Cómo gestionar tus referencias bibliográficas (Mendeley + Dropbox + GoodReader) | Esteban Romero

22-10-13 13:29Cmo gestionar tus referencias bibliogrficas (Mendeley + Dropbox + GoodReader) | Esteban Romero

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Esteban Romero

HomeCV englishProjects 2.0DocenciaNCI 2013GrinUGRSeminariosMateriales del curso Sacando provecho a las tutoras: los medios socialesMaterialesPostsLecturasSobre m Bootstrapping o cmo emprender con...30 November 2012 ~ 19 CommentsCmo gestionar tus referencias bibliogrficas (Mendeley + Dropbox + GoodReader)ResearchLa gestin de referencias bibliogrficas y de los documentos en PDF es fundamental para cualquier persona que se dedique a lainvestigacin y, de forma ms general, para cualquier persona en proceso de aprendizaje que deba gestionar informacin en este formato.En el presente artculo voy a explicar la parte de mi Entorno Personal de Aprendizaje que aborda esta rea tan crucial para mi trabajo. Partode la base de que existen otras alternativas. La siguiente combinacin de aplicaciones y dispositivos es la que actualmente yo utilizo. Enconcreto los dispositivos con los que ahora trabajo son Mac (MacBook Pro, iPad e iPhone), si bien las aplicaciones que utilizo sonmultiplataforma (o existen alternativas) con lo que no debera haber problema a la hora de adaptarlas a otro entorno.Para funcionar necesitas disponer de las siguiente aplicaciones:Mendeley (para el ordenador personal y para el iPad y/o iPhone): un gestor de referencias bibliogrficas y de ficheros PDF con funcionesde red social.Dropbox (instalado en el ordenador personal; si alguien an no lo tiene puede abrirse una cuenta a travs de esta invitacin): un servicio dealojamiento en la nube.GoodReader (para iPad: versin gratuita o completa): un lector y editor de ficheros PDF (tambin puede leer otros formatos).Mendeley es un gestor de referencias bibliogrficas que integra las funcionalidades de una red social de investigadores. Para usarlo se debeabrir un usuario en la plataforma y descargar su aplicacin de escritorio. Adicionalmente, si se posee iPad y/o iPhone u otros dispositivosmviles se puede instalar la aplicacin Mendeley Lite que permite acceder a las referencias bibliogrficas almacenadas.Una vez que tenemos instalado Mendeley en el ordenador podemos agregar los archivos PDF que tengamos. Si estos llevan metadatosincorporados (ttulo, autores, aos, pginas, etc.), el sistema los reconocer completando dicha informacin en la referencia correspondienteal documento. Los datos que falten habr que completarlos manualmente o haciendo una bsqueda (en Google Scholar, por ejemplo). Unavez has incluido documentos en Mendeley estos aparecern dentro de la pestaa Unsorted del men lateral izquierdo. Permanecern ahhasta que los arrastres a alguna de las carpetas o grupos que crees al efecto.



Aplicacin de escritorio de MendeleyMendeley tiene una serie de ventajas como son:Te permite guardar todas tus referencias bibliogrficas en su aplicacin as como en la nube (a travs de su pgina web). El sistema tepermite no solo sincronizar la referencia sino tambin el propio archivo pudiendo acceder a l desde cualquier parte.

Mendeley en la nubeLa funcin de red social permite seguir a otros investigadores. Cada usuario dispone de un perfil donde puede almacenar sus publicaciones.Esta virtud permite que se creen fcilmente grupos abiertos o cerrados donde compartir referencias bibliogrficas, lo cual resulta muyinteresante para encontrar investigadores con intereses similares y bibliografa til. Si el grupo es cerrado se permite compartir tambin losficheros PDF al margen de la simple referencia bibliogrfica.El sistema te ayuda a organizar automticamente los ficheros PDF en carpetas y les da un nombre con caractersticas predefinidas demanera automtica, ahorrando mucho tiempo, dado que la gestin se hace a travs de una interfaz muy sencilla y no a travs de la opcin derenombrar los ficheros manualmente desde el propio sistema operativo.Es gratuito con los siguientes lmites de almacenamiento: 1 giga de espacio personal en la Web y 100 mb para espacio compartido (a travsde grupos privados con otras personas). Si quieres ms debes analizar los planes premium que tienen. Dependiendo del volumen de ficherosque manejes el giga de capacidad puede ser suficiente o no. En mi caso no lo es, por lo que he integrado Mendeley con Dropbox paraaprovechar el almacenamiento que tengo disponible para mantener mis PDFs accesibles desde cualquier parte. Cmo integrar Mendeley y Dropbox?En Mendeley vamos a la opcin Preferences y seleccionamos Organize my files indicando una carpeta que est alojada dentro de la carpetade Dropbox. A continuacin se seleccionea Sort files into subfolders indicando los elementos que queremos que compongan el nombre denuestra carpeta (en mi caso, el autor del artculo). Finalmente seleccionamos Rename document files, indicando tambin cmo deseamosque Mendeley guarde los archivos.

Organizacin de los archivos en Mendeley



Tras hacer esto, cada vez que abramos un documento en Mendeley este se guardar de acuerdo con los parmetros establecidos. Es decir,cada vez que modifiquemos el nombre de un autor, incluyamos el ao de publicacin o corrijamos el ttulo de un artculo, automticamenteel fichero se renombrar y se guardar conforme a los nuevos parmetros. Dado que se guardan en Dropbox, estos se sincronizarnautomticamente. Hay que tener en cuenta que, siguiendo este sistema, Mendeley lo nico que almacena es la referencia bibliogrfica(sincronizada en su web) y la direccin del fichero correspondiente a la referencia en nuestro ordenador (recomiendo pues no marcar laopcin de sincronizar ficheros en ninguna de las carpetas).Entiendo que si respetamos la estructura de ficheros sera posible utilizar Mendeley y Dropbox en distintos ordenadores (por ejemplo, elportatil y el ordenador fijo de casa o el trabajo). En todo caso esta opcin no la he comprobado, dado que actualmente slo trabajo con unode ellos. Sera bueno que alguien que lo haya hecho nos comentara los resultados.A continuacin se puede observar la estructura de carpetas y archivos de mi carpeta Mendeley en el ordenador.

Estructura de carpetas y archivos en el ordenador Una recomendacin. Dado que los archivos PDF los descargamos generalmente desde el navegador, ya sea en forma de adjuntos a uncorreo desde una pgina web, es til, si el navegador da la opcin, indicar que los PDF los abra con Mendeley. Esto automticamenteincorporar el fichero a nuestro entorno de gestin de PDFs. Con Firefox esto se puede hacer fcilmente. Con Google Chrome lo que hagoes descargar todos los ficheros dentro de una carpeta (Downloads en mi caso) y utilizar la opcin que tenis debajo: Watched Folders. Estaopcin hace que cada vez que se guarde un PDF dentro de la carpeta vigilada, Mendeley lo incorpore a nuestra lista de referenciasunsorted. Es preciso indicar que esta operacin no elimina los archivos en el fichero de origen, es decir, los duplica, por lo que luegotendremos que borrar el contenido de dicha carpeta.

Configuracin de carpetas vigiladasEmpleo del sistema en el iPad, iPhone u otro dispositivoHasta aqu no hemos salido del ordenador base. Ahora damos el salto a los dispositivos mviles. Es algo laborioso la primera vez, peroefectivo y sin coste.Una vez instalado GoodReader y Mendeley Lite, toca sincronizar la informacin. Para ello en el panel de la derecha de GoodReaderseleccionamos Dropbox dentro la opcin Connect to Server. Esto permite que la aplicacin pueda acceder a nuestra informacin en la nube.A continuacin vemos las carpetas existentes y seleccionamos aquella donde se encuentran los archivos de Mendeley. En algn momento senos preguntar (en ingls) a qu fuente queremos darle preferencia a la hora de sincronizar. Esto es, si solo se sincronizan los cambioshechos en Dropbox (slo se descarga informacin) o si la sincronizacin es en ambos sentidos (tambin se suben a Dropbox los cambioshechos en los ficheros desde GoodReader). Recomiendo esta segunda opcin para optimizar las opciones de subrayado y anotacin.



Seleccin de las carpetas sincronizadas con GoodReaderLa sincronizacin no se hace automtica si no que en Remote Sync, donde veremos las carpetas sincronizadas, deberemos preionarperidicamente para que se haga.



Sincronizacin de archivos La siguiente imagen muestra la estructura de archivos en GoodReader. Idntica a la que existe en nuestro ordenador, como vimos msarriba.



Carpetas sincronizadas con Dropbox en Goodreader Trabajo con los documentosTras montar todo este sistema es el momento de empezar a trabajar con los documentos.En GoodReader slo tenemos los ficheros; sin embargo, salvo que sepamos qu documento queremos consultar desde el iPad, sernecesario acceder a Mendeley Lite, donde se sincronizan nuestras referencias bibliogrficas, ordenados en carpetas temticas y grupos. Allbuscamos la referencia y con el nombre del autor, buscamos en GoodReader la carpeta en la que se encuentra el documento que buscamos.



Mendeley Lite en el iPad Una vez localizado nuestro archivo en GoodReader lo abrimos, leemos, subrayamos y anotamos de acuerdo a las mltiples posibilidadesque nos da la aplicacin.



Texto anotado en GoodReader Una vez trabajado el texto, en el icono de abajo a la derecha (con una flecha), seleccionamos la opcin de enviar informe por correoelectrnico. En este informe aparecern las notas escritas, el texto subrayado, etc. indicando la pgina del PDF a la que corresponde. Meautoenvo el correo electrnico y dicho informe lo anexo en Mendeley Desktop a la secciones de notas de la referencia a la que corresponde.



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Documento anotado visto en MendeleyQu hacer para ver nuestro texto subrayado en Mendeley Desktop? Simplemente hay que sincronizar la carpeta a travs de Dropbox, comovimos ms arriba, para que el fichero que hemos modificado acabe en la carpeta de nuestro ordenador con las marcas de subrayado. Paraque el proceso no falle es importante que en el intervalo de tiempo en que se est trabajando con el fichero en el iPad no modifiquemos suinformacin de autor, ao y ttulo en Mendeley ,ya que al sincronizar los registros no coincidirn y habr que arreglar el desaguisado. Otroconsejo importante: cuando empecemos a anotar un fichero en GoodReader nos preguntar si queremos hacerlo en el mismo fichero o crearuna copia. Si creamos una copia, cuando sincronicemos deberemos aadir el fichero a Mendeley ya que al cambiarle el nombre no lo tieneen sus referencias. En mi caso rara vez creo copias al anotar un documento. nicamente en el caso de que sea un PDF que no pueda volvera conseguir y quiera mantener una versin sin anotaciones.Este es mi sistema. Funciona, es efectivo, seguro y sin coste. Requiere un tiempo habituarse a l pero incrementa la productividad pordiversas vias: gestin de documentos, conectividad con otros investigadores, lectura a travs de dispositivos mviles y fcil anotacin y, depaso, mayor seguridad manteniendo nuestros documentos con copia en la nube.Os agradecera sugerencias, consejos, alternativas, etc. para seguir mejorando esta parte de mi Entorno Personal de Aprendizaje.Tags: bibliografa, dropbox, gestin, goodreader, mendeley, PDF Bootstrapping o cmo emprender con...19 Responses to Cmo gestionar tus referencias bibliogrficas (Mendeley + Dropbox + GoodReader)

Encarna 1 December 2012 at 10:27 am PermalinkTe felicito por la presentacin. Gracias por compartirla.

daniel jimnez 3 December 2012 at 10:35 pm PermalinkMuchas gracias. Muy til y muy claro.

Miriam 7 December 2012 at 2:27 am PermalinkExcelente presentacin gracias por compartir la informacin

pjromero 8 December 2012 at 12:28 pm PermalinkMuchsimas gracias Esteban. Muy til.

Beln Prez-Lorenzo 19 January 2013 at 9:10 pm PermalinkBuen post Esteban, gestin de la informacin personal.

Esteban 21 January 2013 at 8:35 am PermalinkGracias, me alegra que pueda ser de utilidad.

Emilia Daz 23 January 2013 at 2:25 am PermalinkMuchisimas gracias por la informacin. Quiero hacer un repositorio con los pdf de los artculos cuyo resmenes publico en mi blog.Me pareci fabuloso Mendeley! pero como hago para incluirlo en el blog?quiero decir que los usuarios del blog tengan acceso a los pdfGraciasEmilia

Esteban 23 January 2013 at 2:40 am PermalinkBsicamente te dira que no puedes hacerlo si quieres respetar el copyright que la mayora de revistas tienen. Hay un servicio que se llamaSherpa Romeo que te puede facilitar informacin sobre las polticas de copyright de las revistas (http://www.sherpa.ac.uk/romeo/). Pararevistas en espaol hay una alternativa que se llama Dulcinea (http://www.accesoabierto.net/dulcinea/). Cada vez son ms las revistas queproporcionan formas de publicacin de los artculos a los propios autores (por ejemplo, una copia del artculo previo a su revisin o elltimo borrado entregado). En todo caso, salvo que la revista sea de acceso abierto no es posible publicar los artculos por tu cuenta.

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Espero que te haya aclarado algo.Leave a Reply

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