CÓMO REALIZAR MIS EVENTOS PARA QUE SEAN EFICACES Y RENTABLES

YASMINA SALANOVA

HELP EVENTS ConsultingConsultoría y Organización GRATUITA de Eventos

¿QUE ES UN EVENTO ?Evento es cualquier acontecimiento o suceso

El uso ambiguo del concepto hizo que se identificara como evento a los aspectos singulares de la dinámica social.

Actos que producen un BENEFICIO SOCIAL y ECONÓMICOque nacen de una NECESIDAD

Festival Exponer El Arte

Ceremonia Socializar Boda

Competición Mostrar Torneo Deportivo

Fiesta Reconocimiento Personal Aniversario

Convención Necesidad Comercial Política

Evento - Medio – Cubrir Necesidad

EFICAZ Y RENTABLE

Capacidad de lograr

el Efecto Deseado o

cubrir La Necesidad

¿OBJETIVO DE UN EVENTO?

Obtener

Beneficio Económico

o Beneficio

Social

Rentabilidad económicaRelacionada con el afán de lucroBeneficios Económicos tangibles

Rentabilidad social Proveer a la sociedad Beneficios sociales intangibles

ONG

Organización No Gubernamental es una entidad de carácter público, con objetivos humanitarios y sociales definidos por sus integrantes,

creada independientemente de los gobiernos locales, Regionales, nacionales o internacionales

Captación de voluntariadoCaptación de fondos

Repercusión MediáticaCaptación de socios

Evento - Medio – Cubrir Necesidad

ORGANIZAR EVENTO EFICAZ Y RENTABLE

Organizar un grupo de planificación.

Determina el objetivo principal del evento.

Identificar el público objetivo y valorar la manera más eficaz de transmitir vuestro mensaje.

Decide quién llevará a cabo la planificación del evento: interna o externa

Partir de un presupuesto. (si es cero no hay problema).

Identifica todos las fuentes de ingresos :patrocinadores, subvenciones, propia ONG.

Preselecciona al menos dos fechas para la celebración del evento.

Elige el destino, el lugar de celebración y el formato del evento.

Define la estrategia promocional, si procede.

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Organización Externa

Selecciona las agencias a los que quieres enviar la petición de presupuesto.

Envía un primer aviso a los asistentes potenciales por correo electrónico.

Ponte en contacto con conferenciantes, personalidades y la prensa, si procede, para comprobar su disponibilidad.

Redacta un comunicado de prensa, de ser necesario.

Realiza una lista de asistentes definitiva unas semanas antes de la celebración.

Manda imprimir la agenda del evento y los impresos necesarios (etiquetas, folletos).

Asegura el evento (al menos contra responsabilidad civil).

Organización Interna

Diseña un programa detallado asignando las tareas.

Negocia las tarifas y reservas de alojamiento, comida, transporte y actividades.

Fija una fecha para la celebración del evento.

Contrata a los conferenciantes claves y envía invitaciones a la prensa.

Envía un aviso a los asistentes potenciales con la información detallada.

Redacta un comunicado de prensa, si es necesario.

Realiza una visita de inspección.

Elige la decoración y repasa los preparativos y la disposición de asientos.

Alquila los equipos audiovisuales.

Decide si vas a necesitar medidas de seguridad.

Asegura el evento (al menos contra responsabilidad civil).

Ten un plan para situaciones imprevistas.

Recopila una lista de asistentes definitiva unas semanas antes de la celebración del evento.

Toma las medidas necesarias para los asistentes con alguna discapacidad.

Manda imprimir la agenda del evento y los impresos necesarios (etiquetas, folletos).

Confirma todas las reservas y comprueba todos los detalles.

Organización Interna

Verificaciones POST-EVENTO

Cierra las cuentas.

Envía una carta a los patrocinadores, conferenciantes y personalidades agradeciéndoles su colaboración.

Obtén retroalimentación de los asistentes a través del correo electrónico o una newsletter.

Ideas de eventos

Conciertos Solidarios

Concursos y sorteos

Desfiles benéficos

Eventos sociales

IDEAS EFICACES Y RENTABLES

Canon de alquiler del espacio insertado en la gastronomía.

Restauración jugar con una gama media.

Si hay medios contra prestar a los proveedores con repercusión mediática.

La logística debe ir implementada por las acciones de marketing comercial.

Volumen a la hora de realizar compras de productos para recaudar fondos.

Sinergias con otras pequeñas ONGs en las que apoyarse y colaborar.

Conocimientos de estrategia o planificación.

Conseguir un buen impacto con relevancia mediática. La asistencia se lleve un buen recuerdo de tu imagen

Contraprestación social - Relaciones Sociales.

CONCIERTO BENÉFICO

Día : Sábado 10 de Julio 2011 Climatología define : Espacio Exterior (valor añadido jardín)Temática: Fiesta de blanco “Aquellos maravillosos años”

Lugar: PARADIS PALLEJAPARADIS cede el espacio y la gastronomía sin coste.Contraprestación: Dan a conocer su espacioEstrategia comercial: Entregar Tarjeta descuento provocar retorno.Aforo: 300 personas

ONG Ticket Entrada Cena+Concierto - 10€ (neto para la ONG)Copas a 7€ - 3.50€ restaurante /3.50 ONGO buscamos proveedor que nos ponga las bebidas promocionales.

Grupo: Los Diablos Hablar con ellos para que lo hagan de forma gratuita para la OngAudiovisuales: Hablar con alguna firma para que nos lo ponga.

ONG +GRUPO PARADIS+LOS DIABLOS Usen su base de datos para dar a conocer el eventoDiseño de la invitación con los logos de las firmas colaboradoras

MERCADILLO NAVIDEÑO

Invierno : InteriorVerano: Exterior

Espacio La sede Propia Salón de hotel – Ruta ComercialFirmas expositoras

RopaAlimentaciónAntigüedades….

Opción:Stock Ellas mismas vendan y nos llevamos %

Primer día o ultimo hacer un maridaje con una bodega + firma de jamón

Enviar invitación a todas las bases de datos ONG+ FIRMAS COLABORADORAS

GRAN REFERENCIA : RASTRILLO DE NUEVO FUTURO

HELP EVENTS Consulting

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