Comunicación formale informal

Juan Carlos Villacorta

Aspectos generales de la comunicación

• El hombre es un ser netamente comunicativo.

• Realiza esta actividad durante todo el día.

•No puede existir un grupo que no tenga comunicación.

• La comunicación está presente en todos los niveles.

Comunicación formal• Representa el orden jerárquico oficial.• Consta de documentos.•Define las reglas de comunicación que establecen la organización.• Cumple dos funciones:• Permitir la toma de decisiones• Motivar

Comunicación formalPara que sea adecuadamente transmitida, es necesario que exista un flujo de comunicación que lo permita:

• Transmitir la información útil para la toma de decisiones.• Transmitir la información con exactitud.• Transmitir la información con rapidez.• Transmitir la información sin errores.

Comunicación formalSe divide en escrita y oral

• Tareas diarias se manejan a través de la comunicación oral.• Cuestiones de mayor relevancia requieren la comunicación escrita.

Requisitos para una comunicación formal•Relaciones formales: El emisor y el receptor tienen algún tipo de relaciones organizacionales. La comunicación tiene que pasar a través de un canal definido al pasar de una persona a otra.

•Mensaje organizacional: Tiene que ver con mensajes de la organización autorizados. Los mensajes personales están fuera de su juridicción.

• Esfuerzo deliberado: No se establece de forma automática. Se decide teniendo en cuenta los objetivos de la organización

Ventajas de la comunicación formal

Mantenimiento de la Autoridad

•Mantiene fuertes relaciones entre los jefes y sus subordinados.

• Es importante fijar la responsabilidad de los subordinados para llevar un control eficaz y exitoso.

Ventajas de la comunicación formal

Clara y eficaz

•Hay un contacto directo entre los jefes y los subordinados

• Los superiores deben saber cuándo y en qué momento los subordinados necesitan información, para que la comunicación sea oportuna.

Ventajas de la comunicación formal

Flujo ordenado de la información

• La información tinee que pasar a través de una ruta definida de una persona a otra.

• Fácil conocimiento y localización de la fuente de la información.

Desventajas de la comunicación formal

• Puede ser un obstáculo al flujo de la información. Distancia entre el emisor y el receptor no logra el propósito de la comunicación.

• Los directivos en ocasiones son indiferentes. En el caso de una queja formal de un empleado. Pueden perder la fe en la eficacia de la comunicación formal.

Tipos de comunicación formal

Comunicación vertical

Descendente: •De la alta jerarquía a los subordinados.• Incluye normas, órdenes, información, políticas, instrucciones, etc.• Los subordinados reciben información oportuna útil que les ayuda en el rendimiento de las tareas.

Tipos de comunicación formal

Comunicación vertical

Ascendente: •De los subordinados a los superiores.• Aporta sugerencias, reacciones, informes, quejas, etc.• Ayuda a los altos mandos en la toma de decisiones.

Tipos de comunicación formal

Comunicación Horizontal

•Dos o más individuos del mismo nivel realizan intercambio de información.• Sirve para resolver problemas de la organización, obteniendo un beneficio similar.• Solicitudes, sugerencias, problemas mutuos e información relacionada con coordinación de grupos.

Tipos de comunicación formal

Comunicación en cadena• Comunicación entre un superior y un subordinado incluyendo a todas las personas que laboran en una organización.

Comunicación circular• Comunicación entre los miembros del equipo, cada uno de ellos se comunica con los miembros más cercanos.

Tipos de comunicación formal

Comunicación Free Flor• Supone que cada miembro del grupo puede hablar con todas las otras personas en el grupo

Comunicación invertida•Un subordinado se le permite comunicarse con el jefe de su jefe. En esta forma de comunicación de los mensajes se mueven a una velocidad rápida.

Comunicación informal• Intercambio de información de manera no oficial.• Está basada en las relaciones informales:• Amistad.• Pertenencia al mismo club.• Mismos intereses.

• Está libre de todas las formalidades organizativas.•Generalmente se lleva a cabo en comidas, eventos sociales, fiestas, etc.• Los superiores pueden reunir información de sus subordinados que sean difíciles de obtener a través de la comunicación formal.

Comunicación informal• Incluyen comentarios, sugerencias, etc.• Comunicación no verbal: gestos, movimiento de cabeza, silencio.•No existe un canal definido de comunicación.• Surge siempre que se siente necesidad de comunicarse con otro sin que exista un canal formal para ello, o si los que existen son inadecuados.• Aparece donde la comunicación formal es insuficiente para las necesidades emocionales y de información de los miembros de la organización.

Ventajas Comunicación Informal

Comunicación rápida

• Los mensajes se mueven rápido y su efecto es grande en la gente.• La formación se da en las relaciones sociales.•Un jefe sociable puede recopilar mucha información a través de este canal.

Ventajas Comunicación Informal

Solución fácil a los problemas difíciles•Hay más libertad en la comunicación informal que ayuda a dicha solución.

Satisfacción de las necesidades sociales de los empleados• Todo el mundo quiere buenas relaciones con los jefes en un lugar de trabajo. • Estas relaciones dan satisfacción a los empleados y se sienten orgullosos de ello.

Desventajas Comunicación Informal

Camino incierto•Dado que va más allá de las restricciones de la empresa, no se cuenta con un canal definido.

Posibilidad de rumor y distorsión• La certeza de que la información sea verdadera o falsa no se encuentra en cualquier persona, en consecuencia, los rumores pueden surgir rápidamente.

Desventajas Comunicación Informal

Comunicación no sistemática• Esta comunicación no es sistemática y es posible que la información llegue a la persona  incorrecta, o bien, que no llegue a la persona apropiada.

Información no es fiable• La mayor parte de la información recibida a través de esta comunicación es poco confiable y ninguna decisión importante se pueden tomar sobre su base.

El rumor•Noticia que está por acontecer o que ha acontecido pero cuya veracidad permanece sin confirmar. • Es consecuencia de la curiosidad por saber qué ha pasado o qué va a pasar respecto a algo que nos interesa.• El rumor circula fácil y para que se dé deben enterarse muchas personas.• Crea expectativas y reacciones frente a los hechos y puede ejercer un papel importantísimo en la generación del clima organizacional de cualquier comunidad.•Ocurre cuando no se mantiene buenos métodos informativos y buena comunicación entre las diversas instancias.

El chisme• Se vale de las redes informales de comunicación.•Muestra un admirable desprecio por el rango o la autoridad.• Puede enlazar a los miembros de la organización en cualquier combinación de direcciones: horizontal, vertical y diagonal.