8/2/2019 Como Preparar Un Ponencia

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COMO PREPARAR SU PONENCIAMarta MiyashiroAgosto, 1993

EIque sabe y no sabe decir 10que sabe es igual 81que no sabe.

Arist6teles.

PLANIFIQUE SU EXPOSICI6No La presentaci6n verbal de un trabajo NO constituye una publicaci6n y, por consiguiente,

su preparaei6n requiere una organizaci6n diferente.o El tiempo promedio de una exposicion es de 20 minutos y el maximo es de una hora. Por

ell0, su contenido tecnico debe reducirse en comparaci6n con el artfculo escrito. Nodescriba todos los detalles a no ser que quiera administrar un somnffero a un grupo deinsomnes.

o La presentaci6n oral debe orientarse a un nivel mas general que el que tiene un trabajoescrito. Evite las especificaciones tecnicas, defina los terrninos, explique los conceptosdificiles. Un poco de redundancia puede ser iitil.

o Antes de desarrollar su presentaci6n, responda estas preguntas:loPor que 10 han invitado a hacer la presentaci6n?

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o l,Por que la audiencia debe prestarle atenci6n? Su presentaci6n no la obliga a prestarleatenci6n, muy par el contrario, usted tiene la obligacion de hacer que su publico quieraescucharlo. Para ello, observe estos lineamientos:

o Organice sus ideas siguiendo este esquema clasico:l. Introducci6n: diga 10 que va a decir.2. Cuerpo: diga 10 que quiere que la audiencia conozca.3. Conclusi6n: diga 10 que ha dicho.

INTRODUCCI6N: DIGA LO QUE VA A DECIRo Empiece capturando la atenci6n de la audiencia: muestre una imagen de impacto, cite una

referencia hist6rica, haga una acotaci6n humoristica, comente una noticia actual,mencione un dato estadfstico, formule una pregunta al publico, cuente una anecdota, 0cite a alguna autoridad 0 lfder en la materia.Evite empezar con una pregunta trill ada como: l,Se han puesto a pensar en ... ?

o Exponga porque esta haciendo su presentaci6n. Enuncie de manera precisa su proposito:describir algo, presentar algo nuevo, persuadir sobre algo, 0 argumentar a favor 0 encontra de algo.

o Presente la ideas principales que va a desarrollar.o Sea coherente. Hilvane las partes de su presentaci6n con frases transicionales tales como:

seguidamente,

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o La audiencia debe escuchar su presentaci6n, NO LEER su presentaci6n.o Precise su postulado, que punto desea defender 0 dar a conocer. Sustente los enunciadosde su argurnentacion, sus razones, a1cances, limitaciones, ventajas y proyecciones.o Si presenta un trabajo cientffico, exponga el problema, explique los objetivos,

metodologfa (sin deta1les), resultados (mejor con dos 0 tres cuadros) y conclusiones masrelevantes. Los deta11esdeben ser presentados en el trabajo escrito.o Si tiene ideas 0 argumentos debiles para una presentacion, ya sea oral 0 escrita,

[desechelasl

CONCLUSI6N: DIGA LO QUE HA DICHOo Termine su exposicion con fuerza y seguridad; un final debil puede matar el mejordiscurso.Recapitule la exposicion en forma sintetica; no conffe en la memoria del publico, Digalo

con palabras diferentes a las que haya empleado para reforzar su punto y salvar cualquiermal entendido.o Raga un llamado a la acci6n 0 a un acuerdo. Concluya con una frase que permanezcaen la memoria de su audiencia.o Trabaje su conclusi6n con esmero y atenci6n; es su ultima oportunidad para llegar al

publico. La audiencia tiene que notar que usted ha terminado sin que tenga que decirloexplfcitarnente.

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COMO PRESENTARSE ANTE EL PUBLICO

USE EL LENGUAJE DEL CUERPO A SU FAVORo E I lenguaje del cuerpo afiade otra dimension al discurso, demuestra 10 que se quieredecir, adernas de decir el discurso.o Utilice el lenguaje corporal adecuadamente para que la audiencia responda a susintenciones.o Proyecte una imagen serena y controlada; la audiencia captara esa irnpresion.o La audiencia cree mas en 10 que ve en su cara y en sus gestos, antes que en 10 que dicensus palabras.

MUEVA SU CUERPO CON NATURALIDAD MIENTRAS HABLAo No se mueva como un Iron enjaulado; el publico se centrara en sus pasos en vez de sumensaje.o No se quede parado como una estatua; lucira petrificado ffsica y mentalmente.o No se balancee ni empine acompasadamente; todos se pueden dorrnir.

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o No haga sonar sus llaves ni sus monedas.o No juegue con su cabello, bigote, collar, botones ni ropa.o No haga dar cabriolas a la tiza ni a 1 lapiz.o No use el puntero como si fuera el mago Merlin 0 el director de la sinf6nica.

USE SUS OJOS PARA CONTROLAR A LA AUDIENCIAo Mire a los ojos de su publico e irradiara una imagen confiable y en control de la

situaci6n.o Mire individualmente a la audiencia cuando habla. Al exponer un punto, mire a una

persona como si estuviera dirigiendose s610 a ella. Cuando haya terrninado la oraci6n,mire a 1 grupo, centrese en otra persona y continue hablando.

o No mire fijamente a una persona; la hara sentirse inc6moda.o No mire s610 a un lado del auditorio; el resto se sentira ignorado.o No contemple el techo, el suelo ni la ventana.o No deje que su mirada vuele sobre el grupo como una mariposa temerosa de aterrizar.

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ANTES DE LA REUNI6N

o Verifique el turno de su presentaci6n.o Familiaricese con el uso del micr6fono, proyector, luces, grabadora, video, etc.o Si alguien 10 va a presentar, consulte c6mo 10 va a presentar y asegurese que lapronunciaci6n de su nombre sea la correcta.o Llegue temprano.o No estudie su discurso. AHerne con el publico y muestrese amistoso.o Vfstase de acuerdo con la ocasion, sin adornos que distraigan la atenci6n. Cuide que suropa este limpia y sin descosidos que podrfan mortificarlo.

CUANDO ENTRE AL AUDITORIOo Sientese cerca del podio. Si esta nervioso, respire lenta y profundamente.o Cuando le toque su turno, acerquese sin demasiada prisa.o El primer momenta es el crucial para definir la impresi6n de la audiencia. Ellos decidiransi usted es sincero, arnistoso, seguro, si desea comunicarse con ellos y si le prestaran

atenci6n.

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o Con teste inmediatamente. Si reI ega una pregunta a1 final, el publico se preguntara porque la deja a1 final 0 empezara a fantasear sobre su posible respuesta.

o Replantee la pregunta. Le dara tiempo para pensar y asegurarse de que ha comprendidola pregunta. Tambien Ie permitira despersonalizar una pregunta hostil.

o Diga que no sabe Ia respuesta si no la sabe. Ofrezca proveer la informaci6n en un tiempoespecffico.

o Solicite preguntas a quienes toman decisiones a fin de lograr consenso, pero no fuerceIa situaci6n.

o Discrepe pero no increpe. Sea considerado con el publico porque el esta obligado a serconsiderado con usted.

NOo No deje que una pregunta agresiva despierte su antagonismo. Replantee la pregunta,

responda concretamente y pase a resolver otra pregunta de la audiencia.o No busque aprobaci6n cambiando el enfasis de la pregunta.o No diga: ,.i.,La respuesta satisface su pregunta?" Buscar aprobacion da el control a quien

pregunta y este podrfa acaparar la reunion con preguntas 0 comentarios adicionales.

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Estas notas han sido preparadas, traducidas y adaptadas tomando como base el siguientematerial:o Chansuthus, Daryl. Effective oral presentations. Bangkok, ChulalongkornUniversity, 1991.o Day, Robert. Como escribir y publicar trabajos cientfficos. Washington, D.C.,OPS, 1990. 214 p. Publicaci6n Cientffica, 526.o Marbach, Merritt G. Better visuals make speeches better. 3 p.o Toastmasters International Inc. Communication and leadership program. California,1984. 71 p.o Gestures: your body speaks. California, 1982. 30 p.o Your speaking voice. California, 1982. 20 p.o UNESCO. Gufa para la produccion y la utilizacion de medios audiovisuales en

la enseflanza de la bibliotecologfa y ciencia de la informacion. Paris, UNISIST,1983. 140 p.

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COMO PREPARAR AYUDAS VISUALES

o La audiencia 10 recordara mejor y su presentaci6n tendra mayor impacto si presentaayudas visuales efectivas.o Las transparencias, diseiiadas apropiadamente, enriquecen su charla y ayudan a transmitirsu mensaje.o Las ayudas visuales pueden hacer que la retenci6n de su presentaci6n se eleve a 50%o Las ayudas visuales son s610una ayuda, un punto de partida para las explicaciones queusted debe ofrecer. Todo el contenido de su presentaci6n no debe estar en lastransparencias.o Las ayudas visuales deben prepararse especfficamente para ser utilizadas enpresentaciones verbales. Las graficas dibujadas para ser publicadas en un texto rara vezson eficaces, y a menudo no resultan legibles.o Su exposicion podrfa tener algunos puntos confuses, sin embargo, las ayudas visuales alser mas objetivas, le perrnitiran corregir y evitar malas interpretaciones.o No s610existe analfabetismo de la letra impresa sino tarnbien de la imagen. Solamente"vemos" cuando entendemos 10 que estamos viendo, por eso los graficos deben serfaciles de interpretar.

sf

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o Utilice letra legible y simple.o Utilice mayiisculas y rniruisculas.o Redondee los mimeros. Ponga 4.5 millones en vez de 4.678.980.o Use colores con moderaci6n, de otro modo distraera la atenci6n de su mensaje.o Utilice hasta seis lfneas de texto.o Limite cada linea a 40 caracteres.o Use frases antes que oraciones.o Use marcas 0mimeros arabigos para listar.o Utilice encabezamientos agiles para reforzar su punto.o Si tiene que mostrar una transparencia que ya utiliz6, haga un duplicado para evitar tenerque buscarla durante su exposici6n.o Ensaye su presentacion con las transparencias, para coordinar sus comentarios.

NO

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o No tome mas de un minuto para explicar una transparencia; la audiencia se aburrira 0confundira.o No utilice mas de tres curvas por grafica porque lucira complicada.o No presente sus transparencias destapandolas gradualmente; este strip-tease hace que laaudiencia trate de anticipar 10 que aparecera y no prestara atenci6n a su explicacion,

LISTA DE VERIFICACI6N PARA AYUDAS VISUALES lEs necesaria?

loSerelaciona con la presentaci6n?lApoya el postulado 0 argumento de la ponencia?lSimplifica un topico complejo? lo S e entiende facilrnente?

lTrata sobre un punto exclusivamente?l o S e han eliminado datos innecesarios?lSe han redondeado los rnimeros para evitar detalles confusos?

loEsfacil de leer?

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CRITERIOS PARA SELECCIONAR UNA AYUDA VISUAL

personas personasInformal Informal y formal Formal Formal

Simple Simple No ta n simple, Complejo. .requiere equipofotografico

Puntual Puntual 8 minutos promedio 20 minutos maximoCaballete y hojas de Retroproyector, y Proyector de Multi-scan y

papel pantalla diapositivas, pantallagrabadora y pantalla

Tiempo que demore Dibujo y tipeo; se Disefio y fotograffa, Un mes comoel dibujo copia al instante mas 24 horas como minimo

mfnimo para laproducci6n

Econ6mico, salvo el Econ6mico, a menos Relativamente Costosodibujo profesional que el diserio sea costosoprofesional

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