CONFIDENCIAL Servicio Fitosanitario del Estado Auditoría ... · II CONFIDENCIAL Servicio...

POR UNA AGRICULTURA MÁS COMPETITIVA Y SOSTENIBLE

Servicio Fitosanitario del Estado, MAG • cédula 3-007-521568 •Teléfono: (506) 2549-3400 • www.sfe.go.cr

Correo electrónico [email protected]; Teléfono directo: 2549-3450 / Extensión: 1050

CONFIDENCIAL Servicio Fitosanitario del Estado

Auditoría Interna

Viernes 30 de setiembre de 2011 AI SFE 180-2011

Ingeniera Magda González Arroyo, Directora Servicio Fitosanitario del Estado (SFE) Estimada señora: Como es de su conocimiento, esta Auditoría Interna está ejecutando el estudio relativo a las remuneraciones autorizadas por el SFE a su personal (pagos por concepto de prohibición, dedicación exclusiva, horas extras, vacaciones y de retribución por peligrosidad); el cual está conforme con el Plan Anual de Labores de este órgano contralor para el presente año. Como parte de los resultados parciales que se han obtenido en la realización del citado estudio, se determinó el aparente incumplimiento del Régimen de Prohibición por parte de un funcionario del SFE; según lo dispuesto en el artículo 5 contenido en la Ley de compensación por pago de Prohibición Nº 5867 (que se vincula con lo regulado por el artículo 244 de la Ley Orgánica del Poder Judicial). Por tal razón, se remite para su conocimiento y atención el informe de Relación de Hechos Nº AI SFE SA INF 015 2011, adjunto al cual se acompaña el legajo de documentos conformado por 156 folios. Al dorso de las fotocopias que conforman el citado legajo, se consigna el sello con la siguiente leyenda: “Se hace constar que este documento es copia fiel del que se encuentra en poder de la Auditoría Interna del Servicio Fitosanitario del Estado”.

Al respecto, el SFE deberá coordinar con el Despacho de la señora Ministra de Agricultura y Ganadería, con el propósito de que se adopten las medidas necesarias que permitan la atención oportuna de las recomendaciones contenidas en el presente Informe de Relación de Hechos.




II


Auditoría Interna

AI SFE 180-2011

Ing. Magda González Arroyo, Directora del SFE

En cuanto a la conformación del Órgano Director, que sería el encargado del procedimiento administrativo indicado en la recomendación N° 7.1 del presente informe, es necesario sugerir que no se considere la participación del personal de la Asesoría Legal del SFE; por cuanto quién figura como ―presunto responsable‖ labora en la citada dependencia. Con el fin de asesorar a esa autoridad se informa que la Ley General de Control Interno Nº 8292, en el Capítulo III, Sección I, establece los deberes del jerarca y titulares subordinados respecto al sistema de control interno. En ese sentido, señala lo siguiente:

Artículo 12 (...)

c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan.

Artículo 17 (…)

d) Que sean implantados los resultados de las evaluaciones periódicas que realizan la administración activa, la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y demás instituciones de control y fiscalización que correspondan, dentro de los diez días hábiles siguientes a su notificación.

En cuanto a informes de Auditoría Interna y planteamiento de conflictos, la Ley N° 8292 establece lo siguiente:

Artículo 37.- Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, éste deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente.




III


Auditoría Interna

AI SFE 180-2011

Ing. Magda González Arroyo, Directora del SFE Artículo 38.- Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas (…)

Se advierte de la confidencialidad que reviste el contenido del informe y el legajo de documentos que se adjunta, tal como lo señalan el artículo 6 de la Ley General de Control Interno N° 8292 y el artículo 8 de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8422; por lo que se deben adoptar las medidas que aseguren el carácter reservado de esta información. Para cumplir con lo que establece la Ley Nº 8292 y dar seguimiento a la implantación de las recomendaciones contenidas en el presente informe, es necesario emitir los acuerdos que correspondan dentro de los plazos señalados, con copia a esta Auditoría Interna; para lo cual deberá la administración activa observar la materia de prescripción respectiva. Atentamente, Lic. Henry Valerín Sandino Auditor Interno HVS/RCJ

C./ Archivo/Legajo




IV


Auditoría Interna

Nº AI SFE SA INF 015 2011

30 de setiembre de 2011

INFORME

RELACIÓN DE HECHOS

SOBRE EL SUPUESTO INCUMPLIMIENTO POR PARTE DE UN FUNCIONARIO DEL SERVICIO FITOSANITARIO DEL ESTADO DE LO ESTABLECIDO EN LA

LEY DE COMPENSACIÓN POR PAGO DE PROHIBICIÓN Nº 5867

Hecho por: Lic. Ronald Canales Jiménez

Auditor Encargado

Revisado y aprobado por: Lic. Henry Valerín Sandino Auditor Interno




V


Auditoría Interna

1. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................... 1

1.1 ORIGEN ................................................................................................................................................... 1

1.2 OBJETIVOS ............................................................................................................................................ 1

1.3 ALCANCE ................................................................................................................................................. 1

1.4 PERÍODO ................................................................................................................................................ 2

1.5 LIMITACIONES ..................................................................................................................................... 2

1.6 NORMATIVA TÉCNICA ....................................................................................................................... 4

2 ANTECEDENTES ........................................................................................................................................ 5

3 HECHOS ......................................................................................................................................................18

4 PRESUNTO RESPONSABLE ...................................................................................................................29

5 CONSIDERACIONES FÁCTICO JURÍDICAS ....................................................................................32

6 OFRECIMIENTO DE PRUEBA DOCUMENTAL ..................................................................................37

7 RECOMENDACIONES .............................................................................................................................39

ANEXO Nº 1………………………………………………………………………………………………….…40




Página 1 de 48


Auditoría Interna

1. INTRODUCCIÓN

1.1 ORIGEN En atención al Plan Anual de Labores del año 2011 (código 2.3.1.1), esta Auditoría Interna se encuentra ejecutando un estudio relativo a las remuneraciones autorizadas por el Servicio Fitosanitario del Estado (SFE) a su personal (pagos por concepto de prohibición, dedicación exclusiva, horas extras, vacaciones y de retribución por peligrosidad). Como parte de los resultados parciales que se han obtenido en la realización del citado estudio, se determinó el aparente incumplimiento por parte de un funcionario del SFE del Régimen de Prohibición, según lo dispuesto en la Ley de Compensación por Pago de Prohibición Nº 5867 (artículo 5) y la Ley Orgánica del Poder Judicial (artículo 244); razón por la cual, se emitió el presente informe de Relación de Hechos.

1.2 OBJETIVOS 1.2.1 Determinar si el funcionario José Luis Jiménez Castrillo, cédula de identidad Nº 1-0619-0151, incumplió con el Régimen de Prohibición regulado mediante el artículo 5 contenido en la Ley de Compensación por Pago de Prohibición Nº 5867 (que se vincula con lo dispuesto en el artículo 244 de la Ley Orgánica del Poder Judicial Nº 7333). 1.2.2 Determinar si el funcionario José Luis Jiménez Castrillo, cédula de identidad Nº 1-0619-0151, ejerció como Notario Público, en contraposición de lo dispuesto en el artículo 4 inciso f) del Código Notarial (Ley N° 7764).

1.3 ALCANCE

1.3.1 Revisión y análisis de la información y documentación relacionada con el funcionario José Luis Jiménez Castrillo, cédula de identidad Nº 1-0619-0151, específicamente sobre los siguientes aspectos:

Expedientes de personal; los cuales se encuentran bajo la custodia y administración del Departamento de Recursos Humanos del MAG y la Sección de Recursos Humanos del Departamento de Administración y Finanzas del SFE.

Periodo laborado como servidor del SFE. Funciones desempeñadas en la Proveeduría Institucional del SFE.

Reconocimiento y cancelación del 65% por concepto de prohibición.




Página 2 de 48


Auditoría Interna

Sanción disciplinaria impuesta por el Colegio de Abogados de Costa Rica, según publicación en el Diario Oficial La Gaceta Nº 122 del 24/06/2011.

Condición de notario activo, según registros de la Dirección Nacional de Notariado.

1.3.2 Revisión y análisis de dictámenes relativos al Régimen de Prohibición que cubre a los

profesionales en derecho, emitidos por la Procuraduría General de la República.

1.4 PERÍODO Del 01/06/2008 al 27/09/2011.

1.5 LIMITACIONES Esta Auditoría Interna tuvo conocimiento mediante el Diario Oficial La Gaceta, de que el Colegio de Abogados de Costa Rica le impuso al funcionario José Luis Jiménez Castrillo, cédula de identidad Nº 1-0619-0151, la sanción disciplinaria de un mes de suspensión en el ejercicio de su profesión de abogado. Por tal razón, con oficio AI SFE 126-2011 del 01/08/2011 este órgano de fiscalización solicitó colaboración al mencionado Colegio con el fin de obtener información precisa sobre el asunto que originó dicha sanción (incluía poder tener acceso al expediente respectivo, al considerarse causa juzgada); no obstante, el citado Colegio dio respuesta a nuestro requerimiento en los siguientes términos (nota FCA: 390811 del 09/09/2011):

Sirva la presente para saludarles muy cordialmente y a la vez indicarles en relación a la consulta por ustedes presentada, en cuanto a: ―Que la auditoria interna requiere la colaboración del Colegio de Abogados de Costa Rica, con el propósito de accesar información detallada y relacionada con el incidente que provocó la suspensión impuesta por el Colegio al Lic. Jiménez Castrillo, por ello solicitan copia del expediente administrativo que contiene dicha información, ello para determinar o descartar una eventual transgresión al régimen de prohibición.‖ En relación a su solicitud, le comunicó que no es posible brindarle la información solicitada, en virtud de que en la sesión de Junta Directiva 28-2009, celebrada el diez de agosto del año dos mil nueve, se tomó el acuerdo n° 2009-28-037, el cual señala ―... en función de lo que establece el artículo 273 de la Ley General de Administración Pública, que no habrá acceso a las piezas del expediente cuyo conocimiento pueda comprometer secretos de Estado o información confidencial de la contraparte o, en general, cuando el examen de dichas piezas confiera a la parte un privilegio indebido o una oportunidad para dañar legítimamente a la Administración, a la contraparte o a terceros, dentro o fuera del expediente.




Página 3 de 48


Auditoría Interna

Es por lo expuesto, que se impide que terceros tengan acceso (lectura, fotocopia o cualquier clase de fijación tecnológica) a los expedientes disciplinarios que están tanto en archivo como en trámite en el Colegio de Abogados.‖ La Fiscalía del Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica, solamente se puede referir a lo que se publicó en la Gaceta n° 122 del viernes 24 de junio del 2011, y todo ello es de conocimiento de ustedes, ya que en dicha solicitud se adjuntó dicha información.

Por consiguiente, aún cuando la sanción impuesta al Lic. Jiménez Castrillo por el Colegio de Abogados obedece a algún tipo de incumplimiento en el ejercicio privado de su profesión, la respuesta de dicho Colegio no nos permitió consignar en el apartado ―Hechos‖ del presente informe lo relativo a las causas que originaron la citada sanción. Además, en atención a requerimiento de información presentado por la Auditoría Interna del SFE, mediante oficio CTN-DNN-1026-2011 del 21/09/2011 el área denominada ―Coordinación de Trámite Notarial‖ de la Dirección Nacional de Notariado, señaló lo siguiente:

(…) 3. Debido a problemas de compatibilidad entre las plataformas informáticas de esta Dirección y del Archivo Nacional, no consta en nuestro sistema la situación del notario de referencia en cuanto a la presentación de índices de instrumentos públicos. Sin embargo, en consulta efectuada al Archivo Notarial se determinó que el señor Jiménez Castrillo se encuentra atrasado en la presentación de los índices de la segunda quincena de agosto, segunda quincena de noviembre y primera y segunda quincena de diciembre, todos del año 2009, así como en la presentación de los índices de todo el año 2010 y lo que va del 2011. (…)

A través de la Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica (Archivo de Notarial), se obtuvo fotocopias de los ―índices notariales‖ presentados por el Lic. José Jiménez Castrillo, en su condición de Notario Público; no obstante, al no haber presentado dicho profesional los índices correspondientes a los períodos descritos en el oficio CTN-DNN-1026-2011, no se pudo determinar si en esos períodos el Lic. Jiménez Castrillo ejerció el notariado. A pesar de lo anterior, no se encontraron limitaciones que entorpecieran otros procesos de obtención de información y de recolección de documentos acerca del caso, que sirvieron de fundamento para emitir los resultados consignados en este informe.




Página 4 de 48


Auditoría Interna

1.6 NORMATIVA TÉCNICA En la emisión del presente informe de relación de hechos, se observaron las regulaciones establecidas para las Auditorías Internas en la Ley General de Control Interno Nº 8292, normas técnicas, directrices y resoluciones emitidas por la Contraloría General de la República; así como lo dispuesto en el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE) del Ministerio de Agricultura y Ganadería (Decreto Ejecutivo Nº 36356-MAG).




Página 5 de 48


Auditoría Interna

2 ANTECEDENTES

2.1 Información laboral sobre el funcionario José Luis Jiménez Castrillo

2.1.1 Período laborado para el SFE, dependencia actual donde labora, puesto y clase de puesto que ocupa

La Sección de Recursos Humanos del Departamento de Administración y Finanzas del SFE, emitió el día 01/08/2011 la constancia, que indica: (Folio 020)

Que el Sr. JIMÉNEZ CASTRILLO JOSÉ LUIS funcionario de este Ministerio, cédula 1-0619-0151 posee 19 aumentos anuales reconocidos. Labora para esta institución desde el 02 de Junio del año 2008 a la fecha, ocupando actualmente el puesto de Profesional de Servicio Civil 2 ubicado en la Asesoría Legal del S.F.E. y se encuentra como interino.

El puesto interino que ocupa el servidor Jiménez Castrillo es el Nº 503825. (Folio 026)

2.1.2 Reconocimiento del rubro de prohibición El Departamento de Recursos Humanos del MAG, en fecha 27/09/2011 certificó lo siguiente: (Folio 032)

Que el señor JIMÉNEZ CASTRILLO JOSÉ LUIS, cédula N° 1-619-151, es funcionario de este Ministerio desde 01 de junio de 2008 hasta la fecha de manera ininterrumpida. Que actualmente ocupa el puesto interino clasificado como PROFESIONAL SERVICIO CIVIL 2. Que según estudio del expediente personal, al Sr. Jiménez Castrillo se le reconoce el 65% sobre su salario base por concepto de prohibición desde su fecha de ingreso a este Ministerio (01/06/2008).

2.1.3 Dependencias y cargos ocupados (trayectoria)

La Sección de Recursos Humanos del SFE informó sobre la trayectoria del funcionario Jiménez Castrillo dentro del SFE; lo anterior en los siguientes términos: (Folio 035)

(…) El Lic. Jiménez Castrillo inició funciones a partir del 1 junio del 2008 en el Departamento Administrativo y Financiero, específicamente en la Proveeduría.




Página 6 de 48


Auditoría Interna

Con fecha 18 de junio del 2008, mediante oficio DSFE 529-08 la Ing. Gabriela Zúñiga Valerín, Directora en ese momento del SFE le informa al Lic. José Luis Jiménez Castrillo que lo nombrará temporalmente como encargado de la Proveeduría, a cargo de la Licda. Lucrecia Rodríguez. Se le indica que el análisis legal de los trámites de contratación administrativa continuarán en manos del Departamento Legal. Mediante oficio SD.039.09 fechado 15 de marzo del 2009, el Ing. Carlos le informa al Lic. Jiménez Castrillo que a partir del 18 de mayo del 2009, el dejará el cargo que se le dio en forma temporal de Proveedor, debido a que ya se contará con la persona titular, por lo que deberá prestar servicios en la Asesoría Jurídica del SFE a cargo del Lic. Gerardo Castro. Con fecha 3 de noviembre del 2009, mediante oficio SD.110-09 suscrito por el Ing. Carlos Padilla se le informa al Lic. Jiménez Castrillo que deberá trasladarse al momento de recibido ese oficio a laborar en forma permanente a la Proveeduría del SFE, bajo las órdenes de la Licda. Glenda Avila. Mediante oficio DSFE-549-11 de fecha 23 de junio del 2011, la Ing. Magda González ubica a partir del 1 de julio del 2011 al Lic. Jiménez Castrillo en la Asesoría Legal del SFE bajo las órdenes del Lic. Gerardo Castro, en donde además continuará ejerciendo prioritariamente las funciones de asesoría en Contratación Administrativa.

2.1.4 Requisitos legales de la Clase de Puesto “Profesional de Servicio Civil 2”

De acuerdo con el Manual de Clases Anchas de la Dirección General de Servicio Civil, para la clase de puesto denominada ―Profesional de Servicio Civil 2‖ (que es la que corresponde al puesto que ocupa el Lic. José Luis Jiménez Castrillo), se establece, entre otros aspectos, lo siguiente: (Folios 057-062)

(…) RESPONSABILIDAD POR FUNCIONES: La naturaleza del trabajo exige a las personas que ocupen esta clase de puesto, la aplicación de los principios y técnicas de una profesión determinada, para atender y resolver adecuadamente problemas y situaciones variadas, propias del área de su competencia, generalmente como colaborador de profesionales de mayor nivel, por lo que es necesario la actualización permanente de las teorías y prácticas de su profesión. Asimismo, asume responsabilidad administrativa, civil, social y penal, según sea el caso, cuando incurra en alguna causal que atente contra los objetivos organizacionales y el interés público, de conformidad con el marco jurídico vigente. (…)




Página 7 de 48


Auditoría Interna

CONSECUENCIA DEL ERROR: Los errores que se puedan cometer por la gestión de los procesos de trabajo, pueden provocar pérdidas económicas, materiales, humanas, o daños y atrasos en la planeación y el control de las actividades desempeñadas, por consiguiente, repercutir negativamente en nivel de servicio, la toma de decisiones y el desenvolvimiento organizacional de la dependencia donde labora, creando una mala imagen para la institución. (…) REQUISITOS LEGALES

Incorporación al Colegio Profesional Respectivo, cuando su ley así lo establezca para el ejercicio del correspondiente grado y área profesional (Resolución DG-331-2011 del 23/06/2011 publicado en La Gaceta N° 141 del 21/07/2011).

Licencia de conducir cuando el puesto lo exija. Declaración de bienes y rendición de la garantía o póliza de fidelidad cuando por ley

así se indique para el ejercicio del puesto o cargo.

2.1.5 Cargo y funciones desempeñadas en la Proveeduría Institucional

Durante el período comprendido entre el 24/06/2011 y el 23/07/2011, el servidor José Luis Jiménez Castrillo ejercía sus funciones como ―Asesor Legal‖ en la Proveeduría Institucional del SFE; situación que generó su pago normal de salario completo (incluye lo relativo al porcentaje por concepto de prohibición). (Folios 027-031) Al respecto, mediante oficio AI SFE 133-2011 del 09/08/2011, esta Auditoría Interna solicitó a la Proveedora Institucional la siguiente información y/o documentación: (Folio 063)

Para esos efectos, se requiere conocer con detalle las actividades realizadas por el funcionario José Luis Jiménez Castrillo, cédula 1-0619-0151 (quien estuvo bajo sus órdenes desempeñándose como abogado1), durante el período comprendido entre el 24/06/2011 y el 24/07/2011. Al respecto, se nos deberá suministrar la siguiente información y/o documentación:

Detalle del perfil asignado al funcionario en el sistema ―CompraRed‖. Identificación del número que identifica los respectivos procesos de

contratación administrativa en que intervino el servidor. La naturaleza de la actividad realizada con relación a esos procesos. Acciones procesadas por el funcionario en el sistema CompraRed. Documentos suscritos por el funcionario.

1 Actualmente labora en la Asesoría Legal del SFE.




Página 8 de 48


Auditoría Interna

Por medio del correo electrónico de fecha 19/08/2011 la Proveedora Institucional del SFE, remitió archivo adjunto denominado ―Funciones Asesoría Legal Proveeduría. Doc‖. En el citado documento se consignó lo siguiente: (Folios 064-068)

FUNCIONES ASESORÍA LEGAL (Jose Luis Jiménez Castrillo)

Recibir, analizar y resolver los Recursos de Objeciones a los carteles de adquisición de bienes y servicios para el SFE.

Incluir el Recurso de Objeción en el Sistema de CompraRed (creado por la Dirección general de Administración de bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda), en el Módulo de Asesoría Legal Proveedurías Institucionales.

Dar audiencia a las partes involucradas en el proceso (Departamento o Departamentos Solicitantes).

Remitir la Resolución del Recurso de objeción al Proveedor Institucional para revisión y su respectiva firma.

Trasladar la Resolución del Recurso de Objeción firmada al Área de Notificaciones y al Analista responsable para que se proceda como corresponde.

Sube al Sistema de CompraRed la Resolución del Recurso de Objeción. Elaborar todos los informes legales de las Licitaciones tanto Abreviadas como

Públicas, y de una que otra Contratación Directa que así lo amerite por su complejidad.

Recibir, analizar y resolver los Recursos de Revocatoria que se presenten en contra del Acto de Adjudicación emitido por la Proveeduría Institucional del SFE.

Incluir el Recurso de Revocatoria en el Sistema de CompraRed en el Módulo de Asesoría Legal Proveedurías Institucionales.

Verificar la legitimación y fundamentación del Recurso de Revocatoria presentada por el o los apelantes, para determinar si la Administración lo acoge o se rechaza.

Dar audiencia a las partes involucradas en el proceso (Departamento Solicitante, Adjudicatario en el proceso de compra de bienes y servicios), en los Recursos de Revocatoria.

Recibir, analizar y resolver los cobros de multas por atrasos en las entregas de los bienes y servicios contratados, emitiendo una Resolución Administrativa para el cobro mediante el rebajo respectivo de la factura comercial.

Remitir la Resolución Administrativa a revisión y firma por parte del Proveedor Institucional.

Trasladar Resolución Administrativa al Área de Notificaciones para que se notifique al interesado y a la Unidad de Programación y Control para el pago de la factura y el respectivo cobro de la multa por entrega tardía.

Realizar procedimientos de incumplimientos a Proveedores que resultaron adjudicados y algún proceso de compra.




Página 9 de 48


Auditoría Interna

Elaborar todos los contratos que se deriven de la actividad de la contratación de bienes y servicios para el quehacer del SFE.

Remitir el Contrato a revisión por parte del Proveedor Institucional para su visto bueno.

Coordinar y convocar a los Adjudicatarios para la respectiva firma del contrato. Confección de oficios de remisión de contratos a la Asesoría Legal del SFE. Una vez que el contrato este firmado por las partes y debidamente refrendado

se incluye al Sistema de CompraRed en el Módulo de contratos. Revisión de trámites de Cesión de Derechos de las facturas de pago a

Proveedores que estos presentan cediendo los derechos de pago. Evacuar dudas y consultas de los analistas en materia de contratación

Administrativa. Responsabilidades

Es responsable por mantener un alto grado de colaboración, superación y entusiasmo y por coadyuvar en la conducción exitosa de la Proveeduría Institucional. Asimismo, las responsabilidades incluyen el desarrollo eficiente, preciso y oportuno de las diferentes actividades a su cargo, con estricto apego a los procedimientos, disposiciones reglamentarias y legales vigentes.

Es responsable por la calidad y la oportunidad en la realización de sus actividades, y por efectuar las funciones a su cargo con apego a los procedimientos establecidos e instrucciones recibidas.

Es responsable por el equipo, mobiliario y herramientas que se le encomiendan para la ejecución de su labor y por la información que maneja la Proveeduría.

Debe colaborar en la utilización adecuada y racional del equipo, los recursos financieros y materiales asignados.

Es responsable por el adecuado uso y la confidencialidad de la información que maneja, por lo que debe abstenerse de dar declaraciones públicas relacionadas con su trabajo y de emitir juicios que por su naturaleza lesionen la imagen del Servicio Fitosanitario del Estado o de la Proveeduría Institucional. Debe mantener la más absoluta reserva, con respecto a terceras personas, en el desempeño de sus funciones, aún después de haber cesado en el cargo.

La actividad origina relaciones constantes con superiores y compañeros de trabajo y relaciones frecuentes con diversas oficinas del Servicio Fitosanitario del Estado y de otras dependencias públicas, las cuales han de ser atendidas con tacto y discreción.

Está obligada a observar y cumplir las disposiciones legales y reglamentarias que regulan la función pública; así como la normativa que regula la labor de la Proveeduría Institucional.

Los errores que se cometan podrían ocasionar pérdida, menoscabo, mal uso o desperdicio de los recursos que le corresponde administrar; podrían causar pérdidas, daños, atrasos y confusiones de consideración y en algunos casos generar implicaciones de orden legal, con repercusiones negativas para el




Página 10 de 48


Auditoría Interna

desarrollo normal de las actividades de la Proveeduría Institucional, y en consecuencia, afectar la imagen y el prestigio institucional, además, pueden ocasionar el debilitamiento del control interno, con el consiguiente riesgo de perjuicio económico a la Institución.

2.2 Sobre el Régimen de Prohibición impuesto por ley

2.2.1 Compensación económica por pago de prohibición

En la Ley de Compensación por Pago de Prohibición Nº 5867 se establece lo siguiente:

*Artículo 1.- Para el personal de la Administración Tributaria que, en razón de sus cargos, se encuentre sujeto a la prohibición contenida en el artículo 118 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, excepto para los miembros del Tribunal Fiscal Administrativo, se establece la siguiente compensación económica sobre el salario base de la escala de sueldos de la Ley de Salarios de la Administración Pública: a) Un sesenta y cinco por ciento (65%) para los profesionales en el nivel de licenciatura u otro grado académico superior. b) Un cuarenta y cinco por ciento (45%) para los egresados de programas de licenciatura o maestría. (…) Artículo 5.- Los beneficios dispuestos en los incisos a) y b) del artículo 1 de esta ley, se aplican a los funcionarios y empleados del Poder Ejecutivo referidos en el artículo 244 de la Ley Orgánica del Poder Judicial y a los egresados de programas de licenciatura, maestría o doctorado en Derecho, que estén cumpliendo tales funciones. Estos beneficios se aplicarán, igualmente, a los funcionarios que en el nivel de licenciatura o egresados, laboren para el Poder Judicial, el Tribunal Supremo de Elecciones, el Registro Civil y la Contraloría General de la República. Tal compensación se calculará sobre el salario de base correspondiente a cada institución. (Así reformado por el artículo 1º de la ley No.7896 de 30 de julio de 1999)

El artículo 244 de la Ley Orgánica del Poder Judicial Nº 7333 establece:

ARTICULO 244.- Aunque sean abogados, no podrán ejercer la profesión los servidores propietarios de los Poderes Ejecutivo y Judicial, del Tribunal Supremo de Elecciones, de la Contraloría General de la República, de la Procuraduría General de la República y de las municipalidades, salvo en sus propios negocios y en los de sus cónyuges, ascendientes o descendientes, hermanos, suegros, yernos y cuñados.




Página 11 de 48


Auditoría Interna

Se exceptúan de la prohibición anterior los servidores del Poder Ejecutivo que presten servicios en los establecimientos oficiales de enseñanza y que no tengan ninguna otra incompatibilidad; lo mismo que los servidores judiciales interinos o suplentes, siempre que ese interinato no exceda de tres meses; los fiscales específicos; los munícipes y apoderados municipales; el Director de la Revista Judicial; los defensores públicos de medio tiempo y los que sean retribuidos por el sistema de honorarios y, en general, todos los servidores que no devenguen sueldo sino dietas.

2.2.2 Obligación legal de sujetarse al régimen de prohibición

Mediante oficio AI SFE 007-2011 del 02/02/2011, la Auditoría Interna del SFE presentó consulta ante la Procuraduría General de la República, mediante la cual, se consultó, entre otros aspectos, sobre lo dispuesto en el artículo Nº 85 contenido en la Ley de Protección Fitosanitaria Nº 7664. Al respecto, con Dictamen C-147-2011 del 29/06/2011, la Procuraduría General señaló lo siguiente: (vinculante para el MAG y el SFE)

(…) I. CUESTIONES PREVIAS a) Sobre la prohibición para el ejercicio liberal de la profesión de los funcionarios públicos La Administración Pública se rige por una serie de principios que tienen por fin la tutela de los recursos públicos y la eficiente prestación del servicio. Así, principios como la legalidad, eficacia, economía, eficiencia e imparcialidad, permiten no sólo la prevalencia del interés público, sino que también repercuten sobre la justicia, la equidad y la moralidad pública. En razón de lo anterior, y con el fin de evitar una contraposición con los fines y propósitos de la Administración, la ley puede imponer la prohibición del ejercicio liberal de la profesión a ciertos funcionarios públicos, con la finalidad no sólo de lograr por parte del funcionario una dedicación íntegra a la atención de los asuntos propios de su cargo, sino también para evitar el conflicto de intereses que se originaría producto de la práctica simultánea de la profesión en el sector público y privado. Al respecto, la Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia en su sentencia N° 333-1999 de las 10:30 horas del 27 de octubre de 1999, indicó: ―… Este tipo de prohibiciones tiene un indudable fundamento ético; pues, cuando se establecen lo que se busca es impedirle al servidor público destinar su tiempo a otras actividades, en el campo privado; dado que ello se considera inconveniente, porque puede afectar la necesaria intensidad, en el ejercicio de las actividades propias de la




Página 12 de 48


Auditoría Interna

función o bien porque puede producirse una indeseable confusión, en los intereses de uno y otro campos, dejando los públicos subordinados o hasta al servicio de los privados. Se crea y se paga así una incompatibilidad propia y originada en la relación de empleo público, para determinados cargos de rango profesional o académico. ‖ Al tratarse de una limitación a un derecho fundamental, la prohibición deberá establecerse a través de ley formal. A raíz de ello surge el pago de una compensación económica, con carácter indemnizatorio, con el fin de resarcir el perjuicio económico que la prohibición origina, es decir por el costo que implica no ejercer en forma privada la profesión por parte del funcionario público, dado que con la prohibición se pretende que todos los conocimientos los ponga al servicio de la institución para la cual labora. El pago de la compensación económica igualmente requiere de base legal que autorice su pago. ―Precisamente porque la prohibición excluye la concurrencia lícita de otro u otros empleos, se exige que tanto esta como la compensación económica sea por ley formal y no por reglamento u otro acto administrativo.‖ (Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia, Sentencia N° 633-2010 de las 10:10 horas del 30 de abril de 2010). (…) En este punto resulta de importancia agregar, que la figura de la prohibición se distingue de la dedicación exclusiva, en tanto si bien ambas lo que buscan es que los servidores se avoquen por completo a la función pública y en razón de ello perciban una compensación económica por el perjuicio patrimonial que ello pueda implicar, la dedicación exclusiva deriva de un convenio entre la Administración y el interesado, permitiendo evaluar ambas partes la conveniencia de sujetar y aplicar dicho régimen, resultando en cierta medida una figura de aplicación no impuesta por ley. (…) La diferencia entre una y otra figura, radica en que en la prohibición, el no ejercicio de la profesión liberal resulta obligatorio, por lo que al momento que el profesional aspire a ocupar un puesto dentro de la función pública, no puede renunciar o solicitar la no aplicación del régimen de la prohibición, debiendo ajustarse a lo establecido en la normativa aplicable. (…) Con base en lo expuesto, es claro que dentro del sector público puede existir un régimen de prohibición creado por ley, que establezca la incompatibilidad que tienen los servidores, para desempeñarse en actividades particulares que puedan comprometer su labor y los deberes éticos y morales de imparcialidad, lealtad, objetividad e independencia en la función pública. (…)

Asimismo, mediante Dictamen C-096-2011 del 26/04/2011 la Procuraduría General de la República con relación al Régimen de Prohibición señaló lo siguiente: (dirigido al Alcalde Municipal Municipalidad de Garabito; razón por la cual, no es vinculante para el SFE, sin embargo es una referencia normativa de observancia)




Página 13 de 48


Auditoría Interna

I. Sobre el Régimen de Prohibición. Como regla de principio, los funcionarios públicos tienen la libertad para ejercer la profesión que ostentan una vez que ha concluido su jornada de trabajo, salvo que esta libertad de ejercicio esté prohibida por una ley que así lo disponga. La prohibición para el ejercicio de una determinada profesión, forma parte de las incompatibilidades para el ejercicio de determinado cargo y tiene como fundamento, la ―necesidad de dotar de independencia a los servidores públicos, a fin de situarlos en una posición de imparcialidad, para evitar el conflicto de intereses y la concurrencia desleal. Las incompatibilidades se basan en razones de moralidad y tienden a evitar la acumulación de facultades en una sola persona, así como que los funcionarios aparezcan en oposición con el organismo público del cual dependen, en contiendas judiciales o reclamos administrativos, a causa de la designación profesional por parte de particulares; es decir tiende a evitar la colisión de intereses- interés público e interés privado-. (Sala Constitucional, resolución número 3292-95 de las quince horas treinta y tres minutos del 18 de julio de 1995). La prohibición, por lo tanto, es inherente al puesto, es decir, no está sujeta a la voluntad de la Administración o del funcionario público, por ende, la misma resulta ineludible e irrenunciable. Como lo señalamos, la prohibición en el ejercicio de determinada profesión constituye una restricción a la libertad profesional, por lo tanto, se encuentra sujeta al régimen jurídico de libertades para su imposición, lo que supone la existencia de una reserva de ley para su implementación así como la obligatoriedad de interpretar restrictivamente las normas que la imponen. A partir de lo señalado anteriormente, la jurisprudencia administrativa de este Órgano Técnico Jurídico ha sostenido que dentro del régimen de prohibición debemos distinguir entre dos presupuestos: el primero, la existencia de una ley que prohíba a un determinado grupo de funcionarios el ejercicio de una profesión y el segundo, una norma, también de rango legal, que permita el pago de una compensación económica derivada de esa prohibición. ―Esto es, que el pago por prohibición requiere de base legal, sin la cual deviene improcedente, es decir, que no solamente debe existir una norma legal que establezca la prohibición al ejercicio liberal de la profesión, sino que también, es indispensable otra disposición, de rango legal, que autorice la retribución económica, como resarcimiento al profesional por el costo de oportunidad que implica no ejercer en forma privada su profesión, a efecto de que todos sus conocimientos y energía los ponga al servicio de la entidad patronal.‖ (Dictamen C-299-2005 del 19 de agosto del 2005.) (…)




Página 14 de 48


Auditoría Interna

Por otra parte, el artículo 244 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, somete al régimen de prohibición para el ejercicio liberal de la abogacía a algunos funcionarios públicos. Señala la norma en comentario, lo siguiente: ―ARTICULO 244.- Aunque sean abogados, no podrán ejercer la profesión los servidores propietarios de los Poderes Ejecutivo y Judicial, del Tribunal Supremo de Elecciones, de la Contraloría General de la República, de la Procuraduría General de la República y de las municipalidades, salvo en sus propios negocios y en los de sus cónyuges, ascendientes o descendientes, hermanos, suegros, yernos y cuñados. Se exceptúan de la prohibición anterior los servidores del Poder Ejecutivo que presten servicios en los establecimientos oficiales de enseñanza y que no tengan ninguna otra incompatibilidad; lo mismo que los servidores judiciales interinos o suplentes, siempre que ese interinato no exceda de tres meses; los fiscales específicos; los munícipes y apoderados municipales; el Director de la Revista Judicial; los defensores públicos de medio tiempo y los que sean retribuidos por el sistema de honorarios y, en general, todos los servidores que no devenguen sueldo sino dietas.‖ La posibilidad de pago de compensaciones económicas por concepto de prohibición, está contemplada en la Ley 5867. De este cuerpo normativo nos interesa resaltar lo señalado en los artículos 1 y 5 que establecen el primero, un sistema escalonado para el pago de dicha compensación, en orden al grado académico que ostente la persona que ocupe los cargos que allí se señalan y el segundo, la inclusión de los abogados de algunas entidades públicas a efectos del pago de la compensación económica. Indican las normas en comentario, en lo que interesa, lo siguiente: ―Artículo 1.- Para el personal de la Administración Tributaria que, en razón de sus cargos, se encuentre sujeto a la prohibición contenida en el artículo 118 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, excepto para los miembros del Tribunal Fiscal Administrativo, se establece la siguiente compensación económica sobre el salario base de la escala de sueldos de la Ley de Salarios de la Administración Pública: a) Un sesenta y cinco por ciento (65%) para los profesionales en el nivel de licenciatura u otro grado académico superior. b) Un cuarenta y cinco por ciento (45%) para los egresados de programas de licenciatura o maestría. c) Un treinta por ciento (30%) para quienes sean bachilleres universitarios o hayan aprobado el cuarto año de la respectiva carrera universitaria. d) Un veinticinco por ciento (25%) para quienes hayan aprobado el tercer año universitario o cuenten con una preparación equivalente.




Página 15 de 48


Auditoría Interna

En todos los casos, dentro de la disciplina antes citada, tendrán derecho a los beneficios otorgados por este artículo, según los porcentajes establecidos, sujetos a las mismas obligaciones y prohibiciones de esta ley; los siguientes funcionarios:…‖ Artículo 5.- Los beneficios dispuestos en los incisos a) y b) del artículo 1 de esta ley, se aplican a los funcionarios y empleados del Poder Ejecutivo referidos en el artículo 244 de la Ley Orgánica del Poder Judicial y a los egresados de programas de licenciatura, maestría o doctorado en Derecho, que estén cumpliendo tales funciones. (…)

2.3 Sobre el notariado

Mediante la Ley N° 7764 entró a regir el Código de Notariado. En dicha ley se dispuso lo siguiente:

ARTÍCULO 1.- Notariado público El notariado público es la función pública ejercida privadamente. Por medio de ella, el funcionario habilitado asesora a las personas sobre la correcta formación legal de su voluntad en los actos o contratos jurídicos y da fe de la existencia de los hechos que ocurran ante él. ARTÍCULO 2.- Definición de notario público El notario público es el profesional en Derecho, especialista en Derecho Notarial y Registral, habilitado legalmente para ejercer la función notarial. En leyes, reglamentos, acuerdos y documentos, cuando se use la palabra notario debe entenderse referida al notario público. ARTÍCULO 3.- Requisitos Para ser notario público y ejercer como tal, deben reunirse los siguientes requisitos: a) Ser de buena conducta. b) No tener impedimento legal para el ejercicio del cargo. c) Ser licenciado en Derecho, con el postgrado en Derecho Notarial y Registral, graduado de una universidad reconocida por las autoridades educativas competentes; además, haber estado incorporado al Colegio de Abogados de Costa Rica al menos durante dos años y, con la misma antelación, haber solicitado la habilitación para ejercer el cargo. (…) e) Tener oficina abierta al público en Costa Rica, excepto si se trata de notarios consulares. (…) ARTÍCULO 4.- Impedimentos. Están impedidos para ser notarios públicos:




Página 16 de 48


Auditoría Interna

(…) b) Quienes se encuentren imposibilitados para tener oficina abierta al público. (…) f) Quienes ejerzan cargos en cualquier dependencia del sector público, incluso en las estructuradas según modelos organizacionales del Derecho Privado, en los que se les prohíba el ejercicio externo del notariado. g) Quienes no estén al día en el pago de las cuotas del Fondo de garantía de los notarios públicos, creado en esta ley. ARTÍCULO 6.- Deberes del notario Además de las obligaciones y los deberes resultantes de la presente ley, los notarios públicos están obligados a tener una oficina abierta al público y brindar los servicios que se les requieran, de lo cual solo pueden excusarse por causa justa, moral o legal. Deben asesorar debidamente a quienes les soliciten los servicios para la correcta formación y expresión legal de su voluntad en los actos jurídicos que realicen. ARTÍCULO 13.- Inhabilitación Los notarios públicos serán inhabilitados temporalmente cuando: a) Sean suspendidos disciplinariamente por el órgano competente. b) Surja algún hecho que conforme al artículo 4 impida el ejercicio de la función notarial; en tal caso, la suspensión se mantendrá mientras dure el impedimento. (…) ARTÍCULO 18.- Responsabilidad disciplinaria Los notarios serán sancionados disciplinariamente, según este código, por el incumplimiento de la ley, sus reglamentos, las normas y los principios de la ética profesional, las disposiciones que dicten la Dirección Nacional de Notariado y cualquiera de sus órganos encargados de cumplir funciones relacionadas con la actividad notarial. ARTÍCULO 26.- Deber de presentar índices Los notarios públicos y funcionarios consulares en funciones de notarios, deben presentar, quincenalmente, al Archivo Notarial índices con la enumeración completa de los instrumentos autorizados y los requisitos que señale esta oficina. ARTÍCULO 27.- Presentación de los índices Los índices quincenales deben presentarse dentro de los cinco días hábiles siguientes a los días quince y último de cada mes. Los notarios podrán remitirlos al Archivo Notarial, por correo certificado o cualquier otro medio que este autorice, con indicación del contenido. Cuando se envíen por correo certificado, se tomará como fecha de presentación la señalada en el recibo extendido por la oficina de correos. Vencido el término indicado para recibir los índices, el Archivo Notarial informará al órgano disciplinario respectivo cuáles notarios no cumplieron oportunamente con la presentación. Si, dentro de los dos días posteriores al vencimiento de la fecha para entregar el índice, el órgano disciplinario correspondiente recibiere copia del índice con




Página 17 de 48


Auditoría Interna

razón de recibo por el Archivo Notarial, hará caso omiso de la queja contra el notario por no haber presentado el índice a tiempo. ARTÍCULO 138.- Competencia Excepto las sanciones que, según este código, le corresponde imponer a la Dirección Nacional de Notariado, es competencia del Poder Judicial, por medio de los órganos determinados en la presente ley, ejercer el régimen disciplinario de los notarios públicos y hacer efectiva la responsabilidad civil por sus faltas. ARTÍCULO 140.- Competencia administrativa Corresponde a la Dirección Nacional de Notariado decretar las suspensiones en los casos de impedimento señalados en el artículo 4 de esta ley, así como cuando falten requisitos o condiciones para el ejercicio del notariado. También es competencia de esa Dirección disciplinar a los notarios por incumplir los lineamentos y las directrices o exigencias dispuestas por la propia Dirección o por cualquier otra dependencia en el ejercicio de sus funciones, así como por la falta de presentación de los índices notariales.




Página 18 de 48


Auditoría Interna

3 HECHOS

3.1 Supuesto ejercicio liberal de la profesión de abogado por parte del

servidor José Luis Jiménez Castrillo, estando acogido al Régimen de Prohibición

3.1.1 Sanción impuesta por el Colegio de Abogados de Costa Rica

En el Diario Oficial La Gaceta N° 122 del 24/06/2011 (página 82), el Colegio de Abogados de Costa Rica, publicó lo siguiente: (Folio 100)

Que la Junta Directiva del Colegio de Abogados de Costa Rica, constituida en Consejo de Disciplina, sesión 43-2010, acuerdo 2010-43-039, le impuso al Licenciado José Luis Jiménez Castrillo, colegiado 16220, la sanción disciplinaria de un mes de suspensión en el ejercicio de su profesión de abogado. Rige a partir de esta publicación. (Expediente administrativo 470-09). Lic. Rosette María Morgan Asch. Fiscal.- 1 vez.-OC N° 8062. _ C-4520._(IN2011046642).

3.1.1.1 Solicitud de información al Colegio de Abogados de Costa

Rica Mediante oficio AI SFE 126-2011 del 01/08/2011 la Auditoría Interna del SFE solicitó al Colegio de Abogados de Costa Rica, la siguiente información: (Folios 101-106)

REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN Esta Auditoría Interna requiere la colaboración del Colegio de Abogados de Costa Rica, con el propósito de accesar información detallada y relacionada con el incidente que provocó la suspensión impuesta por el citado Colegio al Lic. José Luis Jiménez Castrillo (Colegiado N° 16220); razón por la cual, se solicita fotocopia del expediente administrativo que contiene esa información. Dicha evidencia es fundamental como parte del análisis que se requiere realizar; lo anterior con el propósito de determinar o descartar una eventual transgresión al Régimen de Prohibición.

3.1.1.2 Respuesta del Colegio de Abogados de Costa Rica

Con nota FCA: 390811 del 09/09/2011, el Colegio de Abogados de Costa Rica dio respuesta al oficio AI SFE 126-2011 antes citado, señalando lo siguiente: (Folios 107-108)




Página 19 de 48


Auditoría Interna

Sirva la presente para saludarles muy cordialmente y a la vez indicarles en relación a la consulta por ustedes presentada, en cuanto a: ―Que la auditoria interna requiere la colaboración del Colegio de Abogados de Costa Rica, con el propósito de accesar información detallada y relacionada con el incidente que provocó la suspensión impuesta por el Colegio al Lic. Jiménez Castrillo, por ello solicitan copia del expediente administrativo que contiene dicha información, ello para determinar o descartar una eventual transgresión al régimen de prohibición.‖ En relación a su solicitud, le comunicó que no es posible brindarle la información solicitada, en virtud de que en la sesión de Junta Directiva 28-2009, celebrada el diez de agosto del año dos mil nueve, se tomó el acuerdo n° 2009-28-037, el cual señala ―... en función de lo que establece el artículo 273 de la Ley General de Administración Pública, que no habrá acceso a las piezas del expediente cuyo conocimiento pueda comprometer secretos de Estado o información confidencial de la contraparte o, en general, cuando el examen de dichas piezas confiera a la parte un privilegio indebido o una oportunidad para dañar legítimamente a la Administración, a la contraparte o a terceros, dentro o fuera del expediente. Es por lo expuesto, que se impide que terceros tengan acceso (lectura, fotocopia o cualquier clase de fijación tecnológica) a los expedientes disciplinarios que están tanto en archivo como en trámite en el Colegio de Abogados.‖ La Fiscalía del Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica, solamente se puede referir a lo que se publicó en la Gaceta n° 122 del viernes 24 de junio del 2011, y todo ello es de conocimiento de ustedes, ya que en dicha solicitud se adjuntó dicha información.

3.1.1.3 Solicitud de información a la Sección de Recursos Humanos

del SFE Con oficio AI SFE 171-2011 del 23/09/2011 la Auditoría Interna presentó a la Sección de Recursos Humanos del SFE, el siguiente requerimiento de información: (Folios 033-034)

1. ¿Tiene conocimiento de la sanción que le impuso el Colegio de Abogados de Costa Rica al servidor José Luis Jiménez Castrillo? Si tuvo conocimiento, indicar por cuál medio se enteró de dicha situación.

2. De haberse conocido en forma oportuna la sanción publicada en el Diario Oficial La Gaceta Nº 122 del 24/06/2011; ¿qué acciones administrativas hubiesen correspondido realizar con relación al funcionario José Luis Jiménez Castrillo? (considerar en la respuesta, si correspondía o no la cancelación realizada por concepto de salario). Sobre este aspecto, valorar apoyarse, según corresponda, en el Departamento de Recursos Humanos del MAG.




Página 20 de 48


Auditoría Interna

3. ¿Tiene conocimiento si el servidor José Luis Jiménez Castrillo ha informado oficialmente ante su dependencia, respecto a su condición de notario público ―ACTIVO‖?.

4. Indicar si el funcionario José Luis Jiménez Castrillo se encuentra en algún proceso que le estuviese permitiendo un nombramiento en propiedad. En ese sentido, suministrar información y documentación relacionada con esa gestión.

5. Se requiere que se nos amplíe la constancia emitida con fecha 01/08/2011 relacionada con el funcionario José Luis Jiménez Castrillo, en la cual se informa sobre el tiempo laborado en el SFE, la clase de puesto que ocupa, cantidad de anualidades y la dependencia donde labora; lo anterior por cuanto se requiere se nos detalle los cargos que ha ejercido ese servidor en las diferentes dependencias del SFE, durante el período comprendido entre el 02/06/2008 a la fecha.

Mediante oficio RH-195 del 26/09/2011 se dio respuesta al oficio AI SFE 171-2011, en los siguientes términos: (Folios 047-048)

1. Tuve conocimiento formal a través de su persona. 2. Si se hubiese conocido oficialmente de la sanción aplicada al Lic. José Luis Jiménez

Castrillo, se hubiesen llevado a cabo una de estas dos actuaciones: a) Si ya se le había cancelado salarialmente los días en que se le suspendió,

proceder a realizar el trámite ante el Departamento de Recursos Humanos para gestionar la resolución que permita hacer el rebajo.

b) Si se hubiese conocido en tiempo la sanción, se hubiese procedido a gestionar ante el Departamento de Recursos Humanos del MAG, la resolución para aplicar el rebajo de los días que señala la Gaceta se le inhabilitó.

- Paralelamente, se habría solicitado al Departamento de Recursos Humanos del MAG su intervención a fin de que se analice la gravedad del asunto y lo que procede en esos casos. Para ello se habría aportado los documentos probatorios de que el funcionario incurrió en una falta que lo llevó a la suspensión por parte del Colegio.

3. No tengo conocimiento. 4. Al Lic. José Luis Jiménez Castrillo lo cubre el Decreto Ejecutivo 36320-MP-MTSS,

publicado en la Gaceta Digital N| 248 de fecha 22 de Diciembre de 2010., motivo por el cual al cumplir en ese momento con el requisito de tener más de dos años en la Institución, se remitió para firmas del Mba. Rolando Sánchez Corrales, la certificación que solicitó la Dirección General del Servicio Civil. Una vez que fue firmada la enviaron a la Dirección General del Servicio Civil junto con el resto de certificaciones de funcionarios que cumplan con esos dos años. (Ver anexo 1). Estas certificaciones permitieron a esa instancia determinar quiénes debían cumplir con el otro requisito, el cual consiste en estar elegibles. Aquellos funcionarios que no habían hecho examen se les convocó mediante correo electrónico masivo del SFE el día 12 de agosto del 2011 (Ver anexo 2). En esa lista se incluyó al Lic. Jiménez Castrillo. Ese grupo de funcionarios ya realizó las pruebas respectivas. (…)




Página 21 de 48


Auditoría Interna

3.1.1.4 Solicitud de información a la Proveeduría Institucional del

SFE Con oficio AI SFE 172-2011 del 23/09/2011 la Auditoría Interna presentó a la Proveeduría Institucional del SFE, el siguiente requerimiento de información: (Folios 109-110)

1. ¿Tuvo conocimiento de la sanción que le impuso el Colegio de Abogados de Costa Rica al servidor José Luis Jiménez Castrillo? En caso afirmativo, ¿cuándo se enteró de dicha situación y por cuál medio?

2. De haberse conocido en forma oportuna la sanción publicada en el Diario Oficial La Gaceta Nº 122 del 24/06/2011; ¿qué acciones administrativas habría adoptado con relación al funcionario José Luis Jiménez Castrillo?.

3. Considerando que usted era la jefe del Lic. Jiménez Castrillo, ¿le informó dicho servidor sobre su condición de notario público ―ACTIVO‖?.

4. Requerimos conocer su posición con respecto a ¿cuáles son los riesgos reales o potenciales que podría generar el hecho de que ese funcionario haya realizado actos administrativos propios de su profesión (como abogado de la Proveeduría Institucional) durante el período en que se encontraba suspendido por el Colegio de Abogados?

Mediante oficio Nº DAF-PI 1186-2011 del 27/09/2011 se dio respuesta al oficio AI SFE 172-2011, en los siguientes términos: (Folios 155 y 156)

1. No tuve conocimiento de la sanción impuesta por el Colegio de Abogados de Costa Rica al funcionario José Luis Jiménez Castrillo, hasta hace poco más de un mes, buscando información de Adjudicaciones en el Diario Oficial La Gaceta me entere por rebote.

2. De haber tenido conocimiento sobre fallo oportunamente, que informara al Departamento de Recursos Humanos para que procediera de conformidad, y le indicaría al funcionario bajo mi cargo en ese momento que solicitara un permiso sin goce de salario durante el período de la sanción. Por mi parte como encargada le informaría al Departamento de Recursos Humanos para que proceda según corresponda en cuanto a la suspensión temporal de funciones de dicho funcionario, además informaría a la Jefatura del Departamento Administrativo y Finanzas al respecto.

3. Únicamente me indicó que además de Abogado también era Notariado. (sic) 4. Los riesgos reales en los actos administrativos en que haya participado el

funcionario Jiménez Castrillo, es que estos puedan ser declarados nulos, aun contando con la mayoría de ellos con adjudicaciones en firme, recepción de los bienes y servicios a satisfacción y el pago de dichos insumos y servicios.




Página 22 de 48


Auditoría Interna

3.2 Realización de actividades profesionales para el SFE estando suspendido por el Colegio de Abogados de Costa Rica

Con oficio DAF-PI 1019-2011 del 02/09/2011 la Proveedora Institucional del SFE remitió fotocopias de documentos en los cuales se consigna la participación profesional del funcionario José Luis Jiménez Castrillo durante el período en que se encontraba suspendido por el Colegio de Abogados de Costa Rica. Dichos documentos informan lo siguiente: (Folios 069-089)

N° documento

y fecha de emisión

Naturaleza del documento Asunto Personas que suscriben

165-2011 24/06/10

(parece ser que por error se consignó el

año 2010 siendo lo

correcto el año 2011)

Resolución administrativa de cobro de multa

Aplicación de Cláusula Penal, Multa, en Procedimiento de Contratación Administrativa N° 2010CD-000153-1000, recaída en la empresa Comercializadora AT del Sur S.A.

Licda. Glenda Ávila Isaac Proveedora Institucional Lic. José Luis Jiménez Castrillo, Asesor Legal (encargado del estudio y revisión)

PI-762-2011 30/06/2011

Informe Legal Licitación abreviada 2011LA-000122-11005

Lic. José Luis Jiménez Castrillo, Asesor Legal

DAF-PI-0730-2011

01/07/2011

Oficio dirigido al Lic. José Luis Jiménez Castrillo, en su condición de Asesor Legal de la Proveeduría Institucional del SFE

Se solicitó la emisión del contrato que regularía el servicio que brindaría la Televisora de Costa Rica S.A., empresa a la que se le adjudicó la Contratación Directa 2011CD-000198-10009

Proveedora Institucional del SFE

042-2011 12/07/2011

Recomendación de adjudicación

Análisis Integral de la Licitación abreviada 2011LA-000122-11005

Licda. Glenda Ávila Isaac Proveedora Institucional Lic. José Luis Jiménez Castrillo, Asesor Legal Ing. Leda Madrigal Sandí Jefe Depto. Laboratorios

El cuadro continúa en la página siguiente.




Página 23 de 48


Auditoría Interna

N° documento y fecha de

emisión

Naturaleza del documento Asunto Personas que suscriben

DAF-PI-0799-2011

18/07/2011

Oficio dirigido al Lic. José Luis Jiménez Castrillo, en su condición de Asesor Legal de la Proveeduría Institucional del SFE

Se solicitó la emisión del contrato que regularía la Contratación Directa 2011CD-000230-11005; donde figura la empresa Praxair Costa Rica como adjudicataria

Proveedora Institucional del SFE

Asimismo, esta Auditoría Interna recibió copia del oficio PI-781-11 del 15/07/2011 suscrito por el Lic. José Luis Jiménez Castrillo, en su condición de Asesor Legal de la Proveeduría Institucional del SFE (Folios 090-092); el cual dirigió a la Directora del SFE, consignando como asunto lo siguiente: ―Aclaración a nota de traslado sobre funciones y

choque de competencias entre Secciones‖. Al respecto, la mencionada Auditoría Interna emitió el oficio AI SFE 116-2011 de fecha 18/07/2011 dirigido a la señora Directora del SFE (se remitió copia del mismo al Lic. José Luis Jiménez Castrillo, en su condición de Asesor Legal de la Proveeduría Institucional del SFE); mediante el cual se comunicaron comentarios relacionados con el oficio PI-781-11 (Folios 093-099).

3.3 Realización de actividades notariales estando acogido al Régimen de

Prohibición

3.3.1 Actividad notarial debidamente registrada

El día 06/09/2011 se consultó en la página web de la Dirección Nacional de Notariado (http://consulta.dnn.go.cr/consultapublica), la condición de ―notario público‖ del servidor José Luis Jiménez Castrillo; lo que generó el siguiente resultado: (Folio 111)

http://consulta.dnn.go.cr/consultapublica




Página 24 de 48


Auditoría Interna

3.3.1.1 Solicitud de información a la Dirección Nacional de Notariado

Con oficio AI SFE 153-2011 del 06/09/2011, la Auditoría Interna del SFE solicitó información a la Dirección Nacional de Notariado. En ese sentido, se consultó sobre los siguientes aspectos: (Folios 112-114)

1. ¿Significa el estado denominado ―ACTIVO‖, que el profesional en derecho está ejerciendo el notariado?.

2. ¿Mantiene a la fecha el Lic. José Luis Jiménez Castrillo, cédula 1-0619-0151

(Colegiado N° 16220), esa condición de notario público ―ACTIVO‖? Asimismo, se requiere conocer que significa la signatura ―11916‖ correspondiente al señor Jiménez Castrillo.

3. Considerando la información que se nos suministre como producto de la

atención de los numerales 1 y 2 anteriores; y de encontrarse el Lic. Jiménez Castrillo ejerciendo el notariado, se requiere conocer:

o Si el Lic. José Luis Jiménez Castrillo, cumple con la presentación del

―ÍNDICE NOTARIAL‖ (en tiempo y forma), conforme las regulaciones del ordenamiento jurídico vigente que regula este aspecto.

o Suministrar conforme los registros de esa Dirección Nacional de Notariado, cualquier información adicional que vincule al Lic. José Luis Jiménez Castrillo con el ejercicio actual del notariado.

3.3.1.2 Respuesta de la Dirección Nacional de Notariado

Mediante oficio CTN-DNN-1026-2011 del 21/09/2011 el área denominada ―Coordinación de Trámite Notarial‖ de la Dirección Nacional de Notariado (Folios 115-117), en respuesta al oficio AI SFE 153-2011 señaló lo siguiente:

(…) 1. El estado de NOTARIO ACTIVO implica que el notario se encuentra habilitado para

el ejercicio de la función notarial de forma plena, institucional o consular, según corresponda. En el caso que nos ocupa, se encuentra habilitado como notario pleno. En consecuencia le asisten todos los derechos y obligaciones notariales, independientemente de si otorga o no actos notariales, lo cual queda bajo su discrecionalidad.

2. A la fecha de la emisión del presente oficio el notario de referencia permanece ACTIVO en nuestro sistema. La signatura 11916 es un número interno para efectos meramente archivísticos.




Página 25 de 48


Auditoría Interna

3. Debido a problemas de compatibilidad entre las plataformas informáticas de esta Dirección y del Archivo Nacional, no consta en nuestro sistema la situación del notario de referencia en cuanto a la presentación de índices de instrumentos públicos. Sin embargo, en consulta efectuada al Archivo Notarial se determinó que el señor Jiménez Castrillo se encuentra atrasado en la presentación de los índices de la segunda quincena de agosto, segunda quincena de noviembre y primera y segunda quincena de diciembre, todos del año 2009, así como en la presentación de los índices de todo el año 2010 y lo que va del 2011. Para obtener mayor información al respecto o bien una certificación deberá usted dirigir su solicitud a la Dirección del Departamento Archivo Notarial del Archivo Nacional. Cabe mencionar que el artículo 143 inciso j) sanciona con suspensión de un mes para el ejercicio del notariado al profesional que atrase la remisión de los índices de escritura y las copias cuando se refieran a otorgamientos testamentarios, al Archivo Notarial. Dicha suspensión se aplica a razón de un mes por cada índice no presentado en tiempo, sanción que se mantendrá hasta tanto el notario cumpla con el deber omitido.

4. Actualmente el notario de referencia presenta un atraso en el pago del Fondo de Garantía Notarial de 42 meses.

5. Según la información por usted suministrada así como por lo constatado en nuestra base de datos, el notario Jiménez Castrillo podría encontrarse dentro de los supuestos de impedimento para el ejercicio de la función notarial, de conformidad con el artículo 4 incisos f) y g) del Código Notarial, el cual literalmente dice:

―ARTÍCULO 4.- Impedimentos. Están impedidos para ser notarios públicos: (…) f) Quienes ejerzan cargos en cualquier dependencia del sector público, incluso en las estructuras según modelos organizacionales del Derecho Privado, en los que se les prohíba el ejercicio externo del notariado. g) Quienes no estén al día en el pago de las cuotas del Fondo de garantía de los notarios públicos, creado en esta ley.‖. La negrita no es del documento original.

3.3.1.3 Actividad notarial según “Índices Notariales” presentados por el

funcionario José Luis Jiménez Castrillo (Código 16220) El día 26/09/2011 se obtuvo en la Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica (Archivo de Notarial), información consignada en los ―Índices Notariales‖ (Protocolo 53966) presentados por el Lic. José Luis Jiménez Castrillo en su condición de Notario Público. (Folios 153-154)




Página 26 de 48


Auditoría Interna

En el cuadro siguiente se muestra información consignada en los citados ―Índices Notariales‖: (Folios 118-152)

Tomo Folio Número Fecha Hora Contrato Partes

ÍNDICE NOTARIAL PRIMERA QUINCENA JUNIO 2008

01/06/08 al 15/06/08 Ninguno No cartulé ninguna escritura

ÍNDICE NOTARIAL SEGUNDA QUINCENA JUNIO 2008

01 18 frente 28 28/06/08 8:00 h Protocolización de pieza de proceso sucesorio

Causante Elvira Méndez Ledezma y Manrique, José Alfredo, Víctor Hugo,

Juan Ramón, todos de apellido Chinchilla Méndez.

ÍNDICE NOTARIAL PRIMERA QUINCENA JULIO 2008

01/07/08 al 30/07/08 Ninguno No cartulé ninguna escritura

ÍNDICE NOTARIAL SEGUNDA QUINCENA JULIO 2008

19 frente y

vuelto

29 15/07/08 al 30/07/08 9:00 h Declaración Jurada para

inscripción de motor

Cristino Herrera Trejos

ÍNDICE NOTARIAL PRIMERA QUINCENA AGOSTO 2008

01 19 vuelto 30 02/08/08 11:13 am Declaración Jurada para inscripción de motor vehículo

Mayra Sibaja Villalobos

ÍNDICE NOTARIAL SEGUNDA QUINCENA AGOSTO 2008

Ninguno No cartulé

ÍNDICE NOTARIAL PRIMERA QUINCENA SETIEMBRE 2008

Ninguno No cartulé

ÍNDICE NOTARIAL SEGUNDA QUINCENA SETIEMBRE 2008

Ninguno No cartulé

ÍNDICE NOTARIAL PRIMERA QUINCENA OCTUBRE 2008

01 20 vuelto 31 06/10/08 15:00 h Traspaso de un derecho Rafael Ángel Salas Chavarría y Juan Rafael Céspedes Anchia

01 21 frente 32 06/10/08 15:30 h Promesa de pago protocolizada

Juan Rafael Céspedes Anchia y Miguel Ángel Salas Chavarría

ÍNDICE NOTARIAL SEGUNDA QUINCENA OCTUBRE 2008

Ninguno No cartulé

ÍNDICE NOTARIAL PRIMERA QUINCENA NOVIEMBRE 2008

01 21 vuelto 22 frente

33 12/11/08 15:00 h Traspaso de vehículo José Eduardo Ramírez Marín vende a Armando Arias Arguedas

ÍNDICE NOTARIAL SEGUNDA QUINCENA NOVIEMBRE 2008

01 15/11/08 al 30/11/08 No cartulé Ninguna

ÍNDICE NOTARIAL PRIMERA QUINCENA DICIEMBRE 2008

01 23 vuelto

24 frente

36 09/12/08 9:00 h Traspaso de un derecho José Luis Céspedes Alvarado, Juan

Rafael Céspedes Anchia, Bolivar Méndez Vargas

01 42 vuelto 37 09/12/08 10:00 h Contrato de permuta protocolizado

José Luis Céspedes Alvarado y Bolivar Méndez Vargas

ÍNDICE NOTARIAL SEGUNDA QUINCENA DICIEMBRE 2008

01 25 vuelto

26 y 27 frente

38 26/12/08 10:00 h Sociedad Anónima Gerardo Conejo Zúñiga y Carmen

Lidia Varela Castro

27 vuelto 28 frente

39 29/12/08 10:30 h Poder especial para trámites municipales

Nelly Mayela Arrieta López a Dania Manuela Silva Chaves

ÍNDICE NOTARIAL PRIMERA QUINCENA ENERO 2009

01 28 vuelto 41 13/01/09 16:00 h Poder especial retiro placas Olman Chaves Matamoros a Luis Medina Morales





Página 27 de 48


Auditoría Interna


ÍNDICE NOTARIAL SEGUNDA QUINCENA ENERO 2009

01 15/01/09 al 30/01/09 No cartulé No cartulé Nota: ―Para que tome nota ese

Archivo Nacional, en índice anterior, sea el de la primera quincena de

enero por error establecí el número de escritura 41, ya que en la matriz dice: cuarenta guión uno, por lo que

debe corregirse ese índice y leerse: escritura número cuarenta‖

ÍNDICE NOTARIAL PRIMERA QUINCENA FEBRERO 2009

01 29 frente 41-1 01/02/09 al 15/02/09 9:00 h Declaración jurada cambio de

características de vehículo

German Esquivel Villalobos

ÍNDICE NOTARIAL SEGUNDA QUINCENA FEBRERO 2009

01 31 frente 42-1 15/02/09 al 28/02/09 9:00 h Sociedad Anónima Guillermo Rodríguez Calderón en calidad de Presidente y Ana María

Garita Aguero

ÍNDICE NOTARIAL PRIMERA QUINCENA MARZO 2009

01 No cartulé

ÍNDICE NOTARIAL SEGUNDA QUINCENA MARZO 2009

01 No cartulé

ÍNDICE NOTARIAL PRIMERA QUINCENA ABRIL 2009

01 34 frente 43-1 03/04/09 11:30 h Cancelación hipotecaria finca

partido de Heredia N° 114141-000

Benjamín García Vargas representa

Banco Popular Heredia y Freddy Serrano Sancho

01 35 frente 44-1 03/04/09 18:00 h Venta de un lote sin inscripción para información posesoria

Juan Rafael Céspedes Anchia y Marlen Bogantes Monge

01 36 frente 45-1 07/04/09 7:00 h Venta de un lote Roberto Chacón Mora y Juan Céspedes Anchia

ÍNDICE NOTARIAL SEGUNDA QUINCENA ABRIL 2009

01 No cartulé Ninguna

ÍNDICE NOTARIAL PRIMERA QUINCENA MAYO 2009

01 Ninguno Ninguna No Cartulé

ÍNDICE NOTARIAL SEGUNDA QUINCENA MAYO 2009

01 37 frente 46-01 21/05/09 19:00 h Venta de lote sin inscribir Marlen Bogantes Monge vende a

Rodrigo Cambronero Alfaro

01 38 vuelto 47-01 28/05/09 9:00 h Traspaso de vehículo Mauricio Araya Molina vende vehículo

a Juan Vicente Chaves Ángulo

ÍNDICE NOTARIAL PRIMERA QUINCENA JUNIO 2009

01 39 frente y vuelto

48-01 10/06/09 9:00 H Venta de vehículo María Luisa Valerio vende a Marcela Pacheco Ríos

01 40 frente 49-01 12/06/09 16:00 h Declaración jurada de estado civil

Harry Edwin Thopson

40 frente y vuelto

50-01 12/06/09 20:00 h Matrimonio civil Harry Edwin Thompson y Carmen Luisa Mora Mora

ÍNDICE NOTARIAL SEGUNDA QUINCENA JUNIO 2009

01 15/06/09 al 30/06/09 Ninguno No cartulé

ÍNDICE NOTARIAL PRIMERA QUINCENA JULIO 2009

01 51-1 01/07/09 9:00 h Venta de vehículo con poder Adán Cubero Mora y Jesús Armando Zúñiga Arias


53-01 01/07/09 15:00 h Venta de motocicleta con poder

Alexis Flores Rodríguez y Guillermo Rodríguez Calderón





Página 28 de 48


Auditoría Interna


ÍNDICE NOTARIAL SEGUNDA QUINCENA JULIO 2009

01 42 vuelto 43 frente

54-01 17/07/09 13:00 h Venta de lote Juan Rafael Céspedes Anchia vende a Vitalina Amores Jiménez

01 43 vuelto 55-1 17/07/09 14:00 h Traspaso de vehículo Vitalina Amores Jiménez vende a Juan Rabel Céspedes Anchia


56-1 25/07/09 16:00 h Poder especial venta de vehículo

León Guillermo Araya otorga a Juan Rafael Cordero Arroyo

ÍNDICE NOTARIAL PRIMERA QUINCENA AGOSTO 2009

01 01/08/09 al 15/08/09 Ninguna

No cartulé

ÍNDICE NOTARIAL PRIMERA QUINCENA SETIEMBRE 2009

01 45 vuelto 58-1 04/09/09 7:00 h Opción de venta vehículo Rodrigo Chacón Vargas y Juan Rafael Cordero Arroyo

01 47 frente 59-1 11/09/09 14:00 h Venta de lote Cecilia Mata Mora apoderada Sic Cimja LRM S.A. y Gerardo Barrantes

Hidalgo, Juan Rafael Cordero Arroyo, apoderados de Inversiones Gebarhi

S.A.

01 48 frente 60-1 12/09/09 15:30 h Traspaso de vehículo a

Fideicomiso

Jean Michel Jiménez Le Lous, Rafael

Brenes Jaen y Madeline Thourbourne Porras

ÍNDICE NOTARIAL SEGUNDA QUINCENA SETIEMBRE 2009

01 49 vuelto 62-1 18/09/09 13:00 h Traspaso vehículo a

Fideicomiso

Luis Manuel Campos Hernández,

Katherine Calvo Murcia, Jean Michel Jiménez Le Lous

ÍNDICE NOTARIAL PRIMERA QUINCENA OCTUBRE 2009

01 01/10/09 al 15/10/09 Ninguno Ninguno

No cartulé

ÍNDICE NOTARIAL SEGUNDA QUINCENA OCTUBRE 2009

01 15/10/09 al 30/10/09 Ninguno Ninguno No cartulé




Página 29 de 48


Auditoría Interna

4 PRESUNTO RESPONSABLE

José Luis Jiménez Castrillo, cédula de identidad Nº 1-0619-0151, funcionario del Servicio Fitosanitario del Estado, que actualmente ejerce el cargo de abogado en la Asesoría Legal del SFE; quien ocupa en forma interina el puesto Nº 503825, clase de puesto Profesional de Servicio Civil 2 (y que actualmente está aspirando a un puesto en propiedad, según lo descrito en el numeral 3.1.1.3); Teléfono de oficina 2549-3426; Teléfono celular 8381-4971. Domicilio: Provincia de Alajuela, Cantón San Ramón, distrito centro, 1 km oeste de Super Molina (datos extraídos del expediente de personal que mantiene la Sección de Recursos Humanos del SFE); por cuanto conforme la evidencia obtenida (apartados N° 2 ―Antecedentes‖ y N° 3 denominado ―Hechos‖), es presuntamente responsable por:

a) Incumplir aparentemente el régimen de prohibición para el ejercicio liberal de la

profesión de los funcionarios públicos (incluye los servidores del SFE), según lo establecido en el artículo 5° de la Ley de Compensación por Pago de Prohibición Nº 5867 (que se vincula con lo dispuesto en el artículo 244 de la Ley Orgánica del Poder Judicial), por cuanto:

- Supuestamente ejerció en forma liberal su profesión de abogado, situación

aparentemente irregular, en vista de que desempeñó su cargo de abogado en la Proveeduría Institucional del SFE durante el período del 24/06/2011 al 23/07/2011; aún cuando se encontraba suspendido, según la sanción disciplinaria de un mes impuesta por el Colegio de Abogados de Costa Rica (acuerdo 2010-43-039 de la sesión 43-2010), situación que lo inhabilitaba para ejercer su profesión (Referencia: numerales 3.1 y 3.2).

- Aparentemente ejerció en forma liberal su profesión al realizar actividad privada como Notario Público, siendo funcionario del SFE (durante el período del 28/06/2008 al 18/09/2009, considerando la información consignada en los ―índices notariales‖, según lo descrito en el numerales 3.2 y 3.3); impedimento debidamente establecido en el inciso f) del artículo 4 del Código de Notariado (Ley N° 7764). Al respecto, conforme lo señalado en los numerales 2.1.2 y 2.1.3, durante el período antes citado, el servidor Jiménez Castrillo ejerció sus funciones en el área de compras y en la Asesoría Legal, ambas dependencias del SFE.

Considerando lo antes expuesto, se deberá tener presente lo descrito en el apartado 1.5 “Limitaciones” del presente Informe de Relación de Hechos; a efecto de que el órgano director a cargo del procedimiento administrativo respectivo, obtenga (según corresponda) la información adicional correspondiente.




Página 30 de 48


Auditoría Interna

b) Ejercer aparentemente su cargo de abogado dentro del SFE durante el período de

suspensión antes citado, aún sabiendo que se encontraba inhabilitado para ejercer su profesión; condición que provocó el pago normal de su salario completo, por cuanto no informó oportunamente al SFE de su situación y ello no le permitió a la organización adoptar las medidas que hubiesen correspondido (Referencia: numerales 2.1, 3.1 y 3.2). Es necesario señalar, que al haber laborado en las circunstancias antes descritas, dicho servidor no respetó, ni atendió lo que dispuso el acuerdo 2010-43-039 de la sesión 43-2010 del Colegio de Abogados de Costa Rica, en el cual se le suspendía de su ejercicio profesional.

c) Generar supuestamente con su proceder un riesgo real y/o potencial para la organización, sobre posibles demandas y/o reclamos y/o cuestionamientos que podrían entablar terceras personas, orientados a que se declare falta de validez (eficacia) de los actos administrativos en los cuales participó en forma directa e indirecta; mismos que se relacionan con las actividades vinculadas con los procesos de contratación administrativa realizados por la Proveeduría Institucional, durante el periodo en que estuvo suspendido por el Colegio de Abogados de Costa Rica (del 24/06/2011 al 23/07/2011). (Referencia: numeral 3.1.1.4)

d) Debilitar aparentemente el sistema de control interno del SFE con su supuesta actuación (considerando lo descrito en los incisos anteriores); aspecto debidamente sancionado en la Ley General de Control Interno Nº 8292, específicamente en el párrafo segundo de su artículo 39 que señala como una de las causales de responsabilidad administrativa la siguiente: ―El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa

técnica aplicable.‖. (el subrayado y la negrita no son del documento original)

e) Todo lo señalado en los numerales a), b) c) y d) de este apartado supuestamente contraviene el ―Deber de Probidad‖, a que está obligado todo servidor público, según lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8422 y lo establecido en el Decreto Ejecutivo N° 33146-MP y las Directrices Nº D-2-2004-CO emitidas por la Contraloría General de la República.




Página 31 de 48


Auditoría Interna

Lo descrito anteriormente, aparentemente está contraviniendo el ordenamiento jurídico siguiente (Anexo Nº 1): Constitución Política de la República de Costa Rica, artículo 11; Ley General de la Administración Pública Nº 6227, artículo 11 (numeral 1); Ley contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8422, artículos 3 y 38 (incisos b- y, d); artículo 8 y relacionados de la Ley General de Control Interno Nº 8292; Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Agricultura y Ganadería, artículos 6 (incisos a- y ñ-) y 8 (inciso ñ-); así como lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 33146-MP sobre los ―Principios Éticos de los Funcionarios Públicos‖, artículo 1 (incisos a-, b-, d-, e-, f- y h-) y las ―Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, auditorías internas y servidores públicos en general‖ (Nº D-2-2004-CO), numeral 1.1.1 (incisos a-, g-, h-, i-, j-, k-, l- y m-), 1.2 y 1.4 (numerales 2, 3, 5, 7 y 17).




Página 32 de 48


Auditoría Interna

5 CONSIDERACIONES FÁCTICO JURÍDICAS

5.1 Aspectos generales El principio de legalidad es fundamental en el Derecho Público y está consagrado tanto en el artículo 11 de la Constitución Política de Costa Rica, como en el artículo 11 de la Ley General de la Administración Pública; conforme al mismo, todo ejercicio del poder público debe estar sometido a lo establecido por la ley de su jurisdicción y no a la voluntad de las personas. Dicho principio permite establecer el fundamento y límite de las normas jurídicas bajo el contexto de lo actuado, propiciando la seguridad jurídica requerida. En complemento de lo anterior, el artículo 3° ―Deber de probidad‖ contenido en la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública (N° 8422) señala que el funcionario público estará obligado a demostrar rectitud y buena fe en el ejercicio de las potestades que le confiere la ley, así como de asegurarse que las decisiones que adopte en cumplimiento de sus atribuciones se ajustan a la imparcialidad y a los objetivos propios de la institución en la que se desempeña; lo anterior por cuanto está obligado a orientar su gestión a la satisfacción del interés público. Dicho ―Deber de probidad‖, también desarrollado como parte de los principios y enunciados éticos que deben observar y cumplir los servidores públicos en general; lo anterior en conformidad con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 33146-MP y las Directrices Nº D-2-2004-CO emitidas por la Contraloría General de la República. Es necesario señalar, que los principios y enunciados éticos citados en el párrafo anterior (los cuales forman parte integral del ordenamiento jurídico vigente), establecen que los servidores públicos deberán tomar sus decisiones basados únicamente en el interés público y rendir cuentas ante los órganos públicos correspondientes por los actos y decisiones realizadas en el ejercicio del cargo; lo anterior según los términos dispuestos en el artículo 1, incisos a- y d- del Decreto Ejecutivo N° 33146-MP. En forma consecuente con lo antes señalado; en las citadas Directrices Nº D-2-2004-CO, se dispuso que los funcionarios públicos deben guiar su conducta a partir de los principios consignados en las mismas. En ese sentido, los servidores públicos deberán evitar actos que puedan suscitar dudas razonables acerca de su gestión; lo anterior por cuanto están obligados a demostrar y practicar una conducta moral y ética intachable.

http://es.wikipedia.org/wiki/Derecho_p%C3%BAblico

http://es.wikipedia.org/wiki/Poder_p%C3%BAblico

http://es.wikipedia.org/wiki/Ley

http://es.wikipedia.org/wiki/Jurisdicci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Persona

http://es.wikipedia.org/wiki/Seguridad_jur%C3%ADdica




Página 33 de 48


Auditoría Interna

Con base en el Reglamento Autónomo de Servicio del MAG, los funcionarios del Servicio Fitosanitario del Estado, entre otras obligaciones, tienen el deber de cumplir con las disposiciones normativas que regulan su relación laboral, así como con todas aquellas de orden interno (actuales o futuras); asimismo deben atender y cumplir los deberes del puesto que desempeñan, y su comportamiento no debe atentar contra los valores éticos y las buenas costumbres y mucho menos propiciar con sus actuaciones el debilitamiento del sistema de control interno. Además y muy importante, les está prohibido realizar funciones profesionales o técnicas, en forma particular, si se encuentran recibiendo el pago por Prohibición o por Dedicación Exclusiva.

5.2 Aspectos específicos

Si bien conforme lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, lo correspondiente al establecimiento, mantenimiento, perfeccionamiento y evaluación del sistema de control interno institucional; así como lo relativo a la implementación de las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento recae en la administración activa (constituida esta por el Jerarca y los titulares subordinados); no se puede desconocer que en el artículo 39 de la citada ley se establece como una causal de responsabilidad administrativa la siguiente: “El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.”. Al respecto, en el artículo 8 de la Ley Nº 8292 se señala que el sistema de control interno comprende las acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos:

a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

De lo anterior se deduce que el adecuado funcionamiento del sistema de control interno institucional es responsabilidad de cada uno de los integrantes de la organización; razón por la cual, cualquier gestión que no se ajuste a los objetivos anteriores estaría incumpliendo con dicha Ley. En ese sentido, tanto el Jerarca como los titulares subordinados, entre otras funciones, deben velar porque sus actuaciones y la de los funcionarios a su cargo estén de conformidad con lo que establece el ordenamiento legal y técnico, y orientadas al cumplimiento de los objetivos establecidos.




Página 34 de 48


Auditoría Interna

Considerando en forma integral lo descrito en los apartados denominados ―Antecedentes‖ y ―Hechos‖ se concluye que el funcionario José Luis Jiménez Castrillo aparentemente es responsable por: (según lo descrito en el apartado Nº 4 denominado ―Presunto Responsable‖)

a) Incumplir aparentemente el régimen de prohibición para el ejercicio liberal de la profesión de los funcionarios públicos (incluye los servidores del SFE), según lo establecido en el artículo 5° de la Ley de Compensación por Pago de Prohibición Nº 5867 (que se vincula con lo dispuesto en el artículo 244 de la Ley Orgánica del Poder Judicial), por cuanto:

- Supuestamente ejerció en forma liberal su profesión de abogado, situación

aparentemente irregular, en vista de que desempeñó su cargo de abogado en la Proveeduría Institucional del SFE durante el período del 24/06/2011 al 23/07/2011; aún cuando se encontraba suspendido, según la sanción disciplinaria de un mes impuesta por el Colegio de Abogados de Costa Rica (acuerdo 2010-43-039 de la sesión 43-2010), situación que lo inhabilitaba para ejercer su profesión (Referencia: numerales 3.1 y 3.2).

- Aparentemente ejerció en forma liberal su profesión al realizar actividad privada

como Notario Público, siendo funcionario del SFE (durante el período del 28/06/2008 al 18/09/2009, considerando la información consignada en los ―índices notariales‖, según lo descrito en el numerales 3.2 y 3.3); impedimento debidamente establecido en el inciso f) del artículo 4 del Código de Notariado (Ley N° 7764). Al respecto, conforme lo señalado en los numerales 2.1.2 y 2.1.3, durante el período antes citado, el servidor Jiménez Castrillo ejerció sus funciones en el área de compras y en la Asesoría Legal, ambas dependencias del SFE.

Considerando lo antes expuesto, se deberá tener presente lo descrito en el apartado 1.5 “Limitaciones” del presente Informe de Relación de Hechos; a efecto de que el órgano director a cargo del procedimiento administrativo respectivo, obtenga (según corresponda) la información adicional correspondiente.




Página 35 de 48


Auditoría Interna

b) Ejercer aparentemente su cargo de abogado dentro del SFE durante el período de suspensión antes citado, aún sabiendo que se encontraba inhabilitado para ejercer su profesión; condición que provocó el pago normal de su salario completo, por cuanto no informó oportunamente al SFE de su situación y ello no le permitió a la organización adoptar las medidas que hubiesen correspondido (Referencia: numerales 2.1, 3.1 y 3.2). Es necesario señalar, que al haber laborado en las circunstancias antes descritas, dicho servidor no respetó, ni atendió lo que dispuso el acuerdo 2010-43-039 de la sesión 43-2010 del Colegio de Abogados de Costa Rica, en el cual se le suspendía de su ejercicio profesional.

c) Generar supuestamente con su proceder un riesgo real y/o potencial para la organización, sobre posibles demandas y/o reclamos y/o cuestionamientos que podrían entablar terceras personas, orientados a que se declare falta de validez (eficacia) de los actos administrativos en los cuales participó en forma directa e indirecta; mismos que se relacionan con las actividades vinculadas con los procesos de contratación administrativa realizados por la Proveeduría Institucional, durante el periodo en que estuvo suspendido por el Colegio de Abogados de Costa Rica (del 24/06/2011 al 23/07/2011). (Referencia: numeral 3.1.1.4)

d) Debilitar aparentemente el sistema de control interno del SFE con su supuesta actuación (considerando lo descrito en los incisos anteriores); aspecto debidamente sancionado en la Ley General de Control Interno Nº 8292, específicamente en el párrafo segundo de su artículo 39 que señala como una de las causales de responsabilidad administrativa la siguiente: ―El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa

técnica aplicable.‖. (el subrayado y la negrita no son del documento original)

e) Todo lo señalado en los numerales a), b) c) y d) de este apartado supuestamente contraviene el ―Deber de Probidad‖, a que está obligado todo servidor público, según lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8422 y lo establecido en el Decreto Ejecutivo N° 33146-MP y las Directrices Nº D-2-2004-CO emitidas por la Contraloría General de la República.




Página 36 de 48


Auditoría Interna

Lo descrito anteriormente, aparentemente está contraviniendo el ordenamiento jurídico siguiente: Constitución Política de la República de Costa Rica, artículo 11; Ley General de la Administración Pública Nº 6227, artículo 11 (numeral 1); Ley contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8422, artículos 3 y 38 (incisos b- y d); artículo 8 y relacionados de la Ley General de Control Interno Nº 8292; Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Agricultura y Ganadería, artículos 6 (incisos a- y ñ-) y 8 (inciso ñ-); así como lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 33146-MP sobre los ―Principios Éticos de los Funcionarios Públicos‖, artículo 1 (incisos a-, b-, d-, e-, f- y h-) y las ―Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, auditorías internas y servidores públicos en general‖ (Nº D-2-2004-CO), numeral 1.1 -1 (incisos a-, g-, h-, i-, j-, k-, l- y m-), 1.2 y 1.4 (numerales 2, 3, 5, 7 y 17 ). Lo antes indicado está sancionado en las siguientes normas: Ley General de la Administración Pública Nº 6227, artículo 211, numeral 1); Ley contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8422, artículos 4º y 39; Ley General de Control Interno Nº 8292, artículos 39 y 41; Código Civil (Ley Nº 63), artículos 1045 y 1046; y Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Agricultura y Ganadería, artículos 66, 67, 68 y 69.




Página 37 de 48


Auditoría Interna

6 OFRECIMIENTO DE PRUEBA DOCUMENTAL

Nº de

documento

Descripción Folios

s/n Documentación que consigna información general del servidor José Luis Castrillo Jiménez

001-010

s/n Documentación que consigna información general sobre el ingreso al MAG-SFE del servidor José Luis Jiménez Castrillo

011-017

SD.085-08 Solicitud para nombrar al servidor José Luis Jiménez Castrillo 018

DRH-SR-194-2008 Comunicación del nombramiento relativo al funcionario José Luis Jiménez Castrillo

019

s/n Constancia de años de servicio emitida por la Sección de Recursos Humanos del SFE

020

608002168 60801010

1108005085 2345 3191 4084

Acciones de personal a nombre del funcionario José Luis Jiménez Castrillo

021-026

s/n Página 24 planilla de pagos primera quincena de junio 2011 Página 25 planilla de pagos segunda quincena de junio 2011 Página 26 planilla de pagos primera quincena de julio 2011 Página 27 planilla de pagos primera quincena de julio 2011 Página 28 planilla de pagos segunda quincena de julio 2011 Pagos a favor del funcionario José Luis Jiménez Castrillo

027 028 029 030 031

s/n Certificación que informa sobre los años de servicio y respecto al reconocimiento y pago del rubro de prohibición al funcionario José

Luis Jiménez Castrillo, emitida por el Departamento de Recursos Humanos del MAG

032

AI SFE 171-2011 Solicitud de información a la Sección de Recursos Humanos del SFE sobre el funcionario José Luis Jiménez Castrillo

033-034

RH-195 Respuesta al oficio AI SFE 171-2011 035-048

AD.085-08 DAF.268-08

DRH-SR-194-08 SD.038-09

RH-078 SD.109-09 SD.110-09

DSFE-549-11

Oficios que informan sobre el nombramiento y traslados (entre dependencias del SFE) relacionados con el funcionario José Luis Jiménez Castrillo

049-056

s/n Requisitos relativos a la clase de puesto denominada ―Profesional de Servicio Civil 2‖

057-062

AI SFE 133-2011 Solicitud de información a la Proveeduría Institucional del SFE sobre el funcionario José Luis Jiménez Castrillo

063

s/n Respuesta parcial (vía correo electrónico) al oficio AI SFE 133-2011 064-068 El cuadro continúa en la página siguiente.




Página 38 de 48


Auditoría Interna

Nº de documento

Descripción Folios

DAF-PI 1019-2011 Respuesta al oficio AI SFE 133-2011 069-089

PI-781-11 Oficio suscrito por el funcionario José Luis Jiménez Castrillo en su condición de Asesor Legal de la Proveeduría Institucional del SFE

090-092

AI SFE 116-2011 Oficio que consigna remisión de copia al funcionario José Luis Jiménez Castrillo en su condición de Asesor Legal de la Proveeduría Institucional del SFE (tiene relación con el oficio PI-781-11)

093-099

122 Publicación en el Diario Oficial La Gaceta de la suspensión otorgada por el Colegio de Abogados de Costa Rica al funcionario José Luis Jiménez Castrillo

100

AI SFE 126-2011 Solicitud de colaboración e información al Colegio de Abogados de

Costa Rica

101-106

FCA: 390811 Respuesta al oficio AI SFE 126-2011 107-108

AI SFE 172-2011 Solicitud de información a la Proveeduría Institucional del SFE sobre el funcionario José Luis Jiménez Castrillo

109-110

s/n Impresión de pantalla – página web Dirección Nacional de Notariado – Consulta sobre el funcionario José Luis Jiménez Castrillo, en su condición de Notario Público

111

AI SFE 153-2011 Solicitud de información a la Dirección Nacional de Notariado sobre el funcionario José Luis Jiménez Castrillo, quien aparece registrado como Notario Público

112-114

CTN-DNN.1026-2011 Respuesta al oficio AI SFE 153-2011 115-117

s/n Fotocopias de los ―Índices Notariales‖ – Protocolo 53966 – Código 16220 – correspondientes al Lic. José Luis Jiménez Castrillo

118-154

DAF-PI 1186-2011 Respuesta al oficio AI SFE 172-2011 155-156




Página 39 de 48


Auditoría Interna

7 RECOMENDACIONES A la Ing. Magda González Arroyo, Directora del SFE, coordinar con la MSc. Gloria Abraham Peralta, Ministra de Agricultura y Ganadería, con el propósito de que se giren las instrucciones correspondientes para que se implementen las siguientes recomendaciones:

7.1 Ordenar la apertura de procedimiento administrativo que permita, de conformidad con lo que establece la Ley General de la Administración Pública N° 6227, determinar la verdad real de los hechos y la eventual responsabilidad administrativa y civil, en que podría haber incurrido el funcionario del SFE señalado en el aparte denominado ―Presunto Responsable‖, y proceder a aplicar medidas sancionatorias, según corresponda. En cuanto a la responsabilidad civil, la misma correspondería por devengar su salario aparentemente en forma irregular; al ejercer su profesión estando suspendido por el Colegio de Abogados de Costa Rica (del 24/06/2011 al 23/07/2011).

7.2 Remitir al Colegio de Abogados de Costa Rica la información y evidencia respectiva, a efecto de que su Fiscalía analice si corresponde la determinación de posibles acciones en contra del funcionario señalado en el aparte denominado ―Presento Responsable‖, por no acatar aparentemente la sanción que le impuso dicho Colegio (según los términos del presente informe), considerando la normativa que regula el accionar profesional de sus miembros. 7.3 Remitir a la Dirección Nacional de Notariado la información y evidencia respectiva, a efecto de que ese órgano analice si corresponde la determinación de posibles acciones en contra del servidor señalado en el apartado denominado ―Presunto Responsable‖, por ejercer aparentemente su condición de Notario Público a pesar de ser funcionario público contratado por el SFE; considerando la normativa que regula la materia del notariado.




Página 40 de 48


Auditoría Interna

ANEXO N° 1 NORMATIVA APLICABLE




Página 41 de 48


Auditoría Interna

ANEXO 1

NORMATIVA APLICABLE

1. Constitución Política de la República de Costa Rica Artículo 11.-Los funcionarios públicos son simples depositarios de la autoridad. Están obligados a cumplir los deberes que la ley les impone y no pueden arrogarse facultades no concedidas en ella. (…)

2. Ley General de la Administración Pública Nº6227 Artículo 11.- 1. La Administración Pública actuará sometida al ordenamiento jurídico y sólo podrá realizar aquellos actos o prestar aquellos servicios públicos que autorice dicho ordenamiento, según la escala jerárquica de sus fuentes. (…) Artículo 211.- 1. El servidor público estará sujeto a responsabilidad disciplinaria por sus acciones, actos o contratos opuestos al ordenamiento, cuando haya actuado con dolo o culpa grave, sin perjuicio del régimen disciplinario más grave previsto por otras leyes. (…)

3. Ley Contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8422

Artículo 3º—Deber de probidad. El funcionario público estará obligado a orientar su gestión a la satisfacción del interés público. Este deber se manifestará, fundamentalmente, al identificar y atender las necesidades colectivas prioritarias, de manera planificada, regular, eficiente, continua y en condiciones de igualdad para los habitantes de la República; asimismo, al demostrar rectitud y buena fe en el ejercicio de las potestades que le confiere la ley; asegurarse de que las decisiones que adopte en cumplimiento de sus atribuciones se ajustan a la imparcialidad y a los objetivos propios de la institución en la que se desempeña y, finalmente, administrar los recursos públicos con apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia, rindiendo cuentas satisfactoriamente. Artículo 4º—Violación al deber de probidad. Sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales que procedan, la infracción del deber de probidad, debidamente comprobada y previa defensa, constituirá justa causa para la separación del cargo público sin responsabilidad patronal.




Página 42 de 48


Auditoría Interna

Artículo 38.—Causales de responsabilidad administrativa. Sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios, tendrá responsabilidad administrativa el funcionario público que:

b) Independientemente del régimen de prohibición o dedicación exclusiva a que esté sometido, ofrezca o desempeñe actividades que comprometan su imparcialidad, posibiliten un conflicto de intereses o favorezcan el interés privado en detrimento del interés público. Sin que esta ejemplificación sea taxativa, se incluyen en el supuesto los siguientes casos: el estudio, la revisión, la emisión de criterio verbal o escrito, la preparación de borradores relacionados con trámites en reclamo o con ocasión de ellos, los recursos administrativos, las ofertas en procedimientos de contratación administrativa, la búsqueda o negociación de empleos que estén en conflicto con sus deberes, sin dar aviso al superior o sin separarse del conocimiento de asuntos en los que se encuentre interesado el posible empleador.

d) Debilite el control interno de la organización u omita las actuaciones necesarias para su diseño, implantación o evaluación, de acuerdo con la normativa técnica aplicable.

Artículo 39.—Sanciones administrativas. Según la gravedad, las faltas anteriormente señaladas serán sancionadas así: a) Amonestación escrita publicada en el Diario Oficial. b) Suspensión, sin goce de salario, dieta o estipendio correspondiente, de quince a treinta días. c) Separación del cargo público, sin responsabilidad patronal o cancelación de la credencial de regidor municipal, según corresponda.

4. Ley General de Control Interno Nº 8292 Artículo 7º—Obligatoriedad de disponer de un sistema de control interno. Los entes y órganos sujetos a esta Ley dispondrán de sistemas de control interno, los cuales deberán ser aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones institucionales. Además, deberán proporcionar seguridad en el cumplimiento de esas atribuciones y competencias; todo conforme al primer párrafo del artículo 3 de la presente Ley. Artículo 8º—Concepto de sistema de control interno. Para efectos de esta Ley, se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos:




Página 43 de 48


Auditoría Interna

a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico. Artículo 10.—Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento. Artículo 39.—Causales de responsabilidad administrativa. (…) El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. (…) Artículo 41.—Sanciones administrativas. Según la gravedad, las faltas que señala esta Ley serán sancionadas así: a) Amonestación escrita. b) Amonestación escrita comunicada al colegio profesional respectivo, cuando corresponda. c) Suspensión, sin goce de salario, de ocho a quince días hábiles. En el caso de dietas y estipendios de otro tipo, la suspensión se entenderá por número de sesiones y el funcionario no percibirá durante ese tiempo suma alguna por tales conceptos. d) Separación del cargo sin responsabilidad patronal.

5. Código Civil (Ley Nº 63)

TÍTULO II Delitos y cuasi-delitos

CAPÍTULO UNICO

ARTÍCULO 1045.- Todo aquel que por dolo, falta, negligencia o imprudencia, causa a otro un daño, está obligado a repararlo junto con los perjuicios. ARTÍCULO 1046.- La obligación de reparar los daños y perjuicios ocasionados con un delito o cuasi-delito, pesa solidariamente sobre todos los que han participado en el delito o cuasi-delito, sea como autores o cómplices y sobre sus herederos.




Página 44 de 48


Auditoría Interna

6. Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Agricultura y

Ganadería (Decreto Ejecutivo N° 26922-MAG) Artículo 6°—Además de lo que dispone el Estatuto y su Reglamento, la Ley General de la Administración Pública, el Código de Trabajo, la Ley de Administración Financiera de la República y otras disposiciones normativas, son obligaciones de los servidores del Ministerio: a. Cumplir con las disposiciones normativas que regulan su relación de servicio, así como con todas aquellas de orden interno actuales o futuras, sin perjuicio de hacer valer sus derechos, por los medios y procedimientos legalmente establecidos, cuando los consideren lesionados; ñ. Velar porque la buena imagen de la institución no se deteriore, ni se comprometa con comportamientos que atenten contra los valores éticos y las buenas costumbres; Artículo 8°—De acuerdo con lo establecido en los artículos 40 del Estatuto, 51 de su Reglamento, 72 del Código de Trabajo y otras normas del presente Reglamento, es prohibido para los servidores del Ministerio: ñ. Realizar funciones profesionales o técnicas, en forma particular, si se encuentra recibiendo el pago por Prohibición o por Dedicación Exclusiva; Artículo 66.—Las faltas en que incurran los servidores serán sancionadas con las siguientes medidas disciplinarias: a. Amonestación verbal, por faltas leves. b. Advertencia escrita, por reiteración de faltas leves y faltas de alguna gravedad. c. Suspensión del trabajo, sin goce de salario, hasta por quince días, por reiteración de faltas, de alguna gravedad, o por faltas graves. d. Gestión de despido, sin responsabilidad patronal, en los siguientes casos: 1. Cuando el servidor haya cometido por tercera vez, una falta de las consideradas de alguna gravedad, o bien incurra, por segunda vez, en una de las faltas graves, en ambos casos, en un periodo de tres meses o más. 2. Por incurrir, en falta grave de las que establece el Estatuto, o en las señaladas en los artículos 81 y 369 del Código de Trabajo. (…)




Página 45 de 48


Auditoría Interna

Artículo 67.—Se considerarán faltas leves, la violación de las disposiciones contenidas en los artículos 6, literales a, h., i., k. y p. y 8, literales j., k. y q. del presente Reglamento. Artículo 68.—Se considerarán faltas de alguna gravedad la violación de las disposiciones de los artículos 6, literales b., c., d., e., f., j., m., n. y q. y 8, literales a., b., f., g., i., l., p., s. y t. del presente Reglamento. Artículo 69.—Serán consideradas faltas graves, la infracción a las disposiciones de los artículos 6, literales g, j, l, ñ y o, y 8, literales c, d, e, h, m, n, ñ, o, r, u, y, w.

7. “Principios Éticos de los Funcionarios Públicos” (Decreto Ejecutivo N° 33146-MP)

Artículo 1º—Principios. Los que ejerzan cargos de la función pública deben comportarse de acuerdo con los siguientes principios: a) Afán de servicio: Deben tomar sus decisiones basados únicamente en el interés público. No deben hacerlo con la intención de obtener un beneficio financiero o material de cualquier tipo para sí mismos, su familia y sus amigos, derivado de las acciones, decisiones o nombramientos realizados en virtud del cargo, o del use de información obtenida en razón de este; b) Integridad: No deberán situarse en situación de obligación financiera o de cualquier otro tipo frente a cualquier persona u organización que pueda influenciarles en el desempeño de sus deberes oficiales; d) Rendición de cuentas: Deben rendir cuentas ante los órganos públicos correspondientes, la prensa, las organizaciones de la sociedad civil y la ciudadanía en general por los actos y decisiones realizadas en el ejercicio del cargo, y someterse a cualquier forma de escrutinio que resulte apropiada para su cargo; e) Transparencia: Deben ser tan abiertos como sea posible sobre las acciones y decisiones que realicen en ejercicio del cargo. Deben motivar adecuadamente sus decisiones y restringir la información sobre ellas únicamente cuando el interés público claramente lo demande; f) Honradez: Deberán declarar públicamente cualquier interés privado relacionado con sus deberes públicos y tomar las medidas necesarias para resolver cualquier conflicto de interés en una forma adecuada para proteger el interés público; h) Liderazgo: Deben promover y apoyar estos principios con su liderazgo y ejemplo personal. (Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 33335 del 28 de agosto de 2006)




Página 46 de 48


Auditoría Interna

8. Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, auditorías internas y servidores públicos en general” (Nº D-2-2004-CO)

1.1 Enunciados rectores 1. Los jerarcas, los titulares subordinados y demás funcionarios públicos deben guiar su conducta a partir de principios como los siguientes: a) Legalidad constitucional: principio que exige someter toda actuación pública al ordenamiento jurídico; sólo lo expresamente autorizado por la Constitución y la ley es válido; la no observancia de esto constituye el delito de fraude de ley, según artículo 58 de la Ley 8422 (Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública). g) Transparencia: la rendición de cuentas obliga a que el ejercicio del poder -y el cumplimiento de las funciones públicas asignadas- se haga de cara a los administrados. h) Lealtad: todo acto o conducta pública debe alcanzarse en función del país, la democracia, el bien común, la libertad, la justicia, la responsabilidad y la probidad. i) Probidad: el servidor público está obligado a trabajar por el interés público; su gestión debe atender las necesidades prioritarias, según lo que responsablemente se ha planificado. Esto obliga a mostrar rectitud y buena fe en el uso de las facultades que confiere la ley (Vid, artículo 3º de la Ley 8422). j) Responsabilidad: todo funcionario público debe responder, de frente al país y a los órganos de control, investigación y sanción, por sus faltas desde los ámbitos ético, disciplinario, civil, político y penal. k) Integridad: Los actos del funcionario público deben estar alejados de buscar beneficios en lo personal, familiar o para sus amigos. l) Honestidad: Todo interés diferente al público, que pudiese ocasionar un conflicto de intereses, debe ser declarado por el funcionario público. De inmediato debe detenerse aquel actuar que potencialmente pueda comprometer la recta honestidad. m) Liderazgo: El funcionario público debe promover y respaldar con sano liderazgo y ejemplo los principios antes indicados.




Página 47 de 48


Auditoría Interna

1.2 Objetividad e imparcialidad 1. Los jerarcas, los titulares subordinados y demás funcionarios públicos deben ser independientes de grupos de intereses internos y externos, así como también deben ser objetivos al tomar decisiones. 2. Es esencial que los jerarcas, los titulares subordinados y demás funcionarios públicos sean independientes e imparciales en el ejercicio de su función. 3. En todas las cuestiones relacionadas con su labor, los jerarcas, los titulares subordinados y demás funcionarios públicos deben cuidar porque su independencia no se vea afectada por intereses personales o externos. Por ejemplo, la independencia podría verse afectada por las presiones o las influencias de personas internas o externas a la propia entidad para la que sirven; por los prejuicios de los jerarcas y demás funcionarios públicos acerca de las personas, la administración, los proyectos o los programas; por haber trabajado recientemente en la administración de la entidad a la cual sirven; o por relaciones personales o financieras que provoquen conflictos de lealtades o de intereses. Los jerarcas, titulares subordinados y demás funcionarios públicos están obligados a no intervenir en asuntos donde tengan algún interés personal o familiar, directa o indirectamente. 4. Se requiere objetividad e imparcialidad en toda la labor efectuada por los jerarcas, titulares subordinados y demás funcionarios públicos, y en particular en sus decisiones, que deberán ser exactas y objetivas y apegadas a la ley. 1.4 Conflicto de intereses. 2. Los jerarcas, titulares subordinados y demás funcionarios públicos deben evitar toda clase de relaciones y actos inconvenientes con personas que puedan influir, comprometer o amenazar la capacidad real o potencial de la institución para actuar, y por ende, parecer y actuar con independencia. 3. Los jerarcas, titulares subordinados y demás funcionarios públicos no deberán utilizar su cargo oficial con propósitos privados y deberán evitar relaciones y actos que impliquen un riesgo de corrupción o que puedan suscitar dudas razonables acerca de su objetividad e independencia. 5. Los jerarcas, titulares subordinados y demás funcionarios públicos deben demostrar y practicar una conducta moral y ética intachable.




Página 48 de 48


Auditoría Interna

7. Los jerarcas, titulares subordinados y demás funcionarios públicos no deberán llevar a cabo trabajos o actividades, remuneradas o no, que estén en conflicto con sus deberes y responsabilidades en la función pública, o cuyo ejercicio pueda dar motivo de duda razonable sobre la imparcialidad en la toma de decisiones que competen a la persona o a la institución que representa. 17. Los jerarcas, titulares subordinados y demás funcionarios públicos deberán excusarse de participar en actos que ocasionen conflicto de intereses. El funcionario público debe abstenerse razonablemente de participar en cualquier actividad pública, familiar o privada en general, donde pueda existir un conflicto de intereses con respecto a su investidura de servidor público, sea porque puede comprometer su criterio, ocasionar dudas sobre su imparcialidad a una persona razonablemente objetiva, entre otros.

CONFIDENCIAL Servicio Fitosanitario del Estado Auditoría ... · II CONFIDENCIAL Servicio...

Documents

Transcript of CONFIDENCIAL Servicio Fitosanitario del Estado Auditoría ... · II CONFIDENCIAL Servicio...