CONTROL DE UN EVENTO

Es la etapa final de la fase dinámica del proceso administrativo de reuniones. Consiste en la recolección, análisis, evaluación y comparación de datos para el logro de las

metas y objetivos establecidos Permite o valorar los resultados de las diversas acciones ejercidas en el proceso administrativo

de reuniones Establece la referencia más importante para la realización de reuniones futuras. Detecta fallas, logros o las metas establecidas previamente que se puedan corregir sobre la

marcha. Se ejerce sobre las acciones diversas y no es limitativo de las que tienen solo un interés

económico.CONTROL ADMINISTRATIVO:

Su función es de carácter administrativo y está vinculada con el principio delegar responsabilidad y autoridad así que a mayor delegación, mayor control.

PROTOTIPOS

No puede existir control sin establecer prototipos los cuales cuanto más precisos y cuantitativos sean, resultaran más reales.

CARÁCTER DE CONTROLEl control solo se debe aplicar en aquellas acciones que por su importancia, inversión económica o influencia se imponen y de las que se podrán obtener beneficios.REGLAS DE CONTROLEl ejercicio y la aplicación requieren un proceso de etapas por seguir.

1. Determinar cuidadosamente que acciones de la reunión ameritan el control y que medios se aplicaran

2. Establecer el sistemas operativo y las normas de la recolección y concentración de los datos por ejemplo donde, quien (es), cuando, cuanto, tiempo.

3. Integrar el equipo evaluador para la interpretación y valoración de acciones.4. Aprovechar los resultados para tomas medidas de corrección inmediata o sola como

registro informativo para reuniones anteriores.CLASIFICACION DE LOS CONTROLES

a) MEDIOS DE CONTROL PERSONALES Se consideran medios de control personales a la supervisión de operaciones y las inspecciones. En la mayoría de los casos, diversas medidas correctivas e inmediatas se pueden aplicar en este tipo de control.

b) MEDIOS DE CONTROL INSTRUMENTALESSe aplican a través de formas de cuestionario o encuestas y sirven para estudiar aspectos comparativos y para usuarios en el futuro.

APLICACIÓN DE MEDIOS DE CONTROL:

La aplicación de los medios de control en las reuniones depende de la experiencia, continuidad y éxito de la organización de eventos.

La experiencia demuestra que la aplicación de controles se ejerce primordialmente en las siguientes áreas:

o FINANZAS: por la importancia de esta área es recomendable que se ejerzan sistemas de control adecuado.

o ASISTENCIA O REGISTRO DE DELAGADOS: Directamente vinculado a las finanzas, el sistema de control que se establezca en esta acción se puede considerar como factor determinante para reuniones futuras.

o PROGRAMAS TECNICAS, SOCIALES Y DE ESPARCIMIENTO: El control de esta acción se puede establecer de antemano ya que es la esencia real de la reunión y se debe tener en cuenta las opiniones subjetivas que se expresen.

o OTRAS ACCIONES: Están sujetas a medidas de control, la selección del destino, del hospedaje, transportación local, fechas de la reunión, recepción, registro, atención