CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS ORGANISMO …

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

ORGANISMO LEGISLATIVOInforme de Auditoría

a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresosdel 01 de enero al 31 de diciembre de 2006

Guatemala, mayo de 2007

Organismo Legislativo Resumen Gerencial 1105Resultados de Auditoría 1106Objetivos de Auditoría 1107Alcance de Auditoría 1108Dictamen 1110Estados Financieros y Notas a los Estados Financieros 1111Informe sobre Control Interno 1125Informe sobre Cumplimiento 1131Seguimiento a Recomendaciones de Auditorías Anteriores 1138Funcionarios Responsables 1139

Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)1105

Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2006

ORGANISMO LEGISLATIVO

De conformidad con el Decreto No. 63-94 del Congreso de la República, Ley Orgánica del OrganismoLegislativo, a este le corresponde con exclusividad la potestad legislativa de decretar, reformar y derogar lasleyes; está integrado por ciento cincuenta y ocho diputados electos popularmente. La máxima autoridad es elPleno del Congreso, representado por el Presidente y Junta Directiva.

La Dirección Financiera es la responsable de coordinar la formulación del presupuesto, la programación de laejecución con los responsables de cada programa y la evaluación de la gestión presupuestaria.

El Organismo Legislativo para cumplir con las funciones, objetivos y metas asignadas, aprobó unPresupuesto Inicial para el ejercicio fiscal 2006 de Q452,620,00.00, el que tuvo modificacionespresupuestarias de Q14,965,079.35 para un presupuesto vigente de Q467,585,079.35 del cual se devengó enel área de egresos la cantidad de Q340,700,864.45.

RESUMEN GERENCIAL

ANTECEDENTES




RESULTADOS DE AUDITORÍA

HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO

HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO

Falta de control en el consumo de combustibles y lubricantes (Hallazgo de Control Interno No.1)

Gastos pagados en concepto de alimentos para personas sin justificación adecuada (Hallazgo deControl Interno No.2)

Dietas Ordinarias, Extraordinarias y Solemnes pagadas en forma mensual (Hallazgo de Control InternoNo.3)

Gastos efectuados por medio de Fondo Rotativo que sobrepasa el monto límite (Hallazgo deCumplimiento No.1)

Falta de contrato en la adquisición de servicios de publicidad (Hallazgo de Cumplimiento No.2)

No se utiliza la Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario (Forma 1-H) (Hallazgo deCumplimiento No.3)

Reintegro de Viáticos al Exterior por falta de realización del evento (Hallazgo de Cumplimiento No.4)

Gastos de Viáticos al Exterior no son liquidados en el tiempo que establece el Reglamento respectivo(Hallazgo de Cumplimiento No.5)

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Emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros, Ejecución y Liquidación del Presupuesto deIngresos y Egresos para el ejercicio fiscal 2006.

Evaluar la estructura y ambiente de Control Interno, funciones, procesos y actividades desarrolladas en elCongreso de la República.

Evaluar la gestión administrativa y operativa bajo los preceptos de eficiencia, eficacia de los programas de laentidad, contribuyendo con recomendaciones para mejorar la administración.

Verificar y emitir opinión a través del examen del presupuesto de ingresos y egresos de que la entidad hacumplido con las metas fijadas.

Verificar el adecuado cumplimiento de las leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables.

OBJETIVOS DE AUDITORÍA




La auditoría se realizó a los registros y operaciones del período comprendido del 1 de enero al 31 dediciembre de 2006, en la cual se evaluaron aspectos financieros, de cumplimiento y de gestión institucional,con el fin de establecer situaciones críticas de tipo legal, financiero ó técnico-administrativo, que incidieron enla probidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economía y equidad de dicha gestión, con el fin de proponerrecomendaciones que sean pertinentes para su mejoramiento. Se aplicaron los criterios contenidos en laplanificación específica.

Control Interno

Se evaluaron las operaciones financieras y se realizaron pruebas sustantivas y de cumplimiento a losprocesos, sistemas integrados, registros de operaciones y otros documentos y procedimientos que generan lainformación financiera.

Se evaluó la estructura y ambiente de Control Interno en el entorno al Sistema Integrado de AdministraciónFinanciera -SIAF-

Se evaluó el trabajo desarrollado por la Unidad de Auditoría Interna -UDAI-

Ingresos

En base a la ejecución presupuestaria del Congreso de la República, se aplicaron los criterios para laselección de la muestra elaborando los programas de auditoría, para cada rubro de ingresos con losprocedimientos siguientes:

Se verificó que los ingresos privativos generados por la entidad, hayan sido percibidos y registrados deconformidad con la base legal que los establece.

Se verificó las conciliaciones bancarias durante el período 2006, para comprobar los movimientos deefectivo por los ingresos percibidos y sus intereses devengados en el Congreso de la República,

Se verificó su adecuado registro y presentación de conformidad con Principios de Contabilidad yPresupuestarios.

Se estableció que hayan sido ingresados integra y oportunamente en las respectivas cuentas del Congresode la República.

Se verificó que los montos por retenciones de rentas consignadas, estén presentados en el Balance Generalcomo un Pasivo y no que formen parte de los Ingresos en el Estado de Resultados.

Egresos

En base a la ejecución presupuestaria del Congreso de la República se aplicaron diferentes criterios para laselección de la muestra.

Se evaluó el control interno correspondiente a esta área durante la ejecución de la auditoría, e identificandodeficiencias.

Se examinó la documentación de soporte y se aplicaron las pruebas de cumplimiento y sustantivas paracomprobar la procedencia, legalidad y exactitud del pago.

Se verificó el procedimiento de registro y control de los Activos Fijos.

ALCANCE DE AUDITORÍA




Se examinó el control, existencia y registro de nóminas del personal permanente, así como los contratos delpersonal temporal.

Se examinaron los diversos convenios por transferencias de fondos que la entidad realiza con otrasinstituciones.

Se verificó el cumplimiento de los contratos por servicios de publicidad a nivel nacional e internacional.

Se verificó la compra de bienes tangibles e intangibles.

Modificaciones Presupuestarias

En la evaluación a las modificaciones presupuestarias, se aplicaron los siguientes procedimientos:

Se analizaron los documentos legales que respaldan las modificaciones, recortes, ampliaciones ytransferencias internas con la finalidad de establecer el monto definitivo aprobado para los programaspresupuestarios.

Se revisaron los registros contables para establecer si las disminuciones, incrementos y transferenciasinternas efectuadas, fueron operadas en los registros contables correspondientes y su presentación en losestados financieros, ejecución y liquidación del presupuesto de ingresos y egresos.

Señor Rubén Darío Morales VelizPresidente Junta Directiva Congreso de la RepúblicaSu Despacho

Hemos auditado el Balance General adjunto del Congreso de la República, al 31 de diciembre de 2006, y loscorrespondientes Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, porel año terminado en esa fecha. Estos estados financieros son responsabilidad de la Administración de laEntidad. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre estos estados financieros, basados ennuestra auditoría. Efectuamos nuestra revisión de acuerdo con Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y de AuditoríaGubernamental. Estas normas requieren que el examen sea planificado y realizado para obtener certezarazonable que los estados financieros no contienen errores importantes. Una auditoría incluye el examensobre una base selectiva, de la evidencia que soporta las cantidades y revelaciones presentadas en losestados financieros. Incluye también la evaluación de los Principios de Contabilidad utilizados y de lasestimaciones importantes hechas por la administración, así como una evaluación de la presentación generalde los estados financieros. Consideramos que nuestra auditoría provee una base razonable para nuestraopinión.

En nuestra opinión, los estados financieros arriba mencionados, presentan razonablemente en todos susaspectos importantes, la situación financiera del Congreso de la República, al 31 de diciembre de 2006, losresultados de sus operaciones, por el año terminado en esa fecha, de conformidad con PrincipiosPresupuestarios y de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Guatemala, 30 de mayo de 2007

DICTAMEN

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Señor Rubén Darío Morales Veliz Presidente Junta Directiva Congreso de la RepúblicaSu Despacho

En la planeación y ejecución de nuestra auditoría al Balance General adjunto del Congreso de la República, al31 de diciembre de 2006, y los correspondientes Estado de Resultados y Estado de Liquidación delPresupuesto de Ingresos y Egresos, por el año terminado en esa fecha, evaluamos la estructura de controlinterno, para determinar nuestros procedimientos de auditoría, con el propósito de emitir una opinión sobre larazonabilidad de los estados financieros y no para proporcionar seguridad del funcionamiento de la estructurade control interno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos en relación a su funcionamiento, que consideramosdeben ser incluidos en este informe para estar de acuerdo con las Normas de Auditoría GeneralmenteAceptadas y de Auditoría Gubernamental.

Los asuntos que nos llaman la atención y que están relacionados con deficiencias en el diseño y operacionesde la estructura de control interno, que podrían afectar negativamente la capacidad de la entidad pararegistrar, procesar, resumir y reportar información financiera uniforme con las aseveraciones de la Gerenciaen los estados financieros, son los siguientes:


INFORME SOBRE CONTROL INTERNO



Dietas Ordinarias, Extraordinarias y Solemnes pagadas en forma mensual (Hallazgo de Control InternoNo.3)

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Se estableció que erogó a través de Caja Chica y Fondo Rotativo, con cargo al renglón 262 Combustibles yLubricantes, la cantidad de Q1,380,166.29, sin llevar un control adecuado en el consumo; adicionalmente sedeterminó que en algunas facturas no indican el número de placas de vehículos, ni para que actividad fueutilizado.

El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloria General de Cuentas, Normas Generales de Control InternoGubernamental, Norma 1.6 establece: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública,establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemasadministrativos y financieros. En el Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental, se establecen losdistintos tipos de control interno que se refiere a: Control Interno Administrativo y Control Interno Financiero, ydentro de estos, el control previo, concurrente y posterior".

Deficiencias de controles internos para el consumo de combustibles y lubricantes.

Riesgo de mal uso de consumo de combustible y lubricantes.

Los Directores Financiero, Administrativo y Auditor Interno, deben implementar los controles internos quesean pertinentes.

"El Congreso de la República dentro del área administrativa no cuenta con una flotilla de vehículos paracubrir las necesidades existentes. Existen 13 vehículos para toda la actividad logística, situación que esimposible cubrir para la prestación de servicio logístico optimo a cada uno de los nueve (9)miembros deJunta Directiva, siete (7) unidades administrativas, cuarenta y cinco (45) Comisión de trabajo y trece (13)Bloques Legislativos. Las diferentes actividades oficiales de cada Presidente de Comisión, Jefe de BloqueLegislativo y áreas técnicas y operativas del Organismo Legislativo usan sus vehículos particulares, noasumiendo el Congreso de la República ningún pago por depreciación de sus vehículos, solamente se lesautoriza el uso de combustible.Para el efecto se autorizó un monto dentro del Fondo Rotativo para cubrir las necesidades de cada una delas Comisiones de trabajo y Bloques Legislativos y efectuar el pago por este medio, reintegrándole el montocuando presentan el detalle de sus gastos con facturas originales de respaldo, previo a la visa del documentopor parte de la Dirección de Auditoría Interna.El Organismo Legislativo por no contar con una flotilla de vehículos y por sus características propias, dondese concentran diferentes corrientes políticas, es imposible solicitarles, el motivo de la salida y el control delkilometraje, por lo que el manual operativo en mención bajo las características que recomienda la ContraloríaGeneral de Cuentas, no aplica para este Organismo del Estado.El presupuesto autorizado para Funcionamiento del Congreso de la República ascendió a la cantidad de:Doscientos setenta millones de quetzales (Q270,000,000.00) y el monto del renglón 262 Combustibles yLubricantes ascendió a un millón trescientos noventa mil quetzales exactos (Q1.390,000.00) que representaun cero punto cinco por ciento (0.5%)".

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Comentarios de la administración

Comentarios de auditoría

HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO




Los argumentos presentados por la administración no desvanecen el presente hallazgo, por lo que quedaconfirmado.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley de laContraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 20, para la Directora Administrativa, Director Financieroy Director de Auditoria Interna, por la cantidad de Q4,000.00 para cada uno.

Acción Correctiva





La Dirección Financiera del Organismo Legislativo pagó con cargo al renglón 211 alimento para personasdurante el mes de enero 2006, a la empresa Mexican Tacos II, según facturas Nos. 4115; 4133; 4139; 4145 y4158 un total de Q27,500.00 y a "La Granja", según facturas Nos. 0101; 0107 y 0110, un total deQ18,950.00; y en septiembre de 2006 a la Cafetería Shecanita, la factura No. 379 un total de Q7,485.00,Restaurante y Cafetería Sushi Jou, la factura No. 762 un total de Q7,458.00 y Eventos Especiales "Francis",la factura No. 244, un total de Q7,452.00, las cuales carecen de un adecuado detalle de consumo, quepermita establecer la razonabilidad del gasto.

El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas de Control Interno Gubernamental,Norma 2.6, establece: "Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza,debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldopromueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos,de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que seproduzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis." ElAcuerdo Gubernativo No, 424-06 Reglamento de la Ley del Impuesto Al Valor Agregado, artículo 32, inciso10, establece: Detalle de la venta, del servicio prestado o de los arrendamientos y de sus respectivos valores.

Las Direcciones Financiera y de Auditoría Interna no revisaron la documentación respectiva, incumpliendocon los requisitos de control administrativo.

Erogación de los fondos, sin la respectiva justificación legal y contable para su registro.

La Dirección Financiera y la Auditoría Interna deben verificar que todo gasto se justifique adecuadamente alreverso de la factura adicionando la firma de la persona responsable.

"No existe ninguna disposición legal o reglamentaria que obligue a realizar el razonamiento que indica el entefiscalizador, puesto que el acuerdo de Junta Directiva de creación del fondo rotativo indica que "...LaDirección de Auditoria Interna, analizará y revisará los comprobantes, determinando su legalidad y correctaaplicación según la naturaleza del gasto y velará por el cumplimiento de los requisitos normados paracompras por medio del Sistema de Fondo Rotativo o Caja Chica e informará de sus resultados a la AutoridadSuperior".Lo indicado en el numeral 2.6 de las Normas de Control Interno Gubernamental, Acuerdo 09-2003 indica quecada operación debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde, en atención a ellotodos los consumos de alimentos indicados están debidamente respaldados por facturas extendidas por losproveedores, documentos que ha verificado la Auditoria Interna que cumplen con los requisitos legales yreglamentarios. También tales documentos han cumplido los procedimientos administrativos y, han sidodebidamente anotados en los registros correspondientes.Las facturas en mención contienen información adecuada e identifican su naturaleza, todas se extiendenindicando "consumo de alimentos y bebidas". Estimamos que es obvia la naturaleza y finalidad ya que sonutilizados en reuniones de miembros de la Junta Directiva, Jefes de Bloques Legislativos y Presidentes deComisiones.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación





La recomendación de la emisión de un Reglamento para la compra y consumo de alimentos, se estimainnecesaria y el girar instrucciones por medio escrito a la Dirección Financiera y la Auditoria Interna para queverifiquen que todo gasto se justifique adecuadamente al reverso de la factura, indicando en forma clara yprecisa, el número de personas participantes, motivo y fecha del evento o actividad, estimamos que es unarecomendación que ni tiene ninguna base legal ni técnica, ni cumple ninguna función sustantiva".

Los argumentos presentados no desvanecen el presente hallazgo, por lo que se confirma.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39, numeral 18, para el Director Financiero y Directorde Auditoría Interna, por la cantidad de Q4,000.00 para cada uno.


Acción Correctiva




Dietas Ordinarias, Extraordinarias y Solemnes pagadas en forma mensual (Hallazgo de ControlInterno No.3)

Se estableció que se efectuaron erogaciones en concepto de dietas para cargo representativo, sin que existaninguna reglamentación; constituyendo una deficiencia de control interno.

El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloria General de Cuentas, Normas Generales de Control InternoGubernamental, Norma 1.4, establece: "es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública,emitir los reglamentos o normas específicas que regirán el funcionamiento de los sistemas operativos, deadministración y finanzas. El funcionamiento de todos los sistemas, debe enmarcarse en las leyes generalesy específicas, las políticas nacionales, sectoriales e institucionales, así como las normas básicas emitidas porlos órganos rectores en lo que les sea aplicable".

Falta de reglamentación para pago de dietas.

Riesgo en el menoscabo de los recursos financieros por falta de regulación.

La Junta Directiva del Organismo Legislativo debe emitir un Acuerdo que fije el valor y el procedimiento depago de dietas para cada una de las sesiones plenarias; tanto ordinarias, extraordinarias o solemnes.

"Se considera que el Organismo Legislativo cumple estrictamente con lo establecido en la Ley Orgánica delPresupuesto, que en su Artículo 78, Expresa literalmente lo siguiente: "DIETAS. Las retribuciones que elEstado y sus entidades descentralizadas y autónomas paguen a sus servidores públicos en concepto dedietas por formar parte de juntas directivas, consejos directivos, cuerpos consultivos, comisiones, comitésasesores y otros de similar naturaleza, no se consideran como salarios y, por lo tanto, no se entenderá quedichos servidores desempeñan por ello más de un cargo público.La fijación de dietas debe autorizarse por Acuerdo Gubernativo, previo dictamen favorable del Ministerio deFinanzas Públicas. Se exceptúan de esta disposición las entidades que la ley les otorga plena autonomía,que se rigen por sus propias normas, debiendo informar al Ministerio de Finanzas Públicas sobre dichafijación".Con base en la norma citada, en el Organismo Legislativo las dietas se reconocen a los diputados por formarparte del Pleno del Congreso de la República y por formar parte de Comisiones de Trabajo, por un monto fijode Q 9,600; sin importar el número de sesiones en que participen y para el caso de las sesionesextraordinarias y solemnes la Junta Directiva fija el valor de las mismas".

Los comentarios de la Administración no desvanecen el presente hallazgo, por lo que se confirma.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley de laContraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Director Financiero y Director de AuditoriaInterna, por la cantidad de Q5,000.00 para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación



Acción Correctiva




Señor Rubén Darío Morales Veliz Presidente Junta DirectivaCongreso de la RepúblicaSu Despacho

Como parte de la aplicación de nuestros procedimientos de auditoría, para obtener seguridad razonableacerca de si el Balance General adjunto del Congreso de la República, al 31 de diciembre de 2006, y loscorrespondientes Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, porel año terminado en esa fecha, están libres de errores importantes, hemos hecho pruebas de cumplimientode leyes y regulaciones aplicables.

El cumplimiento con los términos de las leyes y regulaciones aplicables, es responsabilidad del Congreso dela República. Evaluamos el cumplimiento por parte de dicha Entidad. Sin embargo, nuestro objetivo no fue elde expresar una opinión sobre el cumplimiento general con tales regulaciones. En consecuencia, noexpresamos tal opinión.

Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos, o violaciones a los términosde leyes y regulaciones aplicables, que nos llevan a concluir que la acumulación de las distorsionesresultantes de tales fallas o violaciones, es importante en relación con los estados financieros. Los resultadosde nuestras pruebas de cumplimiento revelaron las siguientes instancias de incumplimiento:

Hemos considerado estas situaciones importantes de incumplimiento, al formarnos una opinión respecto a silos estados financieros del Congreso de la República, por el año terminado el 31 de diciembre de 2006, sepresentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, de acuerdo con los términos de las leyes yregulaciones aplicables.


INFORME SOBRE CUMPLIMIENTO






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La Dirección Financiera del Organismo Legislativo pagó por consumo de alimentos con cargo al FondoRotativo la cantidad de Q18,293.50, por medio de las facturas No. 11193 y 11195 de fecha 27-01-06, a laentidad Grand Tikal Futura Hotel.

El Acuerdo No. 01-2006 de fecha 14 de enero de 2006 de Junta Directiva, del Congreso de la Repúblicaestablece: TERCERO: "Se fija el monto límite para realizar compras emergentes con Fondo Rotativo por lacantidad de siete mil quinientos quetzales exactos (Q7,500.00)".

El Director Financiero pagó por medio del Fondo Rotativo cantidades mayores del monto límite autorizado,no cumpliendo con el acuerdo interno que lo regula.

La Dirección Financiera del Organismo Legislativo erogó cantidades superiores a lo establecido en el numeralTERCERO del Acuerdo de Junta Directiva No. 01-2006 de fecha 14 de enero de 2006.

El Director Financiero debe cumplir con los Acuerdos internos de Junta Directiva que tengan relación con elFondo Rotativo.

"Por medio de este fondo se pagaron las facturas 11193 por Q10,000.00 y 11195 por Q8,293.50 ambas de laempresa GRAN TIKAL FUTURA HOTEL.El acuerdo No. 01-2006 (Normativo de Fondo Rotativo) de JuntaDirectiva del Congreso de la República establece en su punto tercero que"...se fija un monto límite pararealizar compras emergentes con Fondo Rotativo por la cantidad de Q7, 500.00"; en el punto primero delmismo acuerdo se indica "Autorizar un fondo rotativo para cubrir los gastos emergentes, administrativos y defuncionamiento del Organismo Legislativo, dentro del período legislativo...". De acuerdo al criterio de laContraloría General de Cuentas con este pago se vulneró el punto tercero antes trascrito, en virtud que lasfacturas en forma individual sobrepasaron el monto límite establecido.Se tiene el criterio que no existe talviolación, ya que el punto primero establece que se autoriza un fondo para cubrir los siguientes tipos degastos: a) EMERGENTES; b) ADMINISTRATIVOS y c) DE FUNCIONAMIENTO; y el punto tercero -tambiéntranscrito- le impone límite máximo únicamente a los gastos "EMERGENTES", no así a losADMINISTRATIVOS Y DE FUNCIONAMIENTO; además, en el presente caso el gasto corresponde a gastosde funcionamiento, los cuales se realizan para cubrir las actividades diarias que realiza este Organismo, porlo que se determina que se han cumplido a cabalidad las normas aplicables".

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Acción Correctiva

HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO

Los argumentos presentados no desvanecen el presente hallazgo, por lo que el mismo se confirma.Comentarios de auditoría

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 7, para el Director Financiero, por lacantidad de Q3,000.00.





El Congreso de la República en la adquisición de los servicios de publicidad, "Vallas Publicitarias", con laempresa Opciones Publicitarias S.A., no elaboró el contrato correspondiente, por la cantidad deQ357,434.30.

El Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 47, estipula:"Suscripción del Contrato. Los contratos que se celebren en aplicación de la presente ley, serán suscritosdentro del plazo de diez (10) días contados a partir de la adjudicación definitiva...Para las negociaciones delos organismos Legislativo... el contrato deberá ser suscrito por el presidente de cada organismo". Así mismoel artículo 50 establece: "Omisión del Contrato Escrito. Cuando se trate de mercancías, obras, bienes oservicios que sean adquiridos en el mercado local o entrega inmediata, podrá omitirse la celebración delcontrato escrito, siempre que el monto de la negociación no exceda de cien mil quetzales (Q100,000.00),debiéndose hacer constar en acta todos los pormenores de la negociación, agregando las constancias delcaso al expediente respectivo".

La Dirección Administrativa no elaboró el contrato correspondiente luego de emitida la resolución 59-2006 defecha 15 de junio de 2006, de la Presidencia del Congreso de la República que aprobó la adquisición directade los servicios de publicidad.

La Dirección Administrativa no elaboró el contrato correspondiente luego de emitida la resolución 59-2006 defecha 15 de junio de 2006, de la Presidencia del Congreso de la República que aprobó la adquisición directade los servicios de publicidad.

El Director Administrativo debe cumplir con la suscripción de los contratos por la adquisición de bienes yservicios que superen los Q100,000.00.

"La Resolución de la Presidencia Número 59-2006 del 15 de junio de 2,006, es clara al indicar que aprueba loactuado por la Junta de Cotización. (La Junta de Cotización no adjudicó, porque en primera instancia nocompareció ningún oferente, luego de la prórroga, se presentó un oferente que no llenó los requisitoslegales), por lo que la Presidencia con fundamento en lo que determinan los Artículos 32 y 43 de la Ley deContrataciones del Estado ordenó lo procedente; como resultado se instruyó a la Dirección Administrativapara que realizaran el proceso de compra directa, luego de los dos intentos fallidos.En general, cuando se realiza una compra directa, no hay ninguna obligatoriedad de emitir un contrato, si noexcede de cien mil quetzales, con base en ello, en el Organismo Legislativo se han efectuado comprasdirectas sin que mediara un contrato porque no procedía elaborarlo, aún cuando no es el caso de losservicios relacionados. El único problema es que no se ha encontrado la documentación, pero se estábuscando".

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


No se cumplió lo establecido en la ley de Contrataciones del Estado por lo que se confirma el hallazgo.Comentarios de auditoría




Acción CorrectivaMulta, de conformidad con el Decreto No. 57-92, del Congreso de la República, Ley de Contrataciones delEstado, artículo 83 y 56 de su Reglamento, para la Directora Administrativa, Director Financiero y Director deAuditoría Interna, por la cantidad de Q3,191.38 para cada uno.





El Encargado de Bodega del Organismo Legislativo no registró los ingresos de las compras en losformularios autorizados por la Contraloría General de Cuentas (Forma 1-H), como parte del registro de lasoperaciones patrimoniales.

El Decreto No. 1228 del Presidente de la República, en el artículo 1º. indica: Todos los talonarios de lasoficinas que manejan fondos públicos o municipales deben ser remitidos para su autorización y registro,antes de ponerlos en uso a la Dirección General de Cuentas.

El Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,articulo 4, literal k), establece: Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, librosprincipales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otros medios legalmenteautorizados de las entidades sujetas a fiscalización.

Falta de control interno de la Dirección Administrativa que garantice el ingreso a Almacén de los bienes ysuministros.

No existe control legal de los bienes de almacén e inventarios.

La Dirección Administrativa, debe girar instrucciones al Encargado de Bodega, en cuanto a la obligación deregistrar las compras de los bienes adquiridos, independientemente de su naturaleza, en la Forma 1-HConstancia de ingreso a Almacén y a Inventario; como requisito indispensable para el pago de las facturascorrespondientes.

"En relación a este hallazgo, se ha requerido a la Contraloría General de Cuentas, la forma objetada y se hangirado instrucciones al personal subordinado, para que se documente el ingreso a almacén y de serprocedente, el registro de inventario correspondiente".

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Acción Correctiva

Se confirma el hallazgo presentado, por que el mismo fue aceptado por la administración.Comentarios de auditoría

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para la Directora Administrativa, Director deAuditoría Interna y Encargado de Bodega por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.





Se estableció que los señores Diputados que viajaron a la Ciudad de París, Francia, a un seminario de laRed Parlamentaria por la Acción Mundial, reintegraron la cantidad de Q130,824.57; en concepto de viáticos,debido a que dicho evento no fue realizado.

El Acuerdo de Presidencia No. 2-2006 de fecha 23 de enero de 2006, Reglamento para la Designación deComisiones Singulares, estipula los requisitos que regula para la designación de dichas comisiones, con elobjetivo de modernizar y transparentar la administración del Organismo Legislativo.

Incumplimiento al Acuerdo de Presidencia del Organismo Legislativo.

Asistencia a eventos no confirmados.

El Presidente del Congreso de la República debe girar instrucciones para que se establezcan controlescruzados para la autorizaciòn de gastos.

"El Presidente del Congreso es el que tiene la facultad para aprobar la realización de los viajes al exterior encomisiones oficiales de diputados y funcionarios del Organismo Legislativo. Aún cuando siempre lassolicitudes se reciben de los interesados y el mismo reglamento se refiere a que deben ser invitaciones enoriginal, no se aceptan fax, ni fotocopias, de manera que el extremo está cubierto. En todo caso, laresponsabilidad de la existencia de los eventos recae en los solicitantes".

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Acción Correctiva

Los argumentos presentados no desvanecen el presente hallazgo, por lo que se confirma.Comentarios de auditoría

Se presentó Denuncia ante el Ministerio Público el 17 de noviembre de 2006.





Se determinó que las personas que son nombradas a viajar al exterior para las diferentes comisiones, enalgunos casos no cumplen con liquidar en el tiempo que establece el Reglamento de Viáticos.

El Acuerdo No. 7-98 de Junta Directiva del Organismo Legislativo, Reglamento de Gastos para ComisionesOficiales en su artículo 27 establece: "Plazo. Al finalizar la comisión oficial, la persona que la desempeñó,dentro de un término que no exceda de cinco (5) días hábiles siguientes al de su ingreso al país, deberápresentar la liquidación de gastos correspondientes".

Incumplimiento al Reglamento de Viáticos de la Institución.

Los reportes presupuestarios y Estados Financieros no presentan razonabilidad, por el registro tardío de laliquidación de viáticos.

El Presidente del Organismo Legislativo gire instrucciones a los Directores Financiero y Auditoria Interna;para que establezcan mecanismos que mejoren los controles internos y que se cumpla con lo estipulado enel Reglamento de Viáticos.

"Efectivamente el Reglamento de Viáticos establece que la liquidación de los mismos debe efectuarse encinco días hábiles, después de concluida la comisión; pero seguidamente también deja muy claro elprocedimiento en caso de incumplimiento, que consiste en que al no cumplirse esos plazos, la DirecciónFinanciera le informa al Presidente del Congreso, indicando que no se aprobará ningún otro viaje sin que seliquide lo pendiente. Se estima que el Organismo Legislativo esta cumpliendo con lo indicado en el Reglamento y no obstante loexpuesto, se sugerirán medidas para mejorar el procedimiento de liquidación de viáticos".

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Acción Correctiva

Los comentarios de la administración no desvanecen el presente hallazgo, por lo que el mismo se confirma.Comentarios de auditoría

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Director Financiero y Director deAuditoría Interna, por la cantidad de Q5,000.00 para cada uno.




Según informe número INF-DCGP-167-2006, de fecha 29 de agosto de 2006, de la Dirección de Calidad deGasto Público, las tres recomendaciones contenidas en el informe fueron atendidas como corresponde.

SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES




JORGE MENDEZ HERBRUGER

OLIVERIO GARCIA RODAS

BAUDILIO ELINOHET HICHOS LOPEZ

RUBEN DARIO MORALES VELIZ

MAURICIO NOHE LEON CORADO

PEDRO PABLO PALMA LAU

OTTO ELY ZEA SIERRA

JOB RAMIRO GARCIA Y GARCIA

FRANCISCO JAVIER DEL VALLE

DANIEL MATIAS YAX TIU

JOSE BENVENUTO CONDE FERNANDEZ

FLOR DE MARIA JUAREZ DE GONZALEZ

HILDA ROLDAN GARCIA

GERARDO ANTONIO LOPEZ LOPEZ

PRESIDENTE DEL ORGANISMOLEGISLATIVO

PRIMER VICEPRESIDENTE

SEGUNDO VICEPRESIDENTE

TERCER VICEPRESIDENTE

PRIMER SECRETARIO

SEGUNDO SECRETARIO

TERCER SECRETARIO

CUARTO SECRETARIO

QUINTO SECRETARIO

DIRECTOR AUDITORIA INTERNA

DIRECTOR FINANCIERO

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

CONTADORA GENERAL

ENCARGADO DE LA SECCION DEPRESUPUESTO

01/01/2006

01/01/2006

01/01/2006

01/01/2006

01/01/2006

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01/01/2006

01/01/2006

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01/01/2006

01/01/2006

01/01/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/0006

31/12/2006

31/12/2006

01/12/2006

FUNCIONARIOS RESPONSABLES

Nombre Cargo Del Al

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

No.

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS ORGANISMO …

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