Cómo realizar migraciones correctamenteUna visión centrada en los datos de la migración de aplicaciones

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Avance, evolucione, migre

A medida que las empresas adoptan el cloud, la migración de aplicaciones es cada vez más esencial para su balance final. No sólo por el aumento exponencial de la eficacia que ofrecen las aplicaciones modernas basadas en cloud, sino porque el coste de mantener aplicaciones heredadas puede ser debilitante.

Por eso, la migración de aplicaciones se ha convertido en la única constante en las empresas que evolucionan rápidamente. Tanto si su organización pasa de Siebel a Salesforce, de PeopleSoft a Workday, de un entorno local a uno híbrido o de soluciones personalizadas a Marketo (o si se producen todas estas circunstancias), sabe que necesita analizar con rapidez e inteligencia la forma en que se llevan a cabo estas migraciones.

Si no tiene cuidado, el torbellino de cambios que caracteriza al panorama de aplicaciones actual podría impedir que su empresa obtenga una visión de conjunto... y los datos que la definen. Está claro que:

Sin un enfoque estandarizado más amplio sobre la forma en que su organización migra los datos, no sólo podría verse afectada la implementación de las nuevas aplicaciones, sino que también reduciría su capacidad para ofrecer valor al negocio.

Siempre que migre una aplicación, debe recordar que también está migrando datos. Una visión de la migración centrada únicamente en las aplicaciones ignora lo que sucede con los datos empresariales una vez que los sistemas se han puesto en marcha. Una vez alineados los procesos de negocio con la nueva aplicación, necesitarán contar con los datos correctos.

En pocas palabras, cuando se plantee la migración de cualquier aplicación, ya sea a cloud, a un nuevo sistema operativo o a un nuevo modelo de entrega, debe pensar primero en los datos. ¿Qué datos posee? ¿Qué datos necesita? ¿Cómo proporcionarán los usuarios información sobre los datos cuando estos se encuentren en el nuevo sistema?

Oriente la migración por un mismo caminoAlinee los objetivos de la aplicación con los objetivos de sus datos

El primer paso en la dirección adecuada es ser consciente de la diferencia entre los objetivos de migración de la aplicación y los objetivos de migración de los datos.

Los objetivos de migración de las aplicaciones giran en torno a mejorar los procesos de negocio mediante:

• La actualización de aplicaciones heredadas y paquetes de aplicaciones para mantener el soporte del proveedor de software independiente.

• El avance hacia mejores modelos de entrega de aplicaciones (el cloud) que aumenten la agilidad y reduzcan los costes.

• La racionalización del panorama completo de aplicaciones y la consolidación de todas las instancias de la misma aplicación para agilizar los procesos de TI.

• La sustitución de aplicaciones anticuadas por otras más eficientes.

• La mejora de la experiencia del usuario final a fin de aumentar su productividad y sus capacidades.

• El aumento del uso de business intelligence y análisis.

Debe hacerse hincapié en alcanzar estos objetivos dentro del presupuesto y el plazo acordados, y con una mejora perceptible del rendimiento y la funcionalidad.

Por otro lado, los objetivos de migración de datos deben centrarse en preparar los datos para los procesos de negocio a través de:

• La reducción de los riesgos cuando se ponga en marcha la nueva aplicación.

• El suministro de datos fiables a los usuarios de negocio finales.

• La disponibilidad de una versión única y acreditada de la verdad que necesitan (en contraposición a los datos dispares y sin conexión).

• El aprovechamiento de datos heredados y la conservación del conocimiento empresarial (en contraposición a la eliminación de datos históricos y enriquecidos).

• El mantenimiento del acceso a datos basado en la comprensión de qué se necesita y cuándo se necesita, al tiempo que se evita el riesgo de un fallo en la seguridad.

Desde este punto de vista, debe centrarse en garantizar que la migración de aplicaciones dé como resultado transacciones más fluidas y mejores decisiones, sin por ello dejar de ofrecer un acceso seguro a los datos. Y, lo que es más importante, se trata de una visión que va más allá de la migración en la que trabaja actualmente.

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Malentendidos y pasos equivocados

Cuando lleva a cabo una migración basada únicamente en una visión centrada en las aplicaciones, corre el riesgo de hacer suposiciones arriesgadas sobre la forma en que están configurados sus datos y el impacto que tendrá el cambio en la organización. Inevitablemente, estas confusiones llevan a dar una serie de pasos que afectarán al balance final. Desde un punto de vista centrado únicamente en las aplicaciones, asume que:

• Los datos se adaptarán al nuevo sistema de la misma manera en que se adaptan al sistema actual.

• La calidad de los datos ya es lo suficientemente buena.

• Ya conoce la ubicación de todos los datos y la ubicación a la que se dirigen.

• Entiende los procesos y la forma en que los datos se mueven entre distintos sistemas.

• Su documentación ya es lo suficientemente buena.

• Su equipo nunca llevará a cabo otra migración de aplicaciones.

• Su equipo dispondrá del presupuesto y el tiempo necesarios para que la migración se realice correctamente.

Ninguna de estas premisas se cumple en la vida real. Y, si cree que esto sucede, básicamente está aceptando que será capaz de resolverlas cuando las encuentre.

La verdad sobre la migración de los datos es que el traslado de estos no es el objetivo, sino el medio. El objetivo es asegurarse de que los datos funcionan en el nuevo sistema y de que son accesibles para todos aquellos que los necesitan. Con este fin, debe preparar su aplicación para sea capaz de gestionar:

• Varios sistemas de origen.

• Varios formatos de datos.

• La falta de datos (que suelen ser sensibles e importantes).

• Integraciones que no conocía y, por lo tanto, no tuvo en cuenta.

• Baja calidad de los datos.

Sin datos completos, útiles, fiables y limpios, la aplicación no pasa de ser un juguete nuevo, caro y reluciente con más potencial que beneficios. Se trata simplemente de shelfware en el cloud.

Razones por las que no puede permitirse que la migración de datos sea incorrecta

Es imposible medir el coste de la migración de aplicaciones basándose únicamente en el tiempo que se tarda y en lo caro que resulta que todo salga bien. También debe tener en cuenta el precio que debe pagar cuando se producen retrasos. Tanto si mide el gasto como si no, debe pagar:

• El coste diario del equipo que trabaja durante más tiempo para implementar la aplicación porque la migración de datos no siguió las mejores prácticas.

• El coste de mantener los sistemas antiguos (que probablemente se estaban sustituyendo porque su mantenimiento era caro).

• El coste en oportunidades por no tener la nueva aplicación implementada a tiempo, lo que también significa que debe abonar el precio de la ineficacia derivada de tener que utilizar procesos de negocio anticuados.

• El coste de la interrupción del negocio y la pérdida o filtración de datos.

Y, lo que es peor, sólo se dará cuenta de todo esto cuando el proceso esté bastante avanzado y no le quede otra opción que pagar el precio.

Incluso aunque hoy haya decidido migrar a Salesforce, Workday o Marketo, es posible que dentro de dos años migre a otra empresa. Lo único de lo que puede estar seguro es de que el panorama de las aplicaciones cambiará constantemente y que, cada vez que lo haga, deberá volver a pagar: por los riesgos de cumplimiento de normativas, por la ineficacia de las prácticas de migración y, sobre todo, por no haber sido lo suficientemente rápido para adaptarse al cambio y permitir que la empresa evolucionara.

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El primer principio de una migración de datos eficaz es que el proyecto no debería ejecutarse como un proyecto único que no va a repetirse nunca más. Para ello, es necesario evitar un enfoque de “carga, codificación y explotación”, y adoptar un proceso más estructurado y meticulosamente documentado.

Afróntelo como si fuese una planta industrial. Los datos multiestructurados y de baja calidad con los que trabaja representan las materias primas. Si quiere transformar con éxito estos materiales y convertirlos en productos acabados y listos para utilizarse, deberá establecer procesos de migración claramente definidos.

Para ello, debe:

• �Definir�los�procesos�de�negocio�existentes y trazar un diseño de los flujos�de�datos. Esto le permite dar forma al proceso de migración para incorporarlos.

• Buscar los datos sensibles y�confidenciales para asegurarse de que su nivel de seguridad no se ve comprometido en la nueva aplicación.

• Definir�normas�de�calidad�de�datos que idealmente se alineen con una gobernanza de datos y un programa de administración más amplios.

• Definir�las�transformaciones�de�datos�necesarias basándose en la información obtenida de la documentación sobre los flujos de datos.

• Realizar pruebas en un subconjunto de datos que representen adecuadamente la realidad de los casos de uso de la aplicación.

• Mejorar continuamente los datos con iteraciones en subconjuntos de datos incrementalmente mayores.

• Migrar únicamente lo que debe estar en la nueva aplicación y archivar el resto. Para ello, debe conocer esta información antes de comenzar el proyecto.

• Documentar los criterios de evaluación y los planes de proyecto para que estén listos para su adaptación en la próxima migración.

Queda claro que la migración de datos exige el nivel de detalle y control que normalmente dedicaría a la migración de aplicaciones. Los beneficios, no obstante, sólo se multiplicarán la próxima vez que migre datos.

El aspecto de las buenas migraciones

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Migración de datosUn proceso de siete pasos

Aunque los principios que acabamos de exponer son esenciales para desarrollar el enfoque más adecuado, no definen el proceso en sí mismo. Asegúrese de que su proyecto de migración cubre los siete puntos siguientes y contará con los cimientos necesarios para completar el proceso:

Utilice estos siete pasos para dar forma a sus procesos de migración y podrá implementar su aplicación de una manera que le permita ahorrar recursos ahora y procesos de negocio más tarde.

1Identifique�y�clasifique� todas las fuentes de datos en las que se apoya su aplicación. Conozca su sistema de almacenamiento actual y su panorama de seguridad y, a continuación, defina un nuevo sistema de almacenamiento basado en sus conocimientos sobre los casos de uso de la aplicación y los criterios de acceso del usuario.

2 Conéctese a todas las fuentes que ha identificado al documentar su proceso de negocio y flujos de datos. Incorpore la conectividad de datos a su futuro.

3Analice los problemas de calidad de los datos tal cual están y límpielos para ajustarse a los criterios de la nueva aplicación.

4 Itere,�mejore,�modifique�y vuelva a repetir. Si decide cargar, codificar y explotar todos sus datos a la vez sin realizar ninguna prueba primero, se verá superado por el gran número de errores que encontrará. Como resultado, el proyecto se desviará del programa y sobrepasará el presupuesto. Realice pruebas en pequeños subconjuntos de datos y vaya aumentando la cantidad poco a poco a modo de mejora continua.

5Normalice los datos en el formato que necesita la aplicación de destino para integrar adecuadamente otros datos.

6 Cargue sólo los datos que necesita en el nuevo repositorio, ahora que ya lo ha probado meticulosamente. Archive el resto.

7 Valide los datos una vez transferidos, no sólo por motivos de precisión sino también por seguridad. Se trata de un paso clave y, sin él, no podrá saber con certeza si sus esfuerzos en cuanto a calidad y control de la seguridad han merecido la pena.

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2Agilidad, habilidad y movilidad de datos

Si el cambio es la única constante en la tecnología empresarial, su organización debe establecer procesos que mantengan su agilidad. Uno de los aspectos fundamentales de esta agilidad es la posibilidad de mantener los datos limpios, seguros y conectados, independientemente de lo que suceda en el ecosistema de la aplicación que los rodea.

Hoy en día se trata de Salesforce, Workday y el cloud, pero nadie sabe qué camino tomará la migración más adelante. La única certeza es que se producirán numerosas migraciones en el futuro y su organización no puede permitirse perder clientes potenciales o capítulos de la historia cada vez que se lleve a cabo una migración o se fusionen aplicaciones CRM.

Adoptar una visión centrada en los datos para la migración de aplicaciones no consiste en solidificar las estructuras y los esquemas de datos. Se trata de desarrollar los procesos y la seguridad que la organización necesita para aprovechar los conocimientos acumulados sobre productos, proveedores, empleados y clientes.

En un clima de cambio constante, las nuevas aplicaciones pueden ayudarle a mejorar la capacidad de su organización. Pero son los datos de los que se alimentan esas aplicaciones los que definirán inevitablemente si su organización cuenta con la agilidad necesaria para que el cambio sea positivo.

Antes de la modernización

Hemos participado en cientos de migraciones de datos empresariales y hemos aprendido que el camino hacia la modernización puede ser bastante complicado. Por lo tanto, antes de dar el próximo gran paso, hay ciertas cosas que debería saber.

Lea Diez cosas que es preciso saber antes de modernizar las aplicaciones.

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Acerca de InformaticaEn Informatica, estamos ayudando a las organizaciones a otorgar un papel preponderante a los datos ofreciendo visiones completas y precisas de los datos sobre productos, proveedores y clientes críticos para el negocio.

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