COMUNICACIN

Contenido

INTRODUCCIN2PROPSITO DE LA COMUNICACIN3PROCESO DE LA COMUNICACIN4El emisor del mensaje4Uso de un canal para transmitir el mensaje4Receptor del mensaje5Ruido que entorpece la comunicacin5Realimentacin en la comunicacin6COMUNICACIN ORGANIZACIONAL6FLUJO DE LA COMUNICACIN EN LA ORGANIZACIN.8Comunicacin descendente.8Comunicacin ascendente9Comunicacin cruzada10Comunicacin escrita, oral y no verbal10BARRERAS E INTERRUPCIONES EN LA COMUNICACIN11Falta de planeacin11Suposiciones no aclaradas11Distorsin semntica11Escucha deficiente y evaluacin prematura12Sobrecarga de informacin12HACIA LA COMUNICACIN EFECTIVA13Guas para mejorar la comunicacin13Sugerencias para mejorar la comunicacin escrita15CONCLUSIONES16BIBLIOGRAFA17

INTRODUCCIN

En la ingeniera administrativa como en el mundo de los negocios la base del funcionamiento de una compaa u organizacin est centrada en la labor de quienes son contratados como personal administrativo. El proceso administrativo que forma parte de toda empresa consta de las distintas tareas que tienen que realizarse para el orden y crecimiento de una compaa, adems de crear una sectorizacin o departamentalizacin de los trabajos en distintas reas especialidades, logrando que cada uno de ellas realicen acciones conjuntas para poder alcanzar la realizacin de un objetivo administrativo y no que lo hagan como entes autnomos. Es por eso, que las fases del proceso administrativo cobran importancia ya que es un flujo continuo e interrelacionado de actividades como la planeacin, organizacin, direccin y control. Sin embargo, existe una fase inmersa y que cobra importancia cuando de la administracin del talento se habla, esta fase es conocida como Integracin del personal. Esta fase se centra en la COMUNICACIN para poder capacitar y orientar al personal en realizacin de cada una de sus actividades dentro de la organizacin. En el siguiente trabajo trataremos los principales propsitos de la comunicacin dentro de una organizacin, como tambin conocer el proceso bsico, el flujo, caractersticas, barreras y sugerencias de enfoques para mejorarla.

Aun cuando la comunicacin se aplica a todas las fases de la administracin, es muy importante en la funcin de liderazgo. La comunicacin es definida como la transferencia de informacin de un emisor a un receptor, siendo la informacin comprendida por el receptor. Este modelo se enfoca en el emisor, la transmisin y el receptor del mensaje. Tambin lleva la atencin al ruido que interfiere con la buena comunicacin y la retroalimentacin, que facilita la comunicacin.Martnez y Nosnik hablan de la comunicacin como un proceso por medio del cual una persona se pone en contacto con otra a travs de un mensaje, y espera que esta ltima d una respuesta, sea una opinin, actitud o conducta.. En el mismo texto, los autores afirman que la comunicacin busca establecer contacto con alguien ms por medio de ideas, hechos, pensamientos y conductas, buscando una reaccin al comunicado que se ha enviado, para cerrar as el crculo[footnoteRef:1] [1: Martnez de Velasco y Abraham Nosnik (1988), Comunicacin organizacional prctica, Pagina 12. Mxico: Trillas.]

PROPSITO DE LA COMUNICACIN

El propsito de la comunicacin en una empresa es tener informacin disponible para actuar o facilitar proceso de cambio, influir la accin hacia el bienestar de la empresa. La comunicacin es esencial para el funcionamiento interno de las empresas porque integra las funciones gerenciales. La comunicacin es necesaria:1) Para establecer y diseminar las metras de un empresa;2) Desarrollar planes para su logro;3) Organizar los recursos humanos y otros de la manera ms eficiente y efectiva;4) Seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organizacin;5) Liderar, dirigir, motivar y crear un clima en el que las personas quieran contribuir6) Controlar el desempeo. Hay que tener en cuenta que la comunicacin no solo facilita las funciones gerenciales, sino adems relaciona a una empresa con su ambiente externo. Es por esto que los gerentes se hacen consciente de las necesidades de los clientes, la disponibilidad de proveedores, las reclamaciones de los accionistas, los reglamentos de los gobiernos y las preocupaciones de la comunidad gracias al intercambio de informacin y es as como la organizacin es capaz de convertirse en un sistema abierto que interacta con su ambiente. PROCESO DE LA COMUNICACIN

En trminos simples, el proceso de la comunicacin incluye al emisor, la transmisin de un mensaje a travs de un canal seleccionado y el receptor.

El emisor del mensaje

La comunicacin empieza con el emisor, que tiene un pensamiento o una idea, que luego se codifica de manera que pueda comprendido por el emisor y el receptor. Si bien es usual pensar en la codificacin de un mensaje en un lenguaje hablado, hay muchas formas ms codificar, como traducir el pensamiento a un lenguaje de cmputo.

Uso de un canal para transmitir el mensaje

La informacin es luego transmitida por un canal que enlaza al emisor con el receptor. El mensaje puede ser oral o escrito, y su transmisin a travs de un memorando, computadora, telfono, telegrama, correo electrnico, televisin y otros medios digitales. Dado que se dispone de muchas opciones, cada una de con ventajas y desventajas, la seleccin apropiada del canal es vital para una comunicacin efectiva.

Receptor del mensaje

A su vez el receptor debe estar dispuesto a la recepcin del mensaje. El paso siguiente del proceso es la decodificacin, en la que el receptor convierte el mensaje en pensamientos. La comunicacin precisa solo puede ocurrir cuando el emisor y el receptor asignan el mismo significado, o al menos similar, a los smbolos que componen el mensaje. As, la comunicacin no es completa, a menos que sea comprendida. Comprender est en la mente del emisor y el receptor.

Ruido que entorpece la comunicacin

Infortunadamente, la comunicacin es afectada por ruido, esto es cualquier cosa, trtese del emisor, la transmisin o el receptor, que entorpece la comunicacin. Algunos ejemplos de ruido son: Un ruido o un ambiente confinado entorpece el desarrollo de un pensamiento claro. La codificacin puede tener fallas por el uso de smbolos ambiguos. La transmisin puede ser interrumpida por esttica en el canal. La falta de atencin puede provocar una recepcin precisa. La decodificacin tiene fallas al asignarse un significado equivocado a palabras y otros smbolos. La comprensin es obstaculizada por prejuicios.

Realimentacin en la comunicacin

Para verificar la efectividad de la comunicacin, la persona debe tener realimentacin. Nunca podemos estar seguros si un mensaje ha sido bien codificado, transmitido, decodificado y entendido o no, hasta que es confirmado mediante realimentacin. De igual, modo la realimentacin indica si el cambio individual u organizacional se ha dado como consecuencia de la comunicacin.

Muchos factores situacionales y organizacionales afectan el proceso de comunicacin. Estos factores en el ambiente externo pueden ser educacionales, sociolgicos, poltico-legales y econmicos. En sntesis, el modelo de comunicacin presenta una panormica del proceso de comunicacin, identifica las variables crticas y muestra sus relaciones. Esto, ayuda a los gerentes a precisar problemas de comunicacin para que puedan tomar medidas para resolverlos, o, an mejor, prevenir las dificultades de que ocurran.

COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

Como se plante, el individuo perteneciente a una organizacin es, sin lugar a dudas, lo ms importante. Por ello cada compaa debera preocuparse por conocer su lado humano, detenindose sobre todo en la comunicacin.De acuerdo a Antonio Lucas Marn, el inters sobre el estudio de la comunicacin organizacional surge en las necesidades tericas y prcticas de las organizaciones, encausadas a los intentos de mejorar las propias habilidades de comunicacin de quienes interviene en los procesos econmicos y en la evolucin que segn las teoras de la organizacin se encuentran cada vez ms enfocadas en la cultura organizacional[footnoteRef:2]. [2: Marn Antonio Lucas (1997), La comunicacin en la empresa y en las organizaciones, pgs. 90-92. ]

El mismo autor afirma que la comunicacin es el medio que permite orientar las conductas individuales y establecer relaciones interpersonales funcionales que ayuden a trabajar juntos para alcanzar una meta

Por otro lado, Goldhaber, la comunicacin organizacional rene los siguientes puntos:1. Ocurre en un sistema complejo y abierto que es influenciado e influencia al medio ambiente.2. Implica mensajes, su flujo, su propsito, su direccin y el medio empleado3. Implica personas, sus actitudes, sus sentimientos, sus relaciones y habilidades.As, propone una definicin incluyente: Es el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependientes[footnoteRef:3]. [3: Goldhaber M. Gerald, Comunicacin Organizacional. Edit. Diana 1984]

En las empresas de hoy, la informacin debe fluir ms rpido que nunca antes. Hasta un paro breve en una lnea de produccin de rpido movimiento puede ser muy costoso en trminos de produccin perdida. Por tanto, es esencial que los problemas de la produccin se comuniquen rpidamente para tomar una accin correctiva. Otro elemento importante es la cantidad de informacin que se ha incrementado enormemente con los aos, ocasionando con frecuencia una sobrecarga de informacin. Lo que a menudo es necesario no ms informacin, sino informacin relevante.

FLUJO DE LA COMUNICACIN EN LA ORGANIZACIN.

En una organizacin efectiva, la comunicacin fluye en varias direcciones: hacia abajo, hacia arriba y cruzada. Por tradicin, la comunicacin descendente era resaltada, pero hay amplia evidencia de que los problemas se presentarn si la comunicacin solo fluye hacia abajo. De hecho, podramos argumentar que la comunicacin efectiva tiene que empezar en el subordinado y esto significa primordialmente comunicacin ascendente. La comunicacin tambin fluye horizontal y diagonalmente. Comunicacin descendente.

Es aquella en la que los mensajes fluyen de los superiores a sus subordinados. As lo afirman Daniels y Spiker, citados por Valds:la comunicacin descendente es la que se lleva a cabo cuando los supervisores juegan el rol de emisores y los subordinados son los receptores, asumiendo que los mensajes son los concernientes a las responsabilidades, funciones y a la produccin que se lleva a cabo dentro de la organizacin[footnoteRef:4]. [4: Vidal Valds, Jos Ramn. Comunicacin Intragrupal. 2003]

Al respecto Martnez y Nosnik mencionan que este tipo de comunicacin no debe entenderse exclusivamente como aquella que surge en la gerencia y se dirige a los empleados, sino tambin la que se origina en los altos mandos y fluye hacia la gerencia, pues sin esta ltima, la primera no tendra ningn sentido[footnoteRef:5]. [5: Martnez de Velasco y Abraham Nosnik (1988), Comunicacin organizacional prctica, pgs. 27-28]

Es decir, la comunicacin descendente fluye de personas de los ms altos niveles a los inferiores en la jerarqua organizacional. Este tipo de comunicacin existe especialmente en organizaciones con una atmosfera autoritaria. Los medios utilizados para la comunicacin oral descendente incluyen instrucciones, discursos, reuniones, telfono, altavoces y hasta la comunicacin informal.Lamentablemente, la informacin a menudo se pierde o se distorsiona al descender por la cadena de mando. Es por esto, que un sistema de realimentacin es esencial para determinar si la informacin fue percibida como el emisor se propona.El flujo de informacin descendente por los diferentes niveles de la organizacin requiere tiempo. En ocasiones, las demoras pueden ser frustrantes que algunos gerentes prefieren que la informacin sea enviada directamente a la persona o grupo que la requiere.Comunicacin ascendente

Es la que da de subordinados a superiores. Goldhaber la define como aquellos mensajes que fluyen de empleados hasta los superiores, normalmente con el propsito de formular preguntas, proporcionar retroalimentacin y hacer sugerencias [footnoteRef:6] [6: Goldhaber M. Gerald, Comunicacin Organizacional. Edit. Diana 1984. Pg. 134]

La comunicacin ascendente viaja de los subordinados a los superiores y sube por la jerarqua organizacional. Infortunadamente, este es entorpecido a menudo por los gerentes en la cadena de comunicacin, quienes filtran los mensajes y no transmiten la informacin, en especial las noticias desfavorables a sus jefes. No obstante, la transmisin objetiva de la informacin es esencial para propsitos de control. La comunicacin ascendente es primordialmente no directiva y, por lo general, se encuentra en ambientes organizacionales participativos y democrticos. Los medios de comunicacin ascendentes tpicos, adems de la cadena de mando, son sistemas de sugerencias, procedimientos de solicitudes y agravios, sistemas de quejas, sesiones de asesoramiento, reuniones de grupo, cuestionarios de moral, entrevistas de salida y el ombudsman[footnoteRef:7]. [7: El concepto de ombusman se origin en Suecia, donde un servidor pblico poda ser consultado por un ciudadano para solicitar la investigacin de quejas contra la burocracia gubernamental. El ombusman puede proporcionar un valioso enlace de comunicacin ascendente. ]

Comunicacin cruzada

La comunicacin cruzada combina el flujo horizontal de la informacin, entre personas al mismo nivel organizacional o a uno similar, y el flujo diagonal, entre personas de diferentes niveles que no tienen relaciones de reporte directas entre ellas. Este tipo de comunicacin es utilizado para acelerar el flujo de la informacin, para mejorar la compresin y para coordinar esfuerzos para el logro de los objetivos organizacionales. Mucha comunicacin no sigue la jerarqua organizacional, sino que cruza la cadena de mando. Por ejemplo, miembros asesores con autoridad funcional o asesoramiento interactan con gerentes de lnea en diferentes departamentos. Dado que el flujo de la informacin puede no seguir la cadena de mando, deben implementarse salvaguardas para impedir problemas potenciales. En consecuencia, la comunicacin cruzada puede crear dificultades pero es una necesidad en muchas empresas para responder a las necesidades del ambiente organizacional complejo y dinmico. Comunicacin escrita, oral y no verbalVENTAJASDESVENTAJAS

COMUNICACIN ESCRITA Proporciona registros, referencias y defensas legales. Promueve uniformidad en poltica y procedimientos Crea montaas de papel Extravos en inbox[footnoteRef:8] [8: Inbox, trmino de la legua inglesa que significa, en el idioma espaol, en caja o bandeja de entrada]

Mal redactados No brinda realimentacin inmediata

COMUNICACIN ORAL Personal Realimentacin inmediata No siempre ahorra tiempo (extensas reuniones gerenciales). Transitoria

COMUNICACIN NO VERBAL[footnoteRef:9] [9: Expresiones fciles y gestos corporales.]

Acta como refuerzo de la comunicacin verbal. Destaca el significado Contradice al lenguaje oral Los significados de esta comunicacin no son universales.

BARRERAS E INTERRUPCIONES EN LA COMUNICACIN[footnoteRef:10] [10: Vase tambin, Robbins, Stever, Communication Breakdown: Nine Mistakes Managers Make, Harvard Management Communication Letter, Septiembre, 2000, pp. 2-5]

Tal vez no sorprenda que los gerentes citen con frecuencia las interrupciones en la comunicacin como uno de sus problemas ms importantes. No obstante, los problemas de comunicacin a menudo son sntomas de problemas ms enraizados. As, el gerente perceptivo buscar las causas de los problemas de comunicacin en vez de solo tratar los sntomas. Las barreras pueden estar en el emisor, en la transmisin del mensaje, en el receptor, o en la realimentacin.Falta de planeacinCon demasiada frecuencia las personas empiezan a hablar y escribir sin primero pensar, planear y establecer el propsito del mensaje. No obstante, dar los motivos de una directiva, seleccionar el canal ms apropiado y escoger el momento indicado puede mejorar en mayor grado la compresin y reducir la resistencia al cambio.

Suposiciones no aclaradasA menudo ignoradas, pero muy importantes son las suposiciones no comunicadas que subyacen en los mensajes. Estas suposiciones no aclaradas en ambos casos pueden resultar en confusin y la perdida de la buena voluntad.

Distorsin semnticaOtra barrera a la comunicacin efectiva es la distorsin semntica, que puede ser deliberada o accidental. Un anuncio que reza vendemos por menos es deliberadamente ambiguo, generando la pregunta de menos de qu? Las palabras pueden evocar diferentes respuestas.Escucha deficiente y evaluacin prematuraSon muchos los que hablan pero pocos los que escuchan. Escuchar exige una atencin completa y autodisciplinada. Tambin requiere que el que escucha evite la evaluacin prematura de lo que la otra persona tiene que decir. Una tendencia comn es juzgar, aprobar o desaprobar lo que se dice, ms que tratar de comprender el marco de referencia de quien habla. Sin embargo, escuchar sin hacer juicios precipitados puede hacer toda la empresa mucho ms efectiva y eficiente.

Sobrecarga de informacinSe podra pensar que un flujo mayor e irrestricto ayudara a las personas a superar los problemas de comunicacin. Pero un flujo irrestricto puede resultar en demasiada informacin. Las personas responden a la sobrecarga de informacin de diversas formas.[footnoteRef:11] [11: Vase el anlisis de J.D.Miller de la sobrecarga de la informacin en Katz, Daniel y Robert L. Kahn, The social Psychology of Organizations, Nueva York: Wiley, 1978, pp. 451-455]

Primero, pueden ignorar cierta informacin. Una persona que recibe demasiado correo ignora ciertas cartas que deberan ser contestadas. Segundo, abrumada con demasiada informacin, la gente puede cometer errores al procesarla. Tercero, las personas pueden demorar el proceso de la informacin, ya sea permanentemente, o con la intencin de ponerse al da mas adelante. Cuarto, pueden filtrar la informacin. Por ltimo, las personas responden a la sobrecarga de informacin simplemente al escapar de la tarea de comunicacin. En otras palabras, ignoran la informacin, o no la comunican.

Hay muchas barreras a la comunicacin efectiva, entre ellas se encuentra la percepcin selectiva, las personas tienden a percibir lo que esperan percibir. En la comunicacin, esto significa que escuchan lo que quieren escuchar e ignoran otra informacin relevante. Estrechamente relacionada con la percepcin selectiva est la influencia la actitud, que es la predisposicin a actuar o no de una cierta manera, es una posicin mental relativa a un hecho o estado. Otras barreras ms a la comunicacin son diferencias de status y poder entre el emisor y el receptor de la informacin. Tambin cuando la informacin tiene que pasar por varios niveles organizaciones, tiende a distorsionarse.

HACIA LA COMUNICACIN EFECTIVA[footnoteRef:12] [12: Vase tambin, Zorn, Theodore E., Converging within Divergence: Overcoming the Disciplinary Fragmentation in Business Communication, Organizational Communication, and Public Relations, Business Communication Quarterly, Marzo, 2002, pp. 44-53]

El modelo del proceso de la comunicacin ayuda a identificar los elementos importantes en el proceso de comunicacin. Pueden ocurrir interrupciones en cada etapa: en la codificacin del mensaje por el emisor, en la transmisin del mensaje y en la decodificacin y compresin de del mensaje por el receptor. En verdad, el ruido interfiere con la comunicacin efectiva en cada etapa del proceso. Por esta razn, presentamos unas guas para mejorar la comunicacin y algunas sugerencias para mejorar la comunicacin escrita y oral.

Guas para mejorar la comunicacin La comunicacin efectiva es la responsabilidad de todas las personas de la organizacin, gerentes y no gerentes, de trabajar hacia una meta comn. Las siguientes guas ayudan a superar las barreras a la comunicacin.1. Aclarar el propsito del mensajeLos emisores de mensajes deben aclarar en sus mentes que es lo que quieren comunicar. Es por esto que uno de los primeros pasos al comunicar es aclarar el propsito del mensaje y hacer un plan para lograr el fin deseado.

2. Utilizar codificacin inteligibleLa comunicacin efectiva requiere que la codificacin y la decodificacin se hagan con smbolos que sean familiares para el emisor y el receptor del mensaje.

3. Consultar los puntos de vista de otrosLa planeacin de la comunicacin no debe hacerse en un vaco. Ms bien, debe consultarse a otras personas y a alentarlas a participar: para recolectar datos, analizar el mensaje y seleccionar los medios apropiados.

4. Considere las necesidades de los receptores.Se debe considerar las necesidades de los receptores de la informacin. Cuando sea apropiado, se debe comunicar algo que sea de valor para ellos, a corto plazo y el ms distante futuro.

5. Utilice el tono y el lenguaje apropiados para asegurar la credibilidad.

6. Obtenga realimentacin.Con demasiada frecuencia, la informacin se transmite sin comunicar. La comunicacin solo es completa cuando mensaje es comprendido por el receptor. Y el emisor nunca sane si el mensaje es comprendido a menos que reciba realimentacin. Esto se logra al hacer preguntas, solicitar respuesta a una carta y alentar a los receptores a presentar sus reacciones el mensaje

7. Considere las emociones y motivaciones de los receptores.

8. Escuche: Escuchar es la clave para comprenderEscuchar es una habilidad que se puede mejorar. John W. Newstrom y Keith Davis proponen diez tcnicas para mejorar el arte de escuchar:a) Deje de hablarb) Ponga cmodo al que hablac) Demuestre al que habla que quiere escucharlod) Retire las distraccionese) Cree empata con el que hablaf) Sea pacienteg) Contngaseh) Vaya suave en sus argumentos y criticasi) Haga preguntasj) Deje de hablar!El inciso a) y j) son los ms importantes: las personas tienen que dejar de hablar antes de poder escuchar.[footnoteRef:13] [13: Newstrom, John W y Keith Davis, Organizational Behavior: Human Behavior at Work, 9 ed., Nueva York: McGraw-Hill, 1993, p.109.]

Sugerencias para mejorar la comunicacin escrita

La comunicacin efectiva puede ser ms la excepcin que la regla; tampoco la educacin y la inteligencia garantizan buena escritura. Algunas guas hacen mucho para mejorar la comunicacin escrita:[footnoteRef:14] [14: Davis, Keith y John W. Newstrom, Human Behavior at Work: Organizational Behavior, Nueva York: McGraw-Hill, 1985, p. 438]

a) Utilice palabras y frases sencillas.b) Utilice palabras cortas y familiares.c) Utilice pronombres personales cuando sea apropiado (Usted)d) Presente ilustraciones, graficase) Utilice oraciones y prrafos cortos.f) Evite palabras innecesarias.

CONCLUSIONES

Al analizar los conceptos presentados en este trabajo, se pudo llegar a la conclusin de que la comunicacin organizacional, es el flujo de informacin que se da por medio de la comunicacin de una organizacin y esta puede ser tanto interna como externa. Esta comunicacin es la clave para detectar problemas, para lograr un mejor desempeo, incremento de productividad as como a generar utilidades para la empresa.Para el crecimiento de una organizacin, la comunicacin organizacional es de suma importancia, ya que de existir una buena comunicacin entre los integrantes de la organizacin, esta se ver reflejada directamente en la productividad.Es importante que las empresas comiencen a poner atencin y a darle prioridad a esta rea, ya que es fundamental tomar en cuenta al personal y la manera que estos son tratados. Por tanto, entre ms cmodo se sienta el personal, mejores resultados se conseguirn.

BIBLIOGRAFA

KOONTZ, Harold, WEIHRICH, Heinz, CANNICE, Mark. Administracin: Una perspectiva Global y Empresarial. McGraw Hill. 2008. Dcimo tercera edicin.

SANDOVAL, Comunicacin Organizacional, Capitulo 2. Tomado de: http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lco/sandoval_t_mj/capitulo2.pdf

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