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¿Cómo priorizar estratégicamente proyectos de TI?

Cartera Estratégica de

Proyectos de TI

Carlos Juiz cjuiz@uib.es

GestiónyGobiernodelasTIenUniversidades

¿CómopriorizarestratégicamenteproyectosdeTI?

Parte1:¿Porqué?•  MecanismosdeGobierno•  Gobernar,Gestionar,Operar•  EstrategiayOperacionesdeTI(evolución)•  DirecciónyControldeTI•  EstandarizacióndeGobiernodeTI•  ActividadespropiasdeGobiernodeTI

Parte2:¿Quién?¿Qué?¿Cómo?•  EstrategiayProyectosdeTI•  AccionesdeGobiernosobrelaCarteradeProyectos•  CarteradeProyectosEstratégica•  FasesdeConstruccióndelaCarteradeProyectos

Conclusiones

Parte1¿PorquépriorizarestratégicamenteproyectosdeTI?

MecanismosdegobiernoParadesplegarelgobiernodecualquieractivoempresarial,comoTI,senecesitan:

•  Estructurasdetomadedecisiones:sonrolesresponsablesdelasdecisionesTI,talescomocomités,equiposejecutivos,gestoresTI+negocio,etc.

•  P.ej.:Comitédeinversiones(incluyendoCIO)delaUniversidad

•  Procesosdealineamiento:sonprocesosformalesparaasegurarqueloscomportamientosdiariosdelaorganizaciónsonconsistentesconlasdecisiones.

•  P.ej.:GobernarunacarteraestratégicadeproyectosdeTI•  Comunicaciones:sonanuncios,canalesparadiseminarlosprincipios

delgobiernoTI,laspolíticasydecisionesquesehantomado.

•  P.ej.:AgendaregularCIOconelConsejodeDirección.

Nofuncionanaisladamente:Gobernaresutilizarlostresmecanismosdemaneraefectiva

WeillyRoss,2004

Propietarios/Accionistas/

PartesInteresadas

Gobierno Gestión Operaciones

Delegar Dirigir Instruir

Rnd.Cuentas Monitorizar Reportar

COBIT5,2013

Gobernar,Gestionar,Operar

Estructurasconalineamientoestratégicoycomunicaciónbidireccionalparatodoslosactivos(TIincluidas)

Dominio Negocio: Cómo se usa TI para habilitar y operar el negocio

Dominio TI: Cómo se Gestiona y Entrega TI

Dem

anda

Futuro estratégico del negocio

OR

GA

NIZ

AC

IÓN

C

AM

BIA

Suministro

TI habilita el cambio

Dem

anda Operaciones del

negocio

Suministro

Servicios de TI efectivos

Toomey,2009

EstrategiayOperaciones

Estrategia del negocio Estrategia de TI

Operaciones del negocio Operaciones de TI

Presión del Mercado / Oportunidades

Desarrollo Tecnológico Enlace Estratégico

Procesos

Enlace Funcional

Entorno Negocio (Demanda) Entorno TI (Suministro) Dim

ensión

Es

tratég

ica

Dim

ensión

Ope

racion

al

Visión / Planes Rendimiento

Operativo

Visión / Planes Funcionamiento

Objetivos /Prioridad

Oportunidades

Necesidades / Soporte

Cambios TI

Toomey,2009

EstrategiayOperaciones

Mueller,2008

Estrategia, Objetivos de

negocio

Gobierno de TI

Conduce

Gobernanza de TI

Decisiones Medidas / Control

Gobierna

Rendimiento (Balance scorecard, KGI, KPIs)

Procesos / actividades Gestión de TI

Control Control

Decisión, acción

Aplicaciones Información

Recursos TI RR.HH.

Tecnología

Gestiona/ usa Mide

Procedimientos, prácticas

DirecciónyControldeTI

Mueller,2008

Procesos de Gestión

Comercial, Publicitaria, Marketing

Consejo Monitorizar

Rendir Cuentas

Activos Financieros

Activos Físicos

Activos de Relación

Activos de Información y TI

Activos de Propiedad Intelectual

Gobierno

Procesos de Gestión de

Activos Físicos

Procesos de Gesión

Financiera

Procesos de RR. HH.

Procesos de Gestión de

la Propiedad Intelectual, Licencias

Procesos de Gestión de TI

CXOs (incluido CIO)

Comportamiento deseable

Dirigir

Liderar

Gobierno de TI

ACTIVOS CLAVE

Estrategia

Activos Humanos

Accionistas / Propietarios Partes Interesadas

WeillyRoss,2004

GobiernodeTI

DIRECTIVAS

GOBIERNO CORPORATIVO

GOBIERNO de TI

GESTIÓN de TI

Procedimientos

Objetivos y Rendimiento KPI Conformidad Legal

Balance scorecard COSO

ISO 38500

ISO 15504 ISO 27000 ISO 20000

Técnicas de Desarrollo Seguridad ITIL

FernándezyPiattini,2012

EstandarizacióndeGobiernodeTI

Gestión de TI y Sistemas de Gestión para el uso de TI

Planes / Políticas

Rendim

ientoC

onformidad

Propuestas Fuente

Autoridad

Construir el negocio con TI

Ejecutar el negocio con TI Pl

anea

r el

nego

cio

con

TI

Evaluar

Dirigir Monitorizar

JuizyToomey,2015

EstandarizacióndeGobiernodeTI

PartesInteresadas/Universidad

ConsejodeDireccion/Rectorado

GestióndeTI

OperaciónyEjecución

deTI

Delegar

Dirigir

Rnd.Cuentas

Monitorizar

Reportar

GobiernodeTI/CIO

Lidera

Valor

Darinstrucc.

Evaluar

Parte2¿Quiéngobierna?¿Quése

gobierna?¿Cómosegobierna?Lacarteraestratégicade

proyectosdeTI

GobiernodePortafolios,ProgramasyProyectos

• Decisionessobrelacartera:•  Estratégicamente,ensutotalidadyusandocriteriosconsistentes:•  ConceptosuniformesyunificadosparatodalaUniversidad

• ModeloconsistenteconelmodelodegestióndeproyectosdeTI

•  Basadaenprocesosdocumentados(formal)

•  Coherenteconelmarcodegobierno(universitarioydeTI,sifueseposible)

•  Usandoherramientassimples(evitarburocraciainnecesaria)

ISACA,2011

Lacarterayaexiste,accionesdegobierno…

Heiskanen,2012

CarteradeProyectosdeTIEstratégica

FasesdelaCarteraEstratégicadeProyectosdeTI

•  Estructuras•  Alineamiento•  Comunicación

•  Dirección•  Evaluación•  Monitorización

LasfasescontienenlosmecanismosylasactividadesdeGobiernodeTI

FasesdelaCarteradeProyectosdeTIEstratégica

Aparicio,Fernández,Juiz,LlorensyMaciá,2018

CIO RECTORoDIR.GENERAL

F1.1Proponerla

ConfiguracióndelaCartera

F1.2VistoBuenoalaConfiguraciónyPublicacióndelaconvocatoriadelaCartera

Fase1:Configuración

Fase2

Fase1:Configuración

F1.2bPublicación

delaconvocatoriadelaCartera

F1.1aProponerlosparámetrosde

laConfiguración

CIO

F1.2aRevisary

aprobarlosparámetros

delaConfiguración

RECTORoDIR.GENERAL

CIO

F1.1ProponerlaConfiguración

delaCartera

COMITÉDEDIRECCIÓN

F1.2VistoBuenoalaConfiguraciónyPublicacióndelaconvocatoriadela

Cartera

NO

Fase2

Fase1:Configuración(detalle)

RECTORoDIR.GENERAL

SIVistoBueno

?

PROMOTOR CIO

F2.1Redaccióndela

PropuestadenuevoProyecto

F2.2IncluirlaPropuestade

ProyectoenlaCartera

Fase2:Recogidadeproyectos

Fase1 Fase3

PARACADAPROPUESTADEPROYECTOTI

Fase2:PropuestadeProyectos

Fase2:Recogidadeproyectos(detalle)

F2.1bVisto

BuenoalaPropuesta

deProyecto

F2.1aRedacción

dePropuestadenuevoProyecto

SOLICITANTE

PROMOTOR

F2.2aRevisióndelaPropuesta

paraajustarlaalaconvocatoria

CIO

F2.2bIncluirlaPropuestadeProyecto

enlaCartera

PROMOTOR

F2.1RedaccióndelaPropuestadenuevoProyecto

OFICINADELACARTERADEPROYECTOS CIO

F2.2IncluirlaPropuestadeProyectoenlaCartera

SISI

NO NO

Fase3VistoBueno

?

VistoBueno?

SI

RESPONSABLENODIRECTIVO Encajaapareceelresponsable(nodirectivo)decadasubfase

RESPONSABLE Encajaapareceeldirectivouniversitarioresponsabledecadasubfase

Fase1

CIO RECTORoDIR.GENERAL

F3.1ElaborarunapropuestadepriorizacióndelosProyectosdelaCartera

F3.2Aprobacióndelaprioridadylafinanciaciónparalos

ProyectosdelaCartera

Fase3:PriorizacióndelosProyectos

Fase2 Fase4

Fase3:Priorización

Aparicio,Fernández,Juiz,LlorensyMaciá,2018

F3.1bElaborar

propuestadelista

priorizadadeProyectos

F3.1aEvaluarcada

ProyectodelaCartera

concriteriosestratégicos

CIO

F3.2aRevisarla

priorizaciónyasignar

financiaciónparacadaProyecto

RECTORoDIR.GENERAL

F3.2bPublicar

Proyectosfinanciadosquesevanaejecutar

F3.1Elaborarunapropuestadepriorizaciónde

losProyectosdelaCartera

RECTORoDIR.GENERAL

F3.2Aprobarlaprioridadylafinanciaciónpara

losProyectosdelaCartera

OFICINADELACARTERADEPROYECTOS COMITÉDEDIRECCIÓN

Fase2 Fase4

Fase3:PriorizacióndelosProyectos(detalle)

PROMOTOR

RECTORoDIR.GENERAL

F4.1Revisarloshitosdel

Proyectoycomprobarqueseejecuta

adecuadamentehastaelfinal

F4.2Revisarlacontinuidaddel

Proyecto

SI

NO

NO

SI

Fase3 Fase5

PARACADAPROYECTOTIENEJECUCIÓN

CANCELAR

Fase4:Ejecución

Fase4:EjecucióndelosProyectos

Aparicio,Fernández,Juiz,LlorensyMaciá,2018

PROMOTOR

RectoroDir.General

SI

NO

NO

SI

F4.1bDecidirsicontinuaelProyectooplantearsuinterrupción

F4.1aRevisarhitose

indicadoresdeéxitodelProyecto

DIRECTORDELPROYECTO

F4.1RevisarloshitosdelProyectoycomprobarqueseejecutahastaelfinal

PROMOTOR

F4.2aAnalizarlacontinuidad

delProyecto

F4.2bConfirmarlacancelaciónocontinuidaddelProyecto

RectoroDir.General

F4.2RevisarlacontinuidaddelProyecto

ComitéDirección

Fase3 Fase5

CANCELAR

Conti-núa?

Conti-núa?

Fase4:EjecucióndelosProyectos(detalle)

RECTORoDIR.GENERAL

F5.1RevisareléxitodecadaProyectodelaCartera

Fase5:Evaluareléxito

Fase4

Fase5:Evaluacióndeléxito

Aparicio,Fernández,Juiz,LlorensyMaciá,2018

RECTORoDIR.GENERAL

F5.1aEvaluarlosindicadoresdeéxitodelProyecto

F5.1cComprobarypublicareléxitodelProyecto

RECTORoDIR.GENERAL

F5.1RevisareléxitodecadaProyectodelaCartera

Fase5:Evaluareléxito(detalle)

F5.1bRevisarlosindicadoresdeéxitodelProyecto

CIO

PARACADAPROYECTOTIENEJECUCIÓN

PROMOTOR

Fase4

Lacarterayaseextinguió,hayque

evaluarla…

ÉxitoproyectoTI

Éxitoplaneamiento

Adherenciacalendario

Adherenciapresupuesto

Ámbitoalcanzado

Calidadconseguida

CooperaciónÉxito

implementaciónProcedimientos

Evaluacióncostes

Uso

Impacto

Valor

Éxitopercepción

Perspectivacliente

Perspectivaequipo

Perspectivausuario

Éxitoresultado

Usorecursos

Harwardt,2016

OrientadoalaGestióndeTI

OrientadoalGobierno

OrientadoalaOperacióndeTI

Orientadoalaspartesinteresadas

Conclusiones

Sociedad/Universidad

ConsejodeDireccion/Rectorado

GestióndeTI

OperaciónyEjecución

deTI

Delegar

Dirigir

Rnd.Cuentas

Monitorizar

Reportar

GobiernodeTI/CIO

Lidera

Valor

Darinstrucc.

Evaluar

Gobernar,Gestionar,OperarProyectosdeTIenlasUniversidades

•  CarteradeProyectosdeTIesunprocesodealineamiento:•  Estratégico:imprimedirecciónglobal

•  Conjunto:Rectorado,CIOyGestióndeTI.

•  Transparentedepriorizacióndeiniciativas.

•  Repetible

•  Formal:normativizado.

•  Adaptable:independientedeltamañoyestructura.

•  Compartido:servicios,TI,Vicerrectorados,…

•  Compatible:estándaresybuenasprácticasdegobiernoinstitucional

•  Medible:éxitodelacartera,delosproponentes,deTI,…

•  Juiz,C.andToomey,M.TogovernIT,ornottogovernIT?CommunicationsoftheACM,Vol.58num.2,February2015,págs.58-64.

•  Juiz,C.LaRendicióndeCuentasenlasEntidadesPúblicasatravésdelGobiernodelasTecnologíasdelaInformación,Novática,229,págs.26-32,2014.

•  JuizC.,GómezM.,IsabelBarcelóM.ImplementingBusiness/ITProjectsAlignmentthroughtheProjectPortfolioApprovalProcess.In:ParkJ.,KimJ.,ZouD.,LeeY.(eds)InformationTechnologyConvergence,SecureandTrustComputing,andDataManagement.LectureNotesinElectricalEngineering,vol180.Springer,2012

•  M.A.RodríguezandC.Juiz,SomePsareMissingintheGovernanceofProjects,ProgramsandPortfolios(PPP),Proc.8thEur.Conf.Inf.Manag.Eval.ECIME2014,vol.2,pp.198–205,2014.

•  Juiz,C.GobernanzacorporativaparalaseleccióndeproyectosypriorizacióndelasinversionesenTecnologíasdelaInformación,LaRevoluciónDigital,RevistadelInstitutodeEstudiosEconómicos,nos1y2,págs.307-326,2016.

•  Gómez,B.,Bermejo,B.andJuiz,C.ITGovernanceanditsimplementationbasedonadetailedFrameworkofITGovernance(dFogIT)inPublicEnterprises.InformationTechnologyGovernanceinPublicOrganizations,TheoryandPractice(RusuandViscusi,eds.).InternationalSeriesinOperationsResearch&ManagementScience,Springer,págs.147-169,2017.

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Referencias Propias

•  Fernández,C.M.,Piattini,M.(2012)ModeloparaelgobiernodelasTIbasadoenlasnormasISO.AENORhttp://www.aenor.es/aenor/normas/ediciones/fichae.asp?codigo=9918#.WAhuiuCLRtQISBN:978-84-8143-764-5.

•  ISACA(2012)COBIT5:ABusinessFrameworkfortheGovernanceandManagementofEnterpriseIT.http://www.isaca.org/cobit/documents/cobit-5-introduction.pdf.ISBN:978-1-60420-237-3.

•  ISO/IEC(2015)38500:GovernanceofInformationTechnologyfortheOrganization.Geneva:ISO/IEC.http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=62816.

•  Mueller,L.,Magee,M.,Marounek,P.andPhillipson,A.RationalSoftware(ed.)(2008)IBMITGovernanceApproachBusiness:PerformancethroughITExecution.http://www.redbooks.ibm.com/abstracts/sg247517.html.ISBN978-07-384859-0-4.

•  Toomey,M.(2009)WaltzingWiththeElephant:AComprehensiveGuidetoDirectingandControllingInformationTechnology.http://trove.nla.gov.au/version/45114006.ISBN:9780980683004.

•  Weill,P.,Ross,J.W.(2004)ITgovernance:HowtopperformersmanageITdecisionrightsforsuperiorresults.HarvardBusinessPress.http://dl.acm.org/citation.cfm?id=1014896.ISBN:9781591392538.

•  Harwardt,M.CriteriaofSuccessfulITProjectsfromManagement'sPerspective.https://www.ronpub.com/ojis/OJIS_2016v3i1n02_Harwardt.htmlOpenJournalofInformationSystems(OJIS),3(1),Pages29-54,2016,

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Referencias

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Gracias

cjuiz@uib.es @CarlosJuiz http://acsic.uib.es Carlos Juiz