CODIGOS DE PRÁCTICAS...

Proceso de Responsabilidad Integral Colombia

Código de Prácticas Gerenciales No.1 Preparación de la Comunidad para respuesta a Emergencias Página 1 de 62

CODIGOS DE PRÁCTICAS GERENCIALES CODIGO 1. PREPARACIÓN DE LA COMUNIDAD PARA RESPUESTA A EMERGENCIAS OBJETIVOS Desarrollar las estrategias necesarias para involucrar y dialogar con los empleados y representantes de la comunidad, respecto a las actividades tendientes a garantizar la seguridad, la salud, el ambiente y las respuestas a emergencias, mediante:

• El aseguramiento de que en todas las instalaciones donde se desarrolle una actividad productiva, de almacenamiento o comercializadora, se inicie y se mantenga un programa de integración con la comunidad, que permita comunicar la información que satisfaga sus preguntas e inquietudes acerca de seguridad, salud y protección del ambiente.

• La protección a los trabajadores y a la comunidad, asegurando que cada instalación posea un plan coordinado de respuesta a emergencias, que permita minimizar el impacto a la comunidad, al ambiente y a los bienes materiales en el caso de un evento inesperado.

RELACION CON OTROS CODIGOS DE RESPONSABILIDAD INTEGRAL: Distribución y transporte Seguridad de Proceso Acompañamiento del Producto Seguridad y Salud de los Trabajadores Protección Ambiental RELACION CON LOS PRINCIPIOS DE RESPONSABILIDAD INTEGRAL: 1. Reconocer y responder preocupaciones de la Comunidad acerca de nuestros

productos, insumos, sustancias químicas, procesos, operaciones y materiales de desecho.

4. Informar pronta y oportunamente a las autoridades, empleados, clientes y al

público, sobre los riesgos para la Salud o el entorno derivados de nuestra actividad y recomendar las medidas de prevención y protección más adecuadas.

9. Participar con el Gobierno y con las Entidades Coordinadoras del Proceso, en la

promoción, formulación y perfeccionamiento de leyes, regulaciones y estándares para preservar la buena calidad del entorno de la comunidad, de los lugares de trabajo y del ambiente.

10. Promover y divulgar el Proceso de Responsabilidad Integral® Colombia con

énfasis en sus principios y prácticas, compartiendo experiencias y ofreciendo asistencia a otros que produzcan, comercialicen, manipulen, usen, transporten o dispongan productos o sustancias químicas.



TOPICOS BASICOS Liderazgo y compromiso Alerta a la comunidad Respuesta a Emergencias Evaluación del Código 1.1. Liderazgo y compromiso Garantizar el liderazgo y compromiso de la alta gerencia a través de la elaboración de políticas, participación, comunicaciones, asignación de recursos y una clara definición de responsabilidades para lograr un mejoramiento continuo del desempeño. a) Política: La empresa deberá establecer por escrito dentro de las políticas de Responsabilidad Integral un punto específico relacionado con el compromiso de la gerencia hacia la Preparación de la Comunidad para Respuesta a Emergencias. b) Participación: La Preparación de la Comunidad para Respuestas a Emergencias deberá ser parte de la agenda de las reuniones de cada empresa. c) Comunicaciones: La gerencia deberá asegurar comunicación efectiva a todos sus trabajadores las políticas de Preparación de la Comunidad para Respuesta d) Recursos: Cada empresa deberá tener un rubro presupuestal relacionado con Responsabilidad Integral, que incluya cada uno de los elementos de este código. e) Responsabilidades: La Preparación de la Comunidad para Respuesta a Emergencias es responsabilidad de la alta gerencia y esta llevará un control sobre las actividades de este código delegadas a sus inmediatos colaboradores. La gerencia deberá designar los responsables específicos para la aplicación de cada elemento del la Preparación de la Comunidad para Respuesta a Emergencias en las áreas directamente implicadas. Todos y cada uno de los empleados son responsables por la seguridad en sus propias operaciones y sus superiores deberán monitorear y garantizar que esta



responsabilidad se cumple de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos. El responsable del código de Preparación de la Comunidad para Respuesta a emergencias junto con la gerencia y el coordinador de Responsabilidad Integral de la empresa, evaluarán como mínimo una vez al año la efectividad de la aplicación del código. 1.2.Concientización de la comunidad 1.2.1. Evaluación de las inquietudes de empleados. Evaluar continuamente las inquietudes de los empleados acerca de las instalaciones de la planta.

• La empresa deberá establecer un sistema documentado de recolección y evaluación de información de las inquietudes de sus empleados (por ejemplo, encuestas, paneles, reportes escritos o reportes de reuniones de los comités paritarios de seguridad, medicina e higiene industrial).

• Deberá haber un mecanismo para responder las inquietudes de los empleados ya sea por reuniones, publicaciones periódicas o actividades similares.

• Esta práctica debe revisarse por lo menos una vez al año. 1.2.2. Capacitación de voceros Capacitar a los voceros de la empresa que tengan la responsabilidad de comunicarse con los trabajadores y la comunidad, acerca de temas tales como seguridad, salud ocupacional y protección ambiental.

• Cada empresa debe designar y capacitar a personas específicas para que actúen como voceros ante la comunidad, empleados y medios de comunicación. Esas personas deben tener conocimientos generales de los temas que deben tratarse con empleados y comunidad, estar en condiciones y tener los medios tanto de canalizar inquietudes como responder a las mismas. Las empresas deben fijar una actualización de los entrenamientos con una frecuencia definida.

• Estos voceros deben trabajar proactivamente con la comunidad de forma tal que esta los identifique fácilmente.

1.2.3. Entrenamiento a empleados Entrenar y educar a los empleados acerca de los programas tales como respuesta en emergencias, seguridad, salud ocupacional y protección ambiental.

• Cada empresa debe tener un programa continuo, documentado y actualizado de capacitación y motivación a todas las personas que laboren en todas las



dependencias incluyendo a los contratistas, en los que se reconozca su actuación en respuesta a emergencias, seguridad, salud y protección ambiental como parte de su labor.

1.2.4. Informe a los empleados - relaciones con comunidad Dialogar continuamente con los empleados para responder a las inquietudes sobre las acciones y esfuerzos de relaciones con la comunidad y sobre los avances en la implementación del proceso de Responsabilidad Integral.

• Deberá desarrollarse en la empresa un programa de comunicaciones específico tanto con empleados como con la comunidad, continuado, formal y de doble canal a toda la organización, para asuntos ambientales, de salud y seguridad.

• La empresa deberá promover la participación de los empleados en la planeación e implementación de programas comunitarios así como de los avances de Responsabilidad Integral, de forma que se conviertan en embajadores de su compañía ante la comunidad.

• También podrán usarse boletines, carteleras, revistas, videos, reuniones u otros medios de comunicación.

1.2.5. Evaluación de inquietudes de la comunidad Evaluar continuamente las inquietudes de la comunidad acerca de las actividades de la empresa.

• Cada empresa deberá establecer e identificar a las comunidades que pueden verse afectadas por sus operaciones de manufactura y almacenamiento (comunidades residenciales e industriales, teniendo en cuenta los factores sociales, culturales, económicos y políticos).

• Deben ser identificadas las personas reconocidas por la comunidad como sus voceros.

• Deben utilizarse mecanismos para conocer, evaluar y responder las inquietudes de las comunidades adyacentes a sus instalaciones de producción y de almacenamiento (por ejemplo, encuestas periódicas a la comunidad, a través de foros de APELL, encuestas profesionales, línea telefónica abierta).

1.2.6. Comunicación externa Desarrollar un plan integral que considere la educación, coordinación y acercamiento a voceros oficiales de entidades tales como Gobierno, medios de comunicación, industria y comunidad, involucrados en la respuesta a una emergencia y los riesgos a la comunidad asociados con las instalaciones.



• Debe haber una estrategia gerencial de cómo desarrollar canales de información con la comunidad incluyendo los medios de comunicación. Podrán utilizar además, a los propios trabajadores de la fábrica que vivan en las comunidades aledañas a las empresas para que sean difusores de las actividades que esta efectúa.

• La empresa deberá asegurarse que sus planes de emergencia contemplan, dependiendo de su magnitud, la participación de grupos de ayuda mutua, las autoridades locales (Comités locales de emergencias) y la comunidad vecina.

• La empresa debe establecer programas de información y entrenamiento a las autoridades competentes de respuesta a emergencias, a los medios de comunicación, a las comunidades y a otras instalaciones y organizaciones públicas o privadas interesadas en el tema, que pudieran verse afectadas por una emergencia en sus instalaciones.

1.2.7. Diálogo con la comunidad Dialogar continuamente con la comunidad local para responder a las inquietudes con respecto a seguridad, salud y ambiente, y para analizar otros aspectos de su interés.

• La empresa debe mantener un diálogo y seguimiento periódico con representantes de la comunidad o sus organizaciones, para explicarles sus actividades, planes de acción y estrategias de mejora en aspectos de seguridad, salud ocupacional y ambiente, responder a sus inquietudes y tratar aspectos de interés de la comunidad.

1.2.8. Puertas abiertas Formular y poner en práctica una política de apertura, que le permita a las personas instituciones interesadas, familiarizarse en forma conveniente con las instalaciones, sus operaciones y productos, y con sus esfuerzos en seguridad, salud y protección del ambiente.

• La empresa debe crear programas de acercamiento concertado con los miembros de la comunidad, para resolver verazmente sus inquietudes específicas. Para ello debe tener disponible una presentación básica y sencilla de sus actividades, un grupo presentador conocedor de todas las áreas y un trayecto definido de recorrido por sus instalaciones.

• Cada empresa debe promover invitaciones a miembros de la comunidad, autoridades competentes y otras organizaciones interesadas, para visitar sus instalaciones poniendo énfasis en el factor educativo de ellas y como una forma de abrir canales de comunicación para resolver inquietudes. Dichas visitas deben quedar documentadas, registrando un balance de ellas.



• Las empresas deben promover y cuando sea prudente, oportuno ó recomendable, participar en actividades ambientalistas y de educación ambiental en colegios y universidades.

1.3. Respuesta a emergencias 1.3.1.Evaluación de riesgos Evaluar continuamente los riesgos a los empleados y a la comunidad como resultado de incidentes, accidentes u otras emergencias potenciales. Cada empresa deberá tener documentado actualizado y definido un inventario de sus agentes físicos, químicos, biológicos y naturales, causantes potenciales de emergencias que puedan afectar a los trabajadores, la comunidad, a otras instalaciones vecinas o al entorno natural.

• Cada una de las posibles emergencias debe cuantificarse en términos de probabilidad de ocurrencia. El inventario y el análisis de riesgos deben ser expresados en mapa de riesgos.

• A partir del inventario y del mapa de riesgos debe modelarse cuantitativa o cualitativamente (en caso de no existir mecanismos de medición) cada una de las posibles emergencias para llegar a estimar las implicaciones para cada elemento potencialmente afectado.

• Con base en el análisis anterior se priorizarán los riesgos en función del grado de vulnerabilidad de la comunidad, de los trabajadores, del entorno natural y de las instalaciones o infraestructuras vecinas y se iniciarán programas específicos orientados a la minimización de cada uno de los riesgos.

• Los programas incluirán igualmente medidas de control de los riesgos, de protección frente a las emergencias y de prevención de la ocurrencia de estas.

• Estos elementos servirán de insumo fundamental tanto del proceso de gerenciamiento de riesgos enunciado a continuación, como del plan de emergencias de que trata el numeral 1.3.2.

• Los programas expresarán en el tiempo las metas previstas tanto en relación con la reducción efectiva del nivel de riesgo de cada fuente potencial de emergencia, como de la vulnerabilidad de los posibles elementos afectados.

• Los programas de minimización de riesgos darán lugar a un proceso de gerenciamiento de riesgos residuales de procesos, el cual podrá incluir auditorías internas de revisión periódica de procesos, mantenimiento preventivo, análisis de instrumentos críticos, y mediante las prácticas de normas de buena manufactura.

1.3.2. Plan de emergencias Disponer de un plan de respuesta a emergencias documentado y actualizado, que incluya la comunicación con la comunidad.



• Los planes de emergencia deben especificar quiénes son los responsables de actuar y dirigir todas y cada una de las acciones de respuesta, recuperación o remediación después de la emergencia, ya sea de las instalaciones, de almacenamiento o de transporte, los tipos y frecuencia de entrenamiento que requieren las brigadas, información de los productos químicos, forma de avisar y manejar a la comunidad, informar y vincular a las autoridades, interactuar con los medios de comunicación, manejo legal de la situación, operar conjunta o coordinadamente con instalaciones vecinas y reducir efectos sobre el entorno natural.

• Los planes de emergencia deben tener acciones concretas para cada una de las situaciones de riesgo posibles, vías de acceso y de evacuación. Estos planes deberán tener cubrimiento durante las 24 horas con personal capacitado.

• Los planes de emergencia deben tener actualizadas listas de direcciones y teléfonos de personas y entidades de apoyo clave, incluyendo contactos en los medios de comunicación y las personas responsables del manejo legal derivado de la emergencia.

• Los planes de emergencia deben ser revisados, actualizados, hechos conocer por los trabajadores, comunidades y organizaciones partícipes o involucradas en el proceso de prevención de desastres y al menos una vez al año.

1.3.3. Capacitación de voceros para emergencias Entrenar continuamente aquellos empleados con responsabilidades en la respuesta o en la comunicación de una emergencia.

• Cada empresa debe designar y capacitar a personas específicas para que actúen como voceros ante las autoridades, grupos de apoyo, comunidad y los medios de comunicación, para casos de emergencia. Esas personas deben tener claros conocimientos de las instalaciones, sus procesos y del plan de emergencia.

• Todos los demás funcionarios deben conocer a estos voceros y tener instrucciones precisas de canalizar la información a través de los medios definidos.

1.3.4.Simulacros de emergencia Realizar simulacros de emergencias al menos una vez al año para garantizar la operatividad del plan de respuesta a emergencias.

• Los simulacros son medios para verificar la utilidad, aplicabilidad y conocimiento de todos los involucrados del Plan de Emergencias.

• Los simulacros deben hacerse para chequear cada uno de los componentes del plan de emergencias y después del ejercicio se debe hacer una evaluación



documentada de los resultados obtenidos con miras al perfeccionamiento del plan.

• La empresa debe documentar los resultados de los simulacros que realice con sus empleados.

• El entrenamiento de las brigadas deber ser parte de la capacitación en las operaciones de la planta y como tal deberá quedar documentado.

• La evaluación de los simulacros debe prestar especial atención a los problemas de participación de la comunidad en los mismos, así como de otras entidades, organizaciones, autoridades o empresas.

1.3.5. Información externa Proporcionar información relevante y útil sobre el plan de respuesta a emergencias a todos los entes involucrados en ella.

• Las empresas deben compartir periódicamente su plan de emergencias con autoridades competentes y entidades de apoyo tales como los comités locales de emergencia, grupos de ayuda mutua, bomberos, defensa civil, policía, ejército, tránsito, cruz roja, hospitales y clínicas previamente seleccionados, para lograr una cooperación coordinada.

1.3.6.Visita de inspección Promover y realizar visitas de inspección a las instalaciones para familiarizar a las personas involucradas en la respuesta a emergencias.

• La empresa debe involucrar dentro de las prácticas de entrenamiento de brigadas, al menos una vez al año, a los líderes de los grupos de apoyo enunciados en el numeral 1.3.5., para reconocer las actitudes, inconvenientes, las áreas de riesgo, las vías de acceso y evacuación y las facilidades para respuesta a emergencias y la vulnerabilidad de cada uno de estos elementos, de forma que se logren recomendaciones en su área de competencia y conocer sus necesidades.

1.3.7. Coordinación de planes interno y externo. Coordinar el plan de emergencias de la planta con el plan de contingencias del municipio. Si no existe este último plan, debe ayudarse a crearlo.

• Las plantas deben integrar sus planes individuales a los planes generales de la localidad, desarrollar estrategias para mejorar los planes existentes y obtener un plan general y coordinado. Igualmente deben asesorar a las autoridades competentes en el establecimiento de planes de respuesta a emergencias, proporcionar el liderazgo organizacional, la dirección y el apoyo necesarios.

1.3.8. Revisión de planes con la comunidad



Participar periódicamente con la comunidad en la revisión de las partes conjuntas de los planes de respuesta a emergencias.

• Las empresas deben elaborar instructivos específicos para entrenar a la comunidad vecina en las acciones a seguir frente a emergencias. Este entrenamiento puede hacerse por medio de organizaciones de apoyo tales como grupos de ayuda mutua, Cruz Roja, defensa civil, Apell, etc.

• Los planes de emergencia de las plantas deben articularse con los planes generales de la localidad y la comunidad debe participar en los simulacros.

1.3.9. Compartir experiencias Intercambiar información y experiencias con otras plantas o grupos de respuesta a emergencias.

• Las empresas adheridas podrán realizar mesas redondas, grupos de apoyo naturales o seminarios para el intercambio de experiencias en las prácticas con otros grupos empresariales locales o en otras poblaciones.

1.4. Evaluación del código Evaluar periódicamente la efectividad de los esfuerzos del código de Preparación de la Comunidad para Respuesta a Emergencias con la Comunidad y los trabajadores.

• Cada uno de los elementos del código dispondrá de indicadores, criterios o parámetros de referencia a través de los cuales se pueda evaluar el desempeño o aplicación del elemento.

• Cada uno de los elementos del código debe aplicarse con base en metas físicas o virtuales claras y definidas en tiempos específicos.

• Cada meta deberá concordar con los objetivos del código y de Responsabilidad Integral.

• El código se evaluará por lo menos una vez al año.

• Cada empresa deberá reportar a las Entidades Coordinadora del Proceso de Responsabilidad Integral, el resultado de la autoevaluación de este código.



CODIGOS DE PRÁCTICAS GERENCIALES CODIGO 2 .DISTRIBUCIÓN Y TRANSPORTE OBJETIVOS Reducir los riesgos para la salud, seguridad y ambiente de los empleados y de la comunidad, provenientes del transporte y distribución de productos, insumos, sustancias químicas y materiales de desecho, incluyendo las actividades de almacenamiento, manipulación, transferencia y reenvase de estas. Promover el mejoramiento en la concientización y en la preparación de los empleados para prevenir emergencias en la distribución. Optimizar el desempeño en seguridad de los transportadores y otros proveedores de servicios en distribución y el entendimiento del público, incrementando su confianza sobre los esfuerzos de la industria para mejorar la seguridad en el proceso de distribución del producto. Aplicar el Código de Distribución y Transporte a todos los medios de transporte terrestre, marítimo, fluvial, aéreo, por oleoductos y férreo, y embarque de todos los productos, insumos y sustancias químicas incluyendo los desechos provenientes del ciclo de fábrica de los mismos. RELACION CON OTROS CODIGOS DE RESPONSABILIDAD INTEGRAL: Preparación de la Comunidad para Respuesta a Emergencia Protección Ambiental Acompañamiento del Producto Seguridad y Salud de los Trabajadores Seguridad de Procesos RELACION CON LOS PRINCIPIOS DE RESPONSABILIDAD INTEGRAL: 1. Reconocer Y responder preocupaciones de la comunidad acerca de nuestros


2. Desarrollar, fabricar y comercializar productos o sustancias de forma tal que

puedan ser manufacturados, transportados, usados y dispuestos en forma segura.

4 Informar pronta y oportunamente a las autoridades, empleados, clientes y al

público sobre los riesgos para la Salud o el entorno derivados de nuestra actividad y recomendar las medidas de prevención y protección más adecuados.

5 Asesorar a los clientes respecto a la seguridad en el uso, transporte y

disposición de productos y sustancias químicas



6 Operar las plantas e instalaciones de manera que preserve el Ambiente , la

Salud y la Seguridad de los empleados y el público, y hacer uso eficiente de los recursos naturales.

8. Trabajar conjuntamente con los interesados o responsables para resolver

problemas generados en el pasado por la manipulación de productos, sustancias químicas, procesos y materiales de desecho.

9. Participar con el gobierno y con las entidades coordinadoras del Proceso, en la

promoción, formulación y perfeccionamiento de leyes, regulaciones y estándares para preservar la buena calidad del entorno de la comunidad, de los lugares de trabajo y el ambiente.

10. Promover y divulgar el Proceso “Responsabilidad Integral “ con énfasis en sus

principios y prácticas compartiendo experiencias y ofreciendo asistencia a otros que produzcan, comercialicen, manipulen, usen, transporten o dispongan productos o sustancias.

TOPICOS BASICOS ¯ Liderazgo y compromiso ¯ Administración de riesgos ¯ Verificación y entrenamiento ¯ Adecuación del transportador, distribuidor y almacenador a las normas de

seguridad ¯ Manejo y Almacenamiento ¯ Preparación para respuesta a emergencias y ayuda a la comunidad ¯ Evaluación del código 2.1. Liderazgo y Compromiso Garantizar el liderazgo y compromiso de la alta gerencia a través de la elaboración de políticas, participación, comunicaciones, asignación de recursos y una clara definición de responsabilidades para lograr un mejoramiento continuo del desempeño. a) Política: Cada empresa. deberá establecer por escrito dentro de las políticas de Responsabilidad Integral un punto específico relacionado con el compromiso de la gerencia hacia la Distribución y Transporte de productos, insumos, sustancias químicas y materiales de desecho, incluyendo las actividades de almacenamiento, manipulación, transferencia y reenvase. b) Participación: La Distribución y Transporte es parte de la agenda de las reuniones de la alta gerencia.



c) Comunicaciones: La gerencia deberá asegurar la comunicación efectiva a todos sus trabajadores sobre las políticas de Distribución y Transporte. d) Recursos: Cada empresa. deberá tener un rubro presupuestal relacionado con Responsabilidad Integral, que incluye los elementos de este código. e) Responsabilidades: La Distribución y Transporte son responsabilidad de la alta gerencia y esta llevará un control sobre las actividades de este código delegadas a sus inmediatos colaboradores. La gerencia deberá designar los responsables específicos para la aplicación de cada elemento de Distribución y Transporte en las áreas directamente implicadas. Todos y cada uno de los empleados son responsables por la seguridad en sus propias operaciones y es deber de cada superior monitorear y garantizar que esta responsabilidad se cumpla de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos. El responsable del código de Distribución y Transporte junto con la gerencia y el coordinador de Responsabilidad Integral de la empresa., evaluarán como mínimo una vez al año la efectividad de la aplicación del código. 2.2. Administración de riesgos 2.2.1.Evaluación de riesgos Evaluar periódicamente los riesgos para la salud, seguridad y ambiente relacionados con la distribución y transporte de productos, insumos, sustancias químicas y materiales de desecho.

• Las empresas. deberán desarrollar un listado de todas las sustancias y materiales que utilizan, producen, manipulan, transportan, distribuyen y desechan.

• Las empresas. deberán clasificar las sustancias por los riesgos generados de su operación, basados en factores tales como: naturaleza de la sustancia (de acuerdo a normas internacionales de clasificación, cantidades y volúmenes manejados, toxicología, condiciones geográficas de distribución, tipos de distribución, rutas y distancias de distribución, frecuencia de viajes, personas y población expuesta, métodos de embarque, tipos de recipientes, identificando los equipos de protección requeridos para su manejo).

• Las empresas deberán tener actualizadas mínimo cada 3 años o cuando haya modificación, las hojas de información de seguridad de todas sus sustancias químicas.



• Cada año por lo menos y cada vez que se introduzca una nueva sustancia en el ciclo, se deberá realizar una evaluación de sus riesgos y tener la información técnica y de seguridad de ella.

2.2.2. Disminución de riesgos Aplicar medidas para la disminución de riesgos en la distribución y transporte de productos, insumos, sustancias químicas y materiales de desecho.

• Las empresas. deberán tener una lista de chequeos para inspección y verificación de las condiciones mecánicas y de seguridad de las instalaciones de almacenamiento, los vehículos y recipientes o contenedores antes y después de cargar o descargar (dichas listas deben incluir por ejemplo, la verificación de las sustancias manejadas y de los documentos de embarque, hojas de información de seguridad de las sustancias, identificación exterior con nombre y riesgos y el número de identificación de Naciones Unidas como mínimo).

• Las empresas deberán establecerá un programa escrito y actualizado de auditorías e inspecciones periódicas frecuentes de sus instalaciones de almacenamiento, de los vehículos y recipientes y de las rutas, para tomar acciones correctivas y de mejora continua.

• Periódicamente se deben revisar las recomendaciones emanadas de las auditorías e inspecciones para verificar su cumplimiento.

2.2.3. Reportes, investigación y control de accidentes Disponer de procedimientos internos para el reporte, investigación y control de accidentes e incidentes relacionados con la distribución y el transporte de productos, insumos, sustancias químicas y materiales de desecho.

• Dichos procedimientos deberán estar escritos y actualizados para la investigación, análisis, reporte y compilación estadística de accidentes e incidentes de distribución, transporte o almacenamiento de sustancias químicas, que incluyan entre otros, la correspondiente definición y clasificación del evento, asignación de los responsables de la investigación, divulgación de resultados y seguimiento de las recomendaciones para evitar repetición.

• La empresa. debe reportar a las Entidades Coordinadoras del proceso de Responsabilidad Integral, en un formato previamente establecido, los accidentes e incidentes de distribución y transporte, indicando la forma en que se hizo la investigación, quien elaborará una base de datos y remitirá la información a las empresas adheridas.

• Por iniciativa de las empresas se podrán realizar mesas redondas o seminarios para el intercambio de experiencias, invitando a transportadores y manejadores de sustancias químicas.



• Anualmente las Entidades Coordinadoras el Proceso de Responsabilidad Integral realizarán un foro invitando a las autoridades competentes y a los representantes de la comunidad, en el cual se intercambiarán experiencias en este campo.

2.2.4. Normas técnicas Promover y participar en la elaboración de las normas técnicas de seguridad para el transporte, distribución y almacenamiento de productos, insumos, sustancias químicas y materiales de desecho.

• Las empresas deben designar un grupo especializado técnica, jurídica y administrativamente en distribución y transporte de materiales peligrosos, para participar en la elaboración, revisión, actualización e implementación de esas normas técnicas.

2.3. Verificación y entrenamiento 2.3.1. Legislación y estándares Evaluar y aplicar las actualizaciones de la legislación y estándares de la industria y adiestrar al respecto al personal involucrado.

• Cada empresa. deberá tener la información actualizada de las leyes y estándares relacionadas con la distribución, almacenamiento y transporte de sustancias peligrosas, para poderlas aplicar a sus operaciones.

• Rutinariamente debe evaluar el grado de aplicación de normas en función del cumplimiento, de disponibilidad, de permisos, autorizaciones, concesiones, licencias, certificaciones y demás instrumentos administrativos exigidos por la ley.

• Podrán tener una base de datos preparada para tales efectos y alimentarla con las mediciones del caso.

• Las empresas deben fomentar el desarrollo de normas técnicas y legislación que conduzcan a mejorar las condiciones de los diferentes medios de transporte.

2.3.2. Entrenamiento Entrenar a todos los empleados, contratistas y las personas involucradas en la distribución y transporte de productos, insumos, sustancias químicas y materiales de desecho.

• Cada empresa deberá tener escrito y documentado un programa formal de entrenamiento elemental y didáctico en Distribución, para empleados, transportadores y todas las personas que tienen que ver con el transporte, almacenamiento, distribución y manejo de materiales peligrosos.

• Dicho entrenamiento deberá tratar sobre los riesgos inherentes de las sustancias químicas, los procedimientos de manejo y manipulación, implementos de



protección personal requeridos, procedimientos de respuesta a emergencias relacionadas con estas sustancias, manejo defensivo de vehículos, procedimientos de carga y descarga, inspecciones de vehículos, selección de rutas apropiadas.

• Las empresas deben establecer e implementar un programa de verificación y evaluación de los transportadores sobre el conocimiento y los procedimientos del manejo de las sustancias químicas. Estos programas deberán cumplirse mínimo dos veces al año.

• Todos los registros de entrenamiento y capacitación deben documentarse individualmente con nombre del instructor, fecha y tema tratado.

• También deben tener medios para recoger sugerencias o comentarios de los trabajadores en relación con el código y para atenderlas en debida forma.

2.3.3.Revisión de cumplimiento de regulaciones Revisar periódicamente a los empleados de las compañías transportadoras, distribuidores y contratistas, en cuanto al cumplimiento de las regulaciones.

• Estas verificaciones deberán estar documentadas y pueden consistir en visitas, auditorías de manejo de materiales, preguntas y evaluaciones al personal, fotografías, filmaciones, que permitan garantizar el cumplimiento de la presente normalización.

2.4 Adecuación del transportador, distribuidor y almacenador a las normas de

seguridad 2.4.1. Desempeño de transportadores Seleccionar adecuadamente y evaluar el desempeño de transportadores.

• Las empresas deben desarrollar un conjunto de criterios y procedimientos para la selección adecuada de transportadores, en concordancia con las exigencias mínimas de seguridad que impone Responsabilidad Integral y las propias empresas, que incluya requisitos mínimos de seguridad de los conductores y sus vehículos (por ejemplo, acreditarlos en el manejo de sustancias químicas según lo explicado en el numeral 2.3.2, clase de materiales de construcción de los recipientes, pruebas de resistencia de recipientes y equipos, compatibilidad de materiales, pólizas de seguros, solidez de la empresa, dotación de sus instalaciones, estado de los vehículos y programas de mantenimiento, facilidades de comunicación, inversión en tecnología actualizada, equipos e instalaciones propias, infraestructura administrativa, capacidad de transporte, capacidad de almacenamiento).

• Para evaluar el desempeño de transportadores se deben tener en cuenta: disposición y cobertura en la capacitación del personal, cobertura de seguros, índices de accidentalidad, actuación de respuesta en emergencias o accidentes



de transporte, rotación de personal, cumplimiento de normas de seguridad establecidas, y el cumplimiento de entregas (mercancía a tiempo, mercancía deteriorada, pérdidas de mercancías).

2.4.2. Desempeño de distribuidores y almacenadores Seleccionar adecuadamente y evaluar el desempeño de los distribuidores y almacenadores, lo cual incluye inspecciones periódicas.

• Las empresas. deben desarrollar los criterios para la selección adecuada de sus distribuidores y almacenadores, que incluyan requisitos mínimos de seguridad de sus instalaciones y procedimientos, siguiendo regulaciones y normas nacionales o internacionales.

• Las empresas. deben fomentar entre sus almacenadores y distribuidores el cumplimiento de los procedimientos y requisitos mínimos para el almacenamiento adecuado y seguro de sus materiales.

• Deben suministrar y capacitar en consecuencia, a sus distribuidores y almacenadores con la información adecuada para la correcta segregación de los materiales dependiendo de su naturaleza y grado de riesgo.

• Las empresas. deberán realizar inspecciones periódicas y documentadas, para poder sugerir mejoras a sus distribuidores y almacenadores y poder evaluar su desempeño.

2.4.3. Comunicación con transportadores, distribuidores y almacenadores Mantener una comunicación permanente con los transportadores, distribuidores y almacenadores, para sugerirles mejoras en su desempeño relacionadas con la seguridad.

• Deben existir canales de comunicación permanente y de doble vía entre las empresas y sus transportadores, distribuidores y almacenadores.

• En dichas comunicaciones deben suministrarse y recibir de ellos información y sugerencias referentes al manejo, transporte y almacenamiento adecuado y seguro de los materiales.

• Deben revisarse periódicamente entre otros, los resultados de evaluaciones de desempeño, suministrarles la información básica de seguridad de sus materiales, organizar visitas periódicas a las instalaciones, actualizarlos con procedimientos y decretos o regulaciones referentes a transporte, distribución y almacenamiento de materiales.

2.5. Manejo y almacenamiento 2.5.1. Procedimientos para contenedores y equipo de transporte



Disponer de procedimientos documentados para la selección y uso de recipientes y contenedores, así como del equipo de transporte, apropiados para productos, insumos, sustancias químicas y materiales de desecho.

• Las empresas deberán tener escritos y actualizados procedimientos específicos de almacenamiento y transporte de sus productos, insumos, sustancias químicas y materiales de desecho (incluyendo montacargas, malacates, grúas, carretas y otros medios de transporte y manejo interno) dependiendo del grado de riesgo y su compatibilidad, y adecuar sus facilidades de almacenamiento siguiendo las normas nacionales o internacionales.

• Deberán estar documentados planos y especificaciones de construcción y de seguridad requeridas en sus equipos e instalaciones para el almacenamiento y transporte de sus materiales en cualesquiera de sus presentaciones.

2.5.2. Procedimientos para carga, descarga y limpieza Disponer de procedimientos documentados para la carga y descarga de productos, insumos, sustancias químicas y materiales de desecho, así como para la limpieza de las unidades de transporte.

• Todos los materiales que maneja, almacena, transporta y distribuye deberán tener escritos y actualizados, procedimientos específicos que incluyan como mínimo, información de riesgos a la salud, al ambiente y a las instalaciones, compatibilidad con otros materiales, planos y diagramas de flujo, secuencia detallada del procedimiento, especificaciones y cuidados especiales, equipos de protección personal, mantenimiento preventivo y acciones de respuesta de emergencia.

• Las empresas deberán establecer procedimientos específicos de limpieza, descontaminación y/o neutralización de los desechos provenientes del lavado de los contenedores y recipientes usados para el almacenamiento y transporte de sus materiales, junto con análisis de laboratorio para verificar su limpieza; además deberán suministrarlos a los transportadores y almacenadores para fomentar en ellos el correcto manejo de esos desechos y dentro de un tiempo prudencial también exigirlos.

• Estos procedimientos deberán ser revisados y documentados con los empleados de operaciones, mantenimiento y transportadores como mínimo una vez por año.

2.5.3. Programa informativo Disponer de un programa informativo sobre manejo, carga, descarga y almacenamiento de productos, insumos, sustancias químicas y materiales de desecho.

• Las empresas. podrán apoyarse en ayudas audiovisuales, folletos y materiales apropiados para divulgar y desarrollar campañas educativas a los empleados, transportadores, almacenistas y distribuidores.



• Las empresas adheridas pueden compartir estas informaciones a través de foros y seminarios promovidos por el proceso de Responsabilidad Integral, siendo solidarias en el manejo y divulgación de nuevas experiencias.

2.6. Preparación para respuesta de emergencias y ayuda a la comunidad 2.6.1. Planes de contingencia Elaborar planes de contingencia para responder a las emergencias relacionadas con distribución y transporte de productos, insumos, sustancias químicas y materiales de desecho.

• Los planes de emergencia de las empresas deberán incluir entre otros, teléfonos de emergencia disponibles 24 horas, personas a contactar, información de respuesta a emergencias específicas de cada uno de sus materiales (Tarjetas de emergencia), carreteras y rutas de acceso, vías alternas y medios de transporte, programas de prácticas de brigadas con transportadores, distribuidores y almacenadores.

• Las empresas deberán tener dotación adecuada y suficiente de equipos y accesorios de seguridad para atender a emergencias relacionadas con sus materiales.

• Las empresas adheridas deberán apoyarse mutuamente para ayudar a atender los casos relacionados con emergencias de materiales peligrosos. Para estos efectos, se harán desarrollos de las consecuencias del caso.

• Deberán tener un plan de capacitación y simulacros con sus transportadores, distribuidores y almacenistas, para la prevención de incidentes y respuesta a emergencias relacionadas con materiales peligrosos, que incluyan acciones para manejar a las comunidades afectadas y vecinas al lugar donde suceda el incidente.

• Sus planes deben estar articulados con los planes de emergencia internos de cada empresa y con los de la comunidad local, además deben ser revisados y actualizados como mínimo una vez al año.

• Las empresas. deben tener procedimientos para recolección de los materiales y de limpieza y recuperación de las áreas afectadas.

2.6.2. Procedimiento, información y entrenamiento para entidades Disponer de procedimientos documentados y realizar entrenamientos conjuntos para mantener informadas a las entidades de respuesta a emergencias sobre la información de seguridad de los productos, insumos, sustancias químicas y materiales de desecho.

• Las empresas. colocarán además en los empaques y en los vehículos que transportan sus materiales, la información requerida para atender a emergencias y los números telefónicos de entidades de respuesta (por ejemplo,



CISPROQUIM, Cruz Roja, Corporaciones Autónomas Regionales, clínicas de toxicología, Policía Nacional, Bomberos).

2.6.3. Diálogo sobre riesgos en distribución y transporte Dialogar con las organizaciones estatales y locales de respuesta a emergencias, sobre los riesgos en la distribución y el transporte, para mejorar el sistema de alerta a la comunidad y respuesta a las emergencias.

• Las empresas adheridas deben divulgar a través de las gobernaciones, autoridades correspondientes y comités locales de emergencias, las acciones inmediatas a tomar en caso de ocurrir incidentes de transporte a fin de obtener la información básica que les permita controlar el evento (por ejemplo, evacuación inmediata, identificar el tipo de producto por su nombre o número de Naciones Unidas, llamar al número telefónico a donde acudir como se indica en el numeral 2.6.2 y describir brevemente el incidente).

2.6.4. Apoyar el sistema de información para emergencias de CISPROQUIM,

creado por la industria. Las empresas deben suministrar a Cisproquim las listas de sus materias primas, productos intermedios y productos terminados. 2.7.Evaluación del código Evaluar periódicamente la efectividad de los esfuerzos de aplicación del código de distribución y transporte con la comunidad y los trabajadores.





• Cada empresa. deberá reportar a las Entidades Coordinadoras del Proceso de Responsabilidad Integral, el resultado de la autoevaluación de este código.

• Cada empresa. deberá tener un registro de los resultados, las medidas correctivas y los avances en el proceso, que servirán de herramienta para el mejoramiento continuo en la implementación de este código.



CODIGOS DE PRÁCTICAS GERENCIALES CODIGO 3. SEGURIDAD DE PROCESO OBJETIVO Prevención y control de incendios, explosiones y emisiones de sustancias peligrosas en las operaciones de manufactura, almacenamiento y movimiento de los productos, insumos, sustancias químicas y desechos en el interior de las instalaciones. RELACIONES CON OTROS CODIGOS DE RESPONSABILIDAD INTEGRAL Preparación de la Comunidad para Respuesta a Emergencia Protección Ambiental Acompañamiento del Producto Seguridad y Salud de los Trabajadores RELACION CON LOS PRINCIPIOS DE RESPONSABILIDAD INTEGRAL: 3. Reconocer Y responder preocupaciones de la comunidad acerca de nuestros




5. Dar prioridad a las consideraciones sobre Salud, Seguridad y Ambiente en la

planeación de los productos y procesos nuevos y existentes. 4 Informar pronta y oportunamente a las autoridades, empleados, clientes y al


6. Operar las plantas e instalaciones de manera que preserve el Ambiente , la


9 Participar con el gobierno y con las entidades coordinadoras del Proceso, en la






TOPICOS BASICOS ¯ Liderazgo y compromiso ¯ Tecnología ¯ Instalaciones ¯ Personal ¯ Evaluación del código 3.1. Liderazgo y compromiso 3.1.1. Liderazgo y compromiso de la alta gerencia Garantizar el liderazgo y compromiso de la alta gerencia a través de la elaboración de políticas, participación, comunicaciones, asignación de recursos y una clara definición de responsabilidades para lograr un mejoramiento continuo del desempeño. a) Política: Cada empresa deberá establecer por escrito dentro de las políticas de

Responsabilidad Integral un punto específico relacionado con el compromiso de la gerencia hacia la seguridad de procesos, para la prevención y control de incendios, explosiones y emisiones de sustancias peligrosas en las operaciones de manufactura, almacenamiento y movimiento de los productos, insumos, sustancias químicas y desechos en el interior de las instalaciones, que pudieran impactar adversamente en la comunidad, el ambiente o sus empleados.

b) Participación: La Seguridad de Procesos debe ser parte de la agenda de las reuniones de alta

gerencia de cada empresa. c) Comunicaciones: La gerencia deberá asegurar comunicación efectiva a todos sus trabajadores

sobre las políticas de Seguridad de Procesos. d) Recursos: Cada empresa deberá tener un rubro presupuestal relacionado con

Responsabilidad Integral, que incluya cada uno de los elementos de este código. e) Responsabilidades: La Seguridad de los Procesos es responsabilidad de la alta gerencia y esta

llevará un control sobre las actividades de este código delegadas a sus inmediatos colaboradores.



La gerencia deberá designar los responsables específicos para la aplicación de cada elemento de la Seguridad de Procesos en las áreas directamente implicadas. Todos y cada uno de los empleados son responsables por la seguridad en sus propias operaciones y sus superiores deberán monitorear y garantizar que esta responsabilidad se cumpla de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos. El responsable del código de Seguridad de Proceso junto con la gerencia y el coordinador de Responsabilidad Integral de la empresa, evaluarán como mínimo una vez al año la efectividad de la aplicación del código.

3.1.2. Evaluación del desempeño Evaluar el desempeño, realizar auditorías de cumplimiento y establecer las medidas correctivas del caso. a) Indicadores La alta gerencia debe establecer índices o criterios para evaluar su liderazgo y

compromiso en el desarrollo de este código (ejemplo: existencia de presupuesto, número de empleados que conocen las políticas, número de inspecciones de planta y de mantenimiento por año).

b) Evaluaciones La alta gerencia impulsará auditorías para verificar el cumplimiento de las

responsabilidades asignadas por lo menos una vez al año. Tanto las evaluaciones como las auditorías serán utilizadas para establecer las

medidas correctivas. 3.1.3. Investigación, reporte y seguimiento Investigar, reportar y realizar un adecuado seguimiento de medidas correctivas de todos aquellos incidentes que hayan o puedan haber resultado en incendio, explosiones o emisiones de sustancias o productos químicos.

• La empresa dispondrá de un procedimiento escrito para investigación, análisis, reporte y compilación estadística de accidentes e incidentes, que incluya la correspondiente definición y clasificación del evento, asignación del o de los responsables de la investigación, divulgación de resultados y seguimiento de las recomendaciones.

3.1.4. Intercambio de las experiencias y aprendizaje Intercambiar experiencias y aprendizajes de la investigación de los incidentes y accidentes, con la industria, el gobierno y la comunidad.



• Se realizarán mesas redondas o seminarios para el intercambio de las experiencias más significativas a partir de la investigación sobre accidentes e incidentes de las industrias. Las empresas podrán realizar estas actividades con participación de autoridades y comunidad.

• Anualmente las Entidades Coordinadoras del Proceso de Responsabilidad Integral realizará un foro invitando a las autoridades competentes y a los representantes de la comunidad, en el cual se intercambiarán experiencias.

3.1.5. Inquietudes de la Comunidad en seguridad Garantizar que las inquietudes de la comunidad se tomen en cuenta en el diseño e implantación de los sistemas de seguridad de procesos de las instalaciones.

• La gerencia debe establecer y mantener actualizado un procedimiento escrito que permita explorar las inquietudes de la comunidad, identificando los interlocutores.

• Los representantes de la empresa se encargarán de informar por escrito y coordinar con las áreas involucradas para que se tomen las acciones y se dé respuesta a las inquietudes de la comunidad.

• Este componente se hará en coordinación con el código de Preparación de la Comunidad para Respuesta a Emergencias.

3.2. Tecnología 3.2.1. Documentación Disponer de documentación actualizada y completa del diseño de los procesos, procedimientos, parámetros de operación, relativa a los riesgos inherentes a los materiales y tecnologías de proceso.

• Cada empresa debe tener un manual de procesos con su información básica y cada proceso debe tener detallados los respectivos procedimientos y análisis de riesgos con un responsable de su actualización.

• Los secretos tecnológicos tendrán la reserva del caso de acuerdo con los criterios de la empresa.

3.2.2. Evaluación y registro de riesgos Evaluar y registrar sistemáticamente los riesgos del proceso e implantar las acciones necesarias para minimizarlos, incluyendo la posibilidad de error humano.

• Cada empresa debe tener un análisis, evaluación, medición y registros actualizados de los riesgos de cada uno de sus procesos, que incluyan entre otras, fichas de seguridad de las sustancias manejadas, diagramas de flujo, balances de materia y energía, mapa de riesgos de las instalaciones, riesgos psicosociales y características de los equipos.



3.2.3. Administración de los cambios Administrar los cambios de los procesos, productos, materiales y operaciones, para maximizar el margen de seguridad originalmente presente en el diseño de la instalación.

• Todo posible cambio en un proceso, material, producto u operación, debe ser objeto de un análisis de riesgos antes de la implantación del mismo y la decisión de adoptar el cambio debe tomar en consideración el objetivo de maximización del margen de seguridad presente.

• Debe existir un procedimiento escrito en donde se especifique que antes de realizarse un cambio de procesos, productos, materiales o de operaciones, debe hacerse una evaluación de riesgos, obtener una autorización del gerente del proceso e informar a los involucrados, registrando el cambio de acuerdo a lo establecido en el numeral 3.2.2.

3 .3. Instalaciones 3.3.1. Evaluación de los impactos potenciales Evaluar los impactos potenciales de expansiones, modificaciones y nuevas instalaciones sobre los trabajadores, la comunidad y el ambiente.

• Las empresas deben establecer mecanismos de medición y evaluación del impacto potencial sobre el aire, agua, tierra, empleados y comunidad que deberán poner en práctica cada vez que haya una modificación o proyecto nuevo. Para realizar dicha evaluación deberán hacerlo por sus propios medios o contratar servicios externos. Los proyectos no podrán ser aprobados sin previa realización de este punto y teniendo siempre en consideración la mejor opción ambiental para el entorno, los trabajadores y la comunidad.

• Cuando sea el caso, el procedimiento adoptado seguirá las exigencias de la ley. 3.3.2. Diseño, construcción, operación y mantenimiento de las instalaciones Diseñar, construir, operar y mantener las instalaciones de acuerdo con prácticas adecuadas de ingeniería y consistentes con códigos y estándares reconocidos.

• La empresa deberá tener un procedimiento escrito, actualizado y aprobado por la gerencia, que garantice la autorización por parte de las entidades gubernamentales y las normas internas de la organización, para el diseño, construcción, operación y mantenimiento de las instalaciones (ejemplo: normas Icontec, normas NFPA, ASME, API, código de construcciones antisísmicas, código eléctrico nacional).



3.3.3. Análisis de riesgos Analizar los riesgos de toda instalación nueva o modificada durante el diseño y antes de su puesta en marcha.

• Cada empresa debe tener un análisis, evaluación y registros documentados y actualizados de los riesgos de cada una de sus instalaciones proyectadas o modificadas, que incluyan entre otras, planos detallados de la construcción, características de instalaciones eléctricas, aguas lluvias, aguas negras e industriales, iluminación, salidas de emergencia, sistemas de prevención, implicaciones sobre el entorno natural e industrial, los trabajadores y la comunidad.

3.3.4\. Documentación Disponer de documentación actualizada de programas de mantenimiento e inspección, orientados a preservar la integridad de las instalaciones.

• Deberá existir un programa documentado de inspecciones y de mantenimiento en cada empresa con el cual se garantice la integridad de las instalaciones, que incluya entre otros hojas de vida e identificación de equipos e instalaciones críticas, mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo, y se evalúen los resultados de las acciones en función de los riesgos inherentes a cada equipo, de la eficiencia en el uso de recursos naturales y de la vida útil del mismo.

3.3.5. Control de los procesos y equipos Previsiones para el control de los procesos y equipos durante emergencias producidas por eventos naturales, fallas de servicios y otros agentes externos.

• Cada empresa deberá tener un programa de análisis de riesgos de procesos que permita establecer qué pasaría si alguna condición normal de operación es alterada por agentes externos, fallas en equipos, fallas en el personal o eventos naturales.

• Cada empresa deberá tener un plan de emergencia diseñado para minimizar las consecuencias de los riesgos identificados por el análisis a que se refiere el párrafo anterior.

• Deberá estimularse la medición del desempeño de los procesos y los equipos.

• En las empresas deben existir suficientes niveles de protección de índole tecnológica para protección de los empleados, las instalaciones, el entorno y la comunidad, con el fin de evitar la propagación de una falla simple hasta terminar en un evento catastrófico.



3.4. Personal 3.4.1. Habilidades y conocimientos Identificar las habilidades y los conocimientos requeridos para desempeñar cada trabajo.

• Cada empresa deberá contar con un manual que contenga todos los cargos de la organización, indicando las habilidades, conocimientos y experiencia requeridos para cada uno de ellos.

3.4.2. Procedimientos y prácticas Establecer procedimientos y prácticas seguras de operación y mantenimiento.

• La gerencia de la empresa es responsable por la existencia de un manual que contemple procedimientos de operación que incluya normas relacionadas con prácticas seguras de operación y mantenimiento (por ejemplo: equipos de protección personal, permisos escritos para trabajos que involucren riesgos específicos para la seguridad del proceso, como incendios, explosiones, escapes y riesgos para la salud).

3.4.3. Entrenamiento Entrenar a todo el personal para alcanzar y mantener el nivel adecuado de desempeño con prácticas seguras de trabajo, e igualmente con las habilidades y conocimientos necesarios para ejecutar su trabajo. a) Inducción Cada empresa deberá tener escrito y documentado un programa de

entrenamiento básico en seguridad, higiene industrial y protección ambiental para nuevos empleados y de refuerzo para empleados antiguos, que incluya entre otros las políticas y filosofías de seguridad de la empresa respecto a Responsabilidad Integral, reglas generales de seguridad, reportes de accidentes, notificación de riesgos de los materiales y procesos manejados, procedimientos de evacuación y emergencia, programas de seguridad, higiene y medio ambiente, manuales de operación y normas.

b) Capacitación Cada empresa deberá tener escrito y actualizado un programa de capacitación

periódica en Seguridad de Procesos para sus empleados, basada en procesos de operación, diagramas de procesos, manuales de operación de equipos e instalaciones, incluyendo procedimientos para destrucción de residuos, análisis de riesgos, análisis de tareas y puestos de trabajo, notificaciones de riesgos de sustancias, regulaciones existentes en seguridad, salud y protección ambiental y en los planes de emergencia de la planta.



Las instrucciones claves de procesos deben ser repetidas entre los empleados con una frecuencia mínima de un año.

Todos los registros de entrenamiento y capacitación deben documentarse

individualmente con nombre del instructor, fecha y tema tratado. 3.4.4 Comprobaciones Realizar demostraciones iniciales y periódicas de suficiencia, como requisito para la asignación de trabajo.

• Cada empresa debe tener un procedimiento escrito y actualizado mediante el cual se establezca como requisito para una nueva labor, que el trabajador demuestre las habilidades y el conocimiento necesarios para la ejecución de la misma, demostrando la comprensión clara de las instrucciones recibidas. Las demostraciones de habilidad deben hacerse periódicamente dependiendo del grado de riesgo del proceso.

• La asignación de una nueva labor requiere entrenamiento del trabajador de acuerdo con lo establecido en el numeral 3.4.3.

3.4.5. Capacidades del personal Poner en práctica programas diseñados para asegurar que el personal en puestos críticos de trabajo, esté apto para el cargo y no se encuentre influido por agentes externos como alcohol y consumo de drogas.

• Cada empresa deberá tener plenamente identificadas las actividades o labores de alto riesgo en las que una falla humana podría generar un accidente o incidente que afecte a los trabajadores, la comunidad, el entorno natural e industrial.

• Mediante el programa de salud ocupacional de la empresa debe hacerse una evaluación, control y seguimiento a dichos trabajadores (ejemplo: programas preventivos de tabaquismo, drogadicción, alcoholismo, riesgos psicosociales, trabajo social, unidad familiar).

3.4.6. Controles a contratistas Establecer controles para garantizar que los contratistas cumplan los principios y prácticas de este código, en su totalidad.

• Cada empresa deberá tener escrito y actualizado un manual de seguridad para contratistas que incluya entre otros, información clara de los riesgos de incendio o escapes tóxicos, los pasos a seguir en casos de emergencia y las normas generales de seguridad de las instalaciones, en adición a los demás requisitos enunciados en otros códigos de prácticas gerenciales.

• A través de los contratos debe exigirse al contratista tanto el conocimiento de las normas de seguridad y los riesgos de su actividad sobre las operaciones de la



empresa, como la obligación de cumplir con las pautas de seguridad exigidas o aplicadas a empleados.

• Cada contrato incluirá cláusulas de responsabilidad civil, aplicables por el incumplimiento del código.

• La empresa deberá hacer interventorías específicas sobre los contratistas para garantizar el cumplimiento de los principios y prácticas de seguridad de procesos.

3.5. Evaluación del código Evaluar periódicamente la efectividad de los esfuerzos de aplicación del código de seguridad de Proceso con la comunidad y los trabajadores.





• Cada empresa deberá reportar al Gerente del Proceso de Responsabilidad Integral, el resultado de la autoevaluación de este código.

• Como parámetro de referencia se podrán utilizar entre otros, cumplimiento de recomendaciones derivadas de auditorías internas o externas y/o encuestas sobre el conocimiento y aplicación del código, además de la evaluación del cumplimiento del mismo en los sitios de trabajo.

• Cada empresa deberá tener un registro de los resultados, las medidas correctivas y los avances en el proceso, que servirán de herramienta para el mejoramiento continuo en la implementación de este código.

• La evaluación con la comunidad se hará de común acuerdo y en forma coordinada con el Código de Preparación de la Comunidad para Respuesta a Emergencias y podrán usarse las encuestas como elemento de medición e información.



CODIGOS DE PRÁCTICAS GERENCIALES CODIGO 4. PROTECCIÓN AMBIENTAL OBJETIVOS Aplicar las estrategias necesarias para lograr reducciones permanentes de emisiones y desechos evitando el deterioro y preservando el ambiente, la salud y la seguridad de empleados y comunidad, haciendo uso eficiente de los recursos naturales y armonizando las relaciones entre el entorno natural y urbano. Igualmente, administrar el proceso de control y el cumplimiento de las normas. RELACION CON OTROS CODIGOS DE RESPONSABILIDAD INTEGRAL Preparación de la Comunidad para Respuesta a Emergencia Distribución y transporte Seguridad de Proceso Acompañamiento del Producto Seguridad y Salud de los Trabajadores RELACION CON LOS PRINCIPIOS DE RESPONSABILIDAD INTEGRAL: 6. Reconocer Y responder preocupaciones de la comunidad acerca de nuestros





planeación de los productos y procesos nuevos y existentes. 4 Informar pronta y oportunamente a las autoridades, empleados, clientes y al


5 Asesorar a los clientes respecto a la seguridad en el uso, transporte y

disposición de productos y sustancias químicas 7. Operar las plantas e instalaciones de manera que preserve el Ambiente , la



promoción, formulación y perfeccionamiento de leyes, regulaciones y



estándares para preservar la buena calidad del entorno de la comunidad, de los lugares de trabajo y el ambiente.



TOPICOS BASICOS ¯ Liderazgo y compromiso ¯ Control de emisiones y desechos ¯ Acercamiento y compromiso con la comunidad y empleados ¯ Evaluación del código 4.1. Liderazgo y compromiso 4.1.1. Liderazgo y compromiso de la alta gerencia Garantizar un compromiso claro de la alta gerencia a partir de políticas y recursos para la reducción continua de emisiones al aire, agua, suelo y en la generación de desechos. a) Política: Cada empresa deberá establecer por escrito dentro de las políticas de

Responsabilidad Integral un punto específico relacionado con el compromiso de la gerencia hacia la protección ambiental, que incluya el control de emisiones contaminantes de sus operaciones industriales desde el diseño, adquisición de insumos, manufactura, mantenimiento, transporte, distribución, almacenamiento, uso de productos, reducción de desechos, manejo y disposición final de residuos.

Esta política se dará a conocer a todos sus trabajadores, proveedores,

contratistas y usuarios. b) Participación: La Protección Ambiental debe ser parte de la agenda de las reuniones de alta

gerencia de cada empresa. c) Comunicaciones: La gerencia deberá asegurar comunicación efectiva a todos sus trabajadores

sobre las políticas de Protección Ambiental. d) Recursos: Cada empresa deberá tener un rubro presupuestal relacionado con

Responsabilidad Integral, que incluya cada uno de los elementos de este código.



e) Responsabilidades: La Protección Ambiental es responsabilidad de la alta gerencia y esta llevará un

control sobre las actividades de este código delegadas a sus inmediatos colaboradores.

La gerencia deberá designar los responsables específicos para la aplicación de

cada elemento de la Protección Ambiental en las áreas directamente implicadas. Todos y cada uno de los empleados son responsables por la protección ambiental en sus propias operaciones y sus superiores deberán monitorear y garantizar que esta responsabilidad se cumpla de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos. El responsable del código de Protección Ambiental junto con la gerencia y el coordinador de Responsabilidad Integral de la empresa, evaluarán como mínimo una vez al año la efectividad de la aplicación del código. La responsabilidad del cumplimiento de este código deberá ser extendida a contratistas y maquiladores, en concordancia con el código de acompañamiento del producto, en particular con el numeral 5.4.2. 4.2. Control de emisiones y desechos 4.2.1. Inventario de emisiones y desechos Disponer de un inventario cuantitativo de las emisiones y desechos generados al aire, agua y suelo, medidos y estimados en el punto de generación o emisión. a) Listado de materiales Cada empresa deberá tener un listado actualizado y cuantificado de materiales

que intervienen en el proceso, que incluye insumos tales como materias primas, combustibles y servicios, productos intermedios, terminados, subproductos, materiales de empaque, residuos y basuras en general, desechos de oficina y otros materiales provenientes de actividades varias.

b) Inventario de riesgos Cada empresa deberá hacer un inventario de los riesgos químicos, físicos y

biológicos para el entorno, los trabajadores y la comunidad, provenientes de sus operaciones, de acuerdo con el Panorama de riesgos del programa de salud ocupacional.

b) Inventario de emisiones Cada empresa deberá poseer un plano de sus instalaciones en el cual se indique

las cantidades generadas en cada una de las fuentes de emisiones y desechos contaminantes al aire, agua, suelo, subsuelo y sus aguas. Estos datos deberán ingresar a un sistema de información rutinariamente actualizado.



4.2.2. Evaluación de inventario de emisiones y desechos Evaluar el inventario para ayudar a establecer prioridades de reducción del efecto potencial de las emisiones al ambiente y a la salud y seguridad de los empleados y el público. a) Clasificación Cada empresa deberá verificar el cumplimiento de las regulaciones nacionales

vigentes parte aire, agua, sólidos, subsuelo y sus aguas respecto a factores y sustancias contaminantes y aquellas de interés sanitario, comparando los efectos de sus emisiones sobre el entorno, los trabajadores y la comunidad.

También deberá tener hojas de información de seguridad de cada una de las

sustancias que maneja y de las de interés sanitario que emite al ambiente, de acuerdo con lo que especifica el código de Distribución.

b) Evaluación Cada empresa deberá hacer un análisis de la eficiencia de sus procesos

industriales y de la manera como se está efectuando la disposición final de sus residuos y emisiones. Para ello podrá realizar mediciones, cálculos y balances de materiales o de masas.

c) Prioridades Con base en los grados de riesgos y cantidades emitidas de sustancias,

considerando en primera instancia aquellas de interés sanitario caracterizadas por su radioactividad, toxicidad, explosividad, flamabilidad, patogenicidad, corrosividad, reactividad, o cualquier otra característica de peligrosidad, cada empresa deberá establecer las prioridades para la reducción de sus contaminantes y de los riesgos asociados a ellas.

4.2.3. Reducción continua de emisiones y desechos Reducir continuamente emisiones y desechos, estableciendo el siguiente orden de prioridades: reducción en la fuente, reciclaje, reutilización y finalmente tratamiento.

• De acuerdo con las prioridades establecidas por la empresa, deben elaborarse programas concretos encaminados a minimizar sus emisiones y desechos estableciendo metas de reducción y plazos de cumplimiento.

• Para ello, cada empresa debe realizar análisis frecuentes de alternativas de insumos y de procesos, programas de monitoreo periódico en las fuentes de sus emisiones y en el entorno, manteniendo registros históricos y actualizados de sus inspecciones y mediciones.

• Esos programas deberán contener también acciones específicas de protección del subsuelo y sus aguas en los lugares donde sea susceptible de ocurrir emisiones.



• Especial atención debe prestarse a la prevención y detección temprana de emisiones que pudieran contaminar las aguas subterráneas.

4.2.4. Incorporación de objetivos en nuevos proyectos Incorporar los objetivos de prevención de emisiones y desechos en los nuevos proyectos y en la modificación de los actuales procesos y productos.

• Cada empresa deberá establecer por escrito una política y procedimientos para que en nuevos proyectos y/o modificaciones de procesos y productos actuales se incorporen elementos tales como optimización de procesos, cambio de materias primas por otras menos contaminantes, mejoras en empaques más amigables con el ambiente, utilización de tecnologías limpias, ahorro de energía, uso racional de recursos naturales, fomentando la reducción en la fuente, procesos de reciclaje, reutilización de los desechos y disposición final segura de ellos.

4.2.5 Análisis de las prácticas administrativas pasadas Analizar las prácticas administrativas pasadas, de reducción de emisiones y desechos, e implantar un programa para resolver los problemas identificados como resultado de tales prácticas, tomando en consideración las inquietudes de la comunidad y su efecto en la seguridad, la salud y el ambiente.

• Cada empresa debe elaborar un inventario cualitativo y de ubicación de los lugares donde haya efectuado disposición de sus emisiones y desechos, evaluar las prácticas pasadas, identificar soluciones a problemas potenciales o reales y ejecutarlas.

• Una vez se agoten las posibilidades técnicas de reprocesamiento, reutilización, reciclaje o estabilización de residuos peligrosos producto de prácticas pasadas, cada empresa o grupo de empresas debe fomentar con el gobierno la construcción de sitios específicos en distintas áreas donde se encuentren las industrias, los cuales estén dotados y preparados técnicamente para permitir la correcta disposición final ambientalmente sana y segura de residuos peligrosos producto de prácticas pasadas.

4.3. Acercamiento y compromiso con la comunidad y empleados 4.3.1. Evaluación, seguimiento y progresos con empleados y comunidad Evaluar y dialogar con los empleados y la comunidad acerca del seguimiento y los progresos del programa de reducción del efecto potencial de las emisiones al ambiente, la salud y la seguridad de los empleados y el público a) Evaluación con empleados y contratistas Cada empresa deberá divulgar las políticas, planes, programas y proyectos de

protección ambiental definidos por la junta directiva y garantizar su cumplimiento y aplicación por parte de todo el personal de la empresa y sus contratistas,



mediante la capacitación, concientización, información y diálogo permanente y la organización de un sistema de coordinación, sondeos, programas de seguimiento y retroalimentación.

b) Percepción de la comunidad Cada empresa deberá establecer un programa básico orientado al diálogo

permanente con la comunidad según lo indicado en el Código de Preparación a la Comunidad para Respuesta a Emergencias, en el cual se muestren los programas y mejoras ambientales y se reciban y resuelvan las inquietudes de ellos respecto a la empresa.

4.3.2. Prioridades, metas y planes para reducción de emisiones y desechos Establecer prioridades, metas y planes para reducción de emisiones y desechos, tomando en consideración las preocupaciones de la comunidad y el efecto potencial a la salud, seguridad y al ambiente. 4.3.3. Difusión y compartimiento de experiencias Difundir y compartir experiencias sobre los programas para la reducción de emisiones y desechos con otras entidades públicas y privadas.

• Anualmente la empresa debe reportar a las Entidades Coordinadoras un resumen tanto de los monitoreos y sus descargas al aire, agua, suelo, subsuelo y sus aguas y entorno, como del nivel de cumplimiento de las normas legales, quienes elaborarán los informes globales de las empresas adheridas con el fin de mostrar las mejoras y reducciones de emisiones.

• Por iniciativa de las empresas, se podrán realizar mesas redondas o seminarios para el intercambio de las experiencias.

• Anualmente las Entidades Coordinadora del proceso de Responsabilidad Integral realizarán un foro invitando a las autoridades competentes y a los representantes de la comunidad, en el cual se intercambiarán experiencias.

4.3.4. Conciencia dentro de la Compañía Crear conciencia dentro de la Compañía, de que todo trabajador tiene la responsabilidad de la prevención y detección a tiempo de las emisiones y desechos.

• Cada empresa debe desarrollar un programa actualizado y con registros documentados de capacitación y educación ambiental que induzcan a los empleados a asumir una actitud positiva y responsable hacia la protección del medio ambiente.

• En los procedimientos de operación deberán estar incorporados aspectos concernientes a la prevención y detección a tiempo de las emisiones y desechos.



• Cada empresa deberá implantar mecanismos para canalizar e incentivar iniciativas, sugerencias y logros de los empleados en prevención y control de problemas ambientales. Podrá además establecer planes documentados orientados a estimular el reconocimiento a empleados y su familia por actividades tendientes a la protección ambiental.

4.4. Evaluación del código Evaluar periódicamente la efectividad de los esfuerzos de aplicación del código de Protección Ambiental con la comunidad y los trabajadores.





• Cada empresa deberá reportar a las Entidades Coordinadoras del Proceso de Responsabilidad Integral, el resultado de la autoevaluación de este código.

• Como parámetros de referencia se podrán utilizar entre otros, resultados de auditorías ambientales, cumplimiento y análisis estadístico de los monitoreos ambientales, con indicadores de mejora y reducción de emisiones y desechos; número de quejas de la comunidad y de requerimientos de las autoridades; números de incidentes ambientales; número de proyectos o propuestas de mejoras ambientales presentadas por los trabajadores.

• Cada empresa deberá tener un registro estadístico de los resultados, las medidas correctivas y los avances en el proceso, que servirán de herramienta para el mejoramiento continuo en la implementación de este código.

• La evaluación con la comunidad se hará de común acuerdo y en forma coordinada con el Código de Preparación de la Comunidad para Respuesta a Emergencias y podrán usarse las encuestas como elemento de medición e información.



CODIGOS DE PRÁCTICAS GERENCIALES CODIGO 5. ACOMPAÑAMIENTO DEL PRODUCTO OBJETIVO Conducir los negocios de la industria de tal manera que sus productos no causen daño a la integridad o a la salud de las personas o al ambiente, en ninguna de las etapas de su ciclo de vida, desde su diseño, manufactura, venta, distribución y conversión, hasta su uso y disposición final. Lo anterior incluye: • Establecer procesos y procedimientos para el gerenciamiento de riesgos en

todas y cada una de las etapas del ciclo de vida de los productos. • Influenciar a proveedores, maquiladores, transportadores, distribuidores,

transformadores y clientes, para que estos hagan un manejo, manipuleo, almacenamiento, reciclaje y disposición de las sustancias químicas de manera adecuada, responsable y segura.

• Inducir la incorporación de las prácticas de Responsabilidad Integral por parte de proveedores, maquiladores, transportadores, distribuidores, transformadores, clientes y demás personas que tengan relación con las empresas.

RELACION CON OTROS CODIGOS DE RESPONSABILIDAD INTEGRAL Preparación de la Comunidad para Respuesta a Emergencia Distribución y transporte Seguridad de Proceso Seguridad y Salud de los Trabajadores Protección Ambiental RELACION CON LOS PRINCIPIOS DE RESPONSABILIDAD INTEGRAL: 9. Reconocer Y responder preocupaciones de la comunidad acerca de nuestros





planeación de los productos y procesos nuevos y existentes. 8. Asesorar a los clientes respecto a la seguridad en el uso, transporte y

disposición de productos y sustancias químicas 7. Extender el conocimiento mediante la realización o el apoyo de investigaciones

acerca de los efectos sobre la salud, seguridad y el ambiente de los productos, sustancias químicas, procesos y materiales de desecho.





TOPICOS BASICOS ¯ Liderazgo y compromiso ¯ Información y administración de riesgos ¯ Procesos y productos ¯ Preparación de empleados, contratistas, proveedores, transportadores,

distribuidores y clientes. 5.1. Liderazgo metas y recursos 5.1.1. Liderazgo Demostrar el liderazgo de la alta gerencia a través de políticas escritas, participación activa y comunicaciones.

• Cada empresa deberá establecer por escrito y divulgar entre todos los trabajadores, proveedores, contratistas, clientes y usuarios, una política local de Acompañamiento del Producto que incluya un compromiso claro de la Gerencia y de cada uno de sus empleados en todas las etapas del ciclo de vida de los productos, desde su diseño y manufactura, venta, distribución y conversión hasta su uso y disposición final.

5.1.2. Medición del desempeño y responsabilidad Establecer metas y responsabilidades para la implantación del Código a través de toda la organización. Medir el desempeño contra estos objetivos fijados.

• El Acompañamiento seguro de cada uno de los Productos es responsabilidad de la alta gerencia y esta llevará un control sobre las actividades de este código delegadas a sus inmediatos colaboradores.

• La Alta Gerencia de la empresa designará un grupo de colaboradores quienes tendrán la responsabilidad de la ejecución y aplicación de este código.

• La Alta Gerencia definirá los procedimientos de evaluación de desempeño de los empleados responsables de la administración y cumplimiento de este código.

• El responsable del código de Acompañamiento del Producto junto con la gerencia y el coordinador de Responsabilidad Integral de la empresa, evaluarán como mínimo una vez al año la efectividad de la aplicación del código.

• La Alta Gerencia deberá impulsar y dirigir un programa de acompañamiento específico para cada uno de sus productos o línea de productos, que permita que



en cada uno de los ciclos de vida de ellos se administre la seguridad de cada producto.

• Dicho programa debe incluir entre otros, recopilación de la información necesaria y suficiente de seguridad de cada producto, instrucciones claras de uso, distribución y disposición final, una lista de los usuarios y aplicaciones actuales, y mecanismos que garanticen que se hace una divulgación adecuada y oportuna de esta información.

5.1.3. Recursos Contar con los recursos necesarios para soportar y mantener las prácticas de seguridad del producto.

• Cada empresa deberá tener un rubro presupuestal relacionado con Responsabilidad Integral, que incluya cada uno de los elementos de este código y los recursos humanos necesarios para el desarrollo, implementación y administración de este código.

5.2. Información y administración de riesgos 5.2.1. Información de seguridad, salud ocupacional y control ambiental Recopilar y mantener información actualizada sobre seguridad, salud ocupacional y protección ambiental de todos los productos, anticipando los peligros de exposición tanto a productos nuevos como existentes.

• Cada empresa deberá tener un sistema de recopilación de toda la información referente a las características de sus productos tales como cambios en la legislación, toxicidad humana, animal o ambiental, propiedades físicas y químicas, reciclaje, sus efectos potenciales y las acciones a tomar en casos de emergencia, para motivar el uso, distribución y disposición final adecuados.

• Deberá haber en las empresas como mínimo una hoja de información de seguridad de cada uno de sus productos propios y una información básica de embalaje requerido, en concordancia con el código de Distribución y Transporte. Cuando se trata de productos de terceros, deberá exigir dicha información de sus proveedores.

• Esta información puede ser conseguida utilizando los modelos típicos industriales, utilizando recursos propios o contratando consultores especializados.

5.2.2 Caracterización y administración del riesgo de insumos y productos Caracterizar los riesgos de productos existentes y nuevos en todo su ciclo de vida, usando información acerca de seguridad, salud ocupacional y protección al ambiente, así como prevención a exposiciones razonables. Establecer un proceso que inicie la reevaluación.



• Cada empresa deberá elaborar un panorama de riesgos de sus productos y los efectos potenciales directos a los empleados, la comunidad y el ambiente, para las situaciones razonablemente predecibles en cada una de las etapas del ciclo de vida de los productos desde su diseño, manufactura, producción, manejo, distribución, conversión, uso y disposición final.

• Este panorama de riesgos deberá contener entre otros, la clasificación de riesgos de cada uno de sus productos (basada en las cantidades manejadas, toxicología, personal expuesto, naturaleza de las sustancias, límites de exposición personal permisibles) y ser actualizado a medida que se vayan conociendo nuevas informaciones acerca de los productos o los procesos.

• Se deben recopilar informaciones sobre accidentes o incidentes de usuarios o distribuidores para revisar los riesgos inherentes al producto y tomar las medidas necesarias para mejorar la información de prevención a los usuarios.

• Cada empresa deberá tener claramente definidos y documentados los usos específicos para los cuales puede ser aplicado un producto y podrá establecer con los clientes nuevos usos para los cuales se pueda aplicar.

• Cada empresa trabajará en programas de recuperación, reciclaje, reutilización y tratamiento de embalajes que han sido utilizados para el almacenamiento de sustancias, con énfasis en las de mayor riesgo.

• La empresa deberá dar a través de su área de mercadeo la asesoría necesaria a sus clientes y usuarios para la aplicación correcta de los productos.

• Como parámetro de medición podrán usarse las informaciones sobre número de incidentes ocurridos a usuarios, derivados de la falta de información sobre el riesgo de los productos.

• En aquellos casos en los que no sea posible la recolección del embalaje, suministrarán a sus clientes las recomendaciones para la neutralización, tratamiento y disposición final.

5.3. Procesos y productos: Diseño y mejoras de procesos y productos 5.3.1 Diseño y mejoras de procesos y productos • Establecer y mantener un sistema para garantizar que el impacto de seguridad,

salud ocupacional y protección al ambiente, incluyendo el uso eficiente de energía y los recursos naturales sean consideraciones claves en el diseño, desarrollo y mejora de productos y procesos.

• En adición a lo establecido en el numeral 4.1.5 del Código de Protección Ambiental, la empresa deberá incluir en sus consideraciones claves en el diseño, desarrollo y mejora de productos y procesos, aquellas tecnologías e iniciativas que puedan contribuir a reducir el impacto de sus productos sobre la salud y la seguridad de los empleados y los usuarios, y que permitan el reciclaje antes que el uso de recursos naturales.



5.4. Preparación de empleados, contratistas, proveedores, distribuidores y

clientes 5.4.1. Retroalimentación sobre educación a los empleados y uso del

producto Educar y entrenar a nuestros empleados en el manejo adecuado, reciclaje, uso y disposición de los productos, así como dar a conocer los usos de aquellos. Implementar un sistema que motive a los empleados a retroalimentar información sobre los nuevos usos e identificar desperdicios o efectos adversos, para la caracterización del riesgo en el uso del producto.

• Deberá haber un programa que garantice que la información relacionada con el manejo adecuado de los productos en todo su ciclo de vida, está disponible permanentemente para todos los empleados.

• Deberá haber un programa de entrenamiento que garantice que hay un flujo adecuado y completo de esa información hacia los empleados como parte del proceso de inducción y capacitación periódica para ejercer sus labores, haciendo énfasis en los riesgos de los productos, los equipos de protección personal requeridos y las medidas a tomar en casos de una emergencia.

• Este programa se podrá complementar mediante videos, cursos específicos de entrenamiento, uso de las hojas de información de seguridad, charlas técnicas, folletos y artículos técnicos, seminarios, intercambio con otras compañías y entrenamiento práctico para aquellos que tengan que manipular directamente los productos.

• La empresa podrá crear concursos que contribuyan a retroalimentar información y generar ideas sobre los nuevos usos, identificar desperdicios o efectos adversos, o podrá incluir los aportes de sus empleados como parte relevante en sus planes de evaluación de desempeño.

5.4.2. Manufactura con contratistas Seleccionar empresas contratistas que sigan prácticas adecuadas de seguridad, salud ocupacional y protección ambiental o apoyarlas en la implantación de tales prácticas. Proveer información y guía apropiadas, referente a los riesgos del producto y su proceso, para estimular así un manejo adecuado.

• Cada empresa deberá tener definidos los parámetros mínimos de seguridad, salud y protección ambiental con los cuales podrá exigir y evaluar periódicamente a los posibles contratistas de manufactura.

• Cada empresa deberá suministrar a sus contratistas de manufactura, la información de salud y seguridad necesarias para desarrollar su labor de manera adecuada.



• Cada empresa deberá dar asistencia a sus contratistas de manufactura, si lo considera necesario, en aspectos de seguridad, salud, tratamiento de desechos, reducción de emisiones.

• Cada empresa debe efectuar monitoreos periódicos del desempeño del contratista y definir los causales por los cuales podrá prescindir de sus servicios. Así mismo, podrá definir incentivos para sus contratistas de manufactura en la medida que ellos demuestren mejoras en seguridad, salud y protección ambiental.

5.4.3. Proveedores Solicitar a los proveedores el suministrar información y guía adecuada sobre aspectos de seguridad, salud ocupacional y control ambiental de sus productos. Incluir en la política de compras el cumplimiento de los principios de manejo responsable de dichos aspectos.

• La empresa deberá tener una base de datos de sus proveedores en la cual haya un listado de las materias primas y productos suministrados y tenga la Hoja de Información de Seguridad actualizada de cada uno e ellos, así como la información técnica que indique el cumplimiento de las regulaciones.

• Las empresas incluirán dentro de sus procedimientos de compra, la exigencia de una copia de la Hoja de Información de Seguridad actualizada, con cada despacho.

• La empresa deberá exigir a sus proveedores que cada unidad de embalaje y empaque que contengan sustancias peligrosas, traigan la identificación visible a distancia, información de seguridad, junto con las instrucciones a seguir en caso de emergencia, además de exigirles el tipo de empaque o embalaje requerido para un manejo seguro. Para ello podrá referirse a normas internacionales y a normas Icontec sobre Empaque y Rotulado de Mercancías Peligrosas.

• Cada empresa deberá hacer revisiones periódicas de la calidad de suministro de sus proveedores y comunicarles a ellos para que tomen las medidas necesarias en caso de requerir mejora.

• Toda la información de seguridad de los productos de proveedores y contratistas debe ser comunicada a los empleados de la empresa que tengan que ver con su manejo.

• Las empresas deben conocer los programas y objetivos de seguridad industrial, salud ocupacional y protección ambiental de sus proveedores, como un parámetro para su selección. También deberán inducirlos a aplicar Responsabilidad Integral.

5.4.4. Distribuidores y Transportadores Suministrar la información de seguridad, salud ocupacional y control ambiental a distribuidores y transportadores. De acuerdo con el riesgo del producto, seleccionar,



desarrollar y revisar periódicamente tanto a los distribuidores como a los transportadores para inducir el uso adecuado, manejo, reciclaje, limpieza de equipos y disposición, así como la comunicación de la información necesaria a los consumidores y destinatarios finales. Cuando la compañía identifique prácticas inadecuadas en un producto, trabajará con el distribuidor para mejorar esas prácticas. Si a juicio de la compañía no hay mejora evidente, ésta deberá tomar acciones adicionales las cuales incluirán la terminación de la relación de negocios.

• La empresa deberá establecer una metodología de selección de distribuidores y transportadores, considerando aspectos que incluyan su desempeño en seguridad, salud y manejo ambiental.

• La empresa deberá suministrar a sus distribuidores y transportadores, la guía, información, capacitación y asistencia técnica sobre los riesgos y las acciones para casos de emergencia, el uso de los productos, limpieza de equipos y manejo adecuado de desechos.

• Deberá utilizar a sus distribuidores como una vía para transferir la misma información a los clientes y usuarios finales de manera que se mejore la manipulación, uso y disposición final de sus productos.

• La empresa deberá tener un programa de monitoreo a sus distribuidores y transportadores para asegurarse que se están cumpliendo las prácticas de manejo adecuado y suministro de información a sus clientes y autoridades competentes, a través de etiquetas, hojas de seguridad y otro tipo de información o programas de educación.

• El monitoreo deberá ser periódico y documentado y su frecuencia dependerá del nivel de riesgo de los productos.

• Cada empresa deberá cerciorarse que el distribuidor, cuando se trata de ventas al menudeo, adjunte a los envases o empaques aprobados por el fabricante, información mínima de seguridad y manejo adecuado del producto y sus desechos.

• Cada empresa deberá mantener comunicación permanente con los distribuidores y transportadores para entregarles información actualizada, atender a sus inquietudes y recibir de ellos observaciones para tener un proceso continuo de mejoramiento.

• Para estar seguro del correcto uso, debe hacerse una certificación en la cual quede constancia de que la empresa ha dado las instrucciones completas de uso, manejo, distribución y eliminación de desechos a sus distribuidores y transportadores y que ellos la aplicarán y se comprometen a divulgarla entre sus clientes.

5.4.5. Clientes y otros receptores del producto Proveer información de seguridad, salud ocupacional y control ambiental a los receptores directos del producto. De acuerdo con el riesgo del producto, trabajar con



ellos para inducir un uso adecuado, manejo, reciclado y disposición así como la comunicación apropiada de información hacia los usuarios finales. Cuando la compañía identifique prácticas inadecuadas que involucre un producto, trabajará con el receptor de éste para mejorar dichas prácticas. Si a juicio de la compañía no hay mejora evidente, ésta deberá considerar medidas adicionales que incluyan la terminación de venta del producto.

• A cada usuario de sus productos le deberá suministrar la información básica de riesgos mediante pictogramas, etiquetas, hojas de información de seguridad, hojas técnicas de cada uno, aún cuando se trate de muestras.

• Además deberá promover foros o reuniones para capacitar a los usuarios de sus productos en el correcto uso de ellos. Esto lo podrá realizar en conjunto con sus distribuidores.

• La empresa deberá alentar a los clientes a establecer e implementar prácticas adecuadas de seguridad, salud ocupacional y protección ambiental.

• Las personas que entren en contacto con los clientes (por ejemplo, empleados de ventas, desarrollo, mercadeo, técnicos), deberán haber sido entrenadas en los principios de Responsabilidad Integral y rutinariamente deben retroalimentar a los clientes en aspectos de seguridad, salud ocupacional y protección ambiental.

• Las empresas deben monitorear el uso y manejo adecuado de sus productos a través de registros documentados de visitas periódicas de sus representantes a los clientes, encuestas o línea telefónica de servicio al cliente.

5.5. Evaluación del código Evaluar periódicamente la efectividad de los esfuerzos de aplicación del código de Acompañamiento del Producto con la comunidad y los trabajadores.




• El código se evaluará por lo menos una vez al año. Cada empresa deberá reportar a las Entidades Coordinadoras del Proceso de Responsabilidad Integral, el resultado de la autoevaluación de este código. Como parámetro de referencia se podrán utilizar entre otros, cumplimiento de recomendaciones derivadas de auditorías internas o externas y/o encuestas sobre el



conocimiento y aplicación del código, además de la evaluación del cumplimiento del mismo en los sitios de trabajo. Cada empresa deberá tener un registro de los resultados, las medidas correctivas y los avances en el proceso, que servirán de herramienta para el mejoramiento continuo en la implementación de este código. Como referencias para verificación se podrán utilizar entre otros: • Auditorías internas o externas para identificar porcentajes de empleados,

transportadores, distribuidores y clientes sin información adecuada sobre el manejo de productos y desechos,

• El número de productos sin la información adecuada sobre seguridad, salud y

medio ambiente. • Número de etiquetas o información técnica revisadas, • Incidentes o accidentes relacionados por la falta de información adecuada y

oportuna de su producto.



CODIGOS DE PRÁCTICAS GERENCIALES CODIGO 6. SALUD Y SEGURIDAD DE LOS TRABAJADORES OBJETIVO Proteger la salud y promover la seguridad de todas las personas que laboren o visiten las instalaciones de la empresa. RELACION CON OTROS CODIGOS DE RESPONSABILIDAD INTEGRAL Preparación de la Comunidad para Respuesta a Emergencia Distribución y transporte Seguridad de Proceso Protección Ambiental Acompañamiento de productos RELACION CON LOS PRINCIPIOS DE RESPONSABILIDAD INTEGRAL: 2. Desarrollar, fabricar y comercializar productos o sustancias de forma tal que



planeación de los productos y procesos nuevos y existentes. 4. Informar pronta y oportunamente a las autoridades, empleados, clientes y al

público sobre los riesgos para la Salud o el entorno derivados de nuestra actividad y recomendar las medidas de prevención y protección más adecuadas.

6. Operar las plantas e instalaciones de manera que se preserve el Ambiente, la

Salud, Seguridad y el ambiente de los productos, sustancias químicas, procesos y materiales de desecho.

7. Extender el conocimiento mediante la realización o el apoyo de investigaciones

acerca de los efectos sobre la salud, seguridad y el ambiente de los productos, sustancias químicas, procesos y materiales de desecho.

8. Trabajar conjuntamente con los interesados o responsables para resolver

problemas generados en el pasado por la manipulación de productos, sustancias químicas, procesos y materiales de desecho.





13. Promover y divulgar el Proceso “Responsabilidad Integral “ con énfasis en sus principios y prácticas compartiendo experiencias y ofreciendo asistencia a otros que produzcan, comercialicen, manipulen, usen, transporten o dispongan productos o sustancias.

TOPICOS BASICOS ¯ Liderazgo ¯ Identificación y evaluación ¯ Prevención y control ¯ Adiestramiento y comunicaciones 6.1. Liderazgo 6.1.1. Compromiso Gerencial Garantizar un compromiso gerencial para alcanzar un ambiente laboral, seguro y saludable para todos sus trabajadores, a través de la definición de una política, asignación de responsabilidades específicas a todo nivel en su implantación y asignación adecuada de recursos que incluya personal calificado en seguridad y salud ocupacional. a) Política: • Cada empresa debe establecer por escrito y divulgar una política

corporativa, que contenga: • Un compromiso de la gerencia para la protección de la salud y la seguridad de

los trabajadores en su ambiente de trabajo y los visitantes a sus instalaciones. • Un compromiso de los trabajadores para participar en los programas y cumplir

los procedimientos. • La asignación de responsabilidades de la gerencia y de los empleados. • Los recursos y los medios necesarios para motivar el cumplimiento de las normas

establecidas para prevenir accidentes y enfermedades profesionales. • Esta política deberá darse a conocer a todos los empleados que laboran en la

empresa. b) Responsabilidades: La Seguridad y Salud de los Trabajadores es responsabilidad de la Alta Gerencia y esta llevará un control sobre las actividades de este código delegadas a sus inmediatos colaboradores. La gerencia de la empresa designará un grupo de colaboradores quienes tendrán la responsabilidad de la ejecución y aplicación de este Código.



El responsable del Código de Seguridad y Salud de los Trabajadores junto con la gerencia y el coordinador de Responsabilidad Integral de la empresa, evaluarán como mínimo una vez al año la efectividad de la aplicación del Código. c) Recursos: La empresa deberá tener un rubro presupuestal relacionado con la protección y salud de sus empleados, suficiente para cumplir cada uno de los elementos de este código. 6.1.2. Divulgación e implementación de programas y procedimientos Divulgar e implementar programas y procedimientos escritos y actualizados, para el cumplimiento de esta política en conformidad con las normativas legales existentes en materia de seguridad y salud ocupacional.

• Cada empresa deberá establecer unas normas generales y específicas de seguridad e higiene industrial escritas y actualizadas.

• Los procedimientos de operación deberán tener incluidos aspectos básicos de seguridad y de prevención de riesgos en cada etapa del proceso.

• Debe haber un plan continuo de revisión y actualización de procedimientos dependiendo del grado de riesgo de las operaciones.

• Cada empresa deberá tener escritos y actualizados, programas de entrenamiento y comunicación en higiene, seguridad industrial y medicina del trabajo, que incluyan entre otros, los métodos para evaluar la efectividad de las actividades.

6.1.3. Registros y análisis de información Mantener registros y análisis de información para evaluar el desempeño en seguridad y salud, determinando tendencias e identificando áreas de mejoramiento.

• La gerencia deberá establecer objetivos e indicadores cualitativos y cuantitativos de seguridad, higiene industrial y protección ambiental.

• Deberá tener registros estadísticos formales de esos indicadores, para evaluar el cumplimiento y la efectividad y ajustar los programas.

• Dichos registros podrán contener entre otros, clasificación de accidentes e incidentes, mediciones de factores de riesgos ambientales como ruido, iluminación, monitoría química, cumplimiento de programas de capacitación y entrenamiento, ausentismo.

6.1.4. Exigencias a contratistas Exigir a las empresas contratistas que trabajen en las instalaciones de cumplir con los programas de seguridad y salud establecidos por la empresa, consistentes con este código.



• Se deberá exigir a las empresas contratistas el respectivo programa de seguridad y salud ocupacional y verificar que sus empleados estén amparados por seguros contra accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y pólizas de responsabilidad civil extracontractuales.

• Los empleados temporales deberán ser considerados con iguales términos que a sus empleados permanentes para efectos de todos los programas de seguridad, salud y protección ambiental.

• Cada empresa deberá tener unos procedimientos de seguridad para contratistas que incluyan las acciones a tomar por incumplimiento del contratista a las normas de seguridad.

6.1.5. Auditorías Realizar auditorías para verificar que los programas y procedimientos en seguridad y salud son efectivos y que las prácticas vigentes son consistentes con éstos.

• Cada empresa deberá establecer un mecanismo de auditoría para efectuar inspecciones y evaluaciones periódicas del cumplimiento de los programas de seguridad, higiene industrial y protección ambiental, determinando su efectividad y las oportunidades de mejora.

• Los resultados de dichas auditorías deberán ser documentados y entregados a la Gerencia y podrán ser efectuadas por personal interno de la empresa o especialistas externos.

6.2 Identificación y evaluación 6.2.1. Identificación y evaluación de peligros Establecer métodos para identificar y evaluar peligros potenciales de seguridad y salud tanto en instalaciones existentes o futuras, incluyendo instalaciones que serán modificadas para establecer prioridades.

• Los métodos podrán basarse en normas técnicas colombianas cuando existan y otras disponibles, ya sea generadas por entidades gubernamentales o privadas calificadas, nacionales o internacionales.

• Como ejemplo de algunos métodos, pueden usarse listas de chequeos, análisis de riesgos de procesos, árboles de fallas.

6.2.2. Análisis integrales de riesgos Realizar análisis integrales de trabajos y tareas para evaluar los riesgos de seguridad y salud que puedan afectar a los empleados.

• Cada empresa deberá utilizar el mapa y panorama de riesgos de sus instalaciones, procesos, puestos de trabajo y tareas según lo establecido en el



Código de Seguridad de Proceso, para evaluar los riesgos de seguridad y salud hacia sus empleados.

• Deberá existir un procedimiento escrito y actualizado para todas las tareas que involucren manejo de equipos o sustancias peligrosas y deberá ser conocido por todos los empleados involucrados.

• Las empresas deben tener un programa de chequeo periódico de seguridad en las tareas por puestos de trabajo según su grado de riesgo, dando énfasis a tareas no rutinarias, para garantizar que se cumplen los procedimientos de operación establecidos.

6.2.3. Vigilancia médica Formular y poner en práctica un programa de vigilancia médica para evaluar en forma constante la salud de los trabajadores, incluyendo la comunicación de los resultados. Las empresas deberán tener asesoría en medicina del trabajo, orientada a los controles médicos resultantes por exposición de los trabajadores a diferentes factores de riesgo. Dichos programas deberán estar acordes con las regulaciones nacionales. 6.2.4. Requisitos para desempeño de tareas Disponer de un programa para definir las condiciones físicas y de salud necesarias para desempeñar toda posición de trabajo, así como la evaluación para determinar si el trabajador está realmente apto para efectuar su labor.

• Las empresas deberán tener un perfil de aptitudes físicas para cada puesto de trabajo, que incluya exámenes de pre-empleo y periódicos, análisis de tareas, apoyados en los panoramas de riesgos.

6.2.5. Investigación y comunicación Investigar oportunamente y comunicar toda lesión, enfermedad o incidente acaecido en las instalaciones.

• Las empresas deberán tener un procedimiento claro, escrito y actualizado de la clasificación, investigación, reporte y divulgación de accidentes, enfermedades profesionales e incidentes, que incluyan las recomendaciones y acciones correctivas, responsabilidades y plazos de cumplimiento y que involucre a la gerencia.

6.2.6. Análisis de salud y seguridad de trabajadores Establecer un sistema de análisis de la salud y seguridad del grupo de trabajadores, para determinar tendencias.



• Cada empresa deberá tener un programa estadístico que permita identificar desviaciones en programas de salud y seguridad de trabajadores, con indicadores cuantitativos de seguridad, por ejemplo, índices de severidad y de frecuencia de lesiones e incidentes, índices de ausentismo, costos de accidentes o incidentes y otros que considere apropiados.

6.3. Prevención y control 6.3.1. Diseño de instalaciones y puestos de trabajo Lograr un diseño seguro de las instalaciones y de los puestos de trabajo desde su concepción, a través del uso de prácticas de ingeniería, estándares y códigos reconocidos, experiencia pasada y consideración del factor humano.

• Las empresas deben tener un plan de análisis de instalaciones y revisión de puestos de trabajo, incluyendo el factor ergonómico. Para mayor claridad se puede complementar con el código de Seguridad de Proceso, práctica 3.2.3.

6.3.2 Prevención y control de peligros Prevenir y controlar riesgos ya identificados, considerando en forma primaria la sustitución de materiales o procesos por otros menos peligrosos o el uso de controles de ingeniería. En conjunto con los responsables del Código 3: Seguridad de Procesos. Deben seguirse las siguientes prioridades: 1) Información a los trabajadores sobre el riesgo, 2) Eliminación del riesgo, 3) Reducción del riesgo, 4) Confinamiento del riesgo, 5) Reducción de la exposición de los empleados, 6) Dotación de equipos de protección personal. 6.3.3. Correctivos Establecer planes de acción correctivos para prevenir la recurrencia de lesiones, enfermedades o incidentes, así como métodos para evaluar su efectividad.

• Las empresas deben crear un mecanismo de revisión periódica documentada del grado de avance del cumplimiento de las recomendaciones derivadas de las investigaciones y orientadas a evitar accidentes e incidentes, mínimo dos veces al año, que incluya la justificación del no cumplimiento de las acciones correctivas.

• Se debe ajustar el plan de los correctivos pendientes por cumplir. 6.3.4. Equipos Disponer de sistemas para seleccionar, inspeccionar, probar, mantener y usar equipos para la seguridad y protección de la salud.



• La empresa debe tener definidos los equipos de protección personal y de protección a instalaciones que considere acordes con los riesgos identificados (por ejemplo, equipos de contra incendio, de respuesta a emergencias, de respiración autónoma, trajes especiales, detectores y probadores de atmósferas seguras o respirables).

• Deben existir además procedimientos técnicos para su selección, uso e inspección periódica de los mismos para asegurar su buen funcionamiento y disponibilidad.

• Deben existir prácticas apropiadas de mantenimiento de los mismos en concordancia con recomendaciones del fabricante.

6.3.5 Mantenimiento preventivo Realizar programas de mantenimiento preventivo, orden y limpieza para garantizar que las instalaciones, herramientas y equipos sean seguros para su uso.

• Dichos programas deberán ser documentados y tener rutinas establecidas con asignación de personal entrenado para efectuar periódicamente revisiones de equipos, herramientas o instalaciones, generando reportes y acciones correctivas necesarias.

• Estas revisiones pueden ser efectuadas por empleados de la compañía o contratistas idóneos.

6.3.6. Sistemas de protección Establecer procedimientos y sistemas de protección para prevenir el acceso de materiales o personas no autorizadas a las instalaciones.

• Las plantas deberán tener definidas las áreas en las cuales, debido a la naturaleza del riesgo, solamente podrá ingresar personal autorizado y las que sean restringidas para contratistas, visitantes o vigilantes (por ejemplo, subestaciones eléctricas, áreas de mantenimiento especiales, centrales de cómputo, áreas de proceso especiales).

• Estos procedimientos deben ser divulgados y conocidos por el personal de la empresa.

• Además deben tener los mecanismos de inspección para ingreso o retiro de materiales u objetos que puedan constituir riesgo al personal, a las instalaciones o al medio ambiente.

6.3.7. Asistencia médica Ofrecer asistencia médica de emergencia a los trabajadores en consonancia con el código de preparación de la comunidad para respuesta a emergencias.



• La empresa debe tener procedimientos para atención médica de emergencia, crear brigadas de rescate y primeros auxilios dotadas y entrenadas adecuadamente, incluyendo simulacros periódicos de atención médica.

• Deben tener además mecanismos y sistemas de transporte de lesionados para casos de emergencia, que incluyan las instituciones de apoyo, clínicas u hospitales, atención médica y ambulancias a contactar.

6.4. Adiestramiento y Comunicaciones 6.4.1. Comunicación de riesgos Comunicar los peligros específicos de las instalaciones a trabajadores, contratistas y visitantes.

• La empresa deberá establecer diferentes grados de detalle de la información y las comunicaciones deberán ser apropiadas y adecuadas para cada uno de los destinatarios, sean empleados, contratistas, contratistas de servicios y visitantes, en cuanto los riesgos existentes en sus instalaciones.

• Basados en los mapas de riesgos generados según el Código de Seguridad de Proceso y en las hojas de información de seguridad generadas en el código de Distribución y Transporte, las empresas comunicarán a sus empleados fijos y temporales sobre los riesgos de sus materiales y procesos, a través de señalización, procedimientos o reuniones periódicas de información.

• Las empresas deberán asegurarse de que todos los productos químicos utilizados en el trabajo estén etiquetados y marcados de manera sencilla y comprensible que facilite la información esencial sobre su clasificación, los peligros que entrañan y las precauciones de seguridad que deban observarse.

• A través de folletos, carteleras, señalización, alarmas e indicaciones de emergencia, comunicarán en idioma castellano o en símbolos internacionalmente reconocidos sobre los riesgos de sus materiales y procesos a contratistas y visitantes.

6.4.2. Adiestramiento Disponer de programas de adiestramiento en seguridad y salud de acuerdo de necesidades establecidas en cada área.

• Dichos programas deben estar escritos y actualizados, deberán incluir entrenamiento al ingresar, capacitación periódica en el puesto de trabajo, y deben estar orientados a prevención de peligros y protección de áreas de mayor riesgo.

• Estos programas deberán incluir la documentación, los métodos de evaluación del entrenamiento, retroalimentación, además debe llevarse registro de quienes han recibido la capacitación.



6.4.3 Preparación Disponer de programas para mantener un nivel óptimo de preparación en seguridad y salud dentro o fuera del trabajo.

• Las empresas deben velar por el nivel de preparación de sus empleados instructores y si no dispone de ellos, deberá acudir a entidades especializadas en seguridad e higiene industrial, que los asesoren en programas específicos para dentro y fuera del trabajo.

6.4.4. Participación de trabajadores Ofrecer oportunidades de participación del trabajador en el desarrollo, implantación y revisión de los programas de seguridad y salud ocupacional de tal manera que responda a sus inquietudes acerca de las condiciones peligrosas existentes o incidentes acaecidos en las instalaciones.

• Para ello, la empresa podrá crear comités con participación de los trabajadores, para informarles y recibir de ellos información sobre peligros potenciales y sugerencias.

• Los empleados deben participar activamente en la elaboración de procedimientos de operación que incluyan aspectos de seguridad e higiene industrial.

• La supervisión en reuniones periódicas debe incluir en la agenda un tema referente a salud y seguridad de los trabajadores.

6.4.5. Evaluación de adiestramiento Diseñar y poner en práctica sistemas para evaluar la efectividad de los programas de adiestramiento y de comunicación.

• El adiestramiento debe ser evaluado de manera formal para asegurarse del grado de asimilación de cada empleado.

• Se pueden hacer auditorías a estos programas y ajustarlos a las necesidades de la empresa.

6.5. Evaluación del código Evaluar periódicamente la efectividad de los esfuerzos de aplicación del código de Seguridad y Salud de los trabajadores con la comunidad y los trabajadores.







• Cada empresa deberá reportar a las Entidades Coordinadoras del Proceso de Responsabilidad Integral, el resultado de la autoevaluación de este código.

• Como parámetro de referencia se podrán utilizar entre otros, cumplimiento de recomendaciones derivadas de auditorías internas o externas y/o encuestas sobre el conocimiento y aplicación del código, además de la evaluación del cumplimiento del mismo en los sitios de trabajo.

• Cada empresa deberá tener un registro de los resultados, las medidas correctivas y los avances en el proceso, que servirán de herramienta para el mejoramiento continuo en la implementación de este código.



SEGURIDAD FÍSICA Y DE LA INFORMACIÓN CÓDIGO DE PRÁCTICAS GERENCIALES

Propósito

El objetivo de este Código es ayudar a las compañías a lograr un mejoramiento continuo del

desempeño en Seguridad Física y de la Información, basado en la gestión de riesgos para identificar y evaluar las amenazas y vulnerabilidades, prevenir o mitigar los riesgos que

puedan traducirse en incidentes, mejorar el entrenamiento y la capacidad de respuesta y mantener y mejorar las relaciones con las partes interesadas claves. Este código debe

implementarse teniendo en mente que la Seguridad Física y de la Información es una

responsabilidad compartida que requiere acciones por parte de terceros, entre los cuales

están clientes, proveedores, contratistas y organismos del gobierno. Todos los que formen parte de la cadena de valor tienen responsabilidades en Seguridad Física y de la

Información y deben actuar en consecuencia para salvaguardar el interés público.

La implementación de este Código es obligatoria para todas las compañías miembros de RI

con el fin de aumentar la seguridad del público, los empleados, instalaciones, procesos

productivos, información y sistemas de información y se hará en forma gradual.

Relación con los Principios Directivos de RI La implementación de este Código contribuye a alcanzar varios de los Principios Directivos

de Responsabilidad Integral ® Colombia:

• Mejorar continuamente el conocimiento y el funcionamiento de sus tecnologías,

procesos y productos en sus ciclos de vida, en los aspectos relacionados con el medio

ambiente, la salud y la seguridad, con el propósito de evitar daños a las personas y al

medio ambiente.

• Informar abiertamente sobre su desempeño, sus logros y sus deficiencias.

• Escuchar, interactuar y trabajar con la gente para comprender y atender sus

preocupaciones y expectativas.

• Cooperar con los gobiernos y organizaciones en el desarrollo e implementación de

normas y estándares eficaces, y cumplirlos o incluso ir más allá.

• Proporcionar ayuda y asesoría con el objeto de promover la gestión responsable de los

productos químicos por parte de todas aquellas personas que los manipulan y usan a lo

largo de la cadena de producción.

Relación con otros Compromisos de la Industria

El Código de Seguridad Física y de la Información es totalmente coherente con otras iniciativas como Business Alliance for Secure Commerce (BASC) y los Sistemas de Gestión

de la Seguridad de la Información (SGSI) NTC-ISO / IEC 17799 y con los demás Códigos de

Responsabilidad Integral. Este Código debe implementarse conjuntamente con las demás

prácticas gerenciales para demostrar el compromiso de la industria con la protección de sus empleados, del público y del ambiente.

La mayoría de las exigencias del Código de Seguridad Física y de la Información se encuentran inmersas y complementan los seis Códigos de Prácticas Gerenciales existentes.

Prácticas Gerenciales



Las compañías deben implementar el Código de Seguridad Física y de la Información con base en la evaluación del riesgo de seguridad física y de la información de la cadena de

valor (personas, propiedad, productos, procesos, información y sistemas de información).

El Código de Seguridad Física y de la Información incluye las siguientes trece (13) prácticas gerenciales:

Práctica 7.1. Liderazgo Gerencial Descripción de la práctica La empresa en esta práctica traduce el compromiso de la alta gerencia en políticas documentadas y difundidas, la asignación de los recursos necesarios y adecuados, la

asignación clara de responsabilidades, la evaluación periódica de resultados y la retroalimentación al plan de acción.

Definición de la práctica cumplida Esta práctica requiere que la alta dirección demuestre con sus palabras y acciones un compromiso con la Seguridad Física y de la Información dentro de la compañía, que cubra

desde las oficinas principales o casa matriz hasta las instalaciones y plantas secundarias o filiales y vincule a los socios de la cadena de valor.

Actividades claves:

1. Política escrita y divulgada de Seguridad Física y de la Información acorde con la naturaleza del negocio avalada por la alta gerencia

2. Objetivos y metas relacionados con la Seguridad Física y de la Información fijados

por la alta gerencia. 3. Programa documentado de Seguridad Física y de la Información revisado

periódicamente por la alta gerencia.

4. Recursos, funciones y responsabilidades asignadas que aseguren la implementación

del Código. 5. La Seguridad Física y de la Información es practicada por todo el personal de la

organización y hace parte de su evaluación de desempeño. 6. Tiene conformado un comité con representación de la alta gerencia, para asegurar

que hay un rumbo claro y un apoyo visible para las iniciativas de Seguridad Física y

de la Información.

7. Evalúa anualmente el código.

Práctica 7.2. Análisis de amenazas, vulnerabilidades y consecuencias Descripción de la práctica La empresa analiza y prioriza periódicamente las potenciales amenazas de Seguridad Física

y de la Información, vulnerabilidades y consecuencias, empleando metodologías adecuadas e involucra en el análisis a los socios de la cadena de valor.

Definición de la práctica cumplida La evaluación de riesgos tiene un enfoque de vulnerabilidad de personas (cargos críticos, proveedores críticos, contratación y clientes), activos (infraestructura a proteger), procesos



(puntos críticos en el diagrama de procesos para la seguridad) y tecnológica (sistemas de

información y equipos usados para reducir la vulnerabilidad de los riesgos).

La empresa evalúa los riesgos asociados con la Seguridad Física y de la Información en la

cadena de valor. Identifica los riesgos residuales y los riesgos aceptables y la alta gerencia

los aprueba.

Actividades claves:

1. Inventario de todos los activos e infraestructura física e informática a proteger que en

el caso de ser robados, destruidos o saboteados afectan las operaciones de la

organización. 2. Dispone de las autorizaciones legales para el funcionamiento

3. Tiene identificados los riesgos de Seguridad Física y de la Información. 4. Procedimiento escrito para la evaluación y definición del nivel de intervención de los

riesgos de Seguridad Física y de la Información según lo definido por la organización.

5. Mantiene información actualizada del inventario de riesgos de Seguridad Física y de

la Información. 6. Tiene un procedimiento documentado para la selección y evaluación de proveedores

y clientes

Práctica 7.3 Implementación de medidas de Seguridad Física Descripción de la práctica La empresa desarrolla y aplica las medidas de Seguridad Física y de la Información acordes

con los riesgos identificados. Tiene en cuenta enfoques más seguros en el diseño del producto, en los controles administrativos y de ingeniería y en las medidas de prevención y

mitigación.

Definición de la práctica cumplida La empresa implementa las medidas de Seguridad Física y de la Información conforme con

los riesgos identificados y relacionadas con la protección física, el personal, los contratistas y otros socios de la cadena de valor.

Actividades claves:

1. Procedimiento documentado para la selección de personal y de contratistas.

2. Verifica el cumplimiento de los requisitos de seguridad (establecidos por la organización) en los contratos identificados como críticos.

3. Programa documentado e implementado de control e intervención de riesgos de

Seguridad Física y de la Información.

4. Inspecciona los vehículos de carga y contenedores

5. Evalúa el cumplimiento de los objetivos, metas y programas de Seguridad Física y de

la Información. Práctica 7.4 Seguridad de la Información y de los Sistemas de Información Descripción de la práctica La empresa reconoce que la información y los sistemas de información son un componente

crítico de los sistemas que apoyan el comercio electrónico, la gestión de los negocios, las

telecomunicaciones y los controles de proceso.



Definición de la práctica cumplida La empresa implementa las medidas de Seguridad de la Información relacionadas con la protección de la información, el comercio electrónico, las telecomunicaciones, los controles

del proceso y los Sistemas de Información conforme con los riesgos identificados.

Actividades claves:

1. Tiene un sistema de clasificación de la información para definir niveles de confidencialidad y limitar el acceso a la misma.

2. Los controles de acceso a las instalaciones de procesamiento de información

permiten el acceso solo a personal autorizado.

3. Las instalaciones de procesamiento de la información tienen las seguridades necesarias para evitar su utilización no autorizada.

4. El programa de mantenimiento de equipos y software asegura la disponibilidad e integridad de los sistemas de información.

5. Los procedimientos establecidos evitan la pérdida, modificación o uso inadecuado de

la información intercambiada entre organizaciones.

Práctica 7. 5 Documentación Descripción de la práctica La empresa documenta los programas de gestión, procesos y procedimientos de Seguridad

Física y de la Información.

Definición de la práctica cumplida La empresa dispone de un procedimiento escrito para el proceso y manejo de la información, controla la documentación y lleva registros del cumplimiento de las políticas de Seguridad

Física y de la Información y de los objetivos de control propuestos.

Actividad clave:

1. Tiene un procedimiento escrito para el control de la documentación.

Práctica 7.6 Entrenamiento, Simulacros y Orientación Descripción de la práctica La empresa entrena a los empleados, contratistas, proveedores y otros socios de la cadena

de valor y desarrolla simulacros para mejorar su capacidad de respuesta.

Definición de la práctica cumplida La empresa implementa un programa de entrenamiento para reforzar el compromiso y competencias de la organización. Las actividades de capacitación se extienden a empleados

y contratistas e incluyen a otros socios de la cadena de valor, cuando sea apropiado, tales

como distribuidores o entidades de respuesta a emergencias para detectar y controlar

incidentes, mientras se fortalecen en general las competencias de Seguridad Física y de la Información.

Actividades claves:



1. Programa de entrenamiento en Seguridad Física y de la Información que se extiende

a empleados y contratistas e incluya a otros socios de la cadena de valor, cuando es apropiado, tales como distribuidores u organismos de respuesta a emergencias.

2. Realiza simulacros de incidentes de Seguridad Física y de la Información, y los

resultados son tenidos en cuenta para mejorar la política y los procedimientos de

Seguridad Física y de la Información

Práctica 7.7 Comunicación, diálogo e intercambio de información Descripción de la práctica La comunicación, el diálogo y el intercambio de la información con los miembros de la

cadena de valor tales como empleados, contratistas, clientes y proveedores permiten

acordar conjuntamente las mejores medidas para la protección de la información sensible.

Definición de la práctica cumplida La empresa cuenta con canales definidos de comunicación dentro de la misma organización

y fuera de esta, que permiten el intercambio de información relacionada con la Seguridad

Física y de la Información.

La empresa comprende que uno de sus papeles es proteger a los empleados y a la

comunidad donde opera, a la vez que salvaguardar la información que podría convertirse en una amenaza al estar en manos equivocadas.

Actividades claves:

1. Procedimiento establecido para las comunicaciones pertinentes con los miembros de

la cadena de valor. 2. Los voceros de la organización están identificados por los miembros de la cadena de

valor.

3. Las inquietudes de los miembros de la cadena de valor en seguridad física y de la

información se recogen, evalúan y responden.

Práctica 7.8 Respuesta a las amenazas de Seguridad Física y de la Información Descripción de la práctica La empresa evalúa, da respuesta, informa y comunica a las autoridades las amenazas de Seguridad Física y de la Información cuando sea apropiado hacerlo.

Definición de la práctica cumplida La empresa dispone de un procedimiento para identificar los intentos de violación a la seguridad, y las medidas para prevenir los impactos de estas acciones. Tiene registros de

las comunicaciones de estas amenazas al personal de la organización y a las autoridades encargadas del cumplimiento de la Ley.

Actividades claves:

1. La Organización ha definido un procedimiento para la detección, reporte y respuesta

a las amenazas identificadas ó recibidas. 2. El personal está capacitado en el procedimiento de detección, reporte y respuesta a

amenazas.



3. Tiene registros que evidencian la comunicación de toda amenaza real y creíble al

personal de la organización y a las autoridades encargadas del cumplimiento de la ley.

Práctica 7.9 Respuesta a incidentes de Seguridad Física y de la Información Descripción de la práctica La empresa investiga, evalúa, comunica y toma acciones correctivas para los incidentes de Seguridad Física y de la Información.

Definición de la práctica cumplida La empresa cuenta con un procedimiento para investigar, evaluar y dar respuesta a los

incidentes de Seguridad Física y de la Información. La empresa comparte con otras

industrias y las entidades gubernamentales los resultados y acciones correctivas de estos incidentes.

Actividades claves:

1. Procedimiento escrito para la investigación, evaluación, comunicación y respuesta de

incidentes de Seguridad Física y de la Información. 2. El personal, ya sea dentro de la organización o fuera de esta, conoce los

procedimientos para informar sobre distintos tipos de incidentes que puedan tener

impacto en las instalaciones y en los sistemas de información, telecomunicaciones y

controles de proceso relevantes.

3. Procedimiento establecido para asegurar el seguimiento a la implementación de las

acciones correctivas y divulgación de los resultados. 4. Comparte los resultados y acciones correctivas de los incidentes de Seguridad Física

y de la Información de la organización con otras empresas.

Práctica 7.10 Auditorias Descripción de la práctica La empresa audita periódicamente las prácticas de Seguridad Física y de la Información para evaluar los procesos y programas y la implementación de acciones correctivas.

Definición de la práctica cumplida La empresa audita sus procesos y programas de Seguridad Física y de la Información para

asegurase que están funcionando correctamente y toma acciones correctivas cuando sea

necesario. Cuando sea pertinente, las evaluaciones también aplican a los programas y procesos de otras empresas con las cuales la empresa tiene relaciones comerciales, tales

como proveedores, distribuidores, transportadores y clientes.

Actividades claves:

1. Procedimiento documentado para realizar las auditorias internas de Seguridad Física y de la Información.

2. Programa de visitas y auditorias de Seguridad Física y de la Información a las instalaciones de otras empresas con las cuales la compañía tiene relaciones

comerciales

3. Procedimiento de acciones correctivas y preventivas y se aplica a los hallazgos

producto de las auditorias



Práctica 7.11 Verificación de tercera parte Descripción de la práctica La empresa comprueba el funcionamiento de las medidas de Seguridad Física y de la

Información de sus instalaciones susceptibles a impactos potenciales externos y permite la

verificación de tercera parte para evidenciar las mejoras, cuando sea relevante.

Definición de la práctica cumplida La empresa hace seguimiento a las medidas de Seguridad Física y de la Información que se

ha comprometido llevar a cabo y tiene procedimientos para que terceras partes verifiquen las

mejoras físicas que se ha comprometido realizar. La empresa invita a terceras partes

creíbles tales como bomberos, auditores de las aseguradoras y/o autoridades de orden local,

regional o nacional para certificar al público que las instalaciones de las compañías son seguras.

Actividades claves:

1. Procedimiento documentado para recibir las visitas y verificaciones de Seguridad

Física y de la Información de tercera parte. 2. Seguimiento a la implementación de las medidas de Seguridad Física y de la

Información identificadas en las visitas de terceras partes.

Práctica 7.12 Manejo del cambio Descripción de la práctica La empresa evalúa y administra los asuntos sobre Seguridad Física y de la Información relativos a los cambios donde estén involucrados las personas, la propiedad, los productos,

los procesos, la información y los sistemas de información.

Definición de la práctica cumplida La empresa cuenta con un procedimiento implementado para la administración del cambio o

innovaciones en los productos y tecnologías, que tenga en cuenta todos aquellos asuntos sobre Seguridad Física y de la Información que surjan a raíz de las modificaciones, que se

aplica antes, durante y después de efectuar el cambio.

Actividades claves:

1. Procedimiento escrito para análisis de riesgos de Seguridad Física y de la Información generados por los cambios en la organización.

2. Procedimiento para la administración del cambio antes, durante y después de efectuar el cambio y comunicación de los cambios realizados a las personas

involucradas.

3. Procedimiento documentado de control de cambios en las instalaciones y en los

sistemas de procesamiento de la información.

Práctica 7.13 Mejoramiento continuo Descripción de la práctica



La empresa mejora continuamente los procesos relacionados con la planeación,

establecimiento de objetivos y metas, monitoreo del progreso, análisis de tendencias y aplicación de acciones correctivas de Seguridad Física y de la Información.

Definición de la práctica cumplida La empresa hace seguimiento a todas las acciones correctivas y preventivas que puedan surgir de las NO conformidades identificadas. Realiza un monitoreo periódico y documentado

para asegurar la implementación de las medidas correctivas, la efectividad del programa de Seguridad Física y de la Información y el cumplimiento de los objetivos y metas.

Actividades claves:

1. Tiene un programa documentado para evaluar las nuevas estrategias o tecnologías

que pueden mejorar las actividades de seguridad de la compañía 2. Las inquietudes de los empleados y socios de la cadena de valor son recogidas y

tenidas en cuenta.

3. Analiza los resultados del programa de Seguridad Física y de la Información para

determinar tendencias y formular acciones de control.

CODIGOS DE PRÁCTICAS...

Documents

Transcript of CODIGOS DE PRÁCTICAS...