COMPONENTE CONTABILIDAD

Ayuda impresa de SCAD. COMPONENTE DE CONTABILIDAD

(Prohibida su reproducción total o parcial) Ayuda en línea www.ienasaj.co.cr/soporte/

Derechos Reservados por Informática Especializada NASAJ S.A. (Revisión 2005)

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COMPONENTE DE CONTABILIDAD

Ubicación menú: Componentes Contabilidad

La Contabilidad es una de las áreas administrativas más importantes de su empresa,

pues le permite ver cómo anda las finanzas en un momento dado. Esta es una valiosa

herramienta para manejar la Contabilidad de su empresa de manera fácil y segura,

garantizando el buen funcionamiento y manejo de las finanzas de su empresa. El mismo

ha sido creado con la finalidad de permitir hacer todos los procesos contables de una

empresa en forma simple y rápida, pero a la vez segura. Se pueden efectuar todos los

procesos contables diarios, así como los cierres mensuales y de períodos contables,

construyendo automáticamente los balances contables. Las opciones del módulo son las

siguientes:

ParámetrosCatálogo

Aquí se definen todas las cuentas contables mayores y sub-cuentas que su empresa

utilizará en la creación de asientos contables y demás operaciones. Tema en Página 3.

Datos

Asientos (Centro de datos)

Agregue, edite y/o elimine periodos contables y asientos en cualquier mes del período

que requiera. Tema en Página 5.

Definición de asientos fijos

Si su empresa tiene asientos contables que constantemente se utilizan en los diferentes

meses (como asientos de depreciación) puede definirlos aquí para no tener que estarlos

escribiendo siempre. Tema en Página 16.

Balances

Esta opción le permite obtener los balances contables de su empresa en cualquier

momento, pero también le brinda reportes de los asientos del mes, resúmenes y reportes

comparativos, además de la posibilidad de exportar datos de la Contabilidad a MS-Excel; todo esto de una manera fácil y sin necesidad de saber mucho de contabilidad.

Tema en Página 18.




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Cierres

Cierre de mes

Esta opción le permitirá a usted hacer el cierre del mes contable de su empresa.

Tema en Página 27.

Cierre de período

Esta opción, le permitirá a usted hacer el cierre del periodo contable de su empresa.

Tema en Página 28.




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Catálogo Contable

Ubicación menú: Componentes Contabilidad Parámetros

La ventana del catálogo contable es una forma para definir su catálogo de cuentas según

los requerimientos contables de su empresa. Desde esta opción puede crearse, así como

editarse y eliminarse las cuentas contables, incluso las cuentas mayores. Además, podrá

definir a que tipo pertenecerá cada cuenta.

Partes del presente artículo

1. Imágenes y explicación de los campos

2. Operaciones y observaciones especiales

Imágenes y explicación de los campos

La siguiente imagen muestra la ventana de labores por empleado sin procesar:

Observe a continuación como llenar los datos:

CTA CONTABLE

Escriba el código de cuenta contable, debe ser ordenando al definir la cuenta ya

que SCAD no trabaja correctamente si ha saltado niveles de cuentas, por ejemplo

si usted definió el nivel mayor de cuentas 1-00-000 y después definió la cuenta 1-

00-001 esto esta MAL, primero debe definir el nivel 2 o sea la 1-01-000 para

poder después definir el tercer nivel de cuentas, lo mejor es que primero defina su

catalogo en un borrador y revise que no ocurra lo del ejemplo y después lo pase a

SCAD.

DETALLE CUENTAAquí debe escribir el nombre de la cuenta, como observa en la imagen se puede

escribir un nombre de cuenta por cada moneda que tenga SCAD. Los diferentes

nombres se utilizaran al emitir los balances de comprobación, resultado, etc.

TIPO DE CTAEs muy importante que seleccione correctamente el tipo que le corresponde a la

cuenta que esta creando, por medio de este tipo SCAD realizara los cálculos del

saldo actual de la cuenta.

CUENTA MAYORCON SUBCUENTAS

Para las cuentas mayores debe seleccionar este campo, con ello SCAD impedirá

que estas cuentas reciban movimientos a escribir asientos contables.

OPCIONESEste botón solo esta activo con la versión de SCAD para base de datos MS-

ACCESS y le permite copiar un catalogo contable de otra base de datos SCAD a




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la actual.

OBSERVACIONES Puede anotar cualquier observación importante para la cuenta

Operaciones y observaciones especiales

• No se pueden eliminar cuenta contables que recibieran movimientos.

• Para buscar una cuenta contable especifica utilice la consulta de cuentas (F5) y después de doble

clic sobre la cuenta que desea localizar teniendo activa la ventana del catalogo.

• Puede utilizar el botón de imprimir en la barra de herramientas para obtener un reporte del

catalogo contable identado de acuerdo al nivel de cada cuenta.

• La cantidad de niveles y los dígitos por nivel pueden ser ajustables a su empresa. Para ajustarlos,

se debe hacer desde la Base de Datos, y en la tabla ConDefCuentas, ajuste la cantidad de

niveles y los dígitos por nivel que necesite. Si desea más información sobre cómo realizar este

paso, póngase en contacto con I.E.NASAJ o con su distribuidor más cercano.

Si necesita más información sobre los comandos para utilizar esta ventana, observe el

artículo Herramientas del usuario en el software SCAD bajo el tema de la barra de

herramientas.

Ultima revisión el 15-10-2005 por Alonso Salazar




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Centro de datos

Ubicación menú: Componentes Contabilidad Datos

El centro de datos es el corazón del componente de contabilidad, esta es la ventana que

centraliza toda la edición de la información contable, desde aquí se pueden crear y

seleccionar los periodos contables, así como también seleccionar el mes actual de

proceso, después de estos datos se tiene acceso a incluir, modificar y eliminar asientos

contables. Esta ventana tiene las siguientes sub-ventanas o etiquetas:

Como observa en la parte inferior de la imagen hay 2 etiquetas (Periodos y Meses,

Asientos). Después de esas etiquetas hay dos campos más que se ven siempre que tenga

esta ventana abierta, estos le informan sobre cual periodo y cual mes esta trabajando.




3. Restricciones para usuarios

4. Parámetros que afectan esta ventana


La siguiente imagen muestra la etiqueta de Periodos y Meses:




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PERIODOSCONTABLES

Con los botones que observa debajo de esta lista puede crear o eliminar periodos, si esta

creando un periodo se le mostrara la ventana de datos del periodo que se ve mas adelante,

solo siga los pasos para llenar esta ventana y presione OK para crear el periodo.

MESES DELPERIODO

Después de crear el periodo y que usted lo marque dentro de la lista de periodos se le

mostraran los meses del periodo en esta lista, la columna Estado le muestra si el mes esta

cerrado, en proceso o si esta en blanco quiere decir que es un mes abierto. Usted puede

incluir datos tanto en el mes de Proceso como en todos los que están delante de este.

Ventana para crear o seleccionar periodos contables


DETALLEDE PERIODO

Revise o escriba el detalle como se llamara el periodo, si SCAD se lo sugiere como usted

lo desea no cambie el dato.

AÑOINICIAL

Debe asegurarse que el año inicial sea donde inicia el periodo, sobre todo cuando el

periodo contable inicie en un año y termine en otro, por ejemplo que inicie en Octubre-

2000 y termine en Setiembre-2001, en este caso el año inicial seria 2000

MESINICIAL

Escoja el mes donde inicia el periodo.

MES FINAL Escoja el mes donde termina el periodo.

Una cosa importante es que esta ventana también se muestra cuando se cierra el periodo

para que usted cree el nuevo periodo y se pasen los saldos del anterior al nuevo, en el

Artículo de cierre de periodo se explica más sobre esta ventana.




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La siguiente imagen muestra la etiqueta de Asientos:


NUMEROASIENTO

Debe escribir el número o nombre del asiento para ello cuenta con 10 espacios máximo.

El número que le aparece dentro de los corchetes es un identificador único que SCAD le

asigna al asiento contable.

HECHO POR Escriba el nombre de quien creo el asiento.

ULT.CAMBIO

SCAD guarda la última fecha de cuando se guardo el asiento y le muestra aquí la última

vez que fue accesado.

CUENTASDEL

ASIENTO

En esta lista es donde se escriben todos los datos del asiento, iniciando por la columna de

Cta Contable, después las columnas de: Debe, Haber, Documento, Número, Fecha y

Notas.

En las columnas de Documento y Número el máximo de caracteres son 10.

Es muy importante que la columna fecha contenga la fecha real cuando sucedió la

operación, sobre todo cuando se maneje contabilidades en diferentes monedas.

D En este campo se le muestra el total de DEBITOS en el asiento.

H En este campo se le muestra el total de CREDITOS en el asiento.

+-En este campo se le muestra el total de DIFERENCIA entre débitos y créditos en el

asiento.

NOTAS Escriba en este campo las observaciones que tendrá el asiento.

BUSCARCUENTA

El campo en blanco que esta a la izquierda del total de CREDITO le permite buscar

dentro de las líneas del asiento una cuenta, para ello escriba el valor de la cuenta a buscar

y presione el botón ">", aquí se le mostrara un menú de opciones, seleccione si desea

Buscar la primera o Buscar siguiente.

Incluir nueva línea en blanco.

Guardar el asiento que se esta creando o editando.

Con este botón se puede cancelar la edición del asiento y si se le dice que SI a la

pregunta si lo desea BORRAR se eliminara.

Con este botón se crea un nuevo asiento, aquí se le preguntara si es un asiento en blanco

o generado de otro modulo, mas adelante se explica que es cada una de estas opciones.




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Crear asiento en blanco

Un asiento en blanco es el que se escribe totalmente por el contador o auxiliar contable

desde cero, o sea que se va línea por línea escribiendo las cuentas, montos y demás

datos que tiene el asiento, como ayuda para escribir estos asientos se cuenta con la

consulta de cuentas contables (F5), si no conoce el número de cuenta puede localizarlo

dentro de la consulta y por medio de dar doble clic el número de cuenta se pasara a la

línea que tenga activa en el detalle del asiento, con ello usted solo deberá rellenar el

resto de columnas.

Crear asiento generado de otro modulo

Un asiento generado de otro modulo significa que se tomaran los datos que se han

incluido en los diferentes componentes de SCAD y se copiaran al mes que se esta

procesando, con esto usted no tiene que escribir ningún asiento, sino que SCAD

automáticamente le crea el asiento y después solamente debe abrirlo y revisar o corregir

algún error que exista.

La integración de la Contabilidad con los otros componentes puede verse de la siguiente

manera:




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Ventana para importar asientos PreDefinidos




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Como se ve en el Artículo de asientos predefinidos, estos asientos son como una

plantilla que siempre serán igual, para copiarlo al mes en proceso seleccione el nombre

del asiento predefinido donde dice: "Asiento fijo" y después escriba donde dice:

"Número" el número o nombre de asiento con que se guardara en el mes activo. Una

vez hechos los 2 anteriores pasos presione el botón PREVISTA y el asiento se le

mostrara abajo, si todo esta correcto presione el botón GUARDAR y con ello tendrá el

asiento en el mes activo.

El campo a la izquierda de los totales de DEBE y HABER se explica mas adelante.




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Ventana para importar asientos de Inventario, Cajas, Cuentas por Cobrar,Cuentas por Pagar, Bancos, Activos Fijos, Recursos Humanos

Para copiar a la contabilidad del mes activo un asiento que contenga la información de

las compras, salidas de bodega, pagos de cuentas por cobrar, cheques, ETC.

primeramente debe seleccionar la fecha inicial y fecha final de los documentos

emitidos, después en el cuadro donde dice: "Compras" en la imagen debe seleccionar el

tipo de documento que se halara la información, de seguido escriba en el campo que

dice: "Número" el número o nombre que tendrá el asiento. Una vez efectuados los

anteriores pasos presione el botón PREVISTA, SCAD le preguntara si lo quiere ver

CONSOLIDADO o DETALLADO, el consolidado agrupa todas las línea de una misma

cuenta de diferentes documentos en una sola línea, el detallado muestra los datos con

todos los documentos y cuentas, después de escoger el modo de ver los datos se le

mostrara el asiento en la lista de abajo, si todo esta correcto presione el botón

GUARDAR.

El botón llamado "Editar Mov. Contable" se utiliza para corregir algún movimiento

contable que quedo mal al crear algún documento en los diferentes componentes de

SCAD, para corregir el dato seleccione el campo que dice "Compras" (en la imagen) el

tipo de documento que se modificara, después en el campo que dice "Número" escriba

el número de documento que se modificara (tenga a mano tanto el número de documento físico, como también el

número de identificador que SCAD le asigno a ese documento), una vez que complete los pasos anteriores

presione el botón de Editar Mov. Contable y SCAD le mostrara una ventana para que

usted repare el error.

El campo en blanco que se muestra a la izquierda de los totales de DEBE y HABER le

permite escribir una cuenta que desee buscar dentro de la lista de cuentas mostrada

arriba, lo que debe hacer es escribir en este campo el valor y luego presionar el botón a




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la derecha que tiene ">", aquí se le mostrara un menú: , seleccione

Buscar cuenta. También tiene opción de ordenar las líneas mostradas en la lista de la

forma mas conveniente para usted.

El botón llamado "Configurar Cuentas" se utiliza para definir el auto-asiento contable,

el auto-asiento se compone de una serie de instrucciones que le dicen a SCAD de que

forma y cuales cuentas deben ser afectadas al momento de crear los documentos que

posteriormente afectaran la contabilidad, mas adelante se explica como se crean los

auto-asientos.

Ventana para importar asientos Facturación

Para copiar a la contabilidad del mes activo un asiento que contenga la información de

la facturación, primeramente debe seleccionar la fecha inicial y fecha final de los

documentos emitidos, de seguido escriba en el campo que dice: "Número" el número o

nombre que tendrá el asiento. Una vez efectuados los anteriores pasos presione el botón

PREVISTA, SCAD le preguntará si lo quiere ver CONSOLIDADO o DETALLADO, el

consolidado agrupa todas las línea de una misma cuenta de diferentes documentos en

una sola línea, el detallado muestra los datos con todos los documentos y cuentas,

después de escoger el modo de ver los datos se le mostrara el asiento en la lista de

abajo, si todo esta correcto presione el botón GUARDAR.

El botón llamado "Configurar Cuentas" se utiliza para definir el auto-asiento contable,

el auto-asiento se compone de una serie de instrucciones que le dicen a SCAD de que

forma y cuales cuentas deben ser afectadas al momento de crear los documentos que




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posteriormente afectaran la contabilidad, mas adelante se explica como se crean los

auto-asientos.

Ventana para configurar auto-asientos

La configuración de auto-asientos le permite al contador establecer la forma como serán

afectadas las cuentas cuando se creen los diferentes documentos en todos los

componentes de SCAD, como se ha explicado la configuración de esto se hace en el

centro de datos de contabilidad en la ventana de importar asiento desde otro modulo ahí

se debe seleccionar la etiqueta que corresponde al componente que se le creara el auto-

asiento y también el documento que se encuentra debajo del botón "Configurar cuentas"

como se explico mas atrás, una vez que se presiona ese botón aparece la ventana que se

ve arriba, observe que hay 3 lugares donde se ingresan datos (la lista de cuenta al inicio

de la ventana, el SQL valor de cuenta al centro de la ventana, y el SQL valor de nota en

la parte de abajo de la ventana), en estos sitios se debe ingresar los datos de esta forma:

Lista de cuentas

COLUMNA DATOS A LLENAR

DESCRIPCIONEscriba una descripción de la cuenta, no tiene que ser nada muy detallado o el mismo

nombre de la cuenta contable, esto es solo para guiarse en futuras consultas de la

configuración de auto-asientos.

CUENTAAquí debe escribirse la cuenta contable que será afectada, si no sabe el número de

cuenta búsquela con el botón de imagen de binóculos que esta junto a los botones de

incluir línea y borrar línea.

TIPO MOV.Aquí debe escribir una C si la cuenta se afecta como un CREDITO, o una D si la

cuenta se afecta como un DEBITO.

SQL valor cuentaPor cada línea seleccionada en la lista hay que escribir una instrucción SQL (Lenguaje

Estructurado de Consulta, por sus siglas en inglés) que defina de donde y como se

tomaran los datos que afectaran la cuenta contable, si no conoce como hacer SQL's en




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el libro de introducción a SCAD hay registrados algunos de los mas normales que se

usan o bien puede solicitar a IENASAJ que le asesore o a su distribuidor mas cercano.

Existen 2 parámetros para el SQL, son: "[Numero]" y "[IdMovimiento]" y el campo

del SQL tiene que llamarse "Suma".

SQL valor nota

Aquí se escribe al igual que en SQL valor de cuenta un SQL que retorne una breve

nota que se guardara en el espacio de notas de los asientos contables. Existen 2

parámetros para el SQL, son: "[Numero]" y "[IdMovimiento]" y el campo del SQL

tiene que llamarse "Valor".

Este campo puede quedar en BLANCO.

Cuando finalice de configurar los auto-asientos presione el botón de chequeo verde.

Ventana para escribir el movimiento contable de un documento

Esta ventana es donde se escribe o modifica el movimiento contable o asiento contable

de los documentos que se emiten en todos los componentes de SCAD, después de crear

una compra en inventario, un pago en cuentas por pagar, un deposito en bancos, ETC.

se le mostrara para que escriba las cuentas que serán afectadas, existe una opción de

configurar auto-asientos, cuando se hace esto esta ventana automáticamente le carga las

cuentas y montos que serán afectados en el documento creado. La configuración de

autoasientos se explico más atrás.


• Cuando se crea un nuevo periodo desde la ventana de centro de datos automáticamente SCAD le

pregunta que confirme si: Desea "Crear periodo y marcarlo como activo" o "Crear periodo pero

no activarlo", si escoge la primer opción y tiene un periodo abierto le será cerrado y activado el

nuevo, pero si tiene un periodo abierto y escoge lo segundo podrá continuar trabajando en el

periodo actual y también podrá introducir datos en el nuevo.

• SCAD solo permite eliminar periodos que no tengan asientos creados.

• Existe un mes en todo periodo que se llama "Cierre periodo", este actúa como un mes normal

con la diferencia que solo cuando este mes esta activo se puede entrar a la opción de Cierre de

periodo en el menú del componente de contabilidad, aquí quedan registrados los asientos de

cierre y puede registrar cualquier otro asiento que necesite.

• En meses que ya este cerrados puede entrar y ver los asientos, pero SCAD no le permitirá crear

nuevos asientos ni modificar los ya existentes.

• Puede usar la consulta de cuentas contables (F5) para buscar una cuenta y pasarla al asiento.

Restricciones para usuarios




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RESTRICCIONES DETALLE

NoMovContable;

Impide que cuando un usuario crea

un documento en todos los

componentes de SCAD tenga acceso

a modificar los datos del

movimiento contable

Estas claves deben ser escritas exactamente como aparecen arriba y si se desea restringir

mas de una debe escribirlas de seguido sin ningún espacio en blanco en las restricciones

del usuario.

Parámetros que afectan esta ventana

ZONA PARAMETRO DETALLE

Contabilidad Ultimo MesContiene el mes que esta

activo en el centro de datos.

Contabilidad Ultimo PeriodoContiene el periodo que esta

activo en el centro de datos.

Contabilidad Existe facturación externa

Contiene SI si se ha creado

un componente externo a

SCAD que genere algún tipo

especial de facturación.

ContabilidadEditar movimiento contable toma

fecha sistema

Contiene SI si cuando se le

edita el movimiento contable

a un documento el mismo

queda guardado con la fecha

del sistema, de otro modo

conservara la fecha del

documento.





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Asientos fijos

Ubicación menú: Componentes Contabilidad Datos

Para una empresa es común que se presenten asientos repetitivos cada mes, por lo que

aquí se le permite crear estructuras predefinidas para no estar repitiendo la entrada de

Cuentas contables para el mismo asiento cada mes.

La siguiente imagen muestra la ventana de asientos PreDefinidos:




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NOMBREDE

ASIENTOFIJO

Escriba el nombre del asiento, tiene 20 caracteres máximo.

CUENTAEscriba el numero de cuenta contable. Puede usar la consulta de cuentas contable (F5) para

localizar la cuenta.

DEBE Escriba el monto de débitos.

HABER Escriba el monto de créditos.

NOTAS Escriba las notas de la línea.

Para insertar un asiento predefinido en la contabilidad de un mes lea la zona de

"Asientos generados de otros módulos" en el articulo de Centro de Datos de

contabilidad.

Si necesita más información sobre los comandos para utilizar esta ventana, observe el

artículo Herramientas del usuario en el software SCAD bajo el tema de la barra de

herramientas.





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Balances contables

Ubicación menú: Componentes Contabilidad

Los balances son indispensables pues presentan los estados financieros que sirven de

termómetro o parámetro para tomar decisiones que afectarán los destinos de la empresa.




3. Restricciones para usuarios

4. Parámetros que afectan esta ventana


La siguiente imagen muestra la ventana de pre-cierre:

Antes de entrar a la pantalla de Balances, se le solicitará que seleccione el mes a

procesar, esto es, a mayorizar las cuentas contables para ver los Informes, si usted no

desea ejecutar esta acción, presione , solo que los Informes que obtenga posiblemente

no serán muy confiables. Si va a obtener informes de meses ya cerrados, de Períodos

anteriores o asientos de meses no cerrados ni procesados, el Pre-Cierre no es

necesario. Si usted tiene en proceso cierto mes pero ya ha digitado datos en meses mas

adelante y desea ver los balances hasta esos meses entonces abra el cuadro donde están

los meses y seleccione hasta que mes se procesaran los datos, de esta forma el pre-cierre

procesara el mes en proceso, luego pasara los saldos de cuentas al siguiente mes y

procesara ese mes y así continuara hasta el mes que usted selecciono. Una vez

terminado el pre-cierre se mostrara la ventana de balances contables.




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La siguiente imagen muestra el Balance de comprobación:


MESESUsted podrá ver los meses ya cerrados o procesados por el pre-cierre. Seleccione el mes

con el cual usted desea ver el Informe

NIVEL DEDETALLE

Especifique los niveles del Catálogo contable que desea ver en el Informe. Escriba un

número entero (sin decimales) del 1 en adelante, según los niveles que tenga su Catálogo

contable.

MONEDASeleccione la moneda en que se mostraran los valores del informe. Lea mas adelante una

explicación extensa sobre el manejo de las monedas.

TODAS LASCUENTAS

Si activa esta opción SCAD emitirá el balance de comprobación con todas las cuentas

existentes en el catálogo de cuentas, sino solo las que tienen movimientos.

La siguiente imagen muestra los datos para el Balance de Situación y el Estado deresultados:




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NIVEL DEDETALLE


número entero (sin decimales) del 1 en adelante, según los niveles que tenga su

Catálogo contable.

MONEDASeleccione la moneda en que se mostraran los valores del informe. Lea mas adelante una

explicación extensa sobre el manejo de las monedas.

ACUMULADOSi activa esta opción el informe de estado de resultados mostrara los valores con el

Acumulado actual de cada cuenta en lugar de los valores del mes.

TODAS LASCUENTAS

Si activa esta opción SCAD emitirá los balances con todas las cuentas existentes en el

catálogo de cuentas, sino solo las que tienen movimientos.

La siguiente imagen muestra el informe de Movimiento por cuenta:




NIVEL DEDETALLE


número entero (sin decimales) del 1 en adelante, según los niveles que tenga su Catálogo

contable.

RANGOCTAS

Se utiliza para determinar a cuales cuentas se quiere en el reporte, si marca el botón que

dice: "Todas las Ctas", SCAD emitirá todas las cuentas con movimiento, de lo contrario se

emitirán las que se escriban en este campo, el filtro de cuentas se hace de acuerdo a todas

las que coinciden de lo escrito en adelante, o como se ve en la imagen, si usted escribe 2-

01, SCAD tomara en cuenta todas las que inician con 2-01 no importa lo que siga hacia

adelante.

RANGOFECHAS

Especifique el rango de fechas desde cuando y hasta cuando se incluirán en el reporte, solo

se utiliza el mes y año de cada fecha y se emite basándose en el mes que tiene el asiento de

registro.

La siguiente imagen muestra el reporte de asientos:




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SOLOASIENTO

Escoja dentro de la lista la forma como quiere filtrar los datos de los asientos, si escoge

solo un asiento entonces solo ese saldrá. Si escoge RANGO DE ASIENTOS # entonces

deberá escribir el numero desde cual asiento y hasta cual asiento se emitirá. Si escoge

RANGO DE ASIENTOS ID entonces deberá escribir el identificador de asiento desde

cual asiento y hasta cual asiento se emitirá. Si escoge RESUMEN DEL MES entonces se

emitirá solo un asiento resumido por cuenta independiente con todos los movimientos que

recibió cada una de las cuentas. Si escoge TODOS LOS ASIENTOS se incluirán en el

reporte todos los asientos del mes.

PAGINASSEPARADAS

Si lo activa emitirá cada asiento en una pagina independiente.

La siguiente imagen muestra los informes estadísticos:


MESES Usted podrá ver los meses ya cerrados o procesados por el pre-cierre. Seleccione el




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mes con el cual usted desea ver el Informe

NIVEL DEDETALLE


número entero (sin decimales) del 1 en adelante, según los niveles que tenga su

Catálogo contable.

TIPO DECOMPARATIVO

Si selecciona ANALISIS COMPARATIVO (MES) P&G, SCAD le hará un

informe donde se mostrara los INGRESOS, GASTOS y COSTOS del MES

seleccionado en MESES contra el MES seleccionado en MESES2.

Si selecciona COMPARATIVO P&G, SCAD le hará un informe donde se mostrara

los INGRESOS, GASTOS y COSTOS del MES seleccionado en MESES contra el

acumulado de la cuenta en el actual periodo.

MESES2 Seleccione el mes contra cual se comparara el informe.

Informes adicionales

LibroMayor

Informe con los asientos realizados ese mes y su efecto en el Debe y el Haber.

Movimientodel mes

Asientos que afectaron las cuentas contables durante el mes por el nivel de detalle

especificado.

Diseño delusuario

Esta opción le abrirá una aplicación llamada ScadDBC, la cual le permite diseñar

balances contables personalizados. Mas adelante se explica el funcionamiento de esta.

Como maneja SCAD los balances en otras monedas

SCAD puede emitir los balances contables en los valores de diferentes monedas

haciendo una conversión cambiaria a la moneda deseada. Para esto se utilizan las

monedas, histórico de factores y el parámetro Sub-Monedas del archivo INI, cuando se

procesan los datos del pre-cierre o el cierre de mes se crean registros de la misma cuenta

en el mismo mes uno por cada moneda que se especifico en el INI, de esta forma

cuando se emiten los informes lo que se hace es filtrar los datos que pertenecen a la

moneda escogida.

Para hacer la conversión de moneda SCAD revisa en cada línea de asiento la fecha que

se anoto en esa columna en el centro de datos, una vez conocida la fecha busca dentro

del histórico de los factores de cambio de las monedas cual factor se le aplica a esa

fecha y efectúa el cálculo convirtiendo el monto original en el monto de la moneda. Si

no se encuentra el factor de cambio de esa fecha se toma el actual, por eso es muy

importante que si usted piensa utilizar esto defina obligadamente todos los días el factor

cambiario del mismo, ya que si no lo hace se provocaran errores de cálculo.

Ventana de SCAD-DBC




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Para iniciar, proceda a crear un nuevo reporte contable con el botón Nuevo y asígnele

un nombre. Luego, selecciónela de la lista de reportes contables en la parte superior.

Debido a que esta aplicación exporta datos contables a MS-Excel, cada celda será la

correspondiente en la hoja de Excel.

El botón Aplicar> le muestra un menú con los datos contables y generales que puede

trasladar. Cada una será puesta en el campo Fórmula de celda para editarse. Por cada

opción, aparecen llaves. Cada juego de llaves indica que dentro de la(s) misma(s) debe

incluirse un parámetro requerido. A continuación, se muestran las fórmulas disponibles,

el (los) parámetros requeridos por cada una y el resultado obtenido luego de su

exportación a Excel. Debido a que algunas fórmulas requieren del código de la Cuenta

Contable, se le proporciona un árbol con el catálogo contable de su empresa. Presione

doble-clic para insertar el código de una Cuenta contable en la fórmula.

Fórmula Parámetro(s) Resultado en Excel

NombreCta{}Código de la cuenta

contableDescripción de la cuenta contable

InicialCta{}Código de la cuenta

contableMonto inicial de la cuenta en el mes

DebitosCta{}Código de la cuenta

contableMovimientos al Debe de la cuenta

CreditosCta{}Código de la cuenta

contableMovimientos al Haber de la cuenta




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FinalCta{}Código de la cuenta

contableMonto final de la cuenta en el mes

MovimientoCta{}Código de la cuenta

contableDiferencia entre el Debe y el Haber

FinalMesAnterior{}Código de la cuenta

contableMonto final de la cuenta en el mes anterior

MovimientoMesAnterior{}Código de la cuenta

contable

Diferencia entre el Debe y el Haber del mes

anterior

PeriodoContableNo requiere de

parámetrosNombre del mes y el período contable

Texto{}{} Criterio del usuario El texto que el usuario defina

FormulaExcel{}Fórmula de Excel

(iniciando con =)Resultado de la fórmula de Excel

FormatoCelda{}TEXTO, NUMERICOo PORCENTAJE*

Ver formato de texto, numérico o con el símbolo

%.

TamanoLetra{}Tamaño de la fuente o

letraLos datos de la celda serán del tamaño indicado

TipoLetra{}Nombre del tipo de

fuenteLos datos se verán con la fuente especificada

LetraNegrita Ninguno Los datos de la celda se verán en negrita

ColorLetra{}NEGRO, BLANCO,

ROJO, o AZUL*

Los datos de la celda se visualizarán según el color

que haya sido especificado.

TamanoColumna{}Ancho de la columna

(valor entre 0 y 255)

El ancho cambiará al valor puesto y rige para toda

la columna.

TamanoLinea{}Alto de la fila (valor

entre 0 y 409)Se ajustará el alto para la fila entera.

BordeCelda{}{}{}1-El tipo de línea, 2-el

grosor y 3-el color.

El borde de la celda se ajustará según lo indicado

en los parámetros.

BordeEntreCeldas{}{}{}{}1-La celda final del

borde, 2-el tipo de línea,

3-el grosor y 4-el color

El borde para el rango de celdas especificado se

ajustará según lo indicado en los parámetros.

CombinarCeldas{} Celda final a combinarSe combinarán las celdas entre la actual y la

especificada en el parámetro.

* Estos parámetros deben digitarse en mayúscula, tal y como aparecen en la lista.

Tipos de línea:

Parámetro Parámetro Parámetro Parámetro

1 Línea recta 2Línea

intermitente3 Línea a puntos 4

Puntos y

rayas

5Dos puntos y una

raya

Grosor de línea:





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1 Línea delgada 2 Línea normal 3 Línea gruesa 4Línea súper

gruesa

Color de línea:


1 Negro 2 Blanco 3 Rojo 4 Verde vivo

5 Azul 6 Amarillo 7 Fucsia 8 Turquesa

9 Rojo oscuro 10 Verde 11 Azul oscuro 12Amarillo

oscuro

13 Violeta 14Verde

azulado15 Gris 25% 16 Gris 50%

17 Azul tinta 18 Ciruela 19 Marfil 20Turquesa

claro

21Púrpura

oscuro22 Coral 23 Azul océano 24 Azul hielo

25 Azul oscuro 26 Fucsia 27 Amarillo 28 Turquesa

29 Violeta 30 Rojo oscuro 31Verde

azulado32 Azul

Para ver los efectos de la inclusión de sus datos en una hoja de Excel, presione el botón

Generar. Al hacerlo, verá una lista con los meses del período. Seleccione el mes con el

cual desea exportar sus datos y presione Genere. Entonces, verá como cada fórmula de

celda exportará los datos contables con las respectivas fórmulas de visualización que

ScadDBC le brinda y será colocada en Excel para imprimirla, modificarla o realizar

otras labores.


• El SCAD-DBC es un componente externo de SCAD por ese motivo si se le muestra un mensaje

que dice que no lo tiene es porque hace falta el archivo ScadDBC.EXE




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Restricciones para usuarios

RESTRICCIONES DETALLE

RepCONBalanceComprobacion;Impide emitir el informe de

balance de comprobación

RepCONBalanceSituacion;Impide emitir el informe de

balance de situación

RepCONEstadoResultados;Impide emitir el informe de

Estado de resultados

RepCONLibroMayor;Impide emitir el informe de

Libro mayor

RepCONMovimientosdelMes;Impide emitir el informe de

movimientos del mes

RepCONMovimientosXCuenta;Impide emitir el informe de

movimiento por cuenta

RepCONAsientosDelMes;Impide emitir los listados de

asientos

RepCONEstadisticos;Impide emitir los informes

estadísticos

RepCONDiseñoDelUsuario;Impide emitir el informe de

SCAD-DBC

Estas claves deben ser escritas exactamente como aparecen arriba y si se desea restringir

mas de una debe escribirlas de seguido sin ningún espacio en blanco en las restricciones

del usuario.

Parámetros que afectan esta ventana

ZONA PARAMETRO DETALLE

Contabilidad Sub-Monedas

Contiene una hilera con los

identificadores de las monedas que se

utilizan al procesar las cuentas

contables, cada identificador va

separado por punto y coma.





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Cierre de mes

Ubicación menú: Componentes Contabilidad Cierres

Esta opción efectúa el cierre del mes secuencialmente, esto es, desde el mes inicial del

período hasta el mes final del mismo pasando por cada uno de los meses intermedios.

Este proceso para cerrar el mes actual se ejecuta de una forma muy simple.

Ventana de cierre de mes:

El único paso es presionar el botón OK para que el sistema efectúe dicho cierre. Como

se nota en la imagen, SCAD indica el mes que se cerrará y el nuevo mes en proceso, por

esto este seguro de que desea cerrar.

Si usted esta cerrando el ultimo mes del periodo se le indicara que el siguiente mes es

"Cierre de periodo", este es un mes semejante a todos los demás solo que se incluyen

únicamente asientos de cierre de periodo o sea que limpian todas las cuentas excepto las

de activos, pasivos y patrimonio, puede también hacer asientos de distribución de

utilidades y cualquier otro que se aplique al cierre del periodo fiscal.

Cuando termine de hacer todas las operaciones en el mes de "Cierre de periodo" debe

regresar aquí y cerrar ese mes, SCAD determina que lo que usted quiere hacer es

pasar a un nuevo periodo y le muestra la ventana de creación de periodo:

Aquí hay que tomar un dedición importante, si no hay más que crear el nuevo periodo,

entonces revise los datos como se explico en el articulo de Centro de datos y de el botón

OK para crear el periodo y pasar los saldos de las cuentas a ese periodo. Pero si usted

previamente creo un periodo desde el centro de datos sin activarlo entonces lo que

tiene que hacer es en el campo de "Seleccione o incluya el detalle del periodo", abrir

la lista y marcar el periodo que ya fue abierto, si lo hace así SCAD no creara un nuevo

periodo sino que usara el ya creado pasándole los datos y poniendo ese periodo activo.





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Cierre de períodoUbicación menú: Componentes Contabilidad Cierres

Esta opción efectúa el cierre del período, de una forma muy simple. Esta acción puede

ejecutarse únicamente cuando todos los meses del período hayan sido cerrados, de lo

contrario no podrá hacerlo.

El asistente le indicará lo que debe hacer en cada paso para realizar el Cierre delperíodo.

Paso 1:

En el primer paso, ingrese las cuentas contables que se le solicitan, para lo cual presione

y seleccione la cuenta de la lista que se le mostrará. Además, escriba los porcentajes

de impuesto sobre la renta (% I.R.) y de dividendos (% Div.) si así lo desea. Presione

Siguiente para seguir al próximo paso.




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Pasos 2, 3, 4:

En este paso, se genera un asiento para todas las sub-cuentas de Gastos que hayan

tenido movimiento durante el período (si encuentra cuentas que no son de Gastos, es porque fueron mal definidas en

el Catálogo de cuentas cancele el proceso efectué las reparaciones en el catalogo y vuelva a iniciar) (si encuentra cuentas que no son de

detalle sino de mayor, es porque fueron mal definidas en el Catálogo de cuentas cancele el proceso efectué las reparaciones en el catalogo y

vuelva a iniciar). Acá verá el asiento de cierre de gastos. Presione Guardar y luego Siguientepara continuar. Haga lo mismo con el siguiente paso, el cual muestra el asiento de cierre

de ingresos. Igualmente, si encuentra cuentas que no son de Ingresos o que son de

mayor, es por las razones antes dichas.

En el siguiente paso verá el cierre de pérdidas y ganancias con cuentas contables

establecidas en el paso 1. Presione Guardar y luego Siguiente para continuar. En este

paso ya se ha concluido el cierre del período. Presione OK si desea procesar la

solicitud de datos del usuario.

Una vez concluido los anteriores pasos vaya al centro de datos al mes de cierre y revise

los asientos que se crearon, si todo esta correcto continúe normalmente, si debe hacer

mas asientos de cierre inclúyalos, si por el contrario los asientos se crearon mal,

elimínelos efectué las reparaciones necesarias, vuelva a realizar el Cierre de Periodo y

repita lo que explica este párrafo.


COMPONENTE CONTABILIDAD

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