QU ES EXCEL?

Excel 2010 es una aplicacin que se encuentra integrada en el conjunto ofimtico de

programas Microsoft Office y que permite realizar hojas de clculo, esto quiere decir que si

ya conoces otro programa de Office, como Word o PowerPoint te resultar familiar utilizar

Excel, ya que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los

programas de Office.

Una hoja de clculo sirve para trabajar con nmeros de forma sencilla, rpida e intuitiva.

Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la cuadrcula se pueden introducir

nmeros, letras y frmulas.

Excel 2010 es til para hacer tareas de la vida cotidiana como el presupuesto mensual de

tus gastos o tambin, para actividades laborales como manejar las calificaciones de los

estudiantes, estudios estadsticos de mercado, inventarios de supermercados, etc. Todo lo

que imagines que se puede hacer con operaciones matemticas podrs hacerlo con Excel.

Las posibilidades son infinitas!

RECONOCE EL ESPACIO DE TRABAJO DE EXCEL 2010

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1.) Barra de Inicio Rpido. 2.) Barra de Ttulo. 3.) Botones de control de la ventana de Excel (minimizar, maximizar y cerrar). 4.) Barra de Men. 5.) Cinta de Opciones. 6.) Identificacin o Nombre de Columnas de la hoja. 7.) Identificacin o Nmero de Filas de la hoja. 8.) Celda Activa. 9.) Cuadro de nombres

10.) Insertar funcin (Asistente para funciones). 11.) Etiquetas de las hojas del libro. 12.) Barra de desplazamiento horizontal. 13.) Zoom. 14.) Controles de vista de la hoja. 15.) Barra de estado 16.) Botones de control de la Hoja de Clculo (minimizar, maximizar y cerrar).

CONCEPTOS BSICOS DE EXCEL.

Para poder trabajar con confianza en Excel es indispensable conocer algunas nociones

bsicas. Como las partes que componen una hoja de clculo.

LA CELDA

Cada uno de los rectngulos de la cuadrcula que aparece en el rea de trabajo, se llama

celda. Se obtiene con la interseccin de una columna y una fila.

Aunque parecen pequeas, las celdas pueden contener mucha informacin. Incluso prrafos

enteros.

NOMBRE O DIRECCIN DE UNA CELDA

Las celdas estn organizadas en columnas y filas. Cada celda tiene una direccin o nombre

predefinido; el nombre viene dado por la letra de la columna donde est, seguido del

nmero de la fila. Es como un sistema de coordenadas.

Por ejemplo, el nombre de esta celda es C2, puesto que est en la columna C y en la fila 2.

Podrs advertir que los encabezados cambian de color respecto de los dems. Esto nos

facilita saber dnde estamos ubicados.

Los nombres de las celdas son fundamentales principalmente cuando realicemos

operaciones ya que nos referiremos a las celdas por sus nombres.

LA CELDA ACTIVA

Unido al concepto de celda, tenemos el concepto de celda activa. En la imagen podemos

ver muchas celdas pero slo una celda activa. La podemos reconocer por el borde grueso y

negro.

La celda activa nos indica cul de todas es la que est lista para que ingresemos un dato o

una frmula.

Ojo, cuando seleccionamos varias celdas, slo una es la celda activa. Y es la que est de

color blanco.

El conjunto de lneas que permite distinguir una celda de otra se llama cuadrcula.

COLUMNA

Una columna es el conjunto de celdas ubicadas verticalmente. Cada columna se nombra por

letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

FILA

Una fila es el conjunto de celdas ubicadas una junto a la otra en forma horizontal, se

numera desde la 1 hasta la 1.048.576.

RANGO

Es un bloque o grupo de celdas que se han sombrado o marcado y que Excel trata como una

unidad. Los rangos son importantes en la Hoja de Clculo, ya que muchas operaciones se

realizan a base de rangos.

LA HOJA DE CLCULO

Todas las celdas del rea de trabajo estn organizadas en una gran hoja cuadriculada

formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas a la que se le denomina hoja de clculo.

Cada una de las hojas cuadriculadas a la que hacemos referencia tiene un nombre y lo

encontramos en la Barra de Etiquetas.

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3

hojas de clculo aunque el nmero podra cambiar.

LIBRO DE CLCULO

As como al conjunto de celdas se le llama hoja. Al conjunto de hojas se le llama libro. El

libro clculo es el archivo donde estarn contenidas todas las hojas de clculo. A veces

utilizamos la palabra archivo como sinnimo de libro.

Podemos ver el nombre del libro (o tambin llamado archivo) en la parte superior de la

ventana. Libro1, es el nombre que Excel usa por defecto cuando no hemos guardado

nuestro archivo. Cuando lo hagamos podremos modificar su nombre.

Dentro de un libro podemos tener una o ms hojas.

LA BARRA DE FRMULAS

Otro elemento de la ventana de Excel es la barra de frmulas.

Como su nombre lo sugiere, sirve para ingresar frmulas. Sin embargo, tiene un par de

sutilezas que pueden ayudarte a sacarle el mayor provecho posible.

Primero que todo en la barra de frmula puedes ingresar datos, tal como lo haras

directamente en una celda. Seleccionas una celda cualquiera, luego vas a la barra y

escribes un dato, frmula o funcin.

DESPLAZARSE POR LA HOJA DE CLCULO.

Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja,

la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la

pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente.

Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la

hoja son:

MOVIMIENTO TECLADO

Celda Abajo FLECHA ABAJO

Celda Arriba FLECHA ARRIBA

Celda Derecha FLECHA DERECHA

Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo AVPAG

Pantalla Arriba REPAG

Celda A1 CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA

ltima celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO

ltima celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde

se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda

de la barra de frmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda HC85 debers escribirlo en el cuadro de nombres y pulsar la

tecla INTRO.

Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para

visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.

MTODOS PARA INGRESAR DATOS

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En

todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que

desees introducir.

Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes

observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los cuatro mtodos que te

explicamos a continuacin:

ENTER: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la

que se encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la

celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA

DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la

misma.

UTILIZANDO EL MOUSE: Damos clic en una celda diferente a la que estamos

ingresado el dato.

MODIFICAR DATOS

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o

ms tarde, despus del ingreso.

Si an no se ha validado el ingreso de datos y se comete algn error, se puede modificar

utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del

cursor, haciendo retroceder ste. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA

porque equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda

adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos

directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar o

simplemente daremos doble clic sobre la celda donde est el error. La Barra de Estado

cambiar de Listo a Modificar.

En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma,

ahora es cuando podemos modificar la informacin.

Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn

Introducir .

Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el

contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla ESC. del teclado o hacer

clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la

celda muestra la informacin que ya tena.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y

se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.

TIPOS DE DATOS

En una celda de la hoja de clculo podemos ingresar distintos tipos de datos como: valores

constantes, frmulas y funciones.

VALORES CONSTANTES.- Son datos que se introduce directamente en una celda.

Pueden ser nmeros, textos o elementos alfanumricos como una fecha, una hora, una

direccin, etc.

FRMULAS.- Son expresiones formadas por: valores constantes, nombres de celdas,

funciones Y OPERADORES que se utilizan para realizar clculos o procesar valores,

produciendo un nuevo valor que ser asignado a la celda en la cual se introduce dicha

frmula. Para introducir una frmula en una celda, se debe digitar como primer elemento el

signo igual (El signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen

constituyen una frmula). Cuando se escribe la frmula no se deben dejar espacios en

blanco.

Por ejemplo, la frmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la

celda A4 por el valor constante 3 y, a continuacin, se le sume el valor que contiene la

celda A5 al resultado.

OPERADORES

Los operadores son los smbolos o signos que especifican el tipo de operacin o

procesamiento que se desea realizar con los elementos de una frmula. Microsoft Excel

incluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritmticos, de comparacin, texto y de

referencia.

TIPOS DE OPERADORES

Operadores aritmticos: Se utilizan para realizar las operaciones matemticas bsicas

como suma, resta o multiplicacin (combinando los valores numricos y generando

resultados numricos). Se pueden utilizar los siguientes operadores aritmticos.

Operador aritmtico Significado Ejemplo

+ (signo ms) Suma A3+3

- (signo menos) Resta

Cambio de signo

B3-B1

-A1

* (asterisco) Multiplicacin B3*C3

/ (barra diagonal o slash) Divisin D3/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%

^ (acento circunflejo) Exponenciacin C3^2

Operadores de comparacin: Se utilizan cuando se requiere comparar entre si dos

valores. Como operadores de comparacin tenemos los siguientes:

Operador de comparacin Significado Ejemplo

= ( igual ) Igual a A1=B1

> ( mayor ) Mayor que A1>B1

< ( menor ) Menor que A1= ( mayor o igual ) Mayor o igual que A1>=B1

FUNCIONES

Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos, utilizando valores

especficos denominados argumentos y que tienen un orden determinado o estructura. Las

funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la

funcin SUMA que nos permite obtener la sumatoria de un grupo de valores.

INSERTAR FUNCIN

Para insertar una funcin, podemos utilizar el asistente; primero, damos clic en la celda

donde queremos introducir la funcin, hacemos clic en el men Frmulas y luego elegimos

la opcin Insertar funcin de la Cinta de Opciones.

Tambin podemos hacer clic sobre el botn de la Barra de Frmulas.

En cualquier de los dos casos, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Excel 2010 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve

descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin

hacer clic sobre el botn , de esta forma no es necesario conocer cada una de las

funciones que incorpora Excel ya que l nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una

funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una

categora del cuadro O seleccionar una categora:, esto har que en el cuadro de lista slo

aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos

muy seguros de la categora podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos

haciendo clic sobre sta.

Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los

distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace

Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin.

A final, hacer clic sobre el botn Aceptar.

La ventana cambiar al cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde nos pide

introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos

elegido, en nuestro caso se eligi la funcin SUMA ().

En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una

celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin

seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar

un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del

rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla

INTRO para volver al cuadro de dilogo.

En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de

que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as

sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel

expande automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por

ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la

posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la

suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las

expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 1

A2 vale 5

A3 vale 2

A4 vale 3

Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los

valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado.

UTILIZAR FUNCIONES COMO ARGUMENTOS DE LAS FUNCIONES

Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta

forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo

=MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la

suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus

calcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

GRAFICOS ESTADSTICOS

Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su

interpretacin.

Podemos crear grficos a partir de los datos introducidos en una hoja de clculo. La

utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. A

menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y

columnas.

Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo como grfico incrustado en

la hoja normal como cualquier otro objeto o como hoja de grfico en una hoja exclusiva

para el grfico, en las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.

CREAR GRFICOS

Para insertar un grfico utilizaremos la seccin Grficos que se encuentra en la pestaa

Insertar.

Es recomendable que se tenga seleccionado el rango de celdas que se necesita que

participen en el grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso

contrario, el grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error en los

datos que solicita.

Existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Podemos seleccionar un grfico a

insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que

se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la parte

inferior del listado que muestra Todos los tipos de grfico...

Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar grfico

que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la seccin Grficos.

Aqu se puede ver listados todos los grficos disponibles, seleccionar uno y pulsar Aceptar

para crearlo.

Aparecer un cuadro que contendr el grfico ya creado (si seleccionaste los datos

previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).

Adems, vers que aparece en la barra de mens una seccin nueva, Herramientas de

grficos, con tres pestaas: Diseo, Presentacin y Formato.

Caractersticas y formato del grfico

En la pestaa Presentacin podrs encontrar todas las opciones relativas al aspecto del

grfico.

Por ejemplo, en la seccin Ejes podrs decidir que ejes mostrar o si quieres incluir Lneas

de la cuadrcula para leer mejor los resultados:

En ambos casos dispondrs de dos opciones: las lneas o ejes verticales y los horizontales.

Y para cada uno de ellos podrs escoger entre distintas opciones: cuntas lneas mostrar, si

los ejes tendrn o no etiquetas descriptivas, o qu escala de valores manejarn, entre otras.

Te recomendamos que explores estas opciones, inclusive la ltima opcin "Ms opciones

de...".

En la seccin Etiquetas se podr establecer qu literales de texto se mostrarn en el grfico

o configurar la Leyenda:

Pulsando el botn Leyenda podremos elegir no mostrarla (Ninguno) o cualquiera de las

opciones para posicionarla (a la derecha, en la parte superior, a la izquierda, etc.).

Tambin se puede elegir Ms opciones de leyenda. De esta forma se abrir una ventana que

permitir configurar, adems de la posicin, el aspecto esttico: relleno, color y estilo de

borde, el sombreado y la iluminacin.

Si lo que se desea es desplazarlos, slo seleccionar en el propio grfico y colocarlos donde

se requiera.

Las opciones de la seccin Fondo permitirn modificar el modo en el que se integrar el

grfico en el cuadro de clculo.

La primera opcin rea de trazado, slo estar disponible para los grficos

bidimensionales.

Cuadro Grfico, Plano interior del grfico y Giro 3D modifican el aspecto de los grficos

tridimensionales disponibles:

Excel 2010 ha sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, as que

despus de un par de pruebas con cada una de estas opciones se entender perfectamente

sus comportamientos y resultados.

Se puede dar un estilo rpidamente al grfico utilizando la pestaa Diseo.

En funcin del tipo de grfico que se haya insertado (lneas, barras, columnas, etc.)

propondr unos u otros.

Estos estilos rpidos incluyen aspectos como incluir un ttulo al grfico, situar la leyenda en

uno u otro lado, incluir o no las etiquetas descriptivas en el propio grfico, etc.

Los elementos de texto que contenga el grfico no dejan de ser eso, texto, con lo cual

podremos utilizar las herramientas de la pestaa Inicio como son la negrita, la cursiva, el

tipo de fuente o su tamao, el relleno, etc. En ocasiones, estas herramientas se comportarn

de forma "inteligente". Por ejemplo, si tratamos de cambiar el color de relleno de un

elemento de la leyenda con la herramienta , lo que har Excel ser asignar el color

indicado tanto al cuadro de muestra de color de la leyenda como a las barras, sectores o

lneas, es decir, a la serie que identifique en el grfico. Lo mismo ocurrir a la inversa. Si

cambias con la herramienta de relleno el color de una serie, automticamente se modificar

el de la leyenda.

Modificar el tamao y distribucin de un grfico

Tambin se puede seleccionar un elemento del grfico para modificarlo.

Cuando tenemos un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de controles que

podremos utilizarlos:

Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos y

arrstralos para modificar sus dimensiones.

Haciendo clic y arrastrando los controles circulares podrremos modificar su tamao

manteniendo el alto y ancho que se haya establecido, de esta forma podremos escalar el

objeto y hacerlo ms grande o pequeo.

Tambin se puede mover los componentes del grfico. Para ello, se coloca el cursor sobre

cualquier objeto seleccionado, y cuando tome esta forma se puede hacer clic

y arrastrarlo a la posicin deseada.