Sistemas de Información en las Organizaciones

Sistemas de Información en las Organizaciones

Que es un Sistema de Información?

AMBIENTE

Sistemas de Información.• Conjunto de procedimientos

interrelacionados que obtiene, procesa, almacena y distribuye información.

PROCESOSENTRADAS SALIDAS

ALMACENA

RETROALIMENTACION

Sistema de Información.• Entradas:

Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o información.

Constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus necesidades operativas.

• Proceso:

El proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una máquina, un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un miembro de la organización, etc.

• Salidas:

Las salidas de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos, servicios e información. Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propósito para el cual existe el sistema.

Sistema de Información.Proceso:

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Proceso –> Qué hacemos

Procedimiento:

Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso

Procedimiento –> Cómo lo hacemosActividad:

Conjunto de tareas necesarias para la obtención de un resultado.

De la definición de proceso hemos de destacar “relacionadas o que interactúan”, es decir, secuencia de tareas conectadas de forma sistemática, y “resultados”, es decir, producto/servicio con valor para el cliente del proceso.

Sistema de Información.Representación de un proceso en un diagrama:    

Sistema de Información.

Planteamos 5 elementos:  1. Entradas:

Con unas características definidas de antemano que permite aceptarlas o rechazarlas.

2. Salidas: Producto/Servicio destinado al cliente interno/externo.

3. Proceso:Identificar el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

4. Recursos o factores del proceso: Personas: Quién lo hace.

Materiales: Con qué lo hace.

Infraestructura: Con que herramientas.

Método: Quién hace qué, cómo lo hace y cuando lo hace.

5. Sistema de control: Formado por los indicadores, sus objetivos y los cuadros de mando resultantes para la toma de decisiones. Es fundamental para evaluar la marcha del proceso, corregir deficiencias y mejorar continuamente.

  

Sistema de Información.    

A lo que queremos llegar aplicando la Teoría General de Sistemas desde el punto de vista Administrativo Organizacional:

Tipos de Sistemas de Información

PLANESTRATÉGICO

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SISTEMAS TRANSACCIONALES

BALANCESCORECARD

INTELIGENCIADE

NEGOCIOS

DATAWAREHOUSE

SISTEMA TOMA DECISIONES

SISTEMAS DEINFORMACIÓN

GERENCIAL

SISTEMAS DEINFORMACIÓNEJECUTIVOS

SISTEMAS DESOPORTE

DECISIONES

Sistema de Información.    

Crear la ficha del Proceso:

Sistemas de Información.

Que es Dato ?

Sistemas de Información.

Que es Información?

Sistemas de Información.

Que es conocimiento?

Sistemas de Información. • Datos Son descripciones básicas de cosas,

acontecimientos, actividades y transacciones que se registran, clasifican y almacenan pero que no se organizan de acuerdo con ningún significado especifico.

• Información Son datos que se han organizado de modo que

tengan significado y valor para el receptor, este interpreta el significado y obtiene conclusiones e implicaciones.

• Conocimiento Mezcla de experiencia, valores, información y

“saber hacer” que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción.

Sistemas de Información. La información producida por el sistema debe presentar

algunas de las características siguientes:

Accesibilidad: Facilidad y rapidez con que se puede obtener

la información resultante.

Comprensibilidad: Integridad del contenido de la

información. No se refiere necesariamente al volumen sino

que el resultado sea completo.

Precisión: Ningún error en la información obtenida. Cuando se trata de un gran volumen de datos, en general se producen dos clases de errores: de trascripción y de cálculo.

Propiedad: El contenido de la información debe ser apropiado para el asunto al cual esta enfocado, tiene una estrecha relación con lo solicitado por el usuario.

Claridad: El grado en que la información está exenta de expresiones ambiguas.

Verificabilidad: Posibilidad de que varios usuarios examinen la información y lleguen siempre a la misma conclusión.

Embudo del conocimiento

Resumen:

SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA OPERACIONES EMPRESARIALES Son una variedad de tipos de sistemas (Procesamiento de transacciones, información gerencial, respaldo a las decisiones, etc) que sustentan funciones empresariales de contabilidad, finanzas, marketing, administracion de operaciones y administracion de recursos humanos.

Sistemas de Información para Operaciones Empresariales

Los Sistemas de Información Gerencial (SIG.) gestionan a un conjunto de Personas, Información, Recursos y Procesos que funcionan integralmente cumpliendo un objetivo.

Objetivo de los Sistemas de Información.

• Planificar procesos y procedimientos

• Organizar recursos

• Sistematizar y automatizar procesos operativos

• Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones

• Generar valor agregado

• Controlar la organización

Administración de Procesos de Negocio. Un proceso de negocio es un conjunto de tareas relacionadas lógicamente llevadas a cabo para lograr un resultado de negocio definido y además producen un valor para la organización.

Un proceso de negocio es usualmente el resultado de una Reingeniería de Procesos.

El modelado de procesos es usado para capturar, documentar y rediseñar procesos de negocio.

La administracion de los procesos de negocio se conoce como BPM (Business Process Management)

Administración de Procesos de Negocio, BPM.

Administración de Procesos de Negocio, BPM.

Es una metodología corporativa cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión de los procesos de negocio, que se deben modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua dentro de la organización.

BPM.

¿Por qué BPM?  La competitividad es el concepto que dirige las

acciones empresariales en la actualidad.

Lograr condiciones que permitan competir con mayores oportunidades exige que las empresas desarrollen ventajas competitivas en su forma de operar.

La fuente de estas ventajas está en las actividades que desempeña, por lo que la eficiencia y eficacia en los procesos de negocio representa un foco de acción para todas las organizaciones.

La gestión de procesos de negocio en estas condiciones ha dado origen a un nuevo concepto de aplicaciones informáticas, conocido como BPMS (Business Process Management Suite).

BPM.

Por que implementar BPM:

• Extensión del programa institucional de calidad

• Cumplimiento de legislaciones vigentes

• Crear nuevos y mejores procesos (mejoramiento continuo)

• Entender qué se está haciendo bien o mal a través de la comprensión de los procesos

• Documentar los procesos para la subcontratación y la definición del Service Level Agreement (SLA)

• Automatización y organización de los procesos

• Crear y mantener la cadena de valor

BPM.

Principales beneficios de un BPMS:

Implementación de procesos horizontales ("cross functional") de una forma ágil y efectiva.

Integración de la información del negocio dispersa en diferentes sistemas.

Participación de los usuarios en todas las etapas del ciclo de vida de los procesos (diseño, ejecución, seguimiento y evolución).

Monitoreo del cumplimiento de los factores clave del negocio.

Medio para el mejoramiento y eficiencia continua de los procesos de negocio.

Mejora de los tiempos de respuesta de TI ante cambios y nuevos requerimientos:

- Mayor rapidez en la incorporación de mejoras a los procesos de negocio.

- Reducción de tiempo a menos de la mitad en la incorporación de nuevas funcionalidades.

BPM.

La Gestión Basada en Procesos

Sistema de Gestión.Esquema general de procesos y procedimientos que se emplea para garantizar que la organización realice las tareas necesariaspara alcanzar sus objetivos.

Enfoque basado en Procesos.Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan las cuales transforman elementos de entradas en resultados.

La serie de normas ISO 9000:2000 promueven la adopción de un enfoque basado en procesos para el desarrollo, implementación y mejora de la eficacia y eficiencia de un sistema de gestión de la calidad, con el fin de alcanzar la satisfacción de las partes interesadas mediante el cumplimiento de sus requisitos.

BPM.

PROCESOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN.

BPM.

GESTIÓN BASADA EN PROCESOS

BPM.

GESTIÓN BASADA EN PROCESOS

El hecho de considerar actividades agrupadas en procesos, permite a la organización concentrarse en "áreas de resultados", que son importantes para conocer y analizar el control conjunto de las actividades y conducir a la organización a alcanzar resultados deseados, mediante:

Capacidad: Aptitud de una organización, sistema o proceso que cumple con los requisitos para ese producto.

Eficacia: Relación entre los resultados alcanzados y los recursos empleados.

Eficiencia: Extensión en que se realizan las actividades planificadas y alcanzan los resultados planificados.

Indicador: Soporte de información que representa una magnitud, de manera que a través del análisis del mismo se permite tomar decisiones sobre parámetros de actuación (variables de control) asociados. Para que un indicador se pueda considerar adecuado debe reunir una serie de características:

• Representatividad.• Sensibilidad.• Rentabilidad.• Fiabilidad.• Relatividad en el tiempo.

BPM.

MODELO DE MAPA DE PROCESOS

Procesos estratégicos.Están vinculados a procesos de la dirección y principalmente a largo plazo. Se refieren principalmente a procesos de planificación.

Procesos operativos.Están ligados directamente con la realización del producto o la prestación del servicio. Tienen un mayor impacto sobre la satisfacción del usuario.

Procesos de apoyo.Proveen los recursos que necesitan los demás procesos. Están relacionados con recursos.

BPM.

MODELO DE MAPA DE PROCESOSIdentificación y secuencia de procesos – Mapa de

procesos.

El mapa de procesos permite identificar los procesos y conocer su estructura, reflejando las interacciones entre los mismos, pero no permite conocer lo que ocurre dentro de cada proceso y como permiten las transformaciones de entradas en salidas.

La descripción de un proceso tiene como finalidad determinar los criterios y métodos para asegurar que las actividades de dicho proceso se lleven de manera eficaz, al igual que el control del mismo, en este sentido, se deben describir las actividades y características de cada proceso a través de un diagrama de proceso y una ficha de proceso.

BPM.

MODELO DE MAPA DE PROCESOS

Descripción de las actividades del proceso - Diagrama de proceso.

Plataformas BPM.

Herramientas para implementar BPM:

1. http://www.billfishsoftware.com/index_es.html

2. http://www.sparxsystems.com.ar/products/ea/index.html

3. http://www.statum.biz/web/guest/bpms

Tipos de Sistemas de Información. A Nivel Administrativo

S. I. Estratégicos

S. I. Tácticos o de Apoyo a las Decisiones

S. I. Transaccionales u Operativos

Tipos de Sistemas de Información.

De acuerdo a los niveles administrativos:

Sistemas Transaccionales: Automatizan los procesos operativos dentro de la organización.

Ej.: pagos, cobros, pólizas , etc.

Características:

• Agiliza la M.O.

• Manejan e integran gran cantidad de información

• Fácil adaptación

• Sus cálculos son simples y poco complejos

Tipos de Sistemas de Información.

Sistemas Tácticos : Son aquellos que se aplican después de implementar S.I. transaccional.

Ej. DESS, GDSS, S.E, EIS

Características:

• Apoyan en las decisiones a mandos altos y medios

• Realizan gran cantidad de cálculos

• Escasos en entradas y salidas

Tipos de Sistemas de Información.

Sistemas Estratégicos: Se desarrollan al interior de la organización por necesitar una programación vertical.

Ej. ESS

Características:

• Cambian de acuerdo a la evolución de la empresa

• Generan valor agregado

• Apoyan el proceso de innovación

Sistemas de Gestión en las Organizaciones.

Tipos de S. G. :

• Sistema Transaccional (TPS)

Son sistemas de información computarizada creados para procesar grandes cantidades de datos relacionadas con transacciones rutinarias de negocios, como las nominas y los inventarios.

• Sistemas de Información Gerencial (MIS)

Brinda informes a quienes administran una organización. Estos informes son resúmenes de las actividades rutinarias e informes de excepción.

Tipos de S. G. :

• Sistema de Soporte de Decisión (DSS)

Ayuda a quienes deben tomar decisiones que son

semiestructuradas, únicas o que cambian rápidamente. Son

mas analíticos que otros sistemas. Son interactivos.

• Sistemas de Apoyo a Ejecutivo (ESS)

Los sistemas de información ejecutiva (EIS, Executive

Information System) son el tipo de DSS que más se suele

emplear en Business Intelligence, ya que proveen a los

gerentes de un acceso sencillo a información interna y externa

de su compañía, y que es relevante para sus factores clave de

éxito. Sirven al nivel superior de administradores, y le brinda

información del entorno.

Tipos de S. G. :

• Sistemas de Trabajo del Conocimiento (KWS)

Los sistemas expertos, también llamados sistemas basados en

conocimiento, utilizan redes neuronales para simular el

conocimiento de un experto y utilizarlo de forma efectiva para

resolver un problema concreto. Este concepto está muy

relacionado con el datamining.

• Sistemas de Oficina

Los sistemas de automatización de la oficina (OAS, Office

Automation Systems), apoyan a los trabajadores de datos

quienes por lo general no generan conocimientos nuevos, sino

mas bien analizan la información con el propósito de

transformar los datos o manipularos de algunas manera antes

de compartirlos o, en su caso, distribuirlos formalmente con el

resto de la organización y en ocasiones más allá de esta.