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PRESENTACIN

Las empresas encaminadas a una buena gestin de calidad establecen una metodologa de control de la informacin, para que sta sea eficiente y con un grado de jerarqua en el crecimiento y desarrollo de la organizacin; y as facilitar la consulta de diferentes documentos de importancia para la empresa y de relevante anlisis en sus procesos de gestin.

Es por esto que en este contenido se presentan los conceptos de Inventario Documental; diligenciamiento de rotulados, segn el sistema de la organizacin; tcnicas de prevencin y conservacin documental y norma de sistema de gestin documental, para llevar acabo la Organizacin Documental.

Resultado de aprendizaje:Ordenar los documentos de archivo, de acuerdo con el sistema establecido por la organizacin, la normatividad vigente, normas y tcnicas de prevencin y conservacin documental y el sistema de gestin de la calidad.

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TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIN ............................................................................................................ 2

NDICE DE FIGURAS ..................................................................................................... 4

1. INVENTARIO DOCUMENTAL ..................................................................................... 5

2. OPERACIONES EN LA ORGANIZACIN DOCUMENTAL ........................................ 6

3. UNIDADES DE CONSERVACIN DOCUMENTAL .................................................... 8

4. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL (Norma ISO 15489) .................................. 14

4.1. Informacin y Documentacin: Generalidades .................................................... 14

4.2. Informacin y documentacin: Directrices ........................................................... 15

GLOSARIO .................................................................................................................... 16

BIBLIOGRAFA .............................................................................................................. 17

WEB GRAFA ................................................................................................................ 18

IMGENES .................................................................................................................... 19

CRDITOS .................................................................................................................... 20

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NDICE DE FIGURAS

Figura 1. Cajas para uso de archivo x200 ....................................................................... 9

Figura 2. Carpetas ......................................................................................................... 11

Figura 3. Amarre ............................................................... Error! Marcador no definido.

Figura 4. Embalaje ........................................................... Error! Marcador no definido.

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1. INVENTARIO DOCUMENTAL

El inventario documental es una herramienta de recuperacin de la informacin que detalla de manera precisa y acorde las series o asuntos de un fondo documental. Es decir, que se reconocer la documentacin producida.

Dicho proceso es realizado por un servidor pblico, quien es la persona encargada de la apropiada organizacin, manejo, conservacin y uso de la informacin de escritos y archivos, con el fin de hacer un control de los documentos en sus diferentes fases.

Pero aquel servidor pblico que sea vinculado, movido o desvinculado de su cargo,

deber recibir o entregar, segn sea el caso, los escritos y archivos adecuadamente relacionados en el inventario, de tal manera que se logre garantizar la persistencia de la gestin pblica.

Por otro lado, las entidades pblicas acogern el Formato nico de Inventario

Documental FUID, con su respectivo instructivo, para la conservacin y preservacin de los escritos y documentos pblicos. Pues este formato ayuda a orientar a los archivistas en los mtodos para la entrega y recibo de los documentos, as como de las transferencias de stos.

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2. OPERACIONES EN LA ORGANIZACIN DOCUMENTAL

En el desarrollo de la organizacin, principalmente durante la ordenacin de los documentos, es puntual implementar varias acciones de carcter fsico con el objetivo de controlar y conservar la documentacin:

Imagen 1. El Formato nico de Inventario Documental es diligenciado por un servidor pblico en ejercicio de sus funciones.

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3. UNIDADES DE CONSERVACIN DOCUMENTAL

Las Unidades de conservacin se pueden definir como el material usado para la conservacin y preservacin de la documentacin. Las ms usuales que se logra hallar en los diversos archivos, se encuentra: Paquetes, legajos, tomos, cajas, carpetas y A Z. Dependiendo del estado de conservacin, estas unidades deben prepararse de la siguiente manera para la transferencia:

Cuando la documentacin encuadernada o empastada cuyos dorsos estn despegados o daados debe pasar al proceso de empaste o encuadernacin del lomo aplicando materiales y procedimientos adecuados.

Si los escritos no se encuentra encuadernados ni encartonados debe ser almacenada en cajas y carpetas.

Las unidades de conservacin que el Archivo General de la Nacin aconseja, tanto para transferencia como tambin para aglomerar la documentacin en archivos centrales o histricos son las cajas y las carpetas, las cuales tendrn las siguientes especificaciones:

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Imagen 3. Caja de Archivo Central.

Figura 1. Cajas para uso de archivo x200

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El reconocimiento de las cajas se hace a travs de la rotulada en las cubiertas

laterales, con los siguientes datos generales:

Cdigo (de la entidad)

Fondo

Seccin

Subseccin

Nmero de carpetas o expediente

Caja N

N Consecutivo

N Correlativo

Fechas extremas del ______ al________

Imagen 4. Rotulado para la Caja de Archivo.

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Figura 2. Carpetas

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Otro tipo de carpetas que se utiliza son las de yute, que es un material neutro.

Otros de los procedimientos necesarios que se deben realizar con las Unidades de Conservacin en la Organizacin Documental son:

Imagen 7. Las carpetas de yute tambin tienen ciertas medidas y color especfico.

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Para embarcar las cajas en el medio de transporte, es necesario realizarla de la

siguiente manera:

La primera caja incorporada debe corresponder al ltimo nmero de referencia y as consecutivamente en orden descendente, permitiendo que la caja N1 sea la ltima de ingresar al vehculo.

El elemento cartogrfico debe valorarse en su estado de proteccin, logrando establecer el mtodo de empaque ms apropiado para su transporte, el cual se realizar en guacales o siguiendo las indicaciones dadas para las cajas.

4. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL (Norma ISO 15489)

La norma ISO 15489 se fundamenta en el inicio de la gestin de documentos y fija las condiciones bsicas, para que las organizaciones logren implantar un marco de prcticas que mejoren de forma sistemtica y efectiva la creacin y mantenimiento de sus documentos, apoyando la poltica y los objetivos de la organizacin.

La normatividad expresa un mtodo especfico para esquematizar e implementar el sistema de gestin de documentos, concretar los procedimientos tcnicos, crear las herramientas principales y establecer las actividades de evaluacin, medicin y aprendizaje que conducen a la mejora continua del sistema.

La norma ISO 15489 est conformada por dos partes:

4.1. Informacin y Documentacin: Generalidades Es la esencia de la norma, donde se determinan los conceptos bsicos, los orgenes y los requerimientos de la gestin de documentos en las organizaciones. Se especifican los elementos que se deberan tener en cuenta, con el fin de garantizar que una organizacin crea y gestiona los documentos que necesita. En la primera parte se encuentra:

Beneficios de la gestin de documentos

Cuadro reglamentario

Estrategia y responsabilidades

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Obligaciones de la gestin de documentos

Delineacin y aplicacin de un sistema de gestin de documentos

Mtodos e inspeccin de la gestin de documentos

Control y auditora

Formacin

4.2. Informacin y documentacin: Directrices Es un documento tcnico que suministra unas tcnicas de implementacin de un sistema de gestin de documentos, segn los principios puntualizados en el primer segmento de la norma. As, se insiste especficamente en las habilidades y los mtodos de diseo y aplicacin y tambin las directrices agregadas para concretar los procesos y los instrumentos principales de gestin de documentos.

Esta segunda parte tiene relacin con el documento tcnico, el cual se centra en un enfoque sistemtico para la utilizacin del experto en gestin de documentos y los comprometidos de tramitar los documentos en las organizaciones.

Imagen 10. Para a Gestin de documentos se debe realizar lo dictado en la Norma ISO 15489.

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GLOSARIO

Directrices: Conjunto de normas o reglas generales para el desarrollo de alguna situacin o suceso. Documentos Pblicos: Son los escritos que informan situaciones de carcter general o especfico, y cuenta con la posibilidad de ser consultado por cualquier persona. Fuelle de Cartn: Son pliegues realizados lateralmente con hojas gruesas o cartn que sirve para aumentar la capacidad o profundidad para guardar algo. Gestin Pblica: Es el conglomerado de acciones por las cuales las entidades buscan alcanzar los logros de sus fines, objetivos y metas, cumpliendo con los fines del Estado, segn lo establecido por las polticas gubernamentales. Legados: Son diferentes documentos de agrupacin de A Z. Servidor pblico: Es la persona empleada por el Estado que presta sus servicios a la comunidad en general.

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BIBLIOGRAFA

Ley General de Archivo. (2000, 14 de Julio) Congreso Nacional de la Repblica de Colombia, 2000, 14 de Julio

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WEB GRAFA

Archivo General de la Nacin. Acuerdo 060 de 2001. Tomado de http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2010. Maomauro. (2006). Archivos documentales. Unidades de conservacin Tomado de http://maomauro.blogdiario.com/. Snchez, J. N. (2013). Unidades de almacenamiento. Tomado de http://www.archivobogota.gov.co/libreria/php/decide.php?patron=01.090608. Archivo General de la Nacin. Acuerdo 050 de 2000. Tomado de http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2007.

(s.a.) Informacin y Documentacin. Gestin de documentos. Tomado de

http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/viewFile/297/346.

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IMGENES

Imagen 1. (s.n.) Formato nico de Inventario Documental. Tomada de http://3.bp.blogspot.com/-1Gdg6w4JMW0/UANDCnSyp9I/AAAAAAAAAIM/fN6czAe0_Hg/s320/formatounicoinvenatario.png Imagen 2. (s.n.) Caja de Archivo Histrico. Tomada de http://papelerialacomuna.com/tienda/images/imagecache/caja%20archivo%20inactivo%2035-20%20minerva.jpg Imagen 3. (s.n.) Caja de Archivo Central. Tomada de http://argospapel.com/images/cajas%20x-200.jpg Imagen 4. (s.n.) Rotulado de Caja de Archivo. Tomada de http://cgservicios.df.gob.mx/prontuario/vigente/2375_archivos/image002.gif Imagen 5. (s.n.) Diagrama de Carpeta. Tomada de http://1.bp.blogspot.com/_cp_onvdb8sw/SMGuObZQzZI/AAAAAAAAAFk/kXrV3GDD0s8/s400/image003.gif Imagen 6. (s.n.) Diseo de Carpeta Propalcote. Tomada de http://images01.olx.com.co/ui/11/59/61/1313275081_239155861_4-CAJAS-DE-CARTON-PARA-ARCHIVO-INACTIVO-Compra-Venta.jpg Imagen 7. (s.n.) Tamao de Carpeta. Tomada de http://www.forteco.com.co/img/imagenes_productos/medidas_carpeta.jpg Imagen 7a. (s.n) Diseo carpeta de Yute. Tomada de http://images03.olx.com.co/ui/11/59/61/1313275081_239155861_3-CAJAS-DE-CARTON-PARA-ARCHIVO-INACTIVO-Otras-ventas.jpg Imagen 10. (s.n) Gestin de documentos. Tomada de http://www.scarchivistas.org/wp-content/uploads/2010/10/Control_documentos.jpg

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CRDITOS

Lderes del Proyecto Carlos Fernando Cometa Horta

Juan Pablo Vale Echeverry

Lder de Lnea Julin Andrs Mora Gmez

Expertos Temticos Sandra Milena Montoya Lpez

Eliana Del Pilar Ospina Castaeda

Asesora Pedaggica Yiced Pulido Cabezas

Editora Luisa Fernanda Boada Tllez

Equipo de Diseo Lina Marcela Garca Lpez

Dalys Ortegn Caicedo Nazly Mara Victoria Daz Vera

Yisell Noraya Buitrago Rodrguez Liam Pamela Hermida Garca

Equipo de Programacin Luis Fernando Amrtegui Garca Charles Richar Torres Moreno Carlos Andrs Orjuela Lasso

Sergio Alejandro Camacho Hernndez