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Procedimiento para la elaboración de la requisición anual de bienes de uso terapéutico (vacunas-biológico) para los regimenes Ordinario e IMSS Oportunidades

1. Objetivo Establecer los lineamientos para conocer, determinar, consolidar las metas medicas, y tramitar la adquisición de las vacunas y bienes de consumo de uso terapéutico necesarios para cubrir el esquema de vacunación , semanas nacionales de salud y del adulto mayor de las Coordinaciones de Programas Integrados de Salud y General del Programa IMSS Oportunidades 2. Ámbito de aplicación Este procedimiento aplica en el Área de Suministro de Nivel Central, adscrita a la División de Apoyo Logístico y Distribución

3. Políticas 3.1 El presente procedimiento será de observancia obligatoria para Coordinación Técnica de de Adquisiciones, Coordinaciones de Programas Integrados de Salud y General del Programa IMSS Oportunidades, Área de Suministro de Nivel Central. 3.2 Será responsabilidad de la División de Apoyo Logístico y Distribución verificar que por parte de las Coordinaciones de Salud Pública y General del Programa IMSS Oportunidades, se reciban con toda oportunidad en la Coordinación Técnica de Adquisiciones, su requisición consolidada de vacunas e insumos para la salud con base a su programa de metas medicas, así como el programa de distribución correspondiente para los regimenes Ordinario y Oportunidades. 3.3 Será responsabilidad del Área de Suministro de Nivel Central mantener informada a la Coordinación Técnica de Adquisiciones, sobre las existencias disponibles de vacunas e insumos para la salud que sean solicitados en las requisiciones de las Coordinaciones de Programas Integrados de Salud y General del Programa IMSS Oportunidades, a fin de que sean descontadas de la adquisición. 3.4 Será responsabilidad del Área de Suministros de Nivel Central vigilar que la División de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios, adquiera oportunamente las vacunas en la cantidad requerida y formalice los contratos correspondientes a la proveeduría y la División de Apoyo Logístico y Distribución cuente con ellos en tiempo y forma.

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3.5 Será responsabilidad del Área de Suministro de Nivel Central el ejercer un control sobre cada uno de los contratos adjudicados a fin de evaluar el comportamiento de su cumplimiento hasta ser finiquitado o saldado o bien para informar oportunamente a la División de Apoyo Logístico y Distribución de la Coordinación Técnica de Adquisiciones. 3.6 Será responsabilidad del Área de Suministro de Nivel Central contar con un Responsable Sanitario en el Almacén Central de Programas Especiales y Red Fría, que este registrado ante la Secretaria de Salud (SS) y reconocido por esta, para atender Visitas Sanitarias Federales, aplicar y realizar gestiones relativas al Reglamento de Insumos para la Salud y trámites ante la Comisión Federal para la Protección Contra Riesgos Sanitarios (CEFEPRIS) 3.7 Será responsabilidad del Área de Suministro de Nivel Central vigilar que la recepción, guarda, custodia y conservación de las vacunas y bienes de consumo de uso terapéutico adquiridos por el Instituto se realice conforme a las disposiciones sanitarias y procedimientos institucionales establecidos. 4. DEFINICIONES 4.1 almacén central de programas especiales y red fría: Unidad almacenaría dependientes de la Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento. 4.2 bienes de consumo: Los bienes muebles que por su utilización en el desarrollo de sus actividades que se realizan, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en los inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Los que se desgastan o extinguen en su uso primario y por lo tanto no son susceptibles de ser utilizados nuevamente, los cuales en el Instituto se clasifican como bienes de uso terapéutico (insumos para la salud) y no terapéutico. 4.3 clave del artículo: Es la expresión codificada y asignada a cada bien que adquiere el Instituto y que sirve para uniformar, unificar y establecer un número único de identificación. 4.4 COFEPRIS: Comisión Federal para la Protección Contra Riesgos Sanitarios 4.5 contrato abierto: El definido en el artículo 47 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. 4.6 contrato programado: Son aquellos en los que se especifican con toda precisión, las descripciones y los precios unitarios de los bienes, así como las cantidades a entregar en varias fechas determinadas. 4.7 existencia: Volumen físico de artículos que se tienen en disponibilidad inmediata para su distribución, suministro y consumo en almacenes o unidades de servicio medicas o administrativas

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4.8 grupo de suministro: Es una clasificación administrativa señalada por la Coordinación de Presupuesto, Contabilidad y Evaluación Financiera que permite el control de los bienes de consumo a través de las diferentes fases del proceso del abastecimiento y se relaciona con una partida presupuestal 4.9 Insumos para la salud: Se consideran insumos para la salud: los medicamentos, substancias psicotrópicas, estupefacientes y las materias primas y aditivos que intervengan para su elaboración; así como los equipos médicos, prótesis, órtesis, ayudas funcionales, agentes de diagnóstico, insumos de uso odontológico, material quirúrgico, de curación y productos higiénicos. 4.10 meta: Expresión cuantificada del objetivo a lograr por el área que es responsable de la acción a la que se refiere la meta, en un espacio y tiempo determinado y con los recursos necesarios, debiendo ser compatible con el objetivo y permitir la medición del grado de realización de la meta prevista. 4.10 meta médica: Acción médica que permite medir los servicios otorgados a la población derechohabiente en salud pública, atención, hospitalización, cirugía etcétera. 4.11 responsable sanitario: Es el profesionista facultado por la Secretaría de Salud para supervisar las buenas prácticas de almacenamiento, distribución y manejo de los insumos en las áreas almacenarias. 4.12 requisición.- documento en que se relaciona por grupo de suministro, clave y cantidad, la solicitud de los bienes de consumo de uso terapéutico y no terapéutico necesarios para el ejercicio de su operación en un periodo determinado.

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5. Procedimiento para la elaboración de la requisición proforma y requerimiento extraordinario de bienes de consumo de uso no terapéutico

Responsable Actividad Documentos involucrados

Área de Suministro de Nivel Central

5.1 Recibe de la Coordinación de Programas Integrados de Salud las metas médicas de vacunas del régimen ordinario, (documento externo) para el próximo ejercicio y cuadro de distribución para su programación.

Metas médicas y distribución Régimen Ordinario (documento externo)

5.2 Recibe de la Coordinación General del Programa IMSS oportunidades las metas médicas de vacunas (documento externo) para el próximo ejercicio y cuadro de distribución.

Metas médicas y distribución Régimen Oportunidades (documento externo)

Área de Suministro de Nivel Central

5.3 Recibe de la Coordinación Técnica de Adquisiciones las requisiciones consolidadas de vacunas (documento externo) e insumos para la salud de ambos regimenes Ordinario y Oportunidades, para su análisis y la comparación de las cantidades solicitadas contra las existencias disponibles por grupo de suministro y clave a fin de determinar las claves y cantidades a adquirir.

Requisición (documento externo)

Informa vía oficio de existencias disponibles

de vacuna 1482-010-015 al Área de Planeación e Informática para su revisión y obtención de los dictámenes presupuestales correspondientes. El Oficio lo firma el Titular de la División de Apoyo Logístico y Distribución.

Oficio de existencias disponibles de vacuna 1482-010-015

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Responsable Actividad Documentos involucrados

5.4 Da seguimiento y verifica que el Área de Planeación e Informática reciba las requisiciones (documento externo) y una vez revisadas obtenga su dictamen de disponibilidad presupuestal, y las turne a la División de Adquisición y Contratación de Servicios para su proceso de licitación.

Requisición (documento externo) Dictamen de disponibilidad presupuestal (documento externo)

Área de Suministro de Nivel Central

5.5 Da seguimiento y verifica que la División de Adquisición y Contratación de Servicios, realice los actos de licitación correspondientes para requerimientos de compra de vacunas y adjudique contratos,

5.6 Da seguimiento y verifica que una vez terminado el proceso de licitación de los requerimientos de las vacunas, la División de Contratos proceda a la elaboración, adjudicación y formalización de los mismos con la proveeduría.

Contrato

5.7 Obtiene Acta de fallo (documento

externo) del evento de licitación. y relación de claves desiertas (documento externo)

Acta de fallo (documento externo) Relación de claves desiertas (documento externo)

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Responsable Actividad Documentos involucrados

5.8 Verifica las claves declaradas desiertas y consulta a la División de Adquisición y Contratación de Servicios, para conocer cuando se realizará el próximo evento de adquisición para la compra de las mismas

Área de suministro de Nivel Central

5.9 Da seguimiento y verifica que la División de Adquisición y Contratación de Servicios turne la información relativa de la licitación a la División de Contratos

5.10 Recibe de la División de Contratos una copia de cada uno de los contratos (documento externo) formalizados, a fin de que cuente con la información relativa a las entregas ( en transito)

Contrato (documento externo)

Área de suministro de Nivel Central

5.11 Turna a su mesa de altas del Almacén Central de Programas Especiales y Red Fría para su control en orden consecutivo de número de contrato.

Contrato (documento externo)

Mesa de altas del Almacén Central de Programas Especiales y Red Fría

5.12 Recibe del Titular del Área de Suministro de Nivel Central copia de los contratos formalizados (documento externo) y los ordena por número consecutivo y año, y espera a que la proveeduría inicie el proceso de entrega.

Contrato (documento externo)

Fin del procedimiento

7. Relación de Documentos que Intervienen en el procedimiento para la elaboración de la requisición anual de bienes de uso terapéutico (vacunas- biológico) para los regimenes ordinario e IMSS oportunidades.

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Codificación Título del documento Observaciones

Metas médicas régimen Ordinario (documento externo)

Cuadro de distribución régimen Ordinario (documento externo)

Metas médicas régimen Oportunidades (documento externo)

Cuadro de distribución régimen Oportunidades

(documento externo)

Requisición (documento externo)

1482-010-015 Oficio de existencias disponibles de vacuna Anexo 1

Dictamen disponibilidad presupuestal (documento externo)

Contrato (documento externo)

Acta de fallo en el evento de licitación

(documento externo)

Relación de claves desiertas (documento externo)

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ANEXO 1

Oficio de existencias disponibles de vacuna

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INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y CALIDAD COORDINACION DE ABASTECIMIENTO Y EQUIPAMIENTO

COORDINACION TÉCNICA DE ADQUISICIONES DIVISION DE APOYO LOGISTICO Y DISTRIBUCIÓN

Fecha (1) Ref. 09 00 00 000000 0000/ 000000 (2)

Destinatario Titulo de la persona (3) NOMBRE COMPLETO (4) Titular de la División de Adquisiciones de Bienes y Contratación (5) de Servicios Dirección (6)

(7)

En respuesta a su similar Ref___________ en el cual solicita la existencia disponible de cada clave de vacunas solicitada en la Requisición Anual Consolidada de las Coordinaciones de Salud Pública y General del Programa IMSS Oportunidades, me permito informar a usted lo siguiente:

Clave de la vacuna Existencia Unidad de

Gpo Gen Esp Df Va Disponible Medida Lote Caducidad

XXX XXX XXXX XX XX - XXX XXXXXX Dd mm aa

Lo anterior a fin de que dichas existencias sean disminuida de la próxima adquisición Sin otro particular, quedo de ustedes,

A T E N T A M E N T E

NOMBRE COMPLETO

Titular (8)

Anexos ( XX ) (9) Con copia: (10)

Titular de la Coord., de Abastecimiento y Equipamiento Titular de la Coord., de Programas Integrados de Salud Titular de la Coord. General del Programa IMSS Oportunidades

1482-010-015

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Oficio de existencias disponibles de vacuna

Instrucciones de llenado OBJETIVO: Informar sobre las existencias disponibles de vacuna, a fin de que sean

diminuidas de la próxima adquisición.

GENERADO POR: Área de Suministro de Nivel Central

Número Dato Anotar

1 Fecha de elaboración Día, mes y año. Ej. 28 de Diciembre de 2004

2 Referencia Número de codificación asignado para oficios Ej. 09 90 01 151000 1482/ 000834

3 Titulo del destinatario Licenciado, Contador Público, Doctor, Sr. Sra.

4 Nombre Nombre completo del destinatario en mayúsculas y negritas

5 Cargo del destinatario Titular de la División de Adquisiciones y Contratación de Servicios.

6 Dirección Domicilio completo del destinatario

7 Asunto Texto o descripción del asunto que ocupa

8 Firma del Titular Nombre completo con mayúsculas y negritas, y cargo Titular de………….

9 Anexos Cantidad de documentos anexos, o descripción de los anexos, CD, Cinta, Carpeta, Etc.

10 Con copia Funcionarios y Dependencias de las que son

titulares, a quienes se informa del trámite

Nota: Se recomienda que todo el llenado de los formatos se

elabore con fuente arial 12