CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS COORDINADORA...

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

COORDINADORA NACIONAL PARA LA REDUCCIÓN DE DESASTRES

Informe de Auditoría A la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008

Guatemala, mayo de 2009

INDICE

Página

Información de la Entidad

1877

Estructura Orgánica de la Entidad

1879

Fundamento de la Auditoría

1879

Objetivos de La Auditoría

1881

Alcance de la Auditoría

1882

Información Financiera y Presupuestaria

1883

Dictamen

1885

Estados Financieros

1886

Notas a los Estados Financieros

1890

Informe relacionado con el Control Interno

1904

Hallazgos Relacionados con el Control Interno

1906

Informe Relacionado con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables

1925

Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables

1927

Seguimiento a Recomendaciones de Auditorías Anteriores

1943

Responsables durante el período Auditado

1944

Comisión de Auditoría 1946

Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008


1877

La Constitución Política de Guatemala, en su artículo uno, indica que el Estado se organiza para promover elbienestar común y la seguridad de la población. De ella se desprenden varias leyes, que hacen realidad esepostulado. El Decreto Ley Número 109-96 Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastresestablece que el objetivo de CONRED, es: Prevenir, mitigar, atender y participar en la rehabilitación yreconstrucción por los daños derivados de los efectos de los desastres. La CONRED, de acuerdo al articulo2 de la citada Ley está conformada por dependencias y entidades del sector público y del sector privado, esdecir, TODOS SOMOS CONRED.

Debido a que CONRED es un sistema que se organiza en el ámbito nacional, regional, departamental,municipal y local, tiene una gran complementariedad con el Sistema Nacional de Consejos de DesarrolloUrbano y Rural (Decreto Número 11-2002), y que permite un trabajo integrado de forma descentralizada, enlos mismos espacios territoriales. Lo anterior en plena concordancia con la Ley y Política deDescentralización (Decreto Número 14-2002), que prioriza la seguridad humana, necesaria para el desarrollo. Además está la Ley de Desarrollo Social (Decreto Número 42-2001) y su Política indica que es necesario elestudio de la población que vive en riesgo, así como impulsar acciones de protección social en caso dedesastres, también promueven la participación interinstitucional. En ella el trabajo de varios ministerios ysecretarías es importante.Por otro lado, la participación comunitaria es importante en la reducción de riesgos a desastres. En esesentido, el Código Municipal (Decreto Número 12-2002) le da al municipio la potestad para determinar sudesarrollo, su seguridad y el ordenamiento territorial. En tal sentido, con todas esas leyes y mandatos, eltrabajo que la SE-CONRED desarrolla se impulsa a través de su Plan Estratégico Institucional para elperíodo 2008-2012.

Por otra parte, respecto a los actores que integran el sistema CONRED, se tiene como máxima instanciadirectiva al Consejo Nacional de CONRED , el cual está integrado por las siguientes instituciones:

a. Ministerio de la Defensa Nacionalb. Ministerio de Salud Pública y Asistencia Socialc. Ministerio de Educaciónd. Ministerio de Finanzas Públicase. Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda f. Ministerio de Gobernacióng. Coordinador de la Junta y Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacionalh. Cuerpo de Bomberos Nacionalesi. Asamblea de Presidentes de los Colegios Profesionalesj. Comité Coordinador de Asociación Agrícolas, Comerciales, Industriales y Financieras.

El ámbito nacional comprende la jurisdicción de toda la República y se compone por el Consejo Nacional y laJunta y Secretaría Ejecutiva. Además se considera el ámbito departamental y municipal, conformado por lasorganizaciones públicas, privadas y ciudadanas, así como los cuerpos de socorro departamental y municipalsegún corresponda.

INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD

BASE LEGAL

Constituir un sistema que potencie la aptitud de nuestro país en la prevención y mitigación de riesgos, asícomo en la preparación y respuesta ante desastres y emergencias que afecten a las comunidades, de talforma que éstas participen en su propio desarrollo en un marco de sostenibilidad.

VISIÓN




1878

Asumir plenamente el compromiso de servir a la sociedad guatemalteca, cumpliendo la función coordinadoraque implica convocar a todos, en todo tiempo y en todo lugar, promoviendo la gestión para la reducción deriesgos y la reacción consciente, oportuna y eficaz.

A partir de la visión y misión se establecieron de manera participativa 4 objetivos estratégicos.

MISIÓN

Fortalecer el sistema de coordinación sectorial y territorial a nivel nacional, regional, departamental, municipaly local para establecer una cultura de reducción de riesgos y desastres, de forma participativa ydescentralizada.

Impulsar y actualizar en coordinación con el Sistema el marco jurídico institucional y técnico de gestión parala reducción de desastres.

Impulsar y coadyuvar al desarrollo de los estudios multidisciplinarios, científicos, técnicos y operativos sobrela amenaza, vulnerabilidad y riesgo para la reducción de los efectos de los desastres, con la participación delas universidades, instituciones y personas de reconocido prestigio.

Expandir y difundir a la población guatemalteca todas las acciones orientadas a la reducción del riesgo y elmanejo de desastres, en coordinación con las instituciones que participan en el sistema.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS




1879

ESTRUCTURA ORGANICA DE LA ENTIDADLa estructura organizacional de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres CONRED, estáconstituida de conformidad con el Decreto Ley 109-96 Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción deDesastres CONRED, de la manera siguiente:

Consejo Nacional: Secretario y Subsecretario.Oficina de Comunicación, Investigación y Estadística (OCIE)Departamento de Sistemas de Información GeográficaDepartamento de InvestigaciónSección de Divulgación y AudiovisualesSección de Administración de InformaciónSección de Relaciones Públicas y ProtocoloAsesores y Auditoría Interna

Gerencia de Operaciones:Departamento de Preparación y PlanesDepartamento de Transiciones

Gerencia de Riesgos:Departamento de Análisis de Riesgo Departamento de Monitoreo y Fenómenos NaturalesSección de Amenazas Sección de Vulnerabilidad Gerencia de Educación:Departamento de Formación no FormalDepartamento de Formación Formal

Gerencia Financiera:Departamento de Contabilidad Sección de Presupuesto

Gerencia Administrativa:Departamento de Recursos HumanosDepartamento de Sistemas InformáticosDepartamento de Recursos Administrativos Sedes RegionalesSección de Compras.

La auditoría se realizó con base en:

La Constitución Política de la República de Guatemala, establece en sus Artículos 232 "La ContraloríaGeneral de Cuentas es una institución técnica descentralizada, con funciones fiscalizadoras de los ingresos,egresos y en general de todo interés hacendario de los organismos del Estado, los municipios, entidadesdescentralizadas y autónomas, así como de cualquier persona que reciba fondos del Estado o que hagacolectas públicas.

También están sujetos a esta fiscalización los contratistas de obras públicas y cualquier otra persona que, pordelegación del Estado, invierta o administre fondos públicos."

El Articulo 241 Rendición de cuentas del Estado establece: "El Organismo Ejecutivo presentará anualmente alCongreso de la República la rendición de cuentas del Estado.

FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA




1880

El ministerio respectivo formulará la liquidación del presupuesto anual y la someterá a conocimiento de laContraloría General de Cuentas dentro de los tres primeros meses de cada año. Recibida la liquidación laContraloría General de Cuentas rendirá informe y emitirá dictamen en un plazo no mayor de dos meses,debiendo remitirlos al Congreso de la República, el que aprobará o improbará la liquidación.

En caso de improbación, el Congreso de la República deberá pedir los informes o explicaciones pertinentes ysi fuere por causas punibles se rectificará lo conducente al Ministerio Público.

Aprobada la liquidación del presupuesto, se publicará en el Diario Oficial una síntesis de los estadosfinancieros del Estado.

Los organismos, entidades descentralizadas o autónomas del Estado, con presupuesto propio, presentarán alCongreso de la República en la misma forma y plazo, la liquidación correspondiente, para satisfacer elprincipio de unidad en la fiscalización de los ingresos y egresos del Estado."

El Decreto número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículos 2, Ámbito decompetencia. "Corresponde a la Contraloría General de Cuentas la función fiscalizadora en forma externa delos activos y pasivos, derechos, ingresos y egresos y, en general, todo interés hacendario de los Organismosdel Estado, entidades autónomas y descentralizadas, las municipalidades y sus empresas, y demásinstituciones que conforman el sector público no financiero; de toda persona, entidad o institución que recibafondos del Estado o haga colectas públicas; de empresas no financieras en cuyo capital participe el Estado,bajo cualquier denominación así como las empresas en que éstas tengan participación.

También están sujetos a su fiscalización los contratistas de obras públicas y cualquier persona nacional oextranjera que, por delegación del Estado, reciba, invierta o administre fondos públicos, en lo que se refiere almanejo de estos.

Se exceptúan las entidades del sector público sujetas por ley a otras instancias fiscalizadoras.

La Contraloría General de Cuentas deberá velar también por la probidad, transparencia y honestidad en laadministración pública, así como también por la calidad del gasto público."

El Artículo 4. Atribuciones, inciso e) "Auditar, emitir dictamen y rendir informe de los estados financieros,ejecución y liquidación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, y los de las entidadesautónomas y descentralizadas, enviando los informes correspondientes al Congreso de la República, dentrodel plazo constitucional;"

Los Acuerdos Internos números 09-03 y A-57-2006 de la Contraloría General de Cuentas que contienen lasNormas de Auditoria Gubernamental.




1881

Emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros, Liquidación del Presupuesto de Ingresos yEgresos del Ejercicio Fiscal del año 2008.

Verificar la correcta percepción de los ingresos y ejecución del gasto de funcionamiento y de inversión, demanera tal que se cumplan las políticas, programas, proyectos y la prestación de servicios y adquisición debienes del sector público, así como los principios de legalidad y veracidad.

OBJETIVOS DE AUDITORÍAGENERALES

Comprobar la autenticidad y presentación de los registros contables, transacciones administrativas yfinancieras, así como sus documentos de soporte.

Examinar la ejecución o liquidación presupuestaria de la entidad para determinar si los fondos seadministraron y utilizaron adecuadamente.

Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad.

Evaluar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables.

Evaluar la posibilidad de irregularidades y fraudes, cometidos por funcionarios y empleados públicos.

Evaluar la gestión administrativa y operativa bajo los preceptos de eficiencia, eficacia y economía de losprogramas de la entidad, en atención al Plan Operativo Anual.

Establecer si las modificaciones presupuestarias coadyuvaron con los objetivos y metas de la entidad.

Establecer que los ingresos y egresos provenientes de fondos privativos, se hayan percibido y depositadooportunamente y que se hayan realizado las conciliaciones mensuales con registros del SICOIN.

ESPECÍFICOS




1882

El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y la revisión de las operaciones,registros y la documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la entidad,cubriendo el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008; con énfasis en las cuentas deBalance General; Bancos, Fondos en Avance, Activos Fijos; Estado de Resultados, Ingresos y Gastos en laLiquidación de los programas, Actividades Centrales, Educativo, Comunicación Social, Análisis de Riesgo,Operativo, Fortalecimiento del Sistema CONRED, considerando los eventos relevantes de acuerdo a losgrupos de gasto por Servicios Personales, Servicios no Personales, Materiales y Suministros, PropiedadPlanta y Equipo e Intangibles, Transferencias a través de pruebas selectivas. Se verificaron los documentoslegales que respaldan las modificaciones presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado,para los programas presupuestarios.

ALCANCE DE AUDITORÍA

Falta de integración del Pasivo Corriente y del Patrimonio por valor de Q119,111,316.61.

La nota número 12 del Balance General, no cuadra con el total de la cuenta que presenta el BalanceGeneral de Propiedad Planta y Equipo; dicha nota fue corregida posteriormente a la entrega de los EstadosFinancieros.

En el Activo Realizable existe un saldo de Q7,855,682.13, del cual no se conoce con exactitud el valor realde las existencias.

Se determinó una diferencia por valor de Q194,702.03 entre la integración de Activo No CorrientePropiedad Planta y Equipo, en relación con el total de Adquisiciones, que se realizaron en el ejercicio fiscal2008.

Limitaciones




1883

La entidad reportó que maneja sus recursos en once cuentas bancarias aperturadas en el Sistema BancarioNacional, y de acuerdo a la muestra seleccionada se comprobó que están debidamente autorizadas por el Bancode Guatemala al 31 de diciembre de 2008, según reportes de la administración refleja la cantidad deQ45,829,707.94.

De acuerdo a procedimientos de auditoría, se revisaron las conciliaciones y se efectuó confirmación bancaria acuentas monetarias aperturadas por la entidad.

La entidad distribuyó el Fondo Rotativo Institucional en Fondos Rotativos Internos de Compras y Viáticos, los quefueron liquidados al 31 de diciembre de 2008, ejecutando en el transcurso del período la cantidad deQ803,315.94.

El Balance General de la Entidad al 31 de diciembre de 2008, no refleja Inversiones Financieras.

Las donaciones fueron otorgadas por las Entidades: OEA por un valor de Q153,105.60, JAPON por un valor deQ648,326.56, BCIE por un valor de Q1,556,766.00, COLOMBIA por un valor de Q99,309.22, las cuales seencuentran incorporadas al presupuesto.

Los ingresos fueron recaudados y registrados en los rubros de Ingresos Tributarios por la cantidad deQ97,693,902.88, e Ingresos no Tributarios por la cantidad de Q12,841.47, los cuales al 31 de diciembre del año2008, ascendieron a Q97,706,744.35.

El presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2008, asciende a la cantidad de Q23,330,788.00, serealizaron modificaciones presupuestarias por la cantidad de Q72,486,211.79, para un presupuesto vigente deQ95,816,999.79, ejecutándose la cantidad de Q51,986,658.38 a través de los programas específicos siguientes:01 Actividades Centrales, 11 Educativo, 12 Comunicación Social, 13 Análisis de Riesgo, 14 Operativo y 15Servicios Personales, de los cuales el programa 01 es el más importante con respecto a la ejecución y representaun 46.% de la misma.

Se comprobó que el Plan Operativo Anual, no fue actualizado de conformidad con las ModificacionesPresupuestarias, determinándose que no se puede medir el avance de la gestión en virtud de que en el sistemaSICOIN no se actualiza.

Se verificó que las modificaciones presupuestarias se encuentran autorizadas por la autoridad competente,estableciendo que estas incidieron en la variación de las metas de los programas específicos afectados.

INFORMACIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA

BANCOS

FONDOS EN AVANCE - (FONDOS ROTATIVOS)

INVERSIONES FINANCIERAS

DONACIONES

INGRESOS

EGRESOS

PLAN OPERATIVO ANUAL (POA)

MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS




1884

Se verificó que esta entidad, no suscribió convenios durante el ejercicio 2008.

Se verificó que la entidad publicó y gestionó en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones delEstado, denominado GUATECOMPRAS, los anuncios o convocatorias y toda la información, relacionada con lacompra, venta y contratación de bienes, suministros, obras y servicios que se requirieron.

Según repoprte de Guatecompras Express, generado el día 13 de mayo de 2009, se adjudicaron 67 concursos,de los cuales 53 fueron finalizados y adjudicados. Se presentaron tres inconformidades las cuales fueroncontestadas por la entidad.

La entidad no ejecutó proyectos de inversión, durante el ejercicio 2008.

Se verificó que la entidad no ejecutó proyectos de inversión, durante el ejercicio 2008.

CONVENIOS SUSCRITOS

GUATECOMPRAS

INFRAESTRUCTURA

SISTEMA NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA

BORRADORNO OFICIAL

IngenieroCarlos Alejandro José Maldonado LutomirskySecretario EjecutivoCoordinadora Nacional para la Reducción de DesastresSu Despacho

Fuimos nombrados para auditar el balance general de la Coordinadora Nacional para la Reducción deDesastres, -CONRED- al 31 de diciembre de 2008, y los estados relacionados de resultados y de liquidacióndel presupuesto de ingresos y egresos, para el año que terminó en esa fecha. Estos estados financieros sonresponsabilidad de la Administración de la Entidad. Excepto por lo que se menciona en los párrafos siguientes, efectuamos nuestra revisión de acuerdo conNormas Internacionales de Auditoría y de Auditoría Gubernamental. Estas normas requieren que la auditoríasea planificada y ejecutada para obtener certeza razonable que los estados financieros no contienen erroresimportantes.

Debido a las limitaciones indicadas en los párrafos anteriores, las cuales incidieron en la oportunidad de laaplicación de nuestros procedimientos de auditoría, no expresamos una opinión sobre los estados financierosde la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, -CONRED-.

Guatemala, 25 de mayo de 2009

DICTAMEN

Falta de integración del Pasivo Corriente y del Patrimonio por valor de Q119,111,316.61.

La nota número 12 del Balance General, no cuadra con el total de la cuenta que presenta el Balance Generalde Propiedad Planta y Equipo; dicha nota fue corregida posteriormente a la entrega de los EstadosFinancieros.

En el Activo Realizable existe un saldo de Q7,855,682.13, del cual no se conoce con exactitud el valor realde las existencias.

Se determinó una diferencia por valor de Q194,702.03 entre la integración de Activo No Corriente PropiedadPlanta y Equipo, en relación con el total de Adquisiciones, que se realizaron en el ejercicio fiscal 2008.

Limitaciones

BORRADORNO OFICIAL

ESTADOS FINANCIEROS

BORRADORNO OFICIAL

BORRADORNO OFICIAL

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS



Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)1904

BORRADORNO OFICIAL


En la planeación y ejecución de nuestra auditoría del balance general de la Coordinadora Nacional para laReducción de Desastres -CONRED- al 31 de diciembre de 2008, y los estados relacionados de resultados yde liquidación del presupuesto de ingresos y egresos, para el año que terminó en esa fecha, evaluamos laestructura de control interno, para determinar nuestros procedimientos de auditoría con el propósito de emitiruna opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros y no para proporcionar seguridad delfuncionamiento de la estructura del control interno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos en relación a sufuncionamiento, que consideramos deben ser incluidos en este informe para estar de acuerdo con lasNormas Internacionales de Auditoría y Normas de Auditoría Gubernamental.

Los asuntos que nos llaman la atención y que están relacionados con deficiencias en el diseño y operacionesde la estructura de control interno, que podrían afectar negativamente la capacidad de la entidad pararegistrar, procesar, resumir y reportar información financiera uniforme con las aseveraciones de laAdministración en los estados financieros, son los siguientes:

EXISTENCIA DE PRODUCTOS CON FECHA DE VENCIMIENTO CADUCADA

MATERIALES Y SUMINISTROS ENVIADOS DIRECTAMENTE A LOS PROYECTOS U OBRAS SINREGISTRO Y CONTROL EN ALMACÉN

EMISIÓN DE VALES EN BLANCO Y SIN NÚMERO DE PLACA DEL VEHÍCULO

PAGO DE VIÁTICOS EN FORMA IRREGULAR

DEFICIENTE CONTROL DE ASISTENCIA DEL PERSONAL

FALTA DE DOCUMENTACION DE RESPALDO

ADQUISICION DE BIENES, SIN CONSTANCIA DE INGRESO A ALMACEN 1-H

DEFICIENCIAS EN EL REGISTRO DE FORMAS OFICIALES

LA AUDITORIA INTERNA NO CUMPLE CON LAS METAS ESTABLECIDAS EN EL PLAN ANUAL DEAUDITORIA

1

2

3

4

5

6

7

8

9

(Hallazgo No.1)

(Hallazgo No.2)

(Hallazgo No.3)

(Hallazgo No.4)

(Hallazgo No.5)

(Hallazgo No.6)

(Hallazgo No.7)

(Hallazgo No.8)

INFORME RELACIONADO CON EL CONTROL INTERNO




BORRADORNO OFICIAL


INCUMPLIMIENTO DE INFORMES FINALES DEL PERSONAL TEMPORAL10

(Hallazgo No.9)

(Hallazgo No.10)




BORRADORNO OFICIAL

En oficio No. Ref. DL-068-2009, de fecha 28 de abril de 2009, la Directora de Logística, Jefe de Almacén ySubdirector de Operaciones, Dirección de Logística, manifiestan: "La Jefatura de Almacén/Bodegas, paraefectos de la distribución de los recursos como parte de los procedimientos, necesita contar coninstrucciones por escrito para trasladar recursos en custodia hacia los lugares o destino que las autoridadessuperiores y/o competentes le indiquen, caso contrario Almacén no cuenta con la facultad para dar salidade los recursos, para los casos citados no se recibió la instrucción oportuna, situación que podría haberincidido por el cambio de autoridades de la institución dado el cambio político de gobierno a nivel nacional,como sucede en este caso y otras épocas o instituciones, mientras las autoridades se involucran o conocenel rol de la institución y de sus recursos lleva un tiempo prudencial para la toma de decisiones lo cual esperceptible en el presente caso, mientras tanto los productos alcanzaron su fecha de caducidad.

De hecho las autoridades quienes autorizan las compras de los bienes, insumos, recursos, conocen aciencia cierta cuál va a ser el objeto de la compra, uso y destino, principalmente cuando su fecha de vida útiles a corto plazo, en base a esta situación bodega espera instrucciones para dar la salida y traslado de los

EXISTENCIA DE PRODUCTOS CON FECHA DE VENCIMIENTO CADUCADA

El Acuerdo Número 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de ControlInterno, norma, 1.2 Estructura de Control Interno, establece: "Es responsabilidad de la máxima autoridad decada entidad pública, diseñar e implementar una estructura de control interno, que promueva un ambienteóptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales." Norma 1.3 Rectoría del Control Interno,establece: "En el contexto institucional, la máxima autoridad es la responsable del control interno, quiendelegará en funcionarios o unidades administrativas para el diseño, implementación, seguimiento yactualización del ambiente y estructura del control interno, observando y aplicando las normas emitidas porel órgano rector."

Falta de aplicación de normativas para las funciones del personal, supervisión y control administrativo.

Pérdida de bienes y riesgo de daños a la salud de las personas, si se consumen alimentos y medicamentosvencidos.

La Directora de Logística, debe girar instrucciones al Encargado del almacén, a efecto, informeoportunamente a las autoridades competentes acerca de los productos próximos a vencerse y que en unmomento determinado se pueda recuperar los mismos que se encuentran vencidos en las casascomerciales.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Comentario de los Responsables

HALLAZGO No. 1

En las bodegas de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, -CONRED-, se establecióa través de una muestra de existencias físicas de almacén que, se encuentran aproximadamente 25quintales de incaparina, 400 bolsas de cal hidratada, Horcalsa (200 quintales) y medicamentos vencidos,en el mes de febrero 2008 y que hay otros productos alimenticios próximos a vencerse, además se observóque no se informa oportunamente a las autoridades competentes acerca de los medicamentos vencidos ypróximos a vencerse.

HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO




BORRADORNO OFICIAL

recursos, no obstante se ha implementando un mecanismo de información oportuno dirigido a lostomadores de decisión para evitar el vencimiento de recursos en Almacén/Bodegas.

De acuerdo a los comprobantes de registro la compra de sacos de cal horcalsa se realizó en el año 2005 yno se dio instrucción alguna sobre el destino de dichos materiales, considerando la caducidad del productose hará la propuesta a las autoridades a efecto de utilizarlo en otras actividades de Conred, por ejemplomarcaje rutas de evacuación para casos de emergencia, áreas de concentración de grupos de trabajo,áreas de estacionamiento, pintado de paredes, postes, arboles, o áreas para evitar contaminación, plagas,desechos orgánicos humanos. Fosas sépticas etc.

El caso de la incaparina se procederá a realizar las consultas a la fábrica de origen a efecto de determinar sies posible su uso en otras actividades.

En cuanto a la medicina, se procederá a la destrucción e incineración según proceda técnicamenterecurriendo a la asesoría del Ministerio de Salud Pública tal y como se ha procedido hasta el día de hoy paraefectos de distribución de medicina por ser el ente especialista profesional en el ramo que respalda laacciones de CONRED en este sentido y por tratarse de un producto altamente delicado en las condicionesque se encuentra.

Para efectos de comprobar la constante comunicación Almacén /Bodegas con autoridades superiores ycompetentes involucradas en el manejo de los recursos, respecto a informar oportunamente sobre laexistencia y caducidad de los productos se adjunta a la presente listados de recursos acompañado de oficiossuscritos por la Jefatura del Almacén/Bodegas, como parte de las políticas de la Dirección de Logística, aefecto de evitar el vencimiento de los productos y la consideración de su traslado oportuno en atención a loseventos, antes durante y después de su ocurrencia como prevención, mitigación y rehabilitación. Se adjuntalistado de productos y copia de los correos electrónicos emitidos lo cual es una práctica constante deinformación."

Se confirma el hallazgo, debido a que no se presentaron las pruebas necesarias para su desvanecimiento,no obstante que el jefe de Almacén informó por medio de correos electrónicos el listado de productos enexistencia y su fecha de vencimiento a las autoridades superiores, éstas no tomaron las medidas correctivasnecesarias.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para Directora de Logística, por lacantidad de Q2,000.00.

Comentario de Auditoría

Acciones Legales y Administrativas




BORRADORNO OFICIAL

En oficio No. Ref. DL-068-2009, de fecha 28 de abril de 2009, la Directora de Logística, Jefe de Almacén ySubdirector de Operaciones, Dirección de Logística, manifiestan: "El procedimiento para dar ingreso a losbienes objeto de compra con fondos propios de la CONRED y/o donaciones de bienes, se ampara o sefundamenta en el documento contable de soporte que otorga la propiedad legal Contable por la compraventa, la que sirve para transferir a título oneroso el dominio total o parcial de bienes muebles o inmueblessituados en el territorio nacional (ART. 2 IVA) Documento obligatorio para el contribuyente afecto al impuestode esta ley, está obligado a emitir y entregar al adquiriente, y es obligación del adquiriente exigir la Facturasdebidamente autorizada por la SAT, en apego a lo dispuesto en la ley del IVA, lo cual garantiza el origen yvalidez de una transacción complementado con la serie de requisitos que de acuerdo a la Ley deContrataciones del Estado es obligatorio observar.

Para el caso particular de las "donaciones" el documento formal para dar el ingreso correspondiente a los

MATERIALES Y SUMINISTROS ENVIADOS DIRECTAMENTE A LOS PROYECTOS U OBRAS SINREGISTRO Y CONTROL EN ALMACÉN

El acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de ControlInterno, norma 2.4 Autorización y Registro de Operaciones, establece: "Cada entidad pública debeestablecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas lasoperaciones. Los procedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos los niveles deorganización, independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, detal forma que cada servidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soportenecesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes al cargo.

"El Decreto Número 168 del Presidente de la República, Artículo 1 establece: Todos los jefes de las oficinasy dependencias del Estado, sin excepción alguna, procederán a formar y suscribir un inventario de todos losbienes muebles, valores, enseres y útiles al servicio de los despachos que están a su cargo."

Falta de control en el registro y distribución de Estaciones de Monitoreo Sismo-Volcánico adquiridos.

Riesgo de que las adquisiciones se asignen a personas particulares a la de CONRED, sin existir evidenciade haber ingresado a almacén para su posterior distribución.

El Secretario Ejecutivo, debe girar instrucciones al Gerente de Riesgo, a efecto de que instruya al personal asu cargo en la observancia de la normativa aplicable.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


HALLAZGO No. 2

En la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres CONRED, se comprobó que el encargado debodega no ingresó en los registros de bodega y almacén los bienes adquiridos mediante ComprobanteÚnico de Registro número 872 (sin factura) por transferencia Bancaria de la cuenta 150305-1 Banco deGuatemala (Q332,945.07) el 22 de abril de 2008, a favor de la Empresa United States Geological Survey,por compra de Estaciones de Monitoreo Sismo-Volcánico, Proyecto San-Sam del programa 13 Análisis deRiesgo.




BORRADORNO OFICIAL

registros de igual manera es necesario contar con la copia de factura del país de origen o local, o bien eldocumento de envío de la empresa donante, acompañado de un documento oficial autorizado porfuncionario de la entidad donante en la cual se describa las características, cantidades y precios delproducto o en ausencia de este ultimo el ingreso se realiza a precios de mercado del momento, lo anteriorbusca dar cumplimiento al contenido de la norma general de control interno que se refiere a los documentosde respaldo, necesarios y suficiente para el respaldo de las operaciones a fin de cumplir con los requisitoslegales, administrativos de registro y control.

En el caso particular del presente hallazgo, Almacén/Bodegas siendo parte del Departamento de "RecursosAdministrativos" en la época u oportunidad en que se dio el hecho generador (estructura organizacionalexistente en ese período), no recibió documento legal alguno que le sirviera de soporte tal y como loestablece el acuerdo numero 09-03 del Jefe de la Contraloría de Cuentas. Normas Generales de ControlInterno, norma 2.4.

El único documento Trasladado al Almacén/Bodegas corresponde a una fotocopia de oficio suscrito por laGerencia de Riesgos con Vo.Bo. de la Gerencia Administrativa de ese período, de fecha 27 de noviembredel 2006, adjuntando listado de los bienes o equipo sísmico de monitoreo volcánico para el acto deresguardo del bien en el almacén en forma temporal y con la instrucción verbal que el mismo no se dieraingreso a los registros por encontrarse pendiente la formalización de la negociación (de acuerdo al informede los delegados de la Contraloría de Cuentas se formalizó la transferencia Bancaria hasta el día 22 de Abrildel 2008) condición que de igual manera no fue informada al Almacén/Bodegas o Dirección de Logísticapara el registro correspondiente.

La jefatura de Almacén/Bodegas, atendiendo la observación hecha por el ente fiscalizador, procederá asolicitar por la vía escrita a la Dirección Financiera la documentación legal para formalizar el ingreso y salidade los bienes objeto de hallazgo y así dar cumplimiento al acuerdo Numero 09-03 del Jefe de la ContraloríaGeneral de Cuentas. Normas Generales de Control Interno 2.4."

Se confirma el hallazgo, debido a que no se presentaron las pruebas necesarias para su desvanecimiento,correspondiente al ingreso de almacén de los bienes de la CONRED.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para la Directora de Logística ySubdirector Operaciones de Dirección de Logística, por la cantidad de Q2,000.00, para cada uno.






BORRADORNO OFICIAL

En oficio No. Ref. DL-068-2009, de fecha 28 de abril de 2009, la Directora de Logística, Jefe de Almacén ySubdirector de Operaciones, Dirección de Logística, manifiestan: "Dada las limitaciones del presupuesto deCONRED, y la corta disponibilidad financiera para atender las necesidades optimas de funcionamiento delas sedes regionales y delegaciones departamentales de CONRED, las cuales tienen asignados vehículospara el cumplimiento de las actividades y cobertura de los eventos normales y en momentos de emergencia, la política de la Administración en este caso se refiere a que el Delegado Regional como autoridad superiorde las sedes, para el suministro de combustible para los vehículos a su cargo tenía que apersonarse a lasede central de CONRED, y efectuar el traslado de combustible en canecas (tambos de 5 galones) a serdistribuidos entre todos los vehículos asignados a los delegados departamentales con la finalidad deoptimizar el recurso en el sentido de que el recurso humano asignado en su totalidad no hiciera acto depresencia en la sede central, siendo responsabilidad del Delegado Regional o un representante de la sederegional a quien se asignara para efectuar la distribución a dichas delegaciones departamentales.

Es importante resaltar además que el suministro de combustible obedece básicamente a las solicitudes yrequerimientos efectuados por la Dirección de Respuesta como máxima autoridad de las delegacionesregionales y departamentales, por la vía escrita y/o electrónica. Para su funcionamiento para un periodo

EMISIÓN DE VALES EN BLANCO Y SIN NÚMERO DE PLACA DEL VEHÍCULO

El Acuerdo Número 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de ControlInterno, norma 2.6, establece: Documentos de Respaldo, "Toda operación que realicen las entidadespúblicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente derespaldo. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplidocon los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá lainformación adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad yresultados de cada operación para facilitar su análisis."

Incumplimiento de procedimientos y normativa, por parte del personal de Almacén. Falta de supervisión porparte de las autoridades administrativas, financieras y del auditor interno.

Riesgo en el control, registro, resguardo y pérdida de combustible.

La Directora de Logística, debe evaluar periódicamente el desempeño de las personas responsables delAlmacén e implementar una estructura efectiva de control interno, estableciendo un control preventivodentro del Área de Almacén, analizando y revisando eficazmente los documentos que respaldan losregistros correspondientes.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


HALLAZGO No. 3

En Almacén de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, CONRED, se determinó que seentregaron 133 galones de combustible (diesel y gasolina), números de vales 1729, 0878, 0860, 1301,1302, 1377 y 1770 los cuales carecen de los requisitos necesarios de control, tales como números deplacas de vehículos no consignados, firmas, nombre y autorizado. Los tres ejemplares de vales, original ysus dos copias; se quedan en Almacén y no se entrega una copia a la persona que recibe el producto.




BORRADORNO OFICIAL

estimado de 15 a 20 días sujetos a intensidad de las actividades a cubrir a lo largo y ancho de losmunicipios o departamentos a cubrir por cada delegado regional o departamental.

Se adjunta a la presente la documentación indicada en el párrafo anterior y se agrega las constancias odocumentos trasladados por el Delegado Regional, donde consta la distribución final del combustible a quese refiere el presente hallazgo, con detalle del nombre y firma del empleado, tipo de vehículo, cantidadgalones y fecha de suministro, placas, periodo, sello región.

La Dirección de Logística implementó internamente dentro de la misma Dirección una contra revisión de losdespachos de combustible, delegando dicha actividad en una de las asistentes de la Dirección, lo cualconsta mediante firma y sello del responsable en los vales de combustible (ver documentos adjuntos), sinembargo para dar cumplimiento a la recomendación del ente fiscalizador se fortalecerá el control internotomando en consideración las debilidades establecidas."

Se confirma el hallazgo, debido a que no se presentaron las pruebas necesarias para su desvanecimiento,evidenciando al momento de la revisión que los vales no reúnen los requisitos mínimos de control. La contrarevisión que indican los responsables, se efectuó en febrero del 2009.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para la Directora de Logística, Jefede Almacén y Subdirector Operaciones de Dirección de Logística, por la cantidad de Q2,000.00, para cadauno.






BORRADORNO OFICIAL

En nota s/n de fecha 28 de abril de 2009, el encargado de Viáticos, manifiesta: "El día 01 de julio del 2008hasta el 31 de Diciembre del 2008 asumí el cargo como Encargado de Viáticos, como Jefe Inmediato, el Sr.Jorge Gabriel Villeda Sosa, Jefe de Contabilidad y como Jefe Superior el Lic. Carlos Daniel López Castillo,Gerente Financiero. Anteriormente los Formularios VA, VC y VL, las personas que fueron encargadas dedicho puesto realizaban el proceso de cálculo e impresión de dichos formularios. Por lo tanto en el momentoque me fue asignado el cargo me indicaron que yo debía realizar igualmente el mismo proceso que ya sevenía manejando años atrás, según me indicaron y se tomo esta medida debido a que las personas seequivocaban al ingresar sus datos al formulario como también hacían mal los cálculos en los viáticos, por loque constantemente había que anular dichos formularios.

Con el fin de realizar los procedimientos con rapidez y eficaz a dicho tramite, se recibía la Hoja deNombramiento para la Comisión, por lo que se calculaba y procedía a imprimir el Formulario Viático Anticipo,solicitando la firma de la persona nombrada y de su Jefe Inmediato en el formulario, para luego entregardicho anticipo (efectivo) y Formulario Viático Constancia para realizar dicha comisión y luego de haberterminado con la comisión se calcula y se imprimía en el Formulario Viático Liquidación, para determinar sise tenia que reintegrar a la persona nombrada o devolver a la institución parte del anticipo por dichacomisión.

Actualmente la Sub-Dirección Financiera, envió a todo el personal de la SE-CONRED , el nuevo tramite para

PAGO DE VIÁTICOS EN FORMA IRREGULAR

El Acuerdo Número 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de ControlInterno, norma 2.2.3, Asignación de funciones y responsabilidades, establece: "para cada puesto de trabajo,deben establecerse en forma clara y por escrito, las funciones, atribuciones y responsabilidades, de talmanera que, cada persona desempeñe un cargo de gestión u operativo, conozca el rol que le correspondedentro de la organización."

Mal procedimiento al realizar atribuciones de su cargo que no le competen; con el argumento de que laspersonas se equivocan al llenarlos.

Riesgo que los recursos financieros sean desviados de su destino, en relación con lo programado en elpresupuesto y falta de transparencia en la ejecución del gasto.

El Director Administrativo y Financiero, debe girar instrucciones al encargado de viáticos, a efecto que lasoperaciones que realice, sean con transparencia en cada proceso e indicarle al personal las funcionescorrespondientes a cada puesto, conforme el Manual de Funciones y Responsabilidades.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


HALLAZGO No. 4

En la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, -CONRED-, se constató que durante elejercicio fiscal 2008 el encargado de viáticos, proporcionó el dinero por concepto de viático anticipo, sin quelas personas llenaran y firmaran los formularios V-A, y al regresar de las comisiones, él mismo realiza lasliquidaciones en los formularios V-L.




BORRADORNO OFICIAL

gestionar los viáticos, se esta haciendo dicho procedimiento a partir de el día 26 de Febrero del 2009, endonde cada quien debe de llenar dichos formulario, según la Hoja de Nombramiento y calcular los viáticos, através del REGLAMENTO DE GASTOS DE VIÁTICO PARA EL ORGANISMO EJECUTIVO Y LASENTIDADES DESCENTRALIZADAS Y AUTÓNOMAS DEL ESTADO "(Acuerdo Gubernativo) 397-98) en elinterior del país, ya que no se cuenta con un Reglamento Interno de Viáticos para los viáticos en el interiordel país."

En oficio s/n de fecha 4 de mayo de 2009, el Jefe de Contabilidad, manifiesta: "Que las funciones yatribuciones del señor Gerber Arnoldo Fajardo Méndez, fueron debidamente actualizadas para que no seincurriera en errores en el trámite del llenado de los formularios de viáticos de las personas que salían decomisión oficial en la institución. Derivado de ello, se envió a todo el personal de la Secretaría Ejecutiva dela Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, un instructivointerno de la forma en que se tramitaría los viáticos por parte de las personas nombradas para comisiones através del correo institucional interno el día 26 de febrero de 2009, según consta en oficio que se adjunta enla presente."

Se confirma el hallazgo, debido a que no se presentaron las pruebas necesarias para su desvanecimientoporque las funciones y atribuciones dadas al encargado de viáticos, para corregir este procedimiento, fueronposteriores al momento de la revisión de los viáticos, evidenciando falta de transparencia en la ejecución delgasto de 2008.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Jefe de Contabilidad yEncargado de Viáticos, por la cantidad de Q2,000.00, para cada uno.






BORRADORNO OFICIAL

En oficio No. RRHH Of-113-2009, de fecha 27 de abril de 2009, la Jefe de Recursos Humanos, manifiesta:"En relación a este rubro no se contaba con el control de asistencia de personal; pero si con control deingreso de llegadas tarde y permisos para ausentarse de la institución. (Procedimientos manuales.

Por lo que existe un control de ingresos y salidas del personal de la institución, y formularios deautorizaciones para ausentarse debidamente autorizadas como consta en las fotocopias simples que sepresentan a su consideración."

Se confirma el hallazgo, debido a que no se presentaron pruebas para su desvanecimiento, queevidenciaran un procedimiento de control de asistencia del personal, como se indica por parte delcomentario de la Jefe de Recursos Humanos.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para la Jefe de RecursosHumanos, por la cantidad de Q2,000.00.



DEFICIENTE CONTROL DE ASISTENCIA DEL PERSONAL

El Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de ControlInterno, norma 3.7 control de asistencia establece: "La máxima autoridad de cada ente público, debe dictarla política que permita establecer un adecuado control de asistencia para el personal. En cada ente público,se establecerán procedimientos para el control de asistencia, que aseguren la puntualidad y permanenciaen los sitios de trabajo de todos los servidores. El control se ejercerá por el jefe inmediato superior y por launidad de personal, en concordancia con los sistemas diseñados para el efecto."

Falta de implementación de procedimientos de control de asistencia, debido a que la Jefatura de RecursosHumanos dejó de realizar actividades de control, inherentes a su cargo.

No es posible evaluar el rendimiento del personal en sus funciones y atribuciones.

El Secretario Ejecutivo, debe girar instrucciones a la Jefe de Recursos Humanos, para que aplique losprocedimientos de control de asistencia, con el fin de asegurar la puntualidad y permanencia en los lugaresde trabajo de los contratados.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


HALLAZGO No. 5

En la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, -CONRED-, en la Dirección de RecursosHumanos, al revisar los expedientes del personal 021, 022, se observó que no existe un control deasistencia del personal que labora en la institución.




BORRADORNO OFICIAL

En oficio No. RRHH Of-113-2009, de fecha 27 de abril de 2009, la Jefe de Recursos Humanos, manifiesta:"El renglón 029 cuenta con informes y facturas mensuales que respalda la cancelación de los serviciostécnicos o profesionales y el renglón 021 y 022 aprobación de la ONSEC, Recursos Humanos custodia lapapelería más no es la que liquida ni autoriza los recursos de CONRED.

Pero en coordinación con el Director Financiero previo a efectuar cualquier pago se exige al personal lapresentación de facturas debidamente canceladas para soportar el gasto por los servicios técnicos oprofesionales brindados a la institución. (Adjunto fotocopias de contratos 021, 022 y 029 firmados por laautoridad superior y el contratista)."

En oficio No. DAF-35-2009, de fecha 28 de abril de 2009, el Director Administrativo Financiero, manifiesta:Como se indicó en el desvanecimiento del Hallazgo de Cumplimiento número 7, la Jefatura de RecursosHumanos que depende de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED, es la responsable del cumplimiento de losaspectos relevantes de los contratos suscritos entre la misma y el personal de la Institución. Asimismo, laUnidad de Auditoría Interna es la responsable de revisar mensualmente la nómina de sueldos y honorarios,quien una vez revisada la misma, firma de conformidad con los datos contenidos en ella.

FALTA DE DOCUMENTACION DE RESPALDO

El Acuerdo Número 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de ControlInterno, norma 2.6 establece: "Toda operación que realicen las entidades públicas, debe poseer ladocumentación necesaria y suficiente que la respalde, esta y debe demostrar que se ha cumplido con losrequisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la informaciónadecuada, por cualquier medio que se produzca para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cadaoperación para facilitar su análisis."

Los encargados del control y custodia de los documentos de soporte, no realizan el debido resguardo de losmismos.

Esto provoca que en un momento determinado se realicen pagos, sin el respaldo legal, y que no existacerteza sobre la prestación de los servicios.

El Director Financiero, debe coordinar con el Jefe de Recursos Humanos, a efecto de que previo a efectuarcualquier pago, se verifique que esté completa la documentación que los soporta y autoriza.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


HALLAZGO No. 6

La Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, CONRED, no proporcionó los documentos deegresos, solicitados en su oportunidad: expedientes completos conteniendo formulario de solicitud deempleo, hoja de vida, fotocopia de cédula de vecindad, créditos académicos, cartas de referencias y derecomendación, antecedentes penales y policíacos, factura, acta de toma de posesión, fianza decumplimiento, informes; para su revisión faltando los documentos que justifiquen el gasto, por el periodo del01 de enero al 31 de marzo de 2008; así como de otras operaciones financieras, administrativas y legales,relevantes en los expedientes del personal que presta sus servicios técnicos y profesionales.




BORRADORNO OFICIAL

Los documentos tales como facturas, informes mensuales, declaraciones de probidad, informes anuales ydemás documentos relacionados con los contratos de trabajo, están en poder y custodia de la Jefatura deRecursos Humanos y es ésta la que se encarga de solicitarlos y archivarlos.

Previo a efectuar el pago correspondiente, la Jefatura de Recursos Humanos elabora la nómina mensual lacual envía a la Unidad de Auditoría Interna quien es la encargada de revisar toda la documentación quesoporta dicha nómina.

Por lo anteriormente expuesto, queda confirmado que la Dirección Administrativo Financiera, dentro de susfunciones no se encuentra el verificar que cada contratado haya previamente cumplido con todos losrequisitos establecidos en los contratos de trabajo para efectuar el pago, ya que por instruccionessuperiores, esta función corresponde a la Jefatura de Recursos Humanos y por las Normas de AuditoriaGubernamental contenidas en el Acuerdo A-57-2006 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas a laUnidad de Auditoría Interna verificar que se cumplan con todos los requisitos establecidos en los mismospara la elaboración de las nóminas mensuales de pago, por lo que atentamente solicito ser excluido delpresente ajuste por haber demostrado que no tengo responsabilidad en el mismo."

Se confirma el hallazgo, debido a que no se proporcionaron pruebas para su desvanecimiento, ya que almomento de solicitar la documentación de respaldo de los gastos para su respectiva revisión, no lapresentaron. Según oficios Nos. OF.-RRHH-53-2009 y OF.-RRHH-86 -2009 de fechas 03 de marzo y 14 deabril 2009, respectivamente, donde la Jefe de Recursos Humanos, manifiesta lo siguiente: "la suscrita tomoposesión al cargo hasta el mes de abril 2008 por lo que no se cuenta con información anterior a esa fecha."

Sanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 16, para el Director AdministrativoFinanciero y la Jefe de Recursos Humanos, por la cantidad de Q2,000.00, para cada uno.






BORRADORNO OFICIAL

En oficio No. Ref. DL-068-2009, de fecha 28 de abril de 2009, la Directora de Logística, Jefe de Almacén ySubdirector de Operaciones, Dirección de Logística, manifiestan: "Para el caso particular de las"donaciones" el documento para dar el ingreso correspondiente a los registros de igual manera es necesariocontar con la copia de factura del país de origen o local, o bien el documento de envío de la empresadonante, acompañado de un documento oficial autorizado por funcionario de la entidad donante en la cual sedescriba las características, cantidades y precios del producto o en ausencia de este ultimo el ingreso serealiza a precios de mercado del momento. Tal y como se explica en el hallazgo No. 3 para darcumplimiento al contenido de la norma general de control interno que se refiere a los documentos derespaldo, necesarios y suficiente para el respaldo de las operaciones a fin de cumplir con los requisitoslegales, administrativos de registro y control.

El presente hallazgo, hace referencia a recursos "donados" y recibidos directamente en las regionales deCONRED localizados en los departamentos de Izabal, Alta Verapaz y Zacapa, las cuales al momento nohan sido notificadas formalmente a la Dirección de Logística - Almacén/Bodegas, razón por lo cual no se haoperado el ingreso correspondiente, no obstante se solicitará a las sedes beneficiadas proporcionen ladistribución de los recursos para contar con la información actualizada dejando constancia de lo actuado.

Logística procederá a trasladar por escrito a la dirección de respuesta el proceso que las regionales debencumplir en el caso recepción de donaciones (AYUDA HUMATARIA) y los plazos correspondientes paradicho efecto.

ADQUISICION DE BIENES, SIN CONSTANCIA DE INGRESO A ALMACEN 1-H

El Acuerdo Número 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de ControlInterno, norma 1.2 Estructura de control interno establece: "Es responsabilidad de la máxima autoridad decada entidad pública, diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva unambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales asignados."

Falta de normas específicas, comunicación y coordinación entre las oficinas regionales y oficinas centralespara el registro y control de las donaciones.

Que en las operaciones de adquisición de productos donados, no exista transparencia, ya que al obviar elingreso oportuno a bodega o almacén, podría dar lugar a que se de ingreso únicamente a las facturas y noel ingreso físico de los materiales y/o productos alimenticios adquiridos a las instalaciones de la Conred.

La Directora de Logística, debe girar instrucciones al jefe de almacén para que lleve controles de almacénde las oficinas regionales y centrales y que realicen las operaciones de registro de todas las adquisicionesque la CONRED, obtiene a través de bienes comprados o donados, aplicando el mismo procedimiento.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


HALLAZGO No. 7

En las bodegas ubicadas en Izabal, Alta Verapaz y Zacapa, se recibieron donaciones de productosalimenticios de las empresas Maxi Bodegas y Despensa Familiar, el 30 de octubre de 2008, sin que sehayan registrado en la bodega y/o almacén.




BORRADORNO OFICIAL

Es importante resaltar que la Dirección de Logística, las subdirecciones y jefaturas que la integran, seencuentran debidamente identificadas con labor institucional y vienen poniendo de manifiesto el esfuerzopor corregir e implementar todas aquellas acciones que tiendan a evidenciar de manera clara, precisa yconfiable las acciones y registros oportunos dentro de las responsabilidades que le correspondenrespetando la normativa legal que rige al Estado."

Se confirma el hallazgo, debido a que no presentaron pruebas para su desvanecimiento, correspondiente alos registros de ingreso a almacén de los productos alimenticios que recibieron como donación de lasdistintas empresas.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para la Directora de Logística ySubdirector Operaciones de Dirección de Logística, por la cantidad de Q2,000.00, para cada uno.






BORRADORNO OFICIAL

En oficio s/n, de fecha 28 de abril de 2009, El Jefe de Contabilidad, manifiesta: "En la condición del presentehallazgo se hace referencia a que durante el proceso de corte y depuración de formas oficiales por elperiodo del 1 de enero al 31 de diciembre de 2008, se estableció que no se encuentran registrados en lacaja fiscal 78 recibos de ingresos 63-A y 9 formas 200-A-3.

Para el efecto, me permito solicitar se sirvan indicarme cuales son los formularios a que se hace referenciaen virtud de que no me es posible efectuar un correcto desvanecimiento del presente ajuste porque no seindica en ningún lado que recibos son los que no se encuentran registrados ya que según mis controles, losúnicos recibos que se encuentran anulados y que posteriormente se incluyeron en los registros deformularios, son las formas 200-A-3 números anulados por instrucciones de la Comisión de Auditoría de laContraloría General de Cuentas."

Se confirma el hallazgo, debido a que no se presentaron pruebas para su desvanecimiento y debido a quecon oficios Nos. 28-2009 y 35-2009 de fechas 16 y 30 de marzo respectivamente se solicitó la informaciónreferente a los formularios que no estaban operados en las cajas fiscales del periodo de enero a diciembrede 2008 y que aparecen como existencia en la Sección de Talonarios de la Contraloría General de Cuentas,en los mismos se describieron los formularios respectivos.



DEFICIENCIAS EN EL REGISTRO DE FORMAS OFICIALES

El Acuerdo número 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de ControlInterno, norma 2.4, Autorización y registro de operaciones, establece: "cada entidad pública debe establecerpor escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas lasoperaciones."

Falta de control y registro oportuno y correcto de los formularios 63-A y 200-A3, por parte del Jefe deContabilidad.

Información deficiente en relación a la existencia real de la CONRED de formas oficiales a utilizar.

El Director Administrativo Financiero debe girar instrucciones al Sub Director Financiero y al Jefe deContabilidad a efecto cumplan con registrar correctamente cada una de las formas oficiales utilizadas.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


HALLAZGO No. 8

En la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, CONRED, de acuerdo a la informaciónproporcionada por la Sección de Talonarios de la Contraloría General de Cuentas, durante el proceso decorte y depuración de Formas Oficiales, por el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008, seestableció que no se encuentran anotadas las formas en la Caja Fiscal, 78 recibos de ingresos 63-A y 9formas 200-A3, sin embargo los valores por los cuales se emitieron si fueron registrados, en la misma eingresados en la cuenta bancaria correspondiente.




BORRADORNO OFICIAL

Sanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Jefe de Contabilidad y elDirector Administrativo Financiero, por la cantidad de Q2,000.00, para cada uno.




BORRADORNO OFICIAL

En fotocopia del oficio No. UDAI-02-04-2009, de fecha 16 de abril de 2009, el Auditor Interno, manifiesta:"De acuerdo a su requerimiento manifestado en el oficio AF-CONRED-13-2009, de fecha 23 de Febrero de2009, relacionado con la elaboración de informes por las revisiones realizadas por esta unidad de acuerdoal Plan Anual de Auditoria durante el periodo del dos mil ocho. Tengo a bien manifestarle que el referido planse cumplió parcialmente, debido principalmente a que la Autoridad Superior de la Coordinadora para laReducción de Desastres, nos requirió que la actuación como unidad fuera de orden preventivo en formaanticipada y no de revisiones posteriores en el entorno de las transacciones que se generan tanto para laadquisición de bienes como para la contratación de servicios, que forman parte de las actividades propiasdel que hacer de la CONRED, para las cuales se debe observar la aplicación de las diferentes Leyes yNormas que se relacionan con los procesos de compras que garanticen un eficiente control interno enfunción del orden Administrativo, Financiero y Contable, velando por la observancia de las normas deacuerdo a las guías establecidas en el Código de Normas Gubernamentales. Por lo anterior esta unidad hacumplido con los requerimientos indicados, emitiendo notas por las observaciones que ameritan sucorrección previa a la realización del gasto."


LA AUDITORIA INTERNA NO CUMPLE CON LAS METAS ESTABLECIDAS EN EL PLAN ANUAL DEAUDITORIA

El Acuerdo Número A-57-2006, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas de AuditoríaGubernamental Interna y Externa tercer párrafo, establece: "Las Normas de Auditoría del sectorGubernamental, son de cumplimiento obligatorio por parte de todos los auditores que ejecuten Auditorías decarácter interno y externo en todas las entidades del sector público guatemalteco; asímismo, son deobservancia general para las firmas privadas de auditoría, profesionales y especialistas de otras disciplinasque participen en el proceso de la auditoria gubernamental". Y la norma 2.1, párrafo quinto, establece: "ElPlan Anual de Auditoría Gubernamental debe ser evaluado periódicamente por quien los ejecuta y losresultados podrán originar modificaciones, previa autorización de las autoridades superiores."

El Auditor interno, recibió instrucciones para realizar revisiones previas a los pagos que deben efectuarse.

Falta de evaluación del Control Interno, incumplimiento a las normas de control interno, deficiencia en losprocesos sujetos a fiscalización, por lo que no existe apoyo para la institución.

El Secretario Ejecutivo, debe girar instrucciones al Director Administrativo Financiero, para que antes deautorizar los desembolsos por servicios profesionales del auditor interno, verifique que cumplió con lasobligaciones establecidas en el contrato de trabajo y en el Plan Anual de Auditoría, autorizado por laSecretaría Ejecutiva.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


HALLAZGO No. 9

La Unidad de Auditoría Interna de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, -CONRED-,no cumplió con las metas establecidas en el Plan Anual de Auditoría, al requerirse los informes de lasauditorías practicadas durante el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008, los mismos no fueronpresentados a esta comisión.




BORRADORNO OFICIAL

Se confirma el hallazgo, debido a que no presentó pruebas suficientes para su desvanecimiento, ya que nocumplió con las atribuciones descritas en el Plan Anual de Auditoría.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Secretario Ejecutivo yAuditor Interno, por la cantidad de Q2,000.00, para cada uno.





BORRADORNO OFICIAL

En oficio No. DAF-35-2009 de fecha 28 de abril de 2009, el Director Administrativo Financiero, manifiesta:"Las funciones de la administración general de recursos humanos fueron debidamente trasladadas en elmes de abril de 2008 a la Jefatura de Recursos Humanos a cargo de la licenciada Leticia Eugenia PadillaZulema y de conformidad con lo establecido en el oficio número GF-ja-120-08 de fecha 23 de abril de 2008,firmado por el suscrito, se indicaron aspectos elementales en el manejo de la nómina mensual como lo sonel de contar con el espacio y medidas correspondientes para el resguardo de la documentación (facturas,informes) así como que la planilla previo a ser enviada a la Gerencia Financiera debería contar con lasfirmas correspondientes de elaboración, aprobación y revisión por parte de Auditoría Interna para poderaplicar los pagos mensuales correspondientes, entendiéndose entonces que Recursos Humanos, deconformidad con las instrucciones recibidas de la autoridad superior es la encargada del manejo completode todo lo relacionado con la administración del personal de la entidad incluyendo esto los respectivosdocumentos que soporten mensualmente el pago de los honorarios respectivos y los que finiquitan larelación laboral de cada uno de los contratados, entiéndase esto como los informes mensuales y anualesque indican los contratos suscritos, y las respectivas facturas y timbres profesionales respectivos.

Cabe mencionar que en el mes de abril de 2008, el Director Administrativo Financiero que estuvo a cargo dela transición de la nómina de sueldos y/o honorarios fue el licenciado Luis Ruiz, quien coordinó con laLicenciada Leticia Eugenia Padilla Zulema todo lo referente al respecto.

De igual forma, les informo que de conformidad con lo establecido en el Acuerdo Gubernativo número 185-

INCUMPLIMIENTO DE INFORMES FINALES DEL PERSONAL TEMPORAL

La Cláusula Décima Segunda de los 277 contratos, suscritos entre la Coordinadora Nacional para laReducción de Desastres, CONRED, con personas contratadas bajo el renglón 029, establece: INFORMES:"Los contratistas están obligados a rendir informes mensuales de su gestión y un informe final, los cualesserán evaluados por el funcionario que la Secretaría Ejecutiva de CONRED, designe. Además loscontratistas deberán indicar en su informe final, el producto o resultado de los servicios prestados."

Esto se debe a que el Secretario Ejecutivo y el Director Administrativo Financiero de la CONRED, novelaron por el cumplimiento del contrato, que es ley entre las partes.

Riesgo de efectuar pago por la prestación de servicios, sin que existan los expedientes completos.

El Secretario Ejecutivo de CONRED, debe exigir a las personas responsables de las contrataciones queantes de realizar los pagos, observen las disposiciones contenidas en los contratos y leyes aplicables a losprocesos llevados a cabo, para la contratación de los servicios que tienen a su cargo.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


HALLAZGO No. 10

La Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, -CONRED-, suscribió 277 contratos para laprestación de servicios técnicos y profesionales, bajo el renglón 029, por el periodo del 01 de enero al 31diciembre de 2008, constatándose que incumplieron la cláusula Décima Segunda, donde establece lapresentación de informes finales.




BORRADORNO OFICIAL

2008 de fecha 7 de julio de 2008, la Secretaría Ejecutiva de la CONRED confirmó que la Jefatura deRecursos Humanos era la encargada del manejo total de la administración del recurso humano de laInstitución.

Por lo anteriormente expuesto, considero que la responsable del cumplimiento de todo lo relacionado con loscontratos de trabajo suscritos entre la Secretaría Ejecutiva y el personal de la misma, es la Jefatura deRecursos Humanos, ya que la Gerencia Financiera únicamente se concreta a la acreditación y/o pago de loshonorarios o sueldos respectivos indicado en la nomina, por lo que solicito ser excluido del mismo en virtudde que como quedó demostrado, no era mi función el solicitar el cumplimiento de dicho requisito el cualdebió haber sido verificado por la auditoría interna de la Institución, tal y como lo dictan las Normas deAuditoria Gubernamental contenidas en el Acuerdo A-57-2006 del Jefe de la Contraloría General deCuentas."

En oficio No. RRHH OF -114-2009 de fecha 27 de abril de 2009, la Jefe de Recursos Humanos, manifiesta:Si existen informes mensuales del personal temporal acompañado de su respectiva factura. En el futuro setomara en consideración y se exigirá como lo indican en sus observaciones el informe anual de lasactividades que realizaron.

En oficio No. UDAI-02-04-2009 de fecha 16 de abril de 2009, el Auditor Interno, manifiesta: "De acuerdo asu requerimiento manifestado en el oficio AF-CONRED-13-2009, de fecha 23 de Febrero de 2009,relacionado con la elaboración de informes por las revisiones realizadas por esta unidad de acuerdo al PlanAnual de Auditoria durante el periodo del dos mil ocho. Tengo a bien manifestarle que el referido plan secumplió parcialmente, debido principalmente a que la Autoridad Superior de la Coordinadora para laReducción de Desastres, nos requirió que la actuación como unidad fuera de orden preventivo en formaanticipada y no de revisiones posteriores en el entorno de las transacciones que se generan tanto para laadquisición de bienes como para la contratación de servicios, que forman parte de las actividades propiasdel que hacer de la CONRED, para las cuales se debe observar la aplicación de las diferentes Leyes yNormas que se relacionan con los procesos de compras que garanticen un eficiente control interno enfunción del orden Administrativo, Financiero y Contable, velando por la observancia de las normas deacuerdo a las guías establecidas en el Código de Normas Gubernamentales. Por lo anterior esta unidad hacumplido con los requerimientos indicados, emitiendo notas por las observaciones que ameritan sucorrección previa a la realización del gasto."

Se confirma el hallazgo, debido a que no se presentaron las pruebas necesarias para su desvanecimiento,correspondientes al cumplimiento de las cláusulas de los contratos, a efecto de exigir previo al último pagolos informes finales, toda vez que la Jefe de Recursos Humanos aceptó que no se requirieron los mismos.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para la Jefe de RecursosHumanos, Director Administrativo Financiero y el Auditor Interno, por la cantidad de Q2,000.00, para cadauno.






BORRADORNO OFICIAL


Como parte de la aplicación de nuestros procedimientos de auditoría, para obtener seguridad razonableacerca de si el balance general de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, -CONRED- al31 de diciembre de 2008, y los estados relacionados de resultados y de liquidación del presupuesto deingresos y egresos, para el año que terminó en esa fecha, están libres de representaciones erróneas deimportancia, hemos hecho pruebas de cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.

El cumplimiento con los términos de las leyes y regulaciones aplicables, es responsabilidad de laAdministración. Evaluamos el cumplimiento por parte de dicha Entidad. Sin embargo, nuestro objetivo nofue el de expresar una opinión sobre el cumplimiento general con tales regulaciones. En consecuencia, noexpresamos tal opinión.

Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos, o violaciones a los términosde leyes y regulaciones aplicables, que nos llevan a concluir que la acumulación de las distorsionesresultantes, es importante en relación con los estados financieros. Los resultados de nuestras pruebas decumplimiento revelaron las siguientes instancias de incumplimiento.

INFORME RELACIONADO CON CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES APLICABLES

EXISTENCIA DE BIENES OBSOLETOS Y/O EN MAL ESTADO

FALTA DE REGISTROS EN TARJETAS DE RESPONSABILIDAD

CONTRATOS NO SUSCRITOS DENTRO DEL PLAZO DE 10 DIAS CONTADOS A PARTIR DE LAADJUDICACION DEFINITIVA

APROBACION DE LOS CONTRATOS EN FORMA EXTEMPORANEA

BIENES MUEBLES NO CODIFICADOS CON NÚMERO DE INVENTARIO

PERSONAL CONTRATADO CON CARGO AL RENGLON 021 CON CARACTER PERMANENTE

INCUMPLIMIENTO DE REMISIÓN DE COPIAS DE CONTRATOS RESCINDIDOS

DONACIONES EN ESPECIE NO INFORMARON A LA DIRECCION DE CONTABILIDAD DELESTADO

1

2

3

4

5

6

7

8

(Hallazgo No.1)

(Hallazgo No.2)

(Hallazgo No.3)

(Hallazgo No.4)

(Hallazgo No.5)

(Hallazgo No.6)

(Hallazgo No.7)

(Hallazgo No.8)




BORRADORNO OFICIAL

Hemos considerado estas situaciones importantes de incumplimiento para formarnos una opinión respecto asi los estados financieros de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, CONRED por elaño terminado al 31 de diciembre de 2008, se presentan razonablemente, respecto de todo lo importante, deacuerdo con los términos de las leyes y regulaciones aplicables.





BORRADORNO OFICIALEl Secretario Ejecutivo, debe girar instrucciones al jefe de inventario y/o bodega a efecto que se cumpla con

el procedimiento de baja de los bienes en mal estado y así reflejar el inventario real de los bienes.

En oficio No. DL-068-2009 de fecha 28 de abril de 2009, los señores Jefe de Almacén de Bodegas,Subdirector de Operaciones Dirección de Logística y la Directora de Logística, manifiestan: "El DespachoSuperior del Secretario Ejecutivo de CONRED, llevó a cabo la contratación de un Técnico profesionalespecifico, el cual dentro de las atribuciones que le fueron encomendadas se contempla el apoyo ymantenimiento de los recursos de la institución, la evaluación, revisión, reparación de los equipos enresguardo en las bodegas del Almacén, función o trabajos que a la fecha se vienen realizando, los resultadosobtenidos se expresan en que varios de los equipos que se identificaron prácticamente fuera defuncionamiento por el uso constante y exigente en la atención a eventos o desastres caso especifico de motosierras como ejemplo por el uso constante en incendios forestales, deslizamientos, inundaciones, caídas deárboles por fuertes vientos y otros etc. Han sido objeto de reparación, a la fecha se está trabajando eninformación técnica que soporte el estado de los equipos para proceder a dar de baja si fuera el caso.

En el caso de la motoneta de 100, se tiene como parte de los bienes que están en espera de reparación, sinembargo el factor incidente para lograr este objetivo en forma inmediata se refiere a las limitacionespresupuestarias, por lo que se espera el momento propicio para su envío al taller de reparaciones.

Lo relativo a los GPS, estos fueron objeto de devolución al Almacén por su mal estado, actualmente se vienetrabajando en la clasificación e identificación de los bienes en custodia en las bodegas del almacén de laDirección de Logística para determinar la cantidad de bienes en mal estado con el objeto de cumplir con elproceso de baja en los registros, se adjunta para el efecto los documentos que comprueban las instruccionesgiradas para el cumplimiento de esta actividad."


EXISTENCIA DE BIENES OBSOLETOS Y/O EN MAL ESTADO

El Acuerdo Gubernativo No. 217-94, Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la AdministraciónPública, artículo 1, establece: "Las dependencias que tengan bienes muebles no utilizables o en desuso porencontrarse en mal estado, lo harán del conocimiento de la Autoridad Superior de que dependen, para queésta por el conducto correspondiente, solicite a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministeriode Finanzas Públicas, proceda al traslado, destrucción o trámite de baja correspondiente".

Falta de seguimiento de la normativa legal, por parte de las autoridades, en el trámite de depuración de losbienes en mal estado.

Aumento del inventario de activos fijos de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres-CONRED- con bienes en mal estado, reflejando un valor que no es el real.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

HALLAZGO No. 1

En la bodega de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, formando parte del inventariofísico de los bienes, se encontró la existencia de 03 motonetas de 100 cc, 2 GPS, 01 carpa y 04motosierras, en mal estado.


HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES APLICABLES




BORRADORNO OFICIAL

Acciones Legales y AdministrativasSanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Subdirector de Operacionesde Dirección de Logística y Directora de Logística, por la cantidad de Q2,000.00, para cada uno.

Se confirma el hallazgo, debido a que los bienes se encontraron inservibles al momento de hacerse larevisión de activos fijos, y no presentaron documentos del proceso de baja de activos fijos en mal estado.




BORRADORNO OFICIAL

El Sub Director Administrativo, debe girar instrucciones al encargado de inventario, a efecto que decumplimiento a los procedimientos establecidos, para el registro oportuno de los bienes de activos fijos de laentidad, en las tarjetas de responsabilidad.

En oficio s/n de fecha 28/04/2009 el Subdirector Administrativo, manifiesta: "Con fecha 02 de febrero delpresente año se giró oficio a los Señores Eduardo Gudiel y Oliver López, Encargados del Departamento deActivos fijos en donde se les solicita un informe detallado de la totalidad de las Hojas de Responsabilidadactualizadas a esa fecha, así como la elaboración de un programa de trabajo para la actualización de lasmismas a todo el personal de la SECONRED, se adjunta copia de la misma. Al mismo tiempo se adjuntacopia de respuesta enviada a dicho oficio presentada por el Sr. Oliver López en donde muestra el avance dela actualización de las hojas de responsabilidad al 25 de febrero de 2009."

En oficio s/n de fecha 28 de abril de 2009, el Encargado de Inventario, manifiesta:"La sección de activos fijos, en ningún momento fue notificada de la entrega de las computadoras por partede la sección de bodega, tampoco se hizo del conocimiento de la entrega del documento que respalda lasalida de bodega, por lo que se tenía desconocimiento de dicha entrega a las personas que son lasresponsable de estos activos".


FALTA DE REGISTROS EN TARJETAS DE RESPONSABILIDAD

El Decreto Número. 168 del Presidente de la República, Artículo 1 establece: "Todos los jefes de las oficinasy dependencias del Estado, sin excepción alguna, procederán a formar y suscribir un inventario de todos losbienes muebles, valores, enseres y útiles al servicio de los despachos que están a su cargo."

El Acuerdo Número 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de ControlInterno, norma 2.4 establece: Autorización y Registro de Operaciones "Cada entidad pública debe establecerpor escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas lasoperaciones. Los procedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos los niveles deorganización, independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, detal forma que cada servidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soportenecesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes al cargo."

No ejercen un control adecuado que permita tener un registro eficiente y oportuno de los bienes de la entidad,e incumplimiento de la normativa legal establecida.

Riesgo de pérdida del equipo, sin existir responsables de su custodia.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

HALLAZGO No. 2

En la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres CONRED, según CUR No. 2708 del 10 dediciembre de 2008, se compró cuatro computadoras portátiles (Laptops), por valor de Q118,000.00,estableciéndose que el jefe de inventario no las registró en las tarjetas de responsabilidad y dicho equipo yase encontraba en uso por el personal de la institución.





BORRADORNO OFICIAL

Acciones Legales y AdministrativasSanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Subdirector Administrativo yEncargado de Inventario, por la cantidad de Q2,000.00, para cada uno.

Se confirma el hallazgo, debido a que no se presentaron argumentos ni pruebas necesarias para sudesvanecimiento, además las acciones tomadas fueron posterior a la presentación del hallazgo,correspondiente a Tarjetas de Responsabilidad actualizadas de los responsables de dichos activos.




BORRADORNO OFICIALEl Secretario Ejecutivo, debe girar instrucciones al Director Administrativo Financiero, para que antes de

cualquier desembolso por servicios prestados y proyectos ejecutados se cumpla con los requisitos legalesaplicables a los contratos suscritos por la entidad, atendiendo los plazos que indica la ley.

En oficio s/n de fecha 28 de abril de 2009, el Subsecretario Ejecutivo, manifiesta: "De conformidad con elhallazgo establecido por la contraloría en relación al contrato 10-2008, de fecha uno de marzo de 2008, mees oportuno hacer mención que dicho contrato para firma, fue trasladado a ésta subsecretaría con fechaveintiséis de marzo de dos mil ocho, como consta en el documento identificado como: CorrespondenciaInterna, Asesoría Jurídica/LMA/08, cabe resaltar que desde el inicio de dicho proceso, precisamente sesuscitaba la época de cambio de administración, por lo que pudo haber existido un atraso desde laadministración anterior a la presente de manera involuntaria; el documento fue firmado con el afán de agilizarel proceso y evitar más retrasos."


Acciones Legales y AdministrativasSanción económica, de conformidad con el Decreto Número 57-92, del Congreso de la República deGuatemala, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 83 y 56 de su Reglamento, para el SubsecretarioEjecutivo, por la cantidad de Q517.86.

CONTRATOS NO SUSCRITOS DENTRO DEL PLAZO DE 10 DIAS CONTADOS A PARTIR DE LAADJUDICACION DEFINITIVA

El Decreto Número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado,Artículo 47 Suscripción de Contrato, establece: "Los contratos que se celebren en aplicación de la presenteLey, serán suscritos dentro del plazo de (10) días contados a partir de la adjudicación definitiva."

El Sub Gerente Administrativo, no veló por el cumplimiento del artículo 47 de la Ley de Contrataciones delEstado.

Existe el riesgo de realizar pagos por servicios por los cuales no se ha suscrito el contrato.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

HALLAZGO No. 3

En la Coordinadora Nacional Para la Reducción de Desastres -CONRED- se comprobó que el SubSecretario Ejecutivo adjudicó el 8 de febrero de 2008, los Servicios de Seguridad y Vigilancia para el Centrode Operaciones de Emergencia, COE y sede Regional III de Zacapa, y suscribió el contrato Número 10-2008, de fecha 01 de marzo de 2008, por valor de Q58,000.00, verificándose que no está dentro del plazoque establece la Ley.

Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, debido a que no presentó pruebas necesarias para su desvanecimiento, además,en la revisión realizada de la documentación se comprobó la deficiencia.




BORRADORNO OFICIAL

El Secretario Ejecutivo, debe girar instrucciones al Director Administrativo Financiero, para que antes decualquier desembolso por servicios prestados y proyectos ejecutados se cumpla con los requisitos legalesaplicables a los contratos suscritos por la entidad.

En oficio No. RR HH OF-113-2009, de fecha 27 de abril de 2009, el Secretario Ejecutivo, manifiesta. Enrelación al o AF-CONRED-49-2009, y en base al artículo 12 de la Constitución Política de la República deGuatemala, en cuanto al Derecho de Defensa de la Personas, me permito responder lo siguiente:

"Según el Artículo 19 del Acuerdo Gubernativo 443-2000 del Reglamento de La Coordinadora para laReducción de Desastres CONRED, indica en sus literales:f y q, establece que según la naturaleza de la CONRED, el sucrito es la máxima autoridad de estaSecretaría; por lo que acatando lo indicado en las literales mencionadas fue mi persona quien suscribió loscontratos.Según consta desde el mes de julio del 2008 se envió en varias ocasiones el acuerdo de aprobación aldepartamento de Unidad de Registro de Contratos en la Contraloría General de Cuentas; documentaciónque en varias oportunidades nos fue rechazada según consta en los oficios adjuntos; ya que ellos nocompartían el criterio que el suscrito fuese juez y parte en el proceso; siendo hasta el 17 de noviembre del2008 que nos fueron aceptados. En ningún momento se pagaron servicios a ninguna persona que no fuesecontratada previamente con la autorización respectiva. De acuerdo a la observación de la unidad de registrode contratos específicamente por el Licenciado Salguero en el año 2008 a la presente fecha se ha cumplido


APROBACION DE LOS CONTRATOS EN FORMA EXTEMPORANEA

El Decreto Número 57-92, del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado,artículo 65. De Cumplimiento. Establece: Para garantizar el cumplimiento de todas las obligacionesestipuladas en el contrato, el contratista deberá prestar fianza, depósito en efectivo o constituir hipoteca enlos porcentajes y condiciones que señale el reglamento. El Acuerdo Gubernativo Número 1056-92,Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 26, suscripción y aprobación del contratoestablece: "La suscripción del contrato deberá hacerla el funcionario de grado jerárquico inferior al de laautoridad que lo aprobará. Previo a la aprobación del contrato deberá constituirse la garantía decumplimiento correspondiente. El contrato deberá ser aprobado en todos los casos, dentro de los diez (10)días calendario contados a partir de la presentación por parte del contratista de la garantía de cumplimiento."

Descontrol, falta de comunicación y coordinación entre la Secretaría Ejecutiva, la Jefatura de RecursosHumanos y el Director Administrativo y Financiero en la tramitación de los contratos.

Pago de servicios, sin estar debidamente aprobados los contratos.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

HALLAZGO No. 4

La Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres,CONRED suscribió 277 contratosadministrativos, con cargo al renglón 029, por el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008, loscuales fueron aprobados por la autoridad superior el 17 de noviembre de 2008, y los contratistasgarantizaron a través de fianza su cumplimiento en el mes de enero de 2008, habiéndose pagado sueldos yhonorarios durante el ejercicio fiscal 2008, por un valor de Q17.209,145.12.




BORRADORNO OFICIAL

con enviar a dicha dirección los contratos 029 como lo especifica la ley, los cuales están debidamenteaceptados por dicho departamento."

Acciones Legales y AdministrativasSanción económica, de conformidad con el Decreto Número 57-92, del Congreso de la República deGuatemala, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 83 y 56 de su Reglamento, para el SecretarioEjecutivo, por la cantidad de Q172,091.45.

Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, debido a que no se presentaron las pruebas necesarias para su desvanecimiento,correspondientes a la aprobación de los contratos en el plazo que indica la Ley de Contrataciones delEstado.




BORRADORNO OFICIALEl Director Financiero, debe girar instrucciones al Jefe de Inventario, para que capacite y exija al encargado

de inventario, con el propósito de que proceda a codificar todos los bienes propiedad de la CONRED.

En oficio s/n de fecha 28 de abril de 2009, el Sub Director Administrativo, manifiesta: "Con fecha 09 defebrero del presente año en oficio SUB-ja-030-09, del cual se adjunta una copia, se propuso al Lic. CarlosLópez Director Administrativo Financiero una propuesta de Cronograma de trabajo para la actualización delinventario de Activos fijos los cuales comprende la toma de inventario de bienes mueble así como lacodificación de los mismos, siendo los responsables de dicho proceso el Sr. Eduardo Gudiel y el Sr. OliverLópez".

En oficio s/n de fecha 28 de abril de 2009, el Encargado de Inventario, manifiesta: "Por este medio me dirijo austed para informarle la razón por la cual no se encontraban registradas la computadoras portátiles,además explicar porqué es que algunos bienes no tienen registro de codificación, al respecto me permitomanifestar lo siguiente:

Los activos que no cuentan con un código específico es porque los mismos del uso, deterioro y desgastenormal se han caído, por lo que se esta buscando la manera idónea para poder codificarlos con un métodomas seguro, ágil y eficaz; para que no pueda ser removido o se caiga del bien.

En virtud de no haberse cargado en las tarjetas de responsabilidad en su oportunidad las computadoras tipolaptop, porque se tenía desconocimiento de dicha entrega y por consiguiente se obvió el ingreso a la tarjeta,las mismas se han cargado en las tarjetas de responsabilidad de las personas involucradas, por lo que seacompaña la copia de las mismas."


BIENES MUEBLES NO CODIFICADOS CON NÚMERO DE INVENTARIO

La Circular 3-57, de fecha 1 de diciembre de 1969, establece: los rubros de las cuentas se antepondrán aldetalle de cada grupo de bienes, consignando todos los datos de los artículos u objetos respectivos, deberánespecificarse sus características, para su fácil identificación. El Acuerdo Número 09-03 del Jefe de laContraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, norma 2.4. Autorización y registrosde operaciones, establece: "cada entidad debe establecer por escrito los procedimientos de autorización,registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones."

Esto se debe a la falta de procedimientos específicos, para normar el registro de activos fijos.

Dificulta identificación del bien y existe el riesgo de extravíos o robos.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

HALLAZGO No. 5

En la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, se comprobó que los bienes muebles carecendel registro de codificación que identifica el bien físicamente.

Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, debido a que no se presentaron argumentos ni pruebas necesarias que evidencieel desvanecimiento de las deficiencias encontradas.




BORRADORNO OFICIAL

Acciones Legales y AdministrativasSanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Sub Director Administrativo yJefe de Inventarios por la cantidad de Q2,000.00, para cada uno.




BORRADORNO OFICIAL

El Secretario Ejecutivo, debe girar instrucciones, al encargado de las contrataciones del personal, a efectoque se realicen los trámites necesarios para crear las partidas presupuestarias para el personal que estálaborando de forma permanente con todas sus prestaciones, de conformidad con la ley.

En oficio No. RRHH OF-113-2009 de fecha 28 de abril de 2009, el Secretario Ejecutivo, manifiesta: "La SE-CONRED no tiene asignación para el presupuesto del renglón 011 por lo que en su momento las autoridadesnombradas en el 2007, realizaron las gestiones correspondientes para la creación de las plazas aimplementar para el 2008, dicha autorización ya había sido aprobada y autorizada por la ONSEC antes queel suscrito tomara posesión el 22 de enero de 2008 por lo que la estructura permaneció igual hasta el 31 dediciembre de 2008, desconociendo de cual fue el criterio que utilizaron las autoridades anteriores ante laONSEC para la creación de los renglones 021 y 022. El deparmento de Recursos Humanos el día 28 de abrilpresentó a la Contraloría 4 folders con la información de soporte."

En oficio s/n de fecha 28 de abril de 2009, la ex Jefe de Recursos Humanos, del manifiesta "En el 2007CONRED inicia los trámites correspondientes para la creación de puestos a ONSEC, ya que la planilla era100% con cargo al renglón de gasto 029.

1. ONSEC y la DTP autoriza la creación de 21 puestos con cargo al renglón de gasto 022 y 35 puestos concargo al renglón de gasto 021 a partir del 01 de agosto de 2007 al 31 de diciembre de 2007. La OficinaNacional de Servicio Civil (ONSEC), es quien emite el dictamen que puestos van para cada renglón, no esCONRED quien lo determina o lo decide. A dicha oficina se le enviaron las descripciones de puestos y toda la


PERSONAL CONTRATADO CON CARGO AL RENGLON 021 CON CARACTER PERMANENTE

El Acuerdo Ministerial Número 215-2004, que aprueba el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para elsector público de Guatemala, establece: "Contempla los egresos por concepto de sueldo base a trabajadorespúblicos, contratados para labores temporales de corta duración, que no pueden realizarse con el personalpermanente o de planta. Su propia naturaleza implica que con cargo a este renglón no puede contratarsepersonal adicional para labores permanentes. Se citan como ejemplo: personal adicional para los serviciosde correos en época de pascua; personal de enfermería o paramédico que suple vacaciones de los deplanta en diferentes departamentos o secciones, y el personal contable que refuerza las acciones de cierrede los ejercicios fiscales."

Falta de una política y planificación integral a largo plazo, relacionado con las necesidades de recursohumano, para la cobertura educativa de las actividades de la entidad.

Ejecución presupuestaria que no tiene asignación para el renglón 011 servicios personales de carácterpermanente, adicionalmente se crea incertidumbre acerca de la permanencia de los contratados, lo cualafecta el cumplimiento de los objetivos en materia de cobertura.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

HALLAZGO No. 6

La Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, CONRED, contrató personal para la prestaciónde servicios técnicos y profesionales, con cargo al renglón 021 Personal Supernumerario, desempeñandolabores de carácter permanente por el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008.




BORRADORNO OFICIAL

documentación que ellos solicitaron para realizar dicho trámite.

2. En el oficio A-RH-MAO187-2007 se solicita a ONSEC la "prorroga" para el ejercicio fiscal 2008 en lospuestos contemplados en los renglones de gasto 021 y 022. Luego ONSEC emite la resolución D-2008-36646 y el dictamen APRA2008-III-004 del 11 de enero de 2008 en donde consideran procedente la prorrogade los puestos con cargo a los renglones de gasto 021 como 022.

3. CONRED no decidió que puestos van para cada renglón, la Institución necesita disponibilidadpresupuestaria y bases legales para hacer los cambios.

4. Dentro del Plan de Trabajo 2008 del Departamento de Recursos Humanos estaba contemplado lareestructuración de los renglones 021 y 022, se contaba con la aprobación de contratar una persona expertaen el tema para realizar dicho proceso juntamente con el departamento de Recursos Humanos. Por cambiode autoridades de CONRED fui despedida al puesto que desempeñaba como Jefe de Recursos Humanos deCONRED a partir de 31 de enero de 2008, sin darme opción de entregar mi puesto y de indicar actividadespendientes relacionadas con el puesto de trabajo, por tal razón quedo inconclusa la propuesta dereestructuración y reclasificación de los puestos en los renglones de gasto 021 al 022 ó al 011, considero quecorrespondía a la nueva administración seguir con el proceso o evaluar los cambios que debieran dehacerse.

5. Al personal en su momento se le informo de manera clara cómo se iba a realizar el proceso decontratación del periodo fiscal 2008, por lo que no debería de haberles causado incertidumbre acerca de lapermanencia de los contratos.

Por lo anterior expuesto considero que no fue Recursos Humanos ni las autoridades en funciones en el 2007quienes decidimos que puestos deberían estar en cada uno de los renglones, ya que a la oficina Nacional deServicio Civil (ONSEC) se les envió las atribuciones, responsabilidades y salarios de cada puesto para queellos evaluaran y ellos determinaron según su criterio y competencia a que renglones deberían de pertenecery si había algún error nos lo debieron haber indicado para hacer las correcciones necesarias.

Así mismo en la solicitud para el año fiscal 2008 a la oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC) fue unaprorroga de lo que ya estaba autorizado para el año fiscal 2007, ya que CONRED se estaba ajustando a lareclasificación y se tenía contemplado como parte del plan de trabajo 2008 la reestructuración."

En oficio s/n de fecha 28 de abril de 2009, la ex Jefe de Recursos Humanos, manifiesta: "De conformidadcon el documento AF-CONRED-53-2009 con fecha 21 de abril de 2009, en la que se me convoca para ladiscusión de hallazgos de aspectos de cumplimiento y gestión en la Coordinadora Nacional para la Reducciónde Desastres -CONRED-. Con respecto al Hallazgo No. 10 Personal Contratado con Cargo al Renglón 021con carácter permanente, por el cual se me ha solicitado presentar por escrito y medio magnético miscomentarios a fin del desvanecimiento de dicho hallazgo, manifiesto lo siguiente:El hallazgo del cual se me esta responsabilizando refiere a la contratación de personal con cargo al Renglón021 Personal Supernumerario, desempeñando labores de carácter permanente por el periodo del 01 deenero al 31 de diciembre de 2008, hago la aclaración que mi gestión en la Jefatura de Recursos Humanoscomprendió el periodo del 01 de febrero al 31 de marzo de 2008, según contrato 55-2008, por lo cual noprocede dicho señalamiento debido a que las contrataciones realizadas en mención, fueron hechas conanterioridad, por las autoridades de la gestión anterior, y por lo consiguiente la falta de Planificación a largoplazo, relacionado con las necesidades del recurso humano, la ejecución presupuestaria sin asignación parael personal permanente del Renglón 011, son responsabilidades de las autoridades de dicha gestión.Cualquier contratación que se hubiera realizado en mi gestión, se habría realizado por ordenes superiores ypara cubrir una plaza vacante.




BORRADORNO OFICIAL

Por lo anteriormente expuesto, solicito se desvanezcan los hallazgos señalados a mi persona, debido a queno procede por estar comprendidos en el periodo fuera de mi gestión."

En oficio s/n de fecha 28 de abril de 2009, la Jefe de Recursos Humanos, manifiesta: "La SE-CONRED notiene asignación para el presupuesto del renglón 011 por lo que en su momento las autoridades nombradasen el 2007, realizaron las gestiones correspondientes para la creación de las plazas a implementar para el2008, dicha autorización ya había sido aprobada y autorizada por la ONSEC antes que el Ing. AlejandroMaldonado Secretario Ejecutivo tomara posesión el 22 de enero de 2008 por lo que la estructura permanecióigual hasta el 31 de diciembre de 2008, el departamento de Recursos Humanos, no tiene conocimiento cualfue el criterio que utilizaron las autoridades anteriores ante la ONSEC para la creación de los renglones 021y 022. (Adjunto autorización de ONSEC para el ejercicio fiscal 2008)."

Acciones Legales y AdministrativasSanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Secretario Ejecutivo y la Jefede Recursos Humanos, y dos ex Jefes de Recursos Humanos por la cantidad de Q2,000.00, para cada uno.

Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, debido a que no se presentaron las pruebas necesarias para su desvanecimiento,correspondientes al periodo 2008, contrataron personal bajo el renglón 021 en forma permanente.




BORRADORNO OFICIALEl Secretario Ejecutivo, debe girar instrucciones a la Dirección de Recursos Humanos a efecto de que los

contratos rescindidos, sean enviados a la Contraloría General de Cuentas, en los plazos establecidos en elDecreto Número 57-92 Ley de Contrataciones del Estado.

En oficio s/n, de fecha 28 de abril de 2009, el Director Administrativo, manifiesta: "El departamento deRecursos Humanos manifestó que con base en el acuerdo gubernativo 185-2008 publicado el martes 8 dejulio del 2008 en el Diario Oficial, pasaba a ser una unidad que dependía directamente de la SecretaríaEjecutiva. Por lo que, derivado de la situación anterior, la presentación de la copia de los contratos a laContraloría General de Cuentas corresponde directamente a la Jefatura de Recursos Humanos, por lo quesolicito que sea desvanecido a mi persona el presente hallazgo."

En oficio No. RRHH OF-113-2009 de fecha 28 de abril de 2009, la Jefe de Recursos Humanos, manifiesta:"En el año 2009 sí se ha cumplido con las instrucciones de enviar copia a la unidad de registro de contratoscomo a la dirección de probidad de la Contraloría General de Cuentas en los plazos establecidos en la leyde contrataciones del estados tal y como lo recomienda los inspectores. Se hará una revisión de los añosanteriores para cumplir con dicho mandato."



INCUMPLIMIENTO DE REMISIÓN DE COPIAS DE CONTRATOS RESCINDIDOS

El Decreto Número 57-92, del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 75 Finesdel Registro de Contratos, establece: "De todo contrato, de su incumplimiento, resolución, rescisión onulidad, la entidad contratante deberá remitir dentro del plazo de treinta (30) días contados a partir de suaprobación, o de la respectiva decisión, una copia a la Contraloría General de Cuentas, para efectos deregistro, control y fiscalización."

La Dirección de Recursos Humanos, que tiene a su cargo el envío de los contratos a la Contraloría Generalde Cuentas, no la realizaron.

Provoca que la Unidad de Registro de la Contraloría General de Cuentas no tenga la información oportunapara su fiscalización.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

HALLAZGO No. 7

En La Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, -CONRED-, Se rescindieron contratos delpersonal con cargo al renglón 021, 9 contratos, 022, 9 contratos y 029, 48 contratos, que no fue presentadala copia a la Contraloría General de Cuentas, por valor de Q 3,994,235.63.

Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, debido a que no se presentaron las pruebas necesarias que evidenciaran laremisión de copias de contratos rescindidos a la Contraloría General de Cuentas, además se observó quehasta el 8 de julio del 2008 en el Diario Oficial, la Dirección de Recursos humanos pasaba a ser una unidadque dependía directamente de la Secretaría Ejecutiva, la cual era la encargada de enviar los contratosrescindidos a partir de esa fecha a la Contraloría General de Cuentas, sin embargo la mayoría de contratosrescindidos corresponden a meses anteriores.




BORRADORNO OFICIAL

Sanción económica, de conformidad con el Decreto Número 57-92, del Congreso de la República deGuatemala, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 83 y 56 de su Reglamento, para el SecretarioEjecutivo y Jefe de Recursos Humanos, por la cantidad de Q39,942.36, para cada uno.




BORRADORNO OFICIALEl Secretario Ejecutivo, debe girar instrucciones a la Directora de Logística que todas las donaciones en

especie recibidas, se informen a la Dirección de Contabilidad del Estado, en el plazo establecido.

En oficio s/n, de fecha 28 de abril de 2009, la Directora de Logística, manifiesta: "De acuerdo alprocedimiento interno de CONRED, las negociaciones que se refieren al rubro de donaciones (ayudahumanitaria para atención de emergencias y desastres o calamidades públicas para uso inmediato),corresponde a la Dirección o Coordinación de Cooperación Internacional, siendo esta la que a través de sucompetencia realiza los enlaces, discute o acuerda el tipo de recurso, cantidades, condiciones del recurso,formalización documental de la ayuda humanitaria , fechas de entrega o traslado de los recursos a lasinstalaciones de CONRED o lugar que los donantes o colaboradores determinen para su entrega, medios autilizar para el traslado etc..

Por lo tanto dicha Dirección de Cooperación cuenta con todos los pormenores de la negociación la que hanacordado de manera directa con los organismos internacionales, empresas privadas, sector externo etc.Siendo así que el papel que en este caso corresponde jugar a la Dirección de Logística a través de laJefatura del Almacén/bodegas, es la atención a la recepción de los bienes, registro en los formatosautorizados de todos aquellos recursos, herramientas o equipos y su resguardo en las bodegas del almacén,ingresos que se realizan sin contar con los expedientes o documentos originados de tales negociaciones, porlo cual se desconoce además la participación de CONRED sobre asuntos de que exista o no contrapartidasobre tales donaciones, los cuales no son socializados por la parte negociadora.

Para los efectos del caso hay que tomar en consideración que dentro de la ayuda humanitaria que recibeCONRED existen personas a título individual que colaboran con sus objetos personales, pertenenciasmateriales (como zapatos, ropa, juguetes etc.) en cantidades menores en bolsas plásticas etc. en malestado, muchas veces alimentos a punto de vencimiento para su consumo, o alimentos vencidos, de igual


DONACIONES EN ESPECIE NO INFORMARON A LA DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO

El Acuerdo Gubernativo No. 240-98, Reglamento de la Ley del Presupuesto, artículo 34, donaciones enespecie, establece: "los organismos del Estado y sus entidades descentralizadas y autónomas deberáninformar a la Dirección de Contabilidad del Estado, a más tardar diez (10) días después de haber ingresadoa almacén o inventario, la certificación de las aportaciones o donaciones en especie, provenientes del SectorPrivado Nacional, Organismos Internacionales y Sector Externo en general, por concepto de donación con osin aporte nacional."

La Directora de Logística, no informó sobre la donación recibida.

La Dirección de contabilidad del Estado, no puede llevar un control oportuno de todas las donaciones enespecie, recibidas en las entidades descentralizadas, ocasionando deficiencia de control interno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

HALLAZGO No. 8

La Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, CONRED, recibió donaciones en especie(alimentos para personas), en el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008, sin informar a laDirección de Contabilidad del Estado en el plazo que establece la Ley.




BORRADORNO OFICIAL

manera ocurre con instituciones privadas que aportan esa ayuda con plazos de vencimiento muy cortos, encantidades menudeadas.

Consecuencia del desconocimiento del alcance de la Ley y sus efectos contable financiero, se realizó laconsulta personalizada a la Dirección de Contabilidad del Estado, quien a través de la jefatura de Registro yEjecución Presupuestaria y personeros de Activos Fijos, se les planteó la problemática de informar deacuerdo al contenido del artículo 34 del Reglamento de la Ley del Presupuesto, siendo así que para el efectodefinieron en a CONRED como una entidad centralizada, de acuerdo a la organización o estructura delestado está catalogada por los códigos de identificación como una entidad descentralizada, y que a la fechala sección normativa del estado únicamente a implementado la normativa para las entidades centralizadas delestado, que amplía el que hacer dictado en el articulo 34, con el objeto de llevar un control básicamente entodos aquellos bienes de carácter inventariable, por tratarse de activos propiedad del Estado de Guatemalapues artículos como alimentos o vestimenta u otros similares por ser de caducidad inmediata o entregainmediata no son incluidos dentro de la normativa como parte de la política de un efectivo control.

Que para el caso de las entidades descentralizadas no existe la estructuración de una normativa, de igualmanera se indicó que la información debe trasladarse por el canal correspondiente en este caso la DirecciónFinanciera por ser el área de trabajo que realiza los reportes financieros a Dirección de Contabilidad delEstado y no incurrir en duplicidad de datos que en los sucesivo pueda crear por envío de datos por diferentesvías.

Que la Dirección de Logística, tomando en cuenta que no existe una normativa de parte del Ministerio deFinanzas para las entidades descentralizadas, y que no hay una definición clara para tal situación por partede la Dirección de Contabilidad del Estado; la Dirección de Logística posterior a la consulta verbal ypresencial a la Dirección de Contabilidad del Estado y viendo la necesidad de aclarar lo ambiguo del tema,procederá a solicitar por escrito a través del Despacho del Secretario Ejecutivo de CONRED, a la Directorade Contabilidad del Estado, Licda. Doris Chur , la creación de una normativa para las entidadesdescentralizadas, en la cual se definirá el proceso adecuado/correcto para el manejo de la recepción de laAyuda Humanitaria.

Es importante aclarar que dentro de los registros del almacén / bodegas, se ha operado las donacionesrecibidas en su momento lo cual se ha incluido dentro de los reportes dirigidos a la Dirección Financiera paraser incluidos dentro de la presentación de Datos de los Estados Financiero que han sido objeto depresentación ante la Dirección de Contabilidad del Estado. Por lo que puede deducirse que no se ha dejadode informar sobre este aspecto.

Que existe el compromiso de coordinar internamente con la Dirección de Cooperación, la DirecciónAdministrativa Financiera y la Dirección de Comunicación Social a efecto de definir un proceso y roles paradar solución a dicho hallazgo."

Acciones Legales y AdministrativasSanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para la Directora de Logística, por lacantidad de Q2,000.00.

Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, debido a que no se presentaron las pruebas necesarias para su desvanecimiento,además, indica desconocer que debe informarse a la Dirección de Contabilidad del Estado, sobre lasDonaciones recibidas por la entidad; evidenciando el incumplimiento citado en el plazo estipulado en la Ley.




BORRADORNO OFICIAL

Se dió seguimiento a las recomendaciones de la auditoría anterior correspondientes al ejercicio fiscal 2007,con el objeto de verificar su cumplimiento e implementacion por parte de los responsables, estableciédoseque fueron atendidas parcialmente, de las cuales 6 hallazgos de cumplimiento están en proceso: 1.Las basesde cotización de bienes carecen de características específicas, 3. Falta de codificación e identificación debienes en bodega y de procedimientos para baja de bienes en desuso, 4. Gastos de representación en elinterior, sin cumplir requisitos legales, 5. Pago de viáticos en el interior sin cumplir los requisitos legales, 6.Pagos por servicios profesionales sin cumplir requisitos legales, 8. Falta de regulación de la cuenta"Construcciones en proceso" por obras concluidas; y 10 hallazgos de Control Interno, están en proceso: 1.Falta de integración de las existencias en bodega, 2. Falta de manuales de procedimientos para uso detelefonía celulary manejo de existencias en bodega, 3. Recepción de insumos para emergencias sin efectuarprocedimientos de control de calidad y exactitud, 4. Falta de adecuación y resguardo de bodegas, 5. Falta deun adecuado sistema informático para el registro de las existencias en bodega, 6. Pagos de telefonía celularen exceso, que no cumplen normas de control y autorización para su erogación, 7. Duplicidad de activosregistrados en las cuentas "Existencias en Bodega, y "Propiedad, Planta y Equipo", 8. Falta de elaboración dePlan Operativo Anual de acuerdo a las normas establecidas, 9. Planificación deficiente para la ejecución deproyectos y 10. Falta de autorización de tarjetas de responsabilidad de activos fijos.

SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE AUDITORIA ANTERIOR




BORRADORNO OFICIAL

HUGO RENE HERNANDEZ RAMIREZ

CARLOS ALEJANDRO JOSEMALDONADO LUTOMIRSKY MIGUEL COTERO QUINTANA

FRANCISCO FERNANDO FUENTES YELA

PEDRO RENE ROSALES CARRERA

JORGE GABRIEL VILLEDA SOSA

VICTOR MANUEL MORALES HIGUEROS

MAX ROLANDO GARCIA MANCILLA

FRANCISCO ARNALDO PEREZ GODINEZ

JORGE LUIS REYES ESTRADA

MARIA ELENA PAIZ JOSUE

JUSTINIANO XINICO SANAIN

JEANNIFER ANALY YOC COLINDRES

ALVARO ORLANDO LEMUS CASTILLO

CARLOS DANIEL MARTINEZHERNANDEZ AXEL ESTUARDO VELASQUEZ RAYO

CARLOS DANIEL LOPEZ CASTILLO

ALVARO ORLANDO SORIA ORTIZ

JORGE LUIS ARIAS MATUTE

ALVARO ORLANDO LEMUS CASTILLO

CARLOS DANIEL LOPEZ CASTILLO

MARIO ALBERTO SAMAYOA GUZMAN

MARIA INES SOLIS TIRADO

GERBER ARNOLDO FAJARDO MENDEZ

PEDRO VIELMAN TEJEDA

JOSE DOMINGO PRADO AROCHE

SECRETARIO EJECUTIVO

SECRETARIO EJECUTIVO

SUB SECRETARIO

SUB SECRETARIO

JEFE DE CONTABILIDAD

JEFE DE CONTABILIDAD

AUDITOR INTERNO

AUDITOR INTERNO

ENCARGADO DE PRESUPUESTO

ENCARGADO DE BODEGA

ENCARGADA DE COMPRAS

ENCARGADO DE COMPRAS

ENCARGADA DE COMPRAS

ENCARGADO DE COMPRAS

GERENTE FINANCIERO

GERENTE FINANCIERO

GERENTE FINANCIERO

GERENTE FINANCIERO

SUB GERENTE ADMINISTRATIVO



SUBGERENTE FINANCIERO

COORDINADOR DECOOPERACIONENCARGADO DE VIATICOS YNOMINASJEFE DEL DEPARTAMENTO DERECURSOS ADMINISTRATIVOSADMINISTRADOR RECEPTOR DEBODEGA

01/01/2008

22/01/2008

01/01/2008

23/01/2008

01/01/2008

23/06/2008

01/01/2008

01/04/2008

01/04/2008

01/01/2008

01/01/2008

11/03/2008

02/04/2008

19/08/2008

01/01/2008

01/02/2008

16/02/2008

17/11/2008

01/01/2008

01/02/2008

01/11/2008

01/08/0008

07/04/2008

01/07/2008

15/04/2008

22/01/2008

21/01/2008

31/12/2008

22/01/2008

31/12/2008

22/06/2008

31/12/2008

31/03/2008

31/12/2008

31/12/2008

31/12/2008

31/01/2008

01/04/2008

18/08/2008

31/12/2008

31/01/2008

15/02/2008

31/10/2008

31/12/2008

31/01/2008

31/07/2008

31/12/2008

31/10/0008

31/12/2008

31/12/2008

31/12/2008

31/12/2008

Nombre Cargo Del Al

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

No.

PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERIODO DE AUDITORIA




BORRADORNO OFICIAL

HENRY PABLO VICENTE FRANCO

ANA GABRIELA GUERRA VILLANUEVA

ERICK BORJA BARRIOS

BARBARA ELIZABETH SALAZARHERRERA LEANDRO LOPEZ PASCUAL

LUIS FERNANDO DE PAZ BONILLA

SHIRLEY MICHEL MORALES DONADO

EDGAR ROLANDO GOMAR RUIZ

LEONARDO ROMEO MATIAS SANCHEZ

ALEJANDRA MARIA MONTENEGRO

MARIA DE LOS ANGELES SALAZARCANO LUIS EMILIO CRUZ CHAVARRIA

MAYRA VIOLETA AREVALO

AUXILIAR DE BODEGA I



AUXILIAR DE COMPRAS

DELEGADO REGIONALHUEHUETENANGODELEGADO REGIONAL

TECNICO ADMINISTRATIVOCONTABLEDELEGADO REGIONAL

TECNICO DE CONTABILIDAD

TECNICO ADMINISTRATIVOCONTABLETECNICO ADMINISTRATIVOCONTABLEDELEGADO DEPARTAMENTAL

TECNICO ADMINISTRATIVOCONTABLE

22/01/2008

02/05/2008

16/10/2008

22/01/2008

22/01/2008

22/01/2008

22/01/2008

22/01/2008

02/05/2008

01/07/2008

22/01/2008

22/01/2008

22/01/2008

31/12/2008

31/12/2008

31/12/2008

31/12/2008

31/12/2008

31/12/2008

31/12/2008

31/12/2008

31/12/2008

31/12/2008

31/12/2008

31/12/2008

31/12/2008

Nombre Cargo Del Al

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

No.

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS COORDINADORA...

Documents

Transcript of CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS COORDINADORA...