Compra Pública de Innovacion. Estructura de gobernanza

Modelo de GobernanzaCompra Pública de Innovación en Aragón

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Impresiones Lecciones

aprendidasDesarrollo Procedimiento

Hoja de Ruta

Mandato político: El apoyo de Presidencia, y la existencia de un acuerdo de Consejo de Gobierno, serían un paso inicial

fundamental para institucionalizar la CPI, pero deben compatibilizarse con avances puntuales y operativos para poder

poner en marcha la CPI en Aragón.

Regulación: Existe un consenso sobre la importancia de contar con un buen soporte documental (unas “reglas de juego”)

que clarifique y homogeneíce los procesos de CPI en el Gobierno de Aragón tanto desde un punto de vista jurídico como

procedimental. Los proyectos de la DG de Contratación, Patrimonio y Organización en este aspecto resultarán

fundamentales.

Falta de capacidades: La impresión general en el gobierno de Aragón es que no existen las capacidades técnicas

requeridas por la CPI en las áreas jurídicas de las entidades compradoras, donde no predominan perfiles técnicos: se

requiere capacitación en lo referente a CPI a través de programas específicos alineados con la figura de “Especialista en

Contratación Pública”.

Sectores prioritarios: Hay varios sectores en los que la CPI tiene un alto potencial en Aragón: energía (particularmente iluminación)

educación, agroalimentación y, sobre todo, en salud y medio ambiente (reto del Lindano y gestión de residuos).

Colaboradores: Hay varios potenciales colaboradores entre los organismos existentes en el Gobierno de Aragón que

deberían incluirse en algún punto del modelo de gobernanza (IACS, CITA, ITA, ZLC, IAF, Univ. de Zaragoza, etc.)

Sinergias con políticas de contratación: De manera paralela a la implementación de la CPI, desde la DG de

Contratación, Patrimonio y Organización se está promoviendo la constitución de diferentes órganos relacionados

con la Compra Pública con los que se debería contar en el proyecto (foro de contratos públicos y oficina de evaluación).

1.- Primeras impresiones de las posibilidades de la CPI en Aragón

Benchmarking

Regiones

analizadas

País Vasco

Galicia

Cataluña

Flandes

Pionera en cuanto a la adopción de la CPI marcando muchos de los procedimientos y tendencias a nivel nacional

Cataluña

Oficina de CPI de Osakidetza. Primera oficina autonómica para la gestión de la CPI.

País Vasco

Hiper activa en CPI. Proyectos FEDER-FID & Estrategia en CPI en múltiples departamentos. Dirección y soporte: GAIN.

Galicia

Liderazgo por parte de la Agencia Flandes Innovación & Emprendimiento.. Socia fundadora de la Plataforma Europea de Compras de innovación.

Flandes

Lecciones aprendidasBenchmarking

1. Cultura & Implementación a largo plazo

2. Mandato político & Recursos & liderazgo de una

entidad compradora

3. Desarrollo marco normativo & participación de

organismo de Control

4. ¿Proyectos piloto? Responder a necesidades

sociales & ¡Plan de financiación!

5. Generar demanda por parte de otras entidades.

Servicios de apoyo a la CPI

6. Evaluación + seguimiento= observación & acciones

de mejora

2.- Lecciones aprendidasFactores Clave de éxito en el diseño e implementación de una Estructura de Gobernanza CPI en Aragón

Visión compartida & Potencialidad

Compromiso & Liderazgo

Marco Legal

Planeación

Ejecución

Evaluación

Factores Clave de éxito en el diseño e implementación de una Estructura de Gobernanza CPI en Aragón

Identificación

necesidades

Necesidades& potenciales

líderes del proyecto

Diálogo TécnicoPlataforma soporte:

transparencia &

confianza

participantes

Publicación de resultados:

sensibilización de entidades

y empresas sobre viabilidad

y conveniencia CPI

Definición de la

figura de

contrataciónForzar = ��riesgo de

fallo

Redirigir esas necesidades

detectadas que no son CPI

hacia otros instrumentos de

apoyo a la innovación

No forzar

proyectos CPI

Financiación.

Verificación

componente innovador

Agregación de la

demanda con otras

entidades.

Garantizar que los proyectos

elegidos coincidan con las

prioridades regionales y

viable por CPI

FEDER

Elaboración de Pliegos ,

evaluación &

adjudicación

Mejorar capacidades para la redacción de

especificaciones funcionales y criterios de evaluación

Soporte “binomio” jurídico & innovación

2.- Lecciones aprendidas

3.- Desarrollo: fasesestructura gobernanza

Estructura de Gobernanza: 3 fases

Piloto exitoso

Diseño y desarrollo

Pilotos Sectores

diferentes

Sistematización

estructura apoyo CPI

Los avances en la

implementación de la CPI,

comienzan por el desarrollo de un

“piloto exitoso”

Actores del sistema I+D+i &

Compras Públicas de Gobierno,

familiarizados con conceptos y

posibilidades de la CPI

Visibilizar los casos de éxito.

Destilar aprendizajes con el que

reducir la percepción de riesgo a

la hora de abordar nuevos

proyectos.

Multiplicación de potenciales

proyectos de CPI, mediante

identificación de demanda

temprana.

La ejecución facilita el desarrollo

de guías y mejora del marco

normativo.

Proceso de formalización:

creación o adaptación de

estructuras existentes:

alineamiento.

Estructura de Gobernanza. fases

Diseño y desarrollo de un piloto

exitoso y sensibilización

Identificación y desarrollo de

pilotos en diferentes sectores y

escaparate de casos de éxito

Formalización y sistematización

de la estructura de apoyo a la CPI

Objetivo

Estructura de

gob

erna

nza

Acc

ione

s y mec

anismos

apo

yo

Grupos ad-hoc de trabajo para los

pilotos

Mecanismos formales de

identificación de demanda temprana

y gestión de ofertas no solicitadas

Identificación de

pilotos

Estandarización de procesos y

generación de guías

Plan de

Financiación

Eventos de difusión/sensibilización

Desarrollo programas

complementarios

FASE I FASE II FASE III

Grupos ad-hoc de trabajo para cada proyecto

Modificaciones y adaptaciones del marco normativo

Grupo Estratégico y Grupo de trabajo ejecutivo (alto nivel)

Estudios de identificación de demanda

temprana

Estructura formalizada

de CPI

Mandato político


exitoso y sensibilizaciónObjetivo

Estructura de

gob

erna

nza

Acc

ione

s y mec

anismos

apo

yo


pilotos

Identificación de

pilotos

Plan de

Financiación


FASE I

Grupo Estratégico y Grupo de

trabajo ejecutivo (alto nivel)

Mandato político

Fase 1: Piloto exitoso y sensibilizaciónMandato político y grupo estratégico

Mandato político: La creación del Grupo Estratégico se puede hacer a partir

de un acuerdo de gobierno o anuncio de muy alto nivel del compromiso

de Aragón con la CPI (idealmente del Presidente). Se sugiere alcanzar un

acuerdo de Consejo de Gobierno para el impulso de la CPI.

Este compromiso se podría dar dentro del marco de la apuesta del Gobierno

por la Compra Pública Estratégica, que llegará pronto al Consejo. Además

de la creación el Grupo Estratégico, dentro de este mandato se puede incluir

la necesidad de desarrollar en un plazo determinado un Plan para el Fomento

de la CPI en Aragón, el cual debe apuntar a un objetivo medible (por ejemplo,

porcentaje de compras públicas en CPI) e, idealmente, hacer referencia algún

aspecto original del desarrollo de la CPI en la región (por ejemplo, pilotos de

CPI para la conservación del medio ambiente).

Un grupo estratégico: Este grupo deberá estar compuesto por personas

del nivel director (Innovación, Contratación, Patrimonio y Organización y

algunas direcciones que presten servicio como Salud Pública y

Sostenibilidad) y por la Intervención. Este grupo será el responsable ante

presidencia del cumplimiento de los hitos propuestos en el Plan y proveerá

el direccionamiento estratégico de la CPI mediante el apoyo de nivel

político a las acciones del grupo de trabajo ejecutivo. La frecuencia de sus

reuniones dependerá de la forma de trabajo que se acuerde internamente

así como de la experiencia en el desarrollo de su estrategia de fomento a la

CPI.



Estructura de

gob

erna

nza

Acc

ione

s y mec

anismos

apo

yo


pilotos

Identificación de

pilotos

Plan de

Financiación


FASE I



Mandato político

Fase 1: Piloto exitoso y sensibilizaciónGrupo de Trabajo ejecutivo de alto nivel y Secretaria Técnica

Grupo de trabajo ejecutivo: En este grupo estarán representantes de las

direcciones del grupo estratégico y deberá responsabilizarse de las acciones

que lleven a avances en el despliegue de la CPI.

Puntualmente, la principal función de este grupo es la elaboración del Plan

para el fomento de la CPI que será propuesto para aprobación por parte

grupo estratégico con los respectivos programas y acciones concretas de

promoción de la CPI a través del trabajo coordinado y del mandato a sus

unidades ejecutoras, las cuales llevan a cabo dichas acciones.

Teniendo en cuenta que sobre este grupo recae el análisis inicial de

viabilidad de proyectos de CPI, podría contar con la participación, puntual y

por invitación, de personas con conocimientos más específicos de

contratación, presupuestos y fondos europeos, así como de la realidad del

mundo de la innovación cuando sea necesario.

Secretaría técnica: proveer el apoyo metodológico para el diseño y

desarrollo de los programas y acciones (incluso órgano ejecutor de algunas

de estas).

Principal enlace con los grupos de trabajo que se generen para cada uno de

los pilotos y serán los responsables de identificar nuevas oportunidades y

acciones de mejora para el Plan para el fomento de la CPI.



Estructura de

gob

erna

nza

Acc

ione

s y mec

anismos

apo

yo


pilotos

Identificación de

pilotos

Plan de

Financiación


FASE I



Mandato político

Fase 1: Piloto exitoso y sensibilizaciónGrupo ad-hoc de trabajo para cada uno de los pilotos

Grupo de trabajo ad-hoc que se reunirá desde la identificación y

delimitación de la necesidad. Esta práctica se fundamenta en la cultura

del gobierno aragonés de formación de grupos de manera funcional para el

desarrollo de contratos complejos pero se formaliza en este caso por la

necesidad de incluir la participación permanente personas de muy

diferentes esferas de la administración:

Entidad Compradora

• Una persona con conocimiento técnico del bien o servicio que se va

adquirir y con alto poder de decisión

• Un experto en contratación

• Uno de los propietarios del servicio que se va a mejorar con la compra

DG de Investigación e Innovación:

El representante de esta entidad contribuye a la verificación del componente

innovador. Participa también en la evaluación de la calidad tecnológica y el

carácter innovador de las propuestas recibidas.

Secretaría técnica del grupo

La secretaría técnica del grupo proveerá apoyo metodológico para completar

exitosamente las diferentes fases del proyecto.

Proveerá también apoyo para la elaboración y verificación del cumplimiento de las

diferentes tareas del calendario de actividades (acordado previamente con elequipo de trabajo ejecutivo)



Estructura de

gob

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Acc

ione

s y mec

anismos

apo

yo


pilotos

Identificación de

pilotos

Plan de

Financiación


FASE I



Mandato político

Fase 1: Piloto exitoso y sensibilizaciónGrupo ad-hoc de trabajo para cada uno de los pilotos

DG Contratación, Patrimonio y Organización:

Proveer asesoría jurídica en momentos críticos del proceso que superen los

conocimiento del experto en contratación de la entidad compradora.

Asimismo, el grupo de trabajo ad-hoc también podrá contar con la

participación puntual (en momentos específicos) de representantes de

las siguientes entidades:

Intervención General

Verificación del cumplimiento de los principios de no discriminación y

transparencia y será fundamental consultarle para validación o concepto técnico

sobre el procedimiento de contratación elegido durante la redacción de pliegos.

Técnicos

La DG de Investigación e Innovación podrá contribuir a la consecución del apoyo

de técnicos con altos conocimientos de I+D en el área pertinente, quienes

contribuirán en la evaluación del estado de la tecnología, la definición del alcance

de la consulta, la interlocución con actores de I+D+i relevantes para la difusión

del proyecto, así como en el diálogo competitivo y en la evaluación de la calidad

tecnológica y el carácter innovador de la propuesta.

Usuario final

Cuando se considere pertinente también se podrá invitar a asociaciones u

organizaciones de usuarios finales del servicio objeto de la CPI.

“Reconocimiento, motivación y dedicación funcionarios”



Estructura de

gob

erna

nza

Acc

ione

s y mec

anismos

apo

yo


pilotos

Identificación de

pilotos

Plan de

Financiación


FASE I



Mandato político

Fase 1: Piloto exitoso y sensibilizaciónIdentificación y puesta en marcha de pilotos

Identificación de los primeros pilotos:

Potencial de éxito! eficiencia en la identificación e incubación de proyectos:

• Eventos de difusión y sensibilización identificación activa de retos:

� CPI como herramienta para abordar desafíos que existen desde años

pero “de una manera diferente”.

� mecanismos de recolección de ideas y debate en torno a los retos

públicos.

• Difusión y sensibilización dirigida al tejido empresarial:

� identificar oferta de productos innovadores que puedan resolver las

necesidades del sector público.

� Desarrollo de mecanismos de recepción de ofertas no solicitadas

contribuye en gran medida a la identificación de posibles retos dentro

de las entidades públicas y puede instalarse a un bajo coste dentro de

la secretaría técnica, la cual podría convertirse en un agente facilitador

para despertar el interés de la entidad pública respectiva.

• La secretaría técnica (apoyada en la DG Investigación e Innovación)

“cosechar ideas”

� Interacción proactiva con actores clave en eventos y debates sobre

retos de la administración organizados por otras entidades, eventos de

prospectiva que involucren a las entidades de gobierno aragonés, etc.

(no necesariamente enfocados a CPI)

� Contribuir al desarrollo de eventos de interacción entre sociedad civil,

sector productivo y administración pública alrededor de retos (con

algún potencial de resolución mediante mecanismos innovadores)

constituyen antecedentes de identificación de demanda temprana.



Estructura de

gob

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Acc

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anismos

apo

yo


pilotos

Identificación de

pilotos

Plan de

Financiación


FASE I



Mandato político

Fase 1: Piloto exitoso y sensibilizaciónIdentificación y puesta en marcha de pilotos

2. Factores de éxito:

• Validación política y social: un problema apremiante para la administración.

• Voluntad de la entidad compradora.

• Presupuesto: se debe garantizar que los pilotos contribuyan a reducir los

costos de la entidad en el medio plazo (de ahí la importancia de la

estimación del coste total de ciclo de vida de los proyectos).

• Ausencia de una solución en el mercado: es importante no forzar a la CPI

retos que podrían resolver bienes y servicios ya disponibles en el mercado.

• Impactos visibles: equilibrio entre proyectos con impacto en el largo y corto

plazo para tener efectos demostrativos rápidos pero también significativos.

3. Puesta en marcha de los primeros pilotos:

• Establecimiento del grupo de trabajo ad-hoc

• Delimitación de la necesidad y verificación del componente innovador: grupo

de trabajo ad-hoc

• Consulta previa al mercado: establecimiento de una plataforma temporal con

apoyo de la DG de Investigación Innovación a través de la secretaría técnica

• Definición de fuentes de financiación: presentación de planes de

financiación al grupo ejecutivo

• Identificación de la figura jurídica idónea para la contratación: grupo ad-hoc

de trabajo

• Punto de control con Intervención: presentación y validación preliminar de la

modalidad de contratación para la necesidad identificada

• Especificación de requerimientos funcionales y elaboración de pliegos

• Punto de control con Intervención: validación de Pliegos

• Diálogo competitivo: apoyo de asociaciones empresariales

• Evaluación y adjudicación: acceso a expertos coordinado por la DG de

Investigación e Innovación



Estructura de

gob

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pilotos

Identificación de

pilotos

Plan de

Financiación


FASE I



Mandato político

Fase 1: Piloto exitoso y sensibilizaciónPlan de financiación

Fuentes adicionales de recursos:

1. Recursos adicionales de Aragón: provenientes de otra entidad del grupo

ejecutivo (por ejemplo, la DG de Investigación e Innovación) criterios dentro de

los pliegos que garanticen la coherencia de la misión de la entidad que invierte

con la PPI

2. Fondos estructurales (por ejemplo FEDER plurirregional): interlocución con

actores clave y cumplimiento de requisitos específicos para el proyecto de

CPI. Estos fondos no se limitan únicamente a CPI-FID diseñar planes de

financiación que exploten las sinergias con otros fondos de UE de

inversión y de apoyo a la I+D.

3. Capitalización de ahorros futuros: requiere características específicas en la

estructura del presupuesto dedicado a la prestación del servicio actualmente y

de figuras contractuales especificas para los pliegos.

4. Fondos privados: existen antecedentes de comunidades autónomas (i.e.

Córdoba) en donde parte o la totalidad de una CPI que beneficia también al

sector público se ha hecho con fondos privados provenientes de

organizaciones o asociaciones del sector productivo. Es importante explorar

estas posibilidades junto con las entidades públicas que tienen más

interacción con este tipo de entidades (por ejemplo, DG de Investigación e

Innovación)

aunque existan fórmulas para aumentar los recursos disponibles, la entidad ha de

contar con una provisión mínima de presupuesto para el proyecto.

En una situación fiscal como la actual: buscar pilotos que resuelvan problemas

importantes de la Administración y que puedan representar ahorros aunque sea en

el medio plazo para a entidad.

Conceptos relevantes: planeación plurianual del presupuesto, coste total del ciclo

de vida y relación coste-beneficio (jornadas de difusión y formación de los

potenciales compradores).



Estructura de

gob

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pilotos

Identificación de

pilotos

Plan de

Financiación


FASE I



Mandato político

Fase 1: Piloto exitoso y sensibilizaciónEventos de difusión y sensibilización

talleres/eventos u otros mecanismos de difusión con 3 objetivos:

1. Mejorar el entendimiento de elementos específicos de la CPI que han mostrado

ser particularmente difíciles para actores clave (identificados tanto en las

encuestas como en las entrevistas y, posteriormente, en el Grupo Ejecutivo) :

• Contratación de innovación: fortalecer el conocimiento de potenciales

compradores no sólo de mecanismos específicamente diseñados para la

CPI (como la CPTI y la CPP), sino de la viabilidad de hacer que otros

mecanismos también puedan favorecer la compra de innovación: utilizar

figuras como las Alianzas Público-Privadas o permitir la inclusión en los

pliegos de criterios de adjudicación que favorezcan la innovación.

• Coste total de ciclo de vida, valor por dinero y capitalización de

ahorros: particularmente cuando el presupuesto de la entidad

contratante es muy limitado

2. Involucrar grupos adicionales que puedan jugar un papel importante en los

proyectos de CPI.

• Oportunidades de la CPI para el sector productivo: casos prácticos,

evento escaparate beneficios que puede traer la CPI para el sector

productivo y el papel activo que tanto empresas como asociaciones

pueden jugar (identificación y gestión de la CPI) confianza

• Entendimiento de la CPI para funcionarios: herramientas de

comunicación masiva (no solamente dirigidas a potenciales compradores

e intervención) qué es la CPI y sus ventajas disminuir resistencia al

cambio en la manera de hacer compras y aumentar # proyectos

identificados

3. Espacios de interacción entre potenciales compradores y potenciales

proveedores (por sectores): podrán utilizarse como el inicio de procesos de

demanda temprana a nivel sectorial + identificación de nuevos proyectos

piloto.

Identificación y desarrollo de

pilotos en diferentes sectores y

escaparate de casos de éxito

Estandarización de procesos y

generación de guías

FASE II

Grupos ad-hoc de trabajo para cada

proyecto

Modificaciones y adaptaciones del

marco normativo



Estudios de identificación de

demanda temprana

Fase 2: Pilotos en diferentes sectores y escaparate de casos de

éxito

A pesar de los avances en la

normativa tanto a nivel España y

Europa, la falta de mayor definición en

el marco normativo (particularmente la

trasposición pendiente de la directiva

UE) sigue siendo una de las razones

citadas como barrera la

implementación de la CPI. Por ello

conviene avanzar en este campo, en

el medio y largo plazo, a escala

regional.

El trabajo de la DG de la

Contratación, Patrimonio y

Organización de Aragón alrededor

de la compra pública estratégica es

una importante oportunidad para el

desarrollo normativo que facilite la

difusión de las prácticas de

contratación que favorecen la

innovación (y, específicamente, de la

CPI)

Buenas prácticas: Estandarización de

procesos y generación de guías

� aclarar conceptos en áreas de la CPI que

hayan mostrado ser problemáticas en los

primeros pilotos (benchmarking) :

• Metodología para la selección de una

figura de contratación

• Guía para la elaboración de pliegos para

la CPI: incluyendo especificación de

requerimientos funcionales y definición de

criterios de evaluación

• Mapa de procesos y procedimientos

para la CPI en Aragón: (una vez en

marcha la estructura de gobernanza

propuesta en la fase 1) será útil contar con

mapa de procesos consensuado en donde

se especifiquen los diferentes pasos que

debe seguir una persona o entidad que

tenga un reto o desafío con potencial para

ser solucionado mediante CPI.

• Guía para la elaboración de planes de

compras de mediano y largo plazo: (no

necesariamente sólo relacionados con CPI)

importante vehículo para fomentar la

elaboración de mapas de demanda

temprana

Fase 3: Formalización y sistematización de la estructura de apoyo a la

CPI

Formalización y sistematización

de la estructura de apoyo a la CPI

Mecanismos formales de

identificación de demanda temprana

y gestión de ofertas no solicitadas

Desarrollo programas

complementarios

FASE III

Modificaciones y adaptaciones del

marco normativo

Oficina permanente de CPI

Grupos ad-hoc de trabajo para cada

proyecto



Grupos ad-hoc trabajando masa crítica de expertos en CPI.

¿Establecer una oficina permanente de apoyo a la CPI? Esta decisión debe responder

a los aprendizajes de los primeros proyectos. Las posibilidades incluyen:

• Oficina de apoyo permanente que cuente con personal dedicación jornada completa

que pueda participar en los grupos ad-hoc

• Oficina de CPI con personal de apoyo para cuestiones generales de CPI (asesoría)

y una red de expertos en CPI (personas con experiencia anterior), movilizable según

el proyecto en curso

• Red de apoyo a la CPI: pueden participar en los grupos ad-hoc a lo largo del

proceso como guías o en sesiones particulares

Experiencias de los pilotos de CPI + guías:

- establecer mecanismos formales de identificación de demanda temprana y gestión de

ofertas no solicitadas, como, por ejemplo, los que se buscan en el País Vasco en

materia de sanidad.

- Uso de las herramientas mapas de demanda temprana y consultas al mercado, aún

cuando no se encadenen inmediatamente con proyectos de CPI, contribuyen por sí

mismos a enviar mensajes adecuados al mercado sobre la orientación de la demanda

pública.

Una vez los actores locales empiecen a demandar los servicios de apoyo para proyectos

de CPI (por ejemplo, programas de apoyo al desarrollo de capacidades tecnológicas en

potenciales proveedores) se podrán diseñar e implementar nuevos programas (o bien

redirigir programas actuales para que cumplan con estos fines) bajo la dirección de la

DG de Investigación e Innovación. Por ejemplo, la CPI catalítica se podría establecer

como uno de los programas de desarrollo industrial o de clúster de esta DG.

Procedimiento & hoja de ruta

23

Consulta al

Mercado

Estructuración de

Subproyectos

Proceso de

definición

progresiva. (Fichas

de avance)

Publicación del

Mapa de Demanda

Temprana

Correo electrónico

y Buzón de Ideas

Constitución grupo

ad-Hoc

Análisis y viabilidad

del proyecto

Adjudicación y

ejecución /

seguimiento del

proyecto

z

4.- Procedimiento General de Proyectos CPI

Establecimiento de

la Plataforma

PúblicaRedacción de

Pliegos y

preparación de

licitación

*Un mayor nivel de especificidad de este mapa de procesos dependerá de las experiencias que haya con los primeros pilotos. En cualquier

caso cabe resaltar que, aunque esta propuesta puede servir como una guía, también puede ser el caso que diferentes pilotos no tengan

que pasar por todas estas fases (se encuentren en un estado de maduración superior) o bien que se requieran algunas etapas adicionales

o la participación de otras entidades, de acuerdo a las características especiales de cada proyecto.

Ficha de Idea

24


exitoso y sensibilización

Objetivo

Estructura de gobernanza

Acciones y mecanismos apoyo

Identificación de

pilotos

Plan de

Financiación


FASE I

Consolidación Mandato político

5.- Hoja de Ruta

Creación Grupo Estratégico

Creación Grupo de trabajo ejecutivo

Creación Grupo de trabajo ad-hoc

Creación Secretaría Técnica

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