ORGANIZACION

ORGANIZACION

• Es la Segunda Función de la Administración, mientras la Planificación nos indica que haremos, la organización de que forma lo haremos.

• Implica ordenar y distribuir trabajo, autoridad, responsabilidad y recursos materiales entre los miembros de la organización.

• El proceso de crear la estructura de una organización.

CONCEPTOS IMPORTANTES

• Diseños Organizacional.- Determinar la estructura de la organización que es mas conveniente para la estrategia, el personal, la tecnología y las tareas de la organización.

• Estructura Organizacional.- La forma de dividir, organizar y coordinar las actividades de la organización.

ACEPCIONES

• Organización. Ente social con determinados objetivos a alcanzar.

• Organización. Sinónimo de estructura organizacional.

• Organización formal. Sinónimo de estructura organizacional. Organización que depende de normas.

• Organización Informal. Son los comportamientos individuales y grupales que se dan al margen de las normas en una entidad.

• La estructura que representa un organigrama formal, está constituida por las funciones y relaciones designadas formalmente, con independencia del individuo que ocupa esta función y de las personas con las que establece relaciones.

• Las relaciones informales se hallan entremezcladas con las formales, y constituyen una parte importante en el entramado organizativo.

• En la estructura informal es imposible separar los roles y relaciones de los individuos.

• En muchas acciones la organización informal se origina, en parte, gracias a los defectos, imprecisiones, imperfecciones o ineficiencias del diseño formal.

ORGANIZACIONA FORMAL–INFORMAL

ORGANIZACIONA FORMAL – INFORMAL

Las organizaciones crean una estructura oficial, conocida como organización formal, representada en el organigrama.

Vicepresidente Vicepresidente Vicepresidente

Presidente

Jefe Dpto. Jefe Dpto. Jefe Dpto.

Supervisor Supervisor Supervisor

OperarioOperario OperarioOperario

ORGANIZACIÓN INFORMAL

V icep res id en te V icep res id en te V icep res id en te

P res id en te

Jefe Dpto. Jefe Dpto. Jefe Dpto.

Supervisor Supervisor Supervisor

OperarioOperario OperarioOperario

OR GAN IGR AM A

ORGANIGRAMA

El organigrama es la representación grafica de la estructura orgánica de una Institución.

El organigrama como documento reflejara la estructura administrativa escogida, en el cual se señalan funciones, niveles, responsabilidades; y la interrelación funcional entre sus componentes.

Se le conoce como cartas o gráficos de la organización.

IMPORTANCIA

• A través de los organigramas se trata de indicar entre otras cosas la desagregación y el agrupamiento de funciones, la estructura y niveles jerárquicos, la naturaleza de las unidades orgánicas, las relaciones de autoridad-responsabilidad, los canales formales de comunicación, y relaciones entre cargos.

REPRESENTACION DE ORGANOS

(1) Órgano directivo... Jefatura.

(2) Órgano Asesor sin dependencia

(3) Órgano Asesor con dependencia.

(4) Órgano de Apoyo..... Secretaria.

(5) Órgano que coordina (6) Órgano de Línea ......

Servicio o sección(7) Órgano de control

11

33

44

6666

22

55

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

•La forma de dividir, integrar y coordinar las actividades de la organización.

Implica fraccionar el trabajo a realizar

en un conjunto de tareas.

Implica fraccionar el trabajo a realizar

en un conjunto de tareas.

DISEÑO DE LA ESTRUCTURA

Diferenciación

IntegraciónImplica la coordinación necesaria entre

estas tareas, en un intento de asegurar la obtención de las metas generales de la

organización.

Implica la coordinación necesaria entre estas tareas, en un intento de asegurar la

obtención de las metas generales de la organización.

DIFERENCIACIÓN E INTEGRACIÓN

División del trabajo

Especialización

Diferenciación

IntegraciónDeparta mentalización

Funcional

Output

Productos

Mercados

Geografía

EFICIENCIA

EFICACIA

ESTRUCTURA LINEAL

• Constituye la forma estructural mas simple y más antigua.

• La denominación lineal obedece al hecho que entre el superior y los subordinados existen líneas directas y únicas de autoridad y de responsabilidad.

• Es una organización simple y de conformación piramidal en la que cada jefe recibe y transmite todo lo que sucede en su área, puesto que las líneas de comunicación se establecen con rigidez.

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CARACTERÍSTICAS• Autoridad lineal o única.• Líneas formales de comunicación.• Centralización de las decisiones.• Configuración piramidal

VENTAJAS

Estructura simple y de fácil comprensión.Delimitación nítida y clara de las responsabilidades de los órganos.Facilidad de implantación.Estabilidad considerable.Es el tipo de organización más indicado para empresas pequeñas.

Desventajas• No responde adecuadamente a los cambios

rápidos y constantes de la sociedad moderna.• La autoridad lineal, basada en la dirección

única y directa dificulta la cooperación y la iniciativa de las personas.

• La organización lineal enfatiza y exagera la función de jefatura y de mando;

• La unidad de mando hace al jefe un generalista que no puede especializarse en ninguna cosa.

• Las comunicaciones por ser lineales, se vuelven indirectas, demoradas, sujetas a intermediarios y distorsiones.

ESTRUCTURA LINEAL SIMPLE

JefaturaJefatura

Sector OperativoSector Operativo

ESTRUCTURA LINEAL COMPUESTA

Servicios

FinalesServicios

Finales

Servicios

IntermediosServicios

Intermedios

Dpto. de Atención

Al medio ambienteDpto. de Atención

Al medio ambiente

DirecciónDirección

ESTRUCTURA DE LINEA - STAFF

• Fusión de la estructura lineal con al funcional.

• Coexistencia entre las líneas formales(Jefes y subordinados) de comunicación y con las linees directas de comunicación(órganos de staff).

• Separación entre órganos operacionales(ejecutivos) y órganos de apoyo(asesores).

• Jerarquía versus especialización

VENTAJAS DE LA ORGANIZACIÓN LÍNEA-STAFF

• Asegura asesoría especializada y mantiene el principio de autoridad única

• Actividad conjunta y coordinada de los órganos de staff.

DESVENTAJAS DE LA ORGANIZACIÓN LÍNEA-STAFF

Posibilidad de conflictos entre la asesoría y los demás órganos y viceversaDificultad en la obtención y el mantenimiento del equilibrio dinámico entre línea y staff.

ESTRUCTURA LINEAL – STAFF

DirecciónDirección

Servicios

Finales

Servicios

Finales

Servicios

Intermedios

Servicios

Intermedios

Dpto. de Atención

Al medio ambiente

Dpto. de Atención

Al medio ambiente

AsesoríaAsesoríaPlanificaciónPlanificación

ESTRUCTURA FUNCIONAL• En base: Tareas, conocimientos, habilidades o

herramientas comunes.

• Desventaja: – Ningún departamento asume la responsabilidad total

de los resultados de la organización – Dificulta un enfoque integrador de la organización por

conocimientos, enfoques, visiones y lenguajes diferentes.

– Dificulta la innovación al no tener enfoque integrador.

• Ventajas:– Economías de escala.– Alto grado de experiencia funcional.– Facilita comunicación interna por conocimiento y

lenguaje propio– Facilita el desarrollo profesional de sus miembros

ESTRUCTURA FUNCIONALGerente GeneralGerente General

Gerenciade

Logistica

Gerenciade

Logistica

Gerencia de

Finanzas

Gerencia de

Finanzas

Gerencia

de Persona

l

Gerencia

de Persona

l

Gerencia

de Producci

on

Gerencia

de Producci

on

Gerencia de

Marketing

Gerencia de

Marketing

ESTRUCTURA POR OUTPUT(SALIDAS)

• Basado: En resultados de un proceso• Desventaja:

– Puede llevar a conflictos entre grupos de productos, mercados o geográficos.

– Reduce el potencial de economías de escala– Dificulta coordinación entre productos, mercados o

geográficos

• Ventajas:– Centra la atención en las necesidades especificas del

producto y los consumidores– Proceso de toma decisiones descentralizados– Permite evaluar responsabilidad sobre eficiencias y

beneficios en productos, mercados o regiones.

GERENTE GENERALGERENTE GENERAL

MBA MBA UNIVERSIDADUNIVERSIDAD

ESTRUCTURA POR PRODUCTOSESTRUCTURA POR PRODUCTOS

INSTITUTOINSTITUTO

ESTRUCTURA POR CLIENTES

Gerente de Credito

Gerente de Credito

Banca Gran Empresa

Banca Gran Empresa

Banca Pequeña Empresa

Banca Pequeña Empresa

Banca de ConsumoBanca de Consumo

Banca Mediana Empresa

Banca Mediana Empresa

ESTRUCTURA GEOGRAFICA

Gerente ComercialGerente

Comercial

Cono NorteCono Norte

Cono Sur

Cono Sur

Cono EsteCono Este CallaoCallao

ESTRUCTURA HIBRIDA

• Basado: Combinación de agrupación funcional y por outpus

• Ventajas: – Economías de escala sin descuidar

productos, mercado o regiones.• Desventajas:

– Sede central funcional puede distanciarse de las unidades divisionales por la falta de visión compartida entre unidades funcionales y divisionales

ESTRUCTURA HIBRIDA

Director de Huaral

Departamento Logistica

Servicios Medicos

Recursos Humanos

Director de Huacho

MarketingMarketing

Departamento de

Investigación y

Director de Finanzas

Asuntos Gubernativos y

Relaciones Públicas

Director General

Servicios Medicos

Recursos Humanos

ESTRUCTURA MATRICIAL• Ventajas:

– Permite que el conocimiento experto y asesoramiento técnico se hallen presentes en el lugar adecuado y en el momento preciso

– Se puede responder de manera simultanea a las exigencias de conocimiento funcional o y outputs.

• Desventajas:– Posible conflicto entre dimensiones de la

matriz– Lentitud en la toma de decisiones por

extensa negociación.– Perdida de unidad de mando.

ORGANIZACIÓN MATRICIAL DE PRODUCTO

Director Huacho

Director de Huaral

Director de Chancay

Director de Barranca

Gerente General

Director de Finanzas

Director Servicios de

Salud

Director de Logistica

Director de Marketing

Director General Zona Geografica

Director de Personal

ORGANIZACIÓN POR PROCESO

• La administración tradicional ha otorgado predominancia a las funciones sobre el proceso colocando la estructura organizacional sobre el funcionamiento de la empresa como un sistema.

• EL enfoque moderno tiende a asegurar que los procesos tengan preeminencia sobre las funciones, supeditando la acción de estas a los objetivos centrales y comunes del proceso en que participan.

Quality Consulting(Pag. 20)

ORGANIZACION POR PROCESOS

Insumos Resultados

Personal FinanzasServicios

Finales de Salud

Servicios Intermedios

Marketing

Gerente General

PROCESO DE ATENCION AL CLIENTE

Necesidades del cliente

PROCESO DE ATENCION AL CLIENTESatisfacción del Cliente

ABASTECIMIENTO PRODUCTO COMITE CFM*

PRODUCCION PRODUCTO COMITE CFM*

SERVICIO DE ATENCION

PRODUCTO COMITE CFM*

CONTROL DE COSTOS

PRODUCTO COMITE CFM*

Mediano impacto

Alto Impacto

Bajo Impacto

* CFM

MARKETING FINANZAS

CROSS FUNCIONAL MANAGEMENT

Gerente General

LOGISTICA PRODUCCION CONTABILIDAD

Los comités dominan a las funciones ylos resultados dominan a los comités.La cabeza del comité es el jefe de la función mas importante en el proceso.

ORGANIZACION POR PROCESOS

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

• Es un instrumento normativo de gestión institucional en el cual se precisan la naturaleza, la finalidad, las funciones generales de las unidades orgánica, las atribuciones de los titulares de las unidades orgánicas y sus relaciones. Asimismo, establece la estructura funcional orgánica de las dependencias hasta el tercer nivel organizacional, tipificándose las atribuciones de los cargos directivos, especificándose la capacidad de decisión y jerarquía del cargo así como el ámbito de supervisión.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

• El manual de organización y funciones, es un documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

• Es un documento descriptivo y de sistematización normativa, teniendo también un carácter instructivo e informativo. Contiene en forma detallada, las acciones que se siguen en la ejecución de los procesos generados para el cumplimiento de las funciones.

FunciónFunción

ProcedimientoProcedimiento

INSTRUMENTOS DE ORGANIZACION

GERENCIA GENERAL

GERENCIA GENERAL

LOGÍSTICALOGÍSTICAPERSONAL PERSONAL PRODUCCIONPRODUCCION

Manual de funciones

Manual de procedimientos

DIRECTORIODIRECTORIO

ROF

ORGANIGRAMA DEL HOSPITAL MARIA

AUXILIADORA

DIRECCION GENERAL

OFIC. AUDITORIA INTERNA

OFICINA DE ADMINISTRACION

UNIDAD DE PERSONAL

UNIDAD DE ECONOMIA

UNIDAD DE LOGISTICA

UNIDAD DE SERV. GENER.

OFIC. DE DESARR. DE REC. HUMANOS

DPTO. DE DIAG. POR IMAG.

OFIC. ESTADIS. E INFORMATICA

OFICINA DE EPIDEMIOLOGÍA

OFICINA DE PLANIFICACION

DPTO. PATOL. Y LAB. CLINIC.

DPTO. DE A NEST. Y CENT. QUIRURGICO

DPTO. DE PSICOLOGIA

DPTO. DE ENFERMERIA

DPTO. DE NUTRICION

DPTO. MEDIC. FIS. Y REHAB.

DPTO. DE FARMACIA

DPTO. DE SERV. SOCIAL

DPTO. DE MEDICINA

DPTO. DE CIRUGIA

DPTO. DE PEDIATRIA

DPTO. DE GINECO-OBST.

DPTO. DE EMERGENCIA

DPTO. DE ODONTOESTOMA.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL GRUPO TELEFONICA EN EL PERU

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL GRUPO TELEFONICA MOVILES

ORGANIGRAMA GENERAL DE

SEDAPAL(AA.DD. Nos 113-018-96

del 96.09.27 y 089 - 014 – 99 del 99.07.22)

Gerencia de desarrollo e

investigación

Gerencia de desarrollo e

investigación

Gerencia de Proyectos y

obras

Gerencia de Proyectos y

obras

Gerencia ComercialGerencia Comercial

Gerencia deLogística y Servicios

Gerencia deLogística y Servicios

Gerencia de

Finanzas

Gerencia de

Finanzas

Gerencia de Recursos Humanos

Gerencia de Recursos Humanos

Gerencia De Producción

Gerencia De Producción

Gerencia de servicio norteGerencia de

servicio norte

Gerencia de servicio centroGerencia de

servicio centro

Gerencia de servicio sur

Gerencia de servicio sur

GERENCIAGENERAL

GERENCIAGENERAL

DIRECTORIODIRECTORIO

ORGANIGRAMA DE XXX

GERENCI A GENERAL

GERENCI A

COMERCI ALGERENCI A DE

OPERACI ONESLOGI STI CA

EJ ECUTI VOS DE

CUENTA LOCAL

EJ ECUTI VOS DE

CUENTA

NACI ONAL

EJ ECUTI VOS DE

CUENTA

I NTERNACI ONAL

TESORERI A

SI STEMAS

CONTABI LI DAD

DIGITACIONAPOYO POSTAL

CLASIFICACION DISTRIBUCION DESPACHO DESCARGO DIGITALIZACON VERIFICACION ACTUALIZACION

GERENTE DE OPERACIONES

ORGANIGRAMA DE GERENCIA DE OPERACIONES

Causas:•Estrategia•Tamaño•Entorno•Tecnología

Causas:•Estrategia•Tamaño•Entorno•Tecnología

Moderadores•Preferencias individuales•Percepciones

Moderadores•Preferencias individuales•Percepciones

Estructura:•Complejidad•Formalismo•Centralismo

Estructura:•Complejidad•Formalismo•Centralismo

Diseños:•Mecanicista

•Burocracia mecanizada•Burocracia profesional•Forma divisional

Diseños:•Mecanicista

•Burocracia mecanizada•Burocracia profesional•Forma divisional

Orgánicos•Estructura simple•Adhocracia

Rendimiento y SatisfacciónRendimiento y Satisfacción

DeterminanDeterminan

Se combinanSe combinan

Conduce aConduce a

La estructura organizacional: Sus determinantes y resultados

•Recurso humano•Control de poder•Tecnología de información