Bu

en

a n

ota

CIRCULAR DE CIERRE CONTABLE AÑO 2020

La Gerencia Contable y Tributaria recuerda que se encuentra disponible en Isolución la Circular de Cierre Contable de la Compañía (Código:CIR-223) De esta Circular, nos permi�mos resaltar los siguientes aspectos importantes, para cumplir con lo dispuesto en la norma�vidad vigente y los organismos de vigilancia y control para el cierre del ejercicio 2020.:

Recepción de facturas año 2020 Deberá garan�zarse que el proveedor envíe sus facturas electrónicas a los correos dispuestos por la Compañía: r e c e p c i o n f a c t u r a s @ p r e v i s o r a . g o v . c o , r e c e p c i o n i n d e m n i z a c i o n e s @ p r e v i s o r a . g o v . c o , recepcionSOATAP@previsora.gov.co. Para facilidad en la distribución agradecemos que el proveedor indique el área y persona a la que va dirigida la factura. El plazo máximo para recibir las facturas y cuentas de cobro por la compra de bienes o prestación de servicios será el 31 de diciembre de 2020, sin embargo, por temas de cierre �scal y con el �n de contar con el �empo necesario para el registro de causación en el sistema y los procesos internos de las áreas, se sugiere coordinar de manera oportuna con los proveedores la

entrega con la an�cipación que el área considere necesaria (se recomienda como mínimo 5 días antes de la fecha de cierre 31 de diciembre).

El 100% de las facturas y/o cuentas de cobro con fecha de expedición 2020, deberán quedar causadas en el aplica�vo SISE antes o a más tardar el 31 de diciembre de 2020. Es importante hacer claridad que la subida de planos, aplica exclusivamente en el evento en que se presente algún problema con pagos administra�vos.

Las legalizaciones de caja menor o gastos menores deberán efectuarse a más tardar el 17 de diciembre de 2020. En caso que surjan gastos de manera posterior, deberán ser solicitados de manera inmediata bajo el procedimiento de gastos menores para su respec�va legalización y su causación en el sistema SISE será en el año 2020. Agilizar la coordinación con los proveedores en la ejecución de los compromisos establecidos para el 2020 y también la expedición de factura y/o cuenta de cobro, reiteramos que la Compañía �ene contabilidad de causación por bien o servicio recibido y es necesario que quede facturado y causado en el SISE para no generar inconvenientes en materia imposi�va. Por las exigencias en materia �scal mediante la facturación electrónica en línea, se debe garan�zar que los registros son de doble vía (Proveedor y Previsora). Así las cosas, debemos estar alineados para el reconocimiento del ingreso (Proveedor) y gasto (Previsora) con sus respec�vos Impuestos en el mismo periodo �scal de emisión de la factura electrónica. En caso que los funcionarios salgan a disfrutar su periodo vacacional y/o �empo compensatorio, deberán coordinar con sus compañeros de área para que las facturas no queden en las bandejas de Onbase y darles el trámite completo (Causación vía SISE). Lo anterior, bajo supervisión del Gerente, Jefe de O�cina y/o Subgerente.

Manejo de Es�mados Los es�mados solo se darán para casos que esté en ejecución el bien y/o el servicio y entregables no �nalizados, que no alcancen a ser facturados y deberá ser coordinado y aceptado tanto por el proveedor como Previsora (Supervisor del contrato). En caso de ac�vos �jos, no aplica el manejo de es�mados toda vez que necesariamente el bien deberá ser recibido y ac�vado. Él envió del valor a es�mar se deberá realizar a más tardar el día 04 de enero del 2021, con los campos indicados en la circular de cierre (Sucursal, cuenta contable, concepto contable, valor, Nit, descripción, mes es�mado, razón por la cual no se realizó el pago, número de CDP y de RP) y por ningún mo�vo deberá exceder el presupuesto asignado, dado que el mismo puede generar sobre ejecución presupuestal, siendo responsabilidad de cada jefe de área la información remi�da a la Gerencia Contable y Tributaria. Expedición Para los procesos de expedición de factura, se deben garan�zar que el 100% de las pólizas queden adecuadamente emi�das y facturadas a corte de diciembre. Igualmente, todos los ingresos facturados deberán ser causados en SISE durante la vigencia 2020 con el �n de evitar que queden facturas sin reconocimiento contable.

La Gerencia Contable y Tributaria recuerda que se encuentra disponible en Isolución la Circular de Cierre Contable de la Compañía (Código:CIR-223) De esta Circular, nos permi�mos resaltar los siguientes aspectos importantes, para cumplir con lo dispuesto en la norma�vidad vigente y los organismos de vigilancia y control para el cierre del ejercicio 2020.:

Recepción de facturas año 2020 Deberá garan�zarse que el proveedor envíe sus facturas electrónicas a los correos dispuestos por la Compañía: r e c e p c i o n f a c t u r a s @ p r e v i s o r a . g o v . c o , r e c e p c i o n i n d e m n i z a c i o n e s @ p r e v i s o r a . g o v . c o , recepcionSOATAP@previsora.gov.co. Para facilidad en la distribución agradecemos que el proveedor indique el área y persona a la que va dirigida la factura. El plazo máximo para recibir las facturas y cuentas de cobro por la compra de bienes o prestación de servicios será el 31 de diciembre de 2020, sin embargo, por temas de cierre �scal y con el �n de contar con el �empo necesario para el registro de causación en el sistema y los procesos internos de las áreas, se sugiere coordinar de manera oportuna con los proveedores la

entrega con la an�cipación que el área considere necesaria (se recomienda como mínimo 5 días antes de la fecha de cierre 31 de diciembre).

El 100% de las facturas y/o cuentas de cobro con fecha de expedición 2020, deberán quedar causadas en el aplica�vo SISE antes o a más tardar el 31 de diciembre de 2020. Es importante hacer claridad que la subida de planos, aplica exclusivamente en el evento en que se presente algún problema con pagos administra�vos.

Las legalizaciones de caja menor o gastos menores deberán efectuarse a más tardar el 17 de diciembre de 2020. En caso que surjan gastos de manera posterior, deberán ser solicitados de manera inmediata bajo el procedimiento de gastos menores para su respec�va legalización y su causación en el sistema SISE será en el año 2020. Agilizar la coordinación con los proveedores en la ejecución de los compromisos establecidos para el 2020 y también la expedición de factura y/o cuenta de cobro, reiteramos que la Compañía �ene contabilidad de causación por bien o servicio recibido y es necesario que quede facturado y causado en el SISE para no generar inconvenientes en materia imposi�va. Por las exigencias en materia �scal mediante la facturación electrónica en línea, se debe garan�zar que los registros son de doble vía (Proveedor y Previsora). Así las cosas, debemos estar alineados para el reconocimiento del ingreso (Proveedor) y gasto (Previsora) con sus respec�vos Impuestos en el mismo periodo �scal de emisión de la factura electrónica. En caso que los funcionarios salgan a disfrutar su periodo vacacional y/o �empo compensatorio, deberán coordinar con sus compañeros de área para que las facturas no queden en las bandejas de Onbase y darles el trámite completo (Causación vía SISE). Lo anterior, bajo supervisión del Gerente, Jefe de O�cina y/o Subgerente.

Manejo de Es�mados Los es�mados solo se darán para casos que esté en ejecución el bien y/o el servicio y entregables no �nalizados, que no alcancen a ser facturados y deberá ser coordinado y aceptado tanto por el proveedor como Previsora (Supervisor del contrato). En caso de ac�vos �jos, no aplica el manejo de es�mados toda vez que necesariamente el bien deberá ser recibido y ac�vado. Él envió del valor a es�mar se deberá realizar a más tardar el día 04 de enero del 2021, con los campos indicados en la circular de cierre (Sucursal, cuenta contable, concepto contable, valor, Nit, descripción, mes es�mado, razón por la cual no se realizó el pago, número de CDP y de RP) y por ningún mo�vo deberá exceder el presupuesto asignado, dado que el mismo puede generar sobre ejecución presupuestal, siendo responsabilidad de cada jefe de área la información remi�da a la Gerencia Contable y Tributaria. Expedición Para los procesos de expedición de factura, se deben garan�zar que el 100% de las pólizas queden adecuadamente emi�das y facturadas a corte de diciembre. Igualmente, todos los ingresos facturados deberán ser causados en SISE durante la vigencia 2020 con el �n de evitar que queden facturas sin reconocimiento contable.

La Gerencia Contable y Tributaria recuerda que se encuentra disponible en Isolución la Circular de Cierre Contable de la Compañía (Código:CIR-223) De esta Circular, nos permi�mos resaltar los siguientes aspectos importantes, para cumplir con lo dispuesto en la norma�vidad vigente y los organismos de vigilancia y control para el cierre del ejercicio 2020.:

Recepción de facturas año 2020 Deberá garan�zarse que el proveedor envíe sus facturas electrónicas a los correos dispuestos por la Compañía: r e c e p c i o n f a c t u r a s @ p r e v i s o r a . g o v . c o , r e c e p c i o n i n d e m n i z a c i o n e s @ p r e v i s o r a . g o v . c o , recepcionSOATAP@previsora.gov.co. Para facilidad en la distribución agradecemos que el proveedor indique el área y persona a la que va dirigida la factura. El plazo máximo para recibir las facturas y cuentas de cobro por la compra de bienes o prestación de servicios será el 31 de diciembre de 2020, sin embargo, por temas de cierre �scal y con el �n de contar con el �empo necesario para el registro de causación en el sistema y los procesos internos de las áreas, se sugiere coordinar de manera oportuna con los proveedores la

entrega con la an�cipación que el área considere necesaria (se recomienda como mínimo 5 días antes de la fecha de cierre 31 de diciembre).

El 100% de las facturas y/o cuentas de cobro con fecha de expedición 2020, deberán quedar causadas en el aplica�vo SISE antes o a más tardar el 31 de diciembre de 2020. Es importante hacer claridad que la subida de planos, aplica exclusivamente en el evento en que se presente algún problema con pagos administra�vos.

Las legalizaciones de caja menor o gastos menores deberán efectuarse a más tardar el 17 de diciembre de 2020. En caso que surjan gastos de manera posterior, deberán ser solicitados de manera inmediata bajo el procedimiento de gastos menores para su respec�va legalización y su causación en el sistema SISE será en el año 2020. Agilizar la coordinación con los proveedores en la ejecución de los compromisos establecidos para el 2020 y también la expedición de factura y/o cuenta de cobro, reiteramos que la Compañía �ene contabilidad de causación por bien o servicio recibido y es necesario que quede facturado y causado en el SISE para no generar inconvenientes en materia imposi�va. Por las exigencias en materia �scal mediante la facturación electrónica en línea, se debe garan�zar que los registros son de doble vía (Proveedor y Previsora). Así las cosas, debemos estar alineados para el reconocimiento del ingreso (Proveedor) y gasto (Previsora) con sus respec�vos Impuestos en el mismo periodo �scal de emisión de la factura electrónica. En caso que los funcionarios salgan a disfrutar su periodo vacacional y/o �empo compensatorio, deberán coordinar con sus compañeros de área para que las facturas no queden en las bandejas de Onbase y darles el trámite completo (Causación vía SISE). Lo anterior, bajo supervisión del Gerente, Jefe de O�cina y/o Subgerente.

Manejo de Es�mados Los es�mados solo se darán para casos que esté en ejecución el bien y/o el servicio y entregables no �nalizados, que no alcancen a ser facturados y deberá ser coordinado y aceptado tanto por el proveedor como Previsora (Supervisor del contrato). En caso de ac�vos �jos, no aplica el manejo de es�mados toda vez que necesariamente el bien deberá ser recibido y ac�vado. Él envió del valor a es�mar se deberá realizar a más tardar el día 04 de enero del 2021, con los campos indicados en la circular de cierre (Sucursal, cuenta contable, concepto contable, valor, Nit, descripción, mes es�mado, razón por la cual no se realizó el pago, número de CDP y de RP) y por ningún mo�vo deberá exceder el presupuesto asignado, dado que el mismo puede generar sobre ejecución presupuestal, siendo responsabilidad de cada jefe de área la información remi�da a la Gerencia Contable y Tributaria. Expedición Para los procesos de expedición de factura, se deben garan�zar que el 100% de las pólizas queden adecuadamente emi�das y facturadas a corte de diciembre. Igualmente, todos los ingresos facturados deberán ser causados en SISE durante la vigencia 2020 con el �n de evitar que queden facturas sin reconocimiento contable.