Contabilidad Electrnica

Introduccin

De acuerdo a las nuevas disposiciones del SAT, las personas fsicas con actividad empresarial y las empresas debern adaptar sus sistemas para que puedan llevar a cabo la contabilidad electrnica, por lo que dicho sistema deber generar la informacin necesaria en formato xml para presentarla ante el SAT (catlogo de cuentas, balanza y pliza) y posteriormente subirla al buzn tributario.

Esta medida es el resultado de la segunda resolucin de modificaciones a laResolucin Miscelnea Fiscal para 2014, que tiene varios objetivos: evitar la evasin de impuestos, transparentar el origen y destino de las facturas emitidas; y tambin, ayudar a que los casi 2 millones de contribuyentes que forman parte delBuzn Tributarioa llevar sus cuentas en orden.

La contabilidad electrnica tambin se estar implementando en eSIACOM para satisfacer la necesidad de sus clientes evitando el uso de sistemas contables de otro proveedor.

En la creacin de los XML necesarios para llevar acabo la contabilidad electrnica intervienen tanto el mdulo de bancos como el mdulo de contabilidad y presupuestos; a continuacin se muestra una breve ayuda para la creacin de estos archivos:

1. Mdulo de bancos.

En este mdulo se debern capturar los cheques emitidos por la empresa as como los comprobantes de gastos realizados en el periodo contable (facturas).

Dentro de la pantalla Movimientos a cuentas bancarias ubicada en el Men principal, Movimientos (figura 1.0). Se debern agregar los movimientos de cheques y/o abonos diarios dentro del bloque movimientos bancarios a la cuenta bancaria seleccionada en el bloque Cuentas bancarias la cual ser afectada.

Figura 1.0

Nota: Solo se har nfasis al registro de movimientos que tengan que ver con abonos movimientos en cheque y abonos varios (facturas).

1.1. Para la captura de cheques, adems de los campos que aparecen actualmente, se incluye el campo RFC (Figura 1.1), que ser necesario para que el reporte de pliza este completo ya que es un dato requerido para el SAT (este campo no es un campo obligatorio al momento de la captura de un cheque, pero es importante saber que tendr que incluirse para que el archivo XML de la pliza este completo).

Figura 1.1

En caso de que el cheque a emitir sea para un proveedor, este se agregar automticamente al presionar el botn de bsqueda y seleccionar el proveedor (figura 1.1.1), por lo que este deber de estar capturado en el catlogo de proveedores.

Figura 1.1.1

1.2. Cuando se desee agregar un comprobante (factura) adems de los campos con los que cuenta esta pantalla (figura 1.2.1) se agreg el campo UUID (Identificador Universalmente nico) que se encuentra almacenado en el xml de una factura, para obtener este identificador se agreg un botn de importacin, este se encargar de capturar automticamente los datos de una factura extrayendo el folio, beneficiario, referencia, abono, RFC, fecha y UUID.

Figura 1.2.1

El proceso de extraccin iniciara al momento de presionar el botn Importar XML en el que se abrir una pantalla donde se deber buscar la ruta del archivo xml de la factura (figura 1.2.2), seleccionar y presionar el botn guardar del explorador de Windows.

Figura 1.2.2

2. Mdulo de contabilidad y presupuestos

En este mdulo se podrn generar los archivos xml (catlogo de cuentas, balanza y pliza) para la contabilidad electrnica que posteriormente debern subirse al buzn tributario.

Estos archivos podrn generarse desde el men donde se generan actualmente los reportes.

2.1. Catlogo de cuentas. Este archivo se genera a partir del catlogo de cuentas existentes de la empresa en formato xml, para crearlo es necesario navegar en el men principal reportes contables y elegir: catlogo de cuentas (figura 2.1.1).

Figura 2.1.1

Seleccionar el rango de cuentas que construirn el archivo xml y presionar el botn inferior ubicado a la izquierda del botn de impresora; al momento de presionar este botn se abrir una ventana en la que se le indicar la ubicacin donde se desea guardar el archivo xml del catlogo de cuentas, este archivo lleva el nombre Catalogo seguido de la fecha de creacin (figura 2.1.2).

Figura 2.1.2

Una vez ubicado el directorio que contendr el catlogo xml, presionar el botn guardar para finalizar el proceso de creacin de este, inmediatamente aparecer un mensaje en pantalla confirmando su creacin (figura 2.1.3).

Figura 2.1.3

Existe un campo requerido para el catlogo de cuentas (cdigo agrupador), para expresar el cdigo agrupador de cuentas conforme al catlogo publicado por el SAT, por lo que se tuvo que agregar en la captura o edicin de una cuenta contable una ventana de bsqueda (figura 2.1.5) para relacionar cada cuenta contable de la empresa con este concepto.

Figura 2.1.5

Figura 2.1.5

2.2. Balanza. Para crear la balanza se deber navegar en el men principal reportes contables y elegir la opcin: balanza (figura 2.2.1), en la que se tendr que agregar los parmetros de consulta (similar al reporte en pantalla o Excel).

Figura 2.2.1

Figura 2.2.2

Una vez llenado los parmetros para el reporte de balanza de comprobacin, presionar el botn inferior ubicado a lado del botn de construccin de reporte en formato Excel (figura 2.2.2) se abrir una ventana de bsqueda donde se le indicar la ubicacin donde se desea guardar el archivo xml de la balanza (figura 2.2.3).

Figura 2.2.3

Cuando se le haya asignado la ruta del directorio que contendr el archivo xml de la balanza y al presionando el botn guardar se termina el proceso de creacin de este archivo, en seguida aparecer un mensaje en pantalla confirmando su creacin.

Una vez ubicado el directorio que contendr la balanza en formato xml, presionar el botn guardar para finalizar el proceso de creacin de este, inmediatamente aparecer un mensaje en pantalla confirmando su creacin (figura 2.2.4).

Figura 2.2.4

2.3. Pliza. Al igual que el catlogo de cuentas y balanza, para generar la pliza se deber navegar en el men principal y dentro del submen Reportes Contables elegir la opcin: Diario de plizas en la que se deber de agregar los filtro deseados para su construccin (figura 2.3.1).

Posteriormente seleccionar el botn inferior izquierdo ubicado del lado izquierdo para iniciar el proceso de creacin de la pliza en formato xml.

Figura 2.3.1

De la misma manera que el catlogo de cuentas y balanza, se deber indicar el destino donde se desea guardar la pliza en formato xml (figura 2.3.2).

Figura 2.3.2

Una vez presionado el botn guardar de la ventana de bsqueda en el explorador de archivo aparecer en pantalla una mensaje confirmando la creacin de la pliza correctamente (figura 2.3.3).

Figura 2.3.3

Notas importantes

Cmo se enva la informacin?

Se debern generar los archivos xml con el detalle de la contabilidad electrnica conforme a lo establecido en el Anexo 24 y comprimir cada archivo en zip.

La entrega de la informacin es a travs del Buzn Tributario, en el apartado Contabilidad electrnica; el envo debe hacerse con una firma electrnica.

El envo de la informacin se hace conforme lo siguiente:

1. El catlogo de cuentas de nivel mayor y subcuenta (niveles 1 y 2) por nica vez en el primer envo (en enero 2015), y tres das despus cada vez que sea modificado.

2. Las balanzas de comprobacin y el sistema financiero de forma mensual, en el mes siguiente al que correspondan los datos, de acuerdo con lo siguiente:

Personas morales. A ms tardar el da 25 del mes siguiente.

En caso de cierre del ejercicio, a ms tardar el 20 de abril del ejercicio siguiente.

Personas fsicas. A ms tardar el da 27 del mes siguiente.

En caso de cierre del ejercicio, a ms tardar el 22 de mayo del ejercicio siguiente.

Para el envo, ingresa al Buzn Tributario:

1. Selecciona Contabilidad electrnica.

2. Selecciona el tipo de informacin y archivo que vas a enviar junto con los datos generales relacionados.

3. Enva con la firma electrnica.

Si el envo es exitoso recibes un acuse de recepcin.

En cambio, cuando los archivos tienen errores informticos, recibes un aviso a travs del Buzn Tributario para que, dentro de los tres das hbiles siguientes, corrijas esa situacin y los enves nuevamente.