Como aprovechar al maximo su participacion en ferias

COMO APROVECHAR AL MAXIMO SU PARTICIPACION EN FERIAS Y MISIONES COMERCIALES INTERNACIONALES

Econ. Nancy Cely Icaza

[email protected]

CAMARA DE COMECIO ECUATORIANO-AMERICANA

Que trae a la mente una Feria o una Misión internacional?

CUAL ES LA IMPORTANCIA DE LAS FERIAS Y MISIONES COMERCIALES INTERNACIONALES PARA LA EMPRESA O INSTITUCION?

Temas que preocupan a la empresa que se internacionaliza

- Competitividad del producto - Como avanza la competencia - Desarrollos tecnológicos - Abrir nuevos mercados - Conseguir nuevos clientes - Cuidar clientes actuales - Ser considerado como proveedor correcto - Definir y cuidar su imagen

Que puede aportar una Feria a la empresa? Una Feria cuidadosamente planificada y ejecutada puede

aportar: Abrirse a nuevos mercados -Conseguir nuevos clientes -Intensificar relaciones con los clientes actuales -Actualizarse sobre el grado de desarrollo tecnológico en el

sector -Realizar un rápido pero clarificador benchmarking -Ver y ser visto -Actualizarse de nuevas regulaciones -Actualizarse en tendencias en el sector y empresas Y por un costo muy bajo!

Ferias y Misiones internacionales

Aunque un mundo social en línea parecería estar reemplazando la interacción personal, la actividad empresarial está demostrando que puede valerse de todos los medios digitales para promoverse e impulsarse, pero sobrevive en base a la relación cara a cara.

Siempre habrán diferentes métodos de comunicación, diferentes maneras de llegar a otros negocios e industrias, que funcionan mejor para algunas personas más que para otras: involucramiento en ferias comerciales seleccionadas, como lo hace la empresa Apple; o una convención virtual para la Exposición Industrial Internacional. Pero muchas personas todavía reconocen que hay un valor agregado en la interacción personal- a veces una forma más convincente de vender su producto o contar su historia.

Por esto las Ferias Comerciales siguen siendo una herramienta exitosa usada por industrias y compañías para mostrar, publicitar, conectarse y crecer. La prueba está en que, pese a la severa situación económica, los shows sectoriales y globales, en especial, se han tornado más importantes que en el pasado.

INDICE

SECCION 1: FERIAS INTERNACIONALES Previo a la Feria Durante la Feria Después de la Feria

SECCION 2: MISIONES COMERCIALES Previo a la Misión Durante la Misión Después de la Misión

FERIAS INTERNACIONALESSeccion 1

TIPOS DE FERIA

Oferta Existente:1. Generales, Sectoriales, Específicas

2. Locales, Regionales, Nacionales, Internacionales, Globales

3. Grandes, Medianas, Pequeñas

SELECCION DE FERIAS

Su rubro de negocios Consideraciones: tamaño de la empresa,

participación en el mercado, tipo de productos que ofrece

Objetivos y metas deben ser coherentes con el plan de desarrollo de la empresa y deben ser parte de la estrategia de promoción

SELECCION DE FERIAS

Pre-Selección Investigación: Costos, Otros Participantes,

Websites, Oficinas Comerciales Listado de Ferias: Información sobre

eventos, costos, y fechas límite Selección de Ferias a visitar solamente y

Ferias en que se participará con Stand Selección del tipo de stand y condiciones a

contratar

PRESUPUESTO

PARA CADA FERIA:• Stand: Costo de espacio, construcción,

decoración, muestras, equipamiento, materiales de promoción, azafatas

• Promoción: degustación, publicidad previa, publicidad dentro del stand, emails masivos, webiste

• Personal de la empresa: pasajes, hotel, transportación, alimentación

• Imprevistos

PRESUPUESTO

• Aprobaciones necesarias• Contrataciones que deben hacerse con

anticipación: stand, empresa constructora• Criterios con que los organizadores de ferias

asignan espacios• Consideraciones sobre compromisos a adquirir• Apoyarse en un formulario que incluya todas las

actividades, costos, fechas de pago y status (planificador de ferias)

OBJETIVOS Y METAS PARA CADA FERIA OBJETIVOS:

• Nuevos clientes, presencia, valoración de la competencia, adelantos tecnológicos

METAS:• Deben establecerse muy claramente: número de

contactos a realizar por cada persona que asiste por la empresa, monto de ventas en sitio, etc

Transmisión de esta información a todos los interesados

SELECCION DEL ESPACIO, DISEÑO Y MONTAJE DE STAND

1. Determinación del tamaño requerido y tipo de stand

TAMAÑO: Según necesidades del producto para ser

exhibido, según presupuesto, según cuantas personas

van a asistir y según consideraciones estéticas

TIPO DE STAND: -Stand en línea (in-line) -Stand esquinero (corner) -Península -Isla

Stand en línea: entre dos stands (un frente)

Stand esquinero (corner) – dos frentes

Stand Península – tres frentes

Stand Isla – cuatro frentesPueden ser pequeñas y grandes

Cont. SELECCION DEL ESPACIO, DISEÑO Y MONTAJE DE STAND

2. Determinación de ubicaciones “ideales”

LA UBICACION PUEDE POTENCIAR O REDUCIR SUS POSIBILIDADES EN UNA FERIA

- Usted quiere que lo vean y lo visiten - Asegurar una buena ubicación puede ser una tarea muy difícil, según

el show en que se participe. - Conseguir stands en áreas de gran tráfico asegura mayor cantidad de

contactos - Se recomienda: a) cerca pero no junto a puertas de entrada o de

salida, b) en el camino hacia los baños, c) junto a empresas que interesen por el posible tráfico que generen por sí mismas, d) alejados de empresas que puedan minimizar la participación, e) en los halls del medio.

Ubicación Se recomienda: -Estudiar el plano de la Feria -Revisar el listado de las empresas que ya han reservado espacio -Revisar las empresas que estarían junto al stand que interese -Desarrollar una relación con la persona de ventas de espacio con la

que usted contactó, hacer los pagos antes de su vencimiento e insistir en la ubicación que les interese

- Recordar que cada Show tiene su política para asignaciones que incluye la pre-venta de espacio para el año siguiente en el show en el que usted va a participar. El criterio de seniority tiene mucha importancia.

Sacar provecho de las herramientas que ofrecen los organizadores en su página de internet


3. Determinación del tipo de stand a contratar: básico, “paquete”, construcción (sólo espacio)

-BASICO: Muchos shows ofrecen el stand con alfombra y paredes de tela más el nombre de la empresa. Hay que contratar los adicionales.

PAQUETE: Son ofertas de un stand básico más una mesa con mantel, dos sillas, conexión eléctrica, cesto de basura, el nombre de la empresa, a un precio conveniente. También ofrecen el paquete con paneles duros a un precio más alto, todavia menor a si la empresa lo construye.

CONSTRUCCION: Se compra sólo el piso y se contrata una empresa especializada con la que debe trabajarse el diseño y negociarse costos. Respetar los pagos.

Stand a contratar: Ejemplo de paquetes ofrecidos

Exhibitor Package Details Per 8 x 10 Booth: Includes material handling up to 1000 lbs., 1 6'

draped counter-height table, 1 wastebasket, carpet, ice & lexan, spittoon, water

pitcher, 8' high backwall drape, 3' high sidewall drape, standard ID sign, daily cleaning & porter service.

Per Table Top Exhibit: Includes material handling up to 400 lbs., 1 6' draped table, 1 wastebasket, carpet, spittoon, water pitcher, standard ID sign, daily cleaning & porter service.


4. Diseño del stand -Determinación de necesidades para mostrar mejor el

producto o servicio. -Como regla básica, menos es más. Dejar espacio de

circulacion al interior del Stand, tener presente cuantas personas asistirán por la empresa

Si se utilizan letreros o gigantografías, mantenerlas simples. Letras pequeñas o mensajes largos no llaman la atención

Asegurarse de cuales son las restricciones de los organizadores del show para el tipo de stand que se ha contratado

Cont. Diseño del Stand

-Si se ha contratado sólo el espacio (raw space), hay dos posibilidades: 1) diseño propio utilizando stands modulares o portátiles, cuyo costo se amortiza después de un cierto número de shows, y se contrata los adicionales (mesa, sillas, etc, según se considere conveniente. 2) selección y contratación de una empresa constructora. –Requiere trabajo conjunto con el constructor, valoración de costos, pagos

-Los constructores de stands trabajan muy rápido en sus diseños pero es importante hacerles un listado de las necesidades: congelador horizontal o vertical, TV, mesas para reuniones, plantas de adorno, repisas para material, micro-ondas, requerimientos de energía eléctrica, etc.

Cont. Diseño del Stand

Existen empresas constructoras reconocidas en el mundo de los shows, pero igual se puede solicitar cotizaciones a otras empresas que están tratando de entrar en el mercado. Hay que buscar referencias en este caso, pero es aconsejable tener por lo menos dos cotizaciones antes de decidir.

Respetar los plazos de pagos y tener certeza de quien estará en la Feria montando el Stand. Muchas Ferias empiezan en fin de semana y no hay con quien contactarse si no se aseguró de tener los teléfonos indicados.

Cont. Diseño del Stand – Display portátil

Cont. Diseño del Stand - Construcción


5. Montaje del stand: -Si contruido, a cargo del constructor. Otros: a cargo de

quienes asistan. Generalmente dos días para montaje y uno para

desmontaje. Importante estar el día anterior para verificar que todo está

en orden Dejar terminado el stand el día anterior para evitar stress y

problemas con los organizadores Los contratistas sugeridos por los organizadores tienen

oficinas dentro del show, en un mismo lugar, lo que facilita la atención de problemas

PREPARACION PREVIA

Materiales: Tarjetas, Brochures, CDs, Promoción: Website de la empresa, emails

a compradores seleccionados, publicidad, auspiciantes, obsequios

Muestras: cantidad y equipos para su conservación o exhibición

Personal: quienes y cuantos asistirán, entrenamiento, fijación de metas, vestuario, atención al público, detalles del viaje

CONOCIMIENTO DE SU NEGOCIO Y SU PRODUCTO

Usted debe conocer su producto mejor que nadie y transmitirle a cada participante la parte correspondiente

Asi mismo debe conocer todas las regulaciones del mercado objetivo (sanitarias, fitosanitarias, técnicas, materiales, puertos de ingreso, etc)

Materias primas, equipos, empaques, alternativas de producción, alternativas de presentación, marcas, fletes, frecuencias.

CONOCIMIENTO DE SU NEGOCIO Y SU PRODUCTO

En el caso de servicios: ventajas de decidirse por usted: experiencia, clientes, detalles de localizaciones, como llegar a ellas, seguridad en el pais

CALCULO DEL RETORNO SOBRE LA INVERSION REALIZADA (ROI)

Debe hacerse para cada Feria e incluye dos conceptos: 1) optimizar la presencia en la Feria y 2) recuperación de la inversión

1) Optimizacion de presencia en la Feria: Empezar por conocer el costo por hora ferial, que ayuda a optimizar el tiempo y los esfuerzos de promoción durante la Feria

Para ello, agregar costos: stand, muestras, promoción, teléfono, traslado y estadía de personal. Puede incluirse un estimado del tiempo invertido en la organización

ROI Cont.

Identificar # de horas feriales (Directorio) Costos previstos / # horas feriales = Valor/hora presencia en Feria Ejemplo: gastos totales 10.000 dólares y 20 horas

feriales en una Feria de tres días, en horario de 10 am – 5 pm los dos primeros días y 10 am – 4 pm el tercer día.

10.000/20 = 500 dólares/hora Una vez que todos los involucrados hacen conciencia

del valor monetario de cada hora en la Feria, la actitud cambia de manera impresionante para beneficio de la empresa

ROI Cont.

2) Retorno sobre la inversion: Es la ganancia o pérdida en los dólares invertidos en el esfuerzo de

generar ventas (investigacion y desarrollo, campañas de mercadeo y promociones de ventas). Se menciona a menudo en el mundo de los shows pero es el objetivo más duro de conseguir debido a la dificultad de calcular los montos de ventas que resultan del evento, más que nada debido al poco éxito en controlar los contactos generados en el show.

Cálculo: Dividir las ventas brutas generadas para el costo del esfuerzo realizado.

Ejemplo: Luego de participar en una Feria, se determina que se generaron 200.000 dólares en ventas y el costo total de participar en dicho evento fue de15.000 doólares.

200.000 : 20.000 = 10

El ROI se expresa como un índice: en este caso sería 1:10, que signfica que por cada dólar invertido se generaron 10 dólares en ventas.

Roi cont. Debido a la dificultad de seguimiento a los contactos generados en la

feria hasta que se convirtien en ventas, no se cuenta con los números necesarios para cacular el ROI real. Sin embargo, existen alternativas para tener una estimación del resultado de la participación de la empresa en cada show.

Estimando el ROI a partir de contactos que se registraron: con la ayuda de los jefes de ventas, la empresa puede saber el número de contactos calificados que toma conseguir un número especifico de oportunidades para presentar a compradores potenciales, y cuantas de esas oportunidades se convertirán en ventas. El número de presentaciones que se concretan en ventas se conoce como el “indice de cierre”. Con el tiempo la empresa será capaz de llegar un indice de cierre promedio. Si usted dispone de esta información, puede usar los contactos generados en el show para estimar el ROI potencial de ese evento.

ROI Cont. Cálculo: multiplicar el total de contactos calificados por el porcentaje

promedio de contactos que toma llegar a la etapa de presentación. Multiplicar ese número por el porcentaje promedio de presentaciones que toma cerrar una venta. Multiplicar ese número por el ingreso promedio por venta de producto para estimar las ventas brutas. Dividir las ventas brutas por el costo del evento para conseguir el ROI.

Ejemplo: Si usted obtuvo 100 contactos calificados x 40% de porcentaje promedio para llegar a la presentación = 40

De estos 40 contactos, 20 se convierten en ventas, luego 40 x 50% = 20 El ingreso promedio de ventas es 200.000 dólares 20 x 200.000 = 4’000.000 de dólares 4’000.000 : costo de participación = ROI

ROI Cont.

Proyectando el ROI a traves de la conversión de ventas: Usted puede realizar un estudio de conversión de ventas para calcular el ROI proyectado. Es una técnica de entrevistas controladas que se realiza por lo general dos o tres semanas después del evento, por teléfono o e-mail y es realizada por profesionales con experiencia. El objeto de la entrevista es identificar intenciones de compra por parte de los contactos generados en el evento asi como un tiempo aproximado en que se realizarán dichas compras. Partiendo de esa información, usted puede proyectar ventas brutas totales del evento y hasta trimestales

Cálculo: Intenciones de compra en dólares : costo del evento + costo de la

encuestra = ROI potencial

ROI Cont. Ejemplo: El resultado de la encuesta arroja 3’000.000 de dólares en intenciones

de compra del producto El costo de participar en el show fue de 50.000 dólares y la encuesta

costó 10.000 dólares = 60.000 dólares 3’000.000 : 60.000 = 50

“Estas tecnicas son más faciles de utilizar porque la informacion es más facil de obtener de los grupos de ventas y se puede aplicar a través de campañas de correo directo o e/mail. El uso del ROI proyectado es una manera de reforzar los resultados reportados del show asi como mejorar la credibilidad ante la gerencia y es un manera de construir relaciones de trabajo entre los equipos de ventas y el equipo que maneja eventos en la empresa”.

DURANTE LA FERIA:SELECCION DE PERSONAL

Cualidades requeridas para la mejor promoción de sus productos

Entrenamiento adicional al llegar a la feria y cada mañana

Revisión de logros y experiencias al cerrar el día

Monitoreo durante las horas feriales

ACTITUD, MANEJO DEL TIEMPO, Y REUNIONES

Actitud: Amable, no forzada, contacto con visitantes que cruzan frente al stand

Manejo del Tiempo: Puntualidad es clave, presentación de las bondades del producto o servicio

Regla de los dos segundos: ejemplo “speech elevator”

REUNIONES: Directo al punto, anotaciones, pendientes, si se puede mostrar el producto, destacar cualidades

DURANTE LA FERIA

OTRAS ACTIVIDADES:

-Seminarios y Key Note speakers -Conferencias especializadas -Cocteles -Benchmarking -Cenas o desayuno con contactos clave

TIPS PARA MANEJO DE TIEMPO

Color de las credencialesPreguntas directasOfertantes de servicios, equiposRotación del personalEl Directorio de la feria como instrumento

valioso de apoyo: quienes exhiben, sus números de stands, productos nuevos, seminarios, otras actividades

Confirmación previa de reuniones

EJEMPLOS DE ACTIVIDADES QUE ALEJAN A VISITANTES

Personal del Stand conversando


Concentración en computadoras

EJEMPLOS DE ACTIVIDADES QUE ALEJAN A LOS VISITANTES Conversaciones interminables en el teléfono


Cara de pocos amigos

EJEMPLO DE ACTIVIDADES QUE ALEJAN A LOS VISITANTES

Un stand demasiado congestionado con cosas

EJEMPLOS DE ACTIVIDADES QUE ALEJAN LOS VISITANTES

Un stand demasiado congestionado con personas


Agresividad, insistencia


Stand vacío

CREACION DE BASE DE DATOS Recolección de información: cuaderno,

computadora, card readers, grabadora. Incorporar comentarios personales de

cualquier tipo Ingreso de información: diario, de regreso a

la oficina Categorización de contactos: comentarios

personales, tamaño, pendientes Ejemplo de Freeman

DESPUES DE LA FERIA

Si usted cree que la Feria lo agotó y que ya cumplió su cometido, prepárese porque….

EL TRABAJO DURO EMPIEZA CUANDO LA FERIA SE ACABA

DESPUES DE LA FERIA

A) Evaluación de la Feria: reuniones con personal que trabajó la Feria y unificacion de bases de datos.

B) Manejo de contactos: E-mail en las siguientes 48 horas. E-mail individualizado para clientes seleccionados.

C) Atención de pendientes: envío de muestras, propuestas, precios, llamadas personales, e-mails de seguimiento

D) Cierre de ventas E) Proyección de su ROI para ese evento F) Evaluación de conveniencia de participación en la

siguiente Feria.

MISIONES COMERCIALESSeccion 2

Reuniones uno-a-uno

TIPOS DE MISIONES COMERCIALES

De observación/exploraciónDe benchmarkingPara reunirse con contactos

seleccionadosPara reunirse con grandes

compradores Individuales, sectoriales, generalesMixtas: político-comercialApoyadas por alguna institución o

privadasContratación de servicio de organización y

coordinación

óó

MISION DE EXPLORACION/OBSERVACION

En realidad una misión de estudio del mercado, su infraestructura, cómo opera

Incluye conferencias generales y especializadas, visitas a puertos, aeropuertos, bodegas, reuniones con cámaras binacionales, instituciones de promocion de comercio, instituciones relacionadas a los sectores que visitan, cocteles con empresarios del sector

Ideal para empresas que empiezan y para empresas que desean explorar nuevos mercados

Costo más bajo de participación. Contacto comercial directo muy bajo

Exploración/Observación

MISION DE BENCHMARKING

Benchmarking: compararse con la competencia Incluye visitas guiadas a establecimientos donde se

expenden esos productos Visitas a puertos, aeropuertos, bodegas Reuniones con ciertos importadores, distribuidores,

intermediarios Conferencias sobre legislacion que afecta a ese sector Puede incluir una reducida rueda de negocios Costo moderado. Ideal para explorar nuevos mercados, para

empresas nuevas y para empresas que desean empezar nuevos proyectos

Benchmarking

MISION PARA REUNIRSE CON CONTACTOS SELECCIONADOS Empresas viajan con Agenda previamente confirmada que

incluye entre 5 a 10 citas con contrapartes identificadas. Pueden ser individuales, sectoriales, generales. Por el

número de participantes, puede ser una Mision pequeña o llegar a ser una Macrorrueda de negocios

Reuniones son one-to-one y duran máximo 20 minutos. Pueden ser en la oficina del contacto o en un lugar contratado.

Ideal para empresas en etapa ascendente, con oferta disponible y con capacidad de adaptar producto a requerimientos del comprador

Costo más alto, generalmente incluye la contratación de servicios especializados

Contactos seleccionados

MISION PARA REUNIRSE CON GRANDES COMPRADORES Ofrecidas por ciertas empresas privadas solamente Empresa viaja con agenda de citas confirmadas con grandes

compradores para su producto Empresa debe tener gran capacidad de producción y de reaccion a

cambios. Tambien puede incluir productos especiales Las reuniones generalmente se realizan en hoteles de lujo, donde se

alojan los proveedores. Cada proveedor tiene asignada una habitación adicional para exhibir su producto y atender a los compradores. Todos los compradores corresponden exactamente al perfil ideal para el proveedor pero luego del contacto se sabrá si el producto fue de su interés. Reuniones son muy cortas.

Costo muy elevado. Ideal para grandes productores que desean vender a pocos compradores y en grandes cantidades. Si se trata de productos especiales, empresas medianas y pequeñas también tendrian acceso.

MISIONES INDIVIDUALES, SECTORIALES, MULTISECTORIALES, GENERALES

INDIVIDUAL: Una sola empresa, con un máximo de siete sectores en misiones muy grandes

GENERALES: Número indeterminado de empresas de cualquier sector

Empresa debe decidir que es lo más conveniente para sus intereses y seleccionar los eventos en que participa

Misiones tienen costos variables: la individual y sectorial un costo más alto, la multisectorial y general un costo más bajo, aunque la calidad de las citas puede ir acorde con la reduccion de costos

Grandes compradores

MISIONES MIXTAS: POLITICO-COMERCIAL

Generalmente ofrecidas por organismos de gobierno regional o estatal Viaje acompañando a algun funcionario público de muy alto nivel que

mantendrá reuniones a muy alto nivel en un país de su interés Incluye reuniones con empresarios, con representantes de gobierno,

cocteles Ideal para empresas que ofrecen productos o servicios en donde los

gobiernos juegan un papel activo para la asignación de contratos o para las condiciones de acceso de su producto o servicio

Ideal para empresas que mantienen una relación estrecha con el alto funcionario que está viajando (posibilidad de conversar durante el viaje)

Costo moderado a alto, reuniones privadas pueden variar en resultados pero generalmente las reuniones públicas son positivas.

Politico-comercial

MISIONES APOYADAS POR INSTITUCION PUBLICA O PRIVADA Como punto de interés, las misiones más exitosas son

aquellas que van apoyadas o auspiciadas por instituciones públicas o privadas que tienen relación con el comercio o con el sector que usted representa.

Esas instituciones, a su vez, se apoyan en sus pares en el lugar de destino aunque contraten los servicios para agendamiento de reuniones

Las Embajadas y Oficinas Comerciales son un gran punto de apoyo y referencia

Tan sólo en el caso de misiones individuales y reuniones con grandes compradores, no es necesario el apoyo de institución alguna.

SELECCION DE LAS MISIONES MAS ADECUADAS A SU EMPRESA Y/O PRODUCTO

Mercados a cubrirCiudades a cubrirNivel de adecuación de su producto a ese

mercadoNivel de conocimiento de la normativa

arancelaria y legal en el mercadoCosto de participaciónOtras empresas participantes

óó

Costo de inscripciónCosto de viaje y estadía del personalMateriales de promoción Muestras óó

PRESUPUESTO DE PARTICIPACION Y APOYOS PREVIOS

PREPARACION Recolección y lectura de normativa legal, estadísticas de

comercio del producto de interés Tarjetas de presentación, brochures con información más

detallada, CDs Conocimiento de su producto y alternativas de transporte

(costos y frecuencias) Listas de precios en unidades de medida y peso del país a

visitar Idioma: esencial Conocimiento de costumbres locales: saludos, tarjetas,

regalos, puntualidad, si hay algún NO NO. Determinación de resultados esperados - ROI

DURANTE LA MISION

Atención a contactos Actitud y manejo del tiempo Manejo de compromisos adquiridos Creación de Base de Datos

DESPUES DE LA MISION

Informe de resultados Evaluación con otros directivos Base de datos con información de contactos,

comentarios personales y compromisos adquiridos Seguimiento: envío de precios, muestras,

propuestas, catálogo de productos, e-mail de agradecimiento, llamadas personales a contactos de mayor interés, e-mails de seguimiento.

Concretar ventas

FIN

Confio en que este intercambio de conocimientos y sobre todo, de experiencias, ayude en sus próximas decisiones sobre

participación en Ferias y Misiones Comerciales y, de ser así, recuerde que una Feria o Misión bien trabajada puede maximizar su presupuesto de promoción y su usted es quien viaja, usted es

la imagen de la empresa. Gran responsabilidad y gran privilegio, le deseo lo mejor.

Muchas gracias por su atencion!

Como aprovechar al maximo su participacion en ferias

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