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CONSULTA 34316

DESCRIPCIÓN:

María Velasco, Gerente de planeación estratégica y control, realiza la siguiente

solicitud:

«La cláusula 16.32 del contrato obliga a que se pida autorización previa a

TM de compra de equipos. Para garantizar el cumplimiento, debemos poner

esta tarea en los documentos de procesos de compras. En este momento se

está trabajando procesos que tienen que ver con inventarios (compras,

movimientos, entregas a operadores de equipos SIRCI, bajas de equipos,

etc). Solicito una revisión del contrato para identificar todas las

obligaciones que tengamos sobre el manejo de equipos para asegurar

que las mismas se incluyen en los debidos procesos. »

Se anexa a la solicitud, el documento denominado AF-M01 Manejo y Control

Administrativo de Inventarios (1).docx

OBJETO DE LA CONSULTA:

Se ha solicitado al área jurídica conceptuar sobre la relación de obligaciones

respecto del manejo de equipos por parte del Concesionario del SIRCI.

ESTUDIO JURÍDICO:

Conforme la solicitud procedemos a relacionar las cláusulas del Contrato conforme el tema de manejo de bienes que se trate, de la siguiente forma:

1. INVENTARIOS EN GENERAL 1.1. Contrato de Concesión del SIRCI

a. La primera cláusula a tener en cuenta es la 21, relacionada con las obligaciones administrativas y financieras, que establece:

«21.3. Conformar un sistema de información financiera, contable y administrativa, que refleje todos los aspectos de la ejecución del contrato de

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acuerdo con los principios de contabilidad de general aceptación en la República de Colombia, que contemple plenamente todas las previsiones contenidas en el Código de Comercio sobre información comercial, en el Decreto 2649 de 1993, en las normas de Contabilidad Pública y en las demás normas que modifiquen, reformen, sustituyan o reglamenten las disposiciones antes mencionadas.» «21.4. Llevar registros de información administrativa, contable y financiera, en la forma, cantidad y calidad suficientes para el cumplimiento de sus fines y de acuerdo a la legislación aplicable, teniendo en cuenta las necesidades de información que se prevén en diferentes apartes del presente contrato y garantizar que la información que se le brinde a TRANSMILENIO S.A. sea fiel reflejo de su gestión. Esta información deberá presentarse cada vez que sea solicitada por el Ente Gestor.»

b. Por su parte, la cláusula 22, obligaciones del concesionario derivadas de la administración de la infraestructura y de los bienes recibidos y afectos a la concesión, establece:

«22.5 Realizar y mantener actualizado el registro de activos, de conformidad con el formato establecido por TRANSMILENIO S.A., con los bienes que le fueron entregados en administración y los que incorpore afectos a la CONCESIÓN.»

Como se puede apreciar, para el cumplimiento de esta obligación se deben seguir los parámetros del formato que haya establecido Transmilenio al respecto. Lo cual se entiende, puesto que Transmilenio en su labor de supervisión puede revisar el registro de activos, tal como lo establece el numeral 22.8 del Contrato del SIRCI:

«22.8 Permitir a TRANSMILENIO S.A., la adecuada supervisión de la actualización del registro de activos.»

c. La siguiente obligación a tener en cuenta es la relacionada con los Inventarios, que establece:

«CLÁUSULA 64. INVENTARIOS EL CONCESIONARIO deberá llevar un sistema de inventarios utilizando los procedimientos y metodologías aceptados por las normas y la práctica de la contabilidad pública, con actualizaciones trimestrales máximo, en el cual se clasifiquen y valoren la totalidad de los bienes afectos a la concesión, el que incorporará un anexo en el que se clasifiquen la totalidad de los bienes entre revertibles, no revertibles y restituibles.

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Tal inventario deberá valorar los activos que lo conforman, y ser auditado por una firma independiente, distinta a su revisor fiscal, que cuente con reconocimiento nacional. Copia del inventario en mención deberá ser enviada a TRANSMILENIO S.A. al finalizar cada ejercicio contable, con el propósito de que tal entidad lo evalúe, y ejerza las facultades de supervisión que le confiere el presente contrato. No obstante lo anterior, los inventarios se encontrarán a disposición del Ente Gestor de manera permanente. El CONCESIONARIO deberá presentar, dentro de los 10 días siguientes al inicio de la etapa operativa, un procedimiento para dar de baja los activos de la empresa, durante la concesión. Dicho procedimiento deberá ser aprobado por el Ente Gestor, el cual podrá sugerir los ajustes que considere necesarios.» -subrayado y negrilla fuera de texto-

Como se puede apreciar, la cláusula 64 establece la obligación de un sistema de inventarios, que se actualice trimestrales como máximo, para la totalidad de los bienes afectos a la concesión (con un anexo que indique si son revertibles, no revertibles y restituibles). El inventario es auditado por una firma independiente a la del revisor fiscal. La copia del inventario se debe remitir a Transmilenio al finalizar cada ejercicio contable, pero siempre estará a disposición del Ente Gestor. Por otra parte, la cláusula 64 establece la presentación días 10 después del inicio de la etapa operativa la remisión de un procedimiento para dar de baja los activos de RB, que debe ser aprobado por Transmilenio, quienes pueden solicitar los ajustes que consideren necesario. d. En relación con los inventarios, se establece igualmente la obligación de remitir el informe contable a Transmilenio mensualmente1, así como el inventario completo cada tres meses:

«CLÁUSULA 81. SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN CONTABLE Y FINANCIERA DE LA CONCESIÓN (...) El inventario trimestral completo y detallado de todos los bienes incorporados a la concesión y entregados en administración y los demás que se vengan utilizando para el desarrollo de las actividades adelantadas por el

1Cláusula 79 Contrato del SIRCI: «CLÁUSULA 79. AUDITORIA EXTERNA Y CONTROL INTERNO: (…) De igual manera deberá enviar mensualmente a TRANSMILENIO S.A., dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes siguiente, un informe contable y de indicadores financieros. »

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CONCESIONARIO para el desarrollo de su actividad, el cual deberá radicarse en TRANSMILENIO S.A. durante los diez (10) primeros días hábiles del mes siguiente. TRANSMILENIO S.A. establecerá los formatos para presentar estos reportes. » -Subrayado y negrilla fuera de texto-

Es de especial cuidado la remisión de la información financiera y contable por parte de RB, puesto que este incumplimiento puede ser objeto de multa, tal como se establece en la cláusula 91 del Contrato del SIRCI:

«CLÁUSULA 91. MULTAS ASOCIADAS A LA ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL CONCESIONARIO. (…) 1. Dará lugar a multa diaria de hasta treinta (30) salarios mínimos mensuales por cada incumplimiento detectado, las siguientes conductas: a. Por omitir el envío de información solicitada por TRANSMILENIO S.A., o enviarla por fuera de los plazos que se le hayan establecido para el efecto. (…) h. Por omitir el envío de información financiera y contable en los plazos establecidos en este contrato, así como la información adicional solicitada por TRANSMILENIO S.A., o enviarla por fuera de los plazos que se le hayan establecido para el efecto.» -Subrayado y negrilla fuera de texto-

Se consagra, además, la imposición de multas por implementar prácticas administrativas y de registro que no permitan desvirtuar la confiabilidad de la misma2, de lo contrario será objeto de multa conforme al literal i) de la cláusula 91 del Contrato SIRCI. En lo que respecta a la información relacionada con los Inventarios de equipos, la cláusula 92 establece la siguiente multa:

«CLÁUSULA 92. MULTAS ASOCIADAS A LA INFRAESTRUCTURA DE LA CONCESIÓN (…) 1. Dará lugar a multa diaria de hasta cincuenta (50) salarios mínimos mensuales por cada incumplimiento detectado, las siguientes conductas:

2Literal i) Cláusula 91 Contrato SIRCI: «i. Por implementar prácticas administrativas y de registro contable que desvirtúen la confiabilidad de la información contable y financiera que el CONCESIONARIO se encuentra obligado a llevar conforme al presente contrato y que no respondan a los parámetros establecidos en este contrato y en el Manual de Contabilidad.»

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g. Por no mantener debidamente actualizado, o alterar o no presentar en cualquier momento en que sea requerido por TRANSMILENIO S.A., la información relativa a los bienes entregados en administración y los adquiridos afectos a la concesión, así como la relación de los activos dados de baja.»

1. 1. 2 Anexo 2 del Contrato de Concesión del SIRCI

En complemento a las obligaciones establecidas en el Contrato, el Anexo Técnico 2, en su numeral 1.3.4.4., hace la siguiente precisión:

«1.3.4.4. Alcance de la seguridad informática para la plataforma tecnológica del SIRCI El alcance de la seguridad informática del SIRCI (seguridad física y lógica) deberá ser especificada por el CONCESIONARIO a través de los procedimientos técnicos y operativos que hacen parte de la plataforma tecnológica del SIRCI. Para tal efecto, el CONCESIONARIO indicará cómo son los procedimientos técnicos y operativos pertenecientes a: a. Control de los inventarios y movimientos de los equipos y dispositivos de cada subsistema.» -Subrayado y negrilla fuera de texto-

De lo anterior se desprende que, como parte de la seguridad informática de la plataforma tecnológica, debe contarse con un procedimiento técnico y operativo para el control de los inventarios y movimientos de los equipos. Así mismo, en el numeral 1.3.6 se establece la siguiente obligación:

«1.3.6. Etiquetar los dispositivos del SIRCI (…) A través de una herramienta de software el CONCESIONARIO deberá controlar el inventario de todos los dispositivos, elementos, partes, componentes y versiones software del SIRCI.»

El software que se tiene que desplegar para el cumplimiento del manejo de

inventarios está dado por el Enterprise Resource Planning (ERP), conforme se

establece en el numeral 3 del Anexo técnico, en los siguientes términos:

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«3. DISEÑO Y SOLUCIÓN TECNOLÓGICA DEL SIRCI (…) Referente a la actividad de integración y consolidación de la información del subsistema de recaudo y del subsistema de control de flota se debe implementar como mínimo: (…)

∙ Sistema de información (ERP) para el manejo de inventarios,

contabilidad, tesorería, compras, personal. » - Subrayado y negrilla fuera de texto-

Finalmente, el numeral 7.3.4, establece lo relativo a las reservas de inventarios:

« 7.3.4. Inventario y equipo de reserva

El CONCESIONARIO deberá disponer de manera permanente, de reservas e inventarios de todas las partes y/o equipos del Sistema que se requieran para garantizar los niveles de servicio de operación y mantenimiento establecidos en el contrato de concesión. Dicho inventario podrá ser ajustado en el tiempo por el CONCESIONARIO, de acuerdo con la información que provean las estadísticas de mantenimiento. Los repuestos deberán ser intercambiables entre el mismo tipo de equipos, venir empacados de tal manera que se puedan identificar, inspeccionar y almacenar por largos periodos de tiempo, y mantenerse agrupados por equipo o módulo; para cada repuesto, el CONCESIONARIO deberá tener registros que permitan verificar su nombre genérico, el número de catálogo, la descripción, fotografías, dibujos técnicos y su correlación con el manual de mantenimiento. Además, deberá dar un índice de referencias cruzadas para los repuestos que se utilizan en más de un equipo.»

1. 3. Anexo 3 del Contrato de Concesión del SIRCI

2. ADQUISICIÓN DE EQUIPOS

Conforme al numeral 16.3 del Contrato del SIRCI, RB tiene la obligación de

suministro de la totalidad de equipos para la implementación del SIRCI, como se

establece en los siguientes términos:

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«16.3 Suministrar la totalidad de equipos y plataforma tecnológica necesarios para la implementación del sistema integrado de recaudo, control e información y servicio al usuario – SIRCI. Así mismo, deberá renovarse la tecnología de los subsistemas de recaudo, de control de flota y de integración tecnológica, cuando ello sea necesario en aras de dar cumplimiento a los niveles de servicio establecidos, independientemente de la antigüedad de los equipos.»

Los bienes cuya obligación de suministro corresponde a RB se pueden resumir

así: cámaras del CCTV3, las licencias4, equipos del control de Flota5, paneles de

información (PIP)6 en estaciones, conectividad7, equipos y aplicativos para la

plataforma tecnológica de Recaudo8 y la Tarjetas del sistema9.

3 Ver Contrato del SIRCI numeral 16.37: «16.37 Suministrar, instalar y mantener las cámaras

del circuito cerrado de televisión y los equipos de vigilancia del centro de control del ente gestor, señaladas en el anexo 2 del presente contrato.» 4 Ver Contrato del SIRCI numeral 16.10, que establece: «16.10 Obtener las licencias y

permisos a que hubiere lugar para el cumplimiento de las obligaciones que le corresponden en su calidad de CONCESIONARIO.» 5 Ver Contrato del SIRCI numerales 17.2, 17.3 y 17.4, que establecen: «17.2. Suministrar,

implementar, mantener y actualizar a su costo y durante el tiempo de duración del contrato, la plataforma tecnológica necesaria para que los CONCESIONARIOS de transporte del SITP operen los centros de control zonal.» «17.3. Suministrar, implementar, mantener y actualizar a su costo durante el tiempo de duración de la Concesión, la plataforma tecnológica necesaria para operar el Centro de Control del Ente Gestor.» «17.4. Suministrar la plataforma tecnológica que permita que los operadores de los centros de control del SITP puedan operar el sistema de gestión y control de flota, monitorear automáticamente la ejecución del servicio que está prestando cada bus en su ruta, permitir establecer adecuadamente la programación de la flota para atender la demanda de pasajeros del SITP y administrar la operación de las Rutas concesionadas.» 6 Ver numeral 18.19 del Contrato del SIRCI, que establece: «Instalar, suministrar y

mantener paneles informativos en todos los vagones de las estaciones y portales a cargo del concesionario del SIRCI.» 7 Ver numeral 19.3 y 19.4 del Contrato del SIRCI, que establecen: «19.3 Asumir y garantizar bajo su cuenta y riesgo la disponibilidad de la solución de comunicaciones, para lo cual podrá optar por una solución prestada por terceros, o una solución propia atendiendo los lineamientos de la legislación vigente y aplicable.» «19.4 Suministrar la conectividad necesaria entre los diferentes subsistemas, módulos y equipos.» 8 Ver numeral 20.1 del Contrato del SIRCI, que establece: «20.1 Suministrar y mantener

actualizada a su costo y durante el tiempo de duración del contrato, la plataforma tecnológica (Hardware y Software), para realizar el recaudo de los recursos provenientes del SITP.» 9 Ver numeral 20.2 del Contrato del SIRCI, que establece: «20.2 Realizar la custodia, distribución y

control de las Tarjetas Inteligentes Sin Contacto - TISC o del medio de pago que se adopte.»

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Estos activos que se suministren deben ser registrados de conformidad con las

cláusulas citadas anteriormente.

El pedido de equipos debe ser autorizados por Transmilenio, tal como se

establece en el numeral 16.32 del Contrato del SIRCI:

«16,32 Solicitar la autorización del Ente Gestor, para efectuar cualquier pedido de equipos; en el caso de que el CONCESIONARIO realice el pedido sin dicha autorización, asumirá los riesgos que pudieren generarse por la operación de estos equipos sin remuneración.»

Por otra parte, el suministro de bienes por parte de RB puede contemplar la

compra de bienes propiedad de Transmilenio:

«16.33 Recibir los bienes de propiedad de TRANSMILENIO S.A., relacionados con la operación de control, comunicaciones e información al usuario, los cuales se pondrán a disposición del CONCESIONARIO del SIRCI, para que decida si los opera o sustituye. En caso que el concesionario decida hacer uso de los equipos deberá pagar el valor comercial de éstos. Los bienes relacionados con la operación de recaudo fase I y fase II del sistema TransMilenio deberán ser repuestos en su totalidad por el concesionario del SIRCI en el momento en que asuma esta operación.» -Subrayado y negrilla fuera de texto-

«CLÁUSULA 23. OBLIGACIÓN FRENTE A LOS COSTOS DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA Y BIENES DE PROPIEDAD DE TRANSMILENIO S.A.: Con la suscripción del presente contrato, el CONCESIONARIO acepta cancelar al

Ente Gestor, el valor comercial de los elementos que TRANSMILENIO le entregue y

de los cuales decida hacer uso, relacionados con la plataforma tecnológica

existente, los equipos, licencias, software, hardware y demás bienes de propiedad

de TRANSMILENIO S.A., relacionados con la operación de control, comunicaciones

e información al usuario»

En este mismo sentido, el numeral 16 del Anexo 2 del Contrato del SIRCI, se

pronuncia respecto de estos bienes:

«16. USO DE LOS EQUIPOS EXISTENTES DE TRANSMILENIO S.A. Los bienes de propiedad de TRANSMILENIO S.A., relacionados con la operación de control, comunicaciones y recaudo e información al usuario, se pondrán a

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disposición del CONCESIONARIO del SIRCI, para que decida si los operará o, en caso contrario, los sustituya. En el caso de que el concesionario decida hacer uso de éstos bienes deberá pagar el valor comercial de los mismos.»

El listado de estos equipos fue informado por Transmilenio durante el proceso

licitatorio, por medio del documento denominado INVENTARIO CONSOLIDADO.

3. Aseguramiento de los equipos

La cláusula 65 del Contrato del SIRCI, establece la obligación de RB respecto de

los bienes que hacen parte de la Concesión en los siguientes términos:

«CLÁUSULA 65. RESPONSABILIDAD Y RIESGO POR LOS BIENES CONCESIONADOS Los bienes concesionados y todos aquellos afectos a la concesión se encontrarán bajo la responsabilidad, administración, vigilancia y control del CONCESIONARIO a partir de la fecha de suscripción de las actas de entrega de dichos bienes, o de su incorporación a la concesión, y se encontrarán destinados de manera exclusiva a la operación del SIRCI, durante todo el término del contrato de concesión, por tanto no podrán ser utilizados con ninguna otra finalidad o para ningún efecto diferente. A partir de la fecha de suscripción del acta de entrega, el CONCESIONARIO asume las siguientes responsabilidades y riesgos en relación con los bienes que se le entregan:

El CONCESIONARIO asume y será totalmente responsable por todos y cualesquiera de los daños, deterioros, perjuicios, pérdidas o invasiones de hecho de los terrenos y bienes que integran la infraestructura entregada en concesión, sin perjuicio de su facultad de exigir a terceros diferentes de TRANSMILENIO S.A., la reparación o indemnización de los daños y perjuicios directos y/o subsecuentes cuando a ello haya lugar.»

-Subrayado y negrilla fuera de texto.

Así mismo, la cláusula 103 del Contrato del SIRCI establece la obligación de RB

de constituir una póliza sobre los bienes afectos al servicio en los siguiente

términos:

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«CLÁUSULA 103. SEGUROS SOBRE OTROS BIENES AFECTOS AL SERVICIO Los bienes afectos al servicio, que sean entregados al CONCESIONARIO o construidos o adquiridos por éste, y aquellos que los sustituyan, amplíen o mejoren y los afectos a actividades complementarias, deberán ser cubiertos por pólizas de seguro contra todo riesgo, daños parciales y totales, hurto agravado y calificado, incendio y terremoto según la naturaleza de cada bien. Estos seguros deberán constituirse desde el momento en que TRANSMILENIO S.A., haga entrega de dichos bienes al CONCESIONARIO, y los seguros relativos a los bienes que son adquiridos por el CONCESIONARIO, deberán constituirse desde el momento en que éste adquiera dichos bienes, hasta la fecha en que los bienes sean revertidos o restituidos a TRANSMILENIO S.A., o antes, en el caso de que estos sean dados de baja de los activos.»

El no cumplimiento de esta obligación puede ser objeto de una multa contractual,

tal como se establece en el literal f) de la cláusula 91 del Contrato del SIRCI:

«Por incumplir el deber de constituir y mantener vigentes la garantía única, la garantía de responsabilidad civil extracontractual y cualquiera de los seguros exigidos en el presente Contrato.»

CONCLUSIÓN

En la siguiente tabla encontrará la relación de las cláusulas a tener en cuenta con

el manejo administrativo del inventario de equipos de la Concesión:

DOCUMENTO CLÁUSULA

Manejo de Inventario en General

1. Contrato de Concesión 001 de 2011

21.3, 21.4, 22.5, 22.8, 64, 81, 91, 79, 92

2. Anexo Técnico no.2 del Contrato del SIRCI

Numerales: 1.3.4.4. 1.3.6., 3,

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7.3.4,

3. Anexo 3 Niveles de Servicio

Numeral 1.3.2.

DOCUMENTO CLÁUSULA

Adquisición de bienes 4. Contrato de Concesión 001 de 2011

16.3, 16,10 16,32 16,33 16,37 17.2, 17.3 17.4, 18,19 19,3 19,4 20.1 20.2 23

5. Anexo Técnico no.2 del Contrato del SIRCI

Numerales: 16

DOCUMENTO CLÁUSULA

Aseguramiento de bienes 6. Contrato de Concesión 001 de 2011

65 91 103

Cordialmente,

XIMENA MOTTA HERNÁNDEZ

Gerente Jurídica Elaboró: Julián Rengifo (Gerencia Jurídica) Revisó: Natalia Bustamante (Gerencia Jurídica)

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