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ClassicConta 5.0 – 12ª Edición

ServicePack 12. Junio 2.009 ServicePack acumulativo (incluye los anteriores), en el que se incluyen el depósito oficial de cuentas abreviadas para su entrega en el Registro Mercantil, la elaboración de la Memoria, Extractos con contrapartida, mejoras en las búsquedas de subcuentas, posibilidad de obtener extractos y gráficos de periodos de más de un ejercicio (para una misma empresa) y otras. Continuaremos con la publicación frecuente de actualizaciones. Muchas mejoras funcionales solicitadas por nuestros Usuarios, a los cuales agradecemos como siempre su colaboración y confianza, no han podido incluirse en este por la necesidad de liberar esta actualización.

Advertencia Importante: AIG, SL elabora programas que ayudan en las labores contables y administrativas. A pesar de realizarse una tarea exhaustiva de revisión y chequeo de los procesos y cálculos de los programas antes de su puesta a disposición de los Usuarios, no se garantiza la exactitud de los cálculos realizados ni la ausencia de errores en los mismos, conforme a la Licencia de Uso. Es responsable de la veracidad o corrección de el depósito de cuentas, la elaboración de la memoria, y en general cualquier informe, listado o proceso elaborado con ClassicConta (o cualquier otro programa elaborado por AIG SL) quien lo certifique o dé por válido.

© 2009 AIG SL

ServicePack 12

ClassicConta 5.0 © AIG 2009

Instalación de la actualización. Como siempre, y ante cualquier eventualidad, haga una copia de seguridad antes de instalar el ServicePack, bien copiando el directorio completo del programa a otra carpeta o bien ejecutando el proceso de copia de seguridad incluido. Pasos: 1º Descargue el archivo de actualización. 2º Salga de ClassicConta 5.0 y asegúrese de que nadie esté dentro del programa, a través de red local o Terminal Server, ni en su propio equipo en otra sesión. 3º Ejecute el archivo de actualización e indique el directorio en el que está instalado ClassicConta 5.0. Una vez completada la instalación, salga del programa de instalación de la actualización. 4º Una vez finalizado el paso anterior, ejecute ClassicConta 5.0. El programa realiza una serie de cambios y verificaciones en la estructura de los datos. Este proceso es transparente para el usuario. Ya ha completado la instalación. Puede comprobar que su programa ha sido actualizado en el menú herramientas, opción ‘Acerca de ClassicConta 5.0’, donde debe aparecer ‘Incluye ServicePack 12 Junio 2.009’. Ante cualquier duda, llámenos al 902113981.

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Contenido en este ServicePack: 1º Presentación de Cuentas Anuales para el Registro Mercantil: Este proceso no era posible automatizarlo hasta la actualidad, gracias a la estandarización en los formatos de presentación en papel para su entrega en los Registros Mercantiles. Se ha desarrollado la presentación en el formato Abreviado, por cuestiones de tiempo y por que es el masivamente adoptado por las empresas. Se prevé para el próximo ejercicio la generación de los archivos XML - XBRL con el depósito de cuentas, así como la automatización de la presentación de los Libros para su legalización, y el resto de formatos. 1.1. Solicitud de presentación de depósito de cuentas:

ClassicConta 5.0 ahora incorpora un nuevo menú, Cuentas Anuales. En este menú aparece la opción Depósito de Cuentas Anuales, y dentro de este, dos opciones. La primera, ‘Solicitud de presentación’ nos permite acceder a la ventana del mismo nombre.

Observe que se trata de una ventana en la que está ‘incrustado’ un documento. El funcionamiento de esta ventana es similar al que ya se utiliza en el modelo de Hacienda 130.

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Si no ha utilizado nunca una ventana de este tipo, es necesario que se familiarice con ellas, ya que en las siguientes pantallas también se utiliza. El documento excede el contenido de la pantalla, por lo que puede desplazarlo de varias formas: - Utilizando la rueda del ratón. - Empleando el método ‘arrastrar’: haciendo clic sobre una zona del documento en la que no haya ningún campo ni tabla de datos y arrastrando. -Al introducir datos, el documento se mueve de forma automática para que el campo que está editando sea visible. Si Ud. dispone de una pantalla con una elevada resolución, puede aumentar el tamaño de la ventana.

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El funcionamiento de esta ventana, es simple: Pulse el botón Nuevo, después pulse si lo desea el botón Leer Datos, que le rellenará automáticamente algunos datos del impreso y finalmente rellene el resto de los campos del mismo.

Una vez cumplimentada la información, pulse Aceptar y el modelo ya está disponible para ser impreso.

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Esta es la ventana de impresión de la solicitud de depósito. Seleccione el tipo de salida y pulse el botón Imprimir.

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1.2. Depósito de Cuentas.

Acceda a esta ventana empleando el menú Cuentas Anuales. Si trata de acceder a esta ventana desde una contabilidad que no es del plan 2007, no se lo permitirá.

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Se trata como en el caso anterior de formularios incrustados en una ventana, en este caso con varias páginas. Utilice las pestañas para acceder a las diferentes páginas del documento de depósito de cuentas o emplee los botones Anterior y Siguiente para acceder de forma secuencial.

Pulse el botón Nuevo y posteriormente el botón Leer datos de Contabilidad. Se rellenarán de forma automática los datos identificativos disponibles, los datos correspondientes al Balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y los de la primera parte del Estado de Cambios de Patrimonio Neto (en adelante ECPN para abreviar). Aparecerá una ventana como la siguiente, para que Ud. indique la información a leer. Observe que puede indicar el ejercicio anterior para la comparación de datos, pero que para le ejercicio 2008 le propone no comparar, así como el motivo para ello: NUEVO PLAN CONTABLE.

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Esta indicación, así como el resultado del cálculo de Balances, Cuenta de resultados y ECPN (A) se trasladan de forma automática a la ventana de presentación de cuentas en el Registro Mercantil. Debe revisar las diferentes páginas para cumplimentar la información no leída de forma automática, (ECPN B, entre otros). Respecto de éste último, indicar que se realizan automáticamente los arrastres, ya que en este documento se arrastra información desde el ejercicio -2. Ud. si lo desea puede desactivar estos arrastres, para poder informar directamente con las cifras del ejercicio actual. Si no desactiva los arrastres, no podrá informar directamente.

Si Ud. no desactiva el arrastre automático y trata de introducir cifras directamente en el ejercicio actual, o en el ejercicio -1, al hacer el recalculo se eliminarán sus cambios. Para evitar esto, debe marcar el bloqueo de los arrastres. Una vez haya Ud. revisado la corrección de las operaciones efectuadas, ya tiene las cuentas listas para su entrega en el Registro Mercantil.

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2. Elaboración de la Memora Abreviada y Certificación de las cuentas anuales: Cuando Ud. accede ahora a la Memoria, si lo hace desde un ejercicio anterior al nuevo plan, accederá a la pantalla antigua. Si lo hace desde un ejercicio del Plan 2007, le aparecerá la nueva ventana.

A continuación se anexa un pequeño esquema que detalla el funcionamiento de la nueva memoria.

Variables

Textos

Tablas de datos

Balance y explotación ejercicio -1

MEMORIA

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Textos: Los textos, que se pueden editar en la penúltima página de la ventana disponen de tres partes: el título, que aparecerá impreso en negrita y con un nivel de tabulación inferior (o centrado si así se indica), el texto propiamente dicho y las tablas e informes anexos.

Observe que el texto del apartado aparecen expresiones como [NOMEMP], [OBJETOSOC], y otras. Se trata de variables que serán substituidas por su valor. Las variables pueden ser utilizadas en el título o en el texto. Si edita los textos de la memoria, puede ver la lista de variables, y emplearlas pulsando el botón Variables desde la página ‘Textos de la memoria’.

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Variables: Las variables, que se corresponden con los datos solicitados en la primera página de la ventana, se definen en la última, indicando su tipo, longitud y el texto con el que hay que pedir esta variable.

Si necesitamos una nueva variable, podemos añadirla sin problemas, incluirla después en un texto e introducir su valor en la primera página de la ventana. Si intentamos eliminar una variable que esté siendo utilizada en un texto, el sistema no nos lo permitirá, emitiendo el aviso oportuno.

Tablas de Datos: Las tablas de datos, incluidas en las páginas dos, tres y cuatro retienen información que puede ser anexada a los diferentes textos de la memoria. Funcionamiento de esta ventana. La primera vez que entramos en ella para cada empresa, no contiene datos. Si pulsamos el botón nuevo, se crea una nueva memoria con el formato por omisión (textos y variables). El modelo de memoria que se distribuye en esta actualización es bastante completo, aunque lógicamente puede darse el caso de que no sea válido para algún tipo de empresa, o que Ud. desee modificarlo. Si hace esto, posteriormente puede emplear este nuevo modelo de memoria en otras

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empresas. Para ello pulse el botón ‘Copiar Modelo de Otra memoria’. Accederá a una ventana con la lista de memorias de otras empresas. Seleccione la que Ud. quiera y ya puede emplearla.

Para rellenar los datos de la memoria, una vez creada, ya sea con el modelo por omisión o con el suyo propio, modifíquela y pulse el botón ‘Leer datos de contabilidad’. Se leerán de forma automática una buena parte de las variables de la primera página y muchos de los datos de las páginas dos, tres y cuatro. En este sentido indicar:

Introduzca en la página uno las variables que le sean solicitadas, sin olvidar que esta página se desplaza verticalmente (al igual que las páginas de las cuentas anuales).

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En la página dos debe introducir y revisar los datos de las tablas de datos. En especial la aplicación de resultados y la relación de administradores para la Certificación de las cuentas anuales.

En la tercera página debe introducir los datos de los Activos y los Pasivos financieros de la empresa.

Recuerde que estos importes debe consignarlos en MILES de Euros.

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Por último, en la cuarta página de esta ventana, aparecen los desgloses que es necesario incorporar a la memoria. El programa los lee de la contabilidad directamente, pero recuerde que Ud. puede modificar estos datos.

Es necesario que revise a fondo los datos, ya que aunque el proceso se ha probado exhaustivamente, no se descarta la posibilidad de algún tipo de error, bien por problemas en los datos, diferencias en criterios contables o programación. Es de destacar en esta página el funcionamiento de la primera tabla, donde aparecen los aprovisionamientos del ejercicio: Se consideran Nacionales todos aquellos que no son ni extranjeros ni intracomunitarios. En especial esta información acerca del origen de las compras se toma desde el Libro Registro de IVA.

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En la quinta página de esta ventana, indicamos el ejercicio anterior (y empresa) que queremos que se anexe a la misma. Recuerde establecer las condiciones de filtrado adecuadas para no obtener resultados distintos de los presentados oficialmente. (Proyecto, Incluir asientos NIC). También debe indicar el formato de impresión a emplear para el Balance y la cuenta de pérdidas y ganancias.

Una vez finalizada la elaboración de la memoria pulse el botón Aceptar y se guardarán los datos. Por otro lado, tenga en cuenta que como la memoria se puede exportar a Word o Open Office, puede también modificarla directamente con estos procesadores de textos.

La última hoja de la memoria es la certificación de las cuentas anuales. Observe que aunque se imprime junto con la memoria, su numeración es diferente.

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3. Extractos con Contrapartida: Se trata de una solicitud de muchos Usuarios, y aunque el tiempo apremiaba, no hemos querido dejar pasar la ocasión.

Entendemos que la información de contrapartida es realmente interesante en los extractos y por ello ClassicConta 5.0 ahora la incorpora. Destacar varias cuestiones asociadas a esta nueva funcionalidad: 3.1. Buscar un apunte dentro de un extracto empleando la contrapartida:

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3.2 Utilizando el botón derecho, podemos pedir un extracto de la contrapartida, es decir, pedimos un extracto de una subcuenta, vemos una determinada contrapartida, con el botón derecho del ratón podemos pedir un extracto de esta.

3.3. Se incluye también un formato de impresión que incluye la contrapartida:

Entendemos que este nuevo listado será de gran utilidad. 3.4. Ahora en extracto, podemos ordenar en pantalla por contrapartida. Para ello, solo debemos hacer clic en la cabecera de la columna. La utilidad de esto pretende ser la de ver todas las operaciones similares agrupadas.

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4. Mayor de Cuentas con Contrapartida:

Se trata de la misma función que en el caso de los extractos, pero desde el mayor de cuentas. También se incluyen la funcionalidad de extracto de contrapartida y dos nuevos formatos de impresión.

Además, como puede observarse, en el mayor se hacen importantes mejoras visuales.

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5. Poder buscar subcuentas por código directamente: Esta sugerencia nos parece especialmente interesante, ya que siendo muy simple genera una mejora importante en el uso de ClassicConta. Se trata de poder teclear directamente en vez de un número de subcuenta, el título de la misma. Si ClassicConta encuentra solo una subcuenta que incluya el texto tecleado, aparece directamente su código. Si hay varias subcuentas nos aparece la ventana de búsqueda con los resultados para que escojamos uno. Esto funciona en: Extractos. Efectos, Recibos, Diario, Bienes de Inversión y Asientos automáticos.

Si el texto introducido solo se encuentra en una subcuenta, no aparece la ventana de búsqueda, se sustituye por el número de subcuenta directamente.

Pruebe esta nueva funcionalidad y verá como resulta de gran utilidad.

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6. Extractos y gráficos con datos de varios ejercicios: Ahora puede obtener extractos de cuentas y subcuentas, así como gráficos de las mismas con los datos de varios ejercicios. Para ello, en la ventana de Extractos, marque la casilla correspondiente.

Observe como tras marcar la casilla ‘Permitir fechas de varios ejercicios’ nos aparecen fechas por fuera del ejercicio natural, así como se habilita el botón ‘Ejercicios…’ se hace visible la casilla ‘Sin asientos de regularización’. En realidad se trata de ‘Sin asientos de regularización ni cierre’. La idea es poder obtener un extracto de forma continua entre varios ejercicios. Si pulsa el botón Ejercicios… aparece la siguiente ventana

En ella podemos seleccionar los ejercicios de los que queremos el extracto.

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Si hay ejercicios para los que es precisa una clave, nos la pedirá. Si hay ejercicios con fechas incompatibles (solapadas) nos lo indicará. Observe que si pedimos un extracto de una contrapartida desde este extracto, nos hará el extracto de la contrapartida empleando también varios ejercicios, los mismos que hayamos seleccionado para el extracto primero. De la misma forma, también podemos obtener gráficos con datos pertenecientes a varios ejercicios (siempre dentro de la misma empresa).

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7. Otras mejoras: 7.1. Desde pérdidas y ganancias por meses, al pedir empleando el botón derecho del ratón un extracto, ahora dicho extracto se obtiene para el mes en cuestión.

En este caso obtendríamos un extracto de la cuenta 600 para Enero. 7.2. Funcionamiento cíclico de la entrada de asientos: Ahora si introducimos manualmente un asiento, al pulsar Aceptar, nos lleva directamente al botón Nuevo, para la introducción de otro asiento. 7.3. Preparado para Windows 7. Se han realizado pruebas exhaustivas de compatibilidad con Windows 7, habiendo resuelto a priori los problemas encontrados. 7.4. Se mejora el funcionamiento de la casilla INV en el diario, que ahora aplica el límite de 3005.06€ de forma automática. Antes este dato debía ser revisado manualmente. 7.5. En las rutinas de contabilización de cobros y pagos se realizan modificaciones (bloqueos) para mejorar la estabilidad del proceso.

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Contenido en ServicePacks anteriores: ServicePack 11: 1º Mejoras en el libro Diario: Ahora es posible buscar una subcuenta en el diario. Esto puede ser práctico en asientos largos tales como apertura o asientos de cobros o pagos múltiples. La búsqueda se puede hacer tanto si estamos modificando el asiento como si no.

Los campos de búsqueda son Subcuenta, título, concepto (a nivel de línea) e importe. También podemos acceder a esta función utilizando el botón derecho del ratón sobre el diario cuando estemos modificando un asiento.

2º Orden en el proceso de cierre: Ahora cuando se hace el cierre y la regularización, las diferentes subcuentas aparecen ordenadas en dichos asientos por su código contable, redundando esto en mayor claridad a la hora de buscar partidas. 3º Automatización del cierre de las cuentas de los grupos 8 y 9.

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Los saldos de las cuentas de los grupos ocho y nueve deben ser llevados al cierre del ejercicio a diferentes cuentas del grupo uno, en concreto cuentas del grupo 13 y cuenta 115. Pero la norma no especifica, en general, de forma univoca la relación de cuentas asociadas al cierre, dando diferentes opciones, por ejemplo los saldos que aparezcan en la cuenta 940 deben ser llevados a la cuenta 130, o 131 o 132, en función de la naturaleza de la operación. Para poder automatizar el cierre de las cuentas de los grupos 8 y 9 por tanto es necesario que se introduzca a nivel de subcuenta, a qué subcuenta debe ser llevado el saldo al cierre del ejercicio. Esta información se introducirá en el archivo de subcuentas o directamente editando las subcuentas en el plan contable. Es necesario que esto se especifique a nivel de subcuenta por dos motivos: En primer lugar, para garantizar la existencia de la tal subcuenta y que no sea necesario crearla en el proceso de cierre, y en segundo lugar por que si posteriormente hay sucesos que modifiquen el resultado de la operación que inicialmente se llevó a una subcuenta de patrimonio neto y dicho saldo debe llevarse a una cuenta de gasto o ingreso, la única forma de tener dicha operación perfectamente individualizada sin tener que rastrear la contabilidad es tener una subcuenta creada a tal fin. Veamos la operativa: En el archivo de subcuentas ahora veremos, siempre y cuando estemos en una subcuenta de los grupos 8 o 9, el apartado correspondiente:

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En el archivo de subcuentas, aunque estemos en modo ‘modificar’, podemos pulsar el botón Norma contable. En ella podemos consultar a que cuenta debe ser llevado el saldo al cierre:

Observe que si no introduce ninguna subcuenta a la que llevar el saldo al cierre para estas cuentas de los grupos 8 o 9, ClassicConta le mostrará un aviso, pero le dejará continuar.

Esta información no será requerida, lógicamente, para las subcuentas que no pertenecen a los grupos 8 o 9.

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Si añadimos o modificamos subcuentas desde el plan contable, la operativa es exactamente la misma.

Si a fecha de cierre tenemos saldo en una subcuenta de los grupos 8 o 9, en la que no hemos informado la subcuenta a la que hay que llevar su saldo, ClassicConta 5.0 nos avisará:

En el caso de que aparezca el cartel anteriormente descrito, saldremos del asistente e informaremos de las subcuentas correspondientes que nos haya comunicado el proceso anterior. Una vez que hayamos cumplimentado la información correspondiente en la subcuenta o subcuentas, podremos hacer el cierre, automatizándose así la llevanza de estas cuentas, sin que sea necesario por tanto el hacer manualmente el asiento de regularización de estas cuentas, como hasta ahora.

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4º Presentación e impresión del Estado de Gastos e Ingresos Reconocidos en el Ejercicio.

La ventana de ECPN (para abreviar), funciona de forma similar a las de explotación o balance, e incluye dos pestañas, en las que aparece respectivamente el ECPN del ejercicio actual y el comparado. Podemos imprimir el ECPN empleando cualquiera de los informes incluidos para ello.

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El Estado de Ingresos y Gastos Reconocidos en el Ejercicio, tan solo es el primer apartado del documento definido como Estado de Cambios del Patrimonio Neto. La segunda parte, en la cual se informa de los movimientos de las diferentes partidas del patrimonio neto, desglosando a su vez cada una de las partidas en un total de hasta 12 columnas, se elaborará junto con el resto de la documentación –memoria incluida- para la presentación de las cuentas, en sus distintos formatos.

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Contenido en el ServicePack 10: 1º Mejoras en archivos Excel y revisión de formatos. En determinados formatos y en función de la versión de Microsoft Excel, al exportar listados o informes a Excel, los formatos numéricos no eran reconocidos como tales o aparecían con asteriscos. Se soluciona esto y se distribuyen además 34 formatos de impresión revisados. 2º Modelo 130. El modelo 130 ha cambiado en este ejercicio, apareciendo una deducción por adquisición de vivienda habitual en dicho modelo. Se trata de una acción en el marco de las medidas urgentes para la economía. Esto ha hecho que cambie el modelo y por tanto haya que actualizar el programa.

Este modelo funciona de forma similar al modelo 303, en cuanto al manejo de la pantalla. Al saltar de campo el modelo se desplaza para mostrar el campo activo. Podemos movernos por el arrastrándolo con el ratón (pulsando en un área libre) y utilizando la rueda del ratón. 3º Otras mejoras: En el traslado de ClassicGes a ClassicConta, no se rellenaba el dato Fecha Operación en el Libro registro de IVA de las ventas por TPV. Se soluciona esto. Además, el programa arregla las entradas que hubiese en el Libro Registro de IVA en las que no figurase esta fecha. También se bloquea la posibilidad de trasladar datos de ClassicGes a ClassicConta si la contabilidad está cerrada.

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Contenido en el ServicePack 9. Mejoras en el Balance de Sumas y Saldos: 1º Consolidación de saldos por Cuentas o Subcuentas. El Balance de Sumas y Saldos, podemos obtenerlo por Cuentas o por Subcuentas. A su vez si lo obtenemos por Cuentas, también podemos listar las subcuentas. En el caso de listarlo por cuentas, antes se consolidaban los saldos siempre por Cuentas, por lo que la suma de los Saldos Deudores y los Saldos Acreedores era diferente a la suma de los Saldos Deudores y Acreedores por Subcuentas. Esto podía producir errores de interpretación. Ahora podemos escoger como queremos consolidar los saldos, siendo la opción predeterminada por Subcuentas, de tal forma que la suma de los saldos siempre coincidirá con la suma de los saldos de las subcuentas.

Si seleccionamos consolidar saldos por cuentas, no nos permitirá listar las subcuentas, desactivando esta casilla, ya que si no, podemos obtener un listado con una apariencia incorrecta ya que las sumas de las columnas no serian coherentes, aún teniendo el sentido explicado anteriormente.

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2º Balance de Sumas y Saldos sin cuentas agrupadas. Se trata de indicar que no queremos listar las cuentas de agrupación (cuentas tales como la 1, 2, 3, 11, 20, y algunas de tres dígitos que están finalmente desarrolladas a cuatro o más). Si pulsamos esta casilla, se deshabilitan las cuentas de nivel uno y dos, ya que no hay ninguna cuenta operativa (de la que puedan colgar directamente subcuentas) de uno o dos dígitos.

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3º Balance de Sumas y Saldos antes del Cierre. Si listamos el balance de Sumas y Saldos de una empresa cerrada, podemos indicar que queremos verla con los datos antes del cierre. Si marcamos esta casilla ahora no tendrá en cuenta ni el asiento de cierre ni el de regularización. Formatos de impresión: Se distribuyen los siguientes formatos de impresión: - Formatos de impresión de PyG por meses, tanto por cuentas como por subcuentas, con columna Total. - Nuevo formato Excel de Balance de Sumas y Saldos. Mejorado en cuanto a su presentación. - Listado del Mayor de cuentas, también mejorado. Solución de problemas: En determinados casos, al agrupar planes contables, se podían duplicar algunas cuentas (las de tipo 1, 11, 2, 20,…). Se hace la corrección oportuna.

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