Comunicación eficaz la preparación

PRESENTACIONES DE ALTO IMPACTO 1

COMUNICACIÓN EFICAZ

LA PREPARACIÓN

La manera más eficaz de evitar

errores o malentendidos en la

comunicación consiste en preparar

concienzudamente lo que queremos

transmitir.

Normalmente, por condiciones

culturales, aprendizaje, falta de

tiempo o por comodidad, no solemos respetar los momentos de preparación de

nuestras actividades o lo hacemos solo parcialmente.

En el caso de las exposiciones en público, los conferencistas inexpertos tienden a

centrase en el contenido (¿qué voy a contar?), olvidando que cuando

comunicamos lo hacemos con una finalidad, que el mensaje que intentamos

transmitir se lo tenemos que transmitir a alguien y en un contexto determinado.

Esto suele ocurrir porque ante la perspectiva de ponernos frente a un auditorio,

nuestro objetivo más imperioso es pasar el mal trago cuanto antes y nos

afirmamos a lo que nos da mayor seguridad: un contenido denso, bien

memorizado y que podamos repetir sin demasiados problemas.

Si al enfrentarse con este tipo de situaciones en vez de repetirnos mentalmente

¿qué puedo contar para evitar quedarme en blanco y hacer el ridículo delante de

toda esa gente?, pensamos ¿cómo puedo conseguir que este mensaje llegue a mi

auditorio de la manera más clara y fiable posible?, nuestra actitud, incluso nuestra

capacidad como comunicadores, variará de forma radical y nos permitirá

reflexionar sobre aspectos ajenos al contenido, pero fundamentalmente facilitará el

proceso de comunicación y asegurará que éste se produzca de forma eficaz.


Si nuestro objetivo es en realidad COMUNICAR, debemos realizar un análisis

previo de los factores implicados en todo proceso de comunicación.

Centrándonos en las ocasiones en que este objetivo se traduce en una exposición

en público, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Finalidad de la exposición (¿Para qué?)

El primer aspecto a considerar es la finalidad de

nuestra intervención.

Vamos a INFORMAR a nuestra audiencia de algún

nuevo procedimiento, de un producto novedoso, de

una disposición reciente, o bien deseamos

CONVENCERLOS de que adquieran uno de

nuestros servicios, de que pongan en juego todas sus habilidades y experiencia en

la consecución de un fin, de que modifiquen su forma de realizar una tarea.

Quizás, lo que pretendemos es ENSEÑAR a nuestro auditorio a realizar un nuevo

proceso, las características de nuestra última línea de productos, las habilidades

necesarias para desempeñar una nueva función.

Dependiendo de cual sea la finalidad del proceso de comunicación, tendremos

que estructurarlo utilizando distintos medios y haciendo énfasis en unos y otros

aspectos.

Así, por ejemplo, si queremos únicamente informar, el contenido de la exposición

deberá centrarse en características y cualidades; y podremos prescindir en mayor

medida de medios audiovisuales. También será posible trabajar a una audiencia

mayor.


Cuando estamos intentando convencer, el centro de la exposición deben ser

beneficios, ventajas, soluciones y deberemos desplegar todos los recursos

disponibles para hacer nuestra exposición, y por ende hacer el mensaje lo más

atractivo posible.

2. Análisis de la Audiencia (Quién)

Todo mensaje para que sea correctamente

comprendido debe adecuarse a las

características del receptor. Si queremos que

las expectativas, experiencia, conocimientos,

etc. del auditorio no distorsionen nuestro

mensaje, debemos adaptarlo a su perspectiva.

Un requisito básico para una buena

comunicación es hablar en función de los participantes.

Son muchas las características de la audiencia que afectan al proceso de

comunicación, aunque su importancia relativa dependerá de la situación y el

contenido a tratar. Como regla general, lo ideal es conseguir un auditorio

homogéneo en el mayor número de características posibles.

• Estatus de la organización: Cuanto más alto sea el estatus de nuestro

auditorio, menor será el nivel de detalle de la exposición y, posiblemente,

habremos de adoptar un sistema de exposición algo más formal, tanto en

cuanto al lenguaje, como a los medios de apoyo de los que nos sirvamos.

• Formación previa: En este sentido es necesario considerar dos aspectos;

su nivel educacional, que condicionará la terminología, ejemplos,

anécdotas, etc. que vayamos a utilizar; y sus conocimientos relacionados


con el tema objeto de la exposición, en función de los cuales podremos

abordar diferente niveles de complejidad.

• Terminología común: Dependiendo del grupo profesional al que

pertenezcan los participantes podremos utilizar un lenguaje más o menos

técnico. Este debe cuidarse especialmente cuando se trate de temas con

un alto contenido de términos específicos del sector (informática, banca,

contabilidad…)

• Objetivos y problemas: Es fundamental conocer las necesidades y

expectativas del grupo para procurar satisfacerlas en lo posible. Este

aspecto adquiere una relevancia especial en las comunicaciones

persuasivas.

• Tamaño del grupo: Afecta directamente al proceso de comunicación, pues

determina el número y calidad de las interacciones durante la presentación.

Con grupos más numerosos existe una menor posibilidad de interacción entre los

participantes y el expositor y, por tanto, muchas menos posibilidades de

retroinformación acerca de la comprensión de los diferentes conceptos, escasas

oportunidades de preguntar y aclarar dudas, dificultad para controlar

adecuadamente la sesión, etc.

Cultura de origen: Los distintos países, regiones y provincias tienen usos y

costumbres diferentes que afectan en algunos casos al proceso de comunicación.

Hay palabras o gestos cuyo significado varía enormemente de una cultura a otra, y

cuya utilización de forma inadecuada puede dar lugar a malentendidos,

distorsiones o incluso enfrentamientos personales.


Antes de utilizar cualquier término debemos estar completamente seguros de que

su significado es el mismo para todos los presentes.

Existen tres errores muy frecuentes producidos por un deficiente análisis de la

audiencia y que debemos tratar de evitar en nuestra exposición:

• Omitir detalles esenciales, que nos son tan familiares que damos por

supuesto que la audiencia también los conoce.

• Utilización de vocabulario especializado, sin molestarnos en explicar

detalladamente que significa cada uno de los términos.

• Destacar demasiados detalles, bien porque el auditorio tiene

conocimientos suficientes del tema, bien porque somos incapaces de

omitirlos al parecernos interesantes aunque innecesarios.

En resumen, el objetivo de nuestro análisis debe ser conseguir dar al auditorio la

información que necesite, ni más ni menos, sirviéndonos de un lenguaje que todos

entienden.

3. Establecimiento de Objetivos (Por qué)

Una vez que hemos decidido cual es la finalidad de

nuestra presentación y conocemos las características de

la audiencia, es necesario delimitar claramente que

objetivos esperamos obtener con nuestra comunicación.

La delimitación de objetivos específicos tiene dos

funciones. Por un lado, si nuestros objetivos son claros,

nuestra presentación también lo será; y por otra parte, el tener objetivos,

claramente especificados, os permite calibrar mejor la bondad de nuestra

exposición comparando nuestras expectativas de cambio con lo realmente

alcanzado.


Para ayudarnos a ser lo más concretos posibles lo mejor es escribir los objetivos y

mantenerlos durante preparación como una guía, ello permitirá decidir que

información, ejercicios o ejemplos, debemos incluir en los contenidos.

La formulación de objetivos debe ajustarse a unos criterios que aseguren su

eficacia como orientadores de la exposición y que nos permitan, posteriormente, la

evaluación de su logro y el análisis de las desviaciones que se hubieran

producido.

• Deben ser coherente con la meta, estar relacionados directamente con la

finalidad de la exposición previamente definida.

• Así, si nuestra meta es persuadir, nuestros objetivos deben referirse al

cambio de actitud y de comportamiento producido en los participantes.

Debemos conseguir que hagan algo que no estaban dispuestos a hacer.

• Si lo que buscábamos era transmitir una información, lo más correcto es

plantear objetivos referidos a conocimientos del auditorio, lo que puede ir

evaluándose a lo largo de la exposición por las preguntar que os formulen o

las respuestas que den a las nuestras.

• Deben ser claros en su formulación. La estructura más correcta es

expresarles de la forma más breve posible y manteniendo al auditorio como

el sujeto de la acción. Son ellos los que deben conocer algo nuevo, ser

capaces de comportarse de forma diferente o variar sus opiniones respecto

a un tema concreto, como consecuencia de nuestra comunicación.

• Deben ser cuantificables en la medida de lo posible. Es mucho más fácil en

que grado hemos alcanzado nuestra meta si planteamos criterios medibles

y observables. Es decir, no hay que “hacer las cosas mejor si no disminuir

el porcentaje de errores o reclamaciones en un x%”.


• Además tiene que ser posibles. No seamos demasiado ambiciosos y nos

fijemos objetivos inalcanzables en relación a las características de la

audiencia o al tiempo y medios de los que disponemos. Esto nos llevaría a

plantear una comunicación inadecuada, demasiado densa, con excesivos

contenidos o con una complejidad superior a la accesible para nuestro

auditorio.

• No menos importante es formular objetivos limitados en el tiempo.

Si no lo hacemos así, nunca podremos saber si los hemos conseguido.

4. Contexto (Cuándo y dónde)

Si queremos comunicarnos eficazmente,

debemos tener en cuenta el ambiente físico

en el que se enmarca nuestra acción.

• Entorno: Dependiendo de dónde se

realice la comunicación existirán

estímulos diferentes que pueden

facilitar o entorpecer la atención y

concentración de los asistentes.

En general, debemos asegurarnos de que la

sala sea agradable, con buena iluminación y

ausencia de ruidos u olores molestos; y,

fundamentalmente evitar cualquier factor que pueda distraer a los participantes

(interrupciones, teléfonos, etc.)


El elemento que influye en gran medida en el control que podamos tener de la

audiencia es la ubicación, tanto del expositor como de la audiencia. Planifique este

aspecto.

• Tiempo: La hora en que se produce la comunicación influye en la

capacidad de concentración de las personas.

Normalmente a primera hora de la mañana, después de comer o a última hora de

la tarde, esta capacidad se ve disminuida, ya sea por no estar despiertos del todo

o por estar excesivamente relajados o cansados.

Hay que evitar estas horas siempre que sea posible. En el caso de que el

momento de la exposición nos venga impuesto externamente, debemos tenerlas

en cuenta para programar durante ella actividades o contenidos especialmente

atractivos.

Otro aspecto importante es la duración de nuestro mensaje y el número de

descansos que vamos a introducir.

Asimismo, es conveniente comenzar la exposición con los temas de dificultad

media, continuar con los de máxima complejidad, para terminar con los contenidos

más fáciles en la última hora de exposición.

5. Desarrollo de contenidos (Qué)

La primera condición para comunicar un contenido es conocerlo y haberlo

preparado a fondo, Si esto lo hemos conseguido, la comunicación será fluida y

eficaz.


Una manera de incrementar la calidad de la

comunicación es estructurar los contenidos

ya seleccionados de forma que su

comprensión por el oyente sea lo más fácil

posible.

Como regla general, toda presentación debe

constar de una introducción, un cuerpo y

una conclusión.

Introducción: La introducción va a marcar

el tono y el clima en que el que se va a desarrollar el resto de la presentación, es

por tanto, fundamental, planificarla cuidadosamente.

Mediante la introducción debemos alcanzar dos objetivos principales, captar la

atención del auditorio y orientarle en el desarrollo posterior de los contenidos.

Las primeras palabras que pronunciaremos deben captar la atención de cada uno

de nuestros oyentes provocando en ellos una imagen positiva.

Para conseguir este efecto debemos escoger muy cuidadosamente estas primeras

frases, utilizando los datos obtenidos en el análisis de la audiencia como guía

sobre la que estructurar nuestro discurso.

Existen diferentes técnicas que aseguran en cierto grado esta primera llamada de

atención:

• Comenzar con una frase de alto impacto que, para ser efectiva, debe ser

breve, estar directamente relacionada con la materia y reflejar las

expectativas o intereses de la audiencia.


• Utilizar ejemplos reales, que relacionen el tema con situaciones familiares

para los oyentes.

• Comentar una anécdota cuya moraleja tenga una relación clara con los

contenidos a exponer.

• Resaltar las ventajas o beneficios que pueden derivarse para la audiencia

de nuestra exposición.

El segundo propósito de la introducción es orientar. Esta labor de orientación

proporciona un esquema de los diferentes contenidos, y facilita el establecimiento

de relaciones entre ellos y su posterior retención.

Es conveniente comentar brevemente los puntos centrales que se van a tratar y el

orden de exposición de los mismos. También es de gran utilidad el establecer un

vocabulario común, exponiendo y explicando los términos que van a utilizarse con

mayor frecuencia.

• Cuerpo: “La forma de estructurar el cuerpo de la presentación dependen

del estilo personal de cada uno, sin embargo existen unos patrones de los

que podemos tomar referencia:

o Secuencia temporal: Podemos organizar los contenidos en forma

cronológica, bien separando épocas como presente, pasado y futuro,

o bien presentando la evolución en un determinado período de

tiempo.

o Solución de problemas: La estructura en este caso consiste en

presentar el problema, el diagnóstico y las soluciones.


Suele ser muy eficaz en comunicaciones de tipo persuasivo, siempre

que consigamos acertar con los problemas que realmente preocupan

a la audiencia; y no nos centremos únicamente en lo que nosotros

pensamos que es importante.

o Concretar: Se plantean los contenidos desde lo general a lo

específico o viceversa.

Independientemente del estilo que usemos, nuca debemos exigir a nuestro

auditorio un esfuerzo suplementario o atención y concentración por una deficiente

organización del discurso.

• Conclusión: Es el momento de concluir a la audiencia hacia las

conclusiones deseadas.

Así como la introducción, la conclusión también debe ser breve, resumiendo

rápidamente lo expuesto y eliminando detalles que ya se han comentado

anteriormente, aunque manteniendo en todo momento la estructura de desarrollo

de los contenidos.

Debe estar relacionada con el objetivo general. Si únicamente se trataba de una

información con un resumen podemos cubrir este objetivo.

Si intentábamos convencer es necesario remarcar porque la audiencia debe estar

de acuerdo con nuestros planteamientos y reservar el último momento para lanzar

una incitación concreta a la acción.

Debe causar impacto para provocar una imagen final clara y duradera en el

auditorio. Las mismas técnicas utilizadas durante la introducción son de utilidad

aquí.


Como consejo, sabiendo que las personas solemos recordar mejor el principio y el

final de los que oímos o vemos y sin olvidar que el cuerpo es el eje central dela

exposición, un buen inicio y un buen final pueden salvar una presentación

mediocre de un fracaso.

Una vez desarrollados los contenidos y les hemos dado una estructura, debemos

seleccionar y diseñar los soportes audiovisuales que vamos a utilizar para apoyar

nuestra exposición, resaltar los aspectos más importantes, plasmar los conceptos

abstractos y, en resumen, facilitar el proceso de comunicación.

6. Ensayo de la Presentación (Cómo)

La mejor forma de asegurarnos de que nuestro desempeño va a ser adecuado es

ensayar previamente. Esto es especialmente cierto cuando se trata de habilidades

que se adquieren y mejoran con la práctica.

Durante el ensayo de la presentación debemos controlar tres aspectos

importantes:

o Los contenidos: No es lo mismo escribir un texto que recitarlo en

voz alta. Tal vez al hacerlo nos demos cuenta de que las frases son

demasiado largas o demasiado complejas, o de que hay conceptos

que no hemos conseguido expresar fielmente con palabras y por lo

tanto debemos buscar otro canal para hacerlo.

Estos errores, que tiene difícil arreglo “en directo”, podemos

prevenirlos y solucionarlos mediante el ensayo previo de la

presentación.


o Los medios: Hemos de asegurarnos de que los soportes que hemos

diseñado son adecuados a los contenidos y al ritmo que deseamos

imprimir a la exposición, y, por supuesto, de que son claramente

visibles desde todos los puntos de la sala.

Es también conveniente probar dichos medios para verificar si funcionan

correctamente, y si los sabemos manejar con soltura.

o El tiempo: La presentación debe ajustarse exactamente al tiempo

del que disponemos y aprovecharlo al máximo, Tratamos de evitar

con esto caer en el error de extendernos demasiado en puntos

irrelevante sin que después podamos tratar otros de mayor

importancia, o de exponer los contenidos de forma muy rápida o

superficial quedando tiempos vacíos que no sepamos con que llenar.

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