Cómo Ser Una Persona Organizada - Taringa!

03/08/13 (+99) Cmo ser una persona organizada - Taringa!

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Cmo ser una persona organizada

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Cmo ser una persona organizada

Si la desorganizacin est complicando tu vida y como consecuencia te sientes perdido y frustrado, es tiempo de que te

organices. Para alcanzar la organizacin ante los dems, necesitars seguir estos pasos desde adentro, aclarando

prioridades, objetivos y estableciendo cmo quieres ordenar tus pertenencias y tu estilo de vida. Procura mantener las

cosas en el lugar al que pertenecen. Ten conciencia de lo que debes o quieres hacer con ellas, cundo lo hars y evita la

situacin de no saber qu es lo que debes hacer. Organizarse lleva tiempo pero cuando adquieres el hbito, la vida se

vuelve mucho ms simple.

PASOS

Todo en su Lugar

#1 Organiza tu espacio. Ya sea tu hogar, tu habitacin, la cocina, el escritorio desde el que trabajas en tu casa, el

ordenador (computadora), tu guardarropas o un armario, necesitas saber qu es lo que tienen dentro, deshacerte de lo que

no usas (o guardarlo debidamente), y dar a cada cosa un espacio determinado.



Ser organizado no slo significa ser ordenado. El propsito de la organizacin es poder encontrar, intercambiar y evaluar

elementos con rapidez. Sin embargo, la organizacin puede ayudar a mantenerlos ordenados y aportar una forma rpida y

lgica de incorporar y quitar cosas de grupos fcilmente clasificables y de alguna forma uniformes, evitando la compra de

cosas ubicadas fuera de lugar.

Ejemplo: Si tienes muchos libros y los ordenas en tu biblioteca por tamao, se vern muy bien, pero debers revisar uno

por uno cada vez que busques alguno en particular que no recuerdes dnde estaba. Incluso podras verte en necesidad de

mover algunos que hayas puesto al frente y reorganizar el estante cada vez que agregues un libro nuevo. Si das a cada

gnero su propio estante o su propia parte del estante y dejas algn espacio libre entre gnero y gnero, podrs encontrar

el libro que busques rpidamente, recurriendo al gnero que buscas y rastrendolo dentro de ese conjunto ms pequeo

de libros. Tambin ser ms sencillo agregar o quitar libros aqu y all sin alterar la disposicin general.

Los ingenieros en informtica son personas inteligentes que ayudan a las tontas mquinas a hacer miles y miles de cosas

rpidamente. Ellos han inventado los "rboles-B" para buscar rpidamente, agregar o quitar elementos de bases de datos

enormes, por lo que este sistema debera funcionar perfectamente aplicado a tu humilde desorden. No intentes seguir

estas reglas de programacin al pie de la letra, rescata los principios y adptalos a tu realidad.

Si organizas tus cosas jerrquicamente, tendrs menos decisiones qu tomar, ya que a medida que te desplazas cuesta

abajo en las jerarquas hacia categoras menores y la bsqueda resulta mucho ms sencilla que si la bsqueda fuera

intuitiva. Por ejemplo, podras poner todo lo que tenga que ver con deportes sobre uno de los estantes y un canasto para

cada deporte al mismo tiempo que cosas ms pequeas (como podran ser pelotas de tenis) las pones en una bolsa en la

caja del golf. Algunas cosas de mayor tamao, como un par de esques encontrarn lugar en cualquier parte. En otro

estante podras poner productos de limpieza, clasificados segn la superficie que limpian.

No abuses de estos niveles de clasificacin porque es mucho ms rpido buscar entre unos pocos elementos que estar

abriendo y cerrando pequeos recipientes. Dos o tres niveles sern suficientes. Organiza piezas de electricidad,

computacin o electrnica y otros elementos similares de pequeo tamao o de formas extraas que suelen perderse en

el fondo de las cajas o enredarse en lugares ms accesibles o guardndolas en bolsas de plstico con cierre deslizante.

Deja algo de espacio libre en cada uno de los sectores de archivo para agregar cosas luego sin alterar el orden. Deja a tu

alcance un "espacio buffer" o un "espacio de almacenamiento" como por ejemplo una mesa pequea o un estante para

las cosas que necesitas hacer a un lado para luego ubicar en su lugar correspondiente sin demorarte en localizar cada

una de ellas individualmente sino ms bien ubicarlas a todas juntas cuando hayan quedado definidas las categoras.

Algunos elementos necesitan un orden externo ms que un simple agrupamiento. Aquellos utilizados con frecuencia y de

carcter nico deben quedar a la mano en un lugar visible y accesible, prximas a aquello con los cuales estn

relacionados. Los alimentos perecederos deben ser consumidos siguiendo la regla "primero en entrar, primero en salir".

Puedes apilarlas desde abajo o formar filas por detrs, dejando el menos nuevo delante o arriba. Los artculos

intercambiables pero no idnticos, como por ejemplo la ropa, deben seguir una regla similar para que ninguna quede en el

fondo de la pila sin ser usada. Es posible que artculos muy grandes, problemticos o peligrosos deban ser apilados

aparte.

Despeja el rea antes de comenzar a organizarte y no al revs. Slo sabrs con precisin con cunto espacio cuentas

cuando hayas limpiado el sector. Si no prestas atencin a las cosas con las que ocupars tus espacios, desperdiciars

tiempo y dinero en guardar cosas que no necesitas en absoluto.

Piensa en cmo usas tus cosas y luego decido cmo aprovechars el espacio de la mejor manera. Si es poco prctico,

es probable que tu sistema de organizacin falle. Simplifica el acceso a las cosas que utilizas con mayor frecuencia.

Lleva los sobres a tu escritorio, la lavandina al lavadero y cuelga las llaves en el llavero. (Suena obvio pero te

sorprenderas de saber cuntas personas dejan las cosas en cualquier parte y luego se sorprenden al notar que cualquier

movimiento es un trastorno.)

Tienes cosas en tu casa que solamente ocupan espacio? Asegrate de ordenar con frecuencia. Algunas preguntas para

ayudarte a decidir en esos momentos: Necesito esto? Lo necesitar este ao? Lo he usado el ltimo ao? Le tengo

cario/Me encanta? A alguien podra servirle ms que a m? Tengo ms de lo que podra aprovechar en el futuro

cercano? Extraar esto si dejo de tenerlo? Si alguna vez vuelvo a necesitarlo, podr reemplazarlo con otro semejante?

Aprende qu significa ser organizado. Los espacios organizados son fciles de usar. Tienen suficiente espacio para

guardar cosas. Tiene sentido, porque cada cosa en tu hogar tiene un lugar. Los espacios organizados tambin se sienten

tranquilos y receptivos.

Utiliza contadores de tiempo. Asigna determinada cantidad de tiempo que creas que debera llevarte organizar tus cosas y

activa un contador de tiempo para comprobar si puedes hacerlo dentro del tiempo estipulado.

Decide un lugar accesible y cmodo para poner todas las cuentas a pagar. Abre todo el correo al mismo tiempo y

deshazte de todo papel que no sea relevante.

#2 Devulvelo a su lugar. Ahora. Una vez que has determinado a dnde pertenece cada cosa, debes tomar el hbito de

volverlas a su lugar en cuanto terminas de usarlo. No lo dejes sobre la mesa de la cocina o sobre un silln para continuar

con otra cosa, convencindote de que luego lo pondrs en su lugar.

Pon siempre las llaves y tu telfono mvil en el mismo lugar. Respeta el lugar de carga de batera de tu telfono.

#3 Las bolsas plsticas reutilizables (estilo Ziploc) son tus aliadas. Guarda lo que no necesitas en estas prcticas



bolsas prcticas. De esta manera, los artculos estarn guardados en un lugar limpio y libre de polvo. Pero ellas tambin

estarn desparramadas por todas partes sino tienes un sistema de almacenamiento para ellas. Colcalas en armarios,

cajones de escritorios, en el bao y lugares as. Las bolsas Ziploc son convenientes, tiles y baratas as que

aprovchalas!

Prueba organizadores de cajones cuando los cajones estn muy juntos. Puedes comprar distintas variantes o fabricar las

tuyos en tu casa con botellas plsticas de distintos tamaos. Crtalas para que quepan dentro del cajn y puedas

cerrarlo.

Utiliza Calendario, Agenda y Telfono Inteligente

#1 Utiliza calendario. Consigue un calendario y ponlo en un lugar en el que puedas verlo todos los das, preferentemente

por la maana. Para la mayora de las personas, el lugar termina siendo su heladera, su escritorio o el escritorio de su

ordenador. Donde sea que lo pongas, incluye en tu rutina el revisarlo diariamente. Por ejemplo, puedas ponerlo en el bao,

junto al dentfrico. Cada maana, mientras te cepillas los dientes, con la mano libre toca el da que sea para ver cules

son las actividades del da y cules las de la semana.

Cuando ests organizando tus papeles, mantn tu calendario a mano. A veces puedes anunciar un evento si est

debidamente anotado en tu calendario. El calendario podr ayudarte a hacer las cosas a tiempo. No tienes porqu

aferrarte a esa pila de papeles.

#2 Utiliza una agenda. Una agenda es especialmente til cuando tienes muchos compromisos y tus das son tan

variados que seguir la cuenta de tus das es todo un desafo. Por ejemplo, si viajas mucho o tienes que asistir a la

universidad varias veces en el da, es mucho ms sencillo llevar contigo a todas partes una agenda que un calendario y en

ella puede anotar ms informacin que en un calendario.

#3 Prueba un telfono inteligente. Un telfono inteligente, especialmente si se encuentra sincronizado con tu ordenador

es an mejor que los calendarios de papel y tus anotcaciones porque puedes rastrear la informacin en l almacenada.



Puede funcionar tanto como telfono mvil como herramienta de trabajo a distancia.

Haz listas

#1 Antalo! Todo lo que debas recordar debes escribirlo. Incluso si tu memoria nunca falla, nadie es perfecto y a nadie

duele anotarlo, slo por si acaso. Lleva registro de nmeros telefnicos, citas, cumpleaos, listas de compras y

pendientes y gurdalos en un sitio al que puedas recurrir cada vez que lo necesites.

#2 Elabora listas de pendientes

Elabora una lista de pendientes para cada da. Tu lista de pendientes diarios nunca debe contener ms de 5 asuntos a

menos que quieras predisponerte para fracasar. Marca uno o dos de esos asuntos como tareas esenciales del da que

debes resolver bajo cualquier circunstancia y persigue su consecucin hasta haberlas hecho.

Elabora una lista de pendientes para cada semana. Temas apropiados para estas seran: compras del mercado, arreglar

aire acondicionado, etc. Toma algunos de estos pendientes semanales para hacer tu lista de pendientes del da. En una

pizarra blanca, escribiendo con marcadores lavables podrs anotar todo lo que debes hacer en el da y plantear metas a

largo plazo.

Elabora una lista de pendientes para cada mes. Estas tendras temas ms generales, como por ejemplo: "comprar regalo

de cumpleaos a Martina", "llevar el coche al mecnico", "cita con el dentista". Toma algunos pendientes de esta lista

mensual para anotar los pendientes del da y tambin los semanales.

Elabora una lista de pendientes para tu vida. Drstico, cierto, pero por qu no aprovechar el tiempo para repensar tu vida

y ver hacia dnde est yendo? Organizarse es cuestin de determinar prioridades y nunca duele.

#3 Tomarse el tiempo para organizarse en lo que respecta a aquellas cosas que debes devolver a tiendas o

bibliotecas puede serte de gran ayuda. Genera orden y estructura y adems colabora con evitar que no devuelvas lo que

debe ser devuelto y las multas pertinentes.



Respeta la agenda

#1 Realiza un control de seguimiento. No tiene sentido hacer una lista de pendientes si no te determinas a completar

las tareas que te t mismo te has asignado. Hay muchas formas de respetar tu lista de pendientes; deja de procrastinar,

elimina o ignora las distracciones y cmplela.

Si algo repetidamente queda al final de tu lista de pendientes, considera esa actividad con atencin. Es realmente

importante? En caso de que s lo sea, busca completarla. En caso de que no, cmbiala a la lista de pendientes a largo

plazo o directamente qutala de la lista de pendientes. No quedes prendado a deberes durante demasiado tiempo.

Si te encuentras aburrido, o si tu rutina habitual se ve interrumpida, puedes distraerte revisando la lista de pendientes.

#2 Determinar un periodo de tiempo dentro del cual cada tarea debe ser resuelta es otra buena manera de evitar la

procrastinacin y respetar la agenda. Tener un marco de tiempo para cada actividad es una buena manera de organizar

el da. Saber con anticipacin que determinadas porciones del da han sido asignadas a distintas actividades, sabrs que

no hay necesidad de correr para terminar las cosas. Toma el tiempo que has asignado a la actividad y realiza bien el

trabajo. No corras para terminarlo antes y mal. Si te apresuras al cumplir las actividades programadas, puede que no las

hagas tan bien como podras haberlas hecho en caso de haber tomado el tiempo suficiente para hacerlas efectiva y

progresivamente.

#3 Combina actividades similares. Realiza todas las llamadas telefnicas, haz todos los mandados y paga todas las

cuentas al mismo tiempo.

Varias tareas a la vez

#1 Multitareas. Pasar de una tarea a otra lleva tiempo, por lo tanto no pienses en una cosa mientras haces algo diferente,

como cuando estudias. Es preferible realizar varias tareas a la vez cuando una de las actividades no exige tu mente,

como por ejemplo doblar toallas, o aquellas que pueden ser hechas a un lado para completar ms tarde. Puedes cargar la

lavadora, enviar algunos correos electrnicos mientras la ropa se escurre, cargar la secadora, chequear que tienes todo lo

necesario para el viaje y colgar la ropa tan pronto como est seca para que no quede arrugada.

No pierdas de vista que algunos estudios han demostrado que realizar varias tareas a la vez disminuye la capacidad de

concentrarse en una sola cosa por vez.

Delega

#1 Delega responsabilidades. Asegrate de que la persona que designas cuenta con todas las herramientas necesarias

para cumplir su deber. Recuerda que es ms importante hacer ciertas cosas que postergarlas para hacerlas

perfectamente luego y adems esto permitir a la persona aprender no slo cmo hacerlas sino tambin identificar

problemas vinculados a esta. Es difcil organizarse si te resistes a delegar y sigues tomando todas las responsabilidades

a tu cargo.



Adelante! Hazlo!

Toma ms decisiones. El desorden y la desorganizacin son casi siempre el resultado de una falla a la hora de decidir

qu hacer con algo. Comienza a ejercitar tus msculos decisionales con pequeas cosas y pronto sentirs que tienes la

confianza necesaria para encarar la organizacin de los elementos dispersos de tu hogar, tu escritorio y tu oficina.

Empieza hoy!

CONSEJOS

Es una buena idea andar con un cuaderno de anotaciones y una lapicera todo el tiempo para poder escribir

cuando vengan cosas a tu mente (suelen llegar en los momento ms inoportunos y por eso las olvidas fcilmente).

*Si tu preocupacin pasa por encontrar un anotador que encaje en el bolsillo de su pantaln, olvdate. Cheque

libreras o tiendas de artculos de oficina y encontrars enseguida un anotador y birome que podrs llevar hasta en

tu cartera. Claro que si tu agenda es lo suficientemente compacta, podrs utilizarla como anotador cuando la

necesites. Otra idea sera tener un telfono inteligente estilo Blackberry. Algunos telfonos mviles tienen

aplicativos para hacer notas. Si cuentas con uno de esos, tambin puede resultarte prctico. Como ltima opcin,

puedes llamar a tu casa y dejar un mensaje en la contestadora.

Cuando hagas los mandados, diagrama tu recorrido para hacer la vuelta en el menor tiempo posible y reduce las

conversaciones de calle al mnimo. No pierdas tiempo a mitad de camino: enfcate en lo que necesitas hacer. Si

algo que no estaba en tus planes aparece en tu mente, escrbelo en tu anotador para encargarte de eso luego.

Las notas autoadhesivas (estilo Post-It) son tus aliadas. Gurdalas en lugares estratgicos como recordatorios. Por

ejemplo, si sabes que debes lavar tu coche escribe una nota autoadhesiva sobre el volante de tu coche para que la

prxima vez que subas a tu automvil recuerdas que debes hacerlo. Otros lugares tiles para las notas

autoadhesivas son los picaportes, espejos y el marco del monitor de tu ordenador.

Comienza tus conversaciones telefnicas diciendo "Solamente tengo (nmero) minutos para hablar. " Respeta esa

advertencia. Cuando llames para arreglar citas, asegrate de tener toda la informacin que te ser solicitada y

escribe tus preguntas antes de llamar para no olvidarlas.

Encrgate en primer lugar de la tarea que menos deseas. La mayor procrastinacin se debe a esas tareas que

nunca quieres hacer y postergas siempre. Si haces el esfuerzo de completar esa tarea al principio, te sentirs

mejor y no pasars el da entero lamentando que debes hacer esa tarea que finalmente decidirs postergar.

Si sabes que no ests naturalmente predispuesto a ser organizado, puedes entrenarte comenzando con una

pequea parte de tu casa a la que debes comprometerte a mantener ordenada y organizada. Mantener una

pequea parte organizada es ms fcil que proponerse todo junto y te ayudar a construir un nuevo hbito. Tras

unos 2 o 3 meses de mantener ese rincn organizado, sentirs la necesidad natural de expandir tus instintos

organizacionales ms all de sus fronteras actuales.

"Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar" es una regla de oro que debes tener siempre presente.

Recuerda: "Mentes organizadas hacen a la gente exitosa"

Comprueba que tienes todo lo que necesitas para el da contigo cuando sales de tu casa.

Cuando cada semana anotes tus pendientes de la semana, recuerda que las cosas pueden suceder de forma

totalmente inesperada. No te apegues a lo planificado, s flexible cuando cambian las circunstancias.

Puedes dividir y mensurar el tiempo que dedicas a actividades productivas y contrastarlas con tiempo dedicado a

actividades improductivas con la ayuda de los clsicos relojes de ajedrez.

Cuida de ti: duerme suficientemente la noche anterior y come saludablemente. Para cumplir tus objetivos

necesitas poder pensar en claro y tener energas para completar tus compromisos.



Existen muchas formas vlidas de organizarte. Mientras que una persona puede encontrar til el organizar el

cajn de los soquetes por colores, a otra persona puede resultarle mejor doblar cada par y tenerlos todos en el

mismo cajn; para otra lo ms conveniente puede ser comprar varios pares y as evitar ordenarlos. Sin perjuicio

de lo que ests organizando, escoge aquel que mejor te siente.

Mantn las superficies despejadas. Reducir el desorden visual ayuda a reducir el desorden mental. Lbrate de las

cosas que no necesitas para poner a mano aquellas cosas que s. Te sentirs ms tranquilo de inmediato.

Los proveedores de oficinas, los grandes almacenes cuentan con todo tipo de tachos, canastos y estantes que los

que podrs encontrar en tiendas de artculos para el hogar. Son ideales para los rincones en los que el aspecto no

importa demasiado, como por ejemplo un stano o el garage. *Aguarda a las ofertas y liquidaciones para

conseguir los mejores precios.

ADVERTENCIAS

No esperes comenzar y terminar la organizacin de la noche a la maana a menos que seas realmente rpido o

tengas un pequeo sector por ordenar.

No esperes que tu familia y amigos se sumen a tu iniciativa de orden masivo, pero mantn tu compromiso con la

causa. A largo plazo estars contento de haberlo hecho.

Que no te preocupe si no organizas todo a la perfeccin en la medida en que el rea es segura, est limpia y

organizada de modo eficiente.

No te apresures, pero ms importante, tmate un tiempo para adoptar hbitos organizacionales.

Tmate un da exclusivamente para organizar tu vida y todo lo que forma parte de ellas. Con seguridad, te

alegrars al da siguiente.

Una vez que te organizas, puede ser que regreses a tus viejos malos hbitos. Sigue insistiendo y dndote nimos y

finalmente conseguirs estar organizado de por vida.

No intentes organizarte si hay un beb recin nacido en tu casa. Espera por lo menos uno o dos meses.

Este es el fin del post. Espero que les haya servido de mucha ayuda...

Visiten mis otros post si quieren!

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