CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS CUERPO …

BORRADORNO OFICIAL

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

CUERPO VOLUNTARIO DE BOMBEROS DE GUATEMALAInforme de Auditoría

a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresosdel 01 de enero al 31 de diciembre de 2007

Guatemala, mayo de 2008

Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala Página

Resumen Gerencial 1629 - Antecedentes 1629 - Objetivos de Auditoría 1631 - Alcance de Auditoría 1632Dictamen 1634Estados Financieros y Notas a los Estados Financieros 1635Informe Relacionado con Control Interno 1643Informe Relacionado con Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables 1646Seguimiento a Recomendaciones de Auditorías Anteriores 1652Funcionarios Responsables 1655

ÍNDICE

Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2007

CUERPO VOLUNTARIO DE BOMBEROS DE GUATEMALA

1629

La personalidad jurídica del Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala, fue reconocida pormedio del Acuerdo Gubernativo del 25 de abril de 1952, emitido por el Ministerio de Gobernación. Para elcumplimiento de sus atribuciones, basa su estructura organizacional en su Ley Orgánica, Decreto No. 81-87del Congreso de la República.

De conformidad con su Ley Orgánica, en el artículo 1 Naturaleza, establece que: es una entidad autónoma deservicio público, esencialmente técnica, profesional, apolítica, con régimen de disciplina, personalidad jurídicay patrimonio propio, con duración indefinida, domiciliada en el Departamento de Guatemala y con Compañíasy Secciones Técnicas en todos los Departamentos que constituyen la República de Guatemala.

Los objetivos del Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala son los siguientes: Prevenir ycombatir incendios, auxiliar a las personas y sus bienes en casos de incendios, accidentes, desastres,primeros auxilios, atención en enfermedades súbitas, rescates, maternidades, calamidades públicas y otrossimilares; promover periódicamente campañas de educación y prevención, tendientes a evitar siniestros;además revisar y emitir certificados de seguridad en materia de su competencia a nivel nacional; prestar lacolaboración que se le solicite por parte del estado y personas necesitadas en asuntos que sean materia desu competencia y no contravengan su naturaleza.

Su misión institucional es prestar su servicio a la población guatemalteca en forma ininterrumpida las 24horas de los 365 días del año, socorriendo a quien lo necesita con el objetivo de salvaguardar vidas yproteger bienes, a través de la prevención y atención de emergencia, sean naturales o provocadas, buscandominimizar el impacto social y económico generado por las calamidades.

Su visión es ser líder en las actividades de prevención, atención de emergencias y desastres en la Repúblicade Guatemala, fundamentado en el profesionalismo ético de sus hombres formados como un equipoprofesional capaz de asistir cualquier contingencia, e integrado con la comunidad en la construcción de unaconvivencia segura y que contribuya al mejoramiento de la calidad de vida.

Se encuentra organizada de la siguiente forma: Junta Nacional de Oficiales, Directorio Nacional, Tribunal deHonor, Tribunal Electoral, Comandante Primer Jefe, Comandante Segundo jefe, Comandante Tercer Jefe,Consejo Nacional de Regiones, Consejo de Seguridad y Prevención, Consejo Técnico Nacional, EscuelaNacional de Bomberos, Compañías Locales y Departamentales, Comité Pro Compañía, los cuales conformanel nivel directivo. En el nivel de mandos medios se encuentran: Jefatura de Servicios, Recursos Humanos,Talleres y Mantenimiento, Seguridad y Prevención, Relaciones Públicas, Secretaría Ejecutiva y DepartamentoFinanciero. En el nivel operativo: Contabilidad, Presupuesto, Tesorería y Abastecimientos y suministros,Radio transmisión y cabina telefónica, Pilotos, Guardia permanente y voluntaria, Herrería, Mecánica general,Enderezado y pintura, Asesores, secretarias, Relacionistas de escuadras, fotógrafo y asistentes.

El Decreto No. 81-87 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Benemérito CuerpoVoluntario de Bomberos de Guatemala, en el Artículo 8, establece: "La autoridad máxima del BeneméritoCuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala lo constituye a Junta Nacional de Oficiales, la que estaráintegrada por los miembros del Directorio Nacional, los Directores y Jefes de Compañías legalmentereconocidos y en funciones en el país. Será presida por el Presidente del Directorio Nacional, ComandantePrimer Jefe y demás miembros del Directorio Nacional."

Los miembros de la Junta Nacional de Oficiales ejercerán sus funciones bajo su responsabilidad personal ysin perjuicio de lo que dispongan otras leyes, son solidariamente responsables por los daños y perjuicios quese causen por los actos u omisiones ilegales en que incurran. De esta responsabilidad quedan exentos losque han hecho constar su voto disidente en el acta en que se tomó el acuerdo en cuestión.

RESUMEN GERENCIAL

ANTECEDENTES




1630

Por delegación de la Junta Nacional de Oficiales la Dirección del Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberosde Guatemala, estará bajo la responsabilidad del Directorio Nacional. El Directorio Nacional estará integradopor un Presidente Comandante Primer Jefe, un Vicepresidente Comandante Segundo Jefe y cinco vocalestitulares, dentro de los cuales se elegirá al secretario, un vocal suplente I y un vocal suplente II.

Los miembros del Directorio Nacional ejercen sus funciones bajo su responsabilidad personal, sin perjuicio delo que dispongan otras leyes, son solidariamente responsables por los daños y perjuicios que se causen porlos actos u omisiones ilegales en que incurran. De esta responsabilidad quedan exentos los que han hechoconstar su voto disidente en el acta en que se tomó el acuerdo en cuestión.

De conformidad con el Acuerdo Gubernativo No. 597-2006 del 15 de diciembre de 2006, le fue aprobado alBenemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala, para el Ejercicio Fiscal 2007 el Presupuesto deIngresos y Egresos por la cantidad de Q39,575,810.00, el cual se modificó por medio de la ampliaciónpresupuestaria de Q15,000,000 aprobada por el Acuerdo Gubernativo No. 366-2007 del 30 de julio de 2007,para un total de Q54,575,810.00, no obstante al 31 de diciembre de 2007 se recaudó la suma deQ57,334,708.52.

En cuanto al Presupuesto de Egresos, se le aprobó a la entidad el presupuesto inicial de Q39,575,810.00, elcual presenta modificaciones positivas netas por valor de Q15,000,000.00, lo que da como resultado unpresupuesto vigente de Q54,575,810.00, del cual se ejecutó al 31 de diciembre de 2007, en los diferentesprogramas un total de Q51,945,112.32, que representan el 95.18%.

Es importante mencionar que el Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos utiliza en el presente EjercicioFiscal, el Sistema Contabilidad Integrada, SICOIN WEB para el registro de las operaciones presupuestarias yde tesorería, por lo que los reportes que genera este sistema, constituyen el principal insumo para laauditoría, que será utilizado como fuente de evidencia, para la aplicación de las pruebas sustantivas y decumplimiento.




1631

General

Emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros, la ejecución presupuestaria de ingresos yegresos, asimismo evaluar los procesos sustantivos del Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos deGuatemala, como un alcance adicional para medir el grado de cumplimiento de sus políticas, objetivos ymetas.

Específicos

Evaluar la razonabilidad de los Estados Financieros del 01 de enero al 31 de diciembre de 2007.

Verificar los saldos de las Cajas Fiscales y Bancos al 31 de diciembre de 2007.

Determinar el grado en que se alcanzaron los resultados o beneficios previstos en (POA, Programa deTrabajo, Proyecto de Presupuesto, Plan de Trabajo, Ley Orgánica, o el documento que contenga las metas yobjetivos a alcanzar por parte del Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala), relacionadoscon la actividad o actividades de la misma.

Establecer si la entidad adquiere, protege y utiliza sus recursos de manera eficiente, económica y eficaz.

Establecer si la entidad ha cumplido con las leyes y reglamentos aplicables, de acuerdo a su naturaleza yotras conexas.

Evaluar el proceso de recaudación de los ingresos del Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos deGuatemala, incluyendo: la legalidad, eficiencia, oportunidad y corrección de la información presupuestaria yfinanciera que generan los sistemas de registro.

Evaluar las políticas, procedimientos, necesidad, legalidad y oportunidad del proceso de las modificacionespresupuestarias.

Evaluar el proceso de ejecución presupuestaria de egresos (contratación, recepción, pago, registro,distribución, información, etc.) incluyendo: la legalidad, eficiencia, de las operaciones y la oportunidad ycorrección de la información presupuestaria y financiera que generan los sistemas de registro.

Evaluar si los montos presupuestados y ejecutados en los diferentes programas guardan relación con losobjetivos y metas físicas alcanzadas, de acuerdo a las políticas sectoriales e institucionales.

OBJETIVOS DE AUDITORÍA




1632

La auditoría se realizó a los registros y operaciones del Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala, delperíodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2007, en la cual se evaluaron aspectosfinancieros, de cumplimiento y de gestión institucional, con el fin de establecer situaciones críticas de tipolegal, financiero ó técnico-administrativo, que incidieron en la probidad, eficacia, eficiencia, transparencia,economía y equidad de dicha gestión, con el fin de proponer recomendaciones que sean pertinentes para sumejoramiento.

Área de Estados Financieros

La revisión de los estados financieros del Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala, comprendió entreotros, los siguientes:

Confirmar selectivamente las obligaciones registradas en la entidad.

Revisar los pasivos registrados después del término del año 2007.

Análisis de la composición de las cuentas por pagar.

Revisar los pagos posteriores al año 2007.

Revisar las revelaciones efectuados en las notas.

Revisar disponibilidad de cuentas bancarias.

Revisión y análisis de activos.

Cuenta 1112 Bancos, que representa el 97% del total del activo

El Auditor Gubernamental, solicitó a las autoridades de la entidad los Estados de Cuenta de los bancos delsistema en los que se encuentra depositado el capital disponible.

En relación a la utilización de Guatecompras se verificó lo siguiente:

Que toda compra mayor de Q30,000.00 debe publicarse y registrarse bajo el Sistema de Guatecompras.

Comprobar selectivamente los procesos de eventos de compras publicadas en el sistema de Guatecompras.

Que el sistema de Guatecompras, este apegado a los principios y normas vigentes aplicables al mismo; asícomo, que hayan incluido los documentos necesarios.

Que los eventos publicados en el sistema hayan sido finalizados.

Que el proveedor o contratista adjudicado se encuentre habilitado dentro del sistema.

Verificar selectivamente la existencia de inconformidades en Guatecompras y la veracidad o falsedad de loexpresado en las inconformidades publicadas en el sistema.

Área de ingresos

La revisión de los ingresos incluyó la evaluación de los siguientes aspectos:

ALCANCE DE AUDITORÍA




1633

Oportuna y eficiente recaudación conforme la base legal que los autoriza

Correcto y oportuno registro contable y presupuestario conforme a principios presupuestarios, contables ynormas de control interno

Correcta clasificación y presentación en los estados presupuestarios

Correcta documentación de las transacciones conforme a su naturaleza

Correcta programación para su uso conforme las normas legales que los regulan

Área de egresos

La revisión de los egresos comprendió la evaluación de los siguientes aspectos

Correcta programación conforme políticas sectoriales e institucionales contempladas en el Plan OperativoAnual

Políticas relacionadas con proceso de modificaciones presupuestarias

Políticas relacionadas con los mecanismos para ejecución de los gastos (administración, contrato,transferencias, etc.)

Políticas de contrataciones en general

Cumplimiento de los procedimientos legales y administrativos

Congruente documentación de las operaciones

Adecuada aplicación de los gastos a las partidas presupuestarias y su impacto en la contabilidad

Contribución de los diferentes grupos de gasto a los objetivos de los programas e institucional

Para cada rubro o renglón de gasto se definió en forma específica los alcances en los programas deauditoría, con base en los alcances por área (ingresos y egresos).

En lo que respecta a los ingresos, los rubros objeto de evaluación fueron el 16130 y 16210, de Empresasprivadas y de Administración central respectivamente, se evaluó el 100% de los CUR en total suman 98.

BORRADORNO OFICIAL

SeñoresJunta Nacional de OficialesBenemérito Cuerpo Voluntario deBomberos de GuatemalaCiudad

Hemos auditado el Balance General, Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto deIngresos y Egresos adjuntos del Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala al 31 dediciembre de 2007. Estos estados financieros son responsabilidad de la Administración de la Entidad. Nuestraresponsabilidad es expresar una opinión sobre estos estados financieros, basados en nuestra auditoría.

Efectuamos nuestra revisión de acuerdo con Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y de AuditoríaGubernamental. Estas normas requieren que el examen sea planificado y realizado para obtener certezarazonable que los estados financieros no contienen errores importantes. Una auditoría incluye el examensobre una base selectiva, de la evidencia que soporta las cantidades y revelaciones presentadas en losestados financieros. Incluye también la evaluación de los Principios de Contabilidad utilizados y de lasestimaciones importantes hechas por la administración, así como una evaluación de la presentación generalde los estados financieros. Consideramos que nuestra auditoría provee una base razonable para nuestraopinión.

En nuestra opinión, los estados financieros arriba mencionados presentan razonablemente, en todos losaspectos importantes, la situación financiera del Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemalaal 31 de diciembre de 2007, los resultados de sus operaciones por el año terminado en esa fecha, deconformidad con Principios Presupuestarios y de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Guatemala, 30 de mayo de 2008

DICTAMEN

BORRADORNO OFICIAL

ESTADOS FINANCIEROS Y NOTAS A ESTADOS FINANCIEROS

BORRADORNO OFICIAL



Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)1643

BORRADORNO OFICIAL


En la planeación y ejecución de nuestra auditoría del Balance General, Estado de Resultados y Estado deLiquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos adjuntos del Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberosde Guatemala, al 31 de diciembre de 2007, evaluamos la estructura de control interno, para determinarnuestros procedimientos de auditoría con el propósito de emitir una opinión sobre la razonabilidad de losestados financieros y no para proporcionar seguridad del funcionamiento de la estructura de control interno.Sin embargo, notamos ciertos asuntos en relación a su funcionamiento, que consideramos deben serincluidos en este informe para estar de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y deAuditoría Gubernamental.

Los asuntos que nos llaman la atención y que están relacionados con deficiencias en el diseño y operacionesde la estructura de control interno, que podrían afectar negativamente la capacidad de la entidad pararegistrar, procesar, resumir y reportar información financiera uniforme con las aseveraciones de la Entidad enlos estados financieros, son los siguientes:


INFORME RELACIONADO CON CONTROL INTERNO

Inexistencia de la Unidad de Auditoría Interna

Inexistencia del Plan Operativo Anual

1

2

(Hallazgo No.1)

(Hallazgo No.2)




BORRADORNO OFICIAL

Inexistencia de la Unidad de Auditoría Interna

Al 31 de diciembre de 2007, el Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos no ha creado la Unidad deAuditoria Interna.

El Acuerdo No. 09-03 del Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, norma 1.8,Creación y Fortalecimiento de las Unidades de Auditoría Interna, establece: "Las autoridades superiores sonresponsables de crear y mantener un optimo funcionamiento en las unidades de auditoria interna. Lasautoridades superiores deben crear las unidades de auditoria interna, de acuerdo a la complejidad de lasoperaciones institucionales y dotarla de los recursos necesarios, para que su gestión contribuya a mejorar laeficiencia y eficacia de control interno institucional". El Acuerdo No. A-57-2006, del Subcontralor de ProbidadEncargado del Despacho, Normas de Auditoria del Sector Gubernamental, norma 4.6 Seguimiento delcumplimiento de las recomendaciones, establece: "...El seguimiento de las recomendaciones seráresponsabilidad de las Unidades de Auditoría Interna de los entes públicos y de la Contraloría General deCuentas de acuerdo a lo programado..."

Falta de disposición por parte de la autoridad superior, para la creación de la Unidad de Auditoría Interna,UDAI.

Falta de evaluación independiente de controles generales, específicos, preventivos, de detección, prácticos,funcionales, de legalidad, y de oportunidad, que afectan la calidad de los procesos administrativos,financieros y operativos de la entidad.

El Presidente Comandante y Primer Jefe, debe priorizar dentro de sus actividades la creación de la Unidadde Auditoría Interna, que contribuya a mejorar el control de las operaciones y procedimientos que se realizanen la entidad.

Mediante Oficio No. 28.04.08 de fecha 18 de abril de 2008, manifiestan que será trasladada dicha situación alDirectorio Nacional para su análisis y resolución.

Se confirma el presente hallazgo, toda vez que lo expuesto por la administración corrobora lo indicado por lacomisión de auditoría.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Presidente ComandantePrimer Jefe, por la cantidad de Q10,000.00.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Comentarios de la administración

Comentarios de auditoría

Acción Correctiva

HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO

HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 1




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Inexistencia del Plan Operativo Anual

No se cumplió con la elaboración del Plan Operativo Anual, POA correspondiente al Ejercicio Fiscal 2007.

El Acuerdo No. 09-03 del Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, norma 4.2Plan Operativo Anual, establece: "La máxima autoridad de cada ente público, debe promover la elaboracióntécnica y objetiva de los planes operativos anuales. El Plan Operativo Anual, constituye la base técnica parauna adecuada formulación presupuestaria, por lo tanto, las unidades especializadas de cada entidad, debenelaborar anualmente en forma técnica y objetiva, sus respectivos planes operativos, reflejando los alcances ylas metas según su finalidad, a fin de que en su anteproyecto de presupuesto sean contemplados losrecursos financieros que harán posible alcanzar las metas propuestas, por lo que deberá existir interrelaciónentre ambos. Copia de dicho Plan debe ser enviado a la Contraloría, una semana después de haber sidoaprobado por presupuesto, para efectos de evaluación de la calidad de gasto y su impacto en la gestiónpublica."

No existe dentro de la estructura organizativa de la entidad, una unidad o persona que tenga asignada estafunción.

No se dispone de un instrumento para evaluar las operaciones planificadas, con relación al cumplimiento delas metas y políticas de la entidad.

Que el Presidente Comandante Primer Jefe, designe a una persona para que elabore en forma técnica yobjetiva el Plan Operativo Anual -POA-, con base a lineamientos de la Dirección Técnica del Presupuesto y laSecretaría de Planificación y Programación de la Presidencia.

Mediante Oficio No. 28.04.08 de fecha 18 de abril de 2008, manifiestan que la formulación del Plan OperativoAnual se presenta en el Ante Proyecto de Presupuesto, cada año a la unidad de Presupuesto de la DirecciónTécnica del Presupuesto y ellos a su vez lo trasladan a Segeplan. Adjunto copias extractadas del AnteProyecto de Presupuesto del año 2007.

Se confirma el hallazgo, en virtud que no existe evidencia que se cumplió con la presentación y el queadjuntaron en el Oficio No. 28.04.08 de fecha 18 de abril de 2008, no llena los requisitos de un planOperativo Anual.


Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación



Acción Correctiva

HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 2




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Como parte de la aplicación de nuestros procedimientos de auditoría, para obtener seguridad razonableacerca de si el Balance General, Estado de Resultados y Liquidación de Presupuesto de Ingresos y Egresosal 31 de diciembre de 2007, están libres de errores importantes, hemos hecho pruebas de cumplimiento deleyes y regulaciones aplicables.

El cumplimiento con los términos de las leyes y regulaciones aplicables, es responsabilidad de lasautoridades del Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala. Como parte de obtener certezarazonable acerca de si los estados financieros no contienen errores importantes, efectuamos pruebas decumplimiento por parte del Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala. Sin embargo, nuestroobjetivo no fue el de expresar una opinión sobre el cumplimiento general con tales regulaciones. Enconsecuencia, no expresamos tal opinión.

Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos, o violaciones a los términosde leyes y regulaciones aplicables, que nos llevan a concluir que la acumulación de las distorsionesresultantes, es importante en relación con los estados financieros. Los resultados de nuestras pruebas decumplimiento revelaron las siguientes instancias de cumplimiento.

Hemos considerado estas situaciones importantes de incumplimiento al formarnos una opinión respecto a silos estados financieros del Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala, por el año terminadoal 31 de diciembre de 2007 se presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, de acuerdocon los términos de las leyes y regulaciones aplicables.


INFORME RELACIONADO CON CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES APLICABLES

Uso de formas no autorizadas

Atraso en registro de tarjetas de responsabilidad

Falta de publicaciones y suscripción del contrato

Compra de equipo de transporte y motores usados

Falta de aprobación y envío extemporáneo de contratos

1

2

3

4

5

(Hallazgo No.1)

(Hallazgo No.2)

(Hallazgo No.3)

(Hallazgo No.4)

(Hallazgo No.5)




BORRADORNO OFICIAL

Uso de formas no autorizadas

El control del despacho de combustible y las tarjetas de kardex utilizadas para el despacho de combustible ylas de uso en el área de almacén de materiales, no se encuentran autorizadas por el Departamento deFormas y Talonarios de la Contraloría General de Cuentas.

El Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,en el artículo 4 inciso k), establece: "Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, librosprincipales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otros medios legalmenteautorizados de las entidades sujetas a fiscalización". El Acuerdo No. A 28-06 del 30 de marzo de 2006, delSubcontralor de Probidad encargado del Despacho, Normas para el uso de formularios y talonarios, en elartículo 2 Registro y control de operaciones, estipula: "Todas las entidades indicadas, sin ninguna excepciónestán obligadas a registrar sus operaciones y rendir cuentas de las mismas únicamente en los formularios,talonarios y reportes autorizados por la Contraloría General de Cuentas."

Falta de controles por parte de los encargados sobre la existencia y uso de formas oficiales.

Riesgo de la alteración de la información y pérdida de bienes en menoscabo de los recursos del Estado.

Que el Presidente Comandante Primer Jefe, gire instrucciones al Contador Tesorero para que ejerza unmejor control sobre la oportunidad de la autorización de los documentos que sirven de base a lasoperaciones y registros contables de la entidad.

Mediante Oficio No. 28.04.08 de fecha 18 de abril de 2008, la autoridad superior manifiesta: "que seencuentran ya en autorización de la Sección de Talonarios de la Contraloría General de Cuentas, las tarjetasde kardex y así mismo se estarán implementando registros autorizados por este mismo ente regulador."

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Acción Correctiva

HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO

Se confirma el hallazgo en virtud que la solicitud para la autorización de tarjetas kardex fue presentada a laContraloría General de Cuentas, hasta el 1 de abril de 2008.


Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 19, para el Contador Tesorero y para elEncargado de Bodega, por la cantidad de Q4,000.00, para cada uno.

HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 1




BORRADORNO OFICIAL

Atraso en registro de tarjetas de responsabilidad

Las tarjetas individuales de responsabilidad de los bienes que se encuentran a cargo de funcionarios yempleados del Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos, no tienen sus registros actualizados, ni códigosde identificación.

La Circular 3-57 emitida por la Dirección de Contabilidad del Estado, del Ministerio de Finanzas Públicas, enlas disposiciones generales, en cuanto a las Tarjetas de Responsabilidad, establece: "Con el objeto de poderdeterminar en cualquier momento los útiles a cargo de cada empleado, se abrirán tarjetas individuales deresponsabilidad, en las cuales deben registrarse detalladamente y con los mismos datos que figuran en elinventario, los bienes por los cuales responde cada funcionario o empleado público, agregándose al final ypor separado el detalle de los artículos que, por su naturaleza fungible, no hayan sido incluidos en elinventario. Para mayor facilidad en su identificación, todos los objetos se numerarán correlativamente,consignando tales números en inventarios y tarjetas."

Falta de control por parte de la encargada de inventarios en el registro y custodia de bienes.

Riesgo de pérdida o extravío de bienes en menoscabo de los intereses del Estado, al no poder deducirresponsabilidades.

Que el Presidente Comandante Primer Jefe, gire instrucciones al Contador Tesorero, a la encargada deinventarios y a los encargados de las Compañías de Bomberos del Distrito Central y del interior del país, aefecto se actualicen las tarjetas de responsabilidad y se codifiquen todos los bienes.

Mediante Oficio No. 28.04.08 de fecha 18 de abril de 2008, manifiestan: "de las tarjetas de responsabilidad anombre de funcionarios y empleados de la institución, se les realizará una verificación y actualización dedatos, para así registrar los bienes muebles y varios, con una nomenclatura correlativa conforme lo manda lacircular 3-57."

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Acción Correctiva

Se confirma el hallazgo, en virtud que las tarjetas de responsabilidad, al 31 de diciembre 2007, no estabanactualizadas.


Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 21, para la Encargada de Inventarios yContador Tesorero, por la cantidad de Q4,000.00, para cada uno.





BORRADORNO OFICIAL

Falta de publicaciones y suscripción del contrato

Se adquirieron cupones canjeables de combustibles diesel y/o gasolina a nivel nacional, por un monto netode Q2,687,969.20, sin cumplir con la realización de las publicaciones respectivas, para demostrar lacalificación de proveedor único, ni con la suscripción del contrato con la empresa que prestó el servicio.

El Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 44, numeral1.10, indica: "La compra y contratación de bienes, suministros y servicios con proveedores únicos. Lacalificación de proveedor y servicio único o exclusivo se hará conforme procedimiento que se establece en elreglamento de esta ley". El Acuerdo Gubernativo No. 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones delEstado, Artículo 20, indica: "Para establecer el extremo a que se refiere el numeral 1.10 del articulo 44 de laLey, el organismo, dependencia o entidad interesada hará una publicación en el Diario Oficial y otra en unode los diarios de mayor circulación en el país, invitando a los interesados en ofertar la contratación de losbienes, suministros o servicios solicitados."

Compra directa de combustibles diesel y/o gasolina favoreciendo a un proveedor.

Riesgo que no se adquiera el combustible al mejor precio, con transparencia y que no guarden los requisitosde calidad, especificaciones técnicas y legales, en menoscabo de los intereses del Estado.

Que el Presidente Comandante Primer Jefe, cumpla con lo establecido en las leyes y normativas legalescorrespondientes.

Mediante Oficio No. 28.04.08 de fecha 18 de abril de 2008, manifiestan: "se ha adquirido el combustible paraservicio de unidades en forma de cupones porque así es factible y no riesgoso el traslado de combustibles ysiendo la Compañía Shell Guatemala, S. A. la única en ofrecer esta forma de compra del combustible, es quea ellos se les ha comprado, con los cuales se estará suscribiendo un contrato para tal fin".

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Acción Correctiva



Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 57-92, del Congreso de la República, Ley deContrataciones del Estado, artículo 83, y del Acuerdo Gubernativo No. 1056-92, Reglamento de la Ley deContrataciones del Estado, artículo 56, para el Presidente Comandante Primer Jefe, por la cantidad deQ107,518.76.





BORRADORNO OFICIAL

Compra de equipo de transporte y motores usados

El Presidente Comandante Primer Jefe del Cuerpo Voluntario de Bomberos avaló la compra de dosautomóviles y cinco motores usados, por la cantidad de Q183,300.00.

El Acuerdo Ministerial No. 215-2004 Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público deGuatemala, establece en los renglones 325 Equipo de transporte y 298 Accesorios y repuestos en general,que los bienes deben tener la característica de nuevos.

Políticas inapropiadas en la adquisición de bienes.

Riesgo de pérdida en menoscabo del patrimonio de la entidad, al realizar compras de equipo de transporteusado cuya vida útil es incierta.

El Presidente Comandante Primer Jefe, debe cumplir con lo que establecen las leyes, normas yprocedimientos legales que lo regulan.

Mediante Oficio No. 28.04.08 de fecha 18 de abril de 2008, manifiestan: "en relación a la compra devehículos usados que se ha comprado alguna vez, debido a que en las Compañías Departamentalesaportan una cantidad de dinero que es la mayor parte del valor del vehículo y la Comandancia y directorioautoriza el complemento para la compra y de esa cuenta, se, se coloca en el Renglón 325 como una nuevaadquisición, ya que para la Institución siempre será inversión. Con relación a la compra de motores, están enóptimas condiciones, semi nuevos, ya que los traen de Japón y con poco recorrido, lo cual al cambiarle motora un vehículo fundido o con otros desperperfectos, es menos oneroso para la Institución y tiene de nuevo unvehículo que dura mayor tiempo prestando el servicio."

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Acción Correctiva








BORRADORNO OFICIAL

Falta de aprobación y envío extemporáneo de contratos

Mediante oficios números 39/02/2008 y 67/03/2007 del 28 de febrero y 27 de marzo de 2007respectivamente, fueron remitidos al Departamento de Registro de Contratos, de la Contraloría General deCuentas, copia de los contratos suscritos por la entidad el 2 de enero, 28 de febrero, 20 de noviembre, 29 denoviembre y 28 de diciembre de 2007, los cuales ascienden a la cantidad de Q9,372,500.35. Asimismo, seestableció que no se emitió el acuerdo de aprobación de dichos contratos por parte del Directorio Nacional.

El Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 75, establece:"De todo contrato, de su incumplimiento, resolución, rescisión o nulidad, la entidad contratante deberá remitirdentro del plazo de treinta (30) días contados a partir de su aprobación, o de la respectiva decisión, unacopia a la Contraloría General de Cuentas, para efectos de registro, control y fiscalización". El Artículo 48Aprobación del contrato, de la referida Ley indica: "El contrato a que se refiere el artículo anterior, seráaprobado por la misma autoridad que determina el Artículo 9 de esta ley, según el caso. Cuando loscontratos sean celebrados por los organismos Legislativo y Judicial, la aprobación corresponderá a su JuntaDirectiva o a la Corte Suprema de Justicia."

Falta de cumplimiento por parte de la entidad, de la aprobación de los contratos y del envío de las copias delos mismos en el tiempo legalmente establecido.

No existe un documento que garantice que la contratación fue aprobada y por otra parte limita a laContraloría General de Cuentas el registro y control de las contrataciones que realizan las entidades públicas.

Que el Presidente Comandante Primer Jefe, gire sus instrucciones por escrito, a la Secretaría Ejecutiva de laentidad, para que se cumpla con lo establecido en el Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley deContrataciones del Estado, artículo 48 y 75.

Mediante Oficio No. 28.04.08 de fecha 18 de abril de 2008, manifiestan: "Se efectuaron contratos por lacompra de vehículos y equipo de bomberos en diferentes fechas ya citadas por ustedes, pero debido a que laentrega de los vehículos y equipo se ha hecho hasta hace unos días es que no se habían enviado copias a laContraloría General de Cuentas, pero se ha tomado nota de enviar dentro del plazo que la ley manda todocontrato suscrito por la Institución."

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Acción Correctiva



Sanción pecuniaria, de conformidad con el Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley deContrataciones del Estado, artículo 82, para el Presidente Comandante Primer Jefe, por la cantidad deQ167,366.08.





BORRADORNO OFICIAL

En el informe de la auditoría que se practicó al ejercicio 2006 se reportaron 4 hallazgos de control interno y 4de cumplimiento, dichos hallazgos originaron 8 solicitudes de sanciones económicas, por valor deQ110,000.00 y una multa por Q1,314.70. Al realizar la presente auditoría se establecieron algunasdeficiencias, las cuales se comprobaron también en la auditoría anterior.

Hallazgos de Control Interno

Hallazgo No. 1

Registros de Inventarios no actualizados

Condición

En el Departamento de Contabilidad no se registraron las adquisiciones de Activos Fijos correspondientes alejercicio fiscal 2,006 en el Libro de inventarios.

Criterio

El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control InternoGubernamental, Norma 2.6, indica: "La documentación de respaldo promueve la transparencia y debedemostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la Entidad;por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar lanaturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis."

Recomendación

La Contadora Tesorera, debe velar porque las adquisiciones de propiedad, planta y equipo, se registrenoportunamente en el libro de inventarios.

Acción correctiva

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 21, para la Contadora Tesorera, por la cantidad deQ6,000.00.

Hallazgo No. 2

Aplicación incorrecta de renglón presupuestario

Condición

Se estableció que en el mes de diciembre de 2006, se cubrieron gastos por valor de Q32,740.98 quecorrespondían a los renglones 141 Transporte de personas, 193 Comisiones a colocadores de pólizas, 194Otras comisiones y gastos bancarios y 298 Accesorios y repuestos en general, con el renglón 325 Equipo detransporte.

Criterio

El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control InternoGubernamental, Norma 4.22, indica: "Los entes rectores y la autoridad competente de cada ente público,deben emitir las políticas y procedimientos para ejercer un control oportuno y eficiente sobre la ejecución delpresupuesto."

SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAS ANTERIORES




BORRADORNO OFICIAL

Recomendación

La Contadora Tesorera debe velar que todos los gastos de funcionamiento sean aplicados correctamente alrenglón presupuestario que corresponda, y si no existiese saldo presupuestario para su ejecución, se debesolicitar aprobación de autoridad competente, para efectuar las modificaciones presupuestarias de acuerdocon las necesidades de la Entidad.

Acción correctiva

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 9, para la Contadora Tesorera, por la cantidad deQ3,000.00.

Hallazgos de Cumplimiento

Hallazgo No. 3

Modificaciones presupuestarias internas sin respaldo documental de aprobación

Condición

La Contadora Tesorera, efectuó modificaciones internas entre renglones presupuestarios, sin contar con eldictamen y resolución de aprobación de Autoridad Competente de la Entidad. Además no informó de loactuado a la Dirección Técnica del Presupuesto, del Ministerio de Finanzas Públicas.

Criterio

El Acuerdo Gubernativo No. 240-98, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, artículo 25, párrafosegundo establece: "En lo que respecta al segundo párrafo de dicho artículo, las modificacionespresupuestarias referidas a transferencias que no afecten gastos mencionados en el párrafo anterior,deberán ser aprobadas por la autoridad superior de la entidad, a excepción de modificaciones del grupo 0"Servicios Personales", para lo cual deberá obtenerse la aprobación del Ministerio de Finanzas Públicas".Asimismo, el Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control InternoGubernamental, Norma No. 4.19, indica: "La unidad especializada debe velar porque los procedimientos pararealizar las modificaciones presupuestarias, se sometan a un adecuado proceso de solicitud, análisis,autorización y cumplimiento legal, dejando evidencia escrita del mismo y a la vez que en este proceso tenganparticipación directa todos los niveles que intervienen en la ejecución presupuestaria."

Recomendación

El Presidente Comandante Primer Jefe y la Contadora Tesorera deben cumplir con las normas establecidaspara modificaciones presupuestarias.

Acción correctiva

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 13, para el Presidente Comandante Primer Jefe y




BORRADORNO OFICIAL

Contadora Tesorera, por la cantidad de Q6,000.00 para cada uno.

Hallazgo No. 4

No se envió a la Contabilidad del Estado el Inventario de Bienes

Condición

El Departamento de Contabilidad, no envió a la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio deFinanzas Públicas, el inventario de bienes al 31 de diciembre de 2005.

Criterio

El Acuerdo Gubernativo No. 217-94, Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la AdministraciónPública, artículo 19, establece: "Las Dependencias a que se refiere el presente Reglamento, bajo laresponsabilidad directa de su jefe superior, están obligadas a remitir a más tardar el 31 de enero de cadaaño, un informe pormenorizado de los bienes muebles que tengan registrados en su inventario al 31 dediciembre de cada año a las Direcciones de Contabilidad del Estado y Bienes del Estado y Licitaciones,ambas del Ministerio de Finanzas Públicas". Asimismo, la Circular No. 3-57 de fecha 1 de diciembre de1,989, de la Dirección de Contabilidad del Estado, en su apartado rendición de las copias de inventario,establece: "Durante el mes de enero de cada año, todas las oficinas y establecimientos gubernativos deberánenviar, sin excusa y pretexto alguno, una copia certificada del inventario de bienes muebles y otra del debienes inmuebles, directamente al Departamento de Contabilidad de la Dirección de Contabilidad del Estado,para su confrontación y operaciones procedentes."

Recomendación

El Presidente Comandante Primer Jefe, debe instruir a la Contadora Tesorera, para que envíe el inventario debienes a donde corresponde.

Acción correctiva

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para la Contadora Tesorera, por la cantidad deQ6,000.00.




BORRADORNO OFICIAL

CESAR AUGUSTO GONZALEZ ARROYO

TELMA LETICIA DE LEON GODINEZ

PRESIDENTE COMANDANTEPRIMER JEFE

CONTADORA TESORERA

01/01/2007

01/01/2007

31/12/2007

31/12/2007

PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERÍODO AUDITADO

Nombre Cargo Del Al

1

2

No.

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS CUERPO …

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