CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS INFORME DE...

GUATEMALA, FEBRERO DE 2015

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

INFORME DE AUDITORÍAA ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES Y OTRAS

INSTITUCIONES CIVILESASOCIACION MULTIETNICA DE MUJERES 'XNA IXIM' COBAN,

ALTA VERAPAZDEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013

Guatemala, 09 de febrero de 2015

Señora:Ana Lucía Bac ChiquínPresidenta y Representante LegalAsociación Multiétnica de Mujeres 'XNA IXIM' Cobán, Alta Verapaz5a. Avenida 7-44 Zona 02, San Pedro Carchá, Alta VerapázSu despacho Señora: Ana Lucía Bac Chiquín En mi calidad de Contralor General de Cuentas y en cumplimiento de lo reguladoen la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General deCuentas y sus reformas contenidas en el decreto 13-2013, hago de suconocimiento de manera oficial el informe de auditoría realizado por los auditoresgubernamentales que fueron nombrados para el efecto y quienes de conformidadcon el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica son responsables del contenido yefectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente,

Guatemala, 09 de febrero de 2015 Señora:Ana Lucía Bac ChiquínPresidenta y Representante LegalAsociación Multiétnica de Mujeres 'XNA IXIM' Cobán, Alta Verapaz5a. Avenida 7-44 Zona 02, San Pedro Carchá, Alta VerapázSu despacho Señora: Ana Lucía Bac Chiquín:

En mi calidad de Subcontralor de Probidad y en cumplimiento de lo regulado en laliteral k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas ysus reformas contenidas en el decreto 13-2013, hago de su conocimiento demanera oficial el informe de auditoría realizado por los auditores gubernamentalesque oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes de conformidadcon el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica son responsables del contenido yefectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente,

Guatemala, 09 de febrero de 2015 Señora:Ana Lucía Bac ChiquínPresidenta y Representante LegalAsociación Multiétnica de Mujeres 'XNA IXIM' Cobán, Alta Verapaz5a. Avenida 7-44 Zona 02, San Pedro Carchá, Alta VerapázSu despacho Señora: Ana Lucía Bac Chiquín:

En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento delo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, Decreto No. 31-2002 y sus reformas contenidas en el decretoNo. 13-2013 conforme la delegación que oportunamente me fuera otorgada, hagode su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría realizado por losauditores gubernamentales que fueron nombrados para el efecto y quienes deconformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica son responsables delcontenido y efectos legales del mismo.

Sin otro particular, atentamente,

GUATEMALA, FEBRERO DE 2015

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

INFORME DE AUDITORÍAA ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES Y OTRAS

INSTITUCIONES CIVILESASOCIACION MULTIETNICA DE MUJERES 'XNA IXIM' COBAN,

ALTA VERAPAZ DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013

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ÍNDICE Página

1. INFORMACIÓN GENERAL

Base legal

Función

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA

Fundamento legal

Otros aspectos legales

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

Generales

Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

Área financiera

Área técnica

5. COMENTARIOS Y CONCLUSIONES

Comentarios

Conclusiones

6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

Hallazgos Relacionados con Control Interno

Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes yRegulaciones Aplicables

7. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODOAUDITADO

8. COMISIÓN DE AUDITORÍA

ANEXOS

Del área financieraNombramientoForma única de estadísticaFormulario SR1

1.

Guatemala, 09 de febrero de 2015

Señora:Ana Lucía Bac ChiquínPresidenta y Representante LegalAsociación Multiétnica de Mujeres 'XNA IXIM' Cobán, Alta Verapaz5a. Avenida 7-44 Zona 02, San Pedro Carchá, Alta VerapázSu despacho Señora: Ana Lucía Bac Chiquín: La comisión de auditoría, designada de conformidad con el (los) nombramiento (s) DAEE-0368-2013 de fecha 05 de noviembre de 2013, ha practicado auditoríagubernamental que incluyó la evaluación de aspectos financieros y decumplimiento a la entidad Asociación Multiétnica de Mujeres 'XNA IXIM' Cobán,Alta Verapaz, identificada con la Cuentadancia A5-493, con el objetivo de evaluarla administración de fondos públicos provenientes del Estado. El examen comprende el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013 y seconcluye que en lo relativo a la información financiera y los registros contablesauxiliares de los fondos públicos recibidos por la entidad, para la ejecución deconvenios de salud expresados en cifras, presentan razonablemente la situaciónfinanciera, excepto por las deficiencias detectadas en rubros de caja fiscal,egresos y convenios, que por su importancia merecen revelarse en el presenteinforme. Hallazgos relacionados con el Control Interno Área Financiera

Deficiencia en registros en caja fiscal

Hallazgos relacionados con el Cumplimiento a Leyes y RegulacionesAplicables

1. 2.

Área Financiera

Falta de publicación en GUATECOMPRASFalta de documentos de respaldo

La comisión de auditoría nombrada se integra de la siguiente manera:Lic.Feliciano Hernandez Pio supervisado por: Lic. Jorge Martin Gonzalez Gonzalez

El (los) hallazgo (s) contenido (s) en el presente informe, fue (fueron) discutido (s)por la comisión de auditoría con las personas responsables de la entidad auditadaoportunamente. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentranen detalle en el informe de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA

Lic. FELICIANO HERNANDEZ PIO

Coordinador Gubernamental

Lic. JORGE MARTIN GONZALEZ GONZALEZ

Supervisor Gubernamental

Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG)

Asociación Multiétnica de Mujeres 'XNA IXIM' Cobán, Alta VerapazAuditoría gubernamental de aspectos financieros y de cumplimiento

Período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013

1. INFORMACIÓN GENERAL Base legal La Asociación Multiétnica de Mujeres ´XNA IXIM´, es una Entidad de derechoprivado sin fines de lucro, constituida según escritura pública número 135, defecha 14 de mayo de 2004, inscrita en el Registro de Personas Jurídicas delMinisterio de Gobernación ciudad de Guatemala, libro número 01, partida número28680, folio número 28680, del sistema único del Registro electrónico de Personasjurídicas. Se encuentra inscrita en la Contraloría General de Cuentas con cuentadancianúmero A5-493 y registrada en la Superintendencia de Administración Tributariacon número 685656-8. La sede se ubica en 5ta. Avenida 7-44 zona 2, San Pedro Carchá, Alta Verapaz. La Asociación Multiétnica de Mujeres ´XNA IXIM´, en lo sucesivo del presenteinforme se le denominará la “Entidad”. Función La Entidad tendrá como objeto: a) La promoción del desarrollo integral de lasmujeres, buscando su participación activa en las diferentes áreas social, cultural,económica e ideológica, que coadyuven a la construcción de una Sociedad justa eigualitaria, por medio de la participación activa de sus miembros. b) La creación ydesarrollo de proyectos productivos y de infraestructura que beneficien a mujeresde todo el país sin distinción de raza, idioma, cultura y credos religiosos. 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA Fundamento legal La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en elartículo 232. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, artículos: 2 Ámbito de competencia y 4 Atribuciones. Decreto Número 13-2013 Reformas a los Decretos Números 101-97 del Congreso




de la República, Ley Orgánica del Presupuesto; 31-2002 del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas; y 1-98 delCongreso de la República, Ley Orgánica de la Superintendencia de AdministraciónTributaria. Normas Internacionales de Auditoría -NIAS-, Normas de Auditoría del SectorGubernamental y las Normas Generales de Control Interno, emitidas por laContraloría General de Cuentas. Otros aspectos legales Decreto No. 02-2003 Ley de Organizaciones No Gubernamentales para elDesarrollo. Acuerdo Gubernativo No. 318-2003, Reglamento de la Ley Orgánica de laContraloría General de Cuentas, artículos 44, 45, 46, 47 y demás artículosaplicables. Decreto Número 30-2012, Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos delEstado para el Ejercicio Fiscal dos mil trece, artículos 10 y 17. Leyes y disposiciones vigentes relacionados con la administración de fondospúblicos. Nombramiento de auditoría DAEE-0368-2013 de fecha 05 de noviembre de 2013,emitido por el Director de Auditoría de Entidades Especiales de la ContraloríaGeneral de Cuentas. Convenios Nos. 191, 192, 193, 194, 195, 196, 197 y 198-2013 de fecha 15 defebrero de 2013, de Prestación de Servicios de Salud, suscritos entre la Entidad yel Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA Generales Examinar los registros contables y auxiliares de los fondos públicos para emitiropinión sobre la razonabilidad en la ejecución de los mismos, durante el períodoauditado. Específicos Evaluar la estructura de control interno de la Entidad, relacionado a la




administración de fondos públicos provenientes del Estado. Revisar los registros contables, transacciones financieras, así como susdocumentos de soporte que amparen las operaciones realizadas. Verificar el cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectoslegales aplicables. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área financiera La auditoría incluye un examen con base a pruebas de las evidencias quesustentan los montos y las revelaciones de las operaciones financieras registradasen la caja fiscal. También incluye la evaluación de los procedimientos aplicadospor la Entidad, por el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013, a lascuentas de ingresos y egresos, así como a la documentación de respaldo en laejecución de los distintos programas que realizan. Muestra Para la determinación de la muestra se consideró la materialidad, para el efecto seexaminó el 100% del universo de los ingresos y el 63% de egresos ejecutadosdurante el período auditado. (Ver anexo 6) Caja fiscal A la fecha del cierre de la caja fiscal se estableció que no refleja saldo contable, envirtud que el mismo fue ejecutado en su totalidad y al compararlo con el saldocontable de bancos, no presenta diferencia. (Ver anexo 1 ) Durante el proceso de la auditoría se determinaron deficiencias en los registros decajas fiscales, motivo por el cual se formuló el hallazgo correspondiente. Bancos Se confirmó que la Entidad, tiene aperturadas ocho cuentas de depósito monetarioen el sistema financiero del país y al 31 de diciembre del 2013 no presentandisponibilidad financiera, el cual al compararlo con el saldo contable de caja fiscal,no presenta diferencia. (Ver anexo 2)




Ingresos Durante el período auditado percibieron fondos provenientes de conveniossuscritos con el Ministerio de de Salud Pública y Asistencia Social, por el monto deQ7,368,609.92. Asimismo, se revisó la documentación de soporte, estableciéndose que serespaldan con formas oficiales 63-A, se depositaron en bancos del sistemafinanciero del país de manera oportuna, los mismos no presentan diferencia. (Veranexo 1) Egresos De conformidad con los registros contables, los egresos ascienden al monto deQ7,368,609.92, destinados para la ejecución de programas de salud. (Ver anexo3) Se verificó el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a los documentosde respaldo, así como el correspondiente registro en caja fiscal, determinándosedeficiencia en el soporte de gastos por servicios administrativos, motivo por el cualse formuló el hallazgo correspondiente. Almacén y suministros Se practicó el inventario físico de la existencia al 31 de diciembre de 2013, de losmedicamentos adquiridos con fondos públicos por el monto de Q351,693.08,según muestra determinada, se analizaron los registros en hojas kardex y tarjetasde control de almacén y se estableció que no existen deficiencias. (Ver anexos 7 y7B) Área técnica De conformidad con la Norma Internacional de Auditoría 620 que regula el uso deltrabajo de un experto, se solicitó por medio del oficio CGC-DAEE-06-2014 defecha 06 de septiembre de 2014, a la Dirección de Infraestructura Pública de laContraloría General de Cuentas, para que se realice la evaluación técnica delprograma de salud, quien por separado presentará el informe respectivo. Otras áreas Sistema de información de contrataciones y adquisiciones del Estado Se verificó que la entidad publicó y gestionó eventos, en el sistema de información




de contrataciones y adquisiciones del Estado, denominado Guatecompras,comprobándose deficiencias en la publicación de las primas y gastos de seguro defianza, situación por la cual se formuló el hallazgo correspondiente. Convenios Se suscribieron ocho convenios durante el período auditado, con el Ministerio deSalud Pública y Asistencia Social, por el monto de Q11,730,611.00, de los cualesse percibieron Q7,368,609.92 y se analizaron procesos de compra mayores deQ10,000.00, ascendiendo al monto de Q4,642,224.25, que corresponde al63%. (Ver anexos 5 y 6) Depuración de formas oficiales Se revisaron los envíos fiscales autorizados por la Contraloría General de Cuentasy se realizó el conteo físico de las existencias de formas, evidenciandorazonabilidad en el uso de las mismas. (Ver anexo 8) Asimismo, durante el proceso de la auditoría se comprobó que la rendición decuentas se realizó de manera oportuna ante el ente fiscalizador. 5. COMENTARIOS Y CONCLUSIONES Comentarios Se comprobó la procedencia de la fuente de financiamiento, de los recursosfinancieros que la Entidad administró, para la ejecución de programas básicos deservicios de salud, derivado de los convenios suscritos con el Ministerio de SaludPública y Asistencia Social. Por medio del oficio de comunicación de hallazgos número CGC-DAEE-05-2014,de fecha 29 de julio de 2014, se hace constar los resultados de la auditoría. El programa de salud fue ejecutado por la Entidad, por medio de transferenciasrealizadas y respaldadas con los convenios suscritos. La Entidad emitió carta de representación sin número de fecha 25 de julio de2014, dando a conocer que no existen hechos relevantes que afecten lainformación financiera reportada durante el período auditado; asimismo, se haceconstar que proporcionaron toda la información administrativa y financiera. Se suscribió acta No.DAEE-074-2014 de fecha 19 de agosto de 2014 por mediode la cual se hace constar la discusión y recepción de las evidencias de descargo,




de los hallazgos planteados. Conclusiones Que la Entidad, en lo relativo a los registros contables e información financiera delos fondos recibidos del Estado, para la ejecución de Programas de Extensión deCobertura de Salud en cifras de la ejecución financiera, presentan razonablementela situación financiera, excepto por las deficiencias de control interno y decumplimiento detectadas durante el proceso de auditoría. 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Hallazgos Relacionados con el Control Interno Área Financiera Hallazgo No. 1 Deficiencia en registros en caja fiscal Condición La Asociación Multiétnica de Mujeres ´XNA IXIM´ y el Ministerio de Salud Pública yAsistencia Social, suscribieron los convenios Nos. 191, 192, 193, 194, 195, 196,197, 198-2013 de fecha 15 de febrero de 2013, por un valor total deQ11,730,611.00, dichos convenios tienen por objeto el fortalecimiento a laprestación de servicios básicos de salud, en el marco del programa de extensiónde cobertura del sistema integral de atención en salud. Al realizar la revisión y elanálisis de los registros de ingresos y egresos en caja fiscal, de los meses demarzo, abril, mayo, julio y agosto del año 2013, se establecieron las siguientesdeficiencias: a) Al final de cada mes, en las cajas fiscales tienen la integración por convenio delos egresos ejecutados durante el mes, está pendiente la integración del saldo debancos por cada una de las cuentas según convenios. b) Se registro en la CajaFiscal forma 200A folio No. 4028 el recibo de ingresos 63-A por un valor deQ523,618.40 de fecha 05/03/2013 y según registros en el libro de bancos laoperación B-97967400 tiene fecha 13/02/2013, siendo lo correcto la fecha del05/03/2013 de la transacción financiera efectuada de bancos.




Criterio Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por laContraloría General de Cuentas por medio del Acuerdo Interno No. 09-03 de fecha8 de julio de 2003, indican en el numeral 5.5 Registro de las OperacionesContables: "Todo registro contable que se realice y la documentación de soporte,deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso deauditoría, en general el seguimiento y evaluación interna de la calidad de losregistros contables". Causa Deficiente control por parte de los Directivos de la Entidad, en el registro de lasoperaciones financieras en caja fiscal. Efecto Provoca que las operaciones financieras registradas en caja fiscal, incidan en quela información financiera no sea confiable y oportuna. Recomendación Que la presidenta y representante legal, gire instrucciones a la tesorera ycontador, a efecto de implementar controles internos necesarios, con el propósitode verificar, que los registros en caja fiscal sean correctos. Comentarios de los Responsables Según oficio CGXNA IXIM No. 90-2014 de fecha 18 de agosto de 2014 Ref.:ALBC/oha, la Entidad, manifestó lo siguiente: "a) En la elaboración de Caja Fiscal no se tiene una forma específica de lo quedebe de contener los Informes de Egresos e Ingresos, ya que en auditoriasanteriores no se ha tenido ninguna recomendación que debe de efectuarse unaintegración del saldo de Bancos al Final de cada mes elaborado. Además tambiénen el INSTRUCTIVO del reverso de las Formas Serie C 200-A-3 no hace menciónde la integración de Bancos sino de otros aspectos que deben cumplirse para eluso de dicho formulario. Por lo que en auditorias anteriores no se ha reflejado conun hallazgo, ni recomendación, por la cual se solicita que sea considerado con unarecomendación a partir de la presente auditoría práctica. b) Efectivamente con fecha 05-03-2013 se emite Recibo de Ingresos 63-A No.




493985 por un valor de Q. 523,618.40, fecha en que fue acreditado por TesoreríaNacional a la Cuenta Madre 3-012-12683-6 de “XNA IXIM”, registrado en CajaFiscal en la Forma No. 4028. Habiéndose hecho el traslado de los fondos a lacuenta del convenio 191-2013 San Juan Bosco Campur 3-012-19063-4 con boletaB-97967400 con fecha correcta 07-03-2013, efectuando corrección en el Folio 66del Libro de Banco." Comentario de la Auditoría Analizados los argumentos y pruebas aportadas por los responsables de laEntidad, la comisión de auditoría concluye que se confirma el hallazgo por lassiguientes razones: a) En la Forma Serie 200-A-3 caja fiscal, en su reverso indica:la descomposición del saldo de caja, debe estar integrado por los saldos debancos y los rubros que conforman el saldo. b) La corrección en el libro de bancosla realizaron con fecha posterior a la fecha de notificación de los hallazgos. Acciones Legales y Administrativas

Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesPRESIDENTA Y REPRESENTANTE LEGAL ANA LUCIA BAC CHIQUIN 2,000.00TESORERA FIDELINA (S.O.N.) TUX CHUB CHO 2,000.00Total Q. 4,000.00

Lineas en blanco (Luego Accion Legal) Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes y RegulacionesAplicables Área Financiera Hallazgo No. 1 Falta de publicación en GUATECOMPRAS Condición La Asociación Multiétnica de Mujeres ´XNA IXIM´ y el Ministerio de Salud Pública yAsistencia Social, suscribieron los convenios Nos. 191, 192, 193, 194, 195, 196,197, 198-2013 de fecha 15 de febrero de 2013, por un valor total deQ11,730,611.00, los cuales tienen por objeto el fortalecimiento a la prestación de




servicios básicos de salud, en el marco del programa de extensión de coberturadel sistema integral de atención en salud. Derivado de lo anterior ejecutaroncompras durante el año 2013, específicamente del renglón 191 correspondiente aprimas y gastos de seguro de fianza, por un valor de Q242,550.00,estableciéndose que el contrato administrativo, no se publicó oportunamente en elSistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado de Guatemala-GUATECOMPRAS-. Criterio Los Convenios de prestación de servicios de salud y asistencia social Nos. 191,192, 193, 194, 195, 196, 197, 198-2013 de fecha 15 de febrero de 2013, suscritoentre el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social y la Asociación Multiétnicade Mujeres XNA IXIM, establece las obligaciones correspondientes: CláusulaOCTAVA: "RESPONSABILIDADES DE LAS PARTES: … literal O) Deconformidad con el artículo 54 de la Ley de Contrataciones del Estado, deberápublicar y gestionar en GUATECOMPRAS, las compras, contrataciones yadquisiciones que realicen cuando superen el monto de la compra directaestablecido en dicha Ley, publicando en GUATECOMPRAS, como mínimo lasiguiente documentación: bases o términos de referencia, especificacionestécnicas, criterios de evaluación, preguntas, respuestas, listado de oferentes,actas de adjudicación y contratos. Además debe registrar los contratos, que sesuscriban en aplicación de esta cláusula, en el registro de contratos de laContraloría General de Cuentas." Causa Inobservancia de las cláusulas contractuales para la administración y ejecución derecursos financieros. Efecto Falta de transparencia en la publicación de los documentos del proceso decotización y/o licitación. Recomendación Que la Presidenta y Representante Legal debe velar, para que se cumpla con lascláusulas establecidas en los convenios suscritos, específicamente a lapublicación del contrato de seguros.




Comentarios de los Responsables Según oficio CGXNA IXIM No. 90-2014 de fecha 18 de agosto de 2014 Ref.:ALBC/oha, la Entidad, manifestó lo siguiente: "Se anexa copia de la Publicación de Contrato Administrativo 01-2013 en el Portalde GUATECOMPRAS y la publicación de otros documentos como: a) Fianza deCumplimiento, b) Acta avalando el Contrato y c) Oficio remitiendo el contrato aContraloría General de Cuentas." Comentario de la Auditoría Analizados los argumentos y pruebas aportadas por los responsables de laEntidad, se concluye que el hallazgo se confirma por las siguientes razones: a)Por haber publicado el contrato administrativo en el portal de Guatecompras hastael 07 de agosto de 2014, que corresponde a la fecha posterior de la notificación delos hallazgos en oficio No. CGC-DAEE-05-2014 con fecha 29 de julio de 2014. Acciones Legales y Administrativas

Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesPRESIDENTA Y REPRESENTANTE LEGAL ANA LUCIA BAC CHIQUIN 3,000.00TESORERA FIDELINA (S.O.N.) TUX CHUB CHO 3,000.00Total Q. 6,000.00

Hallazgo No. 2 Falta de documentos de respaldo Condición La Asociación Multiétnica de Mujeres ´XNA IXIM´ y el Ministerio de Salud Pública yAsistencia Social, suscribieron los convenios Nos. 191, 192, 193, 194, 195, 196,197, 198-2013 de fecha 15 de febrero de 2013, por un valor total deQ11,730,611.00, dichos convenios tienen por objeto el fortalecimiento a laprestación de servicios básicos de salud, en el marco del programa de extensiónde cobertura del sistema integral de atención en salud. Derivado de los conveniossuscritos emitieron el cheque No. 348 de fecha 30 de abril de 2013 por un valor deQ37,187.42, Cheque No. 386, de fecha 17 de mayo de 2013 por un valor de




Q11,672.43 y el cheque No.479, de fecha 06 de septiembre de 2013 por un valorde Q12,898.36; por concepto de gastos administrativos. Se estableció que losdocumentos de respaldo emitidos por la Entidad, son recibos simples que notienen autorización legal por la Superintendencia de Administración Tributaria-SAT-. Criterio El Decreto Legislativo número 27-92 y sus reformas, Ley del Impuesto al ValorAgregado (IVA), establece en el artículo 29 “Documentos obligatorios: Loscontribuyentes afectos al impuesto de esta Ley están obligados a emitir concaracteres legibles y permanentes o por medio electrónico, para entregar aladquiriente y, a su vez es obligación del adquiriente exigir y retirar, los siguientesdocumentos: Literal o) Otros documentos que, en casos concretos y debidamentejustificados, autorice la Administración Tributaria para facilitar a los contribuyentesel adecuado cumplimiento en tiempo de sus obligaciones tributarias." Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por laContraloría General de Cuentas por medio del Acuerdo Interno No. 09-03 de fecha08 de julio del 2003, “Normas aplicables al sistema de contabilidad integradagubernamental” numeral 2.6 Documentos de respaldo: “Toda operación querealicen las entidades públicas, cualesquiera que sea su naturaleza, debe contarcon la documentación necesaria y suficiente que la respalde." Causa Inobservancia de las normas generales de control interno y otras regulaciones, porparte de las autoridades de la Entidad, que regulan la ejecución de los fondos enel programa de extensión de cobertura de salud. Efecto La falta de información financiera contable y fidedigna, dificulta la toma dedecisiones de Junta Directiva, en un momento determinado. Recomendación Que la Presidenta y Representante Legal gire instrucciones al Contador de laEntidad, para que los registros contables cuenten con la documentación derespaldo pertinente, competente y suficiente.




Comentarios de los Responsables Según oficio CGXNA IXIM No. 90-2014 de fecha 18 de agosto de 2014 Ref.:ALBC/oha, la Entidad, manifestó lo siguiente: "Según Acuerdo Gubernativo Número 206-2004 Artículo 18 Numeral 2 delReglamento de ISR se encuentra vigente hasta el 12-05-2013, en la cual indicaque se debe de emitir un RECIBO por la Donaciones Percibidas más no indica quedebe de estar autorizada por SAT ya que el 13-09-2004 se emite RESOLUCIONSAT-IRG-CRNO-OTAV-UGAR-2004-03-16-000078 a nombre de “XNA IXIM”.Posteriormente fue derogado por el Acuerdo Gubernativo 213-2013 Artículo 19Numeral 2 Reglamento de ISR. (Vigencia de la Ley a partir del 13-05-2,013 el cualfue publicado en el Diario de Centroamerica). ACUERDO GUBERNATIVO NÚMERO 206 -2004 Palacio Nacional: Guatemala,22 de julio de 2004. ARTÍCULO 18. DEDUCCIÓN POR DONACIONES. Para queproceda aceptar como gasto deducible las donaciones a que se refieren losartículos 37 literal d) y 38 literal s) de la Ley, éstas deberán acreditarse mediantedocumento contable que compruebe el ingreso de la donación a la entidadbeneficiaria. Dicha donación no podrá ser mayor del cinco por ciento (5%) de larenta neta, ni de un monto máximo de quinientos mil quetzales (Q.500,000.00)anuales, con excepción de las donaciones que se efectúen a las asociaciones yfundaciones no lucrativas científicas y culturales y a las universidades. Si ladonación consiste en derechos o bienes, la deducción no puede exceder del costode adquisición o de construcción, no amortizado o depreciado, segúncorresponda, a la fecha de su donación. Para los efectos de acreditar las donaciones, constituirá documento contable: 1. Los formularios de ingresos autorizados por la Contraloría General de Cuentaspara el caso de donaciones en favor del Estado, las municipalidades y susentidades. 2. El recibo emitido por la entidad beneficiaria, para el caso de entidades nogubernamentales, que deberá contener como mínimo los siguientes datos:a) Nombre o razón social de la entidad beneficiaria;b) Domicilio Fiscal;c) Número de identificación tributaria (NIT);d) Número correlativo del documento;e) Fecha de emisión del documentof) Nombre, razón o denominación social del donante;g) Número de identificación tributaria (NIT), del donante;h) Domicilio Fiscal del donante;




i) Descripción del bien o monto de la donación en números y letras. Los datos a que se refieren los incisos del a) al d), siempre deben estar impresosen los recibos elaborados por la imprenta. A la vez indicar que durante el mes demayo, se hizo trámites ante la Superintendencia de Administración Tributaria(SAT) por cambio de contador general, solicitud de solvencia fiscal y la consultapor el uso del recibo, siendo la respuesta de manera verbal que podíamos efectuarel cambio al concluir los correlativos ya que la ley entró en vigencia al momento detener en uso dichos números de recibos los cuales llegan al N°300. Por lo que lasolicitud de cambio de recibo esta trámite ante la Superintendencia deAdministración Tributaria SAT, Delegación Departamental de Alta Verapaz." Comentario de la Auditoría Analizados los argumentos y pruebas aportadas por los responsables de laEntidad, se concluye que el hallazgo se confirma por las siguientes razones: a) LaSuperintendencia de Administración Tributaria, autorizó a la Entidad recibos deingresos según resolución No.2014-5-724594 de fecha 24/10/2014, para lautilización correspondiente. b) En el comentario de los responsables de la Entidadse menciona, que recibieron indicaciones verbales por parte los personeros de laSuperintendencia de Administración Tributaria, sobre la utilizacion de los recibos,mismos que no son suficientes para desvanecer la presente deficiencia. Acciones Legales y Administrativas

Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, artículo 39, Numeral 16, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesPRESIDENTA Y REPRESENTANTE LEGAL ANA LUCIA BAC CHIQUIN 8,000.00PRESIDENTA Y REPRESENTANTE LEGAL BERTA ELVIRA TUY JOJ 8,000.00TESORERA FIDELINA (S.O.N.) TUX CHUB CHO 8,000.00Total Q. 24,000.00

7. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODO AUDITADO Los directivos y empleados responsables de las deficiencias encontradas, seincluye en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERIODO1 ANA LUCIA BAC CHIQUIN PRESIDENTA Y REPRESENTANTE LEGAL 07/05/2013 - 31/12/20132 BERTA ELVIRA TUY JOJ PRESIDENTA Y REPRESENTANTE LEGAL 01/01/2013 - 06/05/20133 FIDELINA TUX CHUB CHO TESORERA 07/05/2013 - 31/12/2013




8. COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA

Lic. FELICIANO HERNANDEZ PIO

Coordinador Gubernamental

Lic. JORGE MARTIN GONZALEZ GONZALEZ

Supervisor Gubernamental

INFORME CONOCIDO POR: RAZÓN:De conformidad con lo establecido en el articulo 29 de la Ley Orgánica de laContraloría General de Cuentas y sus reformas los auditores gubernamentalesnombrados son responsables del contenido y efectos legales del presente informe,el director y subdirector únicamente firman en constancia de haber conocido elcontenido del mismo.




ANEXOS




ANEXO 1ASOCIACIÓN MULTIÉTNICA DE MUJERES ´XNA IXIM´

RESUMEN DE INGRESOS Y EGRESOSDEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013

(Cifras expresadas en Quetzales)

PERÍODO INGRESOS EGRESOS SALDO CONTABLE

Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013 7,368,609.92 7,368,609.92 0.00

TOTALES 7,368,609.92 7,368,609.92 0.00

Fuente: Registro en caja fiscal: recibos oficiales, facturas y cheques de la Entidad.

Comentario:

El presente anexo refleja el movimiento financiero correspondiente al período del01 de enero al 31 de diciembre de 2013, relacionado con los fondos provenientesdel Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.





INTEGRACIÓN DE CUENTAS BANCARIASAL 31 DE DICIEMBRE DE 2013


TIPO DE CUENTANo.

BANCO NOMBRE DE LA CUENTA SALDO

Depósitos Monetarios 3 -012-19063-4

Banco de DesarrolloRural, S.A.

San Juan Bosco Campur/XNA IXIM 0.00

DepósitosMonetarios3 -012-19068-4


Sur Oriente I / XNA IXIM 0.00

DepósitosMonetarios 3 -012-19069-8


Sur Oriente II / XNA IXIM 0.00



San Vicente Campur / XNA IXIM 0.00



Santa Cruz / XNA IXIM 0.00



Tactic / XNA IXIM 0.00



Tucuru I / XNA IXIM 0.00



Tucuru II / XNA IXIM 0.00

TOTAL DISPONIBLE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 0.00

Fuente: Libros y estados de cuenta de bancos de la Entidad.

Comentario: El anexo anterior refleja que el 100% de los fondos recibidos, fueron ejecutados al31 de diciembre 2013, que corresponde al programa de extensión de cobertura delsistema integral de atención en salud.





COMPARACIÓN DEL SALDO DE CAJA FISCAL CON BANCOSDEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013


DESCRIPCIÓN VALOR PARCIAL VALOR TOTAL SALDOS

Saldo inicial 0.00

Ingresos percibidos durante el año 2013 7,368,609.92 7,368,609.92 7,368,609.92

(-) Egresos ejecutados durante el año 2013 7,368,609.92 7,368,609.92 0.00

Saldo de Caja Fiscal al 31 de diciembre 2013 0.00(-) Saldo de Bancos 0.00

Diferencia 0.00

Fuente: Cajas fiscales, estados de cuentas bancarios y libro de bancos.

Comentario: El anexo anterior, muestra que el 100% de los fondos recibidos fueron ejecutados en el programa de extensión de cobertura del sistema integral de atención ensalud, en el municipio de San Pedro Carchá, departamento de Cobán AltaVerapaz.




ANEXO 4ASOCIACIÓN MULTIÉTNICA DE MUJERES XNA IXIM´ ´

INTEGRACIÓN DE INGRESOS POR ENTIDAD PROVEEDORA DE RECURSOSDEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013


AÑOS NOMBRE DE ENTIDADPROVEEDORA DE RECURSOS

TOTAL

2013 Ministerio de Salud Pública y AsistenciaSocial

7,368,609.92

TOTALES 7,368,609.92

Fuente: Recibos de ingresos 63-A2 y cajas fiscales de la Entidad.

Comentario: El presente anexo muestra el origen de los ingresos recibidos por la Entidad, parala ejecución de los convenios suscritos.





INTEGRACIÓN DE CONVENIOS O PROGRAMAS ADJUDICADOSEJECUTADOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013(Cifras expresadas en Quetzales)

No.NOMBRE DELPROGRAMA

ENTIDADPROVEEDORA

DERECURSOS

No. DE CONVENIO

MONTO DECONVENIOS

TRANSFERENCIASRECIBIDAS

VALOREJECUTADO SALDO

1 Programas deextensión decobertura en

salud

MSPAS 191-2013

1,309,046.00 847,143.23 847,143.23 2 Programas de

extensión decobertura en

salud

MSPAS 192-2013

1,561,825.00 1,005,620.85 1,005,620.85 3 Programas de


salud

MSPAS 193-2013

1,491,358.00 881,693.08 881,693.08 4 Programas de


salud

MSPAS 194-2013

1,578,536.00 955,068.74 955,068.74 5 Programas de


salud

MSPAS 195-2013

1,539,572.00 987,948.75 987,948.75 6 Programas de


salud

MSPAS 196-2013

1,202,268.00 789,556.45 789,556.45 7 Programas de


salud

MSPAS 197-2013

1,524,810.00 958,025.16 958,025.16 8 Programas de


salud

MSPAS

198-2013 1,523,196.00 943,553.66 943,553.66

TOTAL 11,730,611.00 7,368,609.92 7,368,609.92 0.00

Fuente: Convenios que obran en poder de la Entidad.

Comentario:

En el presente anexo refleja la ejecución del programa de extensión de coberturaen prestación de servicios de Salud y Asistencia Social, auditado durante laejecución de la auditoría correspondiente al período del 01 de enero al 31 dediciembre de 2013.





MUESTRA DE CONVENIOS O PROGRAMAS EJECUTADOSDEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013


No. NOMBRE DEL PROGRAMA ENTIDADPROVEEDORA

DERECURSOS

No. DE CONVENIO

TRANSFERENCIASRECIBIDAS

VALOREJECUTADO

SALDO

1 Programas de extensión decobertura en salud

MSPAS 191-2013 847,143.23

847,143.23


MSPAS 192-2013 1,005,620.85

1,005,620.85


MSPAS 193-2013 881,693.08

881,693.08


MSPAS 194-2013 955,068.74

955,068.74


MSPAS 195-2013 987,948.75

987,948.75


MSPAS 196-2013 789,556.45

789,556.45


MSPAS 197-2013 958,025.16

958,025.16


MSPAS 198-2013 943,553.66

943,553.66

TOTAL 7,368,609.92

7,368,609.92

0.00

Total Muestra Seleccionada 4,642,224.25

Cifras Relativas de la Muestra 63%

FUENTE: Convenios suscritos, recibos oficiales y facturas que obran en poder la Entidad. Comentario: En el presente anexo se refleja la muestra del programa de extensión de cobertura del sistemaintegral de atención en salud, de los cuales se revisaron procesos de compra mayores deQ10,000.00 y la cotización y adjudicación financiera de primas y gastos de seguro de fianza,durante el año 2013.





INVENTARIO DE MEDICAMENTOSAL 31 DE DICIEMBRE DE 2013


No. MEDICAMENTOS TOTALUNIDADES

PRECIOUNITARIO

TOTAL

1 Acetaminofén frasco 120ml - 120mg/5ml 6,178 2.90 17,916.20

2 Acetaminofén frasco gotero 20ml -100mg 21,416 2.00 42,832.00

3 Acetaminofén tableta de 500mg 10,755 0.08 860.40

4 Acetaminofén tableta mast.80mg 33,554 0.14 4,697.56

5 Acido Fólico tableta de 5mg 333,642 0.08 26,691.36

6 Albendazol frasco de 200mg/5ml 4,516 1.80 8,128.80

7 Albendazol tableta de 200mg 2,322 0.20 464.40

8 Amoxicilina frasco susp.250 mg/5ml 18,005 6.96 125,314.80

9 Amoxicilina tableta de 500mg 1,215 0.30 363.29

10 Azitromicina tableta de 500mg 801 3.00 2,403.00

11 Clindamicina Tableta de 300mg 4,047 0.75 3,035.25

12 Clorfeniramina jarabe frasco 2mg/5ml 715 1.92 1,372.80

13 Clotrimazol Ovulos vaginales de 100mg 14,017 0.99 13,876.83

14 Clotrimazol Tubo crema 1% 682 4.88 3,328.16

15 Eritromicina tableta de 500mg 322 1.25 402.50

16 Ibuprofen tableta de 400mg 92,140 0.169 15,571.66

17 Metronidazol tableta de 500mg 40 0.25 10.00




ANEXO 7 BASOCIACIÓN MULTIÉTNICA DE MUJERES XNA IXIM´ ´

INVENTARIO DE MEDICAMENTOSAL 31 DE DICIEMBRE DE 2013


No. MEDICAMENTOS TOTALUNIDADES

PRECIOUNITARIO

VALOR TOTAL

18 Penicilina procaína frasco de 4,000,000 UI 152 4.40 668.80

19 Ranitidina tableta de 300mg 10,506 0.27 2,836.62

20 Salbutamol frasco de 2mg/5ml 192 4.85 931.20

21 Sales de rehidratación oral sobre 39,654 1.10 43,619.40

22 Sulfato ferroso frasco de 30ml - 125mg/ml 3,614 2.23 8,059.22

23 Sulfato ferroso tabletas de 300mg 119,803 0.09 10,782.27

24 Trimetoprim-Sulfametoxazole frasco 400/200 mg/5ml 340 2.28 775.20

25 Trimetoprim-Sulfametoxazole tabletas 160/800mg 243 0.31 75.33

Subtotal

335,017.05

INSUMOS 26 Alcohol isopropílico al 70% frasco de 100ml 62 4.80 297.60

27 Guantes descartables no estériles 207 55.35 11,457.45

28 Jeringas desechables de 3cc aguja No. 22 1,417 0.47 665.99

29 Multistix 30 100.00 3,000.00

30 Prueba de embarazo 114 4.00 456.00

31 Recipiente de plástico de 30ml para muestra orina 46 0.48 22.08

32 Recipiente plástico de 30ml con tapa de rosca 1,653 0.47 776.91

T O T A L 351,693.08

Fuente: Registro de libro de inventarios de la Entidad. Comentario: El presente anexo refleja la existencia de medicamentos al 31 de diciembre de2013, de los programas de extensión de cobertura, de los convenios suscritos conel Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.





DEPURACIÓN DE FORMAS OFICIALESAL 31 DE DICIEMBRE DE 2013

FORMAOFICIAL

ENVIO AUTORIZADAS UTILIZADAS EXISTENCIA

FISCAL FECHA Del No. Al No. TOTAL Del No. Al No. TOTAL Del No. Al No. TOTAL

200-A-3 36995 30/07/2013 61151 61300 150 61151 61218 68 61219 61300 82

1H 44232 11/10/2013 459251 459500 250 459251 459378 128 459379 459500 122

63-A2 36944 09/04/2013 495951 496000 50 495951 495971 21 495972 496000 29

FUENTE: Envíos fiscales y formas oficiales que obran en poder de la Entidad.

Comentario: Se realizó recuento físico de formas oficiales, mismas que no evidenciaronirregularidades y se encuentran debidamente resguardadas en la Entidad.




Nombramiento2. 1




Forma única de estadística




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