COMPRAS NACIONALESAdministración de Compras y Abastecimientos

OBJETIVOAnalizar las características, los procedimientos y los requisitos de las compras nacionales y las compras de importación, valorando la importancia de las compras nacionales y las compras de importación para la economía de nuestro país.

COMPRAS NACIONALES

Las compras nacionales son aquellas que se efectúan dentro de las fronteras de un país, apegadas a las leyes del mismo. Suceden cuando el encargado del departamento de compras adquiere bienes, materiales o servicios dentro del país. A éstas también se les conoce como compras domésticas.

PROCEDIMIENTO DE LAS COMPRAS NACIONALES

• Establecer e informar los compromisos, el tipo de relación y los intercambios que se manejarán entre el departamento de compras y el proveedor.

• Por política será responsabilidad del comprador solicitar los materiales con las mejores condiciones, la calidad apropiada, a buen costo y con los mejores tiempos de entrega existentes en el mercado.

• Por último, elaborar una requisición u orden de compra, y en caso de que el comprador requiera un material de emergencia deberá ser anotado en la misma orden de compra para que ambas partes lo consideren.

La relación comprador proveedor gira en torno a un factor determinante que es la seguridad o certeza de que el producto o servicio será entregado con una excelente calidad.

SECTOR GOBIERNO

Dentro de este sector, las compras involucran directamente a: los gobiernos federal, estatal, provincial, condados, municipios, sistemas escolares del gobierno, bibliotecas públicas, universidades, colegios del gobierno, entre otros.

Los montos gastados por cualquier entidad deberán ser cuidados y merecen especial atención, ya que en el caso de las compras estatales los fondos provienen de los contribuyentes, derivados de los impuestos que pagan los ciudadanos.

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Por lo anterior, los fondos y gastos destinados de este sector se deberán erogar de

manera eficiente y apropiada para lograr obtener beneficios a favor de todos, pero en

la práctica en muchas ocasiones este objetivo no se logra. Lo más importante es que

en esencia, en el deber ser, las compras del gobierno no deben aplazar las exigencias

de lo requerido y se deben realizar con honradez.

LIC

ITA

CIO

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Las licitaciones son obras encargadas por los gobiernos

Para elegir al proveedor adecuado, el gobierno lanza convocatorias que somete a concurso para los licitantes interesados, en los cuales establece que las muestras y cotizaciones serán evaluadas por un comité especial, el cual informa si el proveedor es adecuado o no.

Sector privado

El sector privado realiza sus compras con base en los

programas de producción o acción que han sido

planeados y fijados en los presupuestos anuales. Cada

empresa privada lleva a cabo una planeación de gastos

en la que se destinan montos y niveles

de producción a alcanzar durante un tiempo

determinado.

El comprador privado considera y mantiene como

información confidencial sus fuentes de suministro, así como

los montos a pagar a sus proveedores. La mayoría de las

empresas tienen necesidades y requerimientos de índole

especializada y sus volúmenes de compra tienden a ser

elevados, dependiendo de su giro.

PROCEDIMIENTOS Y REQUISITOSProcedimientos del sector público

Las adquisiciones o compras gubernamentales, estatales y locales, siguen un procedimiento bastante estandarizado y ya establecido. Cuando realizan compras pequeñas o de emergencia se llegan a negociar vía telefónica, contactado a uno o dos proveedores locales para realizar el suministro.

Cuando las compras son de mayor volumen o los servicios son mayores, en general, se pactan a través de contratos, los cuales se realizan después de someterlos a concursos públicos (licitación comercial) y de solicitar ofertas abiertas al público.

La concesión de un contrato suele llevarse a cabo en una reunión pública en la que los proveedores y el sector público puedan negociar lo que se desea comprar, de tal forma que todas las ofertas expuestas puedan ser cotizadas en igualdad de términos y a través de la licitación abierta.

PROCEDIMIENTO DEL SECTOR PRIVADO

Un procedimiento de compra por parte de las organizaciones o empresas privadas deberá seguir los siguientes puntos básicos y fundamentales, que incluso pueden aplicarse en cualquier sector:

1. Detección y definición de la necesidad, ya sea del producto o del servicio.

2. Descripción del requerimiento.

3. Selección del posible proveedor.

4. Definición y negociación del precio y la disponibilidad del producto o servicio.

5. Colocación del pedido a través de una orden de compra.

6. Activación y seguimiento del pedido.

7. Revisión y recepción del pedido en el almacén.

8. Verificación de la factura.

9. Atender disconformidades de procesamiento y rechazos, en caso de haberlos.

10. Cierre de los pedidos completados.

11. Mantenimiento de los registros y archivos dentro de la empresa.

REQUISITOSLos requisitos para efectuar una compra dentro del gobierno, que básicamente son los mismos para el sector privado, son:

• Certificar la continuidad de abastecimiento para satisfacer las necesidades de servicio.

• Evitar la duplicación y el despilfarro.

• Mantener los estándares de calidad requeridos y exigidos en las compras de bienes y servicios.

• Procurar un ambiente de colaboración entre ambas partes negociadoras.

• Obtener el máximo de ahorros y optimizar los recursos.

• Administrar adecuadamente la función y actividades de compras para tener como resultado una eficiencia interna.

• Generar las compras al precio más bajo y con buena calidad, así como los requerimientos de funcionalidad y oportunidad de entrega.

Sistemas de pagoLas condiciones de pago deberán estar perfectamente

negociadas antes de llevar a cabo el pedido. En esta

negociación se puede conseguir un plazo de entrega

mayor o un financiamiento conveniente. La obligación de

cada parte es negociar las condiciones de pago más

óptimas posibles.

La forma en que puede ser pagado un proveedor es:

• A través de un cheque certificado.

• Por medio de una transferencia bancaria o vía

electrónica a una cuenta predeterminada.

COMPRAS DE IMPORTACIÓN

Las compras de importación son aquellas que se efectúan entre dos o más países y se rigen por las leyes y estatutos de los involucrados, o bien de los acuerdos, convenios o tratados que se hayan pactado, firmado y estipulado entre países.

Las compras de importación presentan algunas implicaciones, que podemos llamar como principales problemas y son los siguientes:

en cada país el factor legal es diferente, por lo que tanto el comprador como el vendedor deberán tener mucho cuidado al negociar las órdenes de compra, así como al determinar cada una de las cláusulas que deberán estar debidamente definidas y redactadas de forma clara en el contrato.

cuando un comprador está acostumbrado a recibir cierta calidad de los productos o servicios de sus proveedores podría enfrentar algunos problemas al tratar con un proveedor extranjero que surta un material con mejor o peor calidad de la que se ha requerido.

Aspecto legal

Estándares de calidad

Tiempos de entrega e inventarios

Al adquirir o comprar productos de importación los tiempos de entrega serán mucho más largos, por lo que el comprador deberá protegerse de estas variantes inesperadas y manejar altos inventarios.

Comunicación

el idioma puede representar la barrera más grande para lograr una buena negociación con un proveedor extranjero, ya que las compras industriales necesitan un alto grado de lenguaje técnico y, por lo tanto, es indispensable que ambas partes dominen el idioma.

Tratados comerciales