a laContraloría General de Cuentas y a la Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia de laRepublica, el Informe de Gestión Presupuestaria de avance físico y financiero de los proyectos deinfraestructura que ejecutaron en el ejercicio fiscal 2006.

El Decreto 101-97 Ley Orgánica del Presupuesto en el Artículo 47 establece que: "Para fines deconsolidación de cuentas e información que debe efectuar el Organismo Ejecutivo, las municipalidadesremitirán, al Ministerio de Finanzas Públicas, al Congreso de la República y a la Contraloría General deCuentas, sus presupuestos de ingresos y egresos aprobados. Asimismo la información de la ejecución físicay financiera de su gestión presupuestaria, en la oportunidad y con el contenido que señale el Reglamento. Encuanto a la inversión pública, se informará además, a la Secretaría de Planificación y Programación de laPresidencia de la República". Y según el Acuerdo Gubernativo Número 240-98 Reglamento de la LeyOrgánica del Presupuesto en el Artículo 29 en su numeral 2, que indica la forma de la presentación delInforme de Gestión Presupuestaria que indica que a más tardar el 31 de marzo de cada año. Este informedeberá contener como mínimo lo siguiente: a) Ejecución física y financiera de los proyectos y obrasejecutadas en el año, y b) Ejecución financiera de los ingresos.

La deficiente coordinación por parte de las autoridades municipales, tanto del Alcalde Municipal, Director delAFIM y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación en la presentación de este informe.

No se puedan realizar comparaciones de lo programado con lo realizado de una manera física y financiera delos proyectos que se realizaron por el período del 01 de enero de 2006 al 31 de diciembre de 2006.

El Alcalde Municipal, gire las instrucciones al Director del AFIM y al Coordinador de la Oficina Municipal dePlanificación para que de una manera inmediata se cumpla con los requisitos que exige el Artículo 47 delDecreto 101-97 Ley Orgánica de Presupuesto y el Artículo 29 en su numeral 2 del Acuerdo GubernativoNúmero 240-98 Reglamento de la Ley Orgánica de Presupuesto, en relación a la presentación del Informe deGestión Presupuestaria con avances físicos y financieros de los proyectos ejecutados por año.

Sanción Económica de conformidad con el Decreto 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas según el Artículo 39 en su numeral 18, para el Ex-AlcaldeMunicipal, Ex-Tesorero Municipal y Ex-Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación por la cantidad deQ4,000.00 para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva

Se confirma el hallazgo en virtud que después de haber analizado de una manera objetiva los medios deprueba presentados, se concluye que los mismos no llenan los requisitos para tomarse como validos.





33

Incumplimiento a la presentación del Informe Mensual de los proyectos al Sistema de InversiónNacional Publica SNIP. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE ZACAPA).

Se estableció que no presentaron ante el Congreso de la República, Ministerio de Finanzas Públicas y a laContraloría General de Cuentas, el Informe Mensual de avance físico y financiero de los proyectos deinfraestructura que ejecutaron a las autoridades que corresponde por el periodo fiscal 2007.

El Decreto 11-2007 del Congreso de la Republica, Disposiciones complementarias que regulan la ejecucióndel presupuesto general de ingresos y egresos del estado para el ejercicio fiscal 2007 en el Artículo 13,establece que "Las entidades de administración central, entidades descentralizadas y entidades autónomasincluyendo las municipalidades y sus empresas), así como toda persona entidad o institución que recibafondos públicos o haga colectas públicas; empresas no financieras en cuyo capital participe el Estado, bajocualquier denominación, así como las empresas en que estas tengan participación, los contratistas de obraspúblicas y cualquier persona nacional o extranjera que por delegación del Estado reciba, invierta o administrefondos públicos, en lo que se refiere al manejo de estos, deberán generar y divulgar ampliamente losinformes que a continuación se describen, y entregar una copia al Congreso de la República. Ademásproveerá una versión electrónica al Organismo Legislativo, Ministerio de Finanzas Publicas y ContraloríaGeneral de Cuentas, para que los incluyan dentro de sus sitios Internet y que esta última pueda efectuar lafiscalización correspondiente".


La Contraloría General de Cuentas y la Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia nopuedan en conjunto realizar el análisis de impacto y de cumplimiento de metas y objetivos de los planes,programas y proyectos ejecutados por la Municipalidad.

El Alcalde Municipal, gire las instrucciones al Director del AFIM y al Coordinador de la Oficina Municipal dePlanificación para que de una manera inmediata se cumpla con los requisitos que exige el Articulo 12 delDecreto 11-2007 Disposiciones Complementarias que regulan la ejecución del Presupuesto General deIngresos y Egresos del Estado para el ejercicio fiscal 2007, en relación a la presentación del Informe Mensualde proyectos de infraestructura con avances físicos y financieros de los proyectos ejecutados en el periodo2007.

Sanción Económica de conformidad con el Decreto 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas según el Artículo 39 en su numeral 18, para el Ex-AlcaldeMunicipal, Ex-Tesorero Municipal y Ex-Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación por la cantidad deQ4,000.00 para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva






34

Incumplimiento al seguimiento de la ejecución física de los proyectos de infraestructura por parte delTesorero Municipal que cumple con actividades de Director del AFIM. Q.0.00 (Hallazgo deCumplimiento No. 4 MUNICIPALIDAD DE ZACAPA).

Se estableció el Tesorero Municipal que cumple actividades de Director del AFIM que no lleva un controladecuado del avance físico de los proyectos de infraestructura que ejecuta la municipalidad, ya sea poradministración o por contrato.

El Decreto 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala Código Municipal en el Artículo 98 inciso c)establece que "El Director del AFIM debe registrar las diversas etapas de la ejecución presupuestaria delingreso y gasto, así como el seguimiento de la ejecución física".

Se debe a que se llevan controles inadecuados por parte Tesorero Municipal que cumple actividades deDirector del AFIM en relación al seguimiento de las ejecuciones físicas.

Que no se puedan realizar comparaciones tanto de una manera física así como financiera de los proyectosque ejecuta la municipalidad tanto por administración así como por contrato.

El Alcalde Municipal, gire las instrucciones al Tesorero Municipal y al Coordinador de la Oficina Municipal dePlanificación para que de una manera inmediata se coordinen para llevar un mejor control sobre losproyectos de infraestructura de una manera física.

Sanción Económica de conformidad el Decreto 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas según el Artículo 39 en su numeral 18, para del Ex-TesoreroMunicipal que cumple actividades como Director del AFIM, por la cantidad de Q2,000.00.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva






35

No se trasladaron copias de contratos a la Contraloría General de Cuentas. Q.0.00 (Hallazgo deCumplimiento No. 5 MUNICIPALIDAD DE ZACAPA).

Se estableció que la municipalidad de Zacapa no cumplió con remitir copia de todos los contratos celebrados,que hacen un monto de Q522,148.00 en el periodo 2007.

Según como lo establece el Decreto 57-92 del Congreso de la Republica de Guatemala Ley deContrataciones del Estado, Articulo 75 Fines de Registro de Contratos se establece que: "De todo contrato,de su incumplimiento, resolución, reescisión o nulidad, la entidad contratante deberá remitir dentro del plazode treinta días (30) contados a partir de su aprobación, a de la respectiva decisión, una copia a la ContraloríaGeneral de Cuentas, para efectos de registro, control y fiscalización".

Las autoridades municipales no están llevando controles adecuados para cumplir con la normativaestablecida en la Ley de Contrataciones del Estado.

No se puede llevar un control, registro y fiscalización de todos los contratos que celebra dicha municipalidad.

El Alcalde Municipal gire las instrucciones al Tesorero Municipal para que coordine con las diferentesunidades de la municipalidad y cumpla de inmediato con trasladar copia de todos los contratos que lamunicipalidad.

Efectivamente no se cumplió con remitir copia de todos los contratos de infraestructura celebrados en el año2007 ante la Contraloría General de Cuentas, pero de inmediato se trasladaran a la misma.

Multa de conformidad con el Decreto Numero 57-92 del Congreso de la República de Guatemala Ley deContrataciones del Estado según el Artículo 82, para el Ex-Alcalde Municipal y el Ex-Tesorero Municipal por lacantidad de Q5,220.00 para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Acción Correctiva






36

Deficiencia en la supervisión por parte de la municipalidad. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 6MUNICIPALIDAD DE ZACAPA).

En las obra Mejoramiento calles, Aldea Jampù, correspondiente al Convenio No. 61-2007 de fecha 02 demayo del 2007 y la obra Mejoramiento calles, Fase I, Aldea Barranco Colorado, correspondiente al convenioNo. 33-2007 de fecha 10 de julio del 2007; se constató que dentro de la documentación contenida en losexpedientes proporcionados por tesorería municipal, de los del Consejo Departamental de Desarrollo y en losde Unidad Ejecutora ONG-OPDUR-, no existe evidencia que se haya realizado supervisión periódica porparte de la Municipalidad de Zacapa.

La cláusula décima del convenio No. 61-2007 de fecha 02 de Mayo del año 2007, en su inciso 3), estableceque la Municipalidad tiene como obligación la Supervisar periódicamente el avance físico de la obra, paraque la misma se construya con la calidad establecida en las especificaciones generales y técnicas delexpediente del proyecto.

Inadecuado control por parte del coordinador de la oficina municipal de planificación y supervisor de obras,así como del Alcalde Municipal, al no trasladar los informes de supervisión a la unidad ejecutora y al ConsejoDepartamental de Desarrollo de Zacapa para ser tomados en cuenta por los constructores.

Provocó que la información vertida en los informes no fuera conocida por las autoridades administrativas ypor los técnicos responsables de la ejecución de las obras.

El Alcalde Municipal, debe velar porque el Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación traslade losinformes de supervisión a las Unidades Ejecutoras y al Consejo Departamental de Zacapa, con la finalidadque las observaciones técnicas sean consideradas por los constructores.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala,Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Ex-Alcalde Municipal y elEx-Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de 5,000.00), para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva

Se confirma el hallazgo, toda vez que la documentación presentada no se encontró dentro de los expedientesde la Unidad Ejecutora, del Consejo Departamental de Zacapa, además que no cuentan con algún tipo deindicio que hayan sido recibidos por alguna autoridad competente.





37


Incumplimiento a la presentación del Informe de la Gestión Presupuestaria. Q.0.00 (Hallazgo deCumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE ESTANZUELA).






Sanción Económica de conformidad con el Decreto 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas según el Artículo 39 en su numeral 18, para el AlcaldeMunicipal, Tesorero Municipal y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación por la cantidad deQ3,000.00 para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva






38

Incumplimiento a la presentación del Informe Mensual de los proyectos al Sistema de InversiónNacional Pública SNIP. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE ESTANZUELA).







Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva






39

No se contrato Auditor Interno. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DEESTANZUELA).

Se estableció que en el ejercicio fiscal 2007, no existía el área de Auditoria Interna y no se contrató a ningúnContador Publico y Auditor Colegiado Activo para que realice la función de Auditoria en la Municipalidad.

El Decreto 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala Código Municipal en el Artículo 88 indica:"Que la municipalidad tiene la obligación de contratar un Auditor Interno que sea Contador Publico y AuditorColegiado Activo, para que vele por la correcta ejecución presupuestaria, e implantar un sistema eficiente yágil de seguimiento de ejecución presupuestaria, siendo responsable de sus actuaciones ante el ConsejoMunicipal".

La Corporación Municipal no le dio la importancia del caso al cumplimiento al Artículo 88 del Decreto 12-2002Código Municipal, en la contratación de un Auditor Interno.

La municipalidad corre riesgos al tomar decisiones incorrectas de orden administrativo, legal y financiero, porfalta de apoyo y asesoría profesional.

El Alcalde Municipal y su Corporación aprueben en punto de Acta la Contratación del Contador Publico yAuditor, estableciendo en la celebración del contrato que debe de apoyar a la municipalidad cuatro veces pormes o mas, para que se cumpla de mejor manera con lo que establece el Articulo 88 del Decreto 12-2002Código Municipal.

Sanción Económica de conformidad con el Decreto 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas según el Artículo 39 en su numeral 18, para el AlcaldeMunicipal por la cantidad de Q3,000.00.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva






40


Incumplimiento a la presentación del Informe de la Gestión Presupuestaria. Q.0.00 (Hallazgo deCumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE RIO HONDO).



La deficiente coordinación por parte de las autoridades municipales, tanto del Alcalde Municipal, TesoreroMunicipal y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación en la presentación de este informe.




Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva






41

Incumplimiento a la presentación del Informe Mensual de los proyectos al Sistema de InversiónNacional Publica SNIP. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE RIO HONDO).



La deficiente coordinación por parte de las autoridades municipales, tanto del Alcalde Municipal, TesoreroMunicipal y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación en la presentación de este informe.




Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva






42

No se contrato Auditor Interno. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE RIOHONDO).





El Alcalde Municipal y su Corporación aprueben en punto de Acta la Contratación del Contador Publico yAuditor, estableciendo en la celebración del contrato que debe de apoyar a la municipalidad cuatro veces pormes o mas, para que se cumpla de mejor manera con lo que establece el Articulo 88 del Decreto 12-2002Código Municipal.

Sanción Económica de conformidad con el Decreto 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas según el Artículo 39 en su numeral 18, para el AlcaldeMunicipal por la cantidad de Q3,000.00.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva






43


Factura con monto diferente al reportado en el movimiento de caja PGRITO04 (Hallazgo deCumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE GUALAN).

Al hacer la revisión de la documentación de soporte, que amparan los gastos efectuados por lamunicipalidad, se estableció que la factura No. B-2502, de fecha 30 de octubre de 2007 expedida por laempresa Inversiones y Servicios P. B, S.A. Restaurante Teppanyaki, es por la cantidad de Q.506.51, pero enla caja diario, forma PGRITO04, número 9/21 del mes de noviembre de 2007, aparece operada y cancelada,con un valor de Q 50,651.00.

El Decreto número 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal, artículo 87 inciso d) indica queson atribuciones del tesorero. "Efectuar los pagos que estén fundados en las asignaciones del presupuestoverificando previamente su legalidad. Si lo hiciere sin cumplir los requisitos y formalidades de ley, deberáreintegrar su valor al erario municipal, sin perjuicio de las responsabilidades en que hubiere incurrido".

Registro erróneo por parte del Tesorero Municipal, al operar en el movimiento de egresos una factura con unmonto diferente.

Con estas acciones, se corre el riesgo de que sustraigan efectivo de las cuentas bancarias ocasionandomenoscabo del patrimonio municipal.

El Alcalde y Tesorero Municipal, deben velar porque los comprobantes de egresos se operencorrectamente en el movimiento diario de caja PGRIT04, previa autorización y legalización del pago porparte de la comisión de hacienda.

Se formuló cargos definitivos de auditoría No. DAM-FC-001-2008, por la cantidad de Q 50,145.51 en contradel Alcalde y el Tesorero municipal.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva

Se confirma el presente hallazgo, toda vez que las pruebas de descargo aportadas por las autoridades de laMunicipalidad no desvanecen el mismo, en virtud que el pago se efectuó en efectivo.





44

Aportes del gobierno central no registrados en el sistema SIAF MUNI (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE GUALAN).

Al hacer la verificación de los diferentes aportes que distribuye el gobierno central a la municipalidad seestableció que el impuesto sobre distribución de petróleo que corresponde a los meses de noviembre-diciembre 2006, enero-febrero 2007, mayo-abril 2007 y septiembre-octubre 2007, por un monto que asciendea Q 39,112.72 no fueron registrados contablemente.

El Decreto 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, en el artículo 87 literal b)indica:" Registrar en los libros o sistemas computarizados la contabilidad de los ingresos y egresosmunicipales, previa autorización de la Contraloría General de Cuentas, de acuerdo con las reglas contableslegalmente aceptadas.

Esto se debe al descontrol y a la negligencia del Tesorero Municipal de no tener actualizados los registroscontables de ingresos y egresos y para el presente caso, los registros relacionados con los fondosconstitucionales recibidos por la municipalidad.

Esto provoca que no exista información confiable y oportuna sobre los fondos recibidos por la municipalidad,así como de mantener al día los saldos que se deben conciliar con las cuentas bancarias, lo que permite elmenoscabo en el patrimonio municipal.

Que el señor Alcalde Municipal gire sus instrucciones al Tesorero Municipal para que de forma inmediataagilice los registros contables, presupuestarios para que se obtengan estados financieros razonables.

Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas artículo 39 numeral 18, para el Alcalde y Tesorero municipal por lacantidad de Q 10,000.00 para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva

Se confirma el presente hallazgo, toda vez que las pruebas de descargo aportadas por las autoridadesmunicipales no desvanecen el mismo.





45

No han contratado los servicios del auditor interno (Hallazgo de Cumplimiento No. 3MUNICIPALIDAD DE GUALAN).

Al requerir el contrato del Auditor Interno al Tesorero Municipal, se estableció que durante el ejercicio fiscal2007, no contrataron los servicios profesionales de un Contador Público y Auditor para realizar las funcionesde Auditor Interno, tal como lo establece la ley

El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, en el artículo 88Auditor interno. indica: "Las municipalidades deberán contratar un auditor interno, quien deberá serguatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos, contador público y auditorcolegiado activo, quien, además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar unsistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, siendo responsable de sus actuacionesante el Concejo Municipal. El auditor interno podrá ser contratado a tiempo completo o parcial. Lasmunicipalidades podrán contratar, en forma asociativa, un auditor interno. Sus funciones serán normadaspor el reglamento interno."

El no contar con Auditor Interno dentro de la Municipalidad, denota el poco interés de las autoridadesmunicipales por implementar controles que vayan encaminados a proteger y salvaguardar el patrimonio delmunicipio.

Con la falta de auditor interno, queda evidenciado que no se está fortaleciendo el sistema de control interno,asi como la implementación de la evaluación de la gestión municipal.

Que el Concejo Municipal contrate un Contador Público y Auditor colegiado activo para que asuma el cargode Auditor Interno con la finalidad de fortalecer el control interno de la municipalidad y cumplir con loestablecido en el Decreto 12-2002, Código Municipal en su artículo 88.

Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Alcalde municipal y los 7 miembros dela Corporación Municipal por la cantidad de Q 20,000.00, para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva

Se confirma el presente hallazgo, toda vez que las pruebas de descargo aportadas por la administraciónmunicipal no desvanecen el mismo.





46

Falta de presentación del inventario de bienes (Hallazgo de Cumplimiento No. 4 MUNICIPALIDADDE GUALAN).

Al revisar el área de inventario y solicitar la copia en la que se encuentra el sello de recibido por laContraloría General de Cuentas, el inventario certificado de bienes municipales, se estableció que a la fechano cumplieron con dicho requisito legal.

El Decreto No. 12-2002, del Congreso de la República, Código Municipal, artículo 53 literal r) atribuciones yobligaciones indica: "Enviar copia autorizada a la Contraloría General de Cuentas del inventario de los bienesdel municipio, dentro de los primeros quince (15) días calendario del mes de enero de cada año".

Incumplimiento de la normativa legal que establece el Código Municipal.

Al no enviar copia certificada del inventario correspondiente a la Contraloría General de Cuentas no permiteque la entidad actualice sus controles a efecto de evaluar los procesos de registro y fiscalización.

El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al tesorero municipal, con el fin de que envíe el reporte deinventarios a la Contraloría General de Cuentas dentro del plazo establecido en la ley.

Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Alcalde municipal y el Tesoreromunicipal por la cantidad de Q 6,000.00 para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva

Se confirma el presente hallazgo, toda vez que las pruebas de descargo aportadas por las autoridadesMunicipales, no desvanecen el mismo.





47

MUNICIPALIDAD DE TECULUTAN

Incumplimiento de la presentación del Informe de la Gestión Presupuestaria. Q.0.00 (Hallazgo deCumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE TECULUTAN).

Se estableció que no presentaron ante el Ministerio de Finanzas Publicas, Congreso de la Republica, a laContraloria General de Cuentas y a la Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia de laRepublica, el Informe de Gestión Presupuestaria de avance físico y financiero de los proyectos deinfraestructura que ejecutaron en el ejercicio fiscal 2006.

El Decreto 101-97 Ley Orgánica del Presupuesto en el Artículo 47 establece que:"Para fines deconsolidación de cuentas e información que debe efectuar el Organismó Ejecutivo, las municipalidadesremitirán, al Ministerio de Finanzas Públicas, al Congreso de la República y a la Contraloría General deCuentas, sus presupuestos de ingresos y egresos aprobados. Asimismo la información de la ejecución físicay financiera de su gestión presupuestaria, en la oportunidad y con el contenido que señale el Reglamento. Encuanto a la inversión pública, se informará además, a la Secretaría de Planificación y Programación de laPresidencia de la República". Y según el Acuerdo Gubernativo Número 240-98 Reglamento de la LeyOrgánica del Presupuesto en el Artículo 29 en su numeral 2, que indica la forma de la presentación delInforme de Gestión Presupuestaria que indica que a más tardar el 31 de marzo de cada año. Este informedeberá contener como mínimo lo siguiente: a) Ejecución física y financiera de los proyectos y obrasejecutadas en el año, y b) Ejecución financiera de los ingresos.




Sanción Económica de conformidad con el Decreto 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala LeyOrgánica de la Contraloria General de Cuentas según el Artículo 39 en su numeral 18, para el Ex-AlcaldeMunicipal, Ex-Tesorero Municipal, Ex-Administrador Financiero y Ex-Coordinador de la Oficina Municipal dePlanificación por la cantidad de Q3,000.00 para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva






48

Incumplimiento a la presentación del Informe Mensual de los proyectos al Sistema de InversiónNacional Publica SNIP. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE TECULUTAN).

Se estableció que no presentaron ante el Congreso de la República, Ministerio de Finanzas Públicas y a laContraloria General de Cuentas, el Informe Mensual de avance físico y financiero de los proyectos deinfraestructura que ejecutaron a las autoridades que corresponde por el periodo fiscal 2007.





Sanción Económica de conformidad con el Decreto 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas según el Artículo 39 en su numeral 18, para el Ex-AlcaldeMunicipal, Ex-Tesorero Municipal, Ex-Administrador Financiero y Ex-Coordinador de la Oficina Municipal dePlanificación por la cantidad de Q3,000.00 para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva






49

Incumplimiento al seguimiento de la ejecución física de los proyectos de infraestructura por parte delDirector del AFIM. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE TECULUTAN).

Se estableció que el Director del AFIM, no lleva un control adecuado del avance físico de los proyectos deinfraestructura que ejecuta la municipalidad, ya sea por administración o por contrato.

El Decreto 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala Código Municipal en el Artículo 98 inciso c)establece que "El Director del AFIM debe registrar las diversas etapas de la ejecución presupuestaria delingreso y gasto, así como el seguimiento de la ejecución física".

Se debe a que se llevan controles inadecuados para por parte del Director del AFIM en relación alseguimiento de las ejecuciones físicas.

Que no se puedan realizar comparaciones tanto de una manera física así como financiera de los proyectosque ejecuta la municipalidad tanto por administración así como por contrato.

El Alcalde Municipal, gire las instrucciones al Director del AFIM y al Coordinador de la Oficina Municipal dePlanificación para que de una manera inmediata se coordinen para llevar un mejor control sobre losproyectos de infraestructura de una manera física.

Sanción Económica de conformidad el Decreto 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas según el Artículo 39 en su numeral 18, para el Ex-Administrador Financiero por la cantidad de Q2,000.00.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva






50

No se contrato Auditor Interno. Q.0.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 4 MUNICIPALIDAD DETECULUTAN).





El Alcalde Municipal y su Corporación aprueben en punto de Acta la Contratación del Contador Publico yAuditor, estableciendo en la celebración del contrato que debe de apoyar a la municipalidad cuatro veces pormes o más, para que se cumpla de mejor manera con lo que establece el Articulo 88 del Decreto 12-2002Código Municipal.

Sanción Económica de conformidad con el Decreto 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas según el Artículo 39 en su numeral 18, para el Ex-AlcaldeMunicipal por la cantidad de Q3,000.00.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva






51


Falta de nombramiento del Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DEUSUMATLAN).

Se estableció que durante el período presupuestario 2007, no se cumplió con la obligación de contratar alAuditor Interno.

El Decreto Legislativo No. 12-2002, artículo 88, Código Municipal indica:"Las municipalidades deberáncontratar un Auditor Interno, quien deberá ser guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de susderechos políticos, contador público y auditor colegiado activo quien, además de velar por la correctaejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecuciónpresupuestaria, siendo responsable de sus actuaciones ante el Concejo Municipal. El auditor interno podráser contratado a tiempo completo o parcial. Las municipalidades podrán contratar, en forma asociativa, unauditor interno. Sus funciones serán normadas por el reglamento interno correspondiente".

Incumplimiento de la normativa referente al nombramiento del auditor interno.

Hay debilidad en la implementación de un adecuado control interno institucional y existe el riesgo de que seefectúen procedimientos inadecuados.

El Alcalde y el Concejo Municipal, como autoridades superiores, deben proceder a la incorporación,nombramiento y fortalecer técnica y operativamente la unidad de Auditoría Interna, dando cumplimiento alordenamiento legal correspondiente.

Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 , Ley Orgánica de la Contraloría General deCuentas con base al artículo 39 numeral 18, para el Alcalde y el Concejo Municipal, por la cantidad deQ20,000.00 para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva

Si bien consta que, en el libro 37, acta 6-2006, libro de actas del Concejo Municipal de fecha 23-2-2006, seacuerda la creación, organización, Etc.; de la Unidad de Auditoría Interna, la contratación del Auditor Internose efectuó hasta el 15-4-2008, por lo que se establece que durante el período auditado, no se cumplió con elnombramiento del Auditor Interno. Por lo que se confirma el presente hallazgo.





52


Falta de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE CABAÑAS).

En la Municipalidad, se estableció que durante el ejercicio fiscal del año 2007, en la función de fiscalización,no se contrató los servicios profesionales de un Contador Público y Auditor.

El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, en el artículo 88.-Auditor interno. Se establece: "Las municipalidades deberán contratar un auditor interno, quien deberá serguatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos, contador público y auditorcolegiado activo, quien, además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar unsistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, siendo responsable de sus actuacionesante el Concejo Municipal. El auditor interno podrá ser contratado a tiempo completo o parcial. Lasmunicipalidades podrán contratar, en forma asociativa, un auditor interno. Sus funciones serán normadas porel reglamento interno".

Falta de interés de la administración de la municipal, para contratar los servicios de un Auditor Interno.

El sistema de control interno se ve debilitado por la falta de evaluación de un profesional, creandodesconfianza en todas las actividades financieras y administrativas de la Municipalidad.

El Alcalde Municipal, debe contratar los servicios profesionales de un Contador Publico y Auditor, parafortalecer el sistema de control interno existente en la Municipalidad.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No.31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 18, para el Ex Alcalde y Ex Concejo Municipal porla cantidad de Q20,000.00 para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva

La administración no emitió comentario alguno, por lo que se confirma el hallazgo.Comentarios de auditoría




53

Anticipos no amortizados (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE CABAÑAS).

En la Municipalidad se celebraron los contratos de obras siguientes. a)Con la constructora A & C, Integral, elContrato No.04-2007, denominado "Mejoramiento de 860 Mts.² de calle en Cabecera Municipal de Cabañas"por un valor de Q206,400.00; b) Con la constructora Morales, el Contrato número 05-2007 denominado"Mejoramiento de calles Barrio San Marcos" por un valor de Q789,631.00; y, c)Con la Constructora Morales,el Contrato número 08-2007 denominado "Adoquinamiento de calle, Colonia Chimalapa" por un valor deQ267,250.00; observándose que en el pago de las estimaciones de los trabajos ejecutados, no se amortizó elanticipo que se otorgó a los contratistas, lo cual asciende a la cantidad de Q1,263,281.00, con el Impuesto alValor Agregado.

El Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, en elartículo 58 se indica: "Que el contratista amortizará el anticipo mediante la deducción que se le haga en cadapago, de acuerdo con el procedimiento establecido en el reglamento". Acuerdo Guberntivo Número 1056-92Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado artículo 34 establece: "ANTICIPO. en el penúltimopárrafo El descuento del anticipo se calculará multiplicando el monto bruto de cada estimación por el mismoporcentaje de anticipo que se haya concedido, sin incluir en el monto de la estimación, el valor de lasórdenes de Trabajo Suplementario y Acuerdos de Trabajo Extra en los cuales no se hayan otorgadoanticipo".

Inobservancia de los procedimientos establecidos en Ley, para la administración de los fondos públicos,destinados para la ejecución de proyectos sociales.

Esto origina que los fondos destinados para la ejecución del proyecto, no sean empleados de conformidad alo planificado, ya que el anticipo se tomó como un primer pago, ocasionando que el erario municipal nocuente con suficientes fondos.

El Alcalde Municipal, deberá dar instrucciones al Tesorero para que los anticipos, destinados a la ejecuciónde proyectos, se amorticen proporcionalmente en cada pago o estimación, que se efectué al contratista comolo establece la Ley.

Multa de conformidad con el Decreto No.57-92, del Congreso de la República, Ley de Contrataciones delEstado, Artículo 83 y Acuerdo Gubernativo No. 1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado,artículo 56, para el Ex alcalde y Tesorero Municipales, por la cantidad de Q18,065.63 para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva

La administración no efectuó comentario del hallazgo, se confirma el mismo.Comentarios de auditoría




54


Cálculo incorrecto en el pago de vacaciones (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DESAN DIEGO).

En la Municipalidad, en el mes de junio de 2007, al señor Milton Augusto Coronado Díaz, se le cancelaronmas de cinco periodos de vacaciones, según recibo No. 001-06-2007, por la suma de Q 15,843.75, porterminación de su relación laboral como oficial de tesorería, durante el período del 15 de enero de 2000 al 6de febrero de 2007.

El Decreto No. 14-41 del Congreso de la Republica de Guatemala, Código de Trabajo, en el Artículo 136(Reformado según texto artículo 8, Decreto 64-92), establece: "Los trabajadores deben gozar sininterrupciones de su período de vacaciones y sólo están obligados a dividirlas en dos partes como máximo,cuando se trate de labores de índole especial que no permitan una ausencia muy prolongada. Lostrabajadores deben de gozar sin interrupciones de su período de vacaciones. Las vacaciones no sonacumulables de año en año con el objeto de disfrutar posteriormente de un período de descanso mayor, peroel trabajador a la terminación del contrato puede reclamar la compensación en efectivo de las que se leshayan omitido correspondiente a los cinco (5) últimos Años".

Esto se debe a la falta de observancia de las autoridades municipales, en la aplicación de la Ley Laboral.

Lo anterior provoca se hagan pagos de más, afectando los intereses del erario muncipal.

El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Tesorero Municipal, para que en lo sucesivo se cumpla conlo que establece el Código de Trabajo.

Se formuló Cargo Definitivo de Auditoría No.DAM-FC-001-2008 por la cantidad de Q4,593.75 en contra del ExTesorero Municipal.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva

Los comentarios de la administración no desvanecen el hallazgo reportado.Comentarios de auditoría




55

Falta de auditor interno (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE SAN DIEGO).

En la Municipalidad, se estableció que durante el ejercicio fiscal del año 2007, para la función de fiscalización,no se contrató los servicios profesionales de un Contador Público y Auditor.

El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, en el artículo 88Auditor interno, establece: "Las municipalidades deberán contratar un auditor interno, quien deberá serguatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos, contador público y auditorcolegiado activo, quien, además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar unsistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, siendo responsable de sus actuacionesante el Concejo Municipal. El auditor interno podrá ser contratado a tiempo completo o parcial. Lasmunicipalidades podrán contratar, en forma asociativa, un auditor interno. Sus funciones serán normadaspor el reglamento interno".

La inobservancia de la Ley y la situación financiera de la municipalidad, no ha permitido contratar un AuditorInterno.

Provoca que exista un sistema de control interno débil, creando desconfianza en todas las actividadesfinancieras y administrativas que se realizan en la municipalidad.

La Corporación Municipal en pleno, debe aprobar la asignación presupuestaria a efecto de contratar losservicios profesionales de un Contador Público y Auditor, para fortalecer el sistema de control internoexistente en la municipalidad.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No.31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para el Ex Alcalde Municipal y 6 Ex Miembrosde la Corporación Municipal, por la cantidad de Q 20,000.00.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva

Se confirma el hallazgo, en virtud que los comentarios de la administración no lo desvanecen.Comentarios de auditoría




56

Ejecuciones presupuestarias trimestrales enviadas extemporáneamente (Hallazgo de CumplimientoNo. 3 MUNICIPALIDAD DE SAN DIEGO).

La Municipalidad, hasta el día 4 de febrero de 2008, envió a la Contraloría General de Cuentas, lasejecuciones presupuestarias del primer, segundo y tercer trimestre del año 2007.

El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, en el artículo 135.-Información sobre la ejecución del presupuesto. establece: "El alcalde deberá informar trimestralmente alConcejo Municipal sobre la ejecución del presupuesto, enviando copia de tales informe a la ContraloríaGeneral de Cuentas de la Nación, para su control fiscalización, registro y asesoría".

Negligencia por parte del Alcalde en girar instrucciones al Tesorero Municipal, para que envíe en el plazoestipulado en la Ley, las ejecuciones presupuestarias trimestrales.

Incide en que la Contraloría General de Cuentas, no disponga de toda la información necesaria para realizarsu función de fiscalización.

El Alcalde, debe girar instrucciones al Tesorero Municipal, para que en lo sucesivo las ejecucionespresupuestarias, sean enviadas a la Contraloría General de Cuentas, en los plazos establecidos.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para el Ex Alcalde y Ex Tesorero Municipalespor la cantidad de Q.10,0000.00 para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva





57

No fue presentado el inventario del ejercicio fiscal 2007 (Hallazgo de Cumplimiento No. 4MUNICIPALIDAD DE SAN DIEGO).

La Municipalidad, no cumplió con enviar a la Contraloría General de Cuentas, la copia certificada delinventario al 31 de diciembre de 2007.

El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, en el artículo 53,Atribuciones y obligaciones del alcalde. Inciso r), establece: "Enviar copia autorizada a la Contraloría Generalde Cuentas del inventario de los bienes del municipio, dentro de los primeros quince (15) días calendarios delmes de enero de cada año".

Incumplimiento a la Ley especifica, por parte del tesorero municipal, lo cual provocó que la copia delinventario al 31 de diciembre de 2007, no se enviara en forma oportuna.

La Contraloría General de Cuentas no dispone de la información oportuna en sus registros, para el debidocontrol y fiscalización.

El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Tesorero, para que en el momento oportuno envíe copiacertificada del inventario de cada año, en el plazo indicado.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No.31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para el Ex Alcalde y Ex Tesorero Municipalespor la cantidad de Q 2,000.00, para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva





58

No se efectuó estudio de impacto ambiental (Hallazgo de Cumplimiento No. 5 MUNICIPALIDAD DESAN DIEGO).

Para las obras: a)Mejoramiento de Calle de Casa Parroquial a Escuela de Párvulos, Cabecera Municipal deSan Diego, Departamento de Zacapa (obra por Administración Municipal), con un monto de: Q210,418.19; b) Mejoramiento de Calle, Acceso a Escuela Primaria, Cabecera Municipal de San Diego,Departamento de Zacapa (obra por Administración Municipal con un monto de: Q 110,250.08. No existeningún documento que se refiera al Estudio de Impacto Ambiental ni su aprobación por parte del Ministerio deAmbiente y Recursos Naturales (MARN).

Decreto No. 68-86 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Protección y Mejoramiento delMedio Ambiente (articulo 8 reformado por el Decreto el 1-93 del Congreso) en su artículo 8 establece "Paratodo proyecto, obra, industria o cualquier otra actividad que por sus características puede producir deterioro alos recursos naturales renovables o no, al ambiente, o introducir modificaciones nocivas o notorias alpaisaje y a los recursos naturales del patrimonio nacional, será necesario previamente a su desarrollo unestudio de evaluación del impacto ambiental. Realizado por técnico en la materia y aprobado por laComisión del Medio Ambiente".

La Municipalidad realizó proyectos que no cumplieron con requisitos indispensables establecidos en la Ley.

Existe riesgo, deterioro y degradación del Medio Ambiente, ya que no se establecieron planes para lamitigación del Impacto Ambiental por la ejecución de los proyectos.

El Alcalde Municipal previo a la ejecución de obras, debe velar, para que se cumpla con lo establecido en laLey de Protección y Mejoramiento del Medio Ambiente.

Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para el Ex alcalde por la cantidad de Q10,000.00.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva

Se confirma el hallazgo, en virtud que los comentarios y documentación presentada no desvanecen el mismo,a demás se contó con la colaboración de parte de las autoridades municipales para llevar a cabo la labor defiscalización.





59


No enviaron copias de la ejecución Presupuestaria Trimestral (Hallazgo de Cumplimiento No. 1MUNICIPALIDAD DE LA UNION).

Se estableció que no envió copia del informe de las ejecuciones presupuestarias trimestrales a la ContraloríaGeneral de Cuentas, para su control, fiscalización, registro y asesoría.

El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la Republica Código Municipal artículo 135 "Informacion sobre laejecución del Presupuesto" El alcalde deberá informar trimestralmente al Concejo Municipal sobre laejecución de presupuesto, enviando copia de tales informes a la Contraloría General de Cuentas de laNacion, para su control, fiscalización, registro y asesoría. Con base en tales informes, el Concejo Municipaldecidirá los cambios y ajustes que sean pertinentes a fin de alcanzar los objetivos y metas propuestas enplanes de trabajo".

Esto se debe a la deficiente coordinación por parte de las autoridades municipales, tanto del AlcaldeMunicipal, Tesorero Municipal en la presentación de este informe.

Esto ha provocado que la Contraloría General de Cuentas tenga limitaciones en llevar controles adecuadosen sus registros y planificar la fiscalización y asesoría oportunamente.

Que el Alcalde Municipal, gire las instrucciones al Tesorero Municipal y al Coordinador de la Oficina Municipalde Planificación para que de una manera inmediata se cumpla con los requisitos que exige la Ley especifica.

Sanción económica de conformidad el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la Republica Ley Orgánica de laContraloría General de Cuentas en su Articulo 39 numeral 18, para el Ex - Alcalde y Ex - TesoreroMunicipales por la cantidad de Q2,000.00, para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva






60

No enviaron la informacion mensual al sistema nacional de inversión pública -SNIP- (Hallazgo deCumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE LA UNION).

Se estableció que no presentaron el Informe Mensual de Avance Físico y Financiero de los Proyectos deInfraestructura que se ejecutaron en el ejercicio fiscal 2007.

Según el Decreto No. 11-2007 del Congreso de la República de Guatemala, DISPOSICIONESCOMPLEMENTARIAS QUE REGULAN LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO GENERAL DE INGRESOS YEGRESOS DEL ESTADO PARA EL EJERCICIO FISCAL 2007, el artículo 12 segundo párrafo establece:"Las entidades de la administracion central, entidades descentralizadas y entidades autónomas ( incluyendolas municipalidades y sus empresas), así como cualquier persona nacional o extranjera que por delegacióndel Estado reciba, invierta o administre fondos públicos según convenio o contrato suscrito, o ejecuteproyectos a través de fideicomisos, deberá registrar mensualmente, en el modulo de seguimiento físico yfinanciero del Sistema Nacional de Inversión Pública SNIP, el avance físico y financiero de los proyectos a sucargo".

Esto se debe a la deficiente coordinación por parte de las autoridades municipales, tanto del AlcaldeMunicipal, Tesorero Municipal y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación en la presentación deeste informe.

No se encuentra con información oportuna y confiable para los ciudadanos guatemaltecos, en el SistemaNacional de Inversión Pública, SNIP, de los proyectos ejecutados por la Municipalidad

Que el Alcalde Municipal, gire las instrucciones al Tesorero Municipal y al Coordinador de la OficinaMunicipal de Planificación para que en forma conjunta procedan a registrar mensualmente, el avance físico yfinanciero de la ejecución de los proyectos municipales para el conocimiento de la ciudadania en general yasí cumplir con la calidad del gasto y la transparencia.

Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas en su Articulo 39 numeral 18 , para el Ex - Alcalde, Ex - TesoreroMunicipales y Ex - Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación por la cantidad de Q2,000.00, paracada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva






61

Incumplimiento en la Contratación de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No. 3MUNICIPALIDAD DE LA UNION).

Se estableció que en el período fiscal 2007, no se contrató a ningún Contador Publico y Auditor, ColegiadoActivo, para que realice la función de Auditor Interno en la Municipalidad.

El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal, artículo 88 Auditor Interno. "Lasmunicipalidades deberán contratar un auditor interno, quien deberá ser guatemalteco de origen, ciudadanoen el ejercicio de sus derechos politicos, contador público y auditor colegiado activo".

El Alcalde Municipal no le dio la importancia a lo que establece el Código Municipal, en relación a lacontratación de un Auditor Interno.

Esto lo que provoca que la municipalidad no tenga una adecuada supervisión en la ejecución presupuestariay eficientes controles internos.

El Alcalde y la Corporación Municipal, deben crerar la partida presupuestaria a efecto de contratar losservicios de un auditor interno con la finalidad de fortalecer el Control Interno de la Municipalidad.

Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, Articulo 39 numeral 18, para el Ex - Alcalde Municipal, Ex - SindicoPrimero, Ex - Sindico Segundo, Ex - Concejal Primero, Ex - Concejal Segundo, Ex - Concejal Tercero y Ex -Concejal Cuarto y Ex -Concejal Quinto, por la cantidad de Q20,000.00, para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva






62


Gastos de caja chica no presentados oportunamente (Hallazgo de Cumplimiento No. 1MUNICIPALIDAD DE HUITE).

Derivado del arqueo de caja chica practicado el 07 de julio de 2008 por Q 9,899.42 se estableció que losgastos no están siendo solicitados para su reembolso oportunamente, pues se detectaron facturas de losmeses de enero, febrero, marzo, abril, mayo y junio de 2008, los cuales debieron ser presentados para sureposición en el mes en que se efectuó el gasto.

El Acuerdo Municipal No. 01-2008, de la Corporación Municipal de Huité, Departamento de Zacapa, en elartículo 10. Reposición. establece: "Para mantener la disponibilidad oportuna de sus recursos financieros, lasdependencias municipales deberán solicitar a la Tesorería Municipal los reembolsos respectivos al haberutilizado un mínimo del 25% del monto asignado de su caja chica y/o fondo rotativo, o bien por lo menos dosveces al mes, lo que ocurra primero".

Deficiente control y registro en la liquidación de documentos de soporte de la caja chica por parte de laEncargada y Tesorero Municipal.

Que no haya disponibilidad de efectivo para efectuar pagos cuya urgencia y monto requieran de unprocedimiento ágil y ordenado.

El Tesorero Municipal debe supervisar que los gastos de caja chica se liquiden en el tiempo y formaestablecidos.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No.31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para la Encargada de Caja Chica y TesoreroMunicipal por la cantidad de Q 2,000.00 para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva

Se confirma el presente hallazgo, en virtud que los comentarios de la administración no lo desvanecen.Comentarios de auditoría




63

Ingresos no operados en caja (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE HUITE).

En el movimiento de caja diario forma PGRIT03, se estableció que ingresos por Q38,369.40 y egresos porQ269.89 correspondientes al año 2007 fueron operados hasta el día 30 de julio de 2008, por los conceptos ycantidades siguientes: a) Aportes Extraordinarios por impuesto de Petróleo Q.14,018.14, b) Boleto de OrnatoQ.50.00, c) Intereses bancarios Q.2,545.26, d) Venta de Medicamentos Q.1,756.00, e) Arrendamiento deFrecuencia Radial Q.20,000.00; y egresos con Notas de Débito por concepto de Impuesto Sobre ProductosFinancieros sobre intereses del Banco Crédito Hipotecario Nacional por Q269.89.

El Decreto No.12-2002, del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, en el Artículo 87.Atribuciones del Tesorero. inciso b), establece: "Registrar en los libros o sistemas computarizados lacontabilidad de los ingresos y egresos municipales, previa autorización de la Contraloría General de Cuentas,de acuerdo con las reglas contables legalmente aceptadas."

No se confirman mensualmente los saldos bancarios con el movimiento de caja.

Lo anterior provoca descontrol para establecer el saldo mensual lo cual puede ocasionar perdida omenoscabo en los fondos municipales.

El Director de la AFIM, en lo sucesivo debe operar oportunamente con los documentos legales la informacióncontable en los paneles del sistema autorizado para el efecto; así también debe realizar las gestionescorrespondientes para recuperar lo debitado en las cuentas bancarias del Crédito Hipotecario Nacional.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No.31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para el Director de la AFIM, por la cantidad deQ 2,000.00.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Acción Correctiva

Se confirma el presente hallazgo, en virtud que los comentarios de la administración no lo desvanecen.Comentarios de auditoría




64








EDWIN ERNESTO FIGUEROA PEÑA

EMIGDIO ANTONIO ORTIZ FLORES

JUAN JOSE MEJIA RODRIGUEZ

ESBIN RENE GUEVARA SALAZAR

WENCY DONELLY QUINTANILLASALAZAR

DANIEL HUMBERTO SOSACASASOLA OSCAR ROLANDO HERRARTE

FELIPE ALFREDO MENDEZ PAIZ

MARIO ANIBAL GARCIA MIRANDA

FRANCISCO XAVIER CABRERABERGANZA

OSCAR RENE GONZALEZCASTILLO ISRAEL GALDAMEZ MORATAYA

MANUEL DE JESUS POLANCOLOPEZ DAVID FERNANDO CORDONMORALES

ALCALDE

TESORERO MUNICIPAL

ALCALDE MUNICIPAL

ALCALDE MUNICIPAL

TESORERO MUNICIPAL YDIRECTOR DE LA AFIM

ALCALDE MUNICIPAL

TESORERO MUNICIPAL

ALCALDE MUNICIPAL

ALCALDE MUNICIPAL

TESORERO MUNICIPAL

ALCALDE MUNICIPAL

SINDICO PRIMERO

SINDICO SEGUNDO

CONCEJAL PRIMERO

15/01/2004

15/01/2004

15/01/2004

15/01/2004

01/01/2007

15/01/2004

15/01/2004

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15/01/2004

15/01/2004

15/01/2004

15/01/2004

15/01/2004

15/01/2004

14/01/2008

14/01/2008

14/01/2008

14/01/2008

31/01/2008

14/01/2008

14/01/2008

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14/01/2008

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1

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1

2

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No. Nombre Cargo Del Al







FUNCIONARIOS RESPONSABLES

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