CONVOCATORIA PARA ELEGIR LA ASEDE

Es importante que quien vaya a ser responsable de la organización del evento, sea el lugar sede que sea, tenga una infraestructura mínima que garantice el éxito de este. Por ello, conviene hacer una convocatoria para que compitan diferentes entidades o agrupaciones para la definición de la sede.

Se debe presentar el organograma funcional, que muestre en forma concreta la estructura que intervendrá formalmente en la realización.

Hotel sede y centro de convenciones

El comité organizador debe saber y conocer el evento a fondo, debe contar con un plano que indique dónde se localizan los servicios mencionados. Así como la caja de fusibles, el tablero de control de luces, aire acondicionado, la cocina, los servicios sanitarios, vestidores.

La distancia del hotel al centro de convenciones es una variable que hay que considerar .

Solicitar una carta compromiso en dónde se indiquen los precios vigentes de los servicios que se vallan a contratar.

Cuando se contratan los lugares y salones para las diferencias actividades del programa del evento, se debe considerar que sean los adecuados en tamaño, comodidad, acceso, ubicación, sonido.

Personal Diseñador Nutriólogo Especialista en sistemas Edecanes Fotógrafos y camarógrafos Especialistas en sonido Personal de apoyo administrativo Personal de seguridad Maestros de ceremonia Meseros y cocineros Personal de mantenimiento Guías turísticos Choferes Grupo de ambiente musical

Procedimientos y sistemas:

FUNCIÓN: Determinar e implantar los procedimientos y sistemas necesarios para el buen funcionamiento del evento.

SISTEMAS DE HOSPEDAJE: Función: Establecer y coordinar el sistema de hospedaje

SISTEMAS DE REGISTRO:

Función: Diseñar y coordinar un sistema de registro , de todos los participantes y de quienes intervienen en la realización del evento .

El proceso del registro empieza desde las primeras reservaciones telefónicas que hacen los participantes y cuando se reciben via correo

Los materiales más usuales para los participantes

GafeteCarpetaCarta de bienvenida Programas de actividadesMapas de la cuidad y del lugar de la sedeHorarios de alimentos y menúsPapel membretadoPapelería, plumas , lápices Información general.

Sistema de adquisiciones:Función: coordinar las adquisiciones y contrataciones de los requerimientos como son: servicios, equipos, materiales de trabajo, impresos y productos necesarios.

Función: Coordinar conjuntamente con el área

de operación, de la selección y coordinación de los medios de transporte

Administración del sistema de Transporte.

La reputación de la empresa El precio del servicio Experiencia en el manejo de grupos Antigüedad en el giro Modelo y tipo de autobuses y el servicio

que proporcionan La calidad y el profesionalismo del

personal

Algunas consideraciones para contratar el servicio de autobuses de pasaje son:

Función: Coordinar que el sistema de

alimentación sea eficiente.

Sistema de Alimentación

Vigilar la calidad y frescura de los alimentos Supervisar que están adecuadamente. refrigerados. Supervisa la limpieza de las vajillas, de la cocina en

general, mesas, sillas y salones. Supervisar el manejo de la basura en la cocina. Coordinar el almacenaje e inventario de los alimento. Evitar malos olores en la cocina. Coordinar os horarios de servicio. Supervisar la presentación de los meseros y

garroteros. Verificar el tipo de servicio y los menús. Coordinar la distribución , montaje y arreglo de mesas

y sillas.

Funciones del encargado de Alimentos.

Dependerá de la actividad que se realice y estará en función:

Forma y tamaño de las mesas y de las sillas.

La distancia entre mesa y mesa Espacio para el espectáculo Espacio para los grupos musicales

La decoración de los salones.

Hay cinco aspectos Importantes para hacer el plan de menús:

El presupuesto disponible. El tipo e instalación de la cocina. El perfil de los comensales. El tipo de evento. Los conocimientos y la calidad de lo

gerentes de alimentos y los conocimientos.

Coordinar la selección de Menús.

Función: Coordinar la organización del coctel de bienvenida, la cena baile

de gala de clausura y actividades especiales. Hay que definir con mucho cuidado los siguientes puntos: Lugar Capacidad y presentación del salón. Duración (horario) Alimentos Bebidas Escenografía Sonido Programa Ambientación Musical Responsables del comité organizador proveedores

Actividades Especiales.

Función: Coordinar la selección y contratación

de espectáculos y animadores.

Espectáculos y Animadores.

Función: Coordinar la selección y contratación

de los servicios de fotografía, video fotografía-grabación , grabación y filmación.

Servicio de fotografía-grabación , grabación y filmación.

Función: Coordinar la elaboración, llenado y

entrega de reconocimientos.

Reconocimientos.

Fusión: Coordinar la contratación del servicio

de tarjetas de crédito.

Tarjetas de Crédito.

Función: Coordinar la contratación del servicio de seguros. Las coordinaciones deben contener la siguiente

información: Cobertura Forma de pago Monto del deducible Prima o costo de la póliza Procedimiento y formas para reportar robos y

accidentes Vigencia

Seguros.

Función: Coordinar la selección y contratación

de las agencias de viaje. Los servicios de la agencia de viajes

son los siguientes: Tarifas del grupo Vuelos charter Paquetes especiales que pueden incluir

hospedaje, alimentación, transporte.

Agencia de viaje.

Hospedaje, alimentación y transporte independiente

Actividades turísticas Confirmación de aviones, camionetas,

trenes hoteles, etc.. Programas de entretenimiento

(sociales, espectáculos, reconocidos Renta de inmuebles Servicio de guías turísticos Tramites de documentación Organizar detalles en general